2022年企業(yè)技術(shù)資料技術(shù)檔案管理制度范本

1、XX XXXXXXXXX有限公司XXXXXXXXXXX 有限公司 XXXXXXXXXXX技術(shù)資料、技術(shù)檔案管理制度XXXXXXXXX發(fā)布 XXXXXXXXX 實施XXXXXXXXXXXXXXX 有限公司XXXXXXXXXXXXXXXXX 有限公司前 言根據(jù)公司當前狀況和發(fā)展的需要， 為了提高整個公司標準化管理的水平和各個部門的工作效率，在作了充分調(diào)查研究的基礎上，特制定了本標準。本標準自批準日期起生效。起草單位：總工辦起 草 人：審 核：會 簽：標 準 化：批 準：XXXXXXXXXXXXXXXX 公司XXXXXXXXXXXXXXX 公司企業(yè)標準技術(shù)檔案和資料管理制度 XXXXXXXXX 1

2、適用范圍1.1 采用手工編制或計算機輔助設計(CAD)技術(shù)編制的產(chǎn)品電子文件資料、設計文件、 各類產(chǎn)品標準等。1.2 各類正版的計算機輔助設計軟件及其它應用軟件 ; 1.3 訂購的技術(shù)圖書、報刊及其它技術(shù)資料（簡稱為“ 書刊資料”）；1.4 有關(guān)的國內(nèi)外技術(shù)專題會議提供的重要資料及參加會議人員的匯報等（簡稱“ 會議資料” ）；1.5公司或外部的專利、專有技術(shù)等（簡稱“ 專用技術(shù)資料”）；1.6顧客提供的各類技術(shù)資料（簡稱“ 顧客資料”）。2 職責公司總工辦資料室負責保存、管理和控制各類技術(shù)檔案和資料。3 工作程序3.1資料來源和歸檔齊套、 經(jīng)設計確認的產(chǎn)品紙質(zhì)、文字性文件歸檔時，資料室在3.1

3、.1 紙質(zhì)文件標準化提供的簽署完整、技術(shù)資料登記本 （見附表一）上按產(chǎn)品（彩電、電視墻、等）分類并進行登記，并填寫文件登記卡片。3.1.2 電子文件 電子文件一般由標準化人員對電子文件與紙質(zhì)文件一致性、VCD、家庭影院、 BOM物料清單有效性進行審查， 由標準化確認后統(tǒng)一歸檔并填寫設計文件履歷表（見附表四），表中列出文件清單和注明CAD設計環(huán)境及版本。資料室在技術(shù)資料登記本上登記。3.1.3 書刊資料a) 技術(shù)資料的購買由申請部門填寫資料購買申請單( 見附表二 ), 審批流程按公司文件Q/WP816q-1998授權(quán)審批管理分冊的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。由專人定期購買。b) 訂閱報刊、雜志由資料室定期訂閱

4、。3.1.4 專有技術(shù)資料專利的申請與管理按公司文件（詳細流程見附圖二）3.1.5 軟件Q/WP814m-1998標準化管理分冊的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。設計所所用的輔助設計軟件，其正版交資料室管理，使用者可登記。由資料室在技術(shù)資料登記本上登記。3.1.6顧客提供的資料由公司相關(guān)部門轉(zhuǎn)交資料室管理，由資料室在 技術(shù)資料登顧客提供的各類技術(shù)資料，記本上登記。XXXXXX有限公司XXXXXXX批準 XXXXXXXXXXXXX 實施3.1.7 會議資料一般由與會者自已保存。重要資料有關(guān)國內(nèi)外技術(shù)專題會議印發(fā)國家的技術(shù)文件資料，交資料室管理 , 由資料室在技術(shù)資料登記本上登記。3.2 編號3.2.1 目錄編制所

5、有文件資料分類編制目錄。除保密文件資料目錄外，其它則公開，以供讀者參考。3.2.2 編號資料室保存的所有技術(shù)檔案和資料都應按部標SJ1580-80 設計文件的分類編號及公司標準文件 Q/WP401z-1997技術(shù)檔案和資料的編號方法的有關(guān)規(guī)定進行編號。3.3 標識與分類適用范圍內(nèi)的資料 , 都應在資料封面或首頁加蓋“ 資料專用章 “ 并分類， 資料編號、 名稱、頁數(shù)、內(nèi)容簡介、登記日期等都應及時輸入計算機。3.4 存放3.4.1 紙質(zhì)文件紙質(zhì)文件的底圖 , 按幅面和十進分類編號的遞增順序保管 . 幅面為 A1或小于 A1 的底圖 , 以展開形式保管 , 幅面大于 A1 的底圖以圓筒形式保管 ;

