XXXX版本工程檔案資料培訓(xùn)

1、 架空線路工程檔案資料培訓(xùn)廣東電網(wǎng)公司清遠(yuǎn)供電局2013.06.02 施工單位 第1頁(yè)，共37頁(yè)。目 錄一、文件材料收集二、照片收集三、文件材料整理組卷 四、照片整理 五、檔案中間檢查六、項(xiàng)目文件的移交歸檔第2頁(yè)，共37頁(yè)。一、文件材料收集 ：1、工程開(kāi)工時(shí)，也就是工程檔案資料編制的起步時(shí)刻，應(yīng)征求監(jiān)理工程師及建設(shè)單位對(duì)工程竣工資料的填寫、收集、整理、裝訂要求和竣工圖紙編制要求等。2、制作“檔案收集盒”，參照電網(wǎng)公司基建項(xiàng)目檔案作業(yè)指引手冊(cè)（以下簡(jiǎn)稱“手冊(cè)”）附錄1基建項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表中的案卷題名和分類號(hào)，標(biāo)示在文件盒上即可形成“檔案收集盒”。 3、根據(jù)收集范圍，鑒定文件

2、材料是否需收集歸檔，并在確認(rèn)后同時(shí)把文件材料放入所形成的“檔案收集盒”內(nèi)。 4、收集的內(nèi)容：反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件（包括各種載體文件、圖表及照片、錄像帶、錄音帶、光盤等），應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案，參見(jiàn)手冊(cè)附錄1基建項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。 第3頁(yè)，共37頁(yè)。5、文件的質(zhì)量要求1）歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，一般不使用復(fù)印件,紅頭文件業(yè)主、抄送單位除外。施工單位移交給建設(shè)單位的文件除批量生產(chǎn)的原材料質(zhì)量證明單可用復(fù)印件外（在此復(fù)印件上應(yīng)加蓋經(jīng)銷商紅章），其余施工文件均應(yīng)移交原件。2）歸檔文件材料幅面要求采用A4紙(297210mm)尺寸

3、。施工記錄表格應(yīng)符合電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3）文件材料的載體和書(shū)寫材料應(yīng)符合耐久性要求，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書(shū)寫和簽批，熱感傳真紙應(yīng)復(fù)印后歸檔。（開(kāi)工前必須對(duì)相關(guān)人員明確要求）第4頁(yè)，共37頁(yè)。4）項(xiàng)目文件應(yīng)字跡清楚、字體端正，圖樣清晰，圖表整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備。簽名必須手簽。5）打印施工檢查及評(píng)級(jí)記錄、施工方案等資料時(shí)，應(yīng)留出左（豎向）或頂（橫向）邊距2.53cm，以備裝訂。6）項(xiàng)目文件具體收集范圍參照手冊(cè)中附錄1基建項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。提示：案卷復(fù)印件須在備考表中備注清楚原件的去向，備考表簽名確認(rèn)須為全部手簽。 第5頁(yè)，共37頁(yè)。二

4、、照片收集 1）所有新建及大型擴(kuò)建工程參建單位必須移交照片檔案。2）歸檔的照片，必須主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、說(shuō)明齊全。3）歸檔的照片，必須是原版、原件，光盤數(shù)據(jù)與照片的影像相符。4）數(shù)據(jù)光盤中的每張照片名稱與照片檔案中的照片號(hào)應(yīng)一致，另必須填寫屬性：標(biāo)題項(xiàng)目名稱、主題事由、作者攝影單位。5）照片檔案應(yīng)以本項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)為主，選用具有查考價(jià)值，尤其是具有歷史意義的照片，工程照片收集的主要內(nèi)容如下：第6頁(yè)，共37頁(yè)。a）開(kāi)工儀式，反映舉行開(kāi)工典禮活動(dòng)過(guò)程。b）重要現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，重要領(lǐng)導(dǎo)人到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)工作。c）圖紙會(huì)審。d）技術(shù)交底。e）工程協(xié)調(diào)會(huì)議，應(yīng)突出會(huì)議主題。f）文明

