2022年企業(yè)行政管理實務課件

1、企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理實務【學習目標】了解解企業(yè)行政管理的含義、特點及工作內容；理解企業(yè)行政組織的結構及要素；把握企業(yè)行政管理各類崗位的工作內容和崗位要求。【技能點】對企業(yè)行政管理工作崗位對應的崗位工作有正確的認識；對從事企業(yè)行政管理工作有正確的定位；能夠編寫企業(yè)行政管理崗位說明書、對企業(yè)行政組織進行分析。企業(yè)行政管理實務第一章 企業(yè)行政管理概述 第一節(jié) 企業(yè)行政管理工作認知第二節(jié) 企業(yè)行政組織認知第三節(jié) 企業(yè)行政管理崗位認知第一節(jié) 企業(yè)行政管理認知行政管理，在傳統(tǒng)意義上主要是指國家行政機關對國家政務的公共管理活動，是“政府及其行政組織為了公共利益和目的，以公共權利和法律為基礎，對社會公

2、共事務和政府自身內部事務進行的管理和服務活動”。企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理的內容 企業(yè)的業(yè)務部門：生產(chǎn)銷售研發(fā)企業(yè)的非業(yè)務事務:企業(yè)行政規(guī)劃 ;辦公室事務管理;文書檔案管理;總務后勤事務;公共關系等 企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理實務廣義的行政管理事務，簡單理解就是企業(yè)中除去基本的“研發(fā)”“生產(chǎn)”“銷售”這些直接創(chuàng)造企業(yè)效益的業(yè)務性工作之外的全部事務 狹義的行政管理往往又將其中比較專業(yè)的“人事管理”與“財會管理”工作獨立出來所剩下的工作事務。 企業(yè)的行政管理，是企業(yè)為了自身的生存發(fā)展，依據(jù)一定的法律、制度、原則、方法對內部開展職能性管理的總和。這個認識可以分為三個層次：第一，企業(yè)行政管理的目標

3、是全局性的，為的是企業(yè)整體的生存發(fā)展；第二，企業(yè)行政管理職能是企業(yè)領導主要管理內容，處于企業(yè)系統(tǒng)的中心位置；第三，企業(yè)行政管理的職能性管理是跳出生產(chǎn)、財務、技術等具體職能而產(chǎn)生出的管理服務平臺。企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理的特點企業(yè)行政管理具有服從性。企業(yè)行政管理具有服務性。企業(yè)行政管理具有效益性。企業(yè)行政管理具有靈活性。企業(yè)行政管理實務討論：企業(yè)行政管理同政府行政管理的不同？比較：日本企業(yè)同歐美企業(yè)對企業(yè)行政的認識差異。企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理同政府行政管理的不同 獨立性與一體性官僚與服務性非盈利性與盈利性制度性與靈活性企業(yè)行政管理實務廣義企業(yè)行政管理工作內容明細 企業(yè)辦

4、公行政管理企業(yè)行政規(guī)劃管理企業(yè)行政組織設計、企業(yè)規(guī)章制度建設、企業(yè)文化建設、企業(yè)認證管理企業(yè)辦公事務管理企業(yè)辦公室管理、企業(yè)會議管理、企業(yè)外聯(lián)接待、企業(yè)差旅管理、企業(yè)人事行政企業(yè)總務后勤行政管理企業(yè)員工管理企業(yè)員工食堂管理、企業(yè)員工宿舍管理、企業(yè)員工心理管理企業(yè)資產(chǎn)管理企業(yè)物業(yè)管理、企業(yè)車輛管理、企業(yè)辦公用品管理企業(yè)環(huán)境管理企業(yè)辦公室內環(huán)境管理、企業(yè)室外綠化管理、企業(yè)生產(chǎn)環(huán)境管理企業(yè)安全管理企業(yè)治安管理、企業(yè)消防管理、企業(yè)生產(chǎn)安全管理企業(yè)行政管理實務第二節(jié) 企業(yè)行政組織一、行政行政組織的職能 企業(yè)行政組織屬于企業(yè)的綜合管理部門，人員涉及的主要工作職能包括： 行政協(xié)調 信息處理 決策參謀 綜合事

5、務管理。在企業(yè)里，對于行政組織的地位往往有兩種錯誤的認識：一種誤讀是將行政組織的管理地位看得很高，造成行政人員習慣發(fā)號司令，把自己的意志強加于其他部門。另一種誤讀是把行政組織的企業(yè)地位看得很低，認為其就是“打雜、服務”的，對忽視其工作的重要性，造成行政人員工作積極性低，效率不高。企業(yè)行政管理實務二、企業(yè)行政組織的結構企業(yè)行政管理實務圖1-1 職能型行政管理組織結構企業(yè)行政管理實務圖1-2 綜合型行政管理組織結構企業(yè)行政管理實務圖1-3 混合型行政管理組織結構三、企業(yè)行政組織設計的要素按照組織管理理論，分析企業(yè)行政組織的基本要素有勞動分工、部門劃分、權力劃分、確定管理幅度與層次。企業(yè)行政管理實務

