項目管理課件：第九章 項目采購管理

1、 第九章項目采購管理9.1 項目采購管理概述9.2 采購計劃的編制9.3 采購計劃的實施9.4 項目合同管理第九章 項目采購管理9.1 項目采購管理概述 9.1.1 項目采購與采購管理的含義 9.1.2 采購管理的過程9.1.1 項目采購與采購管理的含義項目采購管理（Project Procurement Management）是指在項目整個實施過程中，有關項目組織為完成項目可交付成果，而從外部積極尋求和采購項目各種所需資源的管理。項目所需資源基本上分為兩大類：產品和服務。產品包括廠房、機器設備、原材料、能源等各種類型的物質；服務包括勞務、咨詢、設計、管理中介等各種活動。 9.1.1 項目采購

2、與采購管理的含義項目采購是指從項目組織外部獲得產品和服務的過程，具有以下特點： 買方就成為顧客，因而也就成為一個主要的利害關系者；賣方的項目管理組織必須關心項目管理的所有過程，而不僅僅是項目采購過程；分包合同的條款和條件就構成了許多過程的關鍵依據。9.1.2 采購管理的過程項目采購程序包括： 1做好準備工作 2采購計劃編制 3制定項目采購工作計劃 4詢價 5選擇產品供應商 6合同管理 7合同收尾9.2 采購計劃的編制 9.2.1 項目采購計劃編制的前期準備 9.2.2 采購方案的選擇 9.2.3 采購計劃編制的依據 9.2.4 采購計劃編制的工具與技術 9.2.5 采購計劃編制的成果9.2.1

3、 項目采購計劃編制的前期準備采購計劃編制是確定從項目組織外部采購哪些產品和服務能夠最好的滿足項目需求的過程，它必須在范圍定義中完成。 良好的市場信息機制應該包括以下三個方面： （1）建立重要的產品來源的記錄，以便需要時就能隨時提出不同的供應商所能供應的產品的規(guī)格性能及其可靠性的相關信息； （2）建立同一類目產品的價格目錄，以便采購者能利用競爭性價格得到好處，例如：商業(yè)折扣； （3）對市場情況進行分析研究，作出預測，使采購者在編制采購計劃、決定如何打包及采取何種采購方式時，能有比較可靠的依據作為參考。 9.2.2 采購方案的選擇 采購計劃一般要對下列事項之一做出決策： （1）通過一家總承包商采購

4、所有或大部分所需要的產品和服務。 （2）向多家承包商采購很大部分需要的產品和服務。 （3）采購小部分需要的產品和服務。 （4）不采購貨物和設備。9.2.3 采購計劃編制的依據1企業(yè)環(huán)境因素 所考慮的企業(yè)環(huán)境因素包括市場條件、從市場上可獲得的產品或服務、按照什么條件從何處獲得。2組織過程資產 組織過程資產可提供在制定采購管理計劃和選擇合同類型過程中需要考慮的正式和非正式的與采購相關的政策、程序、指導原則和管理體系。3范圍說明書 范圍說明書中說明了項目目前的界限以及與項目范圍相關的要求、制約因素和假設條件。4工作分解結構 工作分解結構闡明了項目各組件之間及其與項目可交付成果之間的關系。 5工作分解

5、結構說明工作分解結構說明提供了工作的詳細說明，包括可交付成果的識別以及完成每項可交付成果所需的工作分解結構組件內的工作描述。6項目管理計劃項目管理計劃提供了項目管理的總體計劃，包含相關子計劃，如范圍管理計劃、采購管理計劃、質量管理計劃和合同管理計劃（為采購管理計劃提供指導）。 采購計劃編制過程必須考慮有哪些其他計劃成果可利用。通常應加以考慮的其他計劃成果包括：（1）風險登記表（2）與風險相關的合同協(xié)議（3）活動的資源要求（4）項目進度計劃（5）活動費用估算（6）費用基準9.2.3 采購計劃編制的依據9.2.4 采購計劃編制的工具與技術1自制或外購分析 自制或外購分析是一種通用的管理技術，是項目

6、采購計劃編制過程的一部分，用以確定某項具體產品或服務是由項目團隊自行生產還是外購。2專家判斷 在編制采購計劃時經常需要專家的技術判斷來評估采購計劃編制的依據，也可依據專家的判斷制定或修改評標標準。3合同類型采購中通常采用以下三類合同中的一種：（1）固定總價或總包合同（2）成本償還合同（3）時間與材料合同9.2.5 采購計劃編制的成果 1.采購管理計劃 采購管理計劃描述如何管理從制定采購文件到合同收尾的采購過程，其內容包括：（1）采用的合同類型；（2）如果評估標準要求獨立估算，由誰進行估算；（3）如果實施組織設有采購部門，項目管理團隊本身應采取的行動；（4）如果需要，將使用標準的采購文件；（5）

