高效會議主持技巧講解課件

1、高效會議主持技巧HLP徐啟中2004/11/16第1頁，共40頁。零.關(guān)于會議Funny Meeting/Meeting Funny! 第2頁，共40頁。好多會每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會。開會、開會，不開怎么會，本來就不會，開了就變會。有事要開會，沒事也開會，好事大家分，出事大家推。上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，精神快崩潰。大小事不干，通通作外推，問我啥本領(lǐng)，專長是開會。上午有早會，下午有午會，下班不能走，還有個晚會。赴會要實時，小心選座位，最好靠邊邊，以免遭口水。雖然在開會，誰也不里誰，有人忙協(xié)調(diào)，有人無所謂。主席一上臺，自稱大掌柜，扯東又拉西，全憑一張嘴。內(nèi)容沒準(zhǔn)

2、備，聽來活受罪，差了十萬八，大家還說對。第3頁，共40頁。關(guān)于會議根據(jù)AMA(American Management Association)美國管理 協(xié)會于2003年對20余個開發(fā)國家,超過12,000名主管所進(jìn)行 的一項研究報告指出:各企業(yè)主管平均每周花在會議時間,至少占了1/4的總滯留公司時間公司規(guī)模愈大,愈高階,上述時間比率愈高不到1/10的主管認(rèn)為過去所進(jìn)行的會議是有效率的不到1/10的主管認(rèn)為這現(xiàn)象,不需要重視初步推估平均每天全球約有八千萬個會議召開一家擁有500位職員以上的企業(yè),平均每月花在會議上的人力成本 【不含用品費、 水電費、 耗損費等附加開支,約15萬美元(120萬人民幣

3、)】第4頁，共40頁。PS:會議成本計算公式:會議成本 2ABT+CA:與會成員平均之“每小時平均工資” 【通常為全公司員工平均工資(實薪) 】的3倍B:參與會議之人數(shù)T:開會經(jīng)歷的時間2:由于會議引起經(jīng)常性管理/業(yè)務(wù)工作停頓而產(chǎn)生損失C:會議實際費用 交通費、 場地成本、 用品耗損、 水電等附加開支試算您部門可能發(fā)生之“周”會議成本:關(guān)于會議(續(xù))會議的成本平均而言，組織花費：全年薪資費用的 7-15% 在會議上中級主管花費 35% 的時間在會議上高級主管花費 60% 的時間在會議上第5頁，共40頁。根據(jù)美國史丹大學(xué)Dr. J.R. Kelly所領(lǐng)導(dǎo)的組織行為研究團隊, 調(diào)查指出:正常營運公

4、司之員工48.5%的時間花在進(jìn)行會議正常營運公司之員工97.6%的時間花在執(zhí)行會議的決議86.9%的員工覺得會議流程還有5%以上的精進(jìn)空間74.3%的員工覺得會議引導(dǎo)能力的強化是刻不容緩的83.6%的會議領(lǐng)導(dǎo)者覺得會議參與者的會議修養(yǎng)&認(rèn)知急需加強88.1%的員工認(rèn)為開會(參與會議)是件苦差事會議占據(jù)之時間,正比于職位的等級會議領(lǐng)導(dǎo)能力的高低,正比于升遷機率的高低您認(rèn)為呢?關(guān)于會議(續(xù))第6頁，共40頁。壹. 新世紀(jì)會議新認(rèn)知二.會議的新時代精義三.會議的功能與目的第7頁，共40頁。一種動態(tài)過程一種為了達(dá)到特定目的而進(jìn)行的動態(tài)過程一種為了節(jié)省時間、提升效率以達(dá)特定目的的動態(tài)過程 新世紀(jì)“會議”

5、的精義二.會議的定義狹義:三個人在一起 , 進(jìn)行15分鐘以上的聚會!第8頁，共40頁。為了通知為了跨部門協(xié)調(diào)為了收集意見為了訂定目標(biāo)為了因應(yīng)緊急狀況為了解決問題為了計劃或作策略為了作決定為了得到承諾為了獲得結(jié)果三.會議的功能及目的1. 一般性功能&目的2. 策略(附加)性功能&目的為了人才培育為了測試共識為了試煉領(lǐng)導(dǎo)能力為了了解組織脈動為了突破組織慣性為了革除專家愚昧為了鏟除團體思考為了排除執(zhí)行停滯 第9頁，共40頁。綜合結(jié)論:以節(jié)省時間、提升效率為宗旨 的動態(tài)過程來達(dá)成 :一. 一般性目的二. 特殊性目的三. 策略性目的第10頁，共40頁。貳.成功會議的關(guān)鍵與帶領(lǐng)一.成功會議的定義二.會議成