6、案例學習1-1疲憊的管理企業(yè)行政管理實務一、 企業(yè)行政管理的典型崗位企業(yè)行政管理是一系列綜合性的工作的總稱，不同的工作內容在行政組織設計時被劃分為不同的工作崗位，有不同的工作職責，對應工作人員也有不同的崗位素質要求。企業(yè)行政管理崗位分為企業(yè)行政管理基層崗位和企業(yè)行政管理領導崗位兩種崗位。企業(yè)行政管理實務第三節(jié) 企業(yè)行政管理崗位（一）企業(yè)行政管理基層崗位描述企業(yè)行政管理基層崗位主要是指企業(yè)行政助理和企業(yè)行政部采購這兩個工作崗位的崗位職責。企業(yè)行政管理實務第三節(jié) 企業(yè)行政管理崗位行政部采購員主要進行企業(yè)辦公用品、勞保用品、后勤物資的日常采購，是負責一項具體行政事務的工作崗位，屬于企業(yè)行政管理的基層

7、事務性工作崗位。采購本身是一項專業(yè)而重要的工作，而行政部的采購對行政管理工作的開展又是必須的，這就要求行政部采購員既了解采購的專業(yè)知識，又理解行政工作的特性。行政部采購的具體崗位職責是：匯總企業(yè)各部門的行政用品需求，核實后填寫采購計劃清單上報各級主管審批，以便及時采購；及時了解所購物品的市場動態(tài)，堅持貨比三家，保持對采購信息的熟悉準確；嚴格對采購物品進行驗收檢查，確保交貨品種、規(guī)格、數(shù)量達到要求，與發(fā)票相符；與保管員做好交接工作；了解已有采購物品的使用、維修等情況，跟蹤產(chǎn)品售后服務；對日常辦公耗費品的管理應同供應商建立友好穩(wěn)定的供貨關系，以免影響行政工作；嚴格執(zhí)行采購制度、財務制度，采購中及時

8、辦理各項手續(xù)，做到程序、單證、審批檢查等都符合要求。行政部采購的崗位素質要求主要有：熟悉了解辦公用品、辦公設備、辦公軟件等產(chǎn)品的性能要求；掌握采購專業(yè)知識，善于談判，熟悉企業(yè)財務管理規(guī)范；具有辦公軟件的操作能力，尤其是制表、制單的計算機操作；熱愛企業(yè)，責任心強，工作細心；嚴格自律，維護公司利益，不謀私利；具備協(xié)作精神和服務意識，積極配合其他部門工作需求。企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理基層崗位的特點企業(yè)行政的基層崗位主要從事行政事務性工作，具有鮮明的工作特點。事務性。服務性。規(guī)范性。企業(yè)行政管理實務 企業(yè)行政管理基層崗位的素質要求根據(jù)企業(yè)行政基層崗位的特點，做好企業(yè)行政基層崗位工作，有以下幾個方面

9、要求：思想素質。心理素質。身體素質。能力素質。知識素質、專業(yè)要求。企業(yè)行政管理實務總之，一般的企業(yè)行政工作都是涉及面廣，綜合性強，即使在企業(yè)行政的基層崗位工作也應該有較寬的知識面和較高的理論水平、政策水平、業(yè)務水平，企業(yè)行政員工必須把學習作為一項重要任務，做到理論聯(lián)系實際，務實求實，注重實效，在實踐中增長才干。企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理實務行政管理人員的基本素質 遵守制度紀律；人際技能；Office ,辦公技能；身心健康；思考：還有那些細節(jié)是反映行政管理人員素質特點的？企業(yè)行政管理領導崗位的特點企業(yè)行政管理領導崗位是指負責管理企業(yè)行政部門的崗位，如行政副總、行政總監(jiān)、行政經(jīng)理、行政主管等。企

10、業(yè)行政管理部門是綜合性部門，其職能具有綜合性和兼容性特征。擔任企業(yè)行政部門的管理者，需要企業(yè)組織中擔當多重工作角色：管家角色。助手角色。參謀角色。活動家角色。企業(yè)行政管理實務（二）企業(yè)行政管理領導崗位描述企業(yè)行政管理領導崗位主要有企業(yè)行政總監(jiān)和企業(yè)行政部主管兩種。企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理領導崗位的素質要求工作的多變性和多重性特征所決定了企業(yè)行政的管理層崗位具有多重角色定位。這就對企業(yè)行政部門管理者提出了更高的素質要求：資歷要求。思想素質。心理素質。專業(yè)素質。形象要求。企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理實務一些行政管理崗位： 行政總監(jiān)、行政經(jīng)理、經(jīng)理秘書、行政主管、行政秘書、總務部主管、檔案管理員

