模塊7文書處理訓(xùn)練課件

1、模塊七文書處理訓(xùn)練確定全宗及立檔單位文件歸檔檔案整理故事-啟迪 故事：聰明的“亡羊補(bǔ)牢”之術(shù)小何剛開始做文書處理工作時，對文書處理的手續(xù)掌握不嚴(yán)，文件的傳、借全無記載。因此，工作不到三個月的時間，就有兩次調(diào)不出文件來，影響了工作。事實使她認(rèn)識到，文書處理工作是一項重要和細(xì)致的工作，要求從業(yè)人員具備一定的業(yè)務(wù)水平和辦事能力；同時，要建立并嚴(yán)格執(zhí)行文書處理制度，以保證工作質(zhì)量。于是，她采取了一系列的措施：首先，固定文書處理人員。由她們負(fù)責(zé)文件的工作，并專門設(shè)一個監(jiān)管人員負(fù)責(zé)把關(guān)。其次，建立了責(zé)任制。簡化手續(xù)，只用收文簿和借閱卡片2種。具體做法是：來文在收文簿上登記，傳閱文件交給該處室管理人，并在此

2、簿上讓收文人簽字，并注明“已辦”。借閱文件都要卡片。另外，建立時間制度。規(guī)定時間傳、借文件，文件收回后，一般是即時歸檔，文件歸檔后，在收文簿上寫“存”。在各方面的協(xié)作努力下，小何出色的完成了文書處理工作任務(wù)。啟迪：任何一個機(jī)關(guān)或單位，在擬寫對外、對內(nèi)文件或處理收到的來文時，都必須經(jīng)過一系列的文書處理的程序，才能達(dá)到對文件的有效管理。而文書處理程序就是指文件在機(jī)關(guān)或單位內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的一系列程序。正確的文書處理程序要經(jīng)過收文、發(fā)文兩大進(jìn)程，才能完成文書處理工作，為下一步的檔案管理打下基礎(chǔ)。發(fā)文處理程序是指本機(jī)關(guān)或單位制發(fā)對外的文件和內(nèi)部文件的處理程序。一般發(fā)文處理程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印

3、、校對、用印、登記、分發(fā)。收文處理程序分為兩個階段：從簽收到登記，稱為收進(jìn)階段；從審核到承辦，稱為閱辦階段。一般收文處理程序包括：簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦。另外，還有催辦和注辦。與此同時，要將單位辦理完畢的、具有備考保存價值的文件，轉(zhuǎn)化為檔案必須做好文件的歸檔工作。第一部分知識點介紹知識結(jié)構(gòu)圖模塊七文書處理訓(xùn)練一、公文基礎(chǔ)知識（一）公文的分類1按行文關(guān)系劃分有：下行文、上行文、平行文；2按性質(zhì)作用劃分有：命令性公文、決定性公文、呈請性公文、商洽性公文、記錄性公文；3按公文處理時間劃分有：平件公文、急件公文、特急件公文；4按閱知范圍有：機(jī)密公文、內(nèi)部公文及周知性公文。模塊七

4、文書處理訓(xùn)練（二）公文的格式1眉首，包括的項目有：公文名稱、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度及上行文簽發(fā)人。2主體，包括的內(nèi)容有：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、無正文說明、附件、簽發(fā)機(jī)關(guān)印章或簽署、成文日期。3版記，包括的內(nèi)容有：附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期、印發(fā)份數(shù)。一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練（三） 歸檔程序第一，檔案部門首先要依據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄對案卷及卷內(nèi)文件的數(shù)量進(jìn)行核對和檢查；第二，根據(jù)歸檔要求檢查案卷的質(zhì)量，對不合格的案卷，檔案部門應(yīng)要求文書部門重新返工整理；第三，案卷檢查合格后，填寫案卷移交清單，雙方履行簽字手續(xù)。第四，移交清單應(yīng)該填寫一式三份

5、，一份由文書部門或業(yè)務(wù)部門存查，另外兩份保存在檔案部門作為檢索工具和全宗卷的材料。一、公文基礎(chǔ)知識模塊七文書處理訓(xùn)練1通用文書我國通用的公文共有13種：（1）命令（令）； （2）決定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通報；（7）議案；（8）報告；（9）請示；（10）批復(fù)；（11）意見；（12）函；（13）會議紀(jì)要。其外還有其它通用文書類型：（1）計劃；（2）總結(jié)；（3）簡報；（4）講話稿；2商務(wù)文書常見的商務(wù)文書有：（1）協(xié)議書；（2）招標(biāo)書；（3）投標(biāo)書；（4）可行性研究報告；（5）企業(yè)簡介等。二、文書的種類模塊七文書處理訓(xùn)練三、文書處理的內(nèi)容和程序（一）內(nèi)容和要求模塊七文書處理訓(xùn)

