哈佛經(jīng)理會(huì)議要點(diǎn)14

1、. 25萬(wàn)份精華管理資料，2萬(wàn)多集管理視頻講座PAGE ：.；哈佛管理技藝培訓(xùn)教程：第十一單元 哈佛經(jīng)理手冊(cè) 第二章 哈佛經(jīng)理睬議要點(diǎn) 第二章哈佛經(jīng)理睬議要點(diǎn) 會(huì)議發(fā)言要點(diǎn) 即然會(huì)議是一種面對(duì)面的溝通，因此主席必需掌握面對(duì)面溝通的技巧陳說(shuō)技巧、發(fā)問(wèn)技巧、傾聽技巧與回答技巧。 主席是會(huì)議成敗所系的靈魂人物，因此他必需善作陳說(shuō)。主席的陳說(shuō)必需發(fā)揚(yáng)三種效果：第一、喚起聽眾的留意，并為聽眾發(fā)明聽取信息的愿望；第二、令聽眾確切地了解所傳達(dá)的信息；第三、壓服聽眾，并促使聽眾立刻采取某些行動(dòng)。想獲取這三種效果確實(shí)不是一件容易的事，但并非不能夠。假設(shè)主席在陳說(shuō)之前可以做好充分的預(yù)備，在陳說(shuō)過(guò)程中可以刻意地講求

2、陳說(shuō)技巧、視聽器材的運(yùn)用技巧、以及物品的展現(xiàn)技巧，那么這三種效果大約不難獲得。 陳說(shuō)前的預(yù)備任務(wù) 主席在陳說(shuō)前必需做妥預(yù)備任務(wù)。至于預(yù)備時(shí)間長(zhǎng)短，那么視主席陳說(shuō)閱歷的多寡，以及主席對(duì)陳說(shuō)的主題的了解程度而定。普通說(shuō)來(lái)，主席在陳說(shuō)之前至少必需做好以下各項(xiàng)預(yù)備任務(wù)： (1)了解聽眾。主席應(yīng)設(shè)法了解聽眾對(duì)陳說(shuō)的主題究竟有多大的興趣、對(duì)陳說(shuō)的主題擁有多少知識(shí)以及對(duì)陳說(shuō)的主題抱什么態(tài)度。 (2)熟習(xí)陳說(shuō)的主題。主席對(duì)陳說(shuō)的主題應(yīng)具一定的深度與廣度的認(rèn)識(shí)。唯有這樣，他才干回答聽眾的疑問(wèn)，也唯有這樣，聽眾才會(huì)感到他言之有理。 (3)設(shè)定希望實(shí)現(xiàn)的詳細(xì)目的。主席應(yīng)先確定，他究竟希望聽眾從他的陳說(shuō)中得到什么樣的

3、觀念、對(duì)于所得到的觀念產(chǎn)生什么樣的看法以及把所得到的觀念充作什么樣的作用。 (4)將有助于實(shí)現(xiàn)上述詳細(xì)目的的各種信息羅列出來(lái)。這些信息包括普通性的音訊、研討的成果、實(shí)際、案例、個(gè)人閱歷、他人的觀念等。 (5)根據(jù)所能運(yùn)用的陳說(shuō)時(shí)間，從曾經(jīng)羅列出來(lái)的各種信息中選擇最重要者與最切題者。 (6)思索運(yùn)用適當(dāng)?shù)囊暵犉鞑?。切記：?dāng)人們聽到某些事情的時(shí)候，也能同時(shí)看到這些事情，那么他們對(duì)這些事情的了解程度將大為提高。 (7)預(yù)備一份陳說(shuō)的綱要，以供陳說(shuō)時(shí)運(yùn)用。該份綱要可劃分為引言、本體與結(jié)語(yǔ)等三部分?！耙圆糠种荚谖牨娏粢?，并且清楚地將陳說(shuō)目的溝通給他們。例如在會(huì)議剛開場(chǎng)時(shí)，主席把會(huì)議的目的、進(jìn)展的方

4、式，以及他對(duì)與會(huì)者的期望，簡(jiǎn)明扼要地作闡明，即是一種良好的引言?！氨倔w部分旨在將陳說(shuō)的內(nèi)容按邏輯程序進(jìn)展闡釋或分析。在此所謂羅輯程序，是指方便聽眾掌握信息的程序，例如由簡(jiǎn)而繁、由知到未知、由過(guò)去到如今、由少數(shù)到多數(shù)等陳說(shuō)內(nèi)容摘要，并且指出由該陳說(shuō)所獲得的啟示。聽說(shuō)某位擅長(zhǎng)陳說(shuō)的布道家，曾經(jīng)泄漏他的陳說(shuō)要訣：“先通知他們他即將通知他們的是什么；接著便通知他們；最后再通知他們他先前所通知他們的是什么。(Tell them what you are going to tell them,a nd tell them what you told them)這種陳說(shuō)方式頗值得我們參考采用。 (8)備妥各

