QES-P22文件和資料控制程序

1、f單位名稱xx有限公司文件編號QES-P22文件類別程序文件版 次A 0文件名稱文件和資料操縱程序頁 次Page 1 of 61.目的：確保公司體系和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)所要求的文件和資料（以下簡稱文件）得到有效操縱，確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本，防止其非預(yù)期使用。2.適用范圍：適用于公司計(jì)劃和運(yùn)行所需文件的操縱。3.定義：3.1受控文件：指依照發(fā)放范圍計(jì)數(shù)分發(fā)并能保證有效收回的文件。受控文件主要是操縱使用文件的唯一有效版本，而且在文件醒目位置一般帶有受控標(biāo)識。4.職責(zé)：4.1文件制(修)訂、審批和發(fā)行廢止由各權(quán)責(zé)人員按文件編制審批責(zé)任分派表執(zhí)行；4.2公司各部門文控人員分別負(fù)責(zé)所轄文件的日常管理

2、，包括相關(guān)文件的編號、版次、登記、發(fā)行和回收、廢止以及正本文件的保管等；4.3各收文單位、人員應(yīng)合理保管好所持有的相關(guān)文件。5.作業(yè)：（簡要流程圖如下表）文件制訂申請、審批編號、登記編制審核日常維護(hù)發(fā)行OK批準(zhǔn)OKNGNG外來文件識別、評審評審修訂申請、審批、修訂廢止、銷毀發(fā)行OKOK批準(zhǔn)審核NGNG單位名稱xx有限公司文件編號QES-P22文件類別程序文件版 次A 0文件名稱文件和資料操縱程序頁 次Page 2 of 6序號作業(yè)流程權(quán)責(zé)部門作業(yè)內(nèi)容記錄表單5.1文件制定申請審批各相關(guān)部門和人員5.1.1相關(guān)部門和人員根據(jù)公司計(jì)劃和運(yùn)行的需要提出相應(yīng)文件的編制需求，并以書面形式遞交文件制定申請

3、。文件制（修）訂/廢止申請單5.2NG各相關(guān)權(quán)責(zé)人員 5.2.1文件制（修）訂申請的審批具體依文件編制審批責(zé)任分派表執(zhí)行。5.2.2研發(fā)類技術(shù)文件具體依技術(shù)文件設(shè)計(jì)編制審批責(zé)任制執(zhí)行。文件制（修）訂/廢止申請單5.3編號文控5.3.1向文控人員獲取相應(yīng)文件編號，并編入相應(yīng)文件中。5.3.2文控人員依文件和資料編號標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和相應(yīng)“受控文件清單的內(nèi)容給予唯一性編號。并將相應(yīng)信息預(yù)登入所屬“受控文件清單。受控文件清單5.4編制各相關(guān)部門和人員5.4.1由各責(zé)任部門人員依文件編寫格式標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定進(jìn)行起草編制。必要時(shí)文件主管部門也可另行委托或提請其它部門/人員協(xié)助編制。5.4.2必要時(shí)文件制訂責(zé)任部門可

4、在正式提請審批前組織相關(guān)人員對文件進(jìn)行評審（傳閱、會(huì)簽、演示等方法）。5.5NG審核各相關(guān)權(quán)責(zé)人員5.5.1文件的審核由相關(guān)權(quán)責(zé)人員依文件編制審批責(zé)任分派表進(jìn)行。文件的適用性、關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性應(yīng)是審核的重點(diǎn)，并簽字確認(rèn)。5.6NG批準(zhǔn)各相關(guān)權(quán)責(zé)人員5.6.1文件的批準(zhǔn)由相關(guān)權(quán)責(zé)人員依文件編制審批責(zé)任分派表進(jìn)行。其目的是賦予該文件在一定范圍內(nèi)的強(qiáng)制性、權(quán)威性，并簽字確認(rèn)。5.7發(fā)行各文控單位和人員5.7.1文件發(fā)行人依“文件發(fā)行操縱單復(fù)印好副本并蓋發(fā)文部門紅色“受控章(附錄表單和非受控文件不需蓋此章)，并按文件和資料編號標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的受文單位代號發(fā)放。5.7.1.1文件發(fā)行范圍由文件制訂部門提出，手

