公文寫作基礎(chǔ)知識規(guī)范培訓(xùn)

1、公文寫作基礎(chǔ)知識2014年3月142常見錯誤糾正 常用文種介紹公文基礎(chǔ)知識3 標(biāo)題寫作規(guī)范1公文基礎(chǔ)知識公文是公務(wù)文書的簡稱 在企業(yè)中公文是指企業(yè)在實(shí)施管理、處理公共事務(wù)和對外進(jìn)行公務(wù)活動的過程中，所形成的具有法定效力和特定體式的文書，是企業(yè)開展工作、實(shí)施管理的重要工具。一、公文的定義公 文 的 作 用規(guī)章與準(zhǔn)則作用 領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用 宣傳與教育作用 依據(jù)與憑證作用 信息溝通作用 二、公文的作用三、公文的分類法定公文常用應(yīng)用文(非法定公文) 命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要 簽報、協(xié)調(diào)單、綜合性工作總結(jié)、計劃、調(diào)查報告、批示、合同、簡報、公報、電報、

2、書信、講話稿、規(guī)章條例、大事記等 （一）常用分類三、公文的分類 （二）其他幾種分類從公文性質(zhì)和作用上分 從行文關(guān)系上分 從公文載體上區(qū)分 從密級上區(qū)分從公文承辦時間要求上區(qū)分 法規(guī)性公文行政性公文黨內(nèi)公文 上行文平行文下行文紙質(zhì)公文電子公文機(jī)密公文商業(yè)秘密公文普通公文 特急件急件平件 四、公文的特點(diǎn)具有法定的 制作者 必須由依法成立、能以自己的名義形式權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織制成和發(fā)布。 具有法定的 權(quán)威性 具有特定的 格式要求 可獨(dú)立行文 在公文制發(fā)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍內(nèi)管轄范圍內(nèi)具有法定的權(quán)威性和行政的約束力。 公文在篇章結(jié)構(gòu)、行文款式上具有較為固定的格式，制作者要嚴(yán)格按照公文格式草擬公文，從而做到

3、公文制作的規(guī)范性。 主要與非法定公文的區(qū)別。五、公文的格式公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時間、印章、附注等 眉首主體版記主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等+眉首主 體標(biāo)題：2號小標(biāo)宋體加粗正文：3號仿宋體主 體版 記保密等級 緊急程度 發(fā)文字號 簽發(fā)人 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 標(biāo)題 主送單位 正文 成文日期 主題詞 抄送單位 印發(fā)機(jī)關(guān) 印發(fā)日期六、行文規(guī)則及內(nèi)容要求行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的不發(fā)，可長可短的要短。 按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍逐級行文，一般不得越級行文。特殊情況確需越級行文時，應(yīng)同時抄

4、送被越過的直接上級公司。 內(nèi)容要求符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。 情況確實(shí)，材料翔實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。 七、公文字體字號及排版要求標(biāo)題正文 二號宋體加粗黑色字；分一行或多行居中排布，回行時，注意詞意完整，排列對稱。 三號仿宋黑色字；文中如有小標(biāo)題可用三號小標(biāo)宋體字或黑體字；一般每面排22行，每行排28個字。 2 常用文種介紹常用文種通知通報批復(fù)函報告請示通知的定義 常用文種 （一）通知 通知是“批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下

5、級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”時使用的公文文種。 在法定公文中，通知是使用范圍最廣、使用頻率最高的一個文種。通知的分類指示型通知發(fā)布型通知轉(zhuǎn)發(fā)型通知把現(xiàn)有的公文轉(zhuǎn)給下級、平級以及不相隸屬單位。例：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司關(guān)于中國人壽系統(tǒng)創(chuàng)先爭優(yōu)活動信息報送工作情況的通報的通知帶有指示性和指導(dǎo)性，下級單位應(yīng)貫徹執(zhí)行。 例：關(guān)于學(xué)習(xí)貫徹萬峰總裁重要講話 全面加強(qiáng)總部管理能力建設(shè)的通知發(fā)布型通知重點(diǎn)在發(fā)布對象。 例：關(guān)于印發(fā)中國人壽保險股份有限公司黨委會議事規(guī)則（試行）的通知通知的分類任免通知會議通知事項(xiàng)通知事項(xiàng)通知：成立、調(diào)整和撤銷機(jī)構(gòu)、催報材料、變更時間等。例：關(guān)于上報2011年