5、種視聽器材，包括掛圖、投影片、錄音帶、幻燈片、影片、講議等。 (9)用錄音機(jī)及錄像機(jī)作陳說(shuō)演練，或是在一、兩位假想聽眾面前進(jìn)展陳說(shuō)演練。 陳說(shuō)技巧 陳說(shuō)成敗，主要取決于陳說(shuō)者本人能否擁有自自信心與熱忱。周全的預(yù)備與豐富的陳說(shuō)閱歷，可為陳說(shuō)者帶來(lái)高度的自自信心?；诖?，陳說(shuō)者應(yīng)盡量把握陳說(shuō)的時(shí)機(jī)，以便培植這一方面的自自信心。至于熱忱有無(wú)，那么除了受陳說(shuō)者本人天生資質(zhì)所決議外，依然要看陳說(shuō)者對(duì)陳說(shuō)的信息能否具有高度評(píng)價(jià)而定。倘假設(shè)陳說(shuō)者以為他所陳說(shuō)的信息不但是正確的，而且值得聽眾聽取，那么他的熱忱將油然而生?；诖?，為令本人對(duì)陳說(shuō)產(chǎn)生熱忱，陳說(shuō)者應(yīng)慎選自認(rèn)有益于聽眾的信息，作為陳說(shuō)的內(nèi)容。除了自自

6、信心與熱耽，陳說(shuō)者仍須講求以下九種技巧： (1)要與聽眾堅(jiān)持視野接觸。這即是說(shuō)，陳說(shuō)者應(yīng)盡量減少念讀文稿。 (2)靈敏運(yùn)用“停頓技巧，以便令聽眾得以沉思及判別所聽到的信息，并作出反響。 (3)盡量運(yùn)用聽眾有切身閱歷的與聽眾所易于領(lǐng)會(huì)的實(shí)例或軼事。 (4)適當(dāng)?shù)馗膭?dòng)音量、音調(diào)、或語(yǔ)氣。這樣做不但有助于消除聽眾的沉悶覺得，而且仍可令陳說(shuō)本身顯得更加生動(dòng)。 (5)善用幽默性話語(yǔ)。有些人擅長(zhǎng)運(yùn)用既詼諧又不失嚴(yán)肅的話語(yǔ)；這些人在陳說(shuō)時(shí)可盡量發(fā)揚(yáng)這方面的所長(zhǎng)。欠缺這方面人才的人，那么不用勉強(qiáng)本人。值得留意的是，幽默性話語(yǔ)并不等于輕佻的話語(yǔ)或是淺薄的話語(yǔ)。輕佻的與淺薄的話語(yǔ)應(yīng)絕對(duì)防止。 (6)要抑制足以令聽

7、眾分心的各種舉止。這是一項(xiàng)很難界定的個(gè)人行為特征。有些人一邊在陳說(shuō)，一邊在聽眾面前隨意走動(dòng)并揮舞雙手，他們不但不會(huì)令聽眾分心，反而足以喚起聽眾留意并維持其興趣；但另一些人在陳說(shuō)時(shí)只需略微走動(dòng)，聽眾即無(wú)法集中精神聽講。有些人在陳說(shuō)時(shí)手中不停地玩弄物品，聽眾并不以為然；但另一些人的類似動(dòng)作，卻足以引起聽眾的不快。逃避足以令聽眾分心的舉止的最正確方法，便是向聽眾探尋實(shí)情，并設(shè)法矯正。其次，便是設(shè)法令本人的陳說(shuō)變得極度精彩有趣，以便令聽眾因全神貫注傾聽，而認(rèn)識(shí)不到本人的舉止。 (7)留意措辭，并述說(shuō)符合聽眾的程度與聽眾要求的層次的言語(yǔ)。 (8)以投影片、幻燈片、掛圖，或派發(fā)講義充任講稿。切忌一邊陳說(shuō)，

8、一邊翻閱講稿，由于這樣做不但浪費(fèi)時(shí)間，而且很容易令聽眾喪失興趣與耐性。 (9)設(shè)法憑發(fā)問(wèn)令聽眾介入，防止從頭到尾都唱獨(dú)腳戲。 視聽器材的配協(xié)作用 當(dāng)人們聽到某些事情的時(shí)候，也能同時(shí)看到這些事情，那么他們對(duì)這些事情的了解程度將大為提高?；诖耍愓f(shuō)者特別是口才不佳的陳說(shuō)者，在陳說(shuō)的時(shí)候，應(yīng)盡量多利用視聽器材。在蕓蕓眾多的視聽器材當(dāng)中，最被普遍運(yùn)用以及效果最好的恐怕是投影機(jī)?，F(xiàn)將運(yùn)用投影機(jī)的要領(lǐng)簡(jiǎn)介如下： (1)運(yùn)用投影機(jī)時(shí)應(yīng)該站立。站立不僅便于操作，而且可令陳說(shuō)者掌握全局而不致淪為投影機(jī)的配角。 (2)運(yùn)用投影機(jī)時(shí)不應(yīng)熄滅全部燈光，由于一旦熄滅全部燈光，那么身為主角的陳說(shuō)者將從聽眾的視野內(nèi)消逝，