6、功的關(guān)鍵與操作重點第11頁，共40頁。一.成功會議的定義:在設(shè)定的會議時間內(nèi),完成會議的程序,并達(dá)成預(yù)設(shè)的會議目的!第12頁，共40頁。二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點1.會議目標(biāo)設(shè)定之原則之一: SMARTSS:Specific:具體化M:Measurable:可測量MA:Attainable:可達(dá)成AR:Related:相關(guān)聯(lián)RT:Time Frame:時間性T會議目標(biāo)范例比較:制程質(zhì)量改善 VS.2005第1Q開始前良率提升至97%第13頁，共40頁。二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點1-1.會議目標(biāo)設(shè)定之原則之二: PROBEPP:Practical:與現(xiàn)況相近的R:Refiniable:可

7、修正的RO:Oriented:具引導(dǎo)性的OB:Big:值得會&議的BE:Exciting:能引起意愿的E會議目標(biāo)范例比較:2005年Cost Down 務(wù)必達(dá)成 50% VS.第4Q突破目標(biāo)15%與NO.1部門績效獎金奪取第14頁，共40頁。KEY: 提前提供具體檢核窗體數(shù)據(jù) & 進(jìn)行差異管理流程 & 引導(dǎo)突破再行動意愿與承諾宣達(dá)會議此類會議的目的是主要在重大的決策、或告知相關(guān)的人員， 由于沒有文書轉(zhuǎn)達(dá)的誤解，并能立即解答疑問。檢討會議此類會議的目的在控制各部門工作進(jìn)度與質(zhì)量，同時也讓與會人員 了解其它單位的現(xiàn)況。二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點2.會議種類的選擇方向與執(zhí)行要點KEY: 預(yù)先宣達(dá)

8、會后之后續(xù)動作目的 & 預(yù)判/設(shè)計可能的Q&A & 對焦認(rèn)知與共識第15頁，共40頁。KEY: 評估/確認(rèn)協(xié)調(diào)屬性 (Task or People)& 規(guī)劃/邀約協(xié)調(diào)關(guān)鍵助力人士與會協(xié)調(diào)會議此類會議主要因為部門間利害發(fā)生沖突，或者需要眾多單位配合實施，所以召開會議。解決問題會議此類會議的目的在集思廣益，共商可行的辦法。收集意見會議此類會議的目的在獲得與會者的意見。KEY: 提前列舉/提供 FOCAL-POINT & 運用Pb.&S.工具 & 發(fā)生 發(fā)現(xiàn) 發(fā)覺問題一并解決KEY: 提前提供意見方向 & 要點&責(zé)任分派 & 規(guī)劃并告知原委程序與可能之后續(xù)計劃二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點2.會議種

9、類的選擇方向與執(zhí)行要點(續(xù))第16頁，共40頁。二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點3.效益式會議流程模組I.目標(biāo)導(dǎo)向式會前會議規(guī)劃，任務(wù)分派與通知V.結(jié)論/決議/行動計劃產(chǎn)出/執(zhí)行約定III.策略性/激勵性議程進(jìn)行II.會議開始-背景/目標(biāo)/程序說明與(boundary)約定IV.各項主議程進(jìn)行-主席引導(dǎo)/發(fā)問/(施放靈感激發(fā)素)-與會者發(fā)言/議論VII.會后會/執(zhí)行追蹤VI.臨時動議/（議論結(jié)論/決議/行動計劃產(chǎn)出/執(zhí)行約定）/散會宣布第17頁，共40頁。欠缺目標(biāo)目標(biāo)不明確欠缺議程與會人選不當(dāng)、與會者太多、與會者太少會議時間不當(dāng)開會之通知時間不當(dāng)開會通知之內(nèi)容欠周詳會議地點不當(dāng)4.1 會議前部分

10、二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點4.影響會議效益之負(fù)面因素第18頁，共40頁。會議場地設(shè)備欠佳與會者無備而來未定明會議之終止時間以及每一個議案之時間分配會議不準(zhǔn)時開始會議本已太多,致使與會者一聽說要開會,無不感覺 不勝其煩向來太少開會,致使每次開會之議案過多4.1 會議前部分(續(xù)):二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點4.影響會議效益之負(fù)面因素第19頁，共40頁。從事交誼活動外界之干擾與會者離題主席離題讓沒有必要留在會場之與會者留在現(xiàn)場數(shù)據(jù)不充足，卻貿(mào)然下決策少數(shù)人壟斷會議4.2 會議中部分:二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點4.影響會議效益之負(fù)面因素第20頁，共40頁。與會者之間交頭接耳與會者不表明真正

