QC實驗室數(shù)據(jù)管理規(guī)程

1、第 PAGE21 頁 共 NUMPAGES21 頁QC實驗室數(shù)據(jù)管理規(guī)程QC 實驗室數(shù)據(jù)管理規(guī)程 1 01 目 的建立 QC 實驗室數(shù)據(jù)管理規(guī)程，通過一定的組織程序和技術(shù)控制手段，使 QC實驗室不論以何種形式產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均符合 ALCOA 原則：A - 可追蹤至產(chǎn)生數(shù)據(jù)的人； L - 清晰、在數(shù)據(jù)的整個生命周期內(nèi)均可以獲得，必要時能永久保存； C - 同步，及時性； O - 原始（或真實復(fù)制）：可根據(jù)原始數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)生產(chǎn)的整個活動進(jìn)行重現(xiàn)； A - 準(zhǔn)確性。從而保證 QC 實驗室所有數(shù)據(jù)的生成、采集、記錄、處理、審核、報告、保存和銷毀在數(shù)據(jù)的整個生命周期內(nèi)全面性、一致性和準(zhǔn)確性。0 02 2 適

2、用 范圍A A 類：由人工觀察獲取試驗結(jié)果的紙質(zhì)記錄；如：性狀判定、化學(xué)鑒別反應(yīng)等實驗記錄； B B 類：B1：由無記錄打印功能的簡單設(shè)備如 pH 計、折光儀等對一些常數(shù)的測定數(shù)據(jù)的紙質(zhì)記錄； B2：由簡單系統(tǒng)如：電子天平、TOC、電位滴定、卡氏水分儀、網(wǎng)織紅細(xì)胞分析儀、懸浮粒子計數(shù)器等及可能配有打印機，但數(shù)據(jù)可能不能存儲或?qū)С龅脑O(shè)備等產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)； B3：用數(shù)碼相機記錄的薄層色譜圖，同時有電子記錄和紙質(zhì)打印照片。C C 類：由一般系統(tǒng)，打印數(shù)據(jù)和參數(shù)可以很好地還原原始數(shù)據(jù)，通過原始數(shù)據(jù)和參數(shù)可以計算出結(jié)果。該類系統(tǒng)盡可能配備審計跟蹤功能。如 UV、IR、AAS、近紅外分析儀等生成的電子數(shù)據(jù)

3、及紙質(zhì)文檔； D D 類：由復(fù)雜系統(tǒng)，生成的數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)庫格式存在的動態(tài)電子數(shù)據(jù)或隱含信息，僅靠打印出的紙質(zhì)記錄和圖譜曲線、相關(guān)儀器的參數(shù)，無法追溯和還原原始數(shù)據(jù)和信息。該類系統(tǒng)須配備審計跟蹤功能。如：HPLC、GC 等生成的電子數(shù)據(jù)及紙質(zhì)文檔；3 03 編 寫 依據(jù)藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范 2022 版 藥品 GMP 實施指南4 04 術(shù) 語數(shù)據(jù)：通過觀察、實驗或計算取得的結(jié)果，或由原始數(shù)據(jù)衍生的結(jié)果。數(shù)據(jù)有很多種，最簡單的就是數(shù)字。數(shù)據(jù)也可以是文字、圖像、聲音等。原始數(shù)據(jù)：初始的記錄和文檔，以初始生產(chǎn)的格式（紙質(zhì)或電子）或以“正確的副本”保留的結(jié)果。原始數(shù)據(jù)必須以能永久保存的形式同步并準(zhǔn)確地記

4、錄，對不能存儲電子數(shù)據(jù)，或僅有數(shù)據(jù)答疑輸出的簡單電子設(shè)備，打印數(shù)據(jù)構(gòu)成原始數(shù)據(jù)。源（元）數(shù)據(jù)（ Metadata) ：指描述其他數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，提供語境和含義。一般來說，這些數(shù)據(jù)描述數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、要素、內(nèi)在關(guān)系和其他數(shù)據(jù)特征。它還允許數(shù)據(jù)追蹤至個體。沒有源數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)就沒有意義。數(shù)據(jù)完整性：是指數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，用于描述存儲的所有數(shù)據(jù)值均處于客觀真實的狀態(tài)。應(yīng)能保證在數(shù)據(jù)的整個生命周期內(nèi)，所有數(shù)據(jù)均保持完全性、一致性和準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)的生命周期：數(shù)據(jù)包括原始數(shù)據(jù)自初始生產(chǎn)和記錄，到處理和（包括轉(zhuǎn)移或移植）、使用、數(shù)據(jù)保留、存檔/恢復(fù)和重建的整個生命階段。初始記錄：數(shù)據(jù)作為文件或以初始生成的格式，維