9、并使投影機(jī)成為聽眾凝視的焦點(diǎn)。 (3)可當(dāng)場(chǎng)在空白的投影片上書寫或繪制簡(jiǎn)單的文字或圖形，復(fù)雜的那么應(yīng)事先備妥。當(dāng)場(chǎng)書寫或繪制，不僅可以令聽眾產(chǎn)生真實(shí)感及親切感，而且仍可進(jìn)一步吸引聽眾的留意力；事先備妥投影片雖無(wú)上述益處，但卻可節(jié)省時(shí)間。 (4)投影片不用講求完美，但至少應(yīng)整齊清楚。 (5)每張投影片原那么上應(yīng)引入一種觀念，以令聽眾對(duì)該觀念產(chǎn)生完好的印象。 物品的展現(xiàn)技巧、 在陳說(shuō)過(guò)程中，主席常有時(shí)機(jī)展現(xiàn)物品，因此他需求講求展現(xiàn)物品的技巧?，F(xiàn)將有關(guān)技巧簡(jiǎn)介如下： (1)公開地將物品帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)，不要遮遮掩掩，也不要將它藏在身上或是其它隱蔽處，而應(yīng)置之于會(huì)議桌上，以便引發(fā)與會(huì)者留意與獵奇心，并且方便主

10、席在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候從事展現(xiàn)與講解。 (2)在展現(xiàn)與講解物品之前，切莫玩弄它，以免引起與會(huì)者焦灼感。 (3)展現(xiàn)物品之際，應(yīng)令與會(huì)者都看清楚。主席最好是將它置于與會(huì)者視野接觸到的范圍內(nèi)。倘假設(shè)有少數(shù)與會(huì)者因座位角度關(guān)系以致視野不佳，主席應(yīng)自動(dòng)調(diào)整本人的位置，以便令這些與會(huì)者也能看清楚該物品。 (4)展現(xiàn)物品之際，主席應(yīng)小心翼翼地將它當(dāng)作貴重的物品對(duì)待。這不但可強(qiáng)調(diào)主席對(duì)展現(xiàn)中的物品的注重，也可令與會(huì)者注重該物品。 (5)在講解物品時(shí)，主席切莫將它交給與會(huì)者輪番察看或觸摸，由于主席一旦把物品交出，那么正在察看或觸摸的與會(huì)者，將無(wú)法留意到主席的講解，尚未輪到察看或觸摸的與會(huì)者，也因焦急地等待物品的傳送，

11、而無(wú)心傾聽主席的講解。 (6)如展現(xiàn)物品時(shí)需求對(duì)它進(jìn)展操作，那么主席應(yīng)事先將操作方法演練熟練。倘假設(shè)主席顯示不知如何操作，那么與會(huì)者不但會(huì)降低對(duì)展現(xiàn)品的評(píng)價(jià)，而且也會(huì)降低對(duì)主席的評(píng)價(jià)。 會(huì)議傾聽要點(diǎn) 曾經(jīng)有人說(shuō)：“造物者之所以賜給我們兩只耳朵與一張嘴巴，恐怕是希望我們多聽少說(shuō)。但遺憾的是，絕大多數(shù)人卻反其道而行! 在會(huì)議中，傾聽是主席與與會(huì)者雙方都必需培育的技巧。尤其就主席來(lái)說(shuō)，傾聽更是一種絕對(duì)不可或缺的涵養(yǎng)。不過(guò)，有很多會(huì)議主持人卻未能了解傾聽的真義，他們之中甚至還有不少人以為不說(shuō)話便是傾聽。這是一種嚴(yán)重的錯(cuò)誤!傾聽是一種極富警惕性與極費(fèi)心思的歷程。在面對(duì)面溝通的場(chǎng)所里，傾聽不僅是指普通所熟

