企業(yè)檔案知識(shí)管理doc33

1、.：.；企業(yè)檔案知識(shí)管理之一：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理如今我們?cè)?jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代了，這個(gè)時(shí)代最主要特征就是“知識(shí)，即以知識(shí)為主要的消費(fèi)資料，以知識(shí)為主要的處置手段，以知識(shí)含量為主要表達(dá)的產(chǎn)品功能和性能。這個(gè)時(shí)代，處處表達(dá)知識(shí)的主要價(jià)值。而知識(shí)從產(chǎn)生到運(yùn)用，本身是有規(guī)律的、有方法的。為了更有效地發(fā)掘和發(fā)揚(yáng)知識(shí)的價(jià)值，就必需進(jìn)展知識(shí)管理。企業(yè)檔案，特別是大中型企業(yè)的檔案也是知識(shí)的一大類，如何在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揚(yáng)檔案知識(shí)的作用，這是我們文討論的問題。1、 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的幾個(gè)主要特征(1) 知識(shí)已成為企業(yè)消費(fèi)力和消費(fèi)成果的最大要素；(2) 知識(shí)的來源曾經(jīng)全球化、信息化、多樣化過去知識(shí)的來源并不豐富和直接

2、，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)曾經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以獲得和運(yùn)用；過去知識(shí)主要以書報(bào)、文稿為主，而如今有文字、圖象、語(yǔ)音、圖形多種方式表現(xiàn)，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)。(3) 知識(shí)處置與傳播曾經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化過去靠面對(duì)面培訓(xùn)， 靠電視、廣播。而如今網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)曾經(jīng)深化到企業(yè)和家庭，知識(shí)曾經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊。(4) 知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化雖然大量知識(shí)已共享，但作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的中心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以維護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的企業(yè)。企業(yè)也正以本人的創(chuàng)新知識(shí)獲取企業(yè)的最大利潤(rùn)。(5) 知識(shí)管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的中心管理知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)曾經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理上，由于企業(yè)的利潤(rùn)增長(zhǎng)來源主要是企業(yè)掌握了他人不具

3、備的知識(shí)(產(chǎn)品技術(shù)知識(shí)、商業(yè)推行知識(shí)、高效工藝知識(shí)、商業(yè)方式知識(shí)等)，而掌握和擁有知識(shí)的過程就是知識(shí)管理過程。2、傳統(tǒng)檔案管理及存在的問題檔案管理曾經(jīng)是老話題，可以說從人類有組織以來，檔案管理就存在了，但舊時(shí)，沒有我們現(xiàn)時(shí)的技術(shù)物質(zhì)條件，也就沒有現(xiàn)時(shí)的管理思想。所以對(duì)待以前傳統(tǒng)檔案及問題，我們只能是從現(xiàn)時(shí)代的角度。2.1傳統(tǒng)檔案管理的重點(diǎn)在搜集、保管資料，記載“歷史傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程、記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質(zhì)或本質(zhì))記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。這個(gè)階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“搜集、“管理、“編目編冊(cè)、“保

4、管、“借閱等任務(wù)上。同時(shí)非常強(qiáng)調(diào)資料的完好性、平安性，所以過去只需少數(shù)的人員能借閱?，F(xiàn)實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需求的時(shí)候等著或援用歷史資料時(shí)，檔案才產(chǎn)生作用。2.2傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問題問題一：傳統(tǒng)檔案搜集整理需求大量的專業(yè)人才，也需求耗費(fèi)大量的時(shí)間。特別是對(duì)大型企業(yè)來講，這個(gè)問題特別突出。由于大型企業(yè)，檔案資料的來源是多方面的，有技術(shù)的、有人事的、有財(cái)務(wù)的、有政策的、有管理的，甚至有設(shè)備、設(shè)備、工具等的。假設(shè)要搜集上來，就得有專門人員去催辦、去委托審查、還要進(jìn)展編目編冊(cè)。等檔案放到架上，曾經(jīng)成了“歷史，對(duì)當(dāng)時(shí)任務(wù)沒有很大的協(xié)助 作用。問題二：傳

5、統(tǒng)檔案的保管占據(jù)較大的空間，還不能保證存量增長(zhǎng)的需求特別是大型企業(yè)或組織，檔案資料經(jīng)過幾十年的積累，曾經(jīng)不勘重負(fù)，而如今更是“檔案爆炸,面對(duì)如此情況，傳統(tǒng)檔案管理曾經(jīng)無(wú)能為力。問題三：傳統(tǒng)檔案的借閱必需到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，還要在書“山文“海中撈“針雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費(fèi)人們大量的時(shí)間去找尋一份資料。更能夠的是這樣的資料已被借出他用。在遠(yuǎn)地任務(wù)的人員要查閱檔案更是難上加難，無(wú)法滿足大企業(yè)“身處多地的需求。這也就是以往科研開發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯人員效率低下的主要緣由。問題四：傳統(tǒng)檔案的平安性沒有可靠的保證由于多是紙質(zhì)記錄，時(shí)間長(zhǎng)以后，被蟲咬、被鼠啃是常有的事，假設(shè)只需“孤本，那就能夠