5、持記錄的完整性。正確的副本：經(jīng)確認(rèn)與初始記錄完全相同的復(fù)制件。審計跟蹤：是指安全的、計算機生成的、時間標(biāo)記的電子記錄，允許重建有關(guān)創(chuàng)建、修改或刪除電子記錄的事件過程。審計追蹤是一份“誰、什么、何時和為什么”記錄的時序表。5 05 職 責(zé)企業(yè)高層管理者應(yīng)負(fù)責(zé)建立良好的企業(yè)質(zhì)量文化，配置充分的人力和技術(shù)資源，對組織內(nèi)藥品數(shù)據(jù)可靠性負(fù)有最終責(zé)任。各級管理層人員應(yīng)建立和維護(hù)以數(shù)據(jù)可靠性為要素的質(zhì)量管理體系和相關(guān)管理規(guī)程;確保員工與數(shù)據(jù)可靠性相關(guān)的工作質(zhì)量不受商業(yè)、政治、財務(wù)和其它組織壓力或動因的影響;積極參與和推進(jìn)在工藝、方法、環(huán)境、人員、技術(shù)等方面的降低數(shù)據(jù)可靠性風(fēng)險的活動。所有員工須遵守數(shù)據(jù)管理規(guī)

6、范的要求及公司內(nèi)部相關(guān)管理規(guī)定，有責(zé)任報告數(shù)據(jù)可靠性的任何問題，以免影響最后的產(chǎn)品質(zhì)量和患者用藥安全。所有涉及 GMP 數(shù)據(jù)相關(guān)工作人員應(yīng)完成數(shù)據(jù)可靠性的培訓(xùn)。6 06 內(nèi) 容由人工觀察獲取試驗結(jié)果的紙質(zhì)記錄和由無記錄打印功能的簡單設(shè)備如 pH 計、折光儀等對一些常數(shù)的測定數(shù)據(jù)的紙質(zhì)記錄。操作者真實簽名；部門所有人員的簽名形成一張簽名列表，一旦復(fù)核人員對某一簽名產(chǎn)生懷疑，可以簽名列表進(jìn)行核對。記錄中的筆誤，改錯必須按規(guī)定方式，數(shù)據(jù)的改錯須注明可以被接受的原因。電子天平數(shù)據(jù)管理要點：電子天平的日期時間設(shè)定或每三個月對時間進(jìn)行校準(zhǔn)的權(quán)限賦予設(shè)備責(zé)任人，并在“儀器設(shè)備使用記錄”中記錄，其他任何人不得

7、更改。電子天平打印紙條的應(yīng)包括完整的日期、時間、校準(zhǔn)操作（使用前）、歸零記錄、去皮記錄、操作的起止時間，并由操作者簽名。電子天平打印紙條應(yīng)截斷后附在紙質(zhì)記錄背面或單獨附頁。其中數(shù)據(jù)如有廢棄，應(yīng)于相應(yīng)數(shù)據(jù)旁標(biāo)注“此數(shù)據(jù)無效”，并附簽名和日期，附在相關(guān)紙質(zhì)記錄中，必要時說明廢棄原因。TOC 數(shù)據(jù)管理要點：TOC 的日期時間設(shè)定或每三個月對時間進(jìn)行校準(zhǔn)的權(quán)限賦予設(shè)備責(zé)任人，并在“儀器設(shè)備使用記錄”中記錄，其他任何人不得更改。TC 校準(zhǔn)常數(shù)按周期進(jìn)行再確認(rèn)，應(yīng)依據(jù)最新再確認(rèn)報告進(jìn)行輸入，輸入權(quán)限賦予設(shè)備責(zé)任人，并在“儀器設(shè)備使用記錄”中記錄，其他任何人不得更改，操作人員在每次使用前進(jìn)行檢查核對。TOC

8、 打印紙條的應(yīng)包括樣品編號、日期、時間、測定結(jié)果，打印紙條附入記錄并由操作者簽名。該 TOC 可以暫存數(shù)據(jù)，但無法導(dǎo)出，其暫存數(shù)據(jù)可按日期進(jìn)行查詢，查詢結(jié)果須能與打印紙條完全一致，任何人無權(quán)刪除數(shù)據(jù)，只允許數(shù)據(jù)被正常覆蓋。該 TOC 數(shù)據(jù)覆蓋方式為：今年今日數(shù)據(jù)覆蓋去年今日數(shù)據(jù)，如果去年今日無數(shù)據(jù)，則覆蓋前年今日數(shù)據(jù)。電位滴定儀數(shù)據(jù)管理要點：該電位滴定儀有軟件版本號，軟件升級權(quán)限賦予廠家工程師，其他任何人不得改動軟件版本。該電位滴定儀允許自行設(shè)置方法并保存，應(yīng)限于專人操作。該電位滴定儀允許對閾值進(jìn)行調(diào)節(jié)，以使設(shè)備能準(zhǔn)確判斷滴定終點，應(yīng)限于專人操作。該電位滴定儀的滴定管容積按周期進(jìn)行再確認(rèn)。該電

