2022年時間管理能力培訓(xùn)課件

1、時間管理能力江蘇城市職業(yè)學(xué)院如果老師走過來對你說 :有家銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。 江蘇城市職業(yè)學(xué)院你會是什么反應(yīng) ?.!江蘇城市職業(yè)學(xué)院我們每個人每天都有8.64萬，每天有24小時，每小時有60分鐘，每分鐘有60秒，總計就是8.64萬秒。我們應(yīng)該如何花這8.64萬呢？ 江蘇城市職業(yè)學(xué)院第一節(jié) 時間管理概述 第二節(jié) 時間管理的誤區(qū)第三節(jié) 時間管理能力的培養(yǎng) 一、有效利用時間的技巧 二、時間管理的方法

2、延伸閱讀江蘇城市職業(yè)學(xué)院第一節(jié) 時間管理概述 一、時間的意義 ：(1)你的時間夠用嗎？(2)你如何看待以下問題?時間就是金錢嗎？ 時間=金錢金錢對你的意義重于時間嗎？ 時間金錢時間對你比金錢更有價值嗎？ 時間金錢你選擇哪一種答案？_江蘇城市職業(yè)學(xué)院時間是個人成功道路上最稀缺的資源，它制約著其他各種資源效果的發(fā)揮，決定著成果的大小。無論個人還是企業(yè)，要取得更大的成果或者成功，就必須對時間管理予以重視，對時間進(jìn)行有效管理。 江蘇城市職業(yè)學(xué)院二、時間的特性（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時間不象人力

3、、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時間，所以我們無法節(jié)流。 江蘇城市職業(yè)學(xué)院（3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （4）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。花費(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。換？江蘇城市職業(yè)學(xué)院三、時間管理的含義 時間管理并不是指以時間為對象而進(jìn)行的管理。由于時間總是按著一定的速率光臨，并且按照同一速率消失，所以時間本身是無法管理的?！皶r間管理”的正確涵義應(yīng)該是面對時間而進(jìn)行“自管理者管理”。 江蘇城市職業(yè)學(xué)院所謂

4、“自管理者的管理”，指的是你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 江蘇城市職業(yè)學(xué)院第二節(jié) 時間管理的誤區(qū)江蘇城市職業(yè)學(xué)院高總是某陶瓷公司的總經(jīng)理，他的日常工作中幾乎每一天都排滿了各種各樣的任務(wù)。這天他一上班，就感覺到又是忙碌的一天：（1）某個酒店預(yù)定的10000套精品餐具根據(jù)合同要在后天交貨，但是一大早設(shè)計部門反映說制造部生產(chǎn)的大量碗碟出現(xiàn)了狀況，與他們的設(shè)計有出入。而若不按時交貨，他們將要支付高額的賠償金，高總需要馬上處理；（2）早上九點業(yè)務(wù)部召開例會，他需要出席；（3）幾個朋友給他的

5、手機(jī)留言了，讓他有空回復(fù)；江蘇城市職業(yè)學(xué)院（4）市場部策劃完成了公司下半年在各省的產(chǎn)品推廣方案，方案需要他審閱；（5）由于公司熱衷于公益事業(yè)，高總受邀參加省電視臺的訪談節(jié)目并作為企業(yè)家代表發(fā)言。所以在明晚訪談之前，高總需要與電視臺的欄目組聯(lián)系并敲定發(fā)言稿；（6）下午他要去見兩個重要客戶，洽談一下合約的具體事宜。請你給高總安排個時間表江蘇城市職業(yè)學(xué)院自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn)；沒有時間與家人多處一會兒；沒有時間多讀書；沒有時間嘗試新的事物；沒有業(yè)余愛好的時間?？傊瑳]有在有限的時間里做自己應(yīng)該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。我們?yōu)楹蚊y？江蘇城市職業(yè)學(xué)院工作缺乏計劃，不清楚目

6、標(biāo) 不會拒絕他人托付拖延時間時間管理的誤區(qū)江蘇城市職業(yè)學(xué)院時間管理的誤區(qū) 應(yīng)付電話騷擾應(yīng)付不速之客會議過多或過長江蘇城市職業(yè)學(xué)院時間管理的誤區(qū)事必躬親辦公桌混亂江蘇城市職業(yè)學(xué)院原因：1、渴望受到別人的贊許或者接納；2、怕會冒犯別人；3、對義務(wù)的認(rèn)識錯誤。浪費(fèi)時間的同時，真正的工作又沒有做；4、不知道如何拒絕，不知道如何表達(dá)拒絕的意思，找不到拒絕的借口；5、缺乏工作目標(biāo)與優(yōu)先順序；6、別人毫不考慮的就假定你會答應(yīng)；7、無法拒絕老板。 17江蘇城市職業(yè)學(xué)院拖延指數(shù)測驗 請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我總是尋找理由和借口。A、非常同意 B、略表同意 C、