11、、企業(yè)文化專員、差旅管理員、ISO9000專員思考：還有什么企業(yè)行政管理的工作崗位，介紹一下這些崗位負責的工作。企業(yè)行政管理實務思考討論你如何認識企業(yè)行政管理的工作范圍及工作特點？企業(yè)行政管理的基層崗位同領導崗位的要求有何差異，如何實現(xiàn)從基層行政崗位向行政管理層崗位的職業(yè)過渡？在企業(yè)行政管理的工作內容中，有哪些在你以往的工作或學習中已經(jīng)能很好的掌握或處理，哪些尚不熟悉？某公司招聘行政經(jīng)理，待遇很好，你很想應聘到這個職位，可是你發(fā)覺有些條件或技能你并不太符合，你該怎么辦？企業(yè)行政管理實務企業(yè)行政管理實務第一章 企業(yè)行政管理概述實踐實訓環(huán)節(jié)企業(yè)行政管理實務第二章 企業(yè)行政事務 1.企業(yè)辦公室工作

12、2.企業(yè)對外關系管理3.企業(yè)差旅管理 4.企業(yè)會務管理 企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務辦公室工作的認識 辦公室涵義 ：(1)辦公的房子，是工作人員辦理公務的地方；（這種理解比較大，非行政人員也有辦公室）(2)機關和企事業(yè)單位內部辦理行政事務的工作機構，是設在上司身邊直接為上司服務的綜合部門；協(xié)助上司辦理專門事項、起輔助和協(xié)調整個日常工作作用的部門。 企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務辦公室的地位和作用 中心的地位和作用 樞紐的地位和作用 窗口的地位和作用企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務辦公室的外部職能 服務職能 指導職能 管理職能 監(jiān)督職能 協(xié)調職能 辦公室的內部

13、管理 辦公室制度規(guī)范 辦公室文化 辦公室員工管理辦公室管理名言把每一件簡單的事做好就是不簡單；把每一件平凡的事做好就是不平凡。 海爾集團 總裁 張瑞敏案例分析某公司經(jīng)理收到一封措辭無禮的信，是由某個與公司交往較深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把文員李小姐叫來，要她寫封回信，與這位代理商斷絕一切交易和關系，并命令李小姐立即將信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一種做法做妥當，為什么？（1） 按照經(jīng)理指示立即回到自己的辦公室，將信打印寄走了。（2） 寫完了信，想到自己是經(jīng)理的助手，有責任提醒經(jīng)理，為了公司利益得罪了經(jīng)理也值得。于是對經(jīng)理說：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！”（3） 沒有馬上去寫

14、信，而是向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請您冷靜一點！與對方斷絕關系會產(chǎn)生什么后果呢？在這件事情上，我們難道就沒有應該反省的地方嗎？”（4） 當天快下班時，將打印好的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以將這信寄走嗎？”企業(yè)行政管理實務（一）接待工作的原則通常的企業(yè)接待工作，行政人員應注意以下幾個原則：1誠懇熱情、講究禮儀。2細致周到、按章辦事。3儉省節(jié)約。4保守秘密。企業(yè)接待中還可能遇到外事接待工作。外事接待是指接待外國來賓，隨著我國對外經(jīng)貿(mào)往來的日益頻繁，接待外國來賓、客商、技術人員等的工作也越來越多。外事接待涉及國際交往關系，與一般的企業(yè)接待有所不同，因此需要特別注意。外事接待工作中的基本原則是

15、：1主權高于一切原則。2高度統(tǒng)一的原則。3平等相待原則。4內外有別原則。5接待得當原則。一、辦公室接待工作（二）企業(yè)接待工作的內容企業(yè)接待工作的內容包括：接待前的準備，到訪時接待，以及來賓離開后的后續(xù)工作。 1接待前的準備工作（1）邀請：向來賓發(fā)出邀請，可以口頭邀請、書面邀請或者上門邀請，書面邀請是最常用、最正式的邀請方式，通常采取“請柬”或“信函”的方式。（2）擬定接待方案：確定有接待任務后，行政人員應該提前制定好行程方案。制定方案時需要詳細了解來賓的人數(shù)、行程，并與對方加強溝通，將制定的方案提前告知對方，進行確定。（3）接待活動預算：對接待活動事先進行經(jīng)費預算，以便對確定接待的規(guī)格有所把握