5、冊、程序的成套文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；對單個(gè)管理程序，應(yīng)視作業(yè)需要，由需求部門提出補(bǔ)發(fā)需求，并由管理者代表批準(zhǔn)。WI類文件的發(fā)行范圍由所屬部門主管批準(zhǔn)。5.7.2發(fā)行登記：5.7.2.1收文人員或部門代表須在“文件發(fā)行操縱單上簽收備查。同時(shí)須將相應(yīng)舊版文件（文件更新時(shí)）完整交回，以保證其所有受控文件均為最新有效版次。5.7.2.2各收文單位/人員須及時(shí)將收到的受控文件及其版次細(xì)致記錄于其“受控文件清單中，并合理保管。5.7.2.3蓋有紅色“受控章的文件，任何人不得隨便涂改或私自復(fù)印。否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。受控文件正本由各責(zé)任文控單位和人員合理保管。5.7.2.4客戶信息、工藝技術(shù)

6、標(biāo)準(zhǔn)等涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)要的文件，須嚴(yán)格按公司商業(yè)機(jī)要保護(hù)管理規(guī)定執(zhí)行，并加蓋相應(yīng)機(jī)要等級章。文件發(fā)行操縱單、文件補(bǔ)發(fā)申請表、受控文件清單5.8日常維護(hù)各相關(guān)部門和人員、文控人員5.8.1假如受控文件在使用和保管過程中發(fā)生破損或遺失時(shí)，責(zé)任人員應(yīng)及時(shí)告知責(zé)任文控員進(jìn)行確認(rèn)，如需補(bǔ)發(fā)應(yīng)先進(jìn)行書面申請、審批通過后方能進(jìn)行補(bǔ)發(fā)。此時(shí)“文件發(fā)行操縱單上的相應(yīng)補(bǔ)發(fā)記錄內(nèi)容可由責(zé)任文控員直接填寫，但應(yīng)將“文件補(bǔ)發(fā)申請表與原“文件發(fā)行操縱單存放一處并合理保存。5.8.2由于人員變動(dòng)需收回或移交受控文件時(shí)，人力資源部應(yīng)將相關(guān)狀況書面通知責(zé)任文控員，由文控員整理核對異動(dòng)人的受控文件移交狀況后，由交接雙方共同簽字確認(rèn)

7、。因故暫無接收人的，暫由責(zé)任文控員保管。文件補(bǔ)發(fā)申請表、文件發(fā)行操縱單單位名稱xx有限公司文件編號QES-P22文件類別程序文件版 次A 0文件名稱文件和資料操縱程序頁 次Page 3 of 6序號作業(yè)流程權(quán)責(zé)部門作業(yè)內(nèi)容使用表單5.9文件評審各相關(guān)部門和人員5.9.1評審時(shí)機(jī)：文件發(fā)行時(shí)、在進(jìn)行內(nèi)外部審核、管理評審時(shí)；發(fā)現(xiàn)文件不適用時(shí)；公司內(nèi)外部環(huán)境、適用QEHS法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)方要求發(fā)生變化時(shí)；發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤須更改時(shí)等。5.9.2評審確認(rèn)：文件在評審及更新后應(yīng)按相應(yīng)審批權(quán)限要求進(jìn)行確認(rèn)。5.10修訂申請、審批、修訂各相關(guān)部門和人員5.10.1評審發(fā)現(xiàn)文件不適用時(shí)，相關(guān)部門和人員應(yīng)書面提出修改申請，