7、略表不同意 D、極不同意（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者施加壓力是必要的。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（5）當(dāng)被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快

8、的工作。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 江蘇城市職業(yè)學(xué)院（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意評分標(biāo)準(zhǔn):每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?！拔业耐涎又笖?shù)是_。

9、”總分20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。21總分30，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病?！八?，我是一個_?！?17江蘇城市職業(yè)學(xué)院作為管理者，經(jīng)常會受到不速之客的拜訪，拜訪者說得最多的話是：“只借用你一分鐘時間可以嗎？”不速之客的拜訪會占用原本計劃好的時間，從而造成時間的浪費(fèi)和工作的推遲。 18江蘇城市職業(yè)學(xué)院無法拒絕電話干擾的原因 ：1、害怕冒犯別人，怕來電者覺得不愉快；2、希望保持消息靈通，不想漏掉任何情形；3、自我膨脹，自我感覺身價不凡；4、享受社交的樂趣，把接電話變成社交活動的工具或者當(dāng)成不愿意承擔(dān)某項艱巨或乏味工作的借口。 18江蘇城市職業(yè)學(xué)院會議出現(xiàn)過多或過長的原因

10、 ：沒有適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備 沒有議程 找錯人參加 沒有計劃 會議過多或會議時間過長 不能準(zhǔn)時開會 有外來干擾 討論脫離議程的內(nèi)容 沒有結(jié)論 沒有追蹤執(zhí)行情況 18江蘇城市職業(yè)學(xué)院辦公桌上雜亂無章，文件、工具、傳真、留言條、電腦鍵盤，甚至一些化妝用品、照片架擺放得亂七八糟，當(dāng)需要尋找某一個文件時，得將辦公桌從上到下、從里到外翻幾遍才可能找得到，而這個尋找過程又進(jìn)一步加劇了混亂的狀況。 19江蘇城市職業(yè)學(xué)院事必躬親的原因 ：1、管理者缺乏安全感，害怕失敗、害怕被部屬取代；2、對部下缺乏信心、不信任部屬，覺得自己可以把工作做得更好更快；3、覺得做事比管人舒服；4、希望人人都知道所有的細(xì)節(jié)，以至于不能夠適當(dāng)?shù)?/p>

11、控制工作量。5、管得過多，沒有最終進(jìn)度，人手不足，部屬的工作過量。 江蘇城市職業(yè)學(xué)院諸葛亮是一個好的領(lǐng)導(dǎo)者嗎？19江蘇城市職業(yè)學(xué)院我們要如何做?第三節(jié) 時間管理能力的培養(yǎng) 江蘇城市職業(yè)學(xué)院一、有效利用時間的技巧 江蘇城市職業(yè)學(xué)院合理制定工作計劃學(xué)會說“不”提高工作效率有效利用時間的技巧江蘇城市職業(yè)學(xué)院有效利用時間的技巧長話短說的電話拒絕不速之客打擾簡短高效的會議江蘇城市職業(yè)學(xué)院有效利用時間的技巧正確授權(quán)美化辦公桌江蘇城市職業(yè)學(xué)院所謂計劃，即指未來行動綱領(lǐng)的先期決策。制定計劃的步驟：(1)確立目標(biāo)；(2)探尋完成目標(biāo)的各種途徑；(3)選定最佳的途徑；(4)將最佳的途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項；

12、(5)編排每周或每日的工作次序并加以執(zhí)行；(6)定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。 31江蘇城市職業(yè)學(xué)院培養(yǎng)說“不”的能力 如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷時，你的工作品質(zhì)勢必會大受影響。所以，要學(xué)會說“不”。NO！NO！NO！31江蘇城市職業(yè)學(xué)院拒絕拖延1、要有能力辨認(rèn)事情的重要性。2、不要產(chǎn)生自我幻覺。 3、不要認(rèn)為遇到壓力才會有最好的結(jié)果。 4、習(xí)慣先做較難的事情，后做較簡單的事情。 5、工作時間的估算要切實際。 6、不要貪求過多。 7、不要擱置工作。 31江蘇城市職業(yè)學(xué)院應(yīng)對不速之客1、解決的方法 （1）延后處理。 （2）把訪客轉(zhuǎn)交給別人。（3）另外安排時

