采購管理報告

1、采購管理報告采購是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護正常運作而必須消耗的物品及必須配置的設施之購入活動的總稱，是公司成本控制的重點。無論是公司管理者還是財務部門， 對采購工作存在的風險都有著非常強的敏感，這不僅因為采購是直接影響生產(chǎn)成本的主 要因素，而且有著很高的人為欺詐的可能。在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中，公司 管理當局越來越注重財務管理和財務運作的有效性，那幺，公司怎樣進行采購管理才能 達到預期的效果呢？以我目前在公司觀察和在書上網(wǎng)上看到的一些資料證實財務職能控 制采購無論是在理論上還是在實務中都是直接可行而且行之有效的途徑?，F(xiàn)公司的成本管理松弛，有降低成本的空間。經(jīng)進一步分析得出，導致公司成本 松弛的

2、原因，很大一個方面為采購管理工作的薄弱和不到位，綜合后主要存在以下幾方 面問題：1.沒有專門的職能部門對公司采購活動進行全盤控制。2.沒有有效的采購控 制制度對公司采購工作進行規(guī)范和約束3.沒有相應的事前控制措施，即未經(jīng)批準即可辦 理采購業(yè)務或采購業(yè)務發(fā)生后辦理補批手續(xù)。如何徹底解決以上問題呢？結合公司的實 際情況，控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營中必需將公司的采購管理作為成本控制的一個專項進行籌劃， 并形成了一套系統(tǒng)的運作流程進行貫徹執(zhí)行，下面對此進行綜合簡述。一。設立采購監(jiān)管部門。針對沒有專門的職能部門對公司所有的采購活動進行控制， 作為綜合性的管理部門， 財務部具有包括生產(chǎn)物料、工用材料、設備維修、辦

3、公用品、等在內的所有采購活動的全面管理的涵蓋面，因為公司任何活動都以資金作為介質，所 以，以財務職能來控制公司的全盤采購是再合適不過了。作為采購管理工作的開始， 首先對財務部在采購管理中扮演的角色進行合適的定位。在其位，謀其職，只有名正 了，才能言順，才能有人信服和認可。公司管理當局在公司組織架構上賦予財務部為 公司之采購監(jiān)控部門的職能，即財務部負責有關采購政策的制訂和采購實務的監(jiān)控工作。 管理當局明確授權：財務部有權對公司任何采購事宜進行質疑、調查、監(jiān)控和必要的參 予，并對不合理或不利于公司利益之采購事項否決或終止（有必要時，報請總經(jīng)理決 定）。財務部設分管采購控制工作，并直接向財務經(jīng)理負責

4、。財務部之采購監(jiān)控工作直 接向總經(jīng)理負責。二。建立和實施制度化的采購管理程序。建立和實施制度化的采購管理程序，這是采購管理工作有效進行的根本保證。有法 必依，違法必究，這是制度能切實貫徹執(zhí)行的保證。只有制度化了，才能在公司中用 法治，而不是人治。采購管理程序主要包括以下方面：規(guī)定采購條件。明確采購 人員對供應商的選擇、采購物品的質量、需求的滿足保證等負完全責任，并明確采購主 管人對下屬的工作過程和結果的監(jiān)控負責、采購物品必須是必需的不可或缺的，而且經(jīng) 查對無庫存或庫存不足以滿足需要單價須為掌握內的合適單價， 而且力求是最低的單價。執(zhí)行價格不得高于公者。采購物品必須適量，不得超標積壓或不可用或根

5、本不需用、采 購物品的公司核定價格或掌握的現(xiàn)行市場價格。大數(shù)量或高單價的物品采購必須有三家以 上供應商報價選擇，并在采購事項未確定前傳送財務部、采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認之供應商處購買， 即不適宜隨意變更供應商。 已有之供應商處沒有所需采購之物品，或因單價及質量或因其它原因等因素，可變更或 選擇新的供應商，但應將變更理由及有關事項告知財務部并征得財務部認可，同時向財 務部提供新增供應商資料、采購物品必須保證物有所值且物有所用，即相同質量下的 價格最優(yōu)化是采購的前提。明確分工。公司下轄生產(chǎn)性原材料消耗的車間.電工班等 生產(chǎn)部門、為明確采購員的權利和責任，必須對公司的所有采