6、難免“絕跡。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾，致使檔案管理人員夜不能眠。3、信息時(shí)代檔案管理及存在的問題進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理有了艱苦改觀。主要的緣由就是計(jì)算機(jī)和因特網(wǎng)的技術(shù)支持。并且隨著技術(shù)的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變。3.1信息時(shí)代檔案管理的重點(diǎn)在資料保管和查閱由于電子化、信息化手段的運(yùn)用，檔案資料大都可以進(jìn)展數(shù)字化處置，并按數(shù)字化文稿進(jìn)展管理，且以如今的磁盤、光盤存貯量，這曾經(jīng)有效地處理了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保管問題，喪失“平安性問題，還處理了“借閱難的問題。這個(gè)階段，由于信息管理思想的影響，管理的重點(diǎn)就在“數(shù)字化上了。思索得最多的是將原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存貯

7、、查閱。這確實(shí)保證了檔案資料不斷增長(zhǎng)的需求，加速了搜集、整理、成冊(cè)的步伐，也保證了隨時(shí)隨地查閱的要求，但并沒有脫離傳統(tǒng)檔案管理的程式，也沒有處理以往的“搜集“整理中存在的問題。3.2信息時(shí)代檔案管理由于“信息管理思想的局限性而存在許多問題信息時(shí)代檔案管理首先是把檔案全看成信息，按照信息的“搜集、編號(hào)、存貯、查詢進(jìn)展管理，這就帶來以下問題：?jiǎn)栴}一、搜集整理依然是檔案管理者的事，這需求大量的專業(yè)人才，也需耗費(fèi)大量的時(shí)間。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地運(yùn)用。等整理編號(hào)終了，曾經(jīng)成為“歷史。而還有更嚴(yán)重的問題，即信息管理人員、檔案管理人員不具整理的才干，致使檔案規(guī)范化的質(zhì)量遭到影響。問題

8、二：檔案的分類依然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)那么。這都脫離了實(shí)踐任務(wù)規(guī)律或習(xí)慣，致使需求的人找不到，或很難找到與任務(wù)實(shí)踐相關(guān)的信息。由于實(shí)踐任務(wù)的人員，他們并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法(其實(shí)也不用知道)，他們查找起來就顯得非常費(fèi)事。假設(shè)第一次找不到、第二次找又很費(fèi)事，以后就不去找了?，F(xiàn)實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后的現(xiàn)狀。最后，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者本人的系統(tǒng)。問題三、檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識(shí)類，它們的管理一定是不同的，但在信息時(shí)代的檔案管理中都成了信息，這是不對(duì)的。就說知識(shí)類的檔案，如新搜集到的冶煉工藝方法，它是知識(shí)，是隨

9、實(shí)際變化的，需求在實(shí)際中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那它就要及時(shí)地送到其它地方去運(yùn)用、實(shí)際、檢驗(yàn)，并再修正、存入系統(tǒng)，循環(huán)往復(fù)，得到最后的最正確工藝。這個(gè)過程決不是采用信息管理方式能做到的。問題四：信息時(shí)代的檔案管理沒有真正了解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革命那就是網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村。檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處置的事情。由于，檔案管理者在信息競(jìng)爭(zhēng)、知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的猛烈形狀下，沒有才干、也沒有時(shí)間去呼應(yīng)員工對(duì)檔案的及時(shí)(或?qū)崟r(shí))需求。只需依托大家來處置，否那么，眾人不用再等待檔案管理者的結(jié)果，曾經(jīng)跑到其它地方去找資料了。久而久之，檔案管理信息系統(tǒng)還有什么實(shí)踐存在的價(jià)值。一句話，檔案管理的革命性變化是要使大家都成為

10、檔案的產(chǎn)生者、處置者、運(yùn)用者。4、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理就是知識(shí)資源管理說到知識(shí)資源管理，就不得不說一說知識(shí)管理。概括來講，企業(yè)知識(shí)管理一方面是管理企業(yè)知識(shí)，即知識(shí)的管理，它經(jīng)過一定手段把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳送、運(yùn)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的任務(wù)才干，并發(fā)揚(yáng)這些才干，促使企業(yè)任務(wù)質(zhì)量和效率程度得到提高，進(jìn)而獲得利潤(rùn)。所以說企業(yè)知識(shí)是企業(yè)利潤(rùn)的中心來源，知識(shí)管理實(shí)踐也就是企業(yè)中心利潤(rùn)源的管理。另一方面是管理本身要知識(shí)化，也即知識(shí)地管理，它要求在管理任務(wù)中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R(shí)，使管理者既有才干、又高效率地開展管理，所以這樣的知識(shí)管理是管理者任務(wù)素質(zhì)程度的有力保證