8、經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人員審批后，再由原制訂部門依文件編寫格式標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施修訂。若涉及顧客要求的更改，在正式修訂前應(yīng)獲得客戶認(rèn)可。5.10.2當(dāng)手冊/程序文件第5次被修改或一次修改條款或內(nèi)容達(dá)30%以上的，該文件應(yīng)當(dāng)更換版本。例：A02版本的手冊需再次修訂時(shí)，再次修訂的版本應(yīng)變更為B0版。5.10.3記錄格式只需按實(shí)際修訂次數(shù)區(qū)分版本。文件制（修）訂/廢止申請單5.11外來文件管理行政部5.11.1對顧客和外部供方提供的外來文件，由行政人負(fù)責(zé)登記在“外來文件清單中，并組織相關(guān)部門和人員對文件的適用性、有效性進(jìn)行評審，必要時(shí)（如涉及顧客和外部供方財(cái)產(chǎn)管控時(shí)）應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并將其正本合理保管。同時(shí)按其主管所確定的發(fā)

9、行范圍分發(fā)至相關(guān)部門和人員。5.11.2綜合部和相關(guān)單位應(yīng)對公司適用的國家、行業(yè)、地方QEHS法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集和適用性、合規(guī)性的評價(jià)。對評價(jià)適用、合規(guī)的文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，每年至少進(jìn)行一次現(xiàn)行適用性、合規(guī)性的評審，形成評審記錄。并按管代確定的發(fā)行范圍及時(shí)分發(fā)到相關(guān)部門和人員。外來文件清單5.12廢止審批、銷毀文控人員、各相關(guān)部門和人員5.12.1受控文件作廢由責(zé)任文控人員依該文件的審批權(quán)限進(jìn)行審批并保存記錄。5.12.2作廢的受控文件統(tǒng)一如數(shù)收回，文件權(quán)責(zé)部門如需保存參考，務(wù)必做明顯作廢標(biāo)識（如蓋紅色“作廢章并單獨(dú)存放）以防止誤用。5.12.3文件的銷毀：對已作廢和失效的受控文件，當(dāng)無保存價(jià)

10、值需銷毀時(shí)，由文控人員進(jìn)行有效銷毀并保存相關(guān)記錄。文件制（修）訂/廢止申請單、文件銷毀登記表5.13記錄保存終止各文控單位和人員5.13.1記錄的歸檔和保存具體依記錄操縱程序執(zhí)行。非受控文件管理各相關(guān)部門1非受控文件由各單位自行編制、批準(zhǔn)和發(fā)行，可不進(jìn)行文件編號。2非受控文件的發(fā)行范圍可直接在該文件正文后面進(jìn)行說明，發(fā)行時(shí)直接由接收單位書面簽收即可。3非受控文件發(fā)放前可由發(fā)行單位在文件上加蓋文件發(fā)行“單位章或直接由單位主管簽字以示批準(zhǔn)。單位名稱xx有限公司文件編號QES-P22文件類別程序文件版 次A 0文件名稱文件和資料操縱程序頁 次Page 4 of 66.支持性文件：6. 附錄文件和資料

11、編號標(biāo)準(zhǔn)7.相關(guān)文件：記錄操縱程序 8.相關(guān)記錄：8.1文件制（修）訂/廢止申請單 8.2受控文件清單 8.3文件發(fā)行操縱單 8.4文件補(bǔ)發(fā)申請表8.5外來文件清單8.6文件銷毀登記表9.本程序終止。單位名稱xx有限公司文件編號QES-P22文件類別程序文件版 次A 0文件名稱文件和資料操縱程序頁 次Page 5 of 6附錄一： 文件編寫格式標(biāo)準(zhǔn)1.受控文件條款格式要求:1.1手冊、程序、管理類作業(yè)文件的結(jié)構(gòu)和書寫格式尋常應(yīng)采用下述格式：1.1.1 目的：描述編制該文件管理意義；1.1.2 適用范圍：規(guī)定該文件管轄的內(nèi)容和領(lǐng)域；1.1.3 定義/引用：對文件中涉及到的名詞術(shù)語內(nèi)涵和外延的描述

