檔案管理系統(tǒng)簡介

1、-可編輯修改-可編輯修改-制作人：蕩凌亂2011.4.25概述：眾所周知， 檔案資料是任何一個(gè)企事業(yè)單位的知識(shí)財(cái)富和智力資源。 在過去， 部門都采用紙張資料保存檔案， 不僅消耗大量人力物力， 更是容易受人員流動(dòng)和環(huán)境變化而導(dǎo)致檔案丟失，無法完整、長期的保存。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展， 為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)、 有效的手段和工具“ 檔案管理系統(tǒng) ?！?該系統(tǒng)能夠把部門信息檔案清晰而完整的保存在數(shù)據(jù)庫中，不僅省時(shí)省力，而且操作方便、安全性高。檔案管理系統(tǒng)的主要功能：1 、檔案的移交功能：檔案的來源多種多樣， 不同的檔案管理機(jī)構(gòu)之間可能存在檔案的交換或轉(zhuǎn)移， 同一組織利用檔案管理系統(tǒng)，

2、可快速準(zhǔn)確內(nèi)部的多個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間也可能存在檔案交換或轉(zhuǎn)移, 定位檔案信息并確保檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性。2、檔案的校正功能：檔案歸檔后， 檔案信息是不允許輕易修改或變更的， 但在檔案管理的實(shí)際活動(dòng)中， 因種種原因，可能需要對檔案的信息進(jìn)行校正。利用檔案管理系統(tǒng)，可以高效、 準(zhǔn)確的校正檔案資料，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。3、檔案的鑒定功能：在檔案的保管利用過程中，檔案可能會(huì)發(fā)生損壞、遺失、過保存期限后調(diào)整保管期、密級(jí)調(diào)整或開放等各種情況， 檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對檔案保管期進(jìn)行校驗(yàn)， 對接近或已過保管期限的檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示相關(guān)業(yè)務(wù)人員。4、檔案的保存功能：由于采用高端信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為強(qiáng)大支持

3、， 檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以自動(dòng)安全的保存，即使中間出現(xiàn)問題也可通過備份數(shù)據(jù)庫還原出錯(cuò)前的檔案信息，安全而且實(shí)用。5、檔案的銷毀功能：在檔案的保存和利用過程中， 因種種原因， 有些檔案需要銷毀。 檔案的銷毀更須經(jīng)過嚴(yán)格的權(quán)限控制和在嚴(yán)格的審批流程下進(jìn)行。系統(tǒng)提供兩種銷毀方式：（ 1 ） 、徹底刪除方式，執(zhí)行這種銷毀方式后，系統(tǒng)將該檔案的記錄從數(shù)據(jù)庫中徹底刪除。2 ) 、正常銷毀方式，執(zhí)行這種銷毀方式后，系統(tǒng)只是將該檔案打上銷毀標(biāo)記，并未從數(shù) 據(jù)庫中物理刪除該檔案記錄， 但此后， 該檔案將無法被利用， 如無法被查閱、 下載、 復(fù)印等。部門將獲得的益處：、 促進(jìn)企事業(yè)檔案資源的共享對檔案資源的管控

4、突破了時(shí)空限制，檔案管理員可以隨時(shí)隨地查看、修改、上傳檔案。、 加強(qiáng)檔案安全性多層次、多方面的安全管控來確保檔案的安全共享以及保存、使用。、 省時(shí)省力不必再為檔案管理工作的繁雜而苦惱， 因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)會(huì)清晰的分類、 即時(shí)調(diào)用、 省時(shí)省力，方便快捷。檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)：1 、各種類型檔案的全面、集中管理；2、基于瀏覽器的管理窗口；3、自動(dòng)建立各種索引，方便查找；4、通過權(quán)限的設(shè)置來確保檔案的安全性；5、用戶的各種操作，檔案的更新都有詳細(xì)的記錄。主要功能電子文件管理管理各種類型的電子檔案，全方位的索引、瀏覽及查詢；可以選擇是通過郵件附件還是文件鏈接來分派文件；版本控制、強(qiáng)大的附件管理能力；基于瀏

5、覽器的檔案共享。紙質(zhì)文件、傳真等文件管理支持A6-A3 高速文件掃描儀；支持A2-A0 大幅面掃描儀,掃描工程圖；支持中、英文文字識(shí)別；文件流排程的文件上傳及分派助理；文件討論、邀請與警示的協(xié)同作業(yè)；整合微軟 SharePoint, 微軟 Workflow Foundation,K2.Net 等高性能文件流系統(tǒng)；支持 Lotus Note, Ultimatis, WorkflowGen 等文件流引擎。檔案安全管理實(shí)現(xiàn)檔案、資料夾安全性管理；根據(jù)使用者、群組和職務(wù)劃分，提供強(qiáng)大的安全保護(hù)；文件版本控制；用戶操作日志。適用行業(yè)：政府部門掃描并管理政府檔案、人事檔案、公文、會(huì)議記錄、審批文件等。ISO 檔案等。制造業(yè)掃描并管理生產(chǎn)過程中的各種生產(chǎn)工單、定貨單、供應(yīng)商資料、物流業(yè)掃描并管理客戶簽收的快遞單、代收貨款收據(jù)、報(bào)關(guān)單據(jù)、客戶資料等。金融服務(wù)業(yè)掃描并管理大量的業(yè)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)記錄、信貸資料、客戶詳細(xì)資料等。學(xué)校掃描并管理學(xué)校教師、學(xué)生信息及學(xué)校平時(shí)各種檔案、公文等。醫(yī)院掃描并管理醫(yī)院病人信息、藥房信息等各部門檔案、資料等。- 系統(tǒng)設(shè)置管理1 、用戶使用界面設(shè)置2、數(shù)據(jù)批量上傳3、高度彈性的系統(tǒng)設(shè)計(jì)4、稽核歷