淺談家庭檔案的整理

1、淺談家庭(jitng)檔案的整理共五十一頁一、檔案(dng n)基本概念和認(rèn)識（聽一聽）二、家庭(jitng)檔案的收集范圍（想一想）三、家庭檔案的歸檔整理（做一做）共五十一頁1.什么(shn me)是檔案？一、檔案(dng n)基本概念和認(rèn)識（聽一聽） 本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。法律條文中的定義：共五十一頁標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中的定義(dngy)： 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案工作基本術(shù)語（DA/T1-2000)對檔案的定義表述是：“國家機(jī)構(gòu)，社

2、會組織或個人在社會活動(shhuhu dng)中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄?！睂W(xué)術(shù)界的定義： 檔案的最新定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！保T惠玲檔案學(xué)概論第二版）共五十一頁一般(ybn)意義上，我們講 檔案就是有價值的原始記錄。2.檔案的前世(qinsh)是什么？各種原始的記錄，包括文字、圖表、聲像等材料。各種歸檔材料檔案規(guī)范整理共五十一頁3.檔案的作用(zuyng)有哪些？憑證作用：主要(zhyo)體現(xiàn)在權(quán)屬確定、權(quán)益保障、司法證據(jù)等方面。參考作用：主要體現(xiàn)在資政決策、編史修志、科學(xué)研究等方面。從價值角度看共五

3、十一頁從社會(shhu)功能角度看記憶功能：主要體現(xiàn)在個人(grn)記憶、群體記憶或集體記憶等方面。共五十一頁4.什么(shn me)是家庭檔案？ 家庭檔案是家庭及家庭成員在生活、學(xué)習(xí)、工作(gngzu)及各種活動中形成的歸屬個人備查的文字、圖表、音像及其它各種形式和載體的歷史記錄。 家庭檔案特點(diǎn)：內(nèi)容豐富、種類較多、各家不同、隱私性強(qiáng)。共五十一頁5.建立對事物分類(fn li)的思想 物以類聚，建立事物的分類思想是做好各種材料歸檔整理的基本前提之一。對事物的分類要求尊重事物的形成(xngchng)規(guī)律，保持事物的有機(jī)聯(lián)系。檔案整理也是如此。食物水果：蔬菜：北方水果：蘋果、桃子、葡萄、西瓜等南

4、方水果：芒果、荔枝、桂圓、菠蘿、椰子等共五十一頁6.建立大檔案(dng n)的思想 所謂建立大檔案的思想，就是要重視對各種有價值的材料的收集和整理。大檔案的思想不僅有助于單位(dnwi)檔案工作的開展，也有助于家庭檔案的收集和整理。 每個家庭應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定本家庭檔案的收集范圍，并注重各種材料的收集與積累，對有保存價值的文字、表冊、票據(jù)、聲像、實(shí)物等材料做到及時收集。共五十一頁7.建立載體記憶(jy)的思想 檔案的出現(xiàn)源于人類自身記憶能力的有限。人的生命是有限的，人的大腦處理和存儲信息的能力也是有限的，人的大腦存儲的信息在傳播時，帶有較強(qiáng)的主觀性。因此，人類發(fā)現(xiàn)(fxin)將大腦作為信息的長

5、久保存載體，并不合適。 將人類活動的原始記錄，存放在生命相對較長的載體上的想法出現(xiàn)了。結(jié)繩記事、甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案 、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案。共五十一頁家庭檔案記錄的是家族或家庭發(fā)展(fzhn)的歷史，承載著每一代家庭成員的集體記憶。共五十一頁二、家庭(jitng)檔案的收集范圍（想一想） 家庭檔案的收集范圍主要包括： 1家庭成員在社會活動中形成的材料。如：工作筆記、發(fā)表的論文(lnwn)、研究成果等材料；獲得的各種榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌等材料；家庭成員接受社會各界邀請的邀請函、書信、請柬等材料；家庭成員與社會各界交往的名片、校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等材料。 2家庭生活中

6、形成的材料。如：出生證、兒童成長記錄、結(jié)婚證、戶口簿等材料；家庭成員的體檢表、病歷、診斷書、化驗(yàn)單等材料；拍攝的各類家庭生活的照片、錄音錄像等材料；編寫的家譜、家史等家庭綜合材料；個人收藏的各類書畫、古董等材料。共五十一頁 3家庭基本建設(shè)中形成的材料。如：建造、裝潢房屋的合同、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢驗(yàn)、竣工圖、驗(yàn)收、結(jié)算等材料；家用電器的說明書、用戶手冊、保修卡、發(fā)票等材料。 4家庭成員在經(jīng)濟(jì)活動中形成的材料。如：收入、支出項(xiàng)目，工資單、存折、基金(jjn)、股票開戶書及交易記錄，投資合同、章程，各類保險(xiǎn)憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品發(fā)票等材料。 5家庭成員在其他活動中形成的具有保存價值的材料。

