采購管理報(bào)告

1、采購管理報(bào)告采購是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護(hù)正常運(yùn)作而必須消耗的物品及必須配置的設(shè)施之購入活動(dòng)的總稱，是公司成本控制的重點(diǎn)。無論是公司管理者還是財(cái)務(wù)部門， 對(duì)采購工作存在的風(fēng)險(xiǎn)都有著非常強(qiáng)的敏感，這不僅因?yàn)椴少徥侵苯佑绊懮a(chǎn)成本的主 要因素，而且有著很高的人為欺詐的可能。在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中，公司 管理當(dāng)局越來越注重財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)運(yùn)作的有效性，那幺，公司怎樣進(jìn)行采購管理才能 達(dá)到預(yù)期的效果呢？以我目前在公司觀察和在書上網(wǎng)上看到的一些資料證實(shí)財(cái)務(wù)職能控 制采購無論是在理論上還是在實(shí)務(wù)中都是直接可行而且行之有效的途徑?，F(xiàn)公司的成本管理松弛，有降低成本的空間。經(jīng)進(jìn)一步分析得出，導(dǎo)致公司成本 松弛的

2、原因，很大一個(gè)方面為采購管理工作的薄弱和不到位，綜合后主要存在以下幾方 面問題：1.沒有專門的職能部門對(duì)公司采購活動(dòng)進(jìn)行全盤控制。2.沒有有效的采購控 制制度對(duì)公司采購工作進(jìn)行規(guī)范和約束3.沒有相應(yīng)的事前控制措施，即未經(jīng)批準(zhǔn)即可辦 理采購業(yè)務(wù)或采購業(yè)務(wù)發(fā)生后辦理補(bǔ)批手續(xù)。如何徹底解決以上問題呢？結(jié)合公司的實(shí) 際情況，控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營中必需將公司的采購管理作為成本控制的一個(gè)專項(xiàng)進(jìn)行籌劃， 并形成了一套系統(tǒng)的運(yùn)作流程進(jìn)行貫徹執(zhí)行，下面對(duì)此進(jìn)行綜合簡述。一。設(shè)立采購監(jiān)管部門。針對(duì)沒有專門的職能部門對(duì)公司所有的采購活動(dòng)進(jìn)行控制， 作為綜合性的管理部門， 財(cái)務(wù)部具有包括生產(chǎn)物料、工用材料、設(shè)備維修、辦

3、公用品、等在內(nèi)的所有采購活動(dòng)的全面管理的涵蓋面，因?yàn)楣救魏位顒?dòng)都以資金作為介質(zhì)，所 以，以財(cái)務(wù)職能來控制公司的全盤采購是再合適不過了。作為采購管理工作的開始， 首先對(duì)財(cái)務(wù)部在采購管理中扮演的角色進(jìn)行合適的定位。在其位，謀其職，只有名正 了，才能言順，才能有人信服和認(rèn)可。公司管理當(dāng)局在公司組織架構(gòu)上賦予財(cái)務(wù)部為 公司之采購監(jiān)控部門的職能，即財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)采購政策的制訂和采購實(shí)務(wù)的監(jiān)控工作。 管理當(dāng)局明確授權(quán)：財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)公司任何采購事宜進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參 予，并對(duì)不合理或不利于公司利益之采購事項(xiàng)否決或終止（有必要時(shí)，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理決 定）。財(cái)務(wù)部設(shè)分管采購控制工作，并直接向財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)

4、。財(cái)務(wù)部之采購監(jiān)控工作直 接向總經(jīng)理負(fù)責(zé)。二。建立和實(shí)施制度化的采購管理程序。建立和實(shí)施制度化的采購管理程序，這是采購管理工作有效進(jìn)行的根本保證。有法 必依，違法必究，這是制度能切實(shí)貫徹執(zhí)行的保證。只有制度化了，才能在公司中用 法治，而不是人治。采購管理程序主要包括以下方面：規(guī)定采購條件。明確采購 人員對(duì)供應(yīng)商的選擇、采購物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任，并明確采購主 管人對(duì)下屬的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)、采購物品必須是必需的不可或缺的，而且經(jīng) 查對(duì)無庫存或庫存不足以滿足需要單價(jià)須為掌握內(nèi)的合適單價(jià)， 而且力求是最低的單價(jià)。執(zhí)行價(jià)格不得高于公者。采購物品必須適量，不得超標(biāo)積壓或不可用或根

5、本不需用、采 購物品的公司核定價(jià)格或掌握的現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格。大數(shù)量或高單價(jià)的物品采購必須有三家以 上供應(yīng)商報(bào)價(jià)選擇，并在采購事項(xiàng)未確定前傳送財(cái)務(wù)部、采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)之供應(yīng)商處購買， 即不適宜隨意變更供應(yīng)商。 已有之供應(yīng)商處沒有所需采購之物品，或因單價(jià)及質(zhì)量或因其它原因等因素，可變更或 選擇新的供應(yīng)商，但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項(xiàng)告知財(cái)務(wù)部并征得財(cái)務(wù)部認(rèn)可，同時(shí)向財(cái) 務(wù)部提供新增供應(yīng)商資料、采購物品必須保證物有所值且物有所用，即相同質(zhì)量下的 價(jià)格最優(yōu)化是采購的前提。明確分工。公司下轄生產(chǎn)性原材料消耗的車間.電工班等 生產(chǎn)部門、為明確采購員的權(quán)利和責(zé)任，必須對(duì)公司的所有采