6、二季度基礎(chǔ)率數(shù)據(jù)的通知上級單位需要向下級單位知照對有關(guān)人員的任免決定時，可使用。 例：關(guān)于同志任職的通知會議通知：依據(jù)、目的、時間、地點(diǎn)、要求。例：關(guān)于召開公司系統(tǒng)辦公室工作會議的通知請示的定義 常用文種 （二）請示 請示是向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時的使用的一種上行文文種。 請示文種的適用范圍較廣。各機(jī)關(guān)都有自己的職權(quán)范圍，對屬超出職權(quán)范圍的事項(xiàng)，即應(yīng)向上級機(jī)關(guān)行文請示，獲準(zhǔn)后方可執(zhí)行和辦理。請示的特性一文一事請示應(yīng)在事前，不能先斬后奏遵守隸屬關(guān)系的行文規(guī)定，逐級請示理由要充分、有力，注重行文的邏輯 常用文種 （二）請示請示的格式規(guī)范 常用文種 （二）請示正文部分第一部分是請示緣由。要用簡明扼

7、要的語言將請示的原因和背景交代清楚，常以“現(xiàn)將相關(guān)問題請示如下：”等開啟下文。第二部分是請示事項(xiàng)。即請示的具體內(nèi)容。關(guān)鍵在于兩點(diǎn)，其一是明確，直截了當(dāng)；其二是具體，清晰明了。結(jié)尾部分“妥否，請批示”或“特此請示”報告的定義 常用文種 （四）報告 報告是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問或要求時使用的一個上行文文種。 報告的分類綜合報告專題報告工作報告向上級匯報或總結(jié)工作時所寫的報告。為了使上級機(jī)關(guān)全面了解一定時期內(nèi)工作進(jìn)展等方面的情況所作的內(nèi)容復(fù)雜、反映問題較多、篇幅較長的一種報告。內(nèi)容專一，集中匯報、反映某項(xiàng)工作、某一件事件或某一問題的報告。報告的分類情況報告建議報告調(diào)查報告向

8、上級機(jī)關(guān)反映某項(xiàng)調(diào)查研究成果或?qū)ｎ}為內(nèi)容的報告。向上級反映有關(guān)情況、重大問題等所寫的報告。向上級機(jī)關(guān)提供建議或提出設(shè)想為特點(diǎn)的報告。報告的格式規(guī)范 常用文種 （四）報告正文部分第一部分是報告引據(jù)。是報告的開頭，要用簡明扼要的語言交代主要內(nèi)容、基本情況，有關(guān)背景，常以“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：或?yàn)榇?，特作如下報告”開啟下文。第二部分是報告事項(xiàng)。這部分是報告正文的主體和核心。要準(zhǔn)確簡要、條理清晰地將有關(guān)工作或事件表述清楚。結(jié)尾部分“特此報告”或“此報告”報告與請示的區(qū)別（1）目的不同 報告的目的：向上級單位匯報工作、反映情況、答復(fù)上級單位的詢問 請示的目的：向上級單位請求指示或批準(zhǔn) 目的不同，是這兩

9、個文種的根本性區(qū)別。（2）發(fā)文時機(jī)不同 報告：在事后； 請示：在事前。（3）內(nèi)容寬窄不同 報告的內(nèi)容：可寬可窄，既有專題報告，也有綜合性報告； 請示的內(nèi)容：只能一文一事。 （4）結(jié)束語不同 報告的結(jié)束語：多用 “特此報告”、“此報告”等； 請示的結(jié)束語：多用“妥否，請批示”、“特此請批準(zhǔn)”等。（5）處理方式不同 請示：上級對下級報送的請示必須表態(tài)； 報告：上級對下級報送的報告可以表態(tài)，也可以不表態(tài)。通報的定義 常用文種 （五）通報 通報是用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況的一個文種。 通報的特點(diǎn)是重在敘述事實(shí)，通過正、反兩個方面事實(shí)的陳述，起到示范、指導(dǎo)、教育和警戒作用。通報的分類表彰

10、性通報批評性通報情況通報是在一定范圍內(nèi)傳達(dá)重要情況和動向，以指導(dǎo)工作為目的的通報。例：關(guān)于2009年反洗錢自查自糾工作現(xiàn)場檢查情況的通報表彰先進(jìn)單位和先進(jìn)個人，重在介紹其先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)或事跡，以便樹立典型。 例：關(guān)于表彰2010年度全系統(tǒng)“財會工作先進(jìn)單位”和“財會工作先進(jìn)個人”的通報用來批評、處分錯誤行為，以示警戒，要求被通報者和大家吸取教訓(xùn)。 例：關(guān)于分公司擅自開發(fā)外掛程序情況的通報通報的格式規(guī)范 常用文種 （五）通報正文部分一是表彰緣由。一般包括先進(jìn)事跡介紹和簡要評價。二是表彰決定。寫清何機(jī)關(guān)決定給予被表彰對象何種表彰獎勵。三是希望號召。希望被表彰者再接再厲，并號召向先進(jìn)學(xué)習(xí)。結(jié)尾部分“特此通