12、習(xí)的“耳到，即運(yùn)用聽覺器官去接納信息，它仍包括“眼到、“心到與“腦到?，F(xiàn)扼要論述如下： (1)眼到。即察看溝通對(duì)手的臉部表情、眼情、手勢(shì)、體態(tài)與穿著等，以判別他的口頭言語(yǔ)的真正涵意。 (2)心到。即以換位思索的態(tài)度站在溝通對(duì)手的立場(chǎng)與角度，去領(lǐng)會(huì)他的處境與感受。 (3)腦到。即運(yùn)用大腦去分析溝通對(duì)手的動(dòng)機(jī)，以便了解他的口頭言語(yǔ)能否話中有話、弦外有音。 除非會(huì)議主持人可以同時(shí)做到耳到、眼到、心到與腦到，否那么在會(huì)議中，他將無(wú)法獲致良好的傾聽效果，換言之，他將處于某一個(gè)程度的“聽而不聞的形狀。 下面列舉了在會(huì)議過(guò)程中，普通人最容易犯上的十五種傾聽的缺陷。前八種缺陷足以令本人無(wú)法有效地聽取他人的信息

13、，后七種缺陷那么足以令他人無(wú)法有效地聽取本人的信息。希望會(huì)議主持人能將這些缺陷當(dāng)作誡律。 1缺陷之一：作白日夢(mèng) (1)耳雖到，卻聽而不聞；眼雖到，卻視而不見；心雖到，卻蕩漾于九霄云外；腦雖到，卻神不守舍! (2)假想象作白日夢(mèng)，為什么不選擇會(huì)議室以外的場(chǎng)所!? 2缺陷之二：只聽取話語(yǔ)中所傳達(dá)的現(xiàn)實(shí) (1)現(xiàn)實(shí)有能夠被誤解；現(xiàn)實(shí)有能夠被曲解；現(xiàn)實(shí)有能夠被隱瞞；現(xiàn)實(shí)有能夠被夸張! (2)真正重要的并不是話語(yǔ)中所傳達(dá)的現(xiàn)實(shí)，而是話語(yǔ)所涵蘊(yùn)的觀念或意圖! 3缺陷之三：萎靡不振 (1)精神渙散等于心智的部分癱瘓。處于這種形狀的人，自然留意力不集中。 (2)振作精神是傾聽的第一步! 4缺陷之四：回絕聽取某

14、人或某種主題話語(yǔ) (1)他能根聽說(shuō)話者外表、教育程度、人緣、財(cái)富等要素而斷定他的話不值得他聽嗎? (2)他能否以為難以了解的話或引不起興趣的話都不值得他聽? (3)只需無(wú)知的人或是含高度偏見的人，才會(huì)對(duì)以上兩個(gè)問(wèn)題作一定的回答。 5缺陷之五：心情激動(dòng) (1)當(dāng)一個(gè)人心情激動(dòng)時(shí)，他通常只能聽到他所想聽的話語(yǔ)，卻聽不到他所不想聽的話語(yǔ)。 (2)先冷靜下來(lái)再聽! 6缺陷之六：心不在焉，但卻擺出凝神諦聽的姿態(tài)HT5，5SS本來(lái)心不在焉曾經(jīng)有礙聽的效果，擺出凝神諦聽的姿態(tài)，將進(jìn)一步隔絕信息的接納，由于可用以接納信息的心思，已被轉(zhuǎn)用在擺姿態(tài)上。 7缺陷之七：筆錄所聽到的一切信息 假設(shè)就所聽到的話語(yǔ)作重點(diǎn)性

15、或總結(jié)性的筆錄，那么可增進(jìn)傾聽效果；倘假設(shè)筆錄所聽到的一切信息，那么因無(wú)足夠時(shí)間研判信息的真義，致使傾聽效果反而受害。 8缺陷之八：未能善用“聽話比講話快優(yōu)勢(shì) (1)普通人聽話的速度大約較講話的速度快三倍。但遺憾的是他們?cè)诼犎≡捳Z(yǔ)時(shí)，經(jīng)常以多余的時(shí)間想別的事情。 (2)既然聽話比講話快，我們應(yīng)將多余的時(shí)間用來(lái)對(duì)聽到的話語(yǔ)作總結(jié)，或用來(lái)研判講話者的真正意圖。 9缺陷之九：模糊不清 有些人在剛開場(chǎng)說(shuō)話時(shí)音量甚大，接著愈說(shuō)愈低沉，直到聽不到聲音的地步。這種說(shuō)話習(xí)慣常令聽者不知所云。 10缺陷之十：開口不能自休 有些人總是以口代耳，他們一開腔即無(wú)法停頓。由于他們不把說(shuō)話時(shí)機(jī)留給聽話者，致使聽話者愈聽愈