6、購活動(dòng)落實(shí)到相應(yīng)采購人 員。采購人員須對(duì)種采購的物品了解.若不了解該物品屬性因詢問相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人（采 購計(jì)劃單:制單人），確認(rèn)后購買.如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部胡自禾負(fù)責(zé)，基建 工程物資由段世舸負(fù)責(zé)，設(shè)備維修材料由設(shè)備機(jī)電班李德鋼負(fù)責(zé)，研發(fā)部所需物資由王 存貴，等由使用部門或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé)。采購審批權(quán)限。所有采購報(bào)價(jià)、采購合同、采 購辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行，有效批準(zhǔn)者是總經(jīng)理。禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的采購事宜，但突發(fā)性 或臨時(shí)性急需物品（如工作中的機(jī)械突損部件、臨時(shí)特采等）可以由財(cái)務(wù)部確認(rèn)后即由采 購負(fù)責(zé)部門采購，但采購計(jì)劃單上須注明急購字樣并說明理由，采購計(jì)劃單由總經(jīng)理補(bǔ) 批。驗(yàn)收職能。任何物品購入

7、后須經(jīng)非采購者本人驗(yàn)收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實(shí)。 驗(yàn)收人員由財(cái)務(wù)部指定或確認(rèn)（采購計(jì)劃單制人）。驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與采購計(jì) 劃單是否相符，對(duì)經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購約定所 載之要求的相符性負(fù)責(zé)。只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收 入庫。驗(yàn)收無誤后，填制材料入庫單，連同供應(yīng)商送貨單或發(fā)票分送財(cái)務(wù)部作為結(jié)算 貨款的憑據(jù)。為明確責(zé)任，結(jié)算憑據(jù)必須由采購員簽名作實(shí)。退貨與索賠。為避免 損失，采購回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符，采購部門須立即辦理退貨，無論貨品是否退還給了供應(yīng)商，均須立即書面通知財(cái)務(wù) 部及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng)。凡檢驗(yàn)結(jié)果為不良品的來料檢驗(yàn)

8、報(bào)告，品管部（倉庫）應(yīng)分發(fā)至采 購部門和財(cái)務(wù)部，以有效追蹤，不致有遺漏退貨扣款事項(xiàng)的發(fā)生。采購約定中必須明 確索賠條款，采購部門不能解決的，公司可以采用不排除以法律形式解決的措施，以 及時(shí)保護(hù)公司的利益。貨款結(jié)付政策。所有采購除零散性或不常用無法采用月結(jié)付 款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外，均為月結(jié)付款方式。不能使用月結(jié)的，除小金額或 零散性的供因應(yīng)商不能來公司收款而由采購人員購買時(shí)直接付款外，均由供應(yīng)商經(jīng)理直 接到公司財(cái)務(wù)部收款而采購員在經(jīng)理這收款。禁止采購員直接辦理現(xiàn)金支付事宜。三。加強(qiáng)和完善采購的環(huán)境管理工作。加強(qiáng)采購的事前管理，建立完善的材料價(jià)格信息檔案。為了有效地控制和降低采 購成本，并

9、保證采購材料的質(zhì)量，公司采購員應(yīng)作好材料采購市場(chǎng)的有關(guān)價(jià)格信息的收 集和整理，及時(shí)地了解市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài)，并與已在采用的采購價(jià)格進(jìn)行比較和分析， 同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新。調(diào)整和更新后的價(jià)格檔案應(yīng)同時(shí)分發(fā)到財(cái)務(wù)部確認(rèn)并留存。如有必要，財(cái)務(wù)部可直接通過各種渠道收集采購價(jià)格信息，同時(shí)知會(huì)采購員，由采購 員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行。建立健全的供應(yīng)商檔案。為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相 應(yīng)的資質(zhì)考評(píng)，應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案。所謂重要性供 應(yīng)商，即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo) 準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，而一般

10、性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時(shí)性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商。當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè) 務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來，且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商 進(jìn)行檔案管理。供應(yīng)商的考核須由采購部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行。供應(yīng)商檔案應(yīng)有、詳細(xì)地 址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行帳號(hào)等，并定期或不定期更新， 由專人負(fù)責(zé)管理，同時(shí)由財(cái)務(wù)部留存副本。原則上公司采購只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行。 如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題，公司可考慮對(duì)其 酌情處理，嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。對(duì)采購員進(jìn)行考核、激勵(lì)和約束，這是防范采購中人為欺詐的有效方法。采購員 是采購的實(shí)際實(shí)施者，在采購過程中起著至為重要的作用，經(jīng)歷表明，采購員以與供 應(yīng)商串通抬價(jià)、采購的實(shí)物與約定不符、采購?fù)任锪峡梢缘蛢r(jià)但不選擇低價(jià)采購等方式 向供應(yīng)商收受或索取回扣，這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐，而這 則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此，一要注重考 核采購員的職業(yè)素養(yǎng)，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公 肥私的行為發(fā)生。二是注重考核采購員的專業(yè)能力，一個(gè)合格的采購員既要熟悉公司的 生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲(chǔ)，又要了解物料的本身屬性、市場(chǎng)行情等，這樣才能防止上當(dāng)受騙 或避免采購回不適用或根本不可