物業(yè)管理師考前-物業(yè)管理實務(wù)精講班第36講講義

1、物業(yè)管理實務(wù)精講班第 36 講講義應(yīng)用文書的標(biāo)題和行款格式規(guī)則二、應(yīng)用文書標(biāo)題的制作（一）公文式標(biāo)題的構(gòu)成要素組成公文式標(biāo)題的要素主要包括單位、區(qū)域（范圍 ） 、時間、事由 （內(nèi)容 ）、性質(zhì)和文種等，其中“事由和“文種”是最基本的要素。究竟選擇哪些要素來構(gòu)成標(biāo)題，一要考慮文種的寫作習(xí)慣和約定俗成 的規(guī)定性，二要考慮寫作的實際 公文式標(biāo)題通過幾個要素的組合，明確地說明了下述問題： 第一，這篇文章是做什么用的 （文種 ）；第 二，文章是誰起草的 （單位 ）；第三，文章反映什么時間 （時間）、什么區(qū)域 （范圍 ）的什么事情 （事由）。只 要要素的排列組合合乎規(guī)律，就不會引起歧義。如計劃屬于事務(wù)文書，

2、這種文書的公文式標(biāo)題的全要素形式是“單位+時間+事由+文種”。例如，XX物業(yè)公司2004年度培訓(xùn)計劃。（二）文章式標(biāo)題的構(gòu)成模式從構(gòu)成形式看， 文章式標(biāo)題可以有單標(biāo)題和雙標(biāo)題（即主副標(biāo)題 ）。主標(biāo)題一旦概括到某種程度， 不能概括和反映需要傳達(dá)的涵義，就必須用副標(biāo)題來做具體例如，某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動取得明 顯效果后，集團(tuán)公司要求該公司 上報經(jīng)驗材料，以便在全集團(tuán)推廣。這個經(jīng)驗材料的標(biāo)題就可以制作為： “挖潛增效大有可為” ，副 標(biāo)題可為“某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動情況總結(jié)”。三、應(yīng)用文寫作的行款格式規(guī)則 行款格式是在長期的書面語表達(dá)中約定俗成的書寫行列款式?；緝?nèi)容包括標(biāo)題、署名、分段、引

3、 文和序碼。（一）標(biāo)題 文章大標(biāo)題書寫的基本規(guī)則是居中排列，字號應(yīng)大于正文，字體也應(yīng)與正文相區(qū)別，并且上下各空 一行。如果大標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，則應(yīng)考慮分行排列，但分行時要注意前后意義的完整，在連貫排列時 仍然要求居中。副標(biāo)題應(yīng)緊靠大標(biāo)題下，中間不空行，題前要加破折號，所用字體也應(yīng)區(qū)別于主標(biāo) 題。（二）署名 署名一般放在文章的大標(biāo)題之下，居中，上下各空一行，字號應(yīng)小于大標(biāo)題，字體也應(yīng)區(qū)別于大標(biāo) 題和正文。（三）分段 每個自然段的開頭要空兩個字的位置，第二行起頂格書寫。書信、報告等應(yīng)用文書的稱謂部分要求 頂格書寫，后面加冒號，第二行空兩個字。 行政公文的主送機關(guān) （ 即受文單位 ）也要求頂格書寫，如果

4、 一行寫不下，回行時仍然頂格書寫，后面加冒號。（四）引文 較短的引文可夾在正文中；如果是較長的引文，則需換行自成一段；排列上要比正文退兩格，首行 和末行最好空一行，并在字體、字號上與正文有所區(qū)別。（五）序碼序碼的一般順序應(yīng)該由漢字到阿拉伯?dāng)?shù)字，由無圈到有圈，其中阿拉伯?dāng)?shù)字 （例如“1”）旁應(yīng)為齊底線的圓點，不能是頓號 （即應(yīng)為“ 1”，不能寫成“ 1、” ）。序碼的使用，以一、二、三、四的“一” 為例，應(yīng)是：（一）-行政公文的寫作要領(lǐng)四、應(yīng)用文書的寫作要領(lǐng)（熟悉）（一）行政公文的寫作要領(lǐng)（一共 9 種）1決定的寫法 決定的正文一般由緣由、意義和事項組成。緣由可以簡潔明了、寥寥數(shù)語高度概括，涉及

5、重大問題 和重大行動安排或?qū)ｉT事項作出決定時，其緣由則要具體、充分。決定的事項可采用一段到底、 分條列項、小標(biāo)題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點鮮明，依據(jù)充分， 事實準(zhǔn)確，切合實際。2通知的寫法 通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過承啟用語，轉(zhuǎn)入通知事 項。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可；任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務(wù)等。 比較復(fù)雜的通知，如指示性通知等，既可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫 徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問題，也可采用分條列項式寫法，分出層次，但要注意各條、項之間的邏輯順序。3通報的寫法 通報的正文主

