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文檔簡介

1、學(xué)校公文書製作處理實(shí)務(wù) 講授者:黃癸楠 1講授大綱 壹、概說貳、公文的種類和常用的公文參、公文處理的三面向肆、公文的結(jié)構(gòu)、專用語和注意事項(xiàng)伍、公文撰作的要領(lǐng)陸、公文印信章戳的認(rèn)識(shí)與用法柒、擬辦公文常犯的毛病捌、結(jié)語玖、範(fàn)例2壹、概說 Max Webber 的組織理論(層級(jí)化、部門化 法規(guī)主義、文書主義) 公務(wù)行政機(jī)關(guān)行事特性-組織團(tuán)隊(duì)作業(yè)、依法行事、需要存證、 -多涉及公共事務(wù)、 行使公權(quán)力。 (會(huì)影響人民的權(quán)利義務(wù)) 因此需要特別講究格式、程序必需很嚴(yán)謹(jǐn)(程序正義) 學(xué)校特性雖和行政機(jī)關(guān)有別,但沿用其公文體制當(dāng)一日和尚撞一天鐘,既為行政人員就要處理好公文。溝通連繫,辦好公事,完成任務(wù)藉良好的

2、公文寫作與處理來完成。 工欲善其事,必先利其器。 3貳、公文的種類和常用的公文 外部公文:令、呈、咨、函、公告 其他 (書函、公示送達(dá)、簡便行文表簡復(fù)表、通知、會(huì)議文書) 內(nèi)部公文:簽、報(bào)告 4參、公文處理的三面向 撰擬文稿陳判、會(huì)商(處理)檔案管理(程序正義)處 理撰 擬公文書檔案管理5肆、公文的結(jié)構(gòu)、專用語和注意事項(xiàng) 整體的結(jié)構(gòu):九個(gè)局部機(jī)關(guān)名稱、文別 聯(lián)絡(luò)方式受文者欄 期號(hào) 速別、密等、解密、保密期限附件欄 本文 正副本 署名、章戳 6肆、公文的結(jié)構(gòu)、專用語和注意事項(xiàng) 本文結(jié)構(gòu)公告結(jié)構(gòu)-主旨、依據(jù)、公告事項(xiàng)(三段活用式)公函結(jié)構(gòu)-主旨、說明、辦法(三段活用式)條列結(jié)構(gòu)-一、二、三簡便結(jié)構(gòu)

3、 (單段 )7肆、公文的結(jié)構(gòu)、專用語和注意事項(xiàng) 專用語起敘語引敘語稱謂語期望及目的語準(zhǔn)駁語8伍、公文撰作的要領(lǐng)一、根本要求格式正確文字通順簡要易懂條理清楚 用語適切訴求清楚二、外觀恪遵固定格式9伍、公文撰作的要領(lǐng)三、擬稿方式以稿代簽簽稿並陳先簽後稿四、各種公文 (令、呈、咨、函、公告、書函、公示送達(dá)、簽、報(bào)告)、公務(wù)信、會(huì)議文書的寫法。 新聞稿、電子信件10伍、公文撰作的要領(lǐng)五、下筆前先弄清1.根本認(rèn)識(shí)-行文立場、行文原因、行文依據(jù)、行文目的2.根本要求-簡、淺、明、確-以達(dá)正確、清晰、簡明、迅 速、整潔、一致、完整、周詳之要求。3.根本原則-依據(jù)要明確、處理時(shí)限要把握、段落要條理清楚、 儘量

4、使用語體文六、用通俗易懂的文字。七、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。11伍、公文撰作的要領(lǐng)八、態(tài)度要禮貌、得體,用語顧及倫理。 九、精通各種公文的類別、格式、功能、使用時(shí)機(jī)。十、主旨要交代全文大要並清楚要求對(duì)方做什麼。十一、辦法具體、明確、直接。 12伍、公文撰作的要領(lǐng)十三、幕僚作業(yè)表達(dá)在簽稿中: 依據(jù)法令規(guī)定會(huì)議決定上級(jí)指示來文事實(shí)沿革(經(jīng)過和背景)法令適用分析找出可能的方案並作優(yōu)缺點(diǎn)分析、比較利弊。提出具體擬辦事項(xiàng)或可擇方案。13伍、公文撰作的要領(lǐng)十三、幕僚作業(yè)表達(dá)在簽稿中:完整周全的企劃參謀作業(yè)。囊括所有可能的狀況和對(duì)策。讓首長只說yes或no,或迅速據(jù)分析作決定。 陳判、會(huì)稿、會(huì)商、整合、清稿、判行

5、。把握時(shí)效,作必要的追蹤。十四、主旨的作法: 1. 精簡扼要敘明全文大要。 2. 50個(gè) 字以內(nèi)。 3. 期望與目的語置本段末句。 4. 是完整句。 5. 以直接對(duì)受文者講話的語氣行文。 主旨=是什麼+請(qǐng)您(受文者)做(知道)什麼+期望與目的語十五、遵守法律統(tǒng)一用字表、法律統(tǒng)一用語表、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法表 14陸、公文印信、章戳的認(rèn)識(shí)與用法 國璽印 (大印) 機(jī)關(guān)的章關(guān)防圖記戳便章 職章(小官章) -首長人的章 簽名(字)章-首長 職名章-每一位公教人員1516簽署及用印用印和簽署準(zhǔn)則:發(fā)布令、公告、人事令、聘書、訴願(yuàn)決定書、授權(quán)狀、獎(jiǎng)狀。褒揚(yáng)令、證明書、執(zhí)照、契約書、證券、匾額等蓋機(jī)關(guān)印信及首長職