9、位滴定儀具 USB 插口，數(shù)據(jù)以 TXT 文本形式通過 USB 插口接入的 U 盤最終納入定期備份管理。卡氏水分儀數(shù)據(jù)管理要點：網(wǎng)織紅細(xì)胞分析儀數(shù)據(jù)管理要點：懸浮粒子計數(shù)器數(shù)據(jù)管理要點薄層色譜圖數(shù)碼照數(shù)據(jù)管理要點：色譜圖數(shù)碼照應(yīng)畫質(zhì)清晰，拍攝后使用 6 寸照片紙打印輸出，附在紙質(zhì)記錄背面。Chromeleon 網(wǎng)絡(luò)版色譜管理系統(tǒng)，涵蓋所有 HPLC、GC，數(shù)據(jù)管理要點：該系統(tǒng)關(guān)系到成品 XXX 的放行決策，關(guān)鍵程度高。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訪問權(quán)限按 IT、QC 經(jīng)理、QC 實驗室主管、QC 操作員、QA 主管五級角色設(shè)置。IT 作為計算機的管理員賬戶，賬戶名稱為 Admin_IT，其權(quán)限范圍包括：a. 計

10、算機硬件的配置； b. 計算機系統(tǒng)軟件安裝、升級、打補??； c. 計算機其它角色賬戶的增刪； d. 計算機系統(tǒng)時間鎖定，但 IT 有權(quán)半年定期校準(zhǔn)計算機系統(tǒng)時間； e. 計算機數(shù)據(jù)盤（通常為 D 盤）鎖定，防止數(shù)據(jù)刪除； f. 計算機系統(tǒng)故障的修復(fù)或數(shù)據(jù)恢復(fù)。QC 經(jīng)理，賬戶名為姓名_mngr QC 儀器室主管，賬戶名為姓名_lab-s：QC 操作員(可能為多個)，賬戶名為姓名_lab-o QA 主管，賬戶名為姓名_qa 上述四種角色權(quán)限均限于數(shù)據(jù)盤的讀取和拷貝。外來人員可以登陸系統(tǒng)的有：儀器廠家服務(wù)人員、外來儀器檢定人員、檢查官（含外來審計、外來 GMP 檢查和內(nèi)部 GMP 自查）。上述人員

11、均應(yīng)由 QC 操作員或 QC 實驗室主管陪同，用 QC 操作員或 QC 實驗室主管賬戶登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作，QC 操作員或 QC 實驗室主管提供相應(yīng)協(xié)助。網(wǎng)絡(luò)內(nèi) HPLC 各級角色權(quán)限矩陣表 （代表擁有此權(quán)限，代表未授權(quán)）角色 功能模塊 QC 經(jīng)理 QC 實驗室主管 QC 操作員 QA 主管 網(wǎng)絡(luò)內(nèi) GC 各級角色權(quán)限矩陣表 （代表擁有此權(quán)限，代表未授權(quán)）角色 功能模塊 QC 經(jīng)理 QC 實驗室主管 QC 操作員 QA 主管 檢驗相關(guān)單機計算機化系統(tǒng)：原子吸收分光光度計、原子熒光光度計、紅外分光光度計、紫外-可見分光光度計、近紅外分析儀、凝膠掃描儀、酶標(biāo)儀。原子吸收分光光度計數(shù)據(jù)管理要點 該系

12、統(tǒng)正在升級完善中。原子熒光光度計數(shù)據(jù)管理要點 該系統(tǒng)正在升級完善中。紅外分光光度計光度計數(shù)據(jù)管理要點 該系統(tǒng)正在升級完善中。紫外-可見分光光度計光度計數(shù)據(jù)管理要點 該系統(tǒng)正在升級完善中。特定用途計算機化系統(tǒng)：檢驗管理組打印、發(fā)放檢驗報告專用計算機系統(tǒng)、電子監(jiān)管碼掃碼系統(tǒng)、無線溫度驗證系統(tǒng)。檢驗管理組打印、發(fā)放檢驗報告專用計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理要點 檢驗管理組打印、發(fā)放檢驗報告專用計算機的管理按檢品信息輸入輸出系統(tǒng) SOP SOQ03-0039 執(zhí)行，其計算機系統(tǒng)訪問權(quán)限按 IT、QA 主管、檢驗管理員、操作員四級角色設(shè)置。IT 作為計算機的管理員賬戶，賬戶名稱為 Admin_IT，其權(quán)限范圍包括：

