RF-XZ-ZD-10 辦公設(shè)備及用品管理規(guī)定(1)

1、廣州富力地產(chǎn)股份有限公司辦公設(shè)備及用品管理規(guī)定文件編號(hào)RF-XZ-ZD-10版本/修訂A/0日期2013年8月1日第 PAGE 5頁 共 NUMPAGES 5頁辦公設(shè)備及用品管理規(guī)定編制日期審核日期批準(zhǔn)日期 總則為規(guī)范公司辦公設(shè)備及辦公用品的管理，逐步、有序地改善公司的辦公條件，提高公司經(jīng)費(fèi)使用效益和辦公設(shè)備的利用率，特制定本管理辦法。辦公設(shè)備管理規(guī)定適用范圍公司的辦公設(shè)備，包括各部門的復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)，配置給各員工的電腦、辦公用臺(tái)、椅、電話機(jī)、公文柜等屬公司財(cái)產(chǎn)，使用者應(yīng)認(rèn)真愛護(hù)、有效利用。使用和管理須遵守本辦法和有關(guān)的規(guī)章制度。各部門職責(zé)辦公設(shè)備由行政部負(fù)責(zé)進(jìn)行全面管理，主要包括對(duì)辦

2、公設(shè)備的統(tǒng)籌規(guī)劃、調(diào)配及管理。行政部在主管副總的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的統(tǒng)籌管理，履行如下工作職責(zé)：督促落實(shí)辦公設(shè)備管理和使用等方面的規(guī)程；擬定辦公設(shè)備增添、更新、購置計(jì)劃，落實(shí)采購；辦公設(shè)備的調(diào)配、管理和協(xié)助維護(hù)；新入職員工辦公設(shè)備的添置和分發(fā)；協(xié)調(diào)和解決日常工作中所產(chǎn)生的其他事宜。辦公設(shè)備的采購由供應(yīng)部門負(fù)責(zé)，采購部在采購時(shí)須遵守有關(guān)規(guī)程。所有辦公設(shè)備，超出5000元價(jià)格的，均應(yīng)由招投標(biāo)中心通過招標(biāo)選定供貨單位。辦公設(shè)備的日常管理和使用實(shí)行統(tǒng)籌安排，遵循“誰使用、誰保管、誰維護(hù)、誰負(fù)責(zé)”的原則。辦公設(shè)備的配置以適用為主要原則，結(jié)合實(shí)際情況及配置標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置（附辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)）；添置、更新等要

3、綜合考慮工作需要、使用效益、辦公經(jīng)費(fèi)等因素。辦公設(shè)備購置與管理辦公設(shè)備的添置和更新要有計(jì)劃，未經(jīng)行政部和主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同意的經(jīng)費(fèi)支出不能列入辦公經(jīng)費(fèi)核銷。如需自行購置，應(yīng)征得行政部和主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同意，并嚴(yán)格遵守設(shè)備購置和管理的規(guī)程，并報(bào)行政部固定資產(chǎn)處辦理登記。辦公設(shè)備均用于日常辦公，不得擅自占用或私用，不得利用固定資產(chǎn)（設(shè)備）對(duì)外進(jìn)行經(jīng)營性活動(dòng)，亦不得私自轉(zhuǎn)借給其他單位或個(gè)人。調(diào)離人員、離職人員應(yīng)及時(shí)辦理個(gè)人保管使用的辦公設(shè)備移交手續(xù)，清還個(gè)人保管使用的辦公設(shè)備。未辦理辦公設(shè)備移交手續(xù)，不予辦理離職手續(xù)。辦公設(shè)備損耗、更新?lián)Q代、更換配件、報(bào)廢等變動(dòng)情況應(yīng)進(jìn)行審批，并在固定資產(chǎn)賬簿上

4、作好登記，交由行政部按規(guī)定處理，不得占為已用，不得擅自處理。為充分發(fā)揮辦公設(shè)備的作用，各種閑置、積壓的設(shè)備應(yīng)交行政部調(diào)劑使用，不得擅自處理。因意外或其他原因造成設(shè)備損壞、遺失的，應(yīng)向行政部提供損壞或遺失情況，經(jīng)同意方可更換或補(bǔ)購。 公用設(shè)備（如復(fù)印機(jī)等）實(shí)行專管共用的原則，由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，各部門人員均有自覺維護(hù)的責(zé)任，領(lǐng)取辦公設(shè)備應(yīng)履行登記簽領(lǐng)手續(xù)。辦公用品管理規(guī)定辦公用品管理權(quán)責(zé)公司辦公用品的價(jià)格審核、供應(yīng)商的甄選由供應(yīng)部負(fù)責(zé)。辦公用品的訂購統(tǒng)計(jì)、審核、分發(fā)及其他日常管理工作由行政部指定專人負(fù)責(zé)。主要職 責(zé)包括對(duì)辦公用品的使用進(jìn)行監(jiān)督管理，督促員工節(jié)約資源，避免浪費(fèi)；定期統(tǒng)計(jì)各部門的辦