7、管理多個供應商；（6）協(xié)調采購與項目的其他方面，如進度和績效報告；（7）能夠對采購造成影響的制約因素和假設條件；（8）處理購買產品所需的提前訂貨期，并與項目的進度計劃進行協(xié)調；（9）進行自制或外購決策，并與資源需求和進度計劃相聯(lián)系；（10）明確合同中規(guī)定的可交付成果的交付日期，確保其與進度計劃和控制過程相協(xié)調；（11）檢查履約保函或保險合同，以降低項目風險；（12）為供應商提供有關如何建立和維持合同工作分解結構的說明書；（13）確定合同說明書應使用的格式和形式；（14）確定通過資格預審的供應商；（15）管理合同，并評估供貨商所采用的采購衡量指標。9.2.5 采購計劃編制的成果 2.合同工作說明

8、書 每項采購合同工作說明書僅說明與合同相關的部分項目范圍。根據范圍說明書、工作分解結構和工作分解結構說明制定每項合同的工作說明書。 3.自制或外購決策 對產品和服務由項目團隊自制或外購形成的決策，包括為應對風險而決定購買保險或履約保函。 4.請求的變更 采購計劃過程可能會導致項目管理計劃及其從屬計劃和其他組成部分提出變更請求，通過整體變更控制過程對請求的變更進行審查和處理。9.2.5 采購計劃編制的成果9.3 采購計劃的實施 9.3.1 招標采購的實施 9.3.2 非招標采購的實施按照標準的招標程序，公開招標一般分為三個階段： 1.招標準備階段。 基本分為以下六個步驟： （1）具有招標條件的單

9、位填寫招標申請書，報有關部門 審批獲準后，組織招標班子和評標委員會。 （2）編制招標文件和標底。 （3）發(fā)布招標公告。 （4）投標者資格預審。 （5）文件答疑。 （6）接受投標方提交的投標文件。9.3.1 招標采購的實施2開標評標階段。 這一階段的主要工作包括： （1）開標。 （2）初審。 （3）詢標。 （4）評標。9.3.1 招標采購的實施3決標、授標與簽約階段。 這一階段的主要工作包括： （1）決標。 （2）授標與簽約。9.3.1 招標采購的實施9.3.2 非招標采購的實施1.國際和國內詢價采購 國際和國內詢價采購又稱為“貨比三家”，不需要正式的招標文件，只需先收集若干家（三家以上）供貨商

10、提供的產品報價，然后將各個報價及其供貨條件進行分析比較，在既定的產品質量上，選擇售后服務最好、價格最低的供貨商。2.直接采購（或稱直接簽訂合同）1）對于已經授標并簽約，而且正在實施中的工程或貨物合同，在需要增加類似的工程量或貨物量的情況下，可通過這種方式延續(xù)合同。2）考慮與現有設備配套的設備或設備的標準化方面的一致性，可采用此種方式向原來的供貨商增購貨物。3）所需設備具有專營性，只能從一家供貨商購買。4）負責工藝設計的承包人要求從指定的一家供貨商購買關鍵的部件，以此作為保證達到設計性能或質量的條件。5）在一些特殊情況下，可采用直接簽訂合同方式進行采購，以免由于延誤而花費更多的費用。9.3.2

11、非招標采購的實施 3.自營工程 自營工程是指項目業(yè)主不通過招標或其他采購方式而直接使用自己國內、?。▍^(qū)）內的施工隊伍來承建的土建工程。 自營工程主要適用于下列情況： 1）工程量的多少無法事先確定。 2）工程的規(guī)模小而分散或所處地點比較偏遠，是承包商要承擔過高的動員調遣費用。 3）必須在不干擾正在進行中的作業(yè)的情況下進行施工，并完成工程。 4）沒有一個承包商感興趣的工程。 5）如果工程不可避免地要出現中斷，在此情況下，其風險由項目業(yè)主承擔，比承包人承擔要更為妥當。9.3.2 非招標采購的實施9.4 項目合同管理 9.4.1 項目合同的基本概念 9.4.2 合同管理及其主要內容 9.4.3 合同管