16、。（4）全面準備：開始落實接待方案的各項細節(jié)，主要有預定酒店食宿、交通安排、會議場所布置、接待人員安排、物資采購等。應做到周密細致，有條不紊。企業(yè)行政管理實務2到訪接待（1）迎接：一般而言，重要的接待工作需要安排專門人員前往車站、機場地迎接客人。必要時，還需要行政部門主要負責人親自前往迎接。接待客到單位時，企業(yè)主要負責人若沒有在車站、機場等地迎接，則應在單位門口迎接，以示尊重。必要時，還可以舉行一定規(guī)模的歡迎儀式。（2）正式接待活動：原則上應該按照事先擬訂的計劃書來進行。接待內容應當包括：雙方業(yè)務負責人間的會晤及技術上的交流活動；對本方企業(yè)各項情況的介紹、安排企業(yè)的整體參觀活動；安排宴會款待來

17、賓，以示對客人的尊重和歡迎；在正式接待內容完成之后，可以邀請并陪同外地客人游覽本地名勝古跡等。（3）妥當安排送行：接待工作應該有始有終，當接待活動結束，客人即將返程時，接待工作絕不能在此時有絲毫的松懈。應當為客人定好回程的車、船、機票。準備有地方特色或企業(yè)特色的紀念品贈送客人。企業(yè)行政管理實務3接待后續(xù)工作在來賓離開之后，還應做好后續(xù)的一些工作，包括客人離開后應該及時聯(lián)系，確認是否安全返回，并了解對接待工作的意見；條件允許，可以安排到對方單位進行回訪，進一步強化訪問達成的成果；接待期間的照片、音像資料、合作協(xié)議等應在處理好后及時郵寄給對方。此外，接待人員要接待活動進行認真全面的總結，看看哪些方

18、面客人最滿意，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結不斷提高接待質量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。企業(yè)行政管理實務團體接待程序：若有會見與會談、宴請、參觀活動接受任務了解來賓確定接待規(guī)格制訂計劃準備工作 會見、會談迎接來賓宴請娛樂送站接待小結參觀游覽企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務二、對外聯(lián)絡、接待工作（1）企業(yè)對外聯(lián)絡的對象政府管理部門 業(yè)務相關單位 社會媒體供應商 經(jīng)銷商 客戶 競爭對手 行業(yè)協(xié)會 聯(lián)絡方式：日常聯(lián)絡（節(jié)日、慶典） 任務宴請或拜訪 企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行

19、政事務（二）處理政府關系地方村、鎮(zhèn)、區(qū)、市政府及所屬部門；行業(yè)主管政府部門；省市、中央政府；處理政府關系的技巧：了解政府的工作方式講規(guī)格、講形式、務虛不務實制度程序性強，有時個人說了不算企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務（三）接待工作事前準備接待后續(xù)工作重點技巧技能：建立好第一印象（介紹、明片、形象）；尋找話題：既要圍繞工作，又要交上朋友；用心注意細節(jié)；企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務外事接待：注意有關國家主權等敏感問題的說法；注意尊重國家、民族的習慣；內外有別，注意保密工作；對外事務的管理、手續(xù)都較為復雜，要提前辦理留有余地。企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務技能點

20、：贈送商務禮物（1）商務禮品的意義作用（2）商務禮品的選擇（3）把握贈送的時機（4）商業(yè)禮品的贈送要領(P32)思考： 邀請經(jīng)銷商、供應商、關系戶到珠海開會有什么特色禮物？企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務三、行政會議的組織案例分析：三星的“沙漏會議”企業(yè)行政會議的特點？講究效率：減少時間，減少成本，增加效果企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務會議組織環(huán)節(jié)：會前準備會中服務會后工作列寫做一次簡潔高效的行政會議的工作要領：企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務四、差旅管理含義：對員工外出工作的管理或協(xié)助，包括：交通安排、食宿安排、出差經(jīng)費、各類手續(xù)主要問題： 管理太嚴，影響員工工作積極性； 管理太松，產(chǎn)生漏洞，成本上升。企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務（一）交通安排 出差的交通手段有公司車輛、的士、火車、客車、飛機、輪船等六種。 事先根據(jù)出差級別規(guī)定好可選的范圍； 留好票據(jù)以供報效； 商務活動要避免過分節(jié)儉耽誤工作；企業(yè)行政管理實務第二章 辦公室日常行政事務（二）食宿安排酒店的級別：15星級酒店 興新的快捷酒店阿聯(lián)酋迪拜的七星級酒店企業(yè)行政管理實務第