5、施工。項(xiàng)目部辦公室、宿舍布置，五牌一圖、宣傳標(biāo)志設(shè)置，加工場(chǎng)、材料堆放等。g）站班會(huì)，或現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量、安全、技術(shù)學(xué)習(xí)、考試等。h）安全檢查，能反映檢查過(guò)程的情況，重點(diǎn)工程要有兩次以上錄像資料。第7頁(yè)，共37頁(yè)。i）質(zhì)量驗(yàn)收與竣工投產(chǎn)。j）特殊技術(shù)，對(duì)新技術(shù)、新工藝進(jìn)行的試驗(yàn)、評(píng)審與使用；施工中采用的特殊措施。k)工程全貌，工程的原貌和全貌，能反映出特殊施工環(huán)境、地質(zhì)、地貌、重要跨越、施工難點(diǎn)等。l）技術(shù)交流、質(zhì)量回訪等重要活動(dòng)。m） 基礎(chǔ)施工，隱蔽工程及中間驗(yàn)收，包括復(fù)測(cè)、圍塘、土石方、鋼筋制作、澆制和拆摸成品、接地、大型擋土墻等。n）立塔施工及中間驗(yàn)收，能反映不同塔型的組立，大越跨等高塔組立施工

6、必須能反映兩次以上不同立塔階段。第8頁(yè)，共37頁(yè)。o）架線施工及隱蔽工程，包括牽力場(chǎng)、張力場(chǎng)、重要跨越情況及施工過(guò)程。p） 附件安裝，包括跳線、緊線、附件安裝，重點(diǎn)突出施工工藝。q) 竣工驗(yàn)收，竣工后線路總體概況。注：由于照片都是施工過(guò)程的記錄，所以在工程開(kāi)工前應(yīng)把規(guī)范要求向相關(guān)施工人員明確。第9頁(yè)，共37頁(yè)。三、文件材料整理組卷 1.對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行分類組卷 1）立卷應(yīng)遵循工程建設(shè)各階段項(xiàng)目文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理。2）具體分類參照手冊(cè)中附錄1基建項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表來(lái)分類組卷。3）竣工圖厚度如超過(guò)6cm時(shí)，可分開(kāi)若干卷，每卷

7、分別編檔號(hào)，案卷題名在原來(lái)的題名后加上（共幾卷，第幾卷），并在備考表說(shuō)明原圖的序號(hào)。 第10頁(yè)，共37頁(yè)。2.對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行排列 1）文字材料按時(shí)間、專業(yè)順序排列參見(jiàn)手冊(cè)中附錄1基建項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。2）竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)順序排列。3）同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，主件在前、附件在后的順序排列。4）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后；有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；打印件在前，定（底）稿在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。 第11頁(yè)，共37頁(yè)。3.對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編頁(yè) （1）文件材料 1）裝訂成冊(cè)

8、的案卷卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)，單面書(shū)寫的文件在右下角，雙面書(shū)寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)由“1”開(kāi)始，用打碼機(jī)逐張標(biāo)注，采用黑色油墨。2) 印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，如整本材料的編號(hào)保持連貫性，不必重新編寫頁(yè)碼；如整本材料的編號(hào)不能保持連貫性，則需重新編寫頁(yè)碼，不裝訂的案卷，每件都需蓋檔號(hào)章。3）編頁(yè)的原則：均以有效書(shū)寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)，空白頁(yè)不編頁(yè)號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。4）檔號(hào)章應(yīng)蓋在每件文件首頁(yè)右上角，“檔號(hào)章”樣式見(jiàn)附錄2。 第12頁(yè)，共37頁(yè)。（2）竣工圖1）竣工圖的編頁(yè)方法：竣工圖每?jī)?cè)自成一卷，不必重新編寫頁(yè)號(hào)

