ERP流程描述系列培訓(xùn)課件

1、流程描述培訓(xùn)湖南用友軟件有限公司實施部：吳廣2010-8-30第1頁，共42頁。流程描述培訓(xùn)的目的和內(nèi)容了解和掌握流程說明編寫的規(guī)范了解和掌握流程圖繪制的規(guī)范了解流程圖繪制及流程說明編寫的步驟以及要求第2頁，共42頁。一致性原則完整性原則具體性原則 流程圖繪制的總體原則流程步驟的繪制要符合企業(yè)管理現(xiàn)狀，現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來，不加入任何個人的想法。打破了經(jīng)營管理的“部門”的概念，強調(diào)業(yè)務(wù)過程本身的完整性，充分體現(xiàn)該項業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處理、記錄和報告的自始至終這樣一個過程。每個流程步驟應(yīng)盡量具體，兩個不同工作內(nèi)容的應(yīng)該拆分成兩個工作步驟，不要合并。第3頁，共42頁。流程圖實例示例第4頁，共42頁

2、。流程說明實例示例第5頁，共42頁。目錄一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求第6頁，共42頁。標(biāo)題標(biāo)題填寫“流程名稱”,字體：宋體，字號：36號。每一個流程說明Word文檔對應(yīng)一個流程圖，該文檔命名規(guī)則與流程圖的VISIO文件名相同，存在相同目錄下。示例第7頁，共42頁。目錄一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求第8頁，

3、共42頁。流程說明正文主要內(nèi)容示例第9頁，共42頁。一、流程簡介流程內(nèi)容：描述流程的主要活動、運作原則流程起止點：描述流程的開始和結(jié)束活動術(shù)語解釋：描述特定使用的詞匯流程說明正文部分為宋體10號字。示例第10頁，共42頁。示例二、流程涉及部門及職責(zé)1、在“流程涉及部門及職責(zé)”處，如果已經(jīng)有現(xiàn)成的崗位職責(zé)及規(guī)定，在流程文字說明中需要再次體現(xiàn)，不能建立引用。2、在“流程參與部門及職責(zé)”處，除“公司領(lǐng)導(dǎo)”的職責(zé)不用描述外，其他涉及的部門職責(zé)均需描述。 第11頁，共42頁。示例三、流程依據(jù)的管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及體系文件在“制度”下列示相關(guān)文件時，每個文件在一行顯示，不要出現(xiàn)一行顯示多個文件，每一行內(nèi)必

4、須標(biāo)明文件編號。第12頁，共42頁。示例四、流程相關(guān)的表單和記錄在“記錄”中列示的全部內(nèi)容，要在流程圖中清晰的繪制，并且名稱必須完全一致。且流程圖中所有標(biāo)識為的文檔，必須在文字描述中的記錄中體現(xiàn)。第13頁，共42頁。示例五、流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)對本流程的績效影響比較大或易產(chǎn)生風(fēng)險的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行說明。第14頁，共42頁。示例六、流程存在的問題和改進(jìn)建議問題和建議應(yīng)分項列出，不要在一行中列出所有事項。第15頁，共42頁。示例七、信息系統(tǒng)的使用情況描述使用的信息系統(tǒng)名稱，應(yīng)用的主要功能。第16頁，共42頁。八、其它需要說明的事項描述前面未能敘述到的信息。第17頁，共42頁。目錄一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程

5、說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求第18頁，共42頁。流程圖實例示例流程圖背景第19頁，共42頁。LOGO： XYNH+湘鋼LOGO(企標(biāo))編 號： 部門+流程+編碼審 核: 審核人業(yè)務(wù)主管部門：該流程的主要負(fù)責(zé)部門業(yè)務(wù)參與部門：參與該流程的部門活動說明：該流程圖起止過程與范圍文字說明標(biāo)題： 該流程圖對應(yīng)的三級流程編號，如“XYNH-XS-02-01”。如果該流程是二級 以下的流程此處填寫對應(yīng)的二級流程編號+本流程編碼。生效時間：流程開始使用時間，格式y(tǒng)yyy-mm-dd版本：由項目

6、組統(tǒng)一制定.(統(tǒng)一定為：1.0)流程圖表頭流程圖背景修改說明示例第20頁，共42頁。目錄一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求第21頁，共42頁。流程圖實例流程圖主體示例第22頁，共42頁。流程圖主體說明流程圖頂端標(biāo)題欄填入流程圖的名稱，格式也是“流程編號流程名稱”，雙擊即可填入文字，字體為14號宋體加粗，左對齊。每個流程文件中繪制一個流程圖；頁名稱與流程圖名稱一致。為保持流程圖美觀及易于裝訂，流程圖大小規(guī)定如下：左邊界3格上邊界與背景的距離=2格下邊界3格