11、報”3標(biāo)題寫作規(guī)范 標(biāo)題寫作規(guī)范標(biāo)題的結(jié)構(gòu)形式 公文標(biāo)題有較強(qiáng)的程式性，其表現(xiàn)就是公文標(biāo)題有相對統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)形式。完整、規(guī)范的公文標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由（內(nèi)容）+文種（公文種類）構(gòu)成，即人們常說的公文標(biāo)題“三要素”。 例：中共云南省省委關(guān)于中國共產(chǎn)黨成立90周年紀(jì)念活動的通知標(biāo)題“三要素”寫作規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)事 由文 種即公文的種類，反映出公文的性質(zhì)和價值，是標(biāo)題的重要組成部份，一份公文只能有一個文種。 發(fā)文機(jī)關(guān)一般寫在標(biāo)題的開頭，要寫全稱或者規(guī)范的簡稱，不可濫用縮略語。例：“中國共產(chǎn)黨北京市委員會黨校，可用其規(guī)范簡稱“中共北京市委黨?！保豢珊喎Q“北京黨?！?。對公文行文內(nèi)容加以集中和概括，一般

12、標(biāo)在標(biāo)題的中間，是標(biāo)題的核心部份。常用介詞“關(guān)于”、“對” 和表述主要內(nèi)容的詞語組成介詞結(jié)構(gòu)，以使事物更加具體、突出、鮮明。標(biāo)題“三要素”可省略情況省略發(fā)文機(jī)關(guān)省略事由公文的事由不是很重要，或者知照性的公文、極簡單的公文，可同時省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由。 例：通知、布告 如公文眉首上已印有制文機(jī)關(guān)的名稱版頭就可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。由國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)或國家最高行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，可以省略公文的事由。例：中華人民共和國全國人民代表大會公告、云南省人民政府令。省略發(fā)文機(jī)關(guān)+事由注意：公文標(biāo)題不能省略文種標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號的使用規(guī)范標(biāo)題寫作規(guī)范 標(biāo)題中除用書名號和引號外，盡量不用標(biāo)點(diǎn)符號。需要用到兩個書名號、兩個引

13、號時，應(yīng)按照從外到內(nèi)的順序，外面的用雙書名號、雙引號，里面的用單書名號、單引號。 4常見錯誤糾正主送單位、抄送單位常見錯誤主送單位抄送單位錯誤：省公司部主送單位是指公文的主要受理單位，即需按照公文內(nèi)容答復(fù)事項(xiàng)、辦理工作的單位，不能是單位具體的部門。正確：省公司 省公司黨委（注：雖正文中主送單位不能寫明具體的部門，但可在文件發(fā)文頁面的主送單位欄寫為“省公司（部）”）抄送單位是指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。正文中抄送單位及發(fā)文頁面的抄送單位欄均可直接寫出具體的部門，例：省公司部標(biāo)題常見錯誤生造文種缺失文種錯誤：關(guān)于在中國銀行開設(shè)業(yè)務(wù)支出賬戶的申請 關(guān)于楚雄分公司個險渠道“二、三”聯(lián)

14、動企劃方案“申請、方案”是常用應(yīng)用文而不是法定文種，不能獨(dú)立行文，行文時必須套用相應(yīng)法定文種。正確：關(guān)于在中國銀行開設(shè)業(yè)務(wù)支出賬戶的請示 關(guān)于下發(fā)楚雄分公司個險渠道“二、三”聯(lián)動企 劃方案的通知錯誤：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省公司的通知標(biāo)題三要素中一定不能省略文種。正確：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省公司的通知的通知標(biāo)題常見錯誤混用文種錯用文種錯誤：關(guān)于中國人壽楚雄分公司購買辦公設(shè)備的請示報告“請示、報告”均是法定文種，一份公文時能有一個文種，兩者同用造成誤解。正確：關(guān)于中國人壽楚雄分公司購買辦公設(shè)備的請示 關(guān)于中國人壽楚雄分公司購買辦公設(shè)備的報告錯誤：關(guān)于表彰2010年度獲獎單位的通知文種使用錯誤，應(yīng)該為“通報”。正確：關(guān)于表

15、彰2010年度獲獎單位的通報(補(bǔ)充：最常見用錯的文種“請示”、“報告”、“函”，應(yīng)仔細(xì)區(qū)別這三個文種。)標(biāo)題常見錯誤用詞重復(fù)多層轉(zhuǎn)發(fā)錯誤：關(guān)于呈報（報送）的報告 關(guān)于請求（申請）的請示因文種“報告”本身已包含了報送的意思，文種“請示”本身包含了“申請”的意思，故同時使用使得標(biāo)題事由內(nèi)容出現(xiàn)重復(fù)，應(yīng)去掉“呈報（報送）”、“申請”。正確：關(guān)于的報告 關(guān)于的請示錯誤：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)總公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)全國金融 工會關(guān)于的通知的通知的通知的通知標(biāo)題中出現(xiàn)多個“關(guān)于”和多個“通知”，使閱讀者不知所云。這時可采用直接轉(zhuǎn)發(fā)最上一級文件的辦法，并去除多于的介詞“關(guān)于”只保留一個文種“通知”。正確：轉(zhuǎn)發(fā)全國