6、銜簽字章 。呈:是上行文,署機(jī)關(guān)首長全銜、姓名,蓋職章。 上行函:署機(jī)關(guān)首長全銜、姓名,蓋職章。 平行函:署機(jī)關(guān)首長簡銜、蓋簽字章。 下行函:署機(jī)關(guān)首長簡銜、蓋簽字章。 書函、開會(huì)通知單、移文單及一般事務(wù)性之通知、聯(lián)繫、洽辨等公文蓋戳。 機(jī)關(guān)首長較長期缺位時(shí)由代理首長簽署。 1617簽署及用印 用印和簽署準(zhǔn)則:機(jī)關(guān)首長短期因故不能視事由代理人代行首長職務(wù)時(shí),除署首長姓名註明不能視事事由外,加署代行人職銜、姓名於下一行(退半格)並加註代行二字。 機(jī)關(guān)次一級(jí)首長基於分層負(fù)責(zé)授權(quán)代上一級(jí)首長決行公文時(shí),署首長簡銜、姓名並於次一行退半格附署決行人職務(wù)全銜、姓名,加註決行二字。 機(jī)關(guān)一級(jí)主管基於分層負(fù)責(zé)

7、授權(quán)代首長決行公文時(shí),署首長簡銜、姓名並於次一行加註本案依分層負(fù)責(zé)授權(quán)一級(jí)主管決行字樣並加框。 會(huì)銜公文併署會(huì)銜機(jī)關(guān)印信及首長簽名章。 機(jī)關(guān)印信蓋在公文首頁偏右上方空白處,用紅色;首長簽名章、章戳蓋於全文最後一行,左邊和文字排齊,用藍(lán)色。 17柒、擬辦公文常犯的毛病 一、未做好幕僚作業(yè),逕簽請(qǐng)示,令首長不知如何批示,這是典型的懶惰公務(wù)員。 相關(guān)法令未收集、統(tǒng)計(jì)資料不蒐集未分析、前案不探究、相關(guān)事情不查明、相關(guān)單位意見未彙整、未考量相關(guān)需辦事宜、未提出擬案。不會(huì)相關(guān)單位或或會(huì)槁後未將不同的意見加以整合就逕陳核判。 二、簽請(qǐng)開會(huì)但未附上待討論議題,也不做好準(zhǔn)備工作。出席外部會(huì)議未研擬本單位意見;會(huì)

8、後未將決議簽陳或待辦事項(xiàng)未分交相關(guān)單位研辦。 三、錯(cuò)別字太多、文句不通、數(shù)字前後不合,附件欄未填、塗改金額數(shù)字或附件未隨附。 18柒、擬辦公文常犯的毛病 四、同一單位,承辦人和主管意見不一致,呈現(xiàn)不同的擬議 按同一單位應(yīng)只有一個(gè)意見;簽是單位簽給首長,不是承辦人簽給首長的。五、來文訂有復(fù)文交辦期限,卻拖延而不先簡復(fù)再續(xù)辦。六、單位收文後推給其他單位,簽來簽去拖延時(shí)日,也不直接洽定或立即找上一級(jí)主管裁定。七、開會(huì)議程和通知太晚發(fā)出,未考慮到傳遞、對(duì)方簽辦時(shí)間以及對(duì)方準(zhǔn)備工作致會(huì)而難議。也有會(huì)議紀(jì)錄拖延甚久才簽辦,影響執(zhí)行或已遺忘。另會(huì)議紀(jì)錄往往未依格式記載,闕漏不少必要記事。 19柒、擬辦公文常

9、犯的毛病 八、會(huì)簽未預(yù)留各單位蓋章的空間。 且有承辦人蓋到主管的位置)九、簽字蓋章即表示同意,不能推說只是知道而已。簽陳如事實(shí)陳述不清,引用法條、數(shù)字不對(duì)而違法令或所簽和事實(shí)有間,不要以為首長簽過字,自己就沒事,承辦人仍須負(fù)責(zé)。 十、附件欄寫為如文,是懶惰的寫法。20柒、擬辦公文常犯的毛病 十一、受文者未和正副本欄相對(duì)應(yīng)。十二、在來文空白處未簡述案情及有無本機(jī)關(guān)應(yīng)知、應(yīng) 辦事項(xiàng)或擬處意見,僅簽文擬存查是懶惰不 負(fù)責(zé)任的作法。十三、公文中敘及金額數(shù)字、數(shù)量及人名拆成兩行書 寫或塗改。21捌、結(jié)語 不是寫漂亮的公文,而是辦漂亮的公事。必需對(duì)事作全部的瞭解。 對(duì)法作完全的掃瞄。 對(duì)理作邏輯的思考。

10、對(duì)情作合理的觀照。四通:事理通;法理通;文理通;情理通。22玖、範(fàn) 例 23公告的標(biāo)準(zhǔn)格式 (完整三段式) 公告發(fā)文日期:中華民國年月日發(fā)文字號(hào):()字第號(hào)主 旨:公告(扼要簡述公告的緣由、目的和期望)依 據(jù):(引用法令、規(guī)章或機(jī)關(guān)函令)公告事項(xiàng):一、 (內(nèi)容要點(diǎn)用簡淺語體文扼要分項(xiàng)條列,務(wù)求層次清楚, 容易瞭解全貌)二、三、 長 印信24公告的範(fàn)例 (完整三段式)範(fàn) 例:請(qǐng)擬某縣政府公告要求民眾於規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)前往注射預(yù)防針。(五十二年普考)解題說明:本題是縣政府對(duì)民眾的公告,全縣幅員遼闊,縣政府除在縣府門前布告欄張貼公告外,亦可在報(bào)上刊登廣告 (假設(shè)刊登報(bào)紙可以不署首長職銜、姓名,不蓋大印

11、。) 又注射預(yù)防針用意在杜絕傳染病源,必須全民注射,才符原意。25公告的範(fàn)例 (完整三段式) 縣政府公告發(fā)文日期:中華民國年月日發(fā)文字號(hào):()字第號(hào)主 旨:公告預(yù)防流感注射時(shí)間、地點(diǎn),請(qǐng)全體縣民按時(shí)前往注射。公告事項(xiàng): 一、注射時(shí)間:民國年月日起至月日止。每日上午8 時(shí)至12時(shí),下午2時(shí)至6時(shí)。 二、注射地點(diǎn):本縣內(nèi)各地衛(wèi)生所、公立醫(yī)院及公共場所臨時(shí)注射站。 三、請(qǐng)縣內(nèi)各級(jí)學(xué)校主動(dòng)和該區(qū)衛(wèi)生所接洽時(shí)間由醫(yī)護(hù)人員到校注 射??h 長 印信26函的標(biāo)準(zhǔn)格式 (完整三段式) 函 (郵遞區(qū)號(hào)) 地址:市路號(hào) 聯(lián)絡(luò)方式:(承辦人,電話,傳真,E-mail) (郵遞區(qū)號(hào)) 地址:受文者:發(fā)文日期:中華民國年

