第六章檔案登記與統(tǒng)計(jì)ppt課件

1、第六章 檔案登記與統(tǒng)計(jì).第六章 檔案登記與統(tǒng)計(jì).6.1.檔案登記和統(tǒng)計(jì)概述.6.1.1. 檔案登記和統(tǒng)計(jì)的普通概念登記一種是帶有司法行為性質(zhì)的認(rèn)證性登記如婚姻登記，商標(biāo)、專利、工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照的注冊(cè)登記等等；一種是在各項(xiàng)日常管理活動(dòng)中對(duì)各種現(xiàn)實(shí)、行為的任務(wù)記錄性登記如會(huì)客登記、出入庫(kù)登記等等。.6.1.1. 檔案登記和統(tǒng)計(jì)的普通概念登記對(duì)管理活動(dòng)中發(fā)生的種種較為重要的現(xiàn)實(shí)、行為、景象、數(shù)字等進(jìn)展隨時(shí)記錄，以把握整個(gè)管理任務(wù)的過(guò)程和形狀。統(tǒng)計(jì)較為宏觀的定量描畫(huà)、定量分析的技術(shù)方法，用以認(rèn)識(shí)事物的總體形狀、趨勢(shì)和性質(zhì)，為指點(diǎn)和決策行為根底性信息支持。.6.1.1. 檔案登記和統(tǒng)計(jì)的普通概念登記和統(tǒng)計(jì)任

2、務(wù)的關(guān)系登記任務(wù)是統(tǒng)計(jì)任務(wù)的根底。登記任務(wù)是統(tǒng)計(jì)任務(wù)的一部分。檔案登記與統(tǒng)計(jì)涉及檔案管理領(lǐng)域一切的重要現(xiàn)實(shí)與數(shù)據(jù)。.6.1.2. 檔案登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)的義務(wù)和要求義務(wù)：對(duì)檔案和檔案任務(wù)的開(kāi)展情況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析， 提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)視。.6.1.2. 檔案登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)的義務(wù)和要求要求：準(zhǔn)確性及時(shí)性制度化并相互結(jié)合檔案統(tǒng)計(jì)網(wǎng)絡(luò)科學(xué)性科學(xué)的規(guī)范和方法全國(guó)通用的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一致的格式、口徑和規(guī)范，明確統(tǒng)計(jì)的范圍、內(nèi)容、工程和要求.遵照全國(guó)統(tǒng)計(jì)任務(wù)現(xiàn)代化的要求，須到達(dá)：統(tǒng)計(jì)目的體系完好化統(tǒng)計(jì)分類規(guī)范化統(tǒng)計(jì)調(diào)查任務(wù)科學(xué)化統(tǒng)計(jì)根底任務(wù)規(guī)范化統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化統(tǒng)計(jì)效力優(yōu)質(zhì)化.從統(tǒng)計(jì)的

3、對(duì)象來(lái)看，分為兩方面：、對(duì)檔案實(shí)體及其管理情況的統(tǒng)計(jì)；、對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理情況的統(tǒng)計(jì)；目前，我國(guó)檔案任務(wù)的根本情況統(tǒng)計(jì)，分為四個(gè)層次：其一，全國(guó)檔案任務(wù)根本情況統(tǒng)計(jì)；其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案任務(wù)情況統(tǒng)計(jì)；其三，地方包括省、市、地、縣各級(jí)檔案任務(wù)根本情況統(tǒng)計(jì)；其四，檔案館、檔案室檔案任務(wù)情況統(tǒng)計(jì)。.檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù)的意義.6.1.3.選定檔案統(tǒng)計(jì)目的.6.1.3.1. 確定檔案統(tǒng)計(jì)目的的原那么必需與檔案任務(wù)中一定的數(shù)量表現(xiàn)聯(lián)絡(luò)在一同一致性和穩(wěn)定性可比性運(yùn)用平均數(shù)，必需遵照總體同質(zhì)性的原那么.6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計(jì)目的的主要內(nèi)容.6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計(jì)目的的主要內(nèi)容.6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計(jì)目

4、的的主要內(nèi)容.6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計(jì)目的的主要內(nèi)容.6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計(jì)目的的主要內(nèi)容.6.1.4. 檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查6.1.4.1. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)表是下級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)和檔案館室，按照一致的規(guī)定向上級(jí)機(jī)關(guān)以表的方式定期報(bào)送的文件最根本、最常見(jiàn)報(bào)表制度的主要特點(diǎn)：填報(bào)單位都以原始記錄為根據(jù)，按照規(guī)定的格式、一致的計(jì)算方法和一定的期限填送報(bào)表。6.1.4.2. 專門(mén)調(diào)查專門(mén)調(diào)查是根據(jù)一定的目的要求，暫時(shí)組織起來(lái)的調(diào)查，它是統(tǒng)計(jì)報(bào)表的一種補(bǔ)充方式。.6.1.5. 檔案統(tǒng)計(jì)資料整理與統(tǒng)計(jì)分析統(tǒng)計(jì)分組把檔案任務(wù)中的各種景象分出不同類型的組，加深認(rèn)識(shí)檔案任務(wù)總體構(gòu)成與景象之間的相互關(guān)系。分組的關(guān)鍵