11、，也就是企業(yè)中心素質(zhì)的管理。4.1知識(shí)資源管理正成為企業(yè)管理的中心之一從上述知識(shí)管理看到其作為企業(yè)的中心管理的作用和意義。而企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性兩大類知識(shí)。顯性知識(shí)就是曾經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識(shí)；隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來的。正如前述，知識(shí)資源管理既然是知識(shí)管理的一重要組成部分，它當(dāng)然是企業(yè)管理的中心之一。并且可以說，知識(shí)資源對(duì)于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實(shí)感到是最需求管理的，由于它們?cè)?jīng)是、或大部份曾經(jīng)是企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實(shí)的

12、知識(shí)資產(chǎn)，所以說，知識(shí)資源的管理其本質(zhì)是對(duì)企業(yè)中心知識(shí)資產(chǎn)的管理。4.2知識(shí)資源管理須服從知識(shí)管理的規(guī)律所謂知識(shí)管理的規(guī)律，就是推進(jìn)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。企業(yè)的知識(shí)管理符合下面的模型。可以看到知識(shí)資源管理也要閱歷了這個(gè)管理運(yùn)動(dòng)的過程；并且在企業(yè)中更有如下特點(diǎn)：(1)“產(chǎn)生者是企業(yè)各類任務(wù)崗位上的員工；(2)“沉淀在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享；(3)“規(guī)范(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必需經(jīng)過大家構(gòu)成共識(shí)，并經(jīng)過專家加以確認(rèn)；(4)“運(yùn)用到任務(wù)中，支持需求它的員工進(jìn)展實(shí)踐任務(wù)，是知識(shí)資源管理的最主要目的；(5)“創(chuàng)新知識(shí)，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改動(dòng)任務(wù)的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)任務(wù)步入新的

13、境界4.3檔案知識(shí)管理必然上升到知識(shí)資源管理檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處置(格式化編目、編號(hào))的顯性知識(shí)，當(dāng)然也是知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推進(jìn)。4.3.1檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理是完全能夠的由于檔案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處置后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過程，它還將“運(yùn)用到任務(wù)中，并“創(chuàng)新知識(shí)、“創(chuàng)新任務(wù)，這才符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，也才干“生存下去，否那么檔案知識(shí)管理就會(huì)很快走到盡頭。4.3.2檔案管理上升到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的由于經(jīng)過上升，檔案知識(shí)不在被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理

14、，由此就能避開信息時(shí)代檔案管理的問題。詳細(xì)一些：(1) 經(jīng)過大家參與，構(gòu)成共識(shí)的知識(shí)資源“規(guī)范(優(yōu)化)處置，防止了過去搜集整理只是檔案管理者的事；(2) 經(jīng)過支持實(shí)踐任務(wù)，知識(shí)資源結(jié)合實(shí)踐分類“運(yùn)用，處理了過去“按檔案方法分類，不真實(shí)踐的問題，也處理了“檔案知識(shí)不能及時(shí)或?qū)崟r(shí)運(yùn)用的問題(3) 檔案知識(shí)管理真正按知識(shí)管理的方法、手段來進(jìn)展，防止了“知識(shí)類檔案還按照信息類檔案進(jìn)展處置的錯(cuò)誤方式。綜上所述，檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理既是能夠的，也是必要的，所以說是必然的。4.3.3知識(shí)資源管理還將給企業(yè)帶來新的價(jià)值傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價(jià)值是記載“歷史，而信息時(shí)代的檔案管理最大價(jià)值是使“歷史數(shù)

15、字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進(jìn)企業(yè)任務(wù)更有效益。但過去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術(shù)條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無(wú)法實(shí)現(xiàn)。 今天到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，思想重新得到了解放，那就是使檔案管理走向知識(shí)資源管理，這不僅給企業(yè)帶來了檔案管理本意的實(shí)現(xiàn)，還將帶給企業(yè)新的價(jià)值：(1) 知識(shí)資源管理將提高決策質(zhì)量和決策效率我們知道，企業(yè)決策者的決策質(zhì)量和決策效率，一方面取決于他能否充分擁有企業(yè)內(nèi)外的知識(shí)和信息，另一方面取決于在他決策中能否具備決策的方法或才干。而這些企業(yè)內(nèi)外的知識(shí)與信息、決策的方法大都在企業(yè)檔案知識(shí)與信息中。假設(shè)我們按照知識(shí)資源的管理方法，及時(shí)地把相關(guān)的知識(shí)信