6、練（二）文書處理的程序模塊七文書處理訓(xùn)練簽 收登 記審核分送擬 辦批 辦承 辦催 辦承 辦草 擬審 核簽 發(fā)復(fù) 核繕 印用 印登 記分 發(fā)平時歸類整理歸檔第二部分實踐訓(xùn)練一、實訓(xùn)指導(dǎo)（一）實訓(xùn)目的通過實訓(xùn)，在企業(yè)文書處理過程中，讓學(xué)生按照實訓(xùn)題目進(jìn)行現(xiàn)場的文書處理的操作演示、情景模擬、案例討論、目的是使學(xué)生能親身實踐并掌握整個文書處理的工作程序，旨在培養(yǎng)學(xué)生的動手能力和實際應(yīng)用理論知識的能力，使他們能很快熟悉并掌握公司的文書工作。（二）實訓(xùn)內(nèi)容通過給出一些企業(yè)工作中的片段，讓學(xué)生根據(jù)工作的需要，寫作相應(yīng)的文書，并對這些不同行文關(guān)系和行文方式的文書進(jìn)行處理，以提高學(xué)生處理公文的能力。模塊七文書處

7、理訓(xùn)練（三）實訓(xùn)準(zhǔn)備1場地：實訓(xùn)室或教室：場地布置成秘書辦公室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會議室。2物品：（1）秘書室：電話、本子、筆、文件、收發(fā)文登記簿。（2）領(lǐng)導(dǎo)室：電話、文具。（3）會議室：桌、椅、文件。（四）分?jǐn)?shù)計算本部分三個訓(xùn)練：行政公文文書技能訓(xùn)練、商務(wù)文書技能訓(xùn)練、文書處理訓(xùn)練，每個訓(xùn)練總分為100分。如果教師選擇全部或其中的幾個訓(xùn)練，最后得分可以取平均分。模塊七文書處理訓(xùn)練二、訓(xùn)練內(nèi)容訓(xùn)練一行政公文技能訓(xùn)練 P146-153訓(xùn)練二商務(wù)文書技能訓(xùn)練 P153-154訓(xùn)練三文書處理技能訓(xùn)練 P154-157訓(xùn)練內(nèi)容略，請參見教材。模塊七文書處理訓(xùn)練第三部分拓展訓(xùn)練電子教案模版配色（1）模塊一禮儀

8、訓(xùn)練宏達(dá)公司現(xiàn)有一幢新的辦公大樓欲裝修，你所在的新星裝飾公司有意承擔(dān)此項目的室內(nèi)裝修工程，現(xiàn)在總經(jīng)理將此次投標(biāo)的任務(wù)交給你。你在現(xiàn)場調(diào)查時看到該公司需裝修的面積大約是3000平方米，你根據(jù)時價和宏達(dá)公司要求的清爽明凈，而且價格低廉等要求，設(shè)計投標(biāo)書。在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前，你將投標(biāo)文件送達(dá)投標(biāo)地點。在通過開標(biāo)、評標(biāo)等一系列的程序后，你公司收到了宏達(dá)公司的中標(biāo)通知書，并和宏達(dá)公司簽定了合同?？偨?jīng)理很高興，在部門經(jīng)理例會上，對你的工作給予了表揚(yáng)。提示：項目招投標(biāo)流程及管理知識參見教材P158-160成功的投標(biāo)要求：1本拓展訓(xùn)練為商務(wù)文書擬寫、文書處理、商務(wù)活動的綜合訓(xùn)練。2以小組為單位，按照公司工作開展的程序，將公司內(nèi)部會議討論、交擬、與對方公司聯(lián)絡(luò)、現(xiàn)場調(diào)研、草擬、審核、到會談、定稿、簽發(fā)的環(huán)節(jié)以及整個公文擬寫的過程演示出來，并將公文分發(fā)給對方公司，然后對方公司按照收文流程進(jìn)行收文，并討論公示招標(biāo)結(jié)果，