11、感受或意見與會者之間爭論與會者與主席爭論視聽器材發(fā)生故障與會者欠缺熱心會議超出預(yù)定時間主席未能歸結(jié)會議之成果4.2 會議中部分(續(xù)):二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點4.影響會議效益之負(fù)面因素第21頁，共40頁。欠缺會議記錄不對決議事項進(jìn)行追蹤不對會議之成敗進(jìn)行檢討不解散已達(dá)成任務(wù)之委員會或工作小組與會者對會議感到不滿4.3 會議后部分:二. 成功會議之關(guān)鍵與操作重點4.影響會議效益之負(fù)面因素第22頁，共40頁。參.成功會議的運籌謀劃會議規(guī)劃通則-規(guī)劃會前,中,后確認(rèn)事項二. 會議規(guī)劃-議程規(guī)劃注意事項三. 會議規(guī)劃-六大與會者遴選規(guī)劃方向第23頁，共40頁。1.規(guī)劃開會前確認(rèn)事項：確定出席者知

12、道會議主題清楚標(biāo)示各個主題討論目的規(guī)劃&確認(rèn)出席名單及人員出席可能狀況預(yù)判(可能)不可出席者應(yīng)預(yù)先取得主席同意，并指定代理人出席者知道每人在會議中所擔(dān)任的任務(wù)必要的會前規(guī)劃與進(jìn)行確認(rèn)會議資料預(yù)先發(fā)放會議中各議題之“可能解決方案-誘鳥”施放準(zhǔn)備確認(rèn)會中可能用上之“靈感激發(fā)素”準(zhǔn)備完成一. 會議規(guī)劃通則-規(guī)劃會前確認(rèn)事項第24頁，共40頁。2.規(guī)劃開會進(jìn)行流程：宣布開會的內(nèi)容、宣布方式、時間配置報告出席的人數(shù)、宣布方式、時間配置報告會議的議程、宣布方式、時間配置宣讀上次會議記錄、宣布方式、時間配置報告上次決議案執(zhí)行情況、宣布方式、時間配置宣布/確認(rèn)本次會議之各項BOUNDARY 、時間配置進(jìn)行本次

13、會議預(yù)定討論事項、進(jìn)行方式、時間配置預(yù)判“靈感激發(fā)素”施放時機、施放方式、時間配置預(yù)判會議可能延展事項與準(zhǔn)備、進(jìn)行方式、時間配置臨時動議、進(jìn)行方式、時間配置宣讀決議事項、進(jìn)行方式、時間配置宣布散會、時間配置一. 會議規(guī)劃通則-規(guī)劃開會進(jìn)行流程第25頁，共40頁。3.規(guī)劃開會后工作事項：會議內(nèi)容校對會議內(nèi)容呈報對象會議內(nèi)容確認(rèn)作業(yè)流程會議記錄分發(fā)作業(yè)與建文件會后會進(jìn)行會后行動事項展開與成效追蹤一. 會議規(guī)劃通則-規(guī)劃會后工作事項第26頁，共40頁。那些地方可能會出現(xiàn)問題?這些問題存在多久了?目前情況發(fā)展的趨勢或程度的后果?分析診斷問題癥結(jié)?有什么解決方案?有沒有需要施放“誘鳥”議程規(guī)劃與進(jìn)行策略

14、:策略鼓勵性議程 一般性議程 敏感性高議程 敏感性低議程 重要性議程 緊急不重要議程分配每個議程討論時間討論進(jìn)行時可能發(fā)生問題點/解套方式準(zhǔn)備以下幾個思考點:二. 議程規(guī)劃注意事項第27頁，共40頁。(一)對會議目標(biāo)及成果擁有關(guān)鍵性同意權(quán)的人,該被告知, 并被要求參加(二)對達(dá)成會議目標(biāo)有關(guān)鍵性幫助的人,該被要求參加(三)該斟酌邀請對達(dá)成目標(biāo)有關(guān)鍵性沖突的人(四)善于做客觀判斷、勇于表達(dá)己見、或有高度溝通意愿的 人,該優(yōu)先于愛發(fā)表情緒性言論、沉默寡言或主觀性強的人(五)與會者的職別階層應(yīng)盡量拉近(六)一般會議的與會人數(shù)該控制在十人以內(nèi).否則必耗時 良久,且不易獲得具體的、突破性的結(jié)論(815原

15、則)三. 六大與會者遴選規(guī)劃方向第28頁，共40頁。肆.成功會議的運作與領(lǐng)導(dǎo)一. 會議主席開場技巧二. 會議主席發(fā)問技巧三.會議主席聆聽技巧四.會議主席沖突處理技巧五.會議主席決議技巧七.會議主席結(jié)束會議技巧第29頁，共40頁。建立可自由發(fā)言的氣氛使與會人員的關(guān)注力得以集中詳細(xì)說明主題及目的明確表示會議的預(yù)定程序須通知全體人員的事項主席的開場白應(yīng)力求簡短扼要，其內(nèi)容如下；士氣鼓舞 : 今天的會議議題將是大家非常感興趣的.會議主題 : 今天的議題是召開背景 : 為甚么要請大家來討論這個議題是會議目標(biāo) : 今天的會議期望能達(dá)到會議程序 : 今天的會議將如何進(jìn)行.一. 會議主席開場技巧-重點指引&參