16、感不耐，愈感不耐那么愈不想聽! 11缺陷之十一：說(shuō)話漸漸吞吞 (1)說(shuō)話慢吞吞的人經(jīng)常給人一種矯揉造作的覺得。 (2)普通人通常欠缺耐心去聽取速度太慢的話語(yǔ)。 (3)以上兩種情況的綜合結(jié)果：人們多半不情愿聽取說(shuō)話慢吞吞的人的話。 12缺陷之十二：奧秘兮兮的說(shuō)話方式 這種說(shuō)話方式很容易令聽話者感到說(shuō)話者故意夸張或扭曲信息的內(nèi)涵，致使聽話者對(duì)說(shuō)話者本人的關(guān)注，超越聽話者對(duì)說(shuō)話者所傳達(dá)的信息的關(guān)注。 13缺陷之十三：透過(guò)鼻孔說(shuō)話 這種說(shuō)話方式很容易給人一種茍且、馬虎的印象。說(shuō)話者好似怕傷元?dú)饽菢游茨茑嵵仄涫碌貍鬟_(dá)信息，致使聽話者貶低對(duì)該信息的注重。 14缺陷之十四：說(shuō)話時(shí)兩眼斜視 說(shuō)話時(shí)正視聽話者本

17、是應(yīng)有的禮貌。倘假設(shè)說(shuō)話者兩眼斜視，往往會(huì)令聽話者認(rèn)定說(shuō)話者心存不軌，甚至認(rèn)定說(shuō)話者并非善類，因此對(duì)他所說(shuō)的話產(chǎn)生排斥感。 15缺陷之十五：說(shuō)話時(shí)猶疑不決 有些人說(shuō)話時(shí)吞吞吐吐，好象有許多顧忌，另一些人在提出見解之后，又試圖修正本人的見解，這兩類說(shuō)話方式最容易令聽話者覺得說(shuō)話者欠缺自自信心，致使聽話者對(duì)所聽到的話語(yǔ)也欠缺自信心。 傾聽的重要性與要領(lǐng)，在上文中已說(shuō)過(guò)，但是就會(huì)議的參與者來(lái)說(shuō)，下面三點(diǎn)值得特別留心： (1)要隨時(shí)掌握問(wèn)題的焦點(diǎn)。在會(huì)議過(guò)程中，雖然能夠枝節(jié)叢生，但他應(yīng)特別留心問(wèn)題的焦點(diǎn)之所在，以免偏離主題。 (2)要抗拒鄰座者的私下交談。有時(shí)他會(huì)碰到喜歡私下交談的鄰座，他最好是和顏悅

18、色地向他指出，他對(duì)討論中的主題很感興趣，并展現(xiàn)凝神諦聽的姿態(tài)，這將可杜絕他的干擾。當(dāng)然主席或他的上司想跟他私下交談，他不應(yīng)回拒他，由于這是他發(fā)揚(yáng)影響力的途徑之一。 (3)不要中途離席除非他不介意會(huì)議的終極結(jié)果是什么，否那么他不應(yīng)在會(huì)議中離席。在會(huì)議中離席，猶如在棋賽中離席而任由對(duì)手搬動(dòng)棋子那樣的不智。當(dāng)他重臨會(huì)議桌，很能夠重要的問(wèn)題業(yè)已定案，或是重要的契機(jī)業(yè)已消逝。有些主管喜歡在會(huì)議中離席處置業(yè)務(wù)，這是一種很壞的習(xí)慣，它不僅有失禮儀，而且極易錯(cuò)失良機(jī)。 會(huì)議回答要點(diǎn) 許多會(huì)議主持人都存有一種觀念，以為在會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)者所提出的問(wèn)題不僅需求獲得回答，而且非獲得主席的親身回答不可。這種觀念是錯(cuò)誤

19、的。試問(wèn)：當(dāng)與會(huì)者所提出的是與會(huì)議無(wú)關(guān)的問(wèn)題，或是足以妨礙會(huì)議目的的達(dá)成的問(wèn)題，難道還要獲得回答嗎?由此可知，主席應(yīng)針對(duì)與會(huì)者所提出的問(wèn)題作判別，以決議它能否應(yīng)獲得回答。 就算與會(huì)者所提出的問(wèn)題是值得回答的，也不一定非由主席親身回答不可。固然有些問(wèn)題應(yīng)由主席親身回答，有些問(wèn)題那么可由其他與會(huì)者回答，甚至可由發(fā)問(wèn)者本人回答。至于在哪些情況下由誰(shuí)來(lái)回答較為恰當(dāng)，現(xiàn)列表展現(xiàn)如下： JZHT5，5HST5，5HZ表1121會(huì)議回答調(diào)查表HT5，5SSST5 ，5BZ BG(!BHDFG2，F(xiàn)K7，K32F由誰(shuí)回答?在哪些情況下? BHDG10，F(xiàn)K7，K32ZQF主席ZK(直接向主席征求回答的問(wèn)題，原

