行政會議管理文書文案：會議計劃、準(zhǔn)備、安排、紀(jì)要、總結(jié)

1、會務(wù)管理文書6. 1. 1會務(wù)工作計劃書文書名稱XX會務(wù)工作計劃編 號受控狀態(tài)一、會務(wù)工作背景為適應(yīng)市場環(huán)境的變化，基于公司戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的需要，公司現(xiàn)急需引進新的生產(chǎn)線，在20 xx年6月圍繞新生產(chǎn)線的引進，公司需開展大型會議，探討公 司未來五年發(fā)展規(guī)劃。二、會務(wù)工作目標(biāo)降低成本、提高效率、增強效益、促進發(fā)展。三、會務(wù)組織工作會務(wù)組織工作分工如下表所示。會務(wù)組織工作分工表會務(wù)項目組負責(zé)人職責(zé)總指揮XXX負責(zé)整個會務(wù)工作的總協(xié)調(diào)副總指揮XXX負責(zé)協(xié)助總指揮對會務(wù)工作進行協(xié)調(diào)策劃組XXX. XXX負責(zé)會議條幅內(nèi)容的制定，根據(jù)會議主題制 定會議形式、發(fā)言順序等后勤組XXX、XXX負責(zé)與會人員的餐飲、住宿

2、、交通等，負責(zé) 會務(wù)物資的準(zhǔn)備秘書組XXX. XXX負責(zé)向參會人員發(fā)放通知書，負責(zé)會議PPT 的制作、會場設(shè)備調(diào)試、會議發(fā)言稿的跟蹤、 會議資料的整理、匯編等四、會務(wù)議程安排會議議程安排如下表所示。會務(wù)議程安排表會議主題參會人員會議時間會議地點會議主持人財務(wù)規(guī)劃財務(wù)部、生產(chǎn) 部、人事部、客 服部、口口質(zhì)部主 管級及以上員 工2013年6月6日8 ： 00am11： 30amX X酒店 二樓會議 廳財物部經(jīng)理新生產(chǎn)線中 有效的資源 配置方式2013年6月7日8 ： 00am11： 30amX X酒店二樓會議廳總經(jīng)理新生產(chǎn)線 運營模式2013年6月8日8 ： 00am11： 30amX X酒店二樓

3、會議廳生產(chǎn)部經(jīng)理公司未來五 年 發(fā)展規(guī)劃2013年6月9日8 ： 00am11： 30amX X酒店 二樓會議J總經(jīng)理五、會務(wù)預(yù)算會務(wù)預(yù)算如下表所示。會務(wù)預(yù)算表支出項目單價 （元）人數(shù)時間（天）費用預(yù)算（元）住食（早、 中、晚）15x33546300交通費203542800材料費100353500租賃費（場 地、設(shè)備）2004800合計32300六、會務(wù)注意事項L由于會議地點與公司距離較遠，全體參會人員需于2013年6月5日15： 00在公司門口集合，公司將組織集體前往。2. 2013年6月6日會務(wù)項目組成員應(yīng)提前到達會場，在參會人員進入會場前應(yīng)布置好會場，確保會議準(zhǔn)

4、時進行。3.返程：2013年6月9日17： 00在XX酒店門口集合。編制人員審核人員審批人員編制時間審核時間審批時間6. 1. 2會議準(zhǔn)備計劃書以下是X X公司2012年度表彰會議準(zhǔn)備計劃，供讀者參考。XX公司2012年度表彰會議準(zhǔn)備計編文書名稱劃受控狀態(tài)一、會議背景根據(jù)市場發(fā)展需要，XX公司2012年2月份進行了業(yè)務(wù)重組，重組后公 司取得了突飛猛進的發(fā)展，義產(chǎn)品、XX產(chǎn)品和XX產(chǎn)品的可靠性、性價比 和服務(wù)質(zhì)量居行業(yè)前茅,2012年度公司實現(xiàn)營業(yè)收入一億元，同比增長%, 良好的成績是公司工程技術(shù)人員、箱售人員和職能管理人員等不斷努力的結(jié) 果。為表彰先進，提高員工的工作積極性，公司領(lǐng)導(dǎo)決定對20

5、12年度優(yōu)秀員 工進行表彰。二、會議主題義X公司2012年度表彰大會。三、會議地點濟南XX酒店202會議室。四、時間安排會議游覽時間：2013年1月10日7： 0021： 00,會議時間2013年1月 11 日 8： 0011： 00-五、參會人員總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理等12人及優(yōu)秀員工45人。六、會議游覽足勺突泉、千佛山、紅葉谷。七、住宿安排住宿地點：濟南XX酒店，入住時間：2013年1月10日上午8： 00.退宿時間：2013年1月11日下午5： 00o八、會議籌備時間安排會議籌備時間安排如下表所示。會議籌備時間安排表會議籌備計 內(nèi)容責(zé)任人時間聯(lián)系酒店、預(yù)定會議室、聯(lián)系車 輛等XXX