13、間。 2、回答問題 （1）簡明扼要。（2）長話短說。 32江蘇城市職業(yè)學(xué)院阻絕干擾集合所有電話32江蘇城市職業(yè)學(xué)院會議冗長只會讓與會者厭煩。開會務(wù)求簡短高效。32江蘇城市職業(yè)學(xué)院及時清理桌面，釋放工作空間 。文件過濾歸類放好。33江蘇城市職業(yè)學(xué)院授權(quán)是指將一個管理者的職責(zé)內(nèi)的任務(wù)轉(zhuǎn)移到一個部屬的身上，在托付完成工作的同時，也一并授予他完成任務(wù)所需要的權(quán)限與責(zé)任，但管理者保留并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。 江蘇城市職業(yè)學(xué)院授權(quán)的原則 ：(1)盡量及時的授權(quán) (2)明確分配工作，必須了解下屬的能力與才干，說明“做什么”，而非“怎樣去做” (3)授予權(quán)力的同時要提供資源 (4)注重成效 (5

14、)由簡至繁，循序漸進(jìn)向下授權(quán) (6)授權(quán)者仍然要承擔(dān)責(zé)任 (7)堅持適度原則 江蘇城市職業(yè)學(xué)院授權(quán)的類型 ：（1）下達(dá)指令型（2）充分信任型江蘇城市職業(yè)學(xué)院二、時間管理的方法 江蘇城市職業(yè)學(xué)院（一）6點優(yōu)先工作制（二）帕累托原則（三）麥肯錫30秒電梯理論 （四）莫法特休息法（五）最新的時間管理方法-GTD江蘇城市職業(yè)學(xué)院6點優(yōu)先工作制把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號為“2”的事，依此類推 45江蘇城市職業(yè)學(xué)院帕累托原則在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)

15、，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。 江蘇城市職業(yè)學(xué)院第四象限不緊急不重要第三象限緊 急不重要第二象限 不緊急重 要 第一象限 緊急 重要 重要 不重要緊急 不緊急四象限分析法江蘇城市職業(yè)學(xué)院四象限法解析忙碌瑣碎的事處理文件等函件電話浪費(fèi)性時間逃避性活動造成干擾的訪問、電話信件、報告某些會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事準(zhǔn)備工作預(yù)防措施、價值觀的澄清計劃人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力增進(jìn)自己的能力緊急狀況迫切問題限期完成的會議或工作 緊急 不緊急重要 不重要江蘇城市職業(yè)學(xué)院偏重第一類事務(wù)的結(jié)果結(jié)果：壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局江蘇城市職業(yè)學(xué)院偏重第

16、三類事務(wù)的結(jié)果結(jié)果：短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛甚至破裂江蘇城市職業(yè)學(xué)院偏重第三、四類事務(wù)的結(jié)果結(jié)果：全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生江蘇城市職業(yè)學(xué)院偏重第二類事務(wù)的結(jié)果結(jié)果：有遠(yuǎn)見平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)45江蘇城市職業(yè)學(xué)院麥肯錫30秒電梯理論麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。 45江蘇城市職業(yè)學(xué)院莫法特休息法莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。 厭倦有價45江蘇城市職業(yè)學(xué)院最新的時間管理方法

17、-GTD45江蘇城市職業(yè)學(xué)院活動投資組合今天，工作、學(xué)習(xí)、聯(lián)絡(luò)關(guān)系、結(jié)婚、養(yǎng)家、參加社區(qū)活動和保持健康都成為自我事業(yè)的組成部分。難就難在了解應(yīng)在這些不同的活動中分別投資多少，以及如何在每項活動上平衡時間和精力。 工作的變化會最大程度地改變?nèi)说纳?。我們能做的最重要的變化就在于換一種想法嘗試把工作視為根據(jù)你想如何生活的愿望而分散到全部生命中的時間單位。延伸閱讀江蘇城市職業(yè)學(xué)院活動投資組合將時間有效管理起來的“活動投資組合”概念 *七種工作： 1、領(lǐng)薪工作：根據(jù)付出的時間計酬； 2、收費(fèi)工作：根據(jù)完成的成果付酬； 3、家庭工作：操持家務(wù)的任務(wù)； 4、義務(wù)工作：為慈善、社區(qū)、朋友、家庭及鄰里所做的事； 5、研習(xí)工作：學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、閱讀、汲