16、考第30頁，共40頁。準(zhǔn)時開始開場白及說明會議的重要性及議程規(guī)劃議程協(xié)議及其它游戲規(guī)則取得大家的同意，支持并遵守會議的議程防止不切實際的期望和隱藏的議程確定在開始前解決重要的反對理由方便當(dāng)有人在會議中離題時,引導(dǎo)他們回到議程當(dāng)所有人同意變更會議計劃時，方可改變議程詢問及鼓勵參加者，是否期望訂定一些游戲規(guī)則以促進(jìn)會議的效能一. 會議主席開場技巧-應(yīng)注意事項第31頁，共40頁。今天請大家來此的目的是希望能透過跨部門數(shù)據(jù)分析找到A產(chǎn)品的改善流程重點。今天的會議希望先由財務(wù)部為我們解說明年預(yù)算編列的一些改變，再請各部門提出明年度超過五十萬的新計劃重進(jìn)行討論及表決。我認(rèn)為依列出來的項目找出優(yōu)先級會比較容

17、易，現(xiàn)在我們用復(fù)式投票法(每人不只一票)來找出最重要的前三個問題，各位有沒有不同意見？一. 會議主席開場技巧-傳統(tǒng)開場范例第32頁，共40頁。創(chuàng)新效益開場設(shè)計六大技巧1：就地取材:(例):今天溫度高達(dá)40度,所以咱們趁熱追擊,60分鐘內(nèi)完成會議任何不主動參與者,就是會議延遲,熱垮大家的全民公敵!2：最新信息:(例):第 2Q 之績效獎金與部門績效競賽,最新消息是. 3：八卦內(nèi)幕:(例):昨晚我看到公司某位同仁,挽著一位女生.酷似阿妹4：引經(jīng)據(jù)典:(例): K.Y.說:會議的最重要精神是5：問題引導(dǎo):(例): 對于本部門cost down的三大指標(biāo)方向,有誰知道.6：幽默開場:(例):老婆嚴(yán)重警

18、告我,今天傍晚的會如果開超過6:30,就要罰洗她的內(nèi)衣褲一個禮拜,所以拜托大家?guī)蛶兔?一. 會議主席開場技巧-創(chuàng)新效益開場范例第33頁，共40頁。發(fā)問的目的：鼓舞參與/引出意見/深度對焦發(fā)言/問時機:發(fā)問的種類方向以回答方式區(qū)分封閉式問句：目前市場有多少競爭廠商？開放式問句：你認(rèn)為這種產(chǎn)品可用在哪些市場？以回答對象區(qū)分征求式：有誰可以針對這個議題提出看法？指定式：小張請你說說你的看法？發(fā)問應(yīng)注意的原則先用征求式而后用指定式給予答復(fù)者思考的時間多使用開放式問句, 少用限定式問句發(fā)問首重引導(dǎo)二. 會議主席發(fā)問技巧-發(fā)問通論第34頁，共40頁。全心聆聽效果最好善用距離聆聽技巧3R聆聽效益法則: Re

19、peat! Re-write! Re-Organize!三. 會議主席聆聽技巧-聆聽重要招術(shù)全身皆為聆聽器官第35頁，共40頁。傳統(tǒng)的會議沖突觀現(xiàn)代的會議沖突觀沖突是應(yīng)該可以避免的在任何有效的會議中，沖突是可能發(fā)生且不一定有辦法避免的沖突的產(chǎn)生正表示主席無能主席的意識領(lǐng)導(dǎo)不一定是沖突發(fā)生的原因沖突會妨礙會議正常運作，破壞團隊關(guān)系沖突可能阻礙議事運作，但也可能提升會議決議與產(chǎn)出的質(zhì)量團隊和諧是促進(jìn)會議順暢的前提最佳會議成效的產(chǎn)生，有賴適度沖突的存在主席的主要任務(wù)之一，即在于維護(hù)會議過程的和諧主席的任務(wù)是將沖突維持在適當(dāng)?shù)乃剿? 會議主席沖突處理技巧-議事沖突觀念澄清第36頁，共40頁。Feel:完全 尊重/體會 感覺話術(shù): 我完全尊種同時能夠體會您的感覺!PS : 盡可能100%真心誠意表情發(fā)散!F1:Feel四. 會議主席沖突處理技巧-議事沖突Extra Tip -3F 情緒 V