12、理的依據、工具與技術以及成果 9.4.4 項目合同的變更、解除和終止 9.4.5 項目合同的索賠管理 9.4.6 合同收尾1項目合同的概念 合同被定義為：“平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議”。合同具有如下法律特征：（1）合同是一種民事法律行為。（2）合同是兩個以上當事人意思表示一致的民事法律行為。（3）合同是以設立、變更、終止民事權利義務關系為目的的民事法律行為。（4）合同是當事人各方在平等、自愿的基礎上產生的民事法律行為。9.4.1 項目合同的基本概念2項目合同的主要條款及合同分類 合同法第12條規(guī)定合同的主要條款包括：當事人的名稱或者姓名和住所，合

13、同的標的，標的的數量，標的的質量，價款或者報酬，履行期限、地點和方式，違約責任，解決爭議的方法等八項。9.4.1 項目合同的基本概念序號劃分方式合同名稱1按業(yè)務范圍劃分供應、租賃、借用、承攬、運輸、信托、保管、委托、聯(lián)營、合伙、社會服務、科研、保險等合同2按權利、義務劃分雙務（當事人雙方同等對應的權利、義務）、單務（當事人一方負義務，他方只享權利，如無息貸款）合同3按獲得利益情況劃分有償、無償合同4按標的劃分實體、虛體（如服務、科研、設計）合同5按是否交付標的劃分諾成（達成協(xié)議即告成立，如承包合同）、實踐（要交付標的才成立，如保管、運輸）合同6按國家計劃與市場調節(jié)劃分統(tǒng)配物資分配計劃合同、市場

14、調節(jié)合同7按從屬關系劃分主合同（如業(yè)主與總包之間的合同）、分合同（如總包與各分包之間的合同）8按合同期長短劃分長期（一年以上）合同、短期（一年及一年以下）合同9按法律效力劃分有效（具有法律效力，期限未超過合同規(guī)定，內容符合法律要求）、無效（不產生法律效力或已喪失 法律效力）合同10按標的項目劃分單一（標的只有一項）、多項（標的在兩項以上）合同11按標的所有權劃分讓渡（如商品交換合同）、租賃合同12按利益劃分為當事人利益、為第三者利益合同（如人身保險）表9.1 合同分類表9.4.2 合同管理及其主要內容 項目采購合同管理就是為了實現項目采購計劃，保證供應商或承包商按照合同約定履行義務，而運用各種

15、手段、采取各種措施進行管理。 在項目的整個實施過程中，合同管理都貫穿其中，是項目全面管理的一個重要組成部分。 一般來講，項目采購合同管理的主要內容有以下幾點： 1對供應商或承包商工作的監(jiān)督管理 2. 采購質量控制管理 3.合同變更的管理 4解決糾紛 5項目組織內部對于變更的理解 6支付管理9.4.3 合同管理的依據、工具與技術以及成果 1項目合同管理的依據 項目合同管理的依據主要有： 合同文件 合同管理計劃 選中的供應商或承包商 供應商或承包商的績效報告 變更請求以及供應商或承包商提供的單據2項目合同管理的工具與技術 (1) 合同變更控制系統(tǒng) (2) 進行績效審核 (3) 檢驗和審計 (4)

16、績效報告 (5) 支付系統(tǒng) (6) 合同檔案管理系統(tǒng) (7) 信息技術 9.4.3 合同管理的依據、工具與技術以及成果 3合同管理的成果 （1）合同文件 合同文件包括合同以及所有支持性進度計劃、未批準的合同變更請求和批準的合同變更請求。 （2）合同變更 有關合同變更的具體情況應該反映到項目的其他有關計劃中，并在必要時更新項目計劃或其他有關文件。 （3）推薦的糾正措施 推薦的糾正措施指為使供應商或承包商符合合同條款的規(guī)定而需采取的所有行動。 （4）付款時間表和付款申請 供應商或承包商按照合同約定履行供貨義務后，向項目組織提出的付款時間表和付款申請。 9.4.3 合同管理的依據、工具與技術以及成果

17、9.4.4 項目合同的變更、解除和終止 1項目合同變更的特征 項目合同的變更通常是指由于一定的法律事實而改變合同的內容和標的的法律行為。它的特征有如下幾點： (1)項目合同的雙方當事人必須協(xié)商一致； (2)改變合同的內容和標的； (3)合同變更的法律后果是將產生新的債權和債務關系。 9.4.4 項目合同的變更、解除和終止 2項目合同解除的特征 項目合同的解除是指消滅既存的合同效力的法律行動，其主要特征有如下三點： (1)項目合同的雙方當事人必須協(xié)商一致； (2)合同當事人應負恢復原狀的義務； (3)項目合同解除的法律后果是消滅原合同的效力。 3合同變更或解除的條件 (1)雙方當事人經過自愿協(xié)商