9、，但每件需蓋檔號(hào)章。原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件。2）竣工圖須逐張加蓋設(shè)計(jì)單位出圖專用章、竣工圖章，并經(jīng)施工、監(jiān)理單位審核蓋章的竣工圖章。3）竣工圖章應(yīng)使用不褪色紅印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處或折疊后外翻標(biāo)題欄上方。并且竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)使用碳素墨水書(shū)寫材料簽署，簽署應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。4）檔號(hào)章應(yīng)加蓋在圖樣標(biāo)題欄的右上方或空白處，并要在“序號(hào)”這一欄從“1”開(kāi)始填寫流水號(hào)（使用碳素墨水）。5）編制變更通知單與竣工圖對(duì)照一覽表，格式見(jiàn)附錄4-12。 提示：加蓋檔號(hào)章時(shí)，如右上角沒(méi)有空白，則可在首頁(yè)的空白處加蓋檔號(hào)章。 第13頁(yè)，共37頁(yè)。4.編制案卷封面 1）案卷封面采用案卷內(nèi)封面（

10、大封面）形式，裝訂的案卷需將案卷封面裝訂在卷內(nèi)目錄前，不裝訂的案卷需打印案卷封面放在盒內(nèi)最前面，檔案盒不需要再粘小封面。“案卷封面”編制內(nèi)容包括：檔號(hào)、案卷題名、立卷單位、起止日期及保管期限。2）檔號(hào)應(yīng)由目錄號(hào)、分類號(hào)和案卷號(hào)組成。目錄號(hào)：應(yīng)填寫目錄編號(hào)，由建設(shè)單位檔案管理部門統(tǒng)一擬定。分類號(hào)：參照手冊(cè)中附錄1基建項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表中“分類號(hào)”確定。案卷號(hào)：應(yīng)為分類號(hào)下的流水號(hào)，從“01”開(kāi)始編寫。第14頁(yè)，共37頁(yè)。3）案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱及卷內(nèi)文件的內(nèi)容，項(xiàng)目名稱。歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文；可參照手冊(cè)中附錄1基建項(xiàng)目文件歸

11、檔范圍、分類、保管期限參照表中案卷題名的擬定。4）立卷單位應(yīng)填寫文件組卷部門（單位）或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。5）起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件材料形成的起止日期，包括年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字）。6）保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。 第15頁(yè)，共37頁(yè)。提示：1）各類文件的保管期限詳見(jiàn)手冊(cè)中附錄1基建項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。2）如同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。3）使用“工程檔案管理軟件”錄入“檔號(hào)、案卷題名、立卷單位、起止日期及保管期限”后，生成“案卷封面”，格式見(jiàn)附錄4相關(guān)表格。 第16頁(yè)，共37頁(yè)。5.編制卷內(nèi)目錄 1）卷內(nèi)目錄編制內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編

12、號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、頁(yè)數(shù)。a.序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。b.文件編號(hào)：應(yīng)填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。c.責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位（即公章的單位）或個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇主要責(zé)任者，其余用“等”代替?？⒐D的“責(zé)任者”應(yīng)填寫設(shè)計(jì)單位。d.文件材料題名：亦稱文件標(biāo)題，填寫文件材料標(biāo)題的全稱。一般要按文件標(biāo)題照實(shí)抄錄，不得隨意更改和簡(jiǎn)化。如沒(méi)有標(biāo)題的文件要重新擬寫標(biāo)題，重新擬寫的題名應(yīng)用括號(hào)“”括起來(lái)；標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，要在標(biāo)題后用括號(hào)“”標(biāo)注文件提要。第17頁(yè)，共37頁(yè)。e.日期：填寫文件形成的日期，竣工圖日期應(yīng)填寫竣工圖章上的日期。f