6、2013年1月4日制定會議日程XXX2013年1月5日制定會議通知XXX2013年1月6日向參會人員發(fā)放通知XXX2013年1月7日準(zhǔn)備會議文件、小禮品等，分裝 會議資料袋（內(nèi)含會議日程表、 資料、筆、筆記本等）XXX2013年1月8日會場所需設(shè)備和用品準(zhǔn)備（音 響、投影、話筒等設(shè)備，鮮花， 坐簽，茶葉，杯子，飲水機等）XXX2013年1月9日九、會務(wù)分工行政部經(jīng)理XX擔(dān)任會議籌備總負責(zé)人，XX負責(zé)接待領(lǐng)導(dǎo)，XX負責(zé)照 相工作，XX負責(zé)會場茶水工作，負責(zé)會后會場的清理工作，XX負責(zé)撰寫新 聞稿，XX負責(zé)審核新聞稿并將其發(fā)布到公司網(wǎng)站。十、XX公司表彰大會日程表XX公司表彰大會日程表時間內(nèi)容地點

7、（目的地）1 月 10 日 7： 00參會人員在公司門口集合， 乘車出發(fā)濟南X X酒店1月10日8： 3021： 00游覽、娛樂活動狗突泉、千佛山、紅 葉谷1月11日8： 002012年度表彰大會（簽到、濟南XX酒店202會11： 00領(lǐng)導(dǎo)講話、表彰優(yōu)秀員工、部 分員工獲獎感言、交流經(jīng)驗、 拍照等）議室1月11日11： 3014： 00會餐濟南XX酒店1021月11日14： 3015： 30返程十一、會議注意事項.參會人員必須準(zhǔn)時參加，如有特殊情況需向行政部經(jīng)理說明。.會場服務(wù)人員應(yīng)提前將設(shè)備調(diào)試好，并提前發(fā)放會議資料。.參會人員進入會場后，必須遵守會場紀(jì)律、保持會場衛(wèi)生，將通訊工 具關(guān)閉或調(diào)

8、至震動狀態(tài)，且會議中途不得擅自離場。編制人員審核人員審批人員編制時間審核時間審批時間6. L 3會議安排通知書以下是XX物業(yè)公司應(yīng)對回南天氣會議的通知，供讀者參考。文書名稱廣東X X物業(yè)公司應(yīng)對回南天氣會議的通知編 號受控狀態(tài)公司各部門：在每年二三月份廣東會出現(xiàn)返潮現(xiàn)象，主要是因為冷空氣走后，暖濕氣流 迅速反攻，致使氣溫回升，空氣濕度加大，一些冰冷的物體表面遇到暖濕氣流 后，容易產(chǎn)生水珠。回南天氣使得小區(qū)內(nèi)樓道、業(yè)主的家電家具、墻面等出現(xiàn) 長霉現(xiàn)象?，F(xiàn)公司決定召開應(yīng)對回南天氣的會議，制定切實可行的應(yīng)對方案， 為業(yè)主提供良好的生活環(huán)境。一、會議主題：應(yīng)對回南天氣，創(chuàng)造美好社區(qū)生活環(huán)境二、會議時間

9、：2013年1月15日14： 00-17： 30三、會議地點：公司辦公樓305會議室四、參會人員：物業(yè)公司各部門主管級及以上人員、XX大學(xué)物業(yè)管理研 究所所長 教授、XX物業(yè)公司總經(jīng)理、注冊物業(yè)管理師XXX五、會議主持人：總經(jīng)理六、會議記錄人：總經(jīng)辦秘書XXX七、會議議程會議議程如下表所示。應(yīng)對回南天氣會議議程表會議內(nèi)容責(zé)任人時間備注會議主持人發(fā)表講話總經(jīng)理14： 0014： 10總經(jīng)理根據(jù) 會議進程安 排休息時間品質(zhì)部人員就物業(yè)公司近幾 年回南天氣的狀況進行說明 （回南天氣的影響、回南天 氣應(yīng)對措施等）品質(zhì)部經(jīng)理14： 1014： 40各部門代表在不同角度闡述 應(yīng)對回南天氣的措施各部門代表1