18、同意，并且不因此損害國家利益和社會公共利益。 (2)由于不可抵抗力致使項目合同的全部義務不能履行。 (3)由于另一方面在合同約定的期限內沒有履行合同，且在被允許的推遲履行的合理期限內仍未履行。 (4)由于項目合同當事人的一方違反合同，以致嚴重影響訂立項目合同時所期望實現的目的或致使項目合同的履行成為不必要。 (5)項目合同約定的解除合同的條件已經出現。9.4.4 項目合同的變更、解除和終止4項目合同變更或解除的程序 (1)當事人一方要求變更或解除項目合同時，應當事先向另一方用書面的形式提出。 (2)另一方當事人在接到有關變更或解除項目合同的建議后應及時作出書面答復，如同意，則項目合同的變更或解

19、除發(fā)生法律效力。 (3)變更和解除項目合同的建議與答復，必須在雙方協(xié)議的期限之內或者在法律或法令規(guī)定的期限之內。 (4)項目合同的變更或解除如涉及到國家指令性產品或工程項目時，必須在變更或解除項目合同之前報請下達該計劃的有關主管部門批準。 (5)因變更或解除項目合同發(fā)生的糾紛依雙方約定的解決方式或法定的解決方式處理。9.4.4 項目合同的變更、解除和終止 5合同的終止 當事人雙方依照合同的規(guī)定，履行其全部義務或雙方一致確定合同的目標不可能實現，合同即行終止。我國合同法所認可的合同終止原因有以下幾種： (1)當事人全部履行合同義務而宣告合同終止。 (2)合同的權利人和義務人混同一人時，合同自行終

20、止。 (3)合同因不可抗力而無法繼續(xù)執(zhí)行而終止。 (4)合同雙方當事人協(xié)商同意而終止。 (5)仲裁機構裁決或者法院判決宣告合同終止。 9.4.4 項目合同的變更、解除和終止9.4.5 項目合同的索賠管理1索賠的起因 在有些采購項目如工程項目采購中索賠是經常發(fā)生的。而在項目實施中常常會由于如下原因產生索賠：（1）由于客戶或其他最終用戶沒能正確地履行合同義務（2）由于客戶或最終用戶因行使合同規(guī)定的權力而增加了項目組織的花費和延誤了進度，按合同規(guī)定應該給予補償。（3）工程中經常發(fā)生的情況，由于某一個工作組完不成合同責任而造成的連鎖反應。（4）由于環(huán)境變化。2索賠管理 由于有些項目技術和環(huán)境的復雜性，

21、索賠是不可能完全避免的。 在現代工程中索賠額通常都很大，一般都有1020的合同價。甚至在國際工程招標中超過合同價100的索賠要求也不罕見。 索賠管理包括索賠和反索賠。 （1）索賠 索賠是對自己已經受到的損失進行追索。 （2）反索賠 反索賠著眼于防止或減少損失的發(fā)生。9.4.5 項目合同的索賠管理3索賠管理的工作過程 索賠管理工作過程中涉及的工作包括兩個層次：一是合同雙方索賠的提出和解決之后。二是項目組織內部的索賠（或反索賠）管理工作。（1）索賠意向通知 在引起索賠的事件發(fā)生后，供應商或承包商必須迅速做出反應，在一定時間內（FIDIC規(guī)定為28天），向業(yè)主（或監(jiān)理工程師）發(fā)出書面索賠意向通知，聲

22、明要對索賠事件提出索賠。9.4.5 項目合同的索賠管理（2）起草并提交索賠報告 在提交索賠意向通知后一定時間內（FIDIC規(guī)定28天），項目單位必須提交正規(guī)的索賠報告。在這個階段中項目組有大量的管理工作： 1)事態(tài)調查。 2）索賠事件的原因分析。 3）對索賠的根據分析和評價。 4）損失調查、索賠 5）收集證據。 6）起草索賠報告。 7）提交索賠報告。9.4.5 項目合同的索賠管理（3）解決索賠 從遞交索賠報告到最終獲得（或支付）賠償是索賠的解決過程。 從項目管理的角度來說，索賠應得到合理解決，無論是不是符合實際情況的超額索賠，或通過強詞奪理，對合理的索賠要求賴著不賠，都不是索賠的合理解決。 由于雙方的利益不一致，對索賠的解決會有許多爭執(zhí)，通?？梢酝ㄟ^協(xié)調、調解、仲裁等手段解決。 9.4.5 項目合同的索賠管理9.4.6 合同收尾 合同收尾過程類似于項目收尾過程，它涉及產品和服務核實（所有工作是否已