16、息配置在決策的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓決策者很快、很及時(shí)地得到它們，那么決策的質(zhì)量就可以保證，決策效率也有了保證。 2 知識(shí)資源管理將提高員工學(xué)習(xí)效率、任務(wù)效率，降低人力資源本錢衡量員工的學(xué)習(xí)效率，主要看他能否快速的進(jìn)入任務(wù)角色，并確保任務(wù)質(zhì)量。做到這一點(diǎn)，最主要的學(xué)習(xí)是對(duì)崗位閱歷(過去的任務(wù)記錄，過去的任務(wù)成果，過去的任務(wù)資料)的學(xué)習(xí)，而這些崗位閱歷在哪里？一定大多都在檔案中。員工任務(wù)效率也同樣主要靠的是崗位閱歷技藝知識(shí)對(duì)他的支持。所以，搞好知識(shí)資源管理，把崗位閱歷技藝知識(shí)準(zhǔn)確地配置在任務(wù)崗位上，那么員工的學(xué)習(xí)效率、任務(wù)效率就會(huì)提高。這種提高，實(shí)踐上意味著一個(gè)人能盡快進(jìn)入角色，可以一個(gè)人頂幾個(gè)人做任務(wù)，

17、或一天的任務(wù)頂幾天的任務(wù)，當(dāng)然也就降低了人力資源本錢。 3 知識(shí)資源管理更將穩(wěn)定企業(yè)的素質(zhì)程度，強(qiáng)化企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)才干企業(yè)的素質(zhì)程度，競(jìng)爭(zhēng)才干，不僅在于擁有知識(shí)，而且還在于讓知識(shí)被企業(yè)任務(wù)者、管理者都掌握和運(yùn)用。我們以往的檔案知識(shí)管理曾經(jīng)使我們擁有了知識(shí)，但知識(shí)資源管理經(jīng)過知識(shí)的“沉淀“規(guī)范使企業(yè)的素質(zhì)程度有了穩(wěn)定的根底，再經(jīng)過“運(yùn)用，使企業(yè)具有才干，經(jīng)過“創(chuàng)新使企業(yè)具有中心競(jìng)爭(zhēng)力。所謂中心競(jìng)爭(zhēng)力本質(zhì)就是比他人懂得更多、更有價(jià)值知識(shí)的才干。之二：企業(yè)檔案知識(shí)的特點(diǎn)及管理目的要開展大中型企業(yè)檔案知識(shí)管理，就必需搞清楚企業(yè)檔案知識(shí)資源的內(nèi)容、方式、特點(diǎn)、才干找到檔案知識(shí)管理方式和過程。從如今來看，檔案

18、又有過去積累下來的和今后將產(chǎn)生的，顯然在管理時(shí)其需求是不同的。本文從過去和未來檔案知識(shí)的特點(diǎn)，利用知識(shí)管理的思想和方法，討論檔案知識(shí)管理應(yīng)走的道路。1、過去企業(yè)檔案的類型及特點(diǎn)過去沉淀下來的檔案普通有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型三種，且各自有一定特點(diǎn)，也有一定關(guān)系，這是我們?cè)谒妓鳈n案知識(shí)資源管理必需仔細(xì)對(duì)待的。1.1數(shù)據(jù)型檔案所謂數(shù)據(jù)型檔案是對(duì)事(或物)實(shí)踐現(xiàn)實(shí)的記錄。例如，財(cái)務(wù)憑證檔案、物品資料變動(dòng)記錄檔案。這類檔案，有以下特點(diǎn)：(1) 過去的都是紙質(zhì)憑證；(2) 各憑證即使按類別分開，各數(shù)據(jù)項(xiàng)也很難規(guī)范統(tǒng)計(jì)；(3) 這種檔案的量很大，根本上是做為“歷史記載。在思索管理時(shí)，這類型檔案轉(zhuǎn)化成信息和知

19、識(shí)的難度很大，所以依然要獨(dú)立管理，即按照“歷史記載 的思想進(jìn)展管理。1.2信息型檔案所謂信息型檔案，就是對(duì)事(或物)實(shí)踐過程的記錄。例如：會(huì)議紀(jì)要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目文件檔案，質(zhì)量陳說文件檔案等。這類檔案，有以下特點(diǎn)：(1) 過去的都是紙質(zhì)文檔；(2) 有些文檔可以轉(zhuǎn)成電子文字型，有些只能掃描成數(shù)字圖片型；(3) 檔案量也是很大的，有些可以作知識(shí)資源上升其管理，如會(huì)議紀(jì)要、重要事件記錄等，有些那么只能做為“歷史存檔。1.3知識(shí)型檔案所謂知識(shí)型檔案就是對(duì)事(物)及其運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律認(rèn)識(shí)(或下結(jié)論)的文檔資料。如：科研報(bào)告、工藝文件、企業(yè)規(guī)劃方案報(bào)告、部門任務(wù)總結(jié)等。這類檔案，有以下