20、那么上應(yīng)由 主席親身回答。ZK) 只需主席才干回答的問(wèn)題，應(yīng)由主席親身回答。 ZK(由于時(shí)間不夠，主席想移轉(zhuǎn)到另一議案的討論時(shí)，可由主席親身回答以節(jié)省時(shí)間 。ZK) BHDG10，F(xiàn)K7，K32ZQFGP其 他 與 會(huì) 者假設(shè)其他與會(huì)者可以回答時(shí)。 假設(shè)其他與會(huì)者想表表示見時(shí)。假設(shè)時(shí)間富余時(shí)。ZK(假設(shè)主席一時(shí)不知如何 回答，或是需求時(shí)間去思索答案時(shí)。ZK) BHDG16，F(xiàn)K7，K32ZQFGP發(fā)問(wèn)者本人ZK(假設(shè)主席認(rèn)識(shí)到發(fā)問(wèn)者 有意見要表達(dá)時(shí)，可讓發(fā)問(wèn)者先回答他本人所發(fā)出的問(wèn)題。(在會(huì)議中我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，有些 具有劇烈意見要表達(dá)的與會(huì)者，往往會(huì)先以發(fā)問(wèn)者的低姿態(tài)征求主席或其他與會(huì)者意見，然

21、 后再表達(dá)其意見，以便令本人的意見與他人的意見之間產(chǎn)出劇烈的對(duì)比，從而添加本人的意 見受注重的程度。)ZK) ZK(假設(shè)主席或其他與會(huì)者無(wú)法回答，而主席感到發(fā)問(wèn)者或許有他本人的看法時(shí)，那么 應(yīng)讓發(fā)問(wèn)者本人回答。ZK)BG)FHT5，5SS 會(huì)議發(fā)問(wèn)要點(diǎn) 發(fā)問(wèn)的目的 在會(huì)議中，發(fā)問(wèn)的最主要目的是在于啟開話匣，以利溝通進(jìn)展。一旦溝通綱絡(luò)被啟開，主席可借發(fā)問(wèn)來(lái)實(shí)現(xiàn)以下八種目的： (1)搜集資料?！八煞窀乓卣勔徽劥舜嗡跂|南亞調(diào)查市場(chǎng)所見所聞? (2)透視對(duì)話者動(dòng)機(jī)意向?！澳男┮卮偈顾麤Q議放棄此次的提升時(shí)機(jī)? (3)提供資料?！八麜圆恢拦緦?duì)一切編制內(nèi)的員工均提供子女教育津貼? (4)鼓勵(lì)意見

22、參與。“他對(duì)想象中的作息時(shí)間變動(dòng)持什么樣的看法? (5)確定本人對(duì)對(duì)話者的話語(yǔ)及感受了解程度。“讓我總結(jié)一下他對(duì)這個(gè)問(wèn)題的看法我這個(gè)總結(jié)能否與他的看法一致? (6)煽動(dòng)對(duì)話者對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)展思索?！八詾閿U(kuò)展行銷網(wǎng)在當(dāng)前是不是一種明智的舉措? (7)測(cè)定意見能否趨于一致。“這次加工資的幅度與他等待中的幅度的有無(wú)差距? (8)言歸正傳。“由于加班費(fèi)的調(diào)整帶出了許多有關(guān)問(wèn)題的討論，不知各位對(duì)我先前所提及的加班費(fèi)調(diào)整幅度仍有什么意見? 問(wèn)句的型態(tài) 了解了發(fā)問(wèn)的多種目的后，主席可運(yùn)用適當(dāng)?shù)膯?wèn)句來(lái)實(shí)現(xiàn)發(fā)問(wèn)的目的。問(wèn)句的類別雖多，但根本上它們都是由以下兩種型態(tài)的問(wèn)句所演化出來(lái)的： (1)封鎖式問(wèn)句。這是指足

23、以在特定領(lǐng)域中帶出特定回答(“是或“否)的問(wèn)句，例如“上星期他告假幾小時(shí)?、“他能否以為現(xiàn)狀非改動(dòng)不可?、“他第一次發(fā)現(xiàn)這種問(wèn)題是在 什么時(shí)候?等。封鎖式問(wèn)句可令發(fā)問(wèn)者獲得特定的資料或信息，而回答這種問(wèn)句的人，并 不需求太多的思索功夫即能給予回答。但是這種問(wèn)句有時(shí)會(huì)蘊(yùn)含相當(dāng)程度的要挾性，例如“ 他昨天遲到早退了沒有?。 (2)開放式問(wèn)句。這是指在廣泛領(lǐng)域內(nèi)帶出廣泛回答的問(wèn)句。這一類問(wèn)句通常均無(wú)法以“是或“否等簡(jiǎn)單的措辭作為回答，例如“他對(duì)本人當(dāng)前的任務(wù)表現(xiàn)有什么看法?“假設(shè)我們決議這么做，他以為會(huì)產(chǎn)生什么后果?“他對(duì)于下個(gè)月的消費(fèi)目的有什么意見?等。 開放式問(wèn)句由于不限定回答范疇，故可令對(duì)話者