12、月日發(fā)文字號(hào):()字第號(hào)速 別:密等及解密條件或保密期限:附 件:見主旨主 旨: (具體扼要地簡述行文的緣由、目的和期望)說 明:一、 (詳細(xì)說明案情的事實(shí)、來源、經(jīng)過、理由、分析優(yōu)缺點(diǎn)、法規(guī)之適用等)二、辦 法:一、 (向受文者提出具體的要求和方案)二、正 本:副 本: 長 註:公文具有證明性、法律性及作成行政處分書者,右上角應(yīng)加蓋機(jī)關(guān)印信。27函的範(fàn)例 (完整三段式)範(fàn) 例:試擬教育部致各縣市政府(教育局)函,請(qǐng)指示所屬各級(jí)學(xué)校聘任教師應(yīng)公開、公正辦理,不得有索賄、舞弊情事。(九十二年高考三級(jí)考)解題說明:近年來教師培訓(xùn)多元化,教師儲(chǔ)備超量,使得有志擔(dān)任教職之大學(xué)畢業(yè)生到處應(yīng)考,仍謀不到教

13、職,各地也傳出有循私遴用親戚或特權(quán)介入之情事,甚至有收取紅包之傳聞。因此教育部通函各縣市(教育局)應(yīng)公平、公開遴用;這是上對(duì)下的提示性下行文。為求無弊最好公開考試、縣市政府人員不出題、不擔(dān)任面試主考,且出題應(yīng)入闈;改卷並應(yīng)嚴(yán)密無疏漏,工作人員之工作過程應(yīng)有監(jiān)督機(jī)制,不能有任何盲點(diǎn)存在。28函的範(fàn)例 (完整三段式) 教育部函 (郵遞區(qū)號(hào)) 地址:臺(tái)北市中山南路段號(hào) 聯(lián)絡(luò)方式:(承辦人,電話,傳真,E-mail)(郵遞區(qū)號(hào)) 地址:縣市路號(hào)受文者:縣政府(教育局)發(fā)文日期:中華民國年月日發(fā)文字號(hào):()字第號(hào)速 別:密等及解密條件或保密期限:附 件:主 旨:請(qǐng)指示所屬各級(jí)學(xué)校遴聘教師應(yīng)公開、公正辦理

14、,不得有循私、索賄、舞弊等情事發(fā)生,以維教育界清譽(yù),並昭公信,請(qǐng)切實(shí)照辦。說 明: 一、近年來因政府培養(yǎng)師資已趨多元化;而且各級(jí)學(xué)校教師缺額漸少,因此有志擔(dān)任教職之年輕人進(jìn)入學(xué)校服務(wù)競爭極為劇烈。近年來屢傳遴用教師有循私進(jìn)用親人或收賄舞弊情事發(fā)生,造成社會(huì)大眾對(duì)政府不信任,也影響學(xué)校清譽(yù),亟須端正。 二、請(qǐng)轉(zhuǎn)知各校遴用教師應(yīng)依公開、公正原則,以公平方式考試進(jìn)用,學(xué)校均不出題、監(jiān)考、改卷;如辦考試應(yīng)由客觀學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)命題並入闈,改卷、運(yùn)卷、查卷過程均應(yīng)嚴(yán)密不可有疏漏;因此每一過程都應(yīng)有監(jiān)督機(jī)制,不能有任何盲點(diǎn)出現(xiàn),俾使考試公正客觀無瑕疪。部 長 29書函的標(biāo)準(zhǔn)格式 (甲式-三段活用式) 書函 (郵遞

15、區(qū)號(hào)) 地址:市路號(hào) 聯(lián)絡(luò)方式:(承辦人,電話,傳真,E-mail)(郵遞區(qū)號(hào)) 地址: 市路號(hào)受文者:發(fā)文日期:中華民國年月日發(fā)文字號(hào):()字第號(hào)速 別:密等及解密條件或保密期限:附 件:主 旨:說 明:辦 法:正 本:副 本: 長 (或機(jī)關(guān)條戳) (或 首長名、章 )30書函的標(biāo)準(zhǔn)格式 (乙式-條列式) 書函 (郵遞區(qū)號(hào)) 地址:市路號(hào) 聯(lián)絡(luò)方式:(承辦人,電話,傳真,E-mail)(郵遞區(qū)號(hào)) 地址: 市路號(hào)受文者:發(fā)文日期:中華民國年月日發(fā)文字號(hào):()字第號(hào)速 別:密等及解密條件或保密期限:附 件: 一、 二、 三、 正 本:副 本: (私章) (或機(jī)關(guān)條戳)31書函舉例 (用機(jī)關(guān)名義

16、發(fā)文、蓋條戳) 市中學(xué)書函 (郵遞區(qū)號(hào)) 地址:臺(tái)北市路號(hào) 聯(lián)絡(luò)方式:(承辦人,電話,傳真,E-mail)(郵遞區(qū)號(hào)) 地址:臺(tái)北市11656新光路二段30號(hào)受文者:臺(tái)北市立動(dòng)物園發(fā)文日期:中華民國86年月日發(fā)文字號(hào):(86)字第號(hào)速 別:速件密等及解密條件或保密期限:附 件:主 旨:本校為舉辦戶外生態(tài)教學(xué),擬前往 貴園參觀,敬請(qǐng)惠予協(xié)助、指導(dǎo),請(qǐng) 查照惠復(fù)。說 明: 一、本校年級(jí)學(xué)生計(jì)人,訂於年月日前往 貴園參觀,屆時(shí)惠請(qǐng)派員導(dǎo)引、解說。 二、本案本校聯(lián)絡(luò)人:,電話:。市中學(xué) (條戳)32會(huì)議提案 (報(bào)告案格式)會(huì)議提案 提案單位:編號(hào):案 由:說 明: 一、 (述明經(jīng)過、已辦理情形、發(fā)展趨