12、；1.1.4 職責(zé)：為實(shí)施該文件各單位的責(zé)任和權(quán)力；1.1.5 內(nèi)容（作業(yè)）：作業(yè)流程、對應(yīng)作業(yè)內(nèi)容及記錄表單的描述；1.1.6支持性文件：為完成該文件規(guī)定內(nèi)容所務(wù)必應(yīng)用的文件；1.1.7 相關(guān)文件：為完成該文件規(guī)定內(nèi)容所務(wù)必參考的文件；1.1.8 相關(guān)記錄：描述實(shí)施該文件后對實(shí)際發(fā)生結(jié)果所應(yīng)有的證據(jù)性記錄；1.1.9 本章/程序/文件終止。1.2技術(shù)文件、圖紙等支持性文件和其它文件的結(jié)構(gòu)和書寫格式依實(shí)際需要撰寫。1.3外來文件尋常保持原文的結(jié)構(gòu)和書寫格式。1.4記錄表單的格式由使用單位依實(shí)際記載需要編制。2.受控文件的條文編號：2.1 條款號碼采用阿拉伯?dāng)?shù)字序列號,中間以圓點(diǎn)分開。例：2.；

13、2.1；2.1.12.2 當(dāng)條文編號達(dá)到56位或需列舉事項(xiàng)時(shí)，需使用細(xì)目編號，規(guī)定如下: 例：a）、b）、c）。3.受控文件的版本和版次： 3.1文件的版本均以英文大寫字母為準(zhǔn)，按英文字母排序?yàn)樵瓌t。例:A、B、C3.2 文件的版次以英文大寫字母和兩位阿拉伯?dāng)?shù)字流水號為基準(zhǔn)。例：A00、A01。其中第一位英文大寫字母代表文件的版本，后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字代表該版本文件的修改次數(shù)。例：A01為第A版本第1次修訂；B03為第B版本第3次修訂。3.3當(dāng)手冊、程序文件第3次被修改（其它文件第5次修改）或一次修改條款或內(nèi)容達(dá)30%以上的，該文件應(yīng)當(dāng)更換版本。例：A04版本的作業(yè)文件需再次修訂時(shí)，再次修訂的版本

14、應(yīng)變更為B00版。3.4 記錄表單只有版本號，即在記錄表單編碼后加英文大寫字母順序號。例A、B、C 其中A代表記錄表單的第一版，C代表記錄表單的第三版。3.5外來文件接收時(shí)已有版次的，直接采用其版次。接收時(shí)沒有版次的，按文件和資料編號標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.6國家或政府另有明確版次規(guī)定的文件如企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，需按國家的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.非受控文件的書寫方式、條文等均可參照受控文件執(zhí)行，也可由各文件發(fā)行部門自行確定，并且無文件版次操縱之要求。5.本文件終止。單位名稱xx有限公司文件編號QES-P22文件類別程序文件版 次A 0文件名稱文件和資料操縱程序頁 次Page 6 of 6附錄四： 文件和資料編號標(biāo)準(zhǔn)1.文件屬性號：由大寫英文字母組成1.1 QES 一體化管理手冊；1.2 QES/P 一體化操縱程序；1.3 WI 質(zhì)量&環(huán)境&職業(yè)健康安全等相關(guān)管理/技術(shù)類作業(yè)指導(dǎo)文件；1.3.1技術(shù)類包括：法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量&環(huán)境&職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)作業(yè)文件、檢驗(yàn)作業(yè)文件等；1.3.2管理類包括：法規(guī)規(guī)范、員工手冊、管理方法、規(guī)定等。1.4 QR 質(zhì)量&環(huán)境&職業(yè)健康安全等相關(guān)記錄表單；1.5 EF 質(zhì)量&環(huán)境&職業(yè)健康安全等相關(guān)外來文件。2.單位屬性號：由兩位大寫英文字母組成，尋常取文件制訂單位名稱中的關(guān)鍵兩字漢語拼音的前一個(gè)字母。分發(fā)號代號單位名稱分發(fā)號代號單位名稱分