24、暢所欲言，同時(shí)發(fā)問(wèn)者亦可從而熟習(xí)對(duì)話者 的立場(chǎng)與感受。 封鎖式問(wèn)句與開放式問(wèn)句，通常均可進(jìn)一步演化為以下諸種型態(tài)問(wèn)句： (3)廓清式問(wèn)句。這是針對(duì)對(duì)話者的語(yǔ)句重新措辭，以令其證明或補(bǔ)充原先的回答的一種問(wèn)句，例如：他剛剛說(shuō)他在本人的單位內(nèi)可以獨(dú)當(dāng)一面，這是不是說(shuō)他的上司能放手讓他去主持本人的部門?廓清式問(wèn)句不但足以確保對(duì)話雙方能在述說(shuō)“同一言語(yǔ)的根底上進(jìn)展溝通，而且這是針對(duì)對(duì)話者話語(yǔ)從事回答的一種理想方式。 (4)探求式問(wèn)句。這是針對(duì)對(duì)話者的回答，要求引伸或舉例闡明的一種問(wèn)句。例如“我想我已了解他的困難所在，他可否通知我一兩個(gè)詳細(xì)的實(shí)例?“我擔(dān)憂我并不完全領(lǐng)會(huì)他的意思，他能否對(duì)剛剛提及的那些觀念

25、再做深一層的解釋?探求式問(wèn)句不但可用以開掘較充分的信息，而且可用以顯示發(fā)問(wèn)者對(duì)對(duì)話者的信息注重。 (5)含第三者意見問(wèn)句。這是憑著第三者的意見以影響對(duì)話者意見的一種問(wèn)句。如“李四以為股長(zhǎng)的意見值得支持，不知他對(duì)股長(zhǎng)的意見有什么看法?。含第三者意見的問(wèn)句中的第三者，假設(shè)是對(duì)話者所熟習(xí)而且也是他所尊重的人，那么該問(wèn)句對(duì)對(duì)話者將產(chǎn)生很大影響力； 反之，如該問(wèn)句中第三者非對(duì)話者所熟習(xí)或非其所尊重者，那么該問(wèn)句能夠引起對(duì)話者反感。 (6)強(qiáng)迫選擇式問(wèn)句。這是以己意加諸對(duì)話者，并令對(duì)話者在窄小范圍內(nèi)從事選擇的問(wèn)句。例如“他希望下星期一還是下星期二再為我作同類的效力?照理，在提出這一問(wèn)之前，發(fā)問(wèn)者應(yīng)先獲得對(duì)

26、話者在下星期作同類效力承諾。這一類問(wèn)句最足以顯示發(fā)問(wèn)者傲橫跋扈態(tài)度。 (7)多種式問(wèn)句。這是含多種主題的問(wèn)句。例如“他可否把約翰與史密斯的家庭背景、個(gè)人嗜好、過(guò)去與如今的任務(wù)表現(xiàn)闡明一下?這一類問(wèn)句因含過(guò)多主題，而時(shí)時(shí)令對(duì)話者難以周全地把握。許多富于溝通技藝的人都以為，一個(gè)問(wèn)句最好只含一個(gè)主題，但最多不超出兩個(gè)主題，才干令對(duì)話者作有效的掌握。 (8)對(duì)答案具有暗示性問(wèn)句。這是指在問(wèn)句本身即已劇烈暗示預(yù)期的答案的問(wèn)句。例如“有涵養(yǎng)的人都不會(huì)當(dāng)面頂撞上司，他說(shuō)對(duì)不對(duì)?“有同情心的人都會(huì)捐款救助彼得家，他會(huì)反對(duì)這種善舉嗎?。這一類問(wèn)句幾乎讓對(duì)話者毫無(wú)選擇余地地按發(fā)問(wèn)者所設(shè)計(jì)答案作為答 復(fù)。 發(fā)問(wèn)時(shí)應(yīng)

27、留意的事項(xiàng) (1)主席在發(fā)問(wèn)之前最好先擬定發(fā)問(wèn)的腹稿。事先確定發(fā)問(wèn)的范疇與發(fā)問(wèn)的主要內(nèi)容，將有助于發(fā)問(wèn)效率與發(fā)問(wèn)效能的發(fā)揚(yáng)。 (2)多用“開放式問(wèn)句、“廓清式問(wèn)句、“探求式問(wèn)句；慎用“封鎖式問(wèn)句、“含 第三者意見的問(wèn)句；防止運(yùn)用“引導(dǎo)式問(wèn)句、“強(qiáng)迫選擇式問(wèn)句與“多種式問(wèn)句。 (3)留意發(fā)問(wèn)的時(shí)機(jī)。主席應(yīng)留意對(duì)話者的心境，在他適宜回答問(wèn)題的時(shí)候才發(fā)問(wèn)。 (4)按平常對(duì)話的速度發(fā)問(wèn)。太急速的發(fā)問(wèn)容易令對(duì)話者以為主席不耐煩，或堅(jiān)持審問(wèn)態(tài)度；太緩慢的發(fā)問(wèn)容易令對(duì)話者感到沉悶無(wú)聊。 (5)主席應(yīng)盡量運(yùn)用不指名回答的問(wèn)題。即所謂的“騰空式問(wèn)題。由于這種問(wèn)題等于向全體與會(huì)者發(fā)問(wèn)，可使全體與會(huì)者皆參與問(wèn)題的討