20、特點(diǎn)：(1)過去的大多是紙質(zhì)文件；(2)有些文件可轉(zhuǎn)換成電子文字型 ，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型；(3)檔案量也很大，但都是知識(shí)資源管理的主要內(nèi)容。 1.4各類型檔案對(duì)管理的要求從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種方式的文檔：(1)“歷史數(shù)據(jù)型文檔在管理時(shí)，按照信息分類存貯、查詢運(yùn)用的方式進(jìn)展管理(2)電子文字信息型文檔在管理時(shí)，也按照信息分類、存貯與查詢方式進(jìn)展管理 (3)數(shù)字圖片信息型文檔在管理時(shí)，可以按照知識(shí)資源管理方式進(jìn)展管理(4)知識(shí)型文檔在管理時(shí)，直接按照知識(shí)資源管理方式進(jìn)展管理2、今后企業(yè)檔案的類型及管理特點(diǎn)由于今后的檔案，曾經(jīng)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化下產(chǎn)生的，所以類型和管理較

21、之以前的檔案有很大變化2.1檔案來源多樣化(1)按內(nèi)外分，可以分為內(nèi)部任務(wù)產(chǎn)生文檔、對(duì)外搜集的文檔、外部自動(dòng)發(fā)給的文檔等；(2)從媒質(zhì)方式分：可以分為紙質(zhì)、電子化、數(shù)字化(3)從表達(dá)方式分：可以分為文字、數(shù)據(jù)、圖表、言語(yǔ)、圖像、視頻 2.2檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型在今后，數(shù)據(jù)型主要產(chǎn)生于消費(fèi)物流系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報(bào)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識(shí)型的產(chǎn)生面就最廣。今后的三種類型檔案幾乎都是數(shù)字化的，并且是有規(guī)范的，所以在管理時(shí)可以遵照：(1) 數(shù)據(jù)型按照統(tǒng)計(jì)數(shù)學(xué)模型轉(zhuǎn)化成信息型、知識(shí)型文檔進(jìn)展管理普通來講，統(tǒng)計(jì)的數(shù)學(xué)模型必需根據(jù)管理者或需求者規(guī)定的目的進(jìn)展設(shè)計(jì)，對(duì)數(shù)據(jù)定期或不定期進(jìn)

22、展統(tǒng)計(jì)，構(gòu)成信息型文檔。再對(duì)積累的信息型文檔按專家委托分析手段進(jìn)展匯總判別構(gòu)成知識(shí)型文檔。(2) 信息型檔案按照需求可直接運(yùn)用，也可以轉(zhuǎn)化成知識(shí)型文檔進(jìn)展管理有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識(shí)，進(jìn)而按知識(shí)資源進(jìn)展管理；有些信息型檔案(如數(shù)據(jù)圖表)可按專家委托分析方法進(jìn)展分析、判別構(gòu)成知識(shí)型文檔，再按知識(shí)資源進(jìn)展管理。2.3檔案處置的個(gè)性化、專家化由于大多檔案來源于專業(yè)人員，并都在網(wǎng)上構(gòu)成或搜集，那么這些專業(yè)人員本身就是非常好的檔案搜集者，只是搜集整理時(shí)，還能夠沒有比較規(guī)范的規(guī)范化模板，因此，檔案管理者的義務(wù)之一是對(duì)檔案來源進(jìn)展規(guī)范化，即提供應(yīng)來源者以填寫的規(guī)范模板。專業(yè)人員按

23、模板提交以后，可以送達(dá)檔案管理者，也可以直接送達(dá)檔案管理者委托的審查專家進(jìn)展審查。這樣的處置處理了檔案處置專業(yè)化的問題。2.4檔案運(yùn)用的及時(shí)化未來檔案管理的關(guān)鍵就在及時(shí)運(yùn)用，盡快產(chǎn)生效益。做到這一點(diǎn)，也并不難，首先就須按上節(jié)表達(dá)管理方式，由專業(yè)人員和專家委托方式快速整理，再根據(jù)檔案知識(shí)多面性分類，確定相關(guān)任務(wù)環(huán)節(jié)或相關(guān)任務(wù)崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識(shí)及時(shí)地送到需求它的人手中。3、企業(yè)檔案知識(shí)資源管理的目的經(jīng)過前面的論述和分析，我們已根本闡明了檔案知識(shí)的特點(diǎn)和在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代管理的要求。但詳細(xì)該如何推進(jìn)與實(shí)施檔案知識(shí)資源管理，還需求有更明確的目的定位。31、檔案管理必需上升到知