13、.頁(yè)號(hào)：填寫每件科技文件材料首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。g.頁(yè)數(shù)：填寫該份文件的頁(yè)數(shù)（用于不裝訂案卷，如竣工圖紙、設(shè)備廠家資料的卷內(nèi)目錄中，填寫每份文件材料的頁(yè)數(shù)）。 提示：使用“工程檔案管理軟件”錄入“序號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、頁(yè)數(shù)”的內(nèi)容，自動(dòng)生成“卷內(nèi)目錄”，格式見(jiàn)附錄4相關(guān)表格。 第18頁(yè)，共37頁(yè)。6.編制卷內(nèi)備考表 1）備考表編制內(nèi)容包括：說(shuō)明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期及互見(jiàn)號(hào)。a.說(shuō)明：主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。b.立卷人：應(yīng)由該案卷組卷人員簽名。c.立卷日期：應(yīng)填寫該案卷組卷完成日期。d.檢

14、查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。e.檢查日期：應(yīng)填寫審核的日期。f.互見(jiàn)號(hào)：應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。 提示：1）立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期應(yīng)手簽。 第19頁(yè)，共37頁(yè)。7.編制案卷脊背 1）案卷背脊編制內(nèi)容包括：保管期限、檔號(hào)及案卷題名。2）使用“工程檔案管理軟件”錄入數(shù)據(jù)后，可生成“案卷脊背”，格式見(jiàn)附錄4-4。 第20頁(yè)，共37頁(yè)。8.裝訂案卷 1）案卷裝訂的順序是：案卷封面卷內(nèi)目錄文件材料備考表。2）案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。3）案卷內(nèi)破損的文件要先修復(fù)，幅面不一致的科技文件材料必須折成或裱成一

15、致的幅面，幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm210mm）。如小于A4的文件用A4標(biāo)準(zhǔn)的白紙托裱（例如材料出廠合格證等），文件右邊和下邊分別與托裱紙右邊和下邊靠齊。托裱時(shí)，必須用白乳膠，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)掩蓋，簽署意見(jiàn)在裝訂線以內(nèi)的要粘貼補(bǔ)寬訂裝部分。 4）案卷裝訂時(shí)，應(yīng)去掉金屬物（如訂書(shū)針、大頭針等），裝訂時(shí)做到右下齊、無(wú)倒面、不漏訂，用棉線按三孔一第21頁(yè)，共37頁(yè)。線的方法裝訂（孔距8cm，裝訂線距紙邊1.5cm，）在案卷左邊，活結(jié)應(yīng)打在文件材料的背面。裝訂要求結(jié)實(shí)、整齊、美觀。5）以件為單位裝訂的（單份文件可采用不銹鋼鋼釘進(jìn)行裝訂，永久保存的除外），其科技文件材料要按卷內(nèi)目錄的編排次序

16、排列有序，并在每份文件材料的首頁(yè)右上方加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章內(nèi)容有：檔號(hào)、序號(hào)，檔號(hào)填寫此文件所在案卷的檔號(hào)，序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫此文件在本案卷中的順序號(hào)。檔號(hào)章樣式見(jiàn)附錄2。第22頁(yè)，共37頁(yè)。6）裝訂的厚度：裝訂的案卷，厚度以20 mm或30 mm左右為宜，一般不超過(guò)40mm。 7）粘貼脊背時(shí)必須使用“白乳膠”粘貼，不可使用漿糊或膠水，粘貼要求平整、牢固、不起皺。8）外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。9）折疊竣工圖：統(tǒng)一折疊成A4圖幅（210mm297mm），歸檔圖紙折疊時(shí)按手風(fēng)琴式，圖幅內(nèi)折，以便長(zhǎng)久保護(hù)檔案壽命；也可保留設(shè)計(jì)院提供的折疊方法，但標(biāo)題欄應(yīng)露在右下角。 第