17、勢或分析比較) 二、 三、 附 件:決 定:33報(bào)告案範(fàn)例 (行政機(jī)關(guān)例行主管會(huì)議報(bào)告案) 嘉義縣政府主管會(huì)報(bào)提案 提案單位:消防局 編號(hào):3案 由:擬訂清明節(jié)期間防範(fàn)山林墓地火災(zāi)防範(fàn)措施。請(qǐng)民政局、教育局大力配合。說 明: 一、清明期間民眾為掃墓方便多會(huì)放火燒草以清墓地,掃墓時(shí)也都會(huì)焚燒紙錢;但部份民眾留下焚燒後紙錢,尚有餘火即行離去,往往釀成火災(zāi),不易撲滅。 二、本縣去年即發(fā)生3起墓園火災(zāi),有3人吸入濃煙窒息,有1人被火灼傷。辦 法: 一、本局自(93)年3月27日起至4月4日止,為期9日,實(shí)施山林及墓地宣導(dǎo)警戒,並於執(zhí)行墓地警戒勤務(wù)時(shí),發(fā)放防火水桶供現(xiàn)場民眾使用,以澆熄燒冥紙及鞭炮等火源

18、,以防範(fàn)林野火災(zāi)之發(fā)生。 二、請(qǐng)民政局催促各鄉(xiāng)(鎮(zhèn)、市)公所在節(jié)前一周先行加強(qiáng)去除各公墓週邊雜草,並放置垃圾桶,防止民眾燒草不慎,造成林野火災(zāi)。 三、請(qǐng)教育局針對(duì)各學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生對(duì)清明掃墓之防火注意事項(xiàng)及平安觀念,轉(zhuǎn)告家長小心墓地用火,以防意外災(zāi)害發(fā)生。34會(huì)議提案 (討論案格式)會(huì)議提案 提案單位:編號(hào):案 由:說 明:(述明事實(shí)、經(jīng)過、趨勢分析及本案相關(guān)各單位對(duì)本案之意見)辦 法:附 件:審查意見:(較正式或重要會(huì)議,有時(shí)會(huì)有籌備單位或預(yù)備會(huì)議,本欄係在正式討論前先交由其所設(shè)之專家【幕僚】審查小組會(huì)同權(quán)責(zé)單位詳加討論審查,提出具體建議,供作正式會(huì)議採擇)決 議:35報(bào)告案範(fàn)例 (行政機(jī)關(guān)例行

19、主管會(huì)議報(bào)告案) 88年度全國勞工業(yè)務(wù)主管會(huì)報(bào)提案 提案單位:桃園縣政府 編號(hào):案由:建議儘速開辦外籍勞工落地健康檢查,以落實(shí)防疫工作及外勞掌握而維社會(huì)平安。說明: 一、國內(nèi)引進(jìn)外勞人數(shù)已逾30萬餘人,其中本縣外勞5萬餘人。外勞引進(jìn)對(duì)社會(huì)治安及公共衛(wèi)生等均有潛在不利影響,目前國外對(duì)外勞引進(jìn),分屬不同雇主,於7日內(nèi)由雇主安排體檢,如果雇主沒有責(zé)任感,外勞健檢工作即無法落實(shí)。另中央主管機(jī)關(guān)雖有指定多家醫(yī)院負(fù)責(zé)外勞健檢,但醫(yī)院檢驗(yàn)設(shè)備、醫(yī)師經(jīng)驗(yàn)不齊,健檢工作疏漏時(shí)有所聞。且如外勞自知有被遣返之疾病,很可能在健檢未開始前脫逃。此種情況不僅在防疫方面發(fā)生嚴(yán)重漏洞,更會(huì)帶來社會(huì)治安問題。 二、實(shí)施外勞落地

20、健檢,除可彌補(bǔ)前項(xiàng)缺失外,並具有下述優(yōu)點(diǎn):(一) 外勞入境後,集中留住健檢中心,先由健檢中心行政人員建立外勞個(gè)人資料 (包括外勞姓名、年齡、國籍、引進(jìn)外勞單位名稱、地址、電話、指紋等) 可作 為以後掌握之依據(jù)。(二) 外勞在健檢中心經(jīng)過體檢後,發(fā)給健檢證明,外勞必須持有健檢中心體檢證 明,雇主方得故僱用,一方面可杜絕外勞逃避健檢、雇主疏於外勞健檢 工作,另方面對(duì)全面防疫工作,有莫大成效。(待續(xù))36報(bào)告案範(fàn)例 (行政機(jī)關(guān)例行主管會(huì)議報(bào)告案) (三) 另可利用外勞留住中心期間施以職前教育,讓外勞了解臺(tái)灣民情、風(fēng)俗、文化 背景、在臺(tái)工作期間必須遵守事項(xiàng),如有違法立即遣返回國,使其知所戒懼, 不僅雇

21、主今後利於管理,對(duì)社會(huì)治安亦多所助益。(四) 外勞健檢中心,可利用電腦資料,隨時(shí)掌握各引進(jìn)外勞之單位、外勞健檢屆期 之資訊,通知其至健檢中心複檢,可防止外勞不按期到檢。辦法: 一、請(qǐng)中央主管機(jī)關(guān)行政院勞工委員會(huì)洽同衛(wèi)生署於桃園國際機(jī)場附近籌設(shè)外勞健檢中心,辦理外勞一入境即先檢查,合格始予放行的落地健檢工作。 二、落地健檢費(fèi)用可由來臺(tái)工作外勞或由雇主付費(fèi)。審查意見:亟有必要,建請(qǐng)行政院勞工委員會(huì)參採。決議:(續(xù)前頁)37會(huì)議紀(jì)錄格式會(huì)議第次會(huì)議紀(jì)錄 (依需要分普通局部及秘密部份分別記錄)時(shí) 間:地 點(diǎn):出 席:請(qǐng) 假:列 席:缺 席:主 席:紀(jì) 錄:報(bào)告事項(xiàng):一、宣讀上次會(huì)議紀(jì)錄。 (追認(rèn)) 決