7、共五十一頁三、家庭(jitng)檔案的歸檔整理（做一做） 家庭檔案的歸檔整理就是將處于(chy)零散狀態(tài)的各種原始資料進(jìn)行有序的分類、整理、編目、裝盒，使之系統(tǒng)規(guī)范。共五十一頁（一）分類 家庭檔案的分類是將家庭及其成員所形成的全部檔案材料，按其時間、內(nèi)容和形式的異同，分成一定的層次和類別，使家庭檔案構(gòu)成一套有機(jī)的體系(tx)。1分類原則選擇分類方法要從家庭檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，既要符合實(shí)際，又要保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系。分類層次要清晰，類的概念要明確，相互間界限需分明，不能互相交叉或重合。分類的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致，做法要統(tǒng)一，盡量避免前后互相矛盾。分類必須便于家庭檔案的整理、保管和利用。共五十一頁2

8、分類方法內(nèi)容分類法。按家庭檔案所反映的內(nèi)容可把家庭檔案分為寶寶康樂(kngl)類、學(xué)生時代類、戀愛婚姻類、工作成果類、家庭建設(shè)類、當(dāng)家理財(cái)類、醫(yī)療保健類、家庭歷史類、綜合類。形式分類法。按家庭檔案的形式可把家庭檔案分為證書類、書信類、票據(jù)類、手稿類、字畫類、病歷類、照片類、錄音（像）帶類、光盤類、綜合類。成員分類法。按家庭檔案所記錄的家庭成員，分為祖父、祖母、父親、母親、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等，家庭中有多少成員就設(shè)多少類，外加綜合類。共五十一頁3分類方案根據(jù)家庭檔案材料形成特點(diǎn)和內(nèi)在聯(lián)系，結(jié)合家庭建檔實(shí)際，綜合運(yùn)用內(nèi)容和形式分類法，一般可把家庭檔案分為10大類。綜合類：包括家庭成員生日、結(jié)婚

9、紀(jì)念日及入學(xué)(r xu)、入團(tuán)、入黨、入伍、應(yīng)聘、升職、出國、喬遷的日期等；家譜、家史、自傳、簡歷、日記、讀書筆記、心得體會等；各種教育考試的成績單等。社會交往類：包括家庭成員之間及與親友之間的重要往來書信，家庭成員接受社會各界邀請函、書信、請柬，家庭成員與社會各界交往的重要名片，校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等。共五十一頁證件類：包括房產(chǎn)證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、出國護(hù)照、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、獨(dú)生子女證等。基建設(shè)備類：包括家庭建房、裝潢的合同、施工圖、施工記錄、原材料合格證、竣工圖、水電氣管線圖、驗(yàn)收及結(jié)算等材料；各種家用電器的說明書、保修卡

10、、維修單、電路圖及維修點(diǎn)地址(dzh)、聯(lián)系電話、發(fā)票等材料。共五十一頁健康類：包括體檢表、病歷、診斷書、化驗(yàn)單、心電圖、X光片、住院記錄、免疫記錄、常用藥說明、家用藥方、飲食禁忌、烹調(diào)技術(shù)、營養(yǎng)知識等。榮譽(yù)類：包括獲得的各種榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌、實(shí)物，家庭成員的優(yōu)秀事跡材料等。理財(cái)類：包括家庭收入、支出項(xiàng)目帳本；存單、有價證券、保險(xiǎn)憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品清單(qngdn)和發(fā)票等。共五十一頁旅游類：包括家庭及其成員外出(wi ch)旅游的線路計(jì)劃、飛機(jī)票、火車票、汽車票、景點(diǎn)介紹、門票、地圖、紀(jì)念品等。照片（音像）類：包括家庭成員各個時期的照片；結(jié)婚、壽慶等家庭重大活動，旅游觀光、聚會娛

11、樂等形成的照片、音像資料。共五十一頁作品（收藏）類：包括個人愛好、收藏等，如書法書畫作品、名人好友題詞、發(fā)表在各類報(bào)刊的文章及作品、出版的專著文集、郵票、古幣及其它各類藝術(shù)品收藏等。 在分類方案的擬定過程中，可根據(jù)本家庭實(shí)際(shj)情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。家庭檔案材料較多可設(shè)二級類目，如作品（收藏）類材料較多，可在作品（收藏）類下再設(shè)書畫、瓷器、郵票等類，其他依次類推。反之，家庭檔案材料較少的，可適當(dāng)合并一些相近的大類，如把社會交往類并入綜合類等。共五十一頁（二）整理 家庭檔案以“件”為單位進(jìn)行歸檔整理。 1確定“件”的概念。一般一份材料裝訂在一起為一“件”。如一份購房合同為一“件”，一幅書畫作品

