對電子文件管理對象的再認(rèn)識(shí)

1、對電子文件管理對象的再認(rèn)識(shí)剛寫下這個(gè)題目的時(shí)候我多少有一種時(shí)空錯(cuò)位的感覺，關(guān)于電子文件管理對象的討論(包括電子文件的概念、電子文件的特性以及電子文件分類的研究)是十幾年前電子文件管理研究剛剛興起時(shí)的熱門話題，而當(dāng)前電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)紛紛出臺(tái)、各種各樣的電子文件管理系統(tǒng)層出不窮、全國各地的電子文件中心建立方興未艾，在這種形勢下，再來討論電子文件管理對象多少顯得有些不合時(shí)宜。但是我認(rèn)為正是由于檔案界已經(jīng)大踏步地跨進(jìn)電子文件管理的理論階段，因此學(xué)術(shù)界對于電子文件的所有研究和認(rèn)識(shí)都必須轉(zhuǎn)化為普通檔案工作者可以看得見、摸得著、在理論中可以確認(rèn)和分辨的東西，其中電子文件管理對象仍然是最根本、最重要的問

2、題。一、現(xiàn)行政策標(biāo)準(zhǔn)對電子文件管理對象的描繪?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)?(gbt18894-2002)是國內(nèi)檔案界關(guān)于電子文件管理最權(quán)威、最根底的標(biāo)準(zhǔn)，各地出臺(tái)的有關(guān)電子文件管理的地方性標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)幾乎都是以此為藍(lán)本制定的。在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中，電子文件被定義為：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。這是一個(gè)非常廣泛的定義，在這個(gè)定義下所有計(jì)算機(jī)中的文件都是電子文件。如今任何一臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)中都至少有十幾萬個(gè)這樣的文件，更不要說大型的效勞器和存儲(chǔ)系統(tǒng)。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項(xiàng)無法完成的任務(wù)

3、。應(yīng)該說在這里我成心混淆了概念，我所說的“計(jì)算機(jī)中的文件是指計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件概念，而不是文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件概念。作為一個(gè)檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)?中的“文件確實(shí)更可能指向文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件，而非其他學(xué)科中的相似概念。但由于?電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)?沒有定義“文件這個(gè)概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風(fēng)。事實(shí)上，我確實(shí)疑心標(biāo)準(zhǔn)中的“文件的含義更多地來自計(jì)算機(jī)科學(xué)。在標(biāo)準(zhǔn)中還有關(guān)于電子文件分類的規(guī)定：電子文件類別代碼：t文本文件；i圖像文件；g圖形文件；v影像文件；a聲音文件；超媒體鏈接文件；p程序文件；d數(shù)據(jù)文件。假如說文件概念還存在歧義，那么這個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)毫無疑問

4、是計(jì)算機(jī)科學(xué)的。只有計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件我們才能嚴(yán)格按照這個(gè)分類劃分，而一份文書學(xué)、檔案學(xué)意義上的文件往往是上述多種類型的混合?；蛟S有人會(huì)說，對于一個(gè)事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學(xué)和檔案學(xué)中，我們對于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對于電子文件這種與計(jì)算機(jī)親密相關(guān)的文件形態(tài)，引入計(jì)算機(jī)科學(xué)的分類方式也不無道理。必須成認(rèn)，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關(guān)于電子文件的定義和分類是否科學(xué)。但是這種定義和分類至少在檔案學(xué)角度上是不夠明晰的，或者說它離我們熟悉的、理論中必須使用的概念、術(shù)語是有間隔 的。實(shí)際上，在對于電子文件管理對象的研究乃至整個(gè)電

5、子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術(shù)化的傾向，即過于關(guān)注電子文件管理所需的計(jì)算機(jī)技術(shù)細(xì)節(jié)，而忽略了從檔案學(xué)角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進(jìn)展研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系。這種泛技術(shù)化的傾向在研究中未必不是一個(gè)必須的階段，但是在理論中那么造成了很多的問題。二、泛技術(shù)化傾向給電子文件管理理論帶來的問題1、電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的關(guān)系復(fù)雜電子文件是一個(gè)單獨(dú)的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統(tǒng)檔案的一種不同形態(tài)?檔案界在最初研究電子文件時(shí)是把電子文件作為一種新型載體的檔案來對待的，如今雖然我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電子文件與傳統(tǒng)檔案相比絕不僅僅是載體形式

6、的變化，但是在管理中仍然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢。這種趨勢是有其傳統(tǒng)的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現(xiàn)，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個(gè)專門的檔案門類，有著獨(dú)立的編號(hào)、獨(dú)立的目錄和獨(dú)立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間雖然在內(nèi)容上存在著千絲萬縷的聯(lián)絡(luò)，但彼此之間是補(bǔ)充關(guān)系，紙質(zhì)、照片、音頻、視頻可能同時(shí)用來記載一個(gè)活動(dòng)，但是它們的詳細(xì)內(nèi)容和表現(xiàn)形式各不一樣。但電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式可以完全一樣，呈現(xiàn)出一種替代關(guān)系。如何在檔案管理中把握這種關(guān)系呢?一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問