6、體由三部分構(gòu)成。一是事實與評析。這部分是通報全文的重點和核心，寫法可虛實結(jié) 合，先實后虛。即先適當(dāng)?shù)卦攲懯聦崳ㄏ冗M(jìn)事跡、錯誤事實、重要精神或情況） 發(fā)生的時間、地點、人員、主要情節(jié)、結(jié)果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗或教訓(xùn)。二是決定，也稱結(jié)論。表揚的要明確給予 肯定，寫明授予什么榮譽，給予什么獎勵；批評的要寫明對責(zé)任者懲戒的意見。三是結(jié)語，即提出 要求或希望，號召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)或是告誡人們防止發(fā)生類似錯誤，或是要求大家重視某一情況、倡 導(dǎo)某一精神。4.報告的寫法報告首先概括說明全文主旨， 可開始即簡明扼要地將一定時間內(nèi)工作的有關(guān)情況介紹清楚， 如依據(jù)、 目的、總的行動及對整個工作的估計、評價等。然后以

7、“現(xiàn)將有關(guān)隋況報告如下： ”之類的通用語， 轉(zhuǎn)入正文。主體 （即報告事項部分 ）是報告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長， 可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。在常規(guī)物業(yè)管理中，報告也是使用較多的文種之一，常見的錯誤有三個：其一是當(dāng)作前行文使用。 如某物業(yè)管理項目負(fù)責(zé)人制作了一份關(guān)于在 A 花園組織象棋比賽的報告交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就是 運用錯誤，應(yīng)使用請示文種。其二是當(dāng)作外行文使用。如給業(yè)主委員會等外圍組織反映情況時使用 報告，就是運用錯誤。其三是與請示文種混用。如關(guān)于更換對講機的請示報告 ，就是把請示文種 與報告文種混用了。5請示的寫法首先寫明請示的起因，即“為什么

8、請示” ；一般可運用敘事、說理相結(jié)合的表達(dá)方式，簡要說明為什 么要請示及請示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請示事項，即“請示什么問題” 。內(nèi)容較簡單的可 全文一氣呵成，一貫到底；內(nèi)容復(fù)雜的則應(yīng)分段表述。如果是請求對某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠梿栴}的批準(zhǔn)，則應(yīng)提出自身的意見或處理辦法；如果有 兩種以上的方案或意見，則應(yīng)表明自身的傾向性意見，以便上級單位作出正確的判斷和決策，從而 得到及時準(zhǔn)確的回答。在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請示應(yīng)注意以下幾點：（1）必須堅持一事一請示；（2）請示在未獲批準(zhǔn)前，不得對下屬單位發(fā)送；（3）如需向兩個上級單位同時請示， 只能采取一個主送和一個抄送的辦法（請示公文的主送單位只

9、能是一個），不可多頭報送以免造成誤會而貽誤工作；（4）嚴(yán)禁越級請示；請示語言既要簡明扼要，還要注重行文語氣，選用語句要謙敬，分寸得當(dāng)。 6批復(fù)的寫法 批復(fù)只答復(fù)請示事項，對請示的問題只作原則性、結(jié)論性的指示和決定。 在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復(fù)應(yīng)注意以下幾點：批復(fù)是對請示作回復(fù)，所以在批復(fù)的開頭一定要完全引述來文字號和標(biāo)題，不可只引文號，或只 引標(biāo)題；批復(fù)要有針對性，要態(tài)度明朗，觀點明確，措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。同時要注意，只能在職權(quán) 范圍內(nèi)批準(zhǔn)、答復(fù)問題，否則即是無效批復(fù)；必須有正式的書面請示才能批復(fù)，口頭或電話請示不能作為批復(fù)的依據(jù)；批復(fù)一般只給來文請示的單位。如有普遍意義，也可以同時抄送所

10、屬各單位。 此外，對于下級送來報告，若認(rèn)為有必要，也可以批復(fù)。7意見的寫法 首先是交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見” 。其次是對有關(guān)問題或某 項工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結(jié)尾習(xí)慣用語一般為“以上意見，請結(jié)合實 際貫徹執(zhí)行” 、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結(jié)束語。在常規(guī)物業(yè)管理中，使用意見應(yīng)注意以下幾點： 意見的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中， 撰寫意見，要有針對性、可行性，文字表述要明確具體。意見在正式公文中， 主要用于平行單位和對下級單位， 對上級單位應(yīng)慎重使用。 對上級單位行文， 多