24、識(shí)資源管理作為方向性目的，這里我們重申企業(yè)檔案管理的需求，目的是要：處理目前企業(yè)檔案管理存在的問題以前檔案管理就是信息時(shí)代下的管理，具有通常所講的信息時(shí)代檔案管理的問題，即有：搜集整理依然是檔案管理者的事，這需求大量的專業(yè)人才，也需耗費(fèi)大量的時(shí)間；檔案的分類依然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)那么。這都脫離了實(shí)踐任務(wù)規(guī)律或習(xí)慣，致使需求的人找不到，或很難找到與任務(wù)實(shí)踐相關(guān)的信息；檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識(shí)類，它們的管理一定是不同的，但在信息時(shí)代的檔案管理中都成了信息，這是不對(duì)的；信息時(shí)代的檔案管理沒有真正了解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革命。經(jīng)過知識(shí)資源管理，不僅要處理以上問題，

25、還要做為知識(shí)管理的的先導(dǎo)做出樣板，推進(jìn)企業(yè)各個(gè)部門的管理邁上知識(shí)管理的臺(tái)階。真正發(fā)揚(yáng)企業(yè)檔案知識(shí)的作用檔案知識(shí)的作用，歸納起來，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，應(yīng)該發(fā)揚(yáng)如下作用：(1) 決策支持“寶典，即成為企業(yè)指點(diǎn)或管理高層進(jìn)展決策的最主要根據(jù)和最有效方法；(2) 崗位技藝“搖籃，即成為企業(yè)員工學(xué)習(xí)掌握崗位任務(wù)閱歷，方法的最主要來源；(3) 新品研討“跳板，即成為每一個(gè)新產(chǎn)品研討中的最主要參考資料；(4) 企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)“基石，即讓眾多的檔案知識(shí)成為具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)中心競(jìng)爭(zhēng)知識(shí)；(5) 企業(yè)歷史“窗口，即發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)的檔案記載“歷史的作用。以上作用，特別是前四個(gè)作用，正是企業(yè)實(shí)施知識(shí)資源管理提升檔案知識(shí)作用的初衷！

26、3.2企業(yè)知識(shí)資源管理要支持企業(yè)管理及其開展戰(zhàn)略任何管理都是企業(yè)管理的部份，都要符合企業(yè)管理總體戰(zhàn)略的全局，企業(yè)知識(shí)資源管理也不例外，但由于知識(shí)資源管理是深化到企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的根底性管理，那就應(yīng)該在各個(gè)管理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出它的根底支持作用。支持企業(yè)人才戰(zhàn)略企業(yè)擔(dān)負(fù)著調(diào)整產(chǎn)品構(gòu)造、開辟擴(kuò)展、創(chuàng)新管理的一系列艱苦開展，這個(gè)開展中最重要的是人才和人才培育?？焖俚?、高質(zhì)量地培育出合格的專門人才是企業(yè)人才戰(zhàn)略的中心目的，而知識(shí)資源管理必需擔(dān)負(fù)起培育內(nèi)容(專門企業(yè)技術(shù)與管理實(shí)戰(zhàn)知識(shí)，企業(yè)文化知識(shí))、培育方式、培育渠道支持的關(guān)鍵任務(wù)。支持學(xué)習(xí)型企業(yè)組織建立對(duì)中大型企業(yè)來說，再采取傳統(tǒng)塔式、方案審批式管理曾經(jīng)不能釋放

27、出寬廣員工的發(fā)明力，而要建立學(xué)習(xí)型組織，采用學(xué)習(xí)型組織管理的方式，實(shí)現(xiàn)員工自我調(diào)理。讓員工向任務(wù)學(xué)習(xí)、向問題學(xué)習(xí)、團(tuán)體學(xué)習(xí)，為實(shí)現(xiàn)愿景目的，充分調(diào)發(fā)動(dòng)工的創(chuàng)新才干。要實(shí)現(xiàn)或推進(jìn)這個(gè)學(xué)習(xí)型組織目的的建立，最主要的就是檔案型知識(shí)資源的及時(shí)支撐，由于這些知識(shí)本身就來源于任務(wù)、來源于實(shí)際、來源于集體共同的智慧。而到達(dá)支撐學(xué)習(xí)型組織建立的關(guān)鍵是知識(shí)資源要適宜員工任務(wù)實(shí)踐，及時(shí)有效的提供，也及時(shí)有效地沉淀與規(guī)范。支持企業(yè)跨地域指揮管理今后，普通的企業(yè)集團(tuán)大多分布在多個(gè)地域，這給各地域機(jī)構(gòu)的指揮調(diào)度添加了難度、也會(huì)降低效率。能否讓大家共享勝利的方法，共享失敗的教訓(xùn)，是提高管理效率和管理程度的重要措施。做到這