13、a. 計算機硬件的配置； b. 計算機系統(tǒng)軟件安裝、升級、打補?。?c. 計算機其它角色賬戶的增刪； d. 計算機系統(tǒng)時間鎖定，但 IT 有權(quán)半年定期校準(zhǔn)計算機系統(tǒng)時間； e. 報告模板存儲盤（通常為 E 盤）鎖定，防止模板刪除； f. 計算機系統(tǒng)故障的修復(fù)或數(shù)據(jù)恢復(fù)。QA 主管權(quán)限范圍為：a. 為打印報告專用計算機裝載經(jīng) QA 批準(zhǔn)的報告模板及模板的更新。檢驗管理員權(quán)限范圍為：a. 調(diào)用報告模板打印報告； b. 審核其它操作員模板調(diào)用與報告打印。操作員權(quán)限范圍為：a. 調(diào)用報告模板打印報告。外來人員可以登陸系統(tǒng)的如檢查官（含外來審計、外來 GMP 檢查和內(nèi)部 GMP自查）。應(yīng)由檢驗管理員或檢

14、驗管理組操作員陪同，用檢驗管理員或檢驗管理組操作員賬戶登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作，檢驗管理員或檢驗管理組操作員提供相應(yīng)協(xié)助。所有角色賬戶均設(shè)置登陸密碼，密碼設(shè)置不少于 6 位，同時包含字母、數(shù)字和符號，除 IT 的密碼長期有效外，其余各級角色賬戶的密碼，每三個月更新一次。系統(tǒng)在預(yù)先設(shè)定的時間點提醒用戶更改密碼，并禁止該用戶用已使用過的密碼登錄該系統(tǒng)。屏保設(shè)置，屏幕保護(hù)開啟，等待時間 1min，以防止使用者短時間離開期間出現(xiàn)非授權(quán)的使用。審計跟蹤開啟狀態(tài)，且所有用戶賬戶均無權(quán)限將其關(guān)閉。當(dāng)前已具備審計跟蹤功能的系統(tǒng)有：XXX。當(dāng)前正在通過軟件升級以具備審計跟蹤功能的設(shè)備有：YYY、和 YYY 當(dāng)前暫不

15、具備審計跟蹤功能的設(shè)備有：ZZZ、ZZZ 和 ZZZ?？紤]用替代方法，比如其它紙質(zhì)記錄加電子記錄（通過抓屏、攝影、攝像等產(chǎn)生的電子記錄）的組合來滿足數(shù)據(jù)的可追溯性的要求。數(shù)據(jù)的生成、采集、記錄階段計算機化系統(tǒng)驗證內(nèi)容：a. 設(shè)定不同的用戶級別，不同級別不同的權(quán)限； b. 用戶以密碼登陸； c. 系統(tǒng)時間鎖定； d. 分析軟件訪問權(quán)限設(shè)定（某些設(shè)備無）e. 審計跟蹤：I 審計跟蹤開啟，且不可停用； II 應(yīng)顯示當(dāng)前登錄用戶及登錄時間；數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、計算、錄入及報告打印過程都應(yīng)有復(fù)核人對數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行復(fù)核。色譜圖數(shù)碼照片按照生成序號，不得隨意刪除，不得變更名稱，不得使用軟件進(jìn)行加工處理或格式轉(zhuǎn)換。

16、打印紙條如果是熱敏打印的，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印件、原件同時附入紙質(zhì)記錄。使用 Excel 電子表格對實驗結(jié)果進(jìn)行計算，該 Excel 電子表格應(yīng)經(jīng)過確認(rèn)。確認(rèn)內(nèi)容包括：電子表格計算結(jié)果與人工或計算器計算結(jié)果的比對； 電子表格打開權(quán)限的確認(rèn)； 電子表格修改權(quán)限的確認(rèn)； 電子表格非數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)（公式、系數(shù)）鎖定的確認(rèn) 經(jīng)電子表格進(jìn)行計算并打印紙質(zhì)結(jié)果進(jìn)入相關(guān)檢驗記錄，其電子計算過程不做保存。不得覆蓋、刪除、涂改、偽造數(shù)據(jù)，任何實驗室異常、OOS 數(shù)據(jù)、OOT 數(shù)據(jù)都必須上報 QA，并進(jìn)行調(diào)查。且所有調(diào)查性再檢驗都必須經(jīng)過 QA主管認(rèn)可，并由檢驗管理組下發(fā)指令。不得進(jìn)行任何形式的預(yù)檢驗。不得進(jìn)行未經(jīng)許可的

