會議管理概要—高效會議

1、有效會議管理02.會議管理概要高效會議游戲：吸引力1、老師問：“吸引力”同學回答：“吸什么？”老師答：“吸第三排的第一個女同學！”2、根據(jù)老師師的指令，全場所有學員都伸出右手，搭在相鄰同伴的肩上，形成一條或若干條線路，這個線路可以延伸到老師所指的物體或人身上。 3、可選擇教室內(nèi)所有的東西，比如空氣、天花板等等。如果有人沒有和別人連在一起，則進行相應的懲罰。案例一：如果你在鬧市被追殺你該怎么獲救？案例二：你家在深山里，如果在你家門口，有人喊救命，你會不會救？2022/7/19推 測因此，如果你在鬧市里遇到危險，喊救命最好的方法，就是抓住一個人說：“你救我!”2022/7/19責任一對一原則：責任

2、只有在一對一的狀態(tài)下才會有效，責任2=0，大家都不負責任!結(jié) 論我為我的結(jié)果負責任責任在誰身上改變責 任是一只猴子每個人的本性中始終在重復著一個永恒的主題：回避風險，逃避責任所有的執(zhí)行在管理層面上都可以總結(jié)為一點：責權(quán)利的對等為什么上級沒時間，下級沒工作。被“猴子”包圍的管理者你是一個全單位下屬都知道的有思想、有創(chuàng)意、有創(chuàng)新能力、有領導管理能力的管理者。你是上級稱贊的-“解決問題的高手”。情景一：讓我再想一下情景一:讓我再想一下-2星期一上午：你迎面遇到自己的下屬A，他向你有禮貌的打招呼： “早上好！科長。對了，我們這里有些問題?！蹦阃Ｏ聛砺犓麑⒆约好媾R的工作問題一一向你介紹。A一邊介紹著，你

3、卻發(fā)現(xiàn)自己也被卷入問題之中。情景一：讓我再想一下-3仿佛5分鐘后你才發(fā)現(xiàn)他已經(jīng)占用你30分鐘時間，不得不對他說： “請等一下，這個問題很重要，我們現(xiàn)在不能馬上討論決定。而我現(xiàn)在還有更重要的事務需要處理，而且我現(xiàn)在已經(jīng)遲到了。 我會考慮一下這個問題，再告訴你怎么處理?！鼻榫耙?讓我再想一下-4 從此A每天都會到你的辦公室詢問你考慮的結(jié)果。星期二， “科長，事情進行的怎么樣了？時間不等人啊”星期三，“科長，你什么時間能做出決定？”星期四， “科長，我們什么時候采取行動？”星期五，“科長，我們什么時候才能決策？嘿，你應該做出決定了吧”星期六，你會聽到A在和其他同事說：“這個科長效率太低了、能力太差了

4、，真不知道他是怎么爬到這個位置上的!”情景一：讓我再想一下-5情景分析： 你是怎樣背上猴子的？首先，你原計劃是去處理更重要的事務（計劃去喂自己的猴子）。你碰上A（他背上有自己的猴子）。在30分鐘內(nèi)你與A共同討論工作（猴子在你們兩個人的肩上各放了一只腳）。30分鐘后你對A講：“讓我再想一下，再告訴你怎么做”（猴子把放置在A肩上的腳也放在你的肩上）。情景一：讓我再想一下-5你為什么要聽A講？因為你曾經(jīng)做過他的工作，你覺得自己解決他的問題非常容易。 如果你幫助下屬解決了問題，讓你從自己的問題中抽身放了一天假。 同時，你希望讓下屬看看天才是如何解決問題。下屬擠占了你的時間 你（上級指導者）從 下屬（解

5、決問題者） 手中接下責任， 并答應給他進度報告； 從而將自己可支配的 時間用于處理下屬 的工作。情景一：讓我再想一下-6逆向管理-管理角色的變化 每當下屬向你了解 “事情進行的怎么樣了”時， 你成為被管理者和被監(jiān)督者， 下屬成為管理者與監(jiān)督者； 如果角色如此轉(zhuǎn)換，試想， 整個單位豈不是上下顛倒. 上級會怎么看？誰的“猴子”會向上爬的猴子：你有5-7名下屬，他們每人都喂養(yǎng)著十多只猴子。你的下屬每時每刻都背著自己的某一只或數(shù)只猴子去向你匯報工作。在討論工作時，他們的猴子開始向上爬，然后一不留神他們就將猴子交給你喂養(yǎng)。如果你每天從一位下屬手里接下兩只猴子，一個工作日你就為自己增加了10-14只猴子，