28、論。 (6)必要的時(shí)候，主席可以運(yùn)用指名回答的問(wèn)題。即所謂的“瞄準(zhǔn)式問(wèn)題，向特定的與會(huì)者發(fā)問(wèn)。這種問(wèn)題的潛在缺陷是：不被指名回答的與會(huì)者，能夠因抱事不關(guān)己的態(tài)度而不參與問(wèn)題的討論。主席運(yùn)用這種問(wèn)題時(shí)，應(yīng)先叫發(fā)問(wèn)對(duì)象的姓名，然后再予發(fā)問(wèn)。先叫發(fā)問(wèn)對(duì)象的姓名，等于給他一個(gè)預(yù)告，使他全神貫注聽取主席的發(fā)問(wèn)，以便作出有效的回答。主席切忌先發(fā)問(wèn)，然后再指名回答，由于萬(wàn)一被指名回答者記不清楚主席的問(wèn)題，他將無(wú)從回答，這不但會(huì)呵斥局面難堪，而且主席又須破費(fèi)時(shí)間重新發(fā)問(wèn)。 (7)主席提出敏感性的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)附帶闡明發(fā)問(wèn)的理由。只需主席有適當(dāng)?shù)睦碛?，敏感性?wèn)題的提出，就不會(huì)被視為一種忌諱。 (8)一切的問(wèn)題都必需

29、環(huán)繞一個(gè)中心主題。 (9)主席應(yīng)盡量由廣泛的問(wèn)題，再移向特定的問(wèn)題。這樣做將有助于節(jié)省溝通的時(shí)間，由于與會(huì)者在回答廣泛的問(wèn)題之際，能夠已提供了某些特定問(wèn)題的答案。 (10)主席應(yīng)盡量根據(jù)與會(huì)者對(duì)前一個(gè)問(wèn)題的回答構(gòu)造問(wèn)句。這樣做有兩個(gè)益處：可令與會(huì)者按同一思緒提供回答；可令與會(huì)者確切了解，他的回答已被主席所聽取，這無(wú)形中對(duì)他是一種鼓勵(lì)。 (11)主席發(fā)問(wèn)之后，應(yīng)給予回答者足夠的時(shí)間回答。主席發(fā)問(wèn)之后，回答者通常要?dú)v經(jīng)四個(gè)階段，才干對(duì)主席的問(wèn)題進(jìn)展回答：第一、設(shè)法先搞清楚問(wèn)題的內(nèi)涵；第二、思索問(wèn)題的答案；第三、對(duì)答案給予適當(dāng)?shù)拇朕o；第四、思索主席或其他與會(huì)者對(duì)該答案所能夠產(chǎn)生的反響與評(píng)價(jià)，由于回答

30、者向來(lái)都擔(dān)憂本人的回答能否會(huì)貽笑大方或無(wú)意中得罪人。這四個(gè)階段的構(gòu)思能夠會(huì)花相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間譬如說(shuō)十秒鐘或更長(zhǎng)此時(shí)主席不應(yīng)因擔(dān)憂會(huì)議出現(xiàn)“冷場(chǎng)，而以話語(yǔ)打斷回答者的思想。為了填補(bǔ)發(fā)問(wèn)與回答之間的時(shí)間空檔，主席可在這段時(shí)間內(nèi)將發(fā)出的問(wèn)題扼要地寫在黑板上或白報(bào)紙上。這樣做，一來(lái)可進(jìn)一步廓清問(wèn)題的內(nèi)涵，二來(lái)可令回答者從容構(gòu)思答案。 (12)主席對(duì)回答者的回答應(yīng)表示竭誠(chéng)的歡迎。主要可透過(guò)身體言語(yǔ)(例如：領(lǐng)首、淺笑)或口頭言語(yǔ)(例如：嗯!是的!)表示歡迎。可將回答者回答的重點(diǎn)扼要地寫在黑板或白報(bào)紙上，表示歡迎。 會(huì)議終了要點(diǎn) 在一切的議案討論終了時(shí)，或是在預(yù)定的會(huì)議終止時(shí)間降暫時(shí)，主席應(yīng)適時(shí)地終了會(huì)議。主席在終了會(huì)議的時(shí)候最忌諱的是采取這一類方式：“時(shí)間差不多了，假設(shè)諸位再?zèng)]有其它問(wèn)題，我們就此打住。