22、定:備查。二、 決定:洽悉。討論事項(xiàng):一、 決議:通過。二、 決議:擱置。臨時(shí)提案:一、 決定:。二、 決議:。其他事項(xiàng):(首長提示選舉結(jié)果等)二種紀(jì)錄法:(一) 簡載:只記決議事項(xiàng)。(二) 詳載:詳載發(fā)言過程及決議事項(xiàng)。38行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例縣政府第次主管會(huì)報(bào) 紀(jì)錄 時(shí)間:中華民國年月日(星期二)上午9時(shí)地點(diǎn):本府四樓第七會(huì)議室出席:如簽到簿主席:縣長紀(jì)錄:林壹、確認(rèn)上述會(huì)議紀(jì)錄、指示及列管事項(xiàng)辦理情形: 決定:紀(jì)錄確認(rèn)。列管事項(xiàng)未完成者請(qǐng)相關(guān)處局按時(shí)程積極辦理,準(zhǔn)時(shí)完成。貳、各單位工作報(bào)告(各處局例行性業(yè)務(wù)之報(bào)告) 一、民政處報(bào)告 (不涉其他處局之報(bào)告事項(xiàng)) (一) 本月11日假本府

23、辦理宗教團(tuán)體興辦公益慈善及社會(huì)教化事業(yè)績 優(yōu)寺廟表揚(yáng)暨宗教團(tuán)體負(fù)責(zé)人及行政人員研習(xí)會(huì)。 (二) 11月4日辦理鄒族生命豆祭活動(dòng)最後一次協(xié)調(diào)會(huì),9日在縣府辦理生命豆祭 地方記者會(huì),11日在臺(tái)北辦理生命豆祭全國記者會(huì)。 (三) 10月28日、29日鄒族小勇士登玉山文化尋根活動(dòng)圓滿完成,參加活動(dòng)的41 位阿里山鄒族各國小學(xué)童中,有35人於29日清晨5點(diǎn)30分登頂成功。(待續(xù))39行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例 (四) 11月5日輔導(dǎo)阿里山鄉(xiāng)公所辦理鄒族傳統(tǒng)創(chuàng)意美食暨傳統(tǒng)居家服飾比賽。 決定:洽悉。 二、交通局報(bào)告 (一) 本局辦理之縣地理資訊系統(tǒng)整體規(guī)劃與建置案預(yù)定於8月13日召開 第2次期中報(bào)告暨 縣地

24、理資訊系統(tǒng)推動(dòng)小組設(shè)置要點(diǎn)(草案)討論, 惠請(qǐng)各處局配合辦理。 (二) 高鐵站聯(lián)外道路164線新增延伸至臺(tái)一線新開道路工程委託測試及 專案管理(施工監(jiān)造)兩案已上網(wǎng)公告。 (三) 921特別預(yù)算第1期及第2期結(jié)餘款續(xù)辦工程、重建區(qū)震毀道路災(zāi)修工程,除 嘉149縣3K+200災(zāi)修工程外,皆已完工。 (四) 002號(hào)稿工程案已上網(wǎng)公告公開閱覽。 決定:洽悉。 三、社會(huì)處報(bào)告:(待續(xù))(續(xù)前頁)40行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例參、報(bào)告事項(xiàng):(涉及其他局處之業(yè)務(wù)報(bào)告) 報(bào)告案一 提案單位:城鄉(xiāng)發(fā)展處 案由:提報(bào)全國市場促銷活動(dòng)籌辦情形及內(nèi)容,請(qǐng)各局處配合辦理。 說明:本府爭取經(jīng)濟(jì)部商業(yè)司與本府共同主辦全國

25、市場促銷活動(dòng),日期訂在本 (11)月28日(星期日),地點(diǎn)在縣府旁之府會(huì)廣場,活動(dòng)內(nèi)容有全國傳統(tǒng)美食 品嚐區(qū)、老市集老攤位回味展、互動(dòng)遊戲區(qū)、商業(yè)司所輔導(dǎo)全國 76個(gè)示範(fàn)市集特產(chǎn)展售以及舞臺(tái)活動(dòng)區(qū),並且設(shè)有縣縣政專區(qū), 全部經(jīng)費(fèi)由經(jīng)濟(jì)部負(fù)責(zé)支應(yīng),屆時(shí)經(jīng)濟(jì)部長預(yù)定來參加開幕。亦請(qǐng)各局處 派員參加活動(dòng)共襄盛舉,以增加熱鬧氣氛。 辦法:請(qǐng)計(jì)畫處負(fù)責(zé)規(guī)劃縣政專區(qū)展場。 決定:洽悉。請(qǐng)相關(guān)單位全力配合辦理,並鼓勵(lì)同仁參加。 報(bào)告案二 提案單位:計(jì)畫處 案由:提報(bào)國慶煙火施放活動(dòng)籌辦情形,請(qǐng)各任務(wù)組就分得任務(wù)切實(shí)辦理。 說明:有關(guān)2004國慶煙火在活動(dòng)之籌備工作已建置完成,請(qǐng)各任務(wù)組將各 工作細(xì)項(xiàng)、人力需

26、求配置分配狀況(如【附表】),請(qǐng)各單位分工訂定工作細(xì)項(xiàng) 及工作時(shí)程,於本年9月17日中午前送計(jì)畫處彙整。(待續(xù))(續(xù)前頁)41行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例【附表】(待續(xù))(續(xù)前頁)組別編碼工作大項(xiàng)工作細(xì)項(xiàng)工作時(shí)程備註1 交通管制組 - 交通局/警察局/公車處1-1整體輸運(yùn)計(jì)畫1-2接駁公車、停車場、指標(biāo)規(guī)劃執(zhí)行1-3交通管制規(guī)劃執(zhí)行2 活動(dòng)策劃組 - 文化處/社會(huì)處2-110/10晚會(huì)表演2-2各觀賞區(qū)小型活動(dòng)表演3 宣傳行銷組 - 行政處/計(jì)畫處3-1各項(xiàng)文宣品製作3-2各項(xiàng)宣傳活動(dòng)3-3媒體關(guān)係3-4活動(dòng)網(wǎng)站4 場地協(xié)調(diào)組 - 地政處4-1土地使用協(xié)調(diào)4-2支援軍方煙火施放作業(yè)各項(xiàng)需求42行政