11、用“請示” 、“報告”等文種。8函的寫法 首先述致函起因，即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說明致函事項，明確地將問題、要求或答復(fù)意 見告知對方。在常規(guī)物業(yè)管理中，使用函時，要注意態(tài)度的坦誠、熱忱，語氣的平和、謙虛，在措辭上嚴(yán)謹(jǐn)?shù)皿w。 9會議紀(jì)要的寫法 首先簡單介紹會議概況，包括會議的起止時間、地點、主持人、參加與列席人員、議題、會議進(jìn)展 情況、主要成果，這些是會議紀(jì)要開頭不可缺少的“七要素” 。有些會議紀(jì)要，還要交代召開會議的 依據(jù)，會議的指導(dǎo)思想、目的、要求、會議程序以及對會議的評價等有關(guān)內(nèi)容。重要的與會者和發(fā) 言，也要在開頭部分予以突出介紹。這一部分是會議自然情況的概述，要寫得概括扼要，文字

12、簡短。 會議紀(jì)要的主體部分要根據(jù)會議的原始材料，經(jīng)過認(rèn)真分析整理、提煉加工，相對具體地把會議的 主要議題、討論意見、基本結(jié)論、任務(wù)、要求等會議的主要情況、精神、成果表述出來。主體部分 一般有兩種常用的表述方法：概述法。把會議的發(fā)言、討論的情況綜合到一起，圍繞會議的中心，分自然段概括地表述出來， 這種寫法多用于小型會議或討論的問題比較集中、意見比較一致的會議。歸納法。會議的規(guī)模較大，討論的問題較多， 涉及面較廣，需要將會議的原始材料加以分類整理， 對許多意見或內(nèi)容進(jìn)行歸納敘述。視會議紀(jì)要的實際，結(jié)語有兩種情況：一種是設(shè)結(jié)語，以簡短明確、有鼓動性和號召力的語言收尾， 表示決心、強調(diào)意義、闡明希望、

13、發(fā)出號召等。另一種是不設(shè)結(jié)語，正文寫完，全文也就自然結(jié)束。 在常規(guī)物業(yè)管理中，使用會議紀(jì)要時應(yīng)注意以下幾點：要突出會議主題，不要面面俱到。工作會議紀(jì)要一般以通知形式貫徹，可在通知中簡要提出貫徹落實會議紀(jì)要精神的有關(guān)要求。會議紀(jì)要的文稿形成后，一般由參加會議人員簽名確認(rèn)。會議紀(jì)要制作完成后，一般都要送簽名人員一份。事務(wù)公文、制度文書等其它文書的寫作要領(lǐng)(二)事務(wù)文書的寫作要領(lǐng)( 4 種) 1計劃的寫法計劃的內(nèi)容一般由前言、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。前言。計劃的前言主要闡明制訂計劃的指導(dǎo)思想、制訂的根據(jù)，以及計劃的總?cè)蝿?wù)、工作情況的 分析等，回答“為什么做” 、“依據(jù)什么做”和“能不能做”的問題。前言

14、是計劃的綱要，切忌冗長， 不宜過多論述，點到為止。主體。主體是計劃的主干部分，是計劃寫作的重點，用來表述計劃的具體內(nèi)容，回答“做什么” 、 “怎么做”和“何時完成”的問題。計劃的主體主要包括“三要素” ：即目標(biāo) ( 做什么 )、步驟 (分幾步做完 )和措施(怎么做 )?！?目標(biāo)、步驟和措施是計劃的基本內(nèi)容，相互關(guān)聯(lián)，不可或缺，它們保證了計劃的完整性和可行性。結(jié)尾。計劃的結(jié)尾部分，應(yīng)根據(jù)行文的需要而定。常見的結(jié)尾方式有三種。一是突出重點，在結(jié) 尾部分指出計劃的重點任務(wù)與實施過程中的主要環(huán)節(jié)；二是強調(diào)有關(guān)注意事項，闡明在計劃執(zhí)行中 可能出現(xiàn)的問題，預(yù)先提出防范措施；三是提出號召，勉勵大家積極努力，

15、確保計劃實現(xiàn)?？偨Y(jié)的寫法 總結(jié)的正文一般由前言、主體和結(jié)尾構(gòu)成。有的總結(jié)省略前言和結(jié)尾，只有主體部分。前言 前言是正文的開頭部分，簡略介紹所要總結(jié)工作的目的、根據(jù)、緣由、背景、時間和內(nèi)容等等；有 的還對主要成績和經(jīng)驗進(jìn)行概括，以收到開門見山之效。主體主體是總結(jié)的主要部分。其慣用模式為：基本情況 + 主要經(jīng)驗 (即做法或體會 )+存在問題 +今后打算。 上述內(nèi)容可以靈活掌握，或詳或略，視具體情況和寫作目的而定。結(jié)尾 結(jié)尾是正文的最后部分，應(yīng)簡短有力。3大事記的寫法 大事記的正文是解決“記什么”和“怎樣記”的問題。在行文結(jié)構(gòu)上，先寫“大事時間” ，后寫“大 事記述”?！按笫聲r間”是大事記不可缺少的