5、是分組標(biāo)志檔案統(tǒng)計(jì)分析是對(duì)調(diào)查獲得的大量的經(jīng)過(guò)整理的資料進(jìn)展分析研討，從中發(fā)現(xiàn)和總結(jié)出帶有典型性的閱歷教訓(xùn)。動(dòng)態(tài)分析方法.時(shí)間序列也叫時(shí)間數(shù)列、歷史復(fù)數(shù)或動(dòng)態(tài)數(shù)列。它是將某種統(tǒng)計(jì)目的的數(shù)值，按時(shí)間先后順序排到所構(gòu)成的數(shù)列。時(shí)間序列預(yù)測(cè)法就是經(jīng)過(guò)編制和分析時(shí)間序列，根據(jù)時(shí)間序列所反映出來(lái)的開(kāi)展過(guò)程、方向和趨勢(shì)，進(jìn)展類推或延伸，借以預(yù)測(cè)下一段時(shí)間或以后假設(shè)干年內(nèi)能夠到達(dá)的程度。.時(shí)間序列其內(nèi)容包括：搜集與整理某種社會(huì)景象的歷史資料；對(duì)這些資料進(jìn)展檢查鑒別，排成數(shù)列；分析時(shí)間數(shù)列，從中尋覓該社會(huì)景象隨時(shí)間變化而變化的規(guī)律，得出一定的方式；以此方式去預(yù)測(cè)該社會(huì)景象未來(lái)的情況。.6.1.6. 案卷數(shù)量和

6、情況檢查目的：查明檔案的實(shí)有數(shù)量能否與案卷目錄上的登記相符，發(fā)現(xiàn)被損壞的案卷和字跡模糊需求修復(fù)，需求重新裝訂、消毒和復(fù)印的文件。檢查任務(wù)要嚴(yán)厲以全宗為單位進(jìn)展檢查周期要根據(jù)全宗的重要程度來(lái)確定。5年，10年，15年.6.1.6. 案卷數(shù)量和情況檢查缺卷、編目上的錯(cuò)誤和實(shí)踐損壞，都要計(jì)入“案卷數(shù)量和情況檢查單。檢查單在檢查過(guò)程中要按每個(gè)目錄分開(kāi)填寫(xiě)。檢查案卷數(shù)量過(guò)程中，不允許在目錄上隨意做標(biāo)志，也不允許打亂案卷的陳列次序。檢查以后在目錄上加蓋“年檢查的戳記。作出案卷數(shù)量與情況的檢查報(bào)告其中注明全宗號(hào)、全宗稱號(hào)和種類、檢查日期以及檢查的總數(shù)量、目錄中實(shí)有案卷數(shù)、目錄所缺案卷數(shù)、由于案卷放錯(cuò)位置而發(fā)

7、生漏編號(hào)數(shù)以及實(shí)有案卷總數(shù)，需求裝訂、消毒、殺蟲(chóng)、修復(fù)、恢復(fù)模糊字跡的案卷數(shù)。.6.1.7. 檔案統(tǒng)計(jì)規(guī)范化建立健全一致的檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù)制度一致報(bào)表的格式一致計(jì)量單位.6.2. 檔案室的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù).6.2.1. 檔案情況登記卷內(nèi)目錄案卷目錄歸檔文件目錄：分類方案和室編件號(hào)總登記?。簷n案收入、移出變化情況和實(shí)存數(shù)量.卷內(nèi)目錄.案卷目錄.歸檔文件目錄.6.2.2. 檔案任務(wù)情況登記.6.2.2.1.任務(wù)日志逐日記錄每一天的任務(wù)內(nèi)容及其進(jìn)程和問(wèn)題普通采用簿冊(cè)方式，按機(jī)構(gòu)單位或按人，每月或每年用一冊(cè)，每一頁(yè)用于登記一天或一周的任務(wù)情況。登記工程：日期年月日星期，時(shí)間上午下午或詳細(xì)時(shí)辰，任務(wù)內(nèi)容，任務(wù)

8、量與進(jìn)度，任務(wù)中的問(wèn)題及處置情況，每周或每月的統(tǒng)計(jì)、小結(jié)等。.6.2.2.2.人員進(jìn)出庫(kù)房登記登記本，放置在庫(kù)房入口處每次進(jìn)出均應(yīng)登記登記工程：日期、進(jìn)出庫(kù)人員姓名、進(jìn)入庫(kù)房時(shí)間時(shí)辰、進(jìn)庫(kù)事由、出庫(kù)時(shí)間時(shí)辰等。.6.2.2.3.檔案出入庫(kù)登記登記本，放置在庫(kù)房入口處或庫(kù)房中固定位置登記工程：出庫(kù)的日期及時(shí)間時(shí)辰、檔號(hào)及數(shù)量、緣由即用途、歸入日期及時(shí)間時(shí)辰、經(jīng)手人，等。.6.2.2.4.檔案清點(diǎn)、檢查登記登記表本冊(cè)或單頁(yè)式、筆記本存入全宗卷中登記內(nèi)容清點(diǎn)、檢查的日期，緣由，清點(diǎn)、檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的情況及問(wèn)題，清點(diǎn)、檢查的結(jié)果結(jié)論，從事清點(diǎn)、檢查的任務(wù)人員姓名清點(diǎn)、檢查報(bào)告.6.2.2.5.檔案利用登記簿教材P239.6.2.2.6.利用者登記卡檔案館，規(guī)模較大的