27、機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例(待續(xù))(續(xù)前頁)組別編碼工作大項(xiàng)工作細(xì)項(xiàng)工作時(shí)程備註5 企業(yè)贊助組 - 工策會(huì)/財(cái)稅局5-1擬定募款計(jì)畫5-2募款活動(dòng)5-3感謝、開據(jù)6 醫(yī)療組 - 衛(wèi)生局6-1醫(yī)療服務(wù)站設(shè)置6-2現(xiàn)場緊急醫(yī)護(hù)7 環(huán)境清潔組 - 環(huán)保局7-1租用及設(shè)置流動(dòng)廁所、垃圾桶7-2垃圾清運(yùn)8 遊客服務(wù)組 - 觀光局/農(nóng)業(yè)處8-1遊遊資訊製作8-2遊客服務(wù)專線9 貴賓接待組 - 民政處/蘇祕書/人力所 /文化基金會(huì)9-1民意代表、上級(jí)長官、基層首長等貴賓名冊及接待計(jì)畫43行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例(待續(xù))(續(xù)前頁)組別編碼工作大項(xiàng)工作細(xì)項(xiàng)工作時(shí)程備註9-2邀請(qǐng)連繫、貴賓住宿餐飲安排9-3現(xiàn)場引導(dǎo)、連

28、繫10 後勤服務(wù)組 - 行政處/教育處/工務(wù) 處/城鄉(xiāng)處/民政處/人事處/政風(fēng)處10-1基地整理10-2照明、通訊10-3工作人員餐飲、服裝、用品11 財(cái)務(wù)組 - 主計(jì)處/發(fā)包中心11-1招標(biāo)採購作業(yè)11-2財(cái)務(wù)控管12 危機(jī)防制組 - 消防局/衛(wèi)生處12-1保險(xiǎn)12-2消防車、救護(hù)車調(diào)度 決定:洽悉。請(qǐng)各任務(wù)組照辦。44行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例肆、討論事項(xiàng): 討論案一 提案單位:副縣長 案由:中央擬配合世運(yùn)會(huì)在高雄舉行,為吸引觀眾來臺(tái)觀光,提高臺(tái)灣在世界的世名 度,特辦理二八臺(tái)灣博覽會(huì),指定本縣為輔助展場,茲將本府應(yīng)配合 辦理事項(xiàng),提請(qǐng)討論。 說明: 一、行政院二八臺(tái)灣博覽會(huì)訂於2021年5

29、月至9月舉辦,活動(dòng)主題為科 技最前線,文明新視野,活動(dòng)場地主展場為桃園縣的高鐵青埔站及臺(tái)南縣的 高鐵沙崙站,輔助展場為本縣故宮南院預(yù)定地。 二、行政院將訂定專法臺(tái)灣博覽會(huì)條例以加速本案之執(zhí)行,並依該條例成立 博覽會(huì)法人負(fù)責(zé)執(zhí)行推動(dòng)各項(xiàng)工作。各主輔展場所在之地方政府須配合協(xié) 助活動(dòng)之推動(dòng)。 三、謹(jǐn)檢附本活動(dòng)說明資料,及本府各單位應(yīng)配合事項(xiàng)如【附件】。 擬辦:討論定案後請(qǐng)各單位依表列分工,配合活動(dòng)推動(dòng)時(shí)程辦理。 決議: 一、請(qǐng)各負(fù)責(zé)局處依分工表研擬細(xì)部計(jì)畫,包括工作構(gòu)想計(jì)畫、工作細(xì)項(xiàng)、工作 期程、各期經(jīng)費(fèi)需求及來源。 二、請(qǐng)各處局?jǐn)M訂計(jì)畫時(shí)程,並配合故宮南院規(guī)劃內(nèi)容及進(jìn)程。(待續(xù))(續(xù)前頁)45行

30、政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例 三、因環(huán)境影響評(píng)估恐較耗時(shí),請(qǐng)環(huán)保局特別注意協(xié)助各項(xiàng)建設(shè)之評(píng)估作業(yè)時(shí)程 及根本資料之提供。 四、請(qǐng)交通局把握高鐵車站至故宮南院間五十米聯(lián)絡(luò)道路建設(shè)進(jìn)程。如能提前進(jìn) 行徵收土地,請(qǐng)儘量提前辦理。 討論案二 提案單位:城鄉(xiāng)發(fā)展處 案由:為河川區(qū)域內(nèi)建築用地未辦理使用分區(qū)調(diào)整變更為河川區(qū),恐造成建照誤發(fā), 擬請(qǐng)地政處儘速辦理分區(qū)調(diào)整,並將調(diào)整結(jié)果明載於土地登記簿,提請(qǐng)討論。 說明: 一、依非都市土地使用分區(qū)調(diào)整作業(yè)要點(diǎn)規(guī)定,非都市土地使用分區(qū)調(diào)整作 業(yè)應(yīng)於89年8月1日完成公告作業(yè),後因民眾陳情,本府於89年8月11日(89)府 用字第92154號(hào)函撤銷公告在案,致甚多河川區(qū)

31、域建築用地之土地謄本未記載 河川管制事項(xiàng)。 二、本縣境內(nèi)尚有甚多都市計(jì)畫內(nèi)及非都市土地之建築用地在河川區(qū)域內(nèi),加以 2、30年前公告之河川圖籍未訂椿、未分割與仍有未經(jīng)過整理之地籍資料查對(duì) 困難,如件件會(huì)水利單位、事實(shí)做不到,也會(huì)耽擱發(fā)照時(shí)間,引發(fā)民怨,因此 易造成誤發(fā)執(zhí)照。 三、請(qǐng)重視此問題,否則造成誤發(fā)執(zhí)照,水利、地政、都計(jì)單位均應(yīng)負(fù)起(待續(xù))(續(xù)前頁)46行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例 責(zé)任,不可一眛歸責(zé)建管單位。 辦法:為防止建築許可爭議及誤發(fā)而造成民怨,惠請(qǐng)地政處擬定計(jì)畫及時(shí)程及河川區(qū) 域內(nèi)之建築用地辦理用地分區(qū)調(diào)整變更為河川區(qū),並在土地登記謄本上記載河 川管制事項(xiàng)。 決議:照案通過。伍、臨