28、一點(diǎn)，最主要的是要求檔案型閱歷知識(shí)資源的一致管理、及時(shí)支撐任務(wù)。到達(dá)這種支撐的關(guān)鍵是要熟習(xí)管理層的任務(wù)內(nèi)容和過程，適時(shí)地把相關(guān)閱歷知識(shí)資源配備在任務(wù)者的面前。支持企業(yè)員工跨地域協(xié)同任務(wù)除了指點(diǎn)層、管理層要共享知識(shí)以外，多地域的任務(wù)既有分工、又有協(xié)作。而要到達(dá)良好的協(xié)作，關(guān)鍵就在于知識(shí)與信息的溝通。對(duì)此，知識(shí)資源管理主要地將各地域任務(wù)情況、任務(wù)成果、任務(wù)閱歷等知識(shí)一致管理共享起來，并根據(jù)協(xié)作要求，用知識(shí)資源構(gòu)成及時(shí)的協(xié)作空間，讓大家在協(xié)作時(shí)，全面地了解和掌握相關(guān)知識(shí)和信息。3.3知識(shí)資源管理要為今后企業(yè)的知識(shí)管理打好根底企業(yè)在未來開展全面的知識(shí)管理是必然的，而知識(shí)管理開場(chǎng)的前提是“有知識(shí)可管，因

29、此，知識(shí)資源的管理的進(jìn)展決議了知識(shí)管理啟動(dòng)的時(shí)間。但畢竟知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的部份，在建立和推進(jìn)時(shí)應(yīng)該協(xié)調(diào)整體與部分的關(guān)系，因此要求：知識(shí)資源管理要明確其位置和作用，要留有充分地接口其實(shí)，這從知識(shí)資源管理主要是顯性知識(shí)管理的特點(diǎn)出發(fā)，就可以明確其在知識(shí)管理中的位置，同時(shí)也要明確它作為任務(wù)支持的根底管理，隨著與任務(wù)結(jié)合的深度，知識(shí)資源管理也就有其開展的深度空間。知識(shí)資源管理要成為企業(yè)知識(shí)管理的先導(dǎo)先要“有知識(shí)可管，這是知識(shí)管理的前提，也就注定了知識(shí)資源管理的先導(dǎo)作用。但能否起到這個(gè)作用，還是要看知識(shí)資源管理能否處理信息時(shí)代檔案管理的問題，并能否真正發(fā)揚(yáng)出檔案知識(shí)的五個(gè)作用。3.4知識(shí)資源管理的

30、詳細(xì)目的詳細(xì)上面概述了知識(shí)資源管理需求的重要方面，但終究該做什么？到達(dá)什么目的？還并不明確。這里，我們按照企業(yè)知識(shí)資源管理的特點(diǎn)要求，分解列明為：(1) 檔案管理知識(shí)資源化、信息化這闡明，把檔案(包括數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型檔案)按照前述知識(shí)資源管理的要求進(jìn)展資源化、信息化；(2) 知識(shí)資源及時(shí)支持指點(diǎn)決策這闡明，要把知識(shí)資源與指點(diǎn)決策任務(wù)結(jié)合起來，讓知識(shí)資源在指點(diǎn)進(jìn)展決策時(shí)很容易獲取，很及時(shí)提供；(3) 知識(shí)資源及時(shí)支持員工學(xué)習(xí)這闡明，要把知識(shí)資源與員工的入職學(xué)習(xí)、崗位學(xué)習(xí)、深化學(xué)習(xí)結(jié)合起來，提供隨時(shí)隨地地學(xué)習(xí)的內(nèi)容、渠道與空間；(4) 知識(shí)資源及時(shí)支持員工任務(wù)這闡明，要把知識(shí)資源與員工的實(shí)踐

31、任務(wù)結(jié)合起來，讓知識(shí)資源在任務(wù)的不同環(huán)節(jié)、不同程序上很容易獲取，很及時(shí)提供。同時(shí)，也讓實(shí)踐任務(wù)的成果和閱歷及時(shí)轉(zhuǎn)換成知識(shí)資源；(5) 知識(shí)資源管理IT平臺(tái)化從上述目的也看到，知識(shí)資源管理必需依托IT網(wǎng)絡(luò)，用平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)，并把平臺(tái)引進(jìn)到指點(diǎn)決策、員工學(xué)習(xí)和員工任務(wù)中；(6) 知識(shí)資源管理的平安化即確保知識(shí)資源是平安的。(7)知識(shí)資源管理制度化這闡明，知識(shí)資源管理的有效實(shí)施要有制度、機(jī)制加以保證，否那么就會(huì)流于方式，導(dǎo)致失敗。 之三：企業(yè)檔案知識(shí)管理的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我們的思想正在得到了解放，那就是使檔案管理走向知識(shí)資源管理。確定了這個(gè)目的，我們就將用知識(shí)資源管理的思想和方法指點(diǎn)規(guī)劃企業(yè)檔