17、重復(fù)測試、反復(fù)測試。不得從多次檢驗中挑選數(shù)據(jù)使用。所有進(jìn)樣圖譜（包括測試系統(tǒng)穩(wěn)定性的圖譜）都必須與進(jìn)樣序列、樣品交接單明確對應(yīng)。所有進(jìn)樣圖譜（包括測試系統(tǒng)穩(wěn)定性的圖譜、出現(xiàn)異常的圖譜）及進(jìn)樣序列表，均需完整打印，附入相應(yīng)記錄。圖譜打印時間與實驗最終完成時間有明顯差異的，必須做出合理解釋。手動積分應(yīng)按照色譜圖手動積分 SOP，并經(jīng) QA 主管認(rèn)可的情況下，才能進(jìn)行手動積分，管理員應(yīng)嚴(yán)格復(fù)核操作人手動積分的正確性。數(shù)據(jù)的處理、轉(zhuǎn)移、使用階段計算機化系統(tǒng)驗證內(nèi)容：a. 采用預(yù)先設(shè)定好的數(shù)據(jù)處理方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，平行進(jìn)行兩組數(shù)據(jù)并進(jìn)行簡單比對，確認(rèn)處理后結(jié)果的正確性； b. 自定義計算公式（如果有）

18、應(yīng)確認(rèn)其準(zhǔn)確性； c. 數(shù)據(jù)的保存或調(diào)取 I數(shù)據(jù)保存于規(guī)定的路徑與位置； II數(shù)據(jù)根據(jù)不同的權(quán)限進(jìn)行調(diào)用； III數(shù)據(jù)的保存有條理，易于檢索； d. 審計跟蹤：（無審計跟蹤的除外）I數(shù)據(jù)再處理的記錄 II手動積分的記錄由計算機化系統(tǒng)產(chǎn)生的進(jìn)樣序列圖表、系統(tǒng)適用性圖譜、對照品圖譜打印為紙質(zhì)版后盡可能附于穩(wěn)定性考察、確認(rèn)、驗證、變更的相關(guān)批號的紙質(zhì)記錄中，以備長期保存。數(shù)據(jù)的保存、恢復(fù)、銷毀及基于數(shù)據(jù)完整性風(fēng)險評估的管理舉措 數(shù)據(jù)的保存分為歸檔和備份。紙質(zhì)記錄的歸檔保存及保存期限按照文件管理規(guī)程執(zhí)行； 檢驗管理組以打印的紙質(zhì)報告為最終記錄，其使用計算機的過程不進(jìn)行電子備份。色譜圖數(shù)碼照保存于原數(shù)碼

19、相機存儲介質(zhì)如：SD 卡，每次新增后，備份至電腦硬盤保存，定期備份。每次數(shù)據(jù)備份后，立即進(jìn)行恢復(fù)測試，確認(rèn)其可恢復(fù)性，并抽查含動態(tài)電子數(shù)據(jù)的圖譜一份，比對與原始打印紙質(zhì)圖譜的一致性。數(shù)碼相機存儲介質(zhì)如：SD 卡裝滿后，應(yīng)另購新 SD 卡，不得刪除或覆蓋原有數(shù)據(jù)。裝滿的數(shù)碼相機存儲介質(zhì)和電子數(shù)據(jù)備份光盤移交部門檔案管理人員管理。保存期限 30 年，自移交之日起。備份用移動硬盤由設(shè)備所在組自行保管。部分可以暫存數(shù)據(jù)，但無法導(dǎo)出數(shù)據(jù)的設(shè)備，只要數(shù)據(jù)尚未被正常覆蓋，就應(yīng)該能查詢到，并與紙質(zhì)記錄完全一致。平時工作中保持良好的使用習(xí)慣，使儀器和電腦安全運行，如果出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰，可以使用之前的備份進(jìn)行恢復(fù)。數(shù)據(jù)備份應(yīng)在每年的 12 月將所有備份介質(zhì)進(jìn)行恢復(fù)性測試，確認(rèn)其可恢復(fù)性，備份未超過 3 年的需抽查含動態(tài)電子數(shù)據(jù)的圖譜一