17、23頁(yè)，共37頁(yè)。第24頁(yè)，共37頁(yè)。第25頁(yè)，共37頁(yè)。9.編制工程檔案移交書(shū) 1）“工程檔案移交書(shū)”由“基建項(xiàng)目檔案移交表”，基建項(xiàng)目檔案移交清冊(cè)封面、案卷移交目錄、卷內(nèi)目錄共同組成，格式詳見(jiàn)附錄4，并按照此順序裝訂成冊(cè)。 第26頁(yè)，共37頁(yè)。10.編制檔案目錄夾 1）檔案目錄夾的編制包括：竣工檔案立卷說(shuō)明、科技檔案分類目錄及對(duì)應(yīng)分類目錄中的卷內(nèi)目錄。2）竣工檔案立卷說(shuō)明應(yīng)包含下列內(nèi)容： a.工程概況：包括工程名稱、開(kāi)工時(shí)間、竣工時(shí)間、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、運(yùn)行維護(hù)單位、工程造價(jià)等。 b.立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關(guān)人員等。 c.標(biāo)題字體采用二號(hào)

18、黑體、正文字體采用三號(hào)仿宋體。 d. 編制竣工檔案立卷說(shuō)明。3）編制科技檔案分類目錄：科技分類目錄中各項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫需與案卷封面內(nèi)容一致；格式見(jiàn)附錄4-5。 第27頁(yè)，共37頁(yè)。四、照片整理 1）照片檔案的構(gòu)成應(yīng)當(dāng)由照片、文字說(shuō)明和數(shù)據(jù)光盤三部分組成, 缺一不可。2）照片檔案要求分組排列，每組照片按時(shí)間順序排列。照片檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理后，應(yīng)組成案卷，案卷要有照片總說(shuō)明、卷內(nèi)目錄和備考表?！翱傉f(shuō)明”（格式可參考附錄4）要求填寫工程概況及本冊(cè)照片所反應(yīng)的情況。卷內(nèi)目錄應(yīng)與每張照片的文字說(shuō)明（照片卡）內(nèi)容一致。3）編目每張照片都要填寫照片題名卡（題名卡格式可參考附錄4），題名卡的內(nèi)容分別包括10項(xiàng)：題名

19、、照片號(hào)、底片號(hào)、光盤號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、時(shí)間、地點(diǎn)、攝影者、張數(shù)、文字說(shuō)明。第28頁(yè)，共37頁(yè)。題名：簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素。照片號(hào)：固定和反映每張照片在全冊(cè)照片檔案中的字符代碼。底片號(hào)：固定和反映每張照片在全冊(cè)照片檔案中的字符代碼，須應(yīng)與照片號(hào)相對(duì)應(yīng)。光盤號(hào)：是目錄號(hào)分類號(hào)。參見(jiàn)號(hào)：指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)，沒(méi)有的可不填。時(shí)間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第14位表示年，56位表示月，78位表示日，如：2008年11月26日，表示為2008-11-26。地點(diǎn)：被拍攝物所在的具體地點(diǎn)。攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。張數(shù)：照片的張數(shù)，用阿拉

20、伯?dāng)?shù)字表示。第29頁(yè)，共37頁(yè)。文字說(shuō)明：應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述。文字說(shuō)明“六要素“的內(nèi)容：事由：照片反映事件、事物的情由；時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和照片拍攝的時(shí)間(用阿伯?dāng)?shù)字表示)；地點(diǎn)：被拍攝物所在的具體地點(diǎn)；人物：照片所反映的主要人物的姓名、單位和身份；背景：對(duì)揭示照片主題具有一定作用的背景；攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。 第30頁(yè)，共37頁(yè)。五、檔案中間檢查.中間檢查主要內(nèi)容1.是否配備足夠的項(xiàng)目文件管理人員及建立相應(yīng)的項(xiàng)目文件管理機(jī)制；2.是否應(yīng)用收集袋（盒）、關(guān)聯(lián)表等收集方法保證項(xiàng)目文件材料收集齊全、完整；（注：關(guān)聯(lián)表用于建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門，施工單位、監(jiān)理單位不需使用。）3.是否應(yīng)用OAK工程檔案管理軟件錄入竣工資料案卷、卷內(nèi)目錄等信息。4.看現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目文件保管條件是否符合要求；5.是否進(jìn)行檔案工作交底。第31頁(yè)，共37頁(yè)。六、項(xiàng)目文件的移交歸檔 （1