6、每周你的猴子就會增加50-70只猴子躲在哪里在走廊上、樓梯上； 電梯中、停車場； 單位餐廳、車間； 在電腦和電話中 你有兩種猴子： 上級交來的猴子 下屬的猴子如何擺脫背上的猴子常見的三種說法：科長，怎么辦科長，我該怎么做科長，有 困難，該怎么解決？如何擺脫背上的猴子當團隊成員有問題找你時: 問題是什么？ 誰有問題？ 問題屬于誰？ 如果問題屬于下屬的， 則由下屬自己解決， 你可以協(xié)助他，但 這不能成為你的問題問題無論是你的還是下屬的，下一步都必須是下屬去做。 如果問題屬于你的 則仍然由下屬解決他用“我們”而不是“我”猴子如何跳到你背上需要控制向上跳的猴子：下屬帶來的猴子下屬將猴子交給你自己開始進

7、行輕松的監(jiān)督你 讓我再想一下 請給我一份會議記錄 讓我知道，我會幫助你醒 悟 只有將猴子還給下屬， 你才能得到額外的可支配時間， 使自己得以展現(xiàn)自己的創(chuàng)意與創(chuàng)新能力。 否則讓下屬把猴子當自己的養(yǎng)適合的人授權(quán)就是責任使工作完全地清楚最后期限的決定復查與訓練為更多地授權(quán)打下基礎讓猴子回到主人那里退還你的猴子星期一輕松愉快的干部 開始正確的管理行動. A先生的猴子 可以提出建議， 但下屬親自喂養(yǎng). B小姐的猴子 可以待上一夜， 明天上午10：00 帶著計劃來討論。痛苦的進步B小姐帶著她的猴子找了28次科長后說: “科長，快結(jié)束這個游戲吧！這只猴子已經(jīng)在我這里待了30天了，我每天看著它，就象每天都要吞

8、吃一只蒼蠅，再也受不了了，現(xiàn)在我干什么事情都受影響，你要幫幫我?！笨崎L說：“江小姐，我不知道你如何擺脫它，除非你自己想辦法解決”. “我知道這對你是全新的考驗，但我相信你可以做到?！?這對下屬是一件痛苦的事情，只有這樣他才能進步。全新工作風貌B小姐帶著那只跟了自己30天的猴子與其他同事溝通得到了解決方案這樣你每天可以到幾個辦公室去，了解與管理下屬； 你現(xiàn)在開始輕松的行使管理者的責任，隔三差五的有機會檢查下屬的工作情況。提供解決方案還是做個問題解決者管理者基本職責協(xié)助部屬解決問題 猴子管理對部屬而言， 是一種全新的經(jīng)驗， 他會出現(xiàn)緊張，需要 有人幫助-自己上司是解決方案？還是問題解決者？與部屬討

9、論問題之前需達成兩點共識： 1.這是部屬的問題而不是你的問題; 2.確定規(guī)則:你幫部屬解決問題時， 他的問題絕不能變成你的問題。把主動權(quán)還給下屬：下屬自由度五個層級每一個管理者都希望甚至鼓勵下屬是第三層級并向最高層級發(fā)展。 自己行動然后按規(guī)定匯報行動，但隨時請示提出建議按照決定行動問應該做什么等著被叫去做 猴子管理如何管理“猴子”1) 每一個人都應該管好自己的“猴子”2) 不要讓自己的“猴子”去麻煩別人照看3) 組織中每一個人都應該明白自己應該照看哪些“猴子”4) 不要試圖將自己的猴子“托付”給別人照顧5) 不要出現(xiàn)沒人照看的“猴子”6) 作為上司應該讓下屬明白應該照看哪些“猴子”，如何照看好

10、那些“猴子”案例分析 高效的雇員與低效的會議 理查德希爾頓是一位部門領導，他所領導的部門中有14位聰明能干的員工，希爾頓只是名義上的領導，因為這十幾位員工都非常負責。在大多數(shù)情況下，部門成員之間都非常配合，大家互相協(xié)作與支持。然而惟一讓希爾頓頭痛的問題就是開會。 在希爾頓領導的部門里，沒有固定的時間開會。只是有人感覺到需要對某個問題進行討論時，會議才開始召開。會議的主持者并不總是希爾頓，而是那個需要開會的人。 在至少7人到場后主持人才開始會議。因為總是有人遲到，會議總是在預定時間的510分鐘后才可以開始。開始后的前10分鐘總是討論一些與會議無關的話題。當會議正式開始后，主持人口頭說明一下開會的