6、購活動落實到相應采購人 員。采購人員須對種采購的物品了解.若不了解該物品屬性因詢問相關部門的負責人（采 購計劃單:制單人），確認后購買.如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部胡自禾負責，基建 工程物資由段世舸負責，設備維修材料由設備機電班李德鋼負責，研發(fā)部所需物資由王 存貴，等由使用部門或專業(yè)人員負責。采購審批權限。所有采購報價、采購合同、采 購辦理必須先批準后實行，有效批準者是總經(jīng)理。禁止未經(jīng)批準的采購事宜，但突發(fā)性 或臨時性急需物品（如工作中的機械突損部件、臨時特采等）可以由財務部確認后即由采 購負責部門采購，但采購計劃單上須注明急購字樣并說明理由，采購計劃單由總經(jīng)理補 批。驗收職能。任何物品購入

7、后須經(jīng)非采購者本人驗收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實。 驗收人員由財務部指定或確認（采購計劃單制人）。驗收者必須核實進貨的物品與采購計 劃單是否相符，對經(jīng)手驗收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質量等與采購發(fā)票或采購約定所 載之要求的相符性負責。只有完全合格或經(jīng)相關職能部門批準特殊放行的物品才準驗收 入庫。驗收無誤后，填制材料入庫單，連同供應商送貨單或發(fā)票分送財務部作為結算 貨款的憑據(jù)。為明確責任，結算憑據(jù)必須由采購員簽名作實。退貨與索賠。為避免 損失，采購回廠的物品由于質量、規(guī)格不符，采購部門須立即辦理退貨，無論貨品是否退還給了供應商，均須立即書面通知財務 部及時扣回相應款項。凡檢驗結果為不良品的來料檢驗

8、報告，品管部（倉庫）應分發(fā)至采 購部門和財務部，以有效追蹤，不致有遺漏退貨扣款事項的發(fā)生。采購約定中必須明 確索賠條款，采購部門不能解決的，公司可以采用不排除以法律形式解決的措施，以 及時保護公司的利益。貨款結付政策。所有采購除零散性或不常用無法采用月結付 款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外，均為月結付款方式。不能使用月結的，除小金額或 零散性的供因應商不能來公司收款而由采購人員購買時直接付款外，均由供應商經(jīng)理直 接到公司財務部收款而采購員在經(jīng)理這收款。禁止采購員直接辦理現(xiàn)金支付事宜。三。加強和完善采購的環(huán)境管理工作。加強采購的事前管理，建立完善的材料價格信息檔案。為了有效地控制和降低采 購成本，并

9、保證采購材料的質量，公司采購員應作好材料采購市場的有關價格信息的收 集和整理，及時地了解市場行情和動態(tài)，并與已在采用的采購價格進行比較和分析， 同時進行相應的調整和更新。調整和更新后的價格檔案應同時分發(fā)到財務部確認并留存。如有必要，財務部可直接通過各種渠道收集采購價格信息，同時知會采購員，由采購 員進一步確認后進行歸檔并執(zhí)行。建立健全的供應商檔案。為全面掌握公司所有供應商的情況，并對供應商進行相 應的資質考評，應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案。所謂重要性供 應商，即在貨品質量、價格、交貨期、配合能力、結算條件等方面均能達到公司接受標 準，并與公司有持常性業(yè)務往來的供應商，而一般

10、性供應商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務發(fā)生的供應商。當一般性的供應商因業(yè) 務需要而進行持常性往來，且經(jīng)考核符合公司重要性供應商標準后，應轉為重要供應商 進行檔案管理。供應商的考核須由采購部及財務部聯(lián)合進行。供應商檔案應有、詳細地 址和聯(lián)系方式、結算條件、交貨條款、品質評級、銀行帳號等，并定期或不定期更新， 由專人負責管理，同時由財務部留存副本。原則上公司采購只選擇重要供應商進行。 如果供應商在供應材料過程中存在質量、交貨能力、人為欺詐等問題，公司可考慮對其 酌情處理，嚴重者終止其業(yè)務往來，并保留追究法律責任的權利。對采購員進行考核、激勵和約束，這是防范采購中人為欺詐的有效方法。采購員 是采購的實際實施者，在采購過程中起著至為重要的作用，經(jīng)歷表明，采購員以與供 應商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購同等物料可以低價但不選擇低價采購等方式 向供應商收受或索取回扣，這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐，而這 則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此，一要注重考 核采購員的職業(yè)素養(yǎng)，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公 肥私的行為發(fā)生。二是注重考核采購員的專業(yè)能力，一個合格的采購員既要熟悉公司的 生產(chǎn)運作和物料存儲，又要了解物料的本身屬性、市場行情等，這樣才能防止上當受騙 或避免采購回不適用或根本不可