某公司辦公用品管理流程設(shè)計(jì)

1、 ixx公司辦公用品管理流程設(shè)計(jì)一、選題立項(xiàng)的起因、理由xx公司是（簡(jiǎn)介）。辦公用品使用量較大，目前該公司雖然制定了辦公用品管理辦法，但通過(guò)實(shí)習(xí)期間調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該公司在辦公用品管理過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：一是管理人員設(shè)置不合理，目前該公司只設(shè)立一名辦公用品管理人員，在采購(gòu)、入庫(kù)、由庫(kù)保管等方面均由一個(gè)人承擔(dān)，不符合相關(guān)的財(cái)務(wù)規(guī)定。二是家底不清，沒(méi)有建立采購(gòu)、由入庫(kù)登記表及臺(tái)賬。三是辦公用品（低值易耗品）流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，每年約有3慚失。四是管理人員的變動(dòng)頻繁，核查交接手續(xù)不全、造成賬實(shí)不符現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。五是辦公用品（低值易耗品）沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行定期不定期檢查制度，管理不到位，缺乏責(zé)任心。二

2、、公司辦公用品管理設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容（一）該公司原有辦公用品管理辦法第一條：為規(guī)范公司辦公用品（低值易耗品）管理，保證公司辦公需要，杜絕浪費(fèi)，減少開(kāi)支，制定本辦法。第二條：辦公用品的清點(diǎn)、領(lǐng)用、購(gòu)置計(jì)劃制定等日常管 理由辦公室專(zhuān)職保管員負(fù)責(zé)。第三條：辦公室保管人員根據(jù)辦公和低值易耗品的庫(kù)存情況或部室的要求，書(shū)面向公司采購(gòu)委申請(qǐng)所要購(gòu)買(mǎi)物品的規(guī)格、型號(hào)等，經(jīng)審核由分管負(fù)責(zé)人審批，審批后，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)。第四條：購(gòu)買(mǎi)時(shí)由二名以上采購(gòu)人員共同承辦，至少選三家商店經(jīng)考察后，確定一家商品價(jià)格合理，質(zhì)量可靠的商店購(gòu)買(mǎi)。第五條：涉及水、暖、電，計(jì)算機(jī)等方面物品的采購(gòu)，必須由相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員配合。第六條：物品購(gòu)回

3、以后，采購(gòu)人員要將所購(gòu)物品及清單一并交保管人員清點(diǎn)核對(duì)，驗(yàn)收合格后，入庫(kù)保管。第七條：各部室領(lǐng)取辦公用品要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用登記表，到庫(kù)房領(lǐng)取，原則上一月領(lǐng)取一次。第八條：本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，以前辦法與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。第九條：本辦法由xx公司辦公室制定，并負(fù)責(zé)解釋。該公司雖然制定了管理辦法，但在執(zhí)行過(guò)程中隨意性大，問(wèn)題較多，結(jié)合實(shí)際，我主要設(shè)計(jì)了以下管理流程，重點(diǎn)是要對(duì)過(guò)程進(jìn)行控制，并能持續(xù)改進(jìn)，進(jìn)而提高辦公用品管理水平。（二）新辦公用品管理流程設(shè)計(jì)內(nèi)容1、辦公用品管理流程圖辦公室負(fù)責(zé)人、米購(gòu)人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，公用品采購(gòu)計(jì)劃，填制辦公用品采購(gòu)審批表。

4、制定辦作采購(gòu)計(jì)劃能公司采購(gòu)委或分管負(fù)責(zé)人，根據(jù)上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃及實(shí)際情況進(jìn)行審批，確定采購(gòu)品種及數(shù)量。保管員作臺(tái)賬入庫(kù)處理辦公用品采購(gòu)回后，將物品及清單交由保管員，由保管員填制入庫(kù)臺(tái)賬，并入庫(kù)保管。,采購(gòu)人員根據(jù)審批情況，到相關(guān)商店（至少三家）進(jìn)行問(wèn)價(jià)、驗(yàn)貨，按照價(jià)低質(zhì)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)。入庫(kù)保管公司采購(gòu)委定期根據(jù)庫(kù)存臺(tái)賬與庫(kù)存進(jìn)行檢查。圖1辦公用品管理流程圖2、辦公用品采購(gòu)審批表表1：辦公用品米購(gòu)審批表申請(qǐng)部門(mén)年月日序號(hào)品名計(jì)劃數(shù)量審批數(shù)量.購(gòu)買(mǎi)數(shù)量備注1碳素筆30支30支30支2節(jié)能燈10個(gè)10個(gè)一10個(gè)3筆記本20本20本20本申請(qǐng)人：王XX主管領(lǐng)導(dǎo)審批：趙XX3、辦公用品入庫(kù)臺(tái)賬表2:辦公用品