7、題是，當(dāng)我們接收一個(gè)單位的傳統(tǒng)載體檔案和電子文件時(shí)，電子文件的目錄是應(yīng)該單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫還是并入傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫?假如單獨(dú)建立電子文件數(shù)據(jù)庫，那么同一份文件既有傳統(tǒng)載體又有電子文件，在檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)如何計(jì)算?這些都是電子文件管理的細(xì)節(jié)問題，但是為難的是在檔案界對電子文件進(jìn)展的大量研究中我們很難找到這些細(xì)節(jié)問題的答案，甚至是解決思路，而這些細(xì)節(jié)又恰恰是我們開展實(shí)際工作必須解決的問題。2、電子文件管理的指導(dǎo)和理論之間存在錯(cuò)位在所有關(guān)于電子文件管理的政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產(chǎn)生的“電子檔案看做是真正意義上的文件、檔案。而在理論中，幾乎所有的地區(qū)和單位都仍然把傳統(tǒng)載體檔案當(dāng)作

8、真正的檔案(即便它是根據(jù)“雙套制原那么由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統(tǒng)載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，假如我們把所有的電子文件看成是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。終究是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案的電子副本，外表看起來是個(gè)定義問題，是個(gè)看問題的角度問題，但本質(zhì)上這個(gè)問題關(guān)系到我們電子文件管理研究和理論的重點(diǎn)應(yīng)該放在哪里。3、跛足的“雙套制現(xiàn)階段電子管理的一個(gè)重要原那么就是“雙套制，即“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。這個(gè)原那么從一出臺(tái)就在

9、學(xué)術(shù)界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的開展。假如說學(xué)界的批評還多少包含理想化的成分，顯得有些激進(jìn)，那么在理論中“雙套制帶來的困難已經(jīng)開場真正阻礙電子文件管理的開展?，F(xiàn)有的“雙套制是不徹底的雙套制，僅僅是片面強(qiáng)調(diào)電子文件的紙質(zhì)化，而沒有把傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化與之結(jié)合起來。這就使得傳統(tǒng)載體檔案特別是紙質(zhì)檔案和電子文件不是嚴(yán)格的一一對應(yīng)，一方面很多紙質(zhì)檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質(zhì)版本。傳統(tǒng)載體檔案與電子文件并存但不能一一對應(yīng)，這種不徹底的“雙套制無論對于機(jī)關(guān)檔案室對電子文件的保管和利用還是對于將來向各級檔案館的移交都帶來了很多問題。三、從理論角度對電子文件

10、管理對象的再認(rèn)識(shí)電子文件管理是信息時(shí)代檔案工作面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，對此我們必須有清醒地認(rèn)識(shí)。電子文件管理必須根據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步施行的原那么，有方案、有重點(diǎn)、循序漸進(jìn)地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理理論的首要問題就是要明確電子文件管理對象，根據(jù)電子文件的不同性質(zhì)和特點(diǎn)有針對性地開展工作。我認(rèn)為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數(shù)字信息。原生性電子文件是指在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生，并且在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合?電子簽名法?的要求，可以直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件

11、，或者說是當(dāng)前電子文件管理學(xué)術(shù)研究中真正關(guān)注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們?nèi)デ岸丝刂?、去全程管理，需要我們運(yùn)用is015489、is023081的原那么，需要我們記錄多達(dá)百項(xiàng)的元數(shù)據(jù)來確保其真實(shí)性、完好性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動(dòng)取款機(jī)提款到各種電子消費(fèi)，從企業(yè)網(wǎng)上年檢到網(wǎng)上申報(bào)納稅，這種電子文件在社會(huì)生活中發(fā)揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業(yè)的主體檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數(shù)都不在接收進(jìn)館的范圍內(nèi)。雖然不進(jìn)館的定期檔案我們也要管理，但是對于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對于短期保存我們

12、完全可以相信技術(shù)部門有很好的解決方案。電子副本，也可稱為傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。它包括除了我們通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作生成的電子文件外，還包括幾乎所有a系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公文。雖然在一個(gè)有較為完備的a系統(tǒng)運(yùn)行的單位中，紙質(zhì)文件的產(chǎn)生后于同內(nèi)容的電子文件，嚴(yán)格來說紙質(zhì)文件才是副本。但是由于在現(xiàn)行的法律框架和管理體制當(dāng)中，紙質(zhì)文件才是最終具有法律效力的文本，所以我們完全可以把電子文件視為紙質(zhì)文件的副本。這種角色的轉(zhuǎn)換可以避開電子文件管理中最復(fù)雜、最核心的問題，即電子文件真實(shí)性的長期保存，因?yàn)樽鳛楦北酒湔鎸?shí)性的斷定有一個(gè)簡單的方法，即與原件相對照。因此，只要一份電子文件存在著一個(gè)同內(nèi)容的具有法律效力的傳統(tǒng)載體的文本，我們就可以把這份電子文件看做是電子副本，我們對這份電子文件的管理就可以集中在完好性和有效性保障方面，而電子文件的完好性和有效性就當(dāng)前的理論和技術(shù)而言都是有著充分的保障的。除了上述兩種電子文件外，還有一類電子文件也應(yīng)納入我們管理的范疇，即資料性數(shù)字信息，主要包括各種數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站等。這種類型的數(shù)字資源并不是嚴(yán)格意義的檔案，因?yàn)樗鼈兌际怯筛嫉碾娮游募男畔⒔M成的。它們