32、時(shí)動(dòng)議 提案單位:計(jì)畫處 案由:報(bào)告2004國慶煙火在規(guī)劃情形,提請(qǐng)討論。 決定: 一、擬成立2004國慶煙火在 之籌備小組,由縣長擔(dān)任召集人,副縣長與祕書 長為副召集人,計(jì)畫處洪主任為執(zhí)行祕書,觀光旅遊局副局長為副執(zhí)行祕書。 因時(shí)間緊迫,各局處應(yīng)全體總動(dòng)員,發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神,全力配合。 二、各組應(yīng)積極辦理之重點(diǎn)事項(xiàng)如下,請(qǐng)儘速與相關(guān)單位討論規(guī)劃: (一) 觀賞區(qū)的規(guī)劃除原定4個(gè)平地區(qū)域外,縣治內(nèi)辦公大樓頂樓應(yīng)納入規(guī)劃。 (二) 停車場與交通動(dòng)線之規(guī)劃,請(qǐng)警察局、交通局積極辦理。 (三) 週邊活動(dòng)之規(guī)劃,請(qǐng)文化處積極辦理。 (四) 請(qǐng)觀光旅遊局召集鄰近觀光飯店、民宿業(yè)者組成小組共同規(guī)劃套(待續(xù))(

33、續(xù)前頁)47行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例 裝旅遊路線及推薦旅館及民宿。 (五) 請(qǐng)公車處研議規(guī)劃停車場至觀察區(qū)接駁車之路線及進(jìn)出管理。 (六) 救護(hù)車動(dòng)線務(wù)應(yīng)規(guī)劃獨(dú)立路線並作管制,俾交通暢順,不影響醫(yī)療救護(hù) 工作及緊急進(jìn)出。 (七) 請(qǐng)各單位思考藉活動(dòng)結(jié)合商機(jī),安排攤商進(jìn)駐,增加縣庫收入。 三、籌備工作之分組與負(fù)責(zé)單位: (一) 交通管制組-交通局/警察局/公車處。負(fù)責(zé)單位:警察局。 (二) 活動(dòng)策劃組-文化處/社會(huì)處。負(fù)責(zé)單位:文化處。 (三) 宣傳行銷組-行政處/計(jì)畫處。負(fù)責(zé)單位:行政處。 (四) 場地協(xié)調(diào)組-地政處。 負(fù)責(zé)單位:地政處。 (五) 企業(yè)募款組-工策會(huì)/財(cái)稅局。負(fù)責(zé)單位: 財(cái)稅局

34、。 (六) 醫(yī)療服務(wù)組-衛(wèi)生處。負(fù)責(zé)單位:衛(wèi)生處。 (七) 環(huán)境清潔組-環(huán)保局。負(fù)責(zé)單位:環(huán)保局。 (八) 觀光旅遊組-觀光局/農(nóng)業(yè)處。負(fù)責(zé)單位:觀光局。 (九) 接待公關(guān)組-民政處/蘇祕書/人力所/文化基金會(huì)。負(fù)責(zé)單位:民政處。 (十) 後勤服務(wù)組-行政室/教育處/工務(wù)處/城鄉(xiāng)處/民政處。負(fù)責(zé)單位:工務(wù)處。(十一) 財(cái)務(wù)核銷組-主計(jì)處/發(fā)包中心。負(fù)責(zé)單位:主計(jì)處。(待續(xù))(續(xù)前頁)48行政機(jī)關(guān)主管會(huì)報(bào)紀(jì)錄範(fàn)例(十二) 危機(jī)防制組-消防局/衛(wèi)生處/警察局。負(fù)責(zé)單位:消防局。(十三) 眷屬接待組-人事處/政風(fēng)處。負(fù)責(zé)單位。人事處。(十四) 管考協(xié)調(diào)組-計(jì)畫處。負(fù)責(zé)單位:計(jì)畫處。 四、9月6日將召

35、集第1次管考會(huì)議,請(qǐng)各組在本週五中午前,依工作分工將籌備事 項(xiàng)之規(guī)劃報(bào)告送計(jì)畫室彙整,以利會(huì)議中進(jìn)行討論。陸、縣長指示 一、本府辦理小型工程數(shù)量極多,請(qǐng)各局處儘量自行設(shè)計(jì),防止委外辦理,以節(jié) 省經(jīng)費(fèi)並縮短時(shí)程。(辦理單位:各局處) 二、各局處安排規(guī)劃設(shè)計(jì)案之簡報(bào)時(shí),請(qǐng)局處主管、科長及承辦人務(wù)必事先充份 全盤瞭解,做好完全幕僚工作,處理到可行階段才安排簡報(bào)。以利選擇優(yōu)秀的 規(guī)劃設(shè)計(jì)案,創(chuàng)造高品質(zhì)的公共建設(shè)。(辦理單位:各局處)柒、散會(huì)。(續(xù)前頁)49簽的標(biāo)準(zhǔn)格式 (甲式) 簽 於(機(jī)關(guān)或單位)主 旨:說 明: 一、 二、擬 辦: 一、 二、 敬陳鑒核職(簽名或蓋職名章)敬陳 年 月 日註:這種簽

36、是機(jī)關(guān)內(nèi)部簽辦案件時(shí)所用,簽?zāi)┎粩⒚魃夏抽L官的字樣。 有時(shí)較簡單的事情,就省去分段,而簡化得近乎便簽了。50簽的標(biāo)準(zhǔn)格式 (乙式) 簽於(機(jī)關(guān)或單位)主 旨:說 明: 一、 二、擬 辦: 一、 二、 敬陳副長 轉(zhuǎn)陳長職(簽名或蓋職名章)敬陳 年 月 日註:這種簽是具有幕僚性質(zhì)的機(jī)關(guān)主管、首長對(duì)直屬上級(jí)機(jī)關(guān)主管(首長)所用的。 文末用敬陳長。又署名,在習(xí)慣上為對(duì)長官表示尊敬,大多寫為職敬陳,報(bào)告亦 同。如長官對(duì)你熟識(shí),自署職即可。如長官對(duì)上簽者不熟,或長官新到任,最好把自己的職銜冠 在姓名前。51簽的舉例一 (具有幕僚性質(zhì)的機(jī)關(guān)首長對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)首長用) 簽 於學(xué)務(wù)處主 旨:今年暑假本校奉教育部中部