12、為一“件”。對于不方便裝訂的材料可采取(ciq)袋裝等其他形式把材料集中起來作為一“件”，如一套家電所有材料為一“件”，一次旅游所有材料為一“件”。 2.保管期限劃分。一般定為“長期”。 3編號。在分類方案的最低一級類目內(nèi)按歸檔材料形成時間順序從“1”開始編制歸檔件號。如只設(shè)10類的，則在每個大類內(nèi)按歸檔材料的形成時間順序編制歸檔件號。共五十一頁如設(shè)置二級類目的(md)，如收藏類內(nèi)再設(shè)書畫、瓷器類，則在書畫、瓷器類內(nèi)分別按歸檔材料形成時間順序編制歸檔件號，也就是書畫類編制一個歸檔流水號，瓷器類編制一個歸檔流水號。各家庭可根據(jù)實(shí)際情況選用不同方法在歸檔材料上編制歸檔件號。 蓋歸檔章形式。歸檔章式

13、樣：共五十一頁歸檔章位置：一般蓋在歸檔材料上部偏左位置。家庭代號：如果按內(nèi)容和形式分類(fn li)的，一個家庭就有一個家庭代號；如果按成員分類(fn li)法，家庭代號則為每個家庭成員的代號（有幾個家庭成員，就有幾個家庭代號）。類別名稱（代碼）：填寫分類方案最低一級類目名稱或代碼；件號：按最低一級類目，從“1”開始編制歸檔件號。共五十一頁 粘貼標(biāo)簽形式。在標(biāo)簽上注明類別名稱和件號粘貼在歸檔材料上。粘貼標(biāo)簽以不破壞歸檔材料原貌為原則，如獎牌證書(zhngsh)可粘貼在背后或底部等。用中性筆在歸檔章的填寫項(xiàng)目中標(biāo)注。對于一些需保持原貌(yun mo)的歸檔材料可用鉛筆直接在材料上注明。共五十一頁

14、4裝盒 一個類的家庭檔案材料按編制的歸檔件號順序依次裝入檔案盒，分裝成一盒或數(shù)盒，不同類的檔案不能裝入同一盒中，并在每個檔案盒內(nèi)放置備考表，填寫對這一盒家庭檔案需作的補(bǔ)充說明，如無補(bǔ)充說明的可不(k b)填寫。對于不能裝盒的家庭檔案可采取其他形式妥善保管。共五十一頁5盒脊填寫(tinxi)檔案盒背脊：有“家庭代號、年度、類別、起止件號、盒號”五個欄目。家庭代號：如果按內(nèi)容和形式分類的，一個家庭就有一個家庭代號；如果按成員分類法，家庭代號則為每個家庭成員的代號（有幾個家庭成員，就有幾個家庭代號）。共五十一頁年度：填寫盒內(nèi)存放材料形成的起止年份。類別(libi)：填寫本家庭分類方案中大類的類別(l

15、ibi)名稱，如一個家庭分為榮譽(yù)類、證件類等，在整理榮譽(yù)類檔案時在“類別(libi)”欄填寫榮譽(yù)類、證件類。設(shè)置二級類目，如作品（收藏）類設(shè)置二級類目書畫、瓷器的，在整理書畫類時填寫“作品（收藏）書畫類”，整理瓷器類時填寫“作品（收藏）瓷器類”。共五十一頁起止件號：填寫該盒檔案材料(cilio)的起止件號，如榮譽(yù)類共有三盒30件，第一盒1-10件填寫“1-10”，第二盒11-25件填寫“11-25”，第三盒26-30件填寫“26-30”。盒號：所有裝盒的檔案編大流水號。共五十一頁（三）編目在歸檔目錄中，對該類內(nèi)按順序排列的歸檔材料填寫件號、責(zé)任者、題名、成文日期、頁數(shù)、備注(bizh)?！凹?/p>

16、”：填寫該類內(nèi)歸檔材料的排列順序號?！柏?zé)任者”：填寫歸檔材料形成或署名者的名稱?！邦}名”： 填寫歸檔材料的標(biāo)題或內(nèi)容概括。共五十一頁“成文日期”： 填寫歸檔材料的落款日期或形成日期，用八位數(shù)字表示，如2008年1月18日，用“20080118”表示，如無具體的月、日，則填寫“20080000”?！绊摂?shù)”：填寫每件家庭檔案(dng n)材料的總頁數(shù)，以每件歸檔材料有文字的頁面計(jì)算頁數(shù)?！皞渥ⅰ保禾顚懨糠菁彝n案材料的補(bǔ)充說明。共五十一頁 歸檔目錄一般編制二份，一份裝訂成冊用于日常檢索，一份放置在檔案盒內(nèi)便于日常家庭檔案的管理。 一些特殊的家庭檔案如書畫、藏品等可根據(jù)實(shí)際需要確定歸檔目錄的項(xiàng)目(x

