物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定

1、歡迎下載歡迎下載物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定1、制度客服部文員負責客服部所有文件 (通知、制度、命令、公函、總結、報告、通報、會議紀要、政府紀要、政府法規(guī) 等)的收集存檔和保管。文員、助理負責各部門文件及資料(技術圖紙、說明書、 手冊、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡單、通知、報告、公函、總結、會議紀要等)的收集、存檔和保管。任何人員借閱上述文件資料 ,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。秘密文件要妥善保管 ,不準散播其內(nèi)容 ,未經(jīng)總經(jīng)理批準,不準翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。員工個人檔案、材料屬秘密材料的,他人無權翻閱,保管 人員也不準,禁止將這些資料擅自給他人過目。文件資料等要進行字母順序還是

2、按內(nèi)容、按時間等形式 分類,其目的都要使查找迅速方便 ,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。要經(jīng)常進行清理歸檔 ,以免資料堆積混亂 ,對過期的文件資料要及時清理 ,無保存必要的材料 ,經(jīng)總經(jīng)理批準可做銷毀處理。文件具有較強的嚴肅性和權威性,一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。 文件一經(jīng)領導簽發(fā),任何人不得擅自更改。文件分發(fā)傳遞必須做到及時、準確、安全。各部門對需要辦理的文件,應當認真辦理,不得延辦、誤 辦或推諉,對辦理完畢的文件,承辦人應填寫結果和報告。2、規(guī)定為加強文件管理,準確傳遞文件,提高辦公效率,特制定 本規(guī)定。外部來文的有關規(guī)定:各上級機關、政府部門及其他單位來文 ,統(tǒng)一由辦公室簽收;對收到的外來文件,應

3、及時進行分類、登記和分發(fā)傳遞;外來文件原則上先送總經(jīng)理閱批;根據(jù)總經(jīng)理批示,逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;根據(jù)總經(jīng)理批示,送達文件辦理部門,并催促辦理;承辦過程中若有疑問,應及時請示,報告解決;文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應填寫承辦結果和 報告,連同原文退回秘書處存檔。對外行文有關規(guī)定:部門對外的報告、請示和業(yè)務事項聯(lián)系的文件 ,均必須送總經(jīng)理審閱后,方可外發(fā)。對外行文,領導批轉后,原件由部門文員留存、歸檔。對外行文,統(tǒng)一由部門文員負責進行編號、登記和外 發(fā)事項。內(nèi)部行文公司內(nèi)部一般性業(yè)務往來文件 (包括聯(lián)絡單),由各部起草,部門經(jīng)理簽閱。公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)絡單),由各部收集、存檔和保管, 必須

4、保證完整性及連續(xù)性,以便備查。不論外部行文或內(nèi)部行文,一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。物業(yè)客服部檔案管理暫行制度規(guī)定1、制度文件資料的形成與歸檔資料的形成:各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須 歸檔,并由專人進行管理;文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計劃 ,在部門文員崗位職責中予以明確。資料的歸檔:文件資料的歸檔范圍物業(yè)管理業(yè)戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴 記錄等);清潔衛(wèi)生管理; C.綠化管理;值班記錄;樓宇巡檢記錄;公共區(qū)域維修記錄。質量管理A.質量體系文件; B.質量管理資料。其他資料歸檔要求歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求 ,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨

5、筆等書寫材料。歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。歸檔的文件必須是原件。保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編目編號。檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容 ,并區(qū)分保管期限。文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。所有文件資料必須及時歸檔。有專用柜架 ,在排列上架時,應按類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。每月底進行一次庫藏檔案清理 ,核對和保管質量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質檔案 ,要及時修補和復制。檔案柜要注意七防(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、 防潮、防高溫)。檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手

6、續(xù) ,借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。檔案借閱公司員工都應重視保護檔案 ,并按閱檔批準權限辦理手續(xù)后借閱有關檔案。文書檔案只閱不借。所借檔案不得隨意折疊和拆散 ,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從文員的管理 ,在借閱范圍內(nèi)借閱 ,保密檔案不供查閱。借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續(xù),由部門 文員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密 ,須立即寫出書面報告,按情節(jié)追究當事人的法律和行政責任。調離公司的人員必須清理移交 ,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調離手續(xù)。外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本 人證件,經(jīng)領導批準后,辦理有關查閱手續(xù)后查閱。上級公司借閱本公司檔案

7、 ,須辦理有關借閱手續(xù)后借閱。檔案管理人員職責忠于職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則 ,積極開展工作。負責收集、接收本公司各業(yè)務、管理等檔案資料 ,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內(nèi)目錄,編排入檔。要熟 悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。熟練掌握計算機數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運用。妥善管理檔案,嚴格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記, 對借出資料按期催還。定期清理,由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后 將公司所有檔案集中存放、保管。嚴守機密,確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。做好各種資料的保管工作 ,并對有些文件進行定期封存。公司內(nèi)外檔案文件管理:公司內(nèi)部的各種

8、檔案應按照部門進行分開存檔。公司對外部相關單位的文件應與公司內(nèi)部文件分開 ,每個單位都應有一個獨立的檔案。所有存入檔案應按照日期先后進行存檔 ,并做好檔案目錄,以便查找。相關檔案存放一年后 ,應統(tǒng)一放進檔案袋封存 ,以便日后復查。對于一些涉及公司秘密的文件 ,應單獨存放于帶鎖的文件柜內(nèi),以免發(fā)生意外。檔案銷毀如有任何文件無需繼續(xù)存放 ,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。保密文件應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。所有存檔的文件均應定期進行檢查 ,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。2、規(guī)定為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案 ,提高檔案管理水平, 更好地為公司的各項工作服務,特制定

9、本規(guī)定。檔案管理范圍:政府部門頒布的政策性、指令性文件;政府部門、集團公司針對本公司的批復、指示、通知、 要求等;公司文件;物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計劃、記錄等資料; 治安保衛(wèi)、消防、安全等相關資料;公司領導講話和年終總結; 其他經(jīng)濟、外包合同;音像、圖片資料;其他要求歸檔的重要文件。第 4、5、6、8、9 項由相關部門妥善保管,其余各項均由總經(jīng)理秘書歸檔保管,任何部門和個人不得以任何理由據(jù)為己有。在外參加各種會議帶回的文件 ,應及時移交公司秘書歸檔,不得自行保管、銷毀。負責檔案管理的人員應對歸檔文件進行整理、分類、編 號、編制索引和目錄。借閱檔案時,必須遵守以下規(guī)定:辦理登記手續(xù),限期歸還,不