7、圖形大小需占整體頁面三分之二以上第23頁，共42頁。目錄一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求第24頁，共42頁。編號圖形名稱編號圖形名稱1職能帶區(qū)7信息系統(tǒng)/電子存檔2最低一級工作步驟8非電子存檔3引用/拆分的流程圖9批注/文字說明4文件/表單10頁碼索引5判斷/決策11結(jié)束6連接線流程圖繪制工具包括11個圖形第25頁，共42頁。圖形1圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：在增加職能部門時使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：每個流程參與部門占一列，若某一流程主要在某一部門內(nèi)完

8、成，可以將部門下的班組作為一列，班組名稱應(yīng)放在第二行 公司領(lǐng)導(dǎo)單獨占一列，統(tǒng)一稱作“公司領(lǐng)導(dǎo)”。在流程步驟中寫明高層的職務(wù)，如“總經(jīng)理”等，但不能出現(xiàn)“財務(wù)經(jīng)理”、“生產(chǎn)經(jīng)理”的職能帶。職能帶中業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門在左邊，參與部門在右邊 ，其中，“公司領(lǐng)導(dǎo)”在最左邊。流程圖形講解職能帶區(qū)第26頁，共42頁。圖形1圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：在增加部門時使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：部門名稱應(yīng)使用正式全稱，不能用簡稱。字體為默認(rèn)12號宋體加粗，若第二行有班組，班組字體為10號宋體加粗。選中職能帶，在頂部橫向推動，可以改變職能帶的橫向?qū)挾?。在“業(yè)務(wù)參與部門”中，列出具體業(yè)務(wù)參與部門；參與部門如果很多并且的活動

9、完全一致，可歸結(jié)寫為如”生產(chǎn)各部門”。流程圖形講解職能帶區(qū)(續(xù))第27頁，共42頁。圖形2圖形名稱： 最低一級的操作步驟 圖形作用：在描述一個流程時使用操作步驟描述工作過程使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：上方框填入操作此項工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內(nèi)容，如：“填寫費用報銷單 ”，應(yīng)盡量簡明，一般不超過15個字。字體為默認(rèn)8號宋體。每個步驟都要加上順序的編號。圖形必須放在職能欄內(nèi)，不能跨越兩個職能欄，即不能跨越豎線。使用默認(rèn)圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，可以縱向高度加高。負(fù)責(zé)崗位07 工作內(nèi)容流程圖形講解最低一級的操作步驟第28頁，共42頁。圖形3圖形名稱：引用/拆分

10、的流程圖 圖形作用：在流程圖中，當(dāng)需用引用別的流程圖時使用；或流程圖中某一環(huán)節(jié)較復(fù)雜，可以進(jìn)一步拆分成子流程圖時使用使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：填入所引用/拆分的流程圖編號和名稱，它是流程圖中的一個步驟，也有步驟編號。當(dāng)使用這一圖形時，我們默認(rèn)所引用/拆分的流程圖已經(jīng)完成相應(yīng)的操作步驟。引用時，必須跟所引用流程圖的主管部門溝通確認(rèn)引用的流程圖已經(jīng)存在，并且所引用流程圖的內(nèi)容已經(jīng)包括了相應(yīng)的工作步驟。使用默認(rèn)圖形大小，若需要改變圖形大小，圖形橫向?qū)挾榷炔豢梢愿淖?，縱向高度可以加高。引用/拆分的流程圖不用單建一個職能欄。字體為默認(rèn)8號宋體。流程圖形講解引用/拆分的流程圖第29頁，共42頁。圖形4圖形名稱： 文

11、件/表單 圖形作用：工作步驟中直接用到的文件/表單，或工作步驟中產(chǎn)生的文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：填入文件/表單的名稱，包括紙張的或是電子的，應(yīng)使用正式的全稱。此形狀不是單獨的工作步驟，必須與“最低一級操作步驟”或“引用/拆分的流程圖”一起使用，一般緊貼在以上兩個圖形的下方。使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個文件/表單獨占一行流程圖形講解文件/表單第30頁，共42頁。圖形5圖形名稱： 判斷/決策 圖形作用：在出現(xiàn)情況判斷或進(jìn)行審核審批時使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖形也作為工作步驟之一，內(nèi)容填入具體的判斷事項，并應(yīng)加以編號。如本步驟為審核，應(yīng)直接使用判斷框，