17、ingm)，使歸檔目錄能完整、準(zhǔn)確地反映這些家庭檔案的信息。共五十一頁(四）家庭檔案的數(shù)字化 對有條件的家庭，建議對家庭檔案實(shí)施數(shù)字化管理(gunl)。 1已數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)加強(qiáng)收集，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、完整性。如在計(jì)算機(jī)上形成的文本、表格、多媒體等各類電子文件，數(shù)碼相機(jī)、攝象機(jī)、錄音筆等設(shè)備記錄的照片、錄象、音頻，其他數(shù)字設(shè)備形成的電子文件等。共五十一頁 2未數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)通過各種途徑進(jìn)行數(shù)字化。紙質(zhì)檔案一般通過掃描的形式進(jìn)行數(shù)字化，掃描色彩為黑白位圖，圖像分辨率為300DPI，文件格式為“PDF”。如有特殊需要的可調(diào)整掃描色彩、分辨率、格式，如傳統(tǒng)照片、一些(yxi)重要的憑據(jù)等。

18、獎狀、獎牌、書畫、玉器等一些(yxi)實(shí)物檔案一般采取數(shù)碼相機(jī)拍攝的方法進(jìn)行數(shù)字化，分辨率、儲存格式等指標(biāo)可根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)定。共五十一頁 3對數(shù)字化后形成的電子文件進(jìn)行命名，按歸檔材料題名對電子文件進(jìn)行命名。如一份房屋裝修合同，則數(shù)字化后的電子文件名稱為“房屋裝修合同”。 4實(shí)施家庭檔案數(shù)字化管理。利用(lyng)電子表格或數(shù)據(jù)庫軟件建立家庭檔案電子歸檔目錄，將已命名的電子文件拷貝至專用的目錄夾內(nèi)與電子歸檔目錄進(jìn)行掛接，以提供日常的檢索利用(lyng)。另外，把電子歸檔目錄和已命名的電子文件制作成光盤進(jìn)行歸檔保存共五十一頁（五）家庭檔案的保管 1整理好的家庭檔案按類別(libi)順序依次排

19、列，同類別(libi)的按盒號順序依次排列，放入家庭檔案柜或其他家具中存放。保密、貴重的家庭檔案可單獨(dú)存放。 2家庭應(yīng)妥善保管家庭檔案，注意防火、防潮、防蟲、防光、防塵等。共五十一頁（六）紙質(zhì)照片(zhopin)和數(shù)碼照片(zhopin)的歸檔整理紙質(zhì)照片按照照片檔案整理規(guī)范（GB/T11821-2002）進(jìn)行整理。要點(diǎn)如下： 1.每個活動或事項(xiàng)選取代表性照片10-20張，盡量選取數(shù)碼沖印方式加工的紙質(zhì)照片。 2.將照片放入照片檔案冊，四角塞入固定縫中。 3.對每張照片進(jìn)行著錄，填寫照片號（底片號）、題名、時間(shjin)、地點(diǎn)、攝影者、參見號、文字說明。共五十一頁 照片號是固定和反映每張照

20、片在全宗內(nèi)分類與排列順序(shnx)的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式:格式一:全宗號一保管期限代碼一冊號一張?zhí)柛袷蕉?全宗號一保管期限代碼一張?zhí)?題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容(nirng) ，人物、時間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全 。共五十一頁 拍攝時間采用“YYYYMMDD”8位數(shù)字形式，如：20150917 攝影者一般填寫個人 ，必要時可加寫單位。 文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或僅對題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他(qt)需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，

21、例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。共五十一頁共五十一頁4.編制(binzh)照片檔案基本目錄和冊內(nèi)目錄?；?jbn)目錄冊內(nèi)目錄共五十一頁 數(shù)碼照片按照數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范(gufn)（DA/T50-2014）進(jìn)行歸檔整理。 1.分類和排列 同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。 2.命名 整理過程(guchng)中，應(yīng)對數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴(kuò)展名” 格式命名。共五十一頁保管期限代碼：分別用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30 年、10 年。年度

22、：為 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字。照片組號：為 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。張?zhí)枺簽?4 位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。示例 ： 2009 年某單位拍攝的一組 XX 工作(gngzu)會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為 JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.jpg。共五十一頁3.存儲結(jié)構(gòu) 數(shù)碼照片檔案可采用建立(jinl)層級文件夾的形式進(jìn)行存儲。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立(jinl)“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立(jinl)層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。共五十一頁示例： 某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放(cnfng)在檔案室計(jì)算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū) D 盤根目錄下，2009 年該單位拍攝的一組 XX 工作會議的數(shù)碼照片為 2009 年第一組照片，