16、組成部分，如 2002 年 XX 物業(yè)管理公司大事記 ，就是 以 2002 年 1 月 1 日和 2002 年 12 月 31 日為時間界限，這一年里在 XX 物業(yè)管理公司發(fā)生的大事。 時間的順序，應(yīng)以年、月、日依次記述。時間若是以年為記事單位，下面則按月記事，逐月記述； 時間若是以月為單位，則以日為順序，逐日記述。 “大事記述”位于時間后面，是大事記的主體。它 要準(zhǔn)確地記述在一段時間里的重大事件，一般是用一兩句話寫完一件事。4倡議書 倡議書由標(biāo)題、稱謂、正文、署名、時間構(gòu)成基本內(nèi)容和基本格式。例如關(guān)舌向 XX 地震災(zāi)區(qū)捐 贈衣物的倡議書 。制度文書的寫作要領(lǐng)( 4 種)l 制度的寫法 制度的

17、內(nèi)容一般分標(biāo)題、正文和簽署三個部分。標(biāo)題 標(biāo)題有兩種書寫形式： 一種是由事由和文種組成，如出勤制度 、例會制度等。 另一種是由制文單位、事由和文種組成，姐 XX 公司崗位責(zé)任制度 。正文 制度正文，一般分三層表述。序言說明制訂制度的指導(dǎo)思想和依據(jù)。主體具體說明工作程序和對有關(guān)人員的行為要求。這是制度的實質(zhì)性內(nèi)容，一般分條分款寫。結(jié)尾說明執(zhí)行要求。 有些內(nèi)容復(fù)雜的制度，其正文可分總則、分則和附則三個部分來寫。簽署 寫上制文單位名稱和日期。這部分，一般寫在正文的右下方，也有寫在標(biāo)題下方。2辦法的寫法 辦法的寫法與制度相同。守則的寫法 守則一般由標(biāo)題、正文和簽署三部分構(gòu)成：標(biāo)題守則的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、

18、事由和文種類別(守則 )組成，有時可省去發(fā)文機關(guān)和事由，只寫“XX 人員守則”或“守則” 。正文守則通常先以簡要語言說明制文緣由， 次分條目列述具體內(nèi)容； 再以“以上各條， 望互相監(jiān)督執(zhí)行 (遵 守)”等語作結(jié)。簽署發(fā)文單位和日期 如標(biāo)題中已標(biāo)明發(fā)文單位，或標(biāo)題下標(biāo)明了發(fā)布日期，這部分的內(nèi)容可以省略。守則一般比較簡短， 條理清楚，內(nèi)容明確具體是其基本要求。4公約的寫法。 公約的寫法與守則相同。禮儀文書的寫作要領(lǐng)1邀請書的寫法 邀請書一般由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)語和簽署等五部分組成。2請柬的寫法 請柬由封面和封里組成。封里由稱呼、正文、結(jié)語和簽署等內(nèi)容構(gòu)成。3.感謝信和賀信的寫法 感謝信和賀信的結(jié)

19、構(gòu)包括：標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)語和簽署五部分。告啟類文書的寫作要領(lǐng)1標(biāo)語 (提示牌 )的寫法 制作標(biāo)語 (提示牌 )的要求：簡練明了，通俗易懂，易讀易記。針對性強，讓觀眾人眼、人腦、人心。與時俱進(jìn)。 多用現(xiàn)代文明語句， 比如用“芳草青青， 足下留情”，代替以前的 “禁止踐踏草地” 等。一般情況下，在標(biāo)語 (提示牌 )下要有落款，標(biāo)明制作單位簡稱。2提示的寫法 提示一般包括標(biāo)題、正文和落款三個部分。標(biāo)題 提示的標(biāo)題一般直接以“ XX 提示”文種名稱為題目。正文 提示的內(nèi)容，一般包括提示的目的、原因和具體事項等。如因臺風(fēng)來臨，提醒住戶注意安全防范事 項等。落款寫明提示的單位名稱和提示日期，加蓋公章，并可注明聯(lián)絡(luò)地址和聯(lián)絡(luò)人。3啟事的寫法 啟事一般包括標(biāo)題、正文和落款三個部分。標(biāo)題啟事標(biāo)題有多種寫法。有的只寫文種，省去事由等項，如“啟事” ，或“緊急啟事” ；有的只寫事由， 不寫文種，如“招領(lǐng)”和“招工” ；有的寫明事由和文種，如“尋人啟事”和“開業(yè)啟事” ；有的寫 明單位和文種，如“ XX 公司啟事” 。正文 寫明啟事的內(nèi)容，一般包括啟事目的、原因、具體事項和要求等。如果內(nèi)容較多，可分條列項，逐 一寫明。如招聘啟事，應(yīng)寫明招聘