16、金融工會關(guān)于的通知標(biāo)題常見錯誤標(biāo)點(diǎn)符號介詞錯誤錯誤：轉(zhuǎn)發(fā)省公司關(guān)于印發(fā)中國人壽保險股份有限公 司“職工之家”創(chuàng)建規(guī)劃的通知的通知標(biāo)題中需用到兩個書名號、兩個引號時，應(yīng)按照從外到內(nèi)的順序，外面的用雙書名號、雙引號，里面的用單書名號、單引號。正確：轉(zhuǎn)發(fā)省公司關(guān)于印發(fā)的通知的通知介詞重復(fù)，錯誤：關(guān)于對項(xiàng)目進(jìn)行集中采購的請示“關(guān)于”“對”同時使用，造成介詞結(jié)構(gòu)重復(fù)。正確：關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)行集中采購的請示缺少介詞，錯誤：分公司“牽手”活動情況的報告缺少介詞“關(guān)于”。正確：關(guān)于分公司“牽手”活動情況的報告標(biāo)題分行排布標(biāo)題常見錯誤錯誤： 轉(zhuǎn)發(fā)總公司關(guān)于表彰2010年度銀行保 險銷售精英的決定的通知 關(guān)于開展審核洗

17、錢高風(fēng)險等級客戶基本信息工作的 通知標(biāo)題回行時，應(yīng)注意詞意完整，排列對稱。正確： 轉(zhuǎn)發(fā)總公司關(guān)于表彰2010年度銀行保險 銷售精英的決定的通知 關(guān)于開展審核洗錢高風(fēng)險等級客戶 基本信息工作的通知正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)及其標(biāo)點(diǎn)符號的正確用法正文注意事項(xiàng) 第一層“一、二、三、”，用頓號； 第二層“（一）（二）（三）”，用括號； 第三層“1.2.3.”，用小數(shù)點(diǎn)； 第四層“（1）（2）（3）”，用括號。 使用括號的層次序數(shù)，括號外不再加其他標(biāo)點(diǎn)符號。正文中日期、數(shù)字的正確表述正文注意事項(xiàng) 日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日，不能寫“去年”、“今年”，也不能只寫月、日不寫年。年份要完整表述，如“2009年”不能寫

18、成“09年”。 除成文日期等特殊要求外，正文中應(yīng)盡量使用阿拉伯?dāng)?shù)字。成文日期中，“二一一年五月十四日”，中間的“”不能寫成阿拉伯?dāng)?shù)字的“0”；不能寫成英語大小寫“O、o”；也不能寫成漢字大寫“零”，應(yīng)該用漢字小寫“”。 （注：漢字?jǐn)?shù)字小寫一二三四五六七八九十；漢字?jǐn)?shù)字大寫零壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾。漢字?jǐn)?shù)字的大小寫可以在輸入法的小鍵盤中文數(shù)字中選擇。）正文中兩個標(biāo)點(diǎn)符號的正確用法正文注意事項(xiàng) “”的用法：發(fā)文字號中年份外的括號應(yīng)用“”，而不應(yīng)該用“（）、 、【】、”等。正確：國壽人險滇發(fā)2011123號。 “”的用法：“五一”、“315”、“諾爾曼白求恩”，應(yīng)該用“”，不能使用小數(shù)點(diǎn)“.”。 （注：“”、“”可以在輸入法的小鍵盤標(biāo)點(diǎn)符號中選擇。）正文中其他一些要求正文注意事項(xiàng) 關(guān)于簡稱：使用非規(guī)范化簡稱時，應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。例：中國人壽云南省分公司2011年保險先進(jìn)村創(chuàng)建評選辦法（以下簡稱評選辦法） 關(guān)于引文：發(fā)文機(jī)關(guān)+標(biāo)題+（引用發(fā)文代字）。例： 根據(jù)總公司關(guān)于優(yōu)化調(diào)整補(bǔ)充醫(yī)療保險業(yè)務(wù)相關(guān)事宜的通知（國壽人險發(fā)2011140號）文件， 正文中附件標(biāo)識的正確格式正文注意事項(xiàng) 文件如有附件，應(yīng)在正文之后，成文時間之前標(biāo)明，并注明附件順序和名稱。正確標(biāo)識：“附件：”；錯誤標(biāo)識：“附：”、 “附表：” 附件如有序號，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼加“.”，不能使用漢字