10、4： 4016： 00討論、交流時間16： 0016： 30形成統(tǒng)一的方案品質(zhì)部經(jīng)理16： 3017： 15針對方案，有針對性的完成 各部門的分工總經(jīng)理17： 1517： 30八、注意事項.請參會人員提前五分鐘到達會議地點，如有特殊情況需要請假時.，請 向行政部經(jīng)理提出申請。.各部門需在部門內(nèi)部召開“應(yīng)對回南天氣對策的會議”，以使參會人員 有更清晰、更理性的思路。.本公司參會人員一律穿著工裝參加會議。.如有任何疑問請聯(lián)系物業(yè)公司行政部，電話:,郵箱:,聯(lián)系人：O廣東X X物業(yè)公司20 xx年1月10日編制人員審核人員審批人員編制時間審核時間審批時間6. 1.5會議紀(jì)要記錄書以下是XX酒店例會會

11、議紀(jì)要，供讀者參考。文書名稱XX酒店例會會議紀(jì)要編 號受控狀態(tài)XX酒店例會紀(jì)要酒店酒店【20 xx】 -001會議主持：XXX參會人員：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、 XXX、缺席人員：XXX、XXX、會議時間：20 xx年1月7日星期一 8： 00 am簽發(fā)人：各部門匯報工作一、行政部（一）上周工作總結(jié).員工圖書館已成立，各部門可到行政辦辦理借閱手續(xù)。.與保安部配合對員工宿舍進行了檢查，同時確定了兩處吸煙區(qū)，吸煙 區(qū)已經(jīng)安好標(biāo)識牌。.員工餐廳已安裝電視，豐富員工的業(yè)務(wù)生活。.組織主管級以上人員進行元旦聚餐。（二）本周工作計劃.為20 xx年1月份過生日的員工舉辦生日

12、會。.制定20 xx年行政部工作計劃。.與XX服裝廠聯(lián)系保安部員工工裝的定制事宜，與XX設(shè)計公司聯(lián)系 工牌設(shè)計事宜。二、人力資源部（-）上周工作總結(jié).與XX和XX招聘網(wǎng)站簽訂合同，并將招聘信息發(fā)送至相應(yīng)網(wǎng)站。.上周辦理入職手續(xù)的有_人，辦理離職手續(xù)的有人，公司現(xiàn)有在職 人員一人。.完成新入職員工的入職培訓(xùn)工作。.制定了 20 xx年招聘計劃。（二）本周工作計劃1.繼續(xù)跟進招聘事宜，完善績效考核體系。2,對離職員工檔案分類及存檔。3.派人力資源專員參加XX招聘答謝會。三、銷售部（一）上周工作總結(jié).重新制作了營業(yè)部會員章程和優(yōu)惠政策，已經(jīng)提交給總經(jīng)理審批。.制定了外聯(lián)宣傳彩頁和2月份的活動方案，已

13、經(jīng)通過總經(jīng)理審批。.完成了會員元旦節(jié)禮品發(fā)放工作。（二）本周工作計劃.組織銷售人員開展外聯(lián)宣傳工作。2,準(zhǔn)備2月份會員優(yōu)惠活動。.進行會員顧問的溝通技能培訓(xùn)，提高其售卡力度。.及時統(tǒng)計顧客的反饋意見。四、保安部（一）上周工作總結(jié).邀請公司培訓(xùn)師義義進行了保安部員工儀容儀表及車場手勢的培訓(xùn)。.對酒店內(nèi)的滅火器和消防栓進行了檢查，確保了設(shè)備處于良好的狀態(tài)。.協(xié)助X X分公司完成了 X X電影發(fā)布會的安保工作。（二）本周工作計劃.應(yīng)各部門要求，組織各部門人員進行“防火、防盜、防破壞”的安全 教育。.對本部門員工開展應(yīng)對突發(fā)事件的培訓(xùn)。五、客房部（-）上周工作總結(jié).對新老員工進行了客房服務(wù)實地演練，對

14、服務(wù)禮儀進行了強調(diào)。.對客房部衛(wèi)生進行了檢查，以確保嚴(yán)格按照周計劃和日計劃對不同部 位的衛(wèi)生進行清掃。.對客房部員工的儀容儀表儀態(tài)進行檢查，對不合格的員工及時指出并 給予整改。（二）本周工作計劃1.加強培訓(xùn)員工主動服務(wù)意識和業(yè)務(wù)技能，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。2,對香薰?fàn)t進行配置，并對其使用方法及開啟時間進行培訓(xùn)。3.對客房部庫房進行盤點。六、餐飲部（-）上周工作總結(jié).上周五對餐飲部現(xiàn)有員工進行了樓面服務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn)。.協(xié)助工程部對廚房的設(shè)備實施進行了檢查和保養(yǎng)。.制定了 2月份的菜單。（二）本周工作計劃.由于蔬菜供應(yīng)商提供的蔬菜不新鮮，本周餐飲部與行政部共同進行市 場調(diào)查，更換蔬菜供應(yīng)商。.廚師研