11、原因。這些說明就成為會議的議程，然后組織對議題展開無目的的討論。發(fā)言很零散，也很容易偏離主題。對議題不感興趣的人往往會進行脫離主題的發(fā)言，還有人會大聲打斷別人的談話，觀點不同的人會爭論不休，受到攻擊的人往往不愿意再暴露自己的觀點。 在會議結(jié)束的時候，經(jīng)常會陷入以下的局面： 1、除了再開會討論外，會議沒有達成任何共識； 2、發(fā)現(xiàn)了額外的任務，并分配成員繼續(xù)解決； 3、任務確定下來了，但是沒有人去具體負責解決； 4、會議達成了一定共識，但是卻不能清楚表述共識是什么。 以上局面帶來的后果是： 1、再開一次會議意味著浪費大家的時間； 2、額外任務通常不會被重視，往往會被更重要的事情擠掉； 3、由于無人

12、負責，結(jié)果任務無法完成； 4、共識由于沒有被成員理解而變得不合理。高效的成員為什么卻是低效的會議？有哪些因素會影響會議效率？討論1、你對希爾頓有什么建議？2、若你是希爾頓，你會限制開會時的人數(shù)嗎？3、電子會議對于解決這個問題有效嗎？4、這個組織開會時遇到的問題能否避免？ 在思考了上面兩個問題之后，請回答參考意見 1）組織內(nèi)部應明確強調(diào)會議主持人在會議中的責任和權(quán)利。 責任是：保證達到開會目的；為會議效率負責。 權(quán)利是：會議過程中提問“沉默人士”的權(quán)利；裁決跑題發(fā)言的權(quán)利。 每個與會者都可以有禮貌地打斷跑題發(fā)言，但是否跑題主要由會議主持人確定 2）強調(diào)每個與會者的責任 每人與會者都有責任積極發(fā)言

13、、圍繞主題發(fā)言、監(jiān)督他人圍繞主題發(fā)言3）可以有意識地輪換做主持人和普通與會者 角色的轉(zhuǎn)換有利于認真體會、執(zhí)行圍繞主題發(fā)言4）開會遲到的問題 開會前挨個兒叫是個惡習 不論到會幾個人，準時開始 對遲到的人，可酌情進行“罰站”、“罰請客”等，使其成為大家注意焦點5）主持人會前最好發(fā)送提綱或主要討論內(nèi)容 有時候發(fā)言跑題和主題不明確有關參考意見 6）散會可以考慮強制作總結(jié)：結(jié)論是什么？后續(xù)問題責任人是誰？今天的會議效率如何？ 7）不限制會議人數(shù)：最理想是包括且僅包括與主題關系密切人物，一般關系的會后發(fā)記錄抄送就可以 8）說到溝通效率，面對面的最有效，電子只是一種不得已的替代，不是什么改進參考意見這個案例

14、使我們明白開會很簡單開一個高效的會并不簡單1、怎樣才能提高會議的管理水平？2、會議管理中那個環(huán)節(jié)最重要，為什么？小組討論：1、時間：20分鐘2、建立“XX小組第2次作業(yè)”word文件，將討論得出的答案整理好。3、注意頁面排版。4、將作業(yè)文檔上傳大學城空間“會議管理”課程欄目任務一：問題討論 企業(yè)的會議管理包含兩個個層次的內(nèi)容：一是企業(yè)會議體系的梳理，二是單個會議效率的提升。 會議體系的梳理需要明確所有經(jīng)理層以上人員參加的會議，這些會議之間的邏輯關系，以及每個會議的定位、主要參與人、召開時間、主要議題和上會需要準備的資料等。 單個會議效率的提升需要每個與會者共同的努力，企業(yè)要營造一種高效的會議文

15、化，并通過確定會議規(guī)則來約束個人行為。 參考資料按決策分類的會議類型會議效率知識點會議效率不高的原因及具體表現(xiàn) 項 次 原 因 具 體 表 現(xiàn) （1） 時間 會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。 （2） 地點 會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。 （3） 開會對象的選擇 必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。 （4） 主持人的技能 會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。 （5） 參會者的技能 參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。 （6） 會議的準備工作 開會前沒有通知與會者相關事宜，

16、致使會議拖沓而無成效。 （7） 開會的原因、目的和結(jié)果 開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。 預防性管理會議 效率不高的原因 預防性管理措施 時 間 會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。 地 點 地點盡量設置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。 開會對象的選擇 事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。 主持人的技能 選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。 參會者的技能 參會者一定要具有傾聽能力。 會議的準備工作 一定要提前做好具體的準備工作。 開會的原因、目

17、的和結(jié)果 在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。 高效會議的八大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責人會議規(guī)范種類時間安排方面的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議本身要遵守的規(guī)則會議時間安排的規(guī)范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規(guī)范1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準時開始、準時結(jié)束5.負責人對決議能否達成負主要責任6.在會上要維護別人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量會議本身要遵守的規(guī)則我們需要了解的是會議管理的基本知識輕松一下美國法律是否規(guī)定成年男子不得取其遺孀的姐妹為妻？任務描述：請將會議管理需要學習的知識和技能點以項目清