5、公用品的數(shù)量及成本費(fèi)用，以便適當(dāng)控制使用量。各部門應(yīng)指定一名員工負(fù)責(zé)本部門辦公用品的管理工作。辦公用品的分類上辦公用品根據(jù)在工作中的使用消耗量及其價(jià)值，主要分為“消耗品、管制消耗品、管制品”三類：消耗品，根據(jù)工作及實(shí)際需要發(fā)放，主要包括：圓珠筆、圓珠筆芯、鉛筆、封箱膠、紅藍(lán)鉛筆、膠水、固體漿糊、透明膠、雙面膠、海綿雙面膠、涂改液、橡皮膠、橡皮擦筆、戒刀片、雙面刀片、訂書釘、小訂書釘、回形針、大頭針、反尾夾、橡皮筋、硬皮抄、軟皮抄、10開硬皮抄、標(biāo)簽紙、拉鏈塑料文件袋、紐扣文件袋、E310文件袋、E356文件袋、拉桿文件夾、單夾文件夾、雙夾文件夾、打孔文件夾、紙卷宗、資料盒、印臺(tái)墨、復(fù)寫紙、尼龍

6、繩、告示貼、支付證明單、借支單、草稿紙、材料袋；管制消耗品，有限制地發(fā)放，一般要求從第二次領(lǐng)用開始，必須以舊換新，主要包括：簽字筆、鉛筆刀、油性筆、白板筆、熒光筆、臺(tái)筆、直尺、戒刀、資料冊(cè)、風(fēng)琴袋、打孔文件夾、名片簿、支票夾、印臺(tái)、電腦軟盤、打印墨盒、信封；管制品，嚴(yán)格控制使用，原則上在職期間只可領(lǐng)取一次。領(lǐng)用者必須妥善保管，如損壞或遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，調(diào)任或離職時(shí)必須交回行政部，如未能交還者由個(gè)人照價(jià)賠償，主要包括：卷尺、剪刀、打孔器、訂書機(jī)、起釘器、筆筒、計(jì)算器。辦公用品的申請(qǐng)、領(lǐng)用和使用申請(qǐng)程序員工如需領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)集中向本部門辦公用品管理員申報(bào)，由管理員匯總后統(tǒng)一填寫辦公用品申請(qǐng)表，通過

7、OA流程申請(qǐng)，文具申請(qǐng)應(yīng)在每月10日前完成流程申請(qǐng)，如在當(dāng)月10日前辦公用品申請(qǐng)流程里還未顯示該部門文具申請(qǐng)單的，按管理規(guī)定當(dāng)月不作辦理，留作下月申請(qǐng)用。所有申報(bào)必須按工作實(shí)際需要提出，申報(bào)之辦公用品必須按照行政部提供的品種及規(guī)格填寫清楚，否則按放棄處理。單價(jià)超過100元的辦公用品，需經(jīng)部門經(jīng)理簽批后，行政部方予以發(fā)放，特殊文具申請(qǐng)需要經(jīng)行政部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后再做訂購。行政部根據(jù)各部門的申報(bào)表，統(tǒng)一訂購，于次月15日交由各部門的管理員集中發(fā)放給每位員工，原則上其他時(shí)間不受理辦公用品申領(lǐng)。以下情況除外：新員工入職需領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用時(shí)間為每個(gè)工作日的9:00-10:00。管制消耗品，領(lǐng)用時(shí)間為每個(gè)

8、工作日的9:00-10:00。因工作急需或其他特殊情況，需立即領(lǐng)取使用的。辦公用品管理專員將根據(jù)申請(qǐng)人的職位、工作內(nèi)容發(fā)放。某些消耗量大或采購不易的辦公用品，各部門可適量庫存，由管理員負(fù)責(zé)保管和分發(fā)。行政部為每位員工設(shè)立員工文具領(lǐng)用記錄表登記屬員工個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品，員工離職時(shí)，按表上記錄退還所領(lǐng)用的“管制品”。各部門也應(yīng)設(shè)立部門文具領(lǐng)用記錄表，該表記錄范圍包括屬部門領(lǐng)用的辦公用品、每月匯總登記本部門員工辦公用品的領(lǐng)用情況及部門庫存?zhèn)溆玫霓k公用品。使用規(guī)定辦公用品只供工作使用，嚴(yán)禁公物私用。員工應(yīng)愛惜使用每一件辦公用品，節(jié)約資源。未經(jīng)行政部同意自行購買的辦公用品不予報(bào)銷。各部門應(yīng)按時(shí)提交辦公用

9、品申領(lǐng)單，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格等，逾期未申報(bào)者，作自動(dòng)放棄處理，不再另行通知。辦公用品使用管理積極推進(jìn)無紙化辦公，抓好各種辦公用品耗材的回收利用，促進(jìn)辦公用品高效和循環(huán)利用。辦公用品如回形針、檔案袋等要盡可能循環(huán)多次使用。嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃制度和領(lǐng)用登記制度，每月對(duì)辦公用品消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，耗材更換應(yīng)注意節(jié)約，電池、硒鼓、墨盒的使用，實(shí)行統(tǒng)一回收，以舊換新。更換前認(rèn)真檢查是否正常使用完畢確定需要更換。合理更換打印機(jī)墨盒，盡量使用再生硒鼓。文件資料、信息等的傳遞，應(yīng)會(huì)從分利用OA電子公文處理系統(tǒng)傳閱和處理文件，盡量減少紙質(zhì)文件的傳遞。文件草稿和清樣的打（復(fù)）印用紙可循環(huán)利用，必要的紙質(zhì)文件要采用雙面打（復(fù)）印，并根據(jù)發(fā)文范圍嚴(yán)格控制文件數(shù)量，能傳閱的文件盡量傳閱，減少復(fù)印。盡量在電腦上修改文稿，避免因文稿錯(cuò)誤而重新打（復(fù)）印文件帶來的浪費(fèi)。要求員工自備水杯，盡量