6、 3.4.2 電子文件電子文件的媒體存放在干燥箱內(nèi)。注意干燥箱內(nèi)的變色硅膠 , 應經(jīng)常檢查其顏色 , 使其處于能吸收濕氣的狀態(tài) , 保持箱內(nèi)干燥 , 避免損壞 ; 3.4.3 書刊、雜志書刊、雜志等文字資料開架陳列 ; 3.4.4 重要資料重要的和專利、專有技術(shù)等文字資料存放在保密柜中 ; 3.4.5 其它資料其它資料存放在資料柜中。3.4.6 過期期刊、雜志過期期刊一般按年裝訂成冊 , 以便于保存和查閱。3.5 更改及作廢3.5.1 紙質(zhì)文件根據(jù)設計文件更改通知單作廢或被代替的底圖 底圖分開 , 按十進分類編號的順序排列存放。3.5.2 電子文件, 由資料室加蓋 作廢 印章 , 并與現(xiàn)行的電

7、子文件的修改 , 應在設計更改手續(xù)齊全的情況下 , 在原有文件存盤基礎上設計人員可在原版本基礎上進行修改 , 修改內(nèi)容應作記錄。改好后重新歸檔 , 并按規(guī)定修改版本號。3.6 查詢3.6.1 有關(guān)人員可通過登記卡片查詢紙質(zhì)或電子文件目錄。3.6.2 電子文件可通過網(wǎng)上查詢 ( 但必須遵守網(wǎng)絡規(guī)則 ), 任何電子文件不得擅自拷貝。3.7 借閱3.7.1 本公司工程技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、各部門主任以上人員如需要可以借閱 , 根據(jù)附圖一的要求辦理借閱手續(xù)。3.7.2公司外部人員借閱資料, 確因工作需要 , 經(jīng)部門副經(jīng)理以上人員書面擔保后, 方可借出。3.7.3 一般的技術(shù)資料如需借閱 , 每次限借

8、兩本 , 借期為一個月 ; a)CVD、DVD光盤借期為 7 天；b) 應用軟件等借期為 7 天；c) 當月期刊和 IC 資料不外借。d) 重要和專有技術(shù)資料按附圖一、二的要求辦理手續(xù)。e) 如確實因工作需要，需長期限借閱某些資料。本人應寫出專門報告，經(jīng)部門經(jīng)理、總工程師批準后，可以辦理。但借用者應妥善保管，不得丟失、損壞等。3.8 所借資料超期和丟失的處理3.8.1 所借的資料在規(guī)定的期限超過后 , 如確實因工作需要 , 經(jīng)部門副經(jīng)理以上人員批準 , 說明延長期限 , 再到資料室辦理續(xù)借手續(xù)。經(jīng)資料室管理人員向借閱者催還一次 ( 書面通知單見附表五 ), 仍不還者 , 視同丟失處理。3.8.

9、2 資料丟失罰原件的 10 倍, 孤本 20 倍數(shù)。由資料室管理人員書面通知財務部 ( 書面通知單見附表五 ), 從被罰者工資中扣除。 處罰者屬公司外部人員 , 罰款從擔保者工資中扣除。3.9 資料復印確實因工作需要 , 有關(guān)人員要保留技術(shù)資料的復印件 , 經(jīng)本人填寫資料復印申請單（見附表三） ，根據(jù)附圖一的要求審批后，資料室可提供復印件。3.10 電子文件的復制, 不得隨意復制產(chǎn)品電子文件。除確因工作需要，經(jīng)本部門經(jīng)理為保障公司的知識產(chǎn)權(quán)審批確認后，經(jīng)總工程師批準，可以復制。3.12過期資料的處理, 經(jīng)總工辦主任批準, 可過期期刊 , 以年裝釘成冊 , 放入柜中 . 一般已無保存價值的資料予以報廢、銷毀。本標準由XXXXXXXXX公司XXXXXXXXX公司總工辦起草、總工辦主任審核總經(jīng)理批準4 文件因是 3 號圖紙，故另單獨拷貝見文件名資附圖一附圖二 資料室 專利申請和轉(zhuǎn)讓流程圖附圖三 資料室文件和技術(shù)資料歸檔流程圖資料室：技術(shù)資料登記單部門附表一送交日期簽收人編號：編號