12、而非在“最低一級操作步驟”圖形下再加判斷框。 判斷結(jié)果統(tǒng)一使用“是”與“否”；不能使用“YES”NO”。使用此圖形，必須而且只能出現(xiàn)兩種決策/判斷結(jié)果；應(yīng)該只有一個信息入口，兩個信息出口。流程圖形講解判斷/決策第31頁，共42頁。圖形6圖形名稱： 連線 圖形作用：連接兩個圖形之間的關(guān)系，箭頭表示流程進(jìn)行的方向。使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：線條與圖形的連接點只能是同一個業(yè)務(wù)方向，同一點上不能同時出現(xiàn)信息流入和信息流出，可以有多個信息流入或多個信息流出。兩個圖形之間選擇連接點時，應(yīng)該遵循“最少曲折”原則。選擇連線并雙擊，可以在連線上加上文字。連線應(yīng)該連到圖上的連接點，不應(yīng)連到另一條線上。流程圖形講解連線第32

13、頁，共42頁。圖形7圖形名稱：信息系統(tǒng)/ 電子存檔 圖形作用：一個工作步驟需要借助信息系統(tǒng)完成時，或是完成的工作表單以電子文檔的形式存儲時使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖形不能單獨作為獨立的工作步驟使用。若是借助信息系統(tǒng)完成工作的，應(yīng)附屬在“操作步驟”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“操作步驟”圖形連接。在此圖形中填入信息系統(tǒng)的名稱，比如“新中大系統(tǒng)”。若是電子存檔，應(yīng)附屬在“文件/表單”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形講解信息系統(tǒng)/電子存檔第33頁，共42頁。圖形8圖形名稱： 非電子文檔存儲 圖形作用：產(chǎn)生的結(jié)果需要以非電子形式進(jìn)行存檔時使用使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖形不是獨

14、立的工作步驟，必須附屬在“文件/表單”側(cè)下面，用連線將此圖與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形講解非電子文檔存儲第34頁，共42頁。圖形9圖形名稱： 批注/文字說明 圖形作用：需要對工作步驟進(jìn)行補充說明時使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖不是獨立的工作步驟，必須附屬在其他圖形上。字體使用默認(rèn)8號宋體。此圖可以跨越兩個職能欄，可以與所附屬的圖形不在同一個職能欄。流程圖形講解批注/文字說明第35頁，共42頁。圖形10圖形名稱： 頁碼索引 圖形作用：當(dāng)流程圖較長，沒法在一頁中繪制出來，需要多頁繪制時使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：拖動此圖出來后，選擇所要連接的頁碼，在所連接的頁碼右上角出現(xiàn)同樣的圖形，就是頁碼之間的

15、連接關(guān)系。此圖為第一個頁碼的結(jié)尾圖，是所連接頁碼的開始圖，用連線與其他圖形連接。流程圖形講解頁碼索引第36頁，共42頁。圖形11圖形名稱： 流程結(jié)束 圖形作用：一個流程圖結(jié)束時使用，表明此流程圖到此結(jié)束。使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：在圖形中填入“結(jié)束”兩字，使用默認(rèn)8號字體。注意，流程開始時不需要用此圖形來說明流程開始，流程圖的第一個步驟視為流程開始。在經(jīng)過判斷后結(jié)束的，需要出現(xiàn)“結(jié)束”圖形；如果流程有肯定的結(jié)果，則不需要出現(xiàn)“結(jié)束”?！敖Y(jié)束”在流程圖中不需要標(biāo)注步驟號。 流程圖形講解流程結(jié)束第37頁，共42頁。目錄一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求第38頁，共42頁。繪制流程圖考慮的內(nèi)容表單或文件的種類、內(nèi)容、頻度、張數(shù)有關(guān)聯(lián)的部門，有關(guān)聯(lián)的人表單、文件的填寫方法、填寫時機表單與管理運行的關(guān)系參考項目第39頁，共42頁。目錄一、流程說明規(guī)范介紹 1、流程說明標(biāo)題 2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹 1、流程圖背景 2、流程圖主體 3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應(yīng)準(zhǔn)備的資料四、繪制步驟以及要求第40頁，共42頁。流程描述建議步驟1、整理手頭資料，包括所使用的各種表單、文件、制度等；2、在紙上寫出實際的工作