37、辦公室委託主辦100年度友善校園學(xué)生事務(wù)與輔導(dǎo)工作-學(xué)務(wù)薪傳工作坊活 動(dòng),邀 請(qǐng)協(xié)辦學(xué)校擬擇定 高中及 高中,是否妥適,敬請(qǐng) 核示。說 明: 一、該二校去年亦協(xié)辦本校辦理學(xué)務(wù)薪傳工作坊活動(dòng)配合極佳、效率高、經(jīng)驗(yàn)豐富。 二、 高中距活動(dòng)場所近,支援方便。 高中離本校近,連絡(luò)方便。 敬陳學(xué)務(wù)主任 轉(zhuǎn)陳 長 職(簽名或蓋職名章)敬陳 月日註:簽的受文者不寫在前面,而寫在文末。因其係致送直屬首長或上級(jí)機(jī)關(guān)首長之文書,受文對(duì) 象是人而非機(jī)關(guān),故只寫長官的頭銜。 例如:國貿(mào)局長給經(jīng)濟(jì)部長的簽可寫為: 敬陳敬陳 部長或次長 轉(zhuǎn)陳 次長部長52簽的舉例二 (機(jī)關(guān)內(nèi)部人員對(duì)首長有所請(qǐng)求的簽)五十三年普考試題:為

38、現(xiàn)職非己所長,試擬簽請(qǐng)改派工作。53簽的舉例二 (機(jī)關(guān)內(nèi)部人員對(duì)首長有所請(qǐng)求的簽) 簽於總務(wù)室主 旨:職張建平現(xiàn)任總務(wù)室?guī)质?,因?qū)W用不合,現(xiàn)職非己所長,不但工作績效不佳,而且本人身心亦感痛苦。現(xiàn)聞教務(wù)處有缺,請(qǐng)改派該處工作,是否可行? 敬請(qǐng) 核示。說 明: 一、職係民國年考取普考分發(fā)到處服務(wù),當(dāng)時(shí)以總務(wù)室缺人,故暫派擔(dān)任總務(wù)工作,迄今已滿二年三個(gè)月。 二、職畢業(yè)於大學(xué)教育系,普考錄取科目是教育行政人員,而現(xiàn)在工作則為總務(wù)管理,與所學(xué)相差太遠(yuǎn)。 三、現(xiàn)聞教務(wù)處劉幹事步渠已調(diào)職,懇請(qǐng)將職調(diào)教務(wù)處服務(wù)俾學(xué)用相符。 敬陳主任 轉(zhuǎn)陳校長職張建平敬陳 年月日註:本簽非簽辦業(yè)務(wù)之用,而係機(jī)關(guān)內(nèi)部人員對(duì)主管有

39、所請(qǐng)求所用的文書。其性質(zhì)半公半私。目前各機(jī)關(guān) 人員遇此情況有使用簽者,有使用報(bào)告者。其實(shí),二者行之久遠(yuǎn),界限已很小,所以簽報(bào)這 種半公半私之事件,使用簽或報(bào)告皆無不可。54公示送達(dá) (例一、公告型)臺(tái)灣臺(tái)北地方法院公示送達(dá)發(fā)文日期:中華民國年月日發(fā)文字號(hào):()字第號(hào)主 旨:公示送達(dá)被告孫國政、宣其能、魏嘩明之訴狀繕本及言詞辯論日期的通知書。依 據(jù):民事訴訟法第一百四十九條第一項(xiàng)第一款、第一百五十一條第二項(xiàng)。公告事項(xiàng): 一、本案是六十二年度訴字第二九八二號(hào)清償債務(wù)事件。 二、應(yīng)送達(dá)之訴狀繕本,現(xiàn)由本書記官保管,被告可隨時(shí)來院領(lǐng)取。 三、通知書是通知本案於中華民國九十八年八月三十日上午十時(shí)在本院第

40、六法庭開言詞辯論庭。 四、請(qǐng)被告按時(shí)到場。法院書記官 55公示送達(dá) (例二、公函型)經(jīng)濟(jì)部礦務(wù)局公示送達(dá) 102 地址:000臺(tái)北市路號(hào) 聯(lián)絡(luò)方式:(承辦人,電話,傳真,E-mail) 301 地址:縣鎮(zhèn)路號(hào)受文者:先生發(fā)文日期:中華民國年月日發(fā)文字號(hào):()字第號(hào)速 別:密等及解密條件或保密期限:主 旨:臺(tái)端與先生連署申請(qǐng)?jiān)囂娇h 鎮(zhèn)地方石灰石礦,因按原報(bào)地址函請(qǐng)辦理應(yīng)辦事項(xiàng)無法 投遞,特公示送達(dá)。說 明: 一、臺(tái)端與先生連署申請(qǐng)上開礦區(qū)(申七九四號(hào)),經(jīng)本局按原申報(bào)地址,即 縣鎮(zhèn) 號(hào)以字第號(hào)及字第號(hào)函兩次投郵,限期繳送稅費(fèi)元及臺(tái)端與 連署人印鑑證明書、最近全戶戶籍謄本、合辦契約書、推定代表人申

41、請(qǐng)書各二份,迄未據(jù) 辦理。又第二次公函,郵局以查無此人退還。 二、茲限本公示送達(dá)刊登公報(bào)之翌日起二十日內(nèi),逕向本局礦政組第課(臺(tái)北市街號(hào)) 具領(lǐng)公函並提供限繳送費(fèi)件,如逾期仍未辦理,即將原申請(qǐng)案依法撤銷。局長 5657公文書介紹書名:公文書寫作與處理 黃癸楠訂價(jià):新臺(tái)幣400元 (團(tuán)購10本以上打8折$320)郵政劃撥帳戶:02961902號(hào) 方慧慧帳戶57WoZr%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7JaMdPhSkVnZq$u*x-

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