15、發(fā)了兩款新菜，本周三將組織人進行試菜。.本周三組織、和去XX酒店進行學(xué)習(xí)。七、工程部（-）上周工作總結(jié).與裝修單位聯(lián)系12樓客房的裝修事宜，現(xiàn)以形成完整的方案待總經(jīng)理 審批。.酒店墻體LED燈已全部安裝完畢。.員工通道后門已安裝感應(yīng)燈。（二）本周工作計劃. 1月9日對部門員工進行工程具體崗位職責(zé)培訓(xùn)。.為確保過年期間酒店的安全，對電梯間、酒店正門安裝監(jiān)控。.繼續(xù)跟進12樓客房的裝修事宜?？偨?jīng)理講話.公司管理要透明化，各部門要發(fā)揮團結(jié)奮進的精神，按照公司規(guī)章制 度辦事，員工的工作表現(xiàn)要詳細記錄在每月的績效考核中，會后各部門經(jīng)理與 人事部經(jīng)理就各部門的績效考核方案進行溝通，形成切實可行的材料告知全

16、體 員工。.部門領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，加強員工服務(wù)意識和服務(wù)技能的培訓(xùn)，今后每 月第一周的例會各部門經(jīng)理需提交部門培訓(xùn)計劃。.部門的各項事務(wù)要進行細化，并落實責(zé)任人，責(zé)任人要定期向部門經(jīng) 理匯報工作。.今后公司提倡無紙化辦公，非簽批文件均以電子版形式提交。抄送：XX、XX抄報：XX、XX記錄員：XX校對人：XX編制人員審核人員審批人員編制時間審核時間審批時間6. 1.6會議總結(jié)報告書以下是XX公司禮儀培訓(xùn)會議總結(jié)報告，供讀者參考。文書名稱X X公司禮儀培訓(xùn)會議總結(jié)報告編 號受控狀態(tài)“人無禮則不立，事無禮則不成，國無禮則不寧”，尊重是一種美德，是 一種常識，是一種風(fēng)度。為提升員工的職業(yè)形象和道德素養(yǎng)，

17、提升公司的企業(yè)文化，公司人事部于20 xx年2月18日邀請XX大學(xué)商務(wù)禮儀教授在公司辦 公樓202會議室進行商務(wù)禮儀培訓(xùn)。一、禮儀培訓(xùn)會議概況本次禮儀培訓(xùn)會議共有86名員工參加，其中客房部27人，餐飲部10人, 禮賓部14人，工程部5人，安保部6人，人事部6人，行政部4人，銷售部 12人，品質(zhì)部2人。本次會議總共分為六個主題，主題一是座次禮儀，其中涉及會客座次、談 判座次、商務(wù)簽約座次、坐車座次、商務(wù)簽約座次禮儀等。主題二是就餐禮儀, 包括中餐禮儀和西餐禮儀。主題三是儀態(tài)禮儀，其中涉及坐姿、站姿、行姿、 蹲姿等。主題四是儀態(tài)禮儀，其中涉及微笑、手勢、語言禮儀等。主題五是辦 公禮儀，涉及接待禮儀

18、、電話禮儀等。主題六重點介紹了加強自身禮儀修養(yǎng)的 途徑。二、禮儀培訓(xùn)會議取得的成效本次禮儀培訓(xùn)是在培訓(xùn)需求調(diào)研的基礎(chǔ)上組織的，所以培訓(xùn)內(nèi)容深得員工 的贊揚。參與培訓(xùn)后，員工在工作之余不斷的學(xué)習(xí)和培養(yǎng)自己的各種禮儀服務(wù) 技能，而且能夠?qū)⑴嘤?xùn)內(nèi)容應(yīng)用到平常的工作之中。由品質(zhì)部上周出具的品質(zhì) 報告可以看出，員工的服務(wù)意識和互相尊重的意識不斷增強，公司的精神文明 建設(shè)更上了一個新臺階。三、禮儀培訓(xùn)會議組織中的不足本次會議的召開取的了顯著的效果，但在該會議的準(zhǔn)備中卻存在著一些不 足，主要包括以下三個方面。.會議準(zhǔn)備工作不足培訓(xùn)會議的組織在員工中的宣傳不到位，導(dǎo)致有23位員工沒有準(zhǔn)時參加 會議。會議現(xiàn)場座位安排考慮不周到，影響了培訓(xùn)師、高層和員工的交流效果。 會議期間負責(zé)水果、茶水的工作人員安排不到位。與會議錄像和拍照工作者的 溝通不到位，導(dǎo)致了后期不必要的糾紛