5、入庫(kù)臺(tái)賬年月日序號(hào)品名數(shù)量采購(gòu)人員保管人員備注1碳素筆30支張XX、王XX李XX2節(jié)能燈10個(gè)張XX、王XX李XX3筆記本20本張XX、王XX李XX44、辦公用品領(lǐng)用表表3:辦公用品領(lǐng)用表序號(hào)品名領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時(shí)間備注1碳素筆10支綜合業(yè)務(wù)部x月x日2節(jié)能燈3個(gè)辦公室x月x日3筆記本15本辦公室x月x日45、辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬表4:辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬序號(hào)品名入庫(kù)日期數(shù)量出庫(kù)日期數(shù)量庫(kù)存數(shù)量備注1碳素筆x月x日30支x月x日10支20支2節(jié)能燈x月x日10個(gè)x月x日3個(gè)7個(gè)3筆記本x月x日20本x月x日15本5本4.記賬人：李XX6、辦公用品核查表表5:辦公用品核查表管理人員：李XX行政部門(mén)

6、：張XX主管領(lǐng)導(dǎo)：趙XX核查時(shí)間：月日序號(hào)庫(kù)存數(shù)量檢查數(shù)量賬實(shí)數(shù)量增減情況增減原因備注120支20支0相符27個(gè)7個(gè)0相符35本5本0相符4三、辦公用品管理流程設(shè)計(jì)運(yùn)行說(shuō)明根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)和公司相關(guān)人員座談，結(jié)合自身所學(xué)專(zhuān)業(yè)，我設(shè)計(jì)了“xx公司辦公用品管理流程”、該流程出臺(tái)后，經(jīng)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，同意進(jìn)行模擬運(yùn)行。運(yùn)行環(huán)境說(shuō)明：按照設(shè)計(jì)要求，在運(yùn)行過(guò)程中我主要安排了4個(gè)對(duì)象，分別是主管領(lǐng)導(dǎo)趙XX、行政部門(mén)負(fù)責(zé)人張XX、采購(gòu)人員王XX、庫(kù)房管理員李XX,提出了運(yùn)行環(huán)境要求，從軟件來(lái)說(shuō)，制定了辦公用品采購(gòu)管理辦法、出入庫(kù)管理制度、月檢查制度等相關(guān)的規(guī)章制度，從硬件來(lái)說(shuō)，配備了微機(jī)和庫(kù)房等。運(yùn)行過(guò)程

7、說(shuō)明：按流程設(shè)計(jì)要求，x月x日我們進(jìn)行了模擬運(yùn)行，首先采購(gòu)人員王XX及行政部門(mén)負(fù)責(zé)人張XX按照支行辦公需求，計(jì)劃購(gòu)買(mǎi)碳素筆30支，節(jié)能燈10個(gè)，筆記本20本，并填制了辦公用品采購(gòu)審批表（表1）,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)趙xx審批后，由行政人員張xx、采購(gòu)人員王xx進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)回后，將審批表交由保管員李xx填制辦公用品入庫(kù)臺(tái)賬（表2）,并入庫(kù)保管。x月x日公司綜合業(yè)務(wù)部領(lǐng)取碳素筆10支，辦公室領(lǐng)取節(jié)能燈3個(gè)，筆記本15本，并填制辦公用品領(lǐng)用表進(jìn)行領(lǐng)?。ū?）。之后，保管員李xx按照入庫(kù)臺(tái)賬及領(lǐng)用表填制辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬（表4）,以備查驗(yàn)。x月x日，公司采購(gòu)委對(duì)庫(kù)存進(jìn)行了檢查，管理人員、行政部門(mén)、主管領(lǐng)導(dǎo)在檢查表上分別簽字（表5）,并根據(jù)檢查情況，提出意見(jiàn)和建議，全部流程運(yùn)行完畢。四、辦公用品管理流程設(shè)計(jì)效果自我評(píng)價(jià)該流程通過(guò)運(yùn)行，公司召集各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)該流程進(jìn)行了評(píng)價(jià)，大家一致認(rèn)為：該流程注重對(duì)辦公用品管理實(shí)施了過(guò)程控制，達(dá)到了四個(gè)效果，一是提高了相關(guān)人員的責(zé)任心。二是杜絕了資產(chǎn)流失。三