32、案知識(shí)資源管理的系統(tǒng)實(shí)施。本文從思想、平臺(tái)、組織、制度等四個(gè)方面論述了企業(yè)檔案知識(shí)管理系統(tǒng)實(shí)施過程，并且還討論了國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)系統(tǒng)實(shí)施過程中將存在的問題。1、 企業(yè)檔案知識(shí)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的思緒要點(diǎn)1.1實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)資源化、信息化的思緒把過去數(shù)據(jù)型檔案資料看成“歷史資料信息，按信息管理方式在系統(tǒng)中分類，供查詢搜索；把過去的信息型檔案資料看成知識(shí)型文檔，按知識(shí)資源構(gòu)造進(jìn)展歸類、沉淀、共享運(yùn)用；對(duì)未來的數(shù)據(jù)型檔案，根據(jù)統(tǒng)計(jì)目的，設(shè)立統(tǒng)計(jì)數(shù)學(xué)模型，將其轉(zhuǎn)化成信息型文檔，按信息管理方式分類存貯，搜索查詢；對(duì)未來的信息型文檔，設(shè)立網(wǎng)上專家委托處置流程系統(tǒng)，快速將信息型文檔轉(zhuǎn)化成知識(shí)型文檔，按知識(shí)資源構(gòu)造

33、進(jìn)展管理，即歸類沉淀，共享運(yùn)用對(duì)未來的知識(shí)型文檔，設(shè)計(jì)、設(shè)立規(guī)范模板，并設(shè)立網(wǎng)上專業(yè)人員自動(dòng)處置流程系統(tǒng)，快速將知識(shí)型文檔構(gòu)成規(guī)范知識(shí)資源，并按知識(shí)資源管理實(shí)施“沉淀“運(yùn)用和“創(chuàng)新。1.2知識(shí)資源及時(shí)支持指點(diǎn)決策的思緒了解分析指點(diǎn)或管理決策的事項(xiàng)及過程，對(duì)其進(jìn)展規(guī)范化認(rèn)識(shí)，明確其決策的環(huán)節(jié)或方式；按決策環(huán)節(jié)陳列, 構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識(shí)資源子庫(kù)及知識(shí)地圖；設(shè)計(jì)、設(shè)立訂閱機(jī)制，讓指點(diǎn)根據(jù)決策任務(wù)內(nèi)容或根據(jù)決策環(huán)節(jié)陳列的知識(shí)資源分類文件類進(jìn)展訂閱；根據(jù)訂閱要求，一方面設(shè)立委托流程，委托專業(yè)人員或?qū)＜宜鸭R(shí)或信息資料，并規(guī)范處置；另一方面，對(duì)已產(chǎn)生在關(guān)聯(lián)知識(shí)資源庫(kù)的知識(shí)和信息，即自動(dòng)發(fā)送到需求它的

34、指點(diǎn)人員郵箱中。1.3知識(shí)資源及時(shí)支持員工學(xué)習(xí)的思緒了解組織構(gòu)造各崗位上的人員知識(shí)構(gòu)造要求和培訓(xùn)開展方案；按組織架構(gòu)和崗位，構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識(shí)資源子庫(kù)及知識(shí)地圖；根據(jù)崗位員工入職、晉級(jí)、達(dá)標(biāo)等規(guī)范，配備相關(guān)學(xué)習(xí)知識(shí)(有些是鏈接)的文件類到關(guān)聯(lián)知識(shí)庫(kù)中；對(duì)于知識(shí)資源庫(kù)中沒有的崗位學(xué)習(xí)知識(shí)，設(shè)立委托流程委托專業(yè)人員或?qū)＜宜鸭R(shí)并規(guī)范處置后沉淀在相關(guān)文件夾中；對(duì)崗位關(guān)聯(lián)知識(shí)資源庫(kù)的知識(shí)，為人力資源管理專門人員設(shè)計(jì)、設(shè)立知識(shí)委托考核出題流程，以便委托建立崗位入職、晉職、達(dá)標(biāo)等的學(xué)習(xí)考試標(biāo)題；設(shè)立員工自學(xué)考試功能模塊，在學(xué)了相關(guān)崗位知識(shí)后，就可以自行選擇考試。1.4知識(shí)資源及時(shí)支持員工任務(wù)的思緒了

35、解分析各項(xiàng)業(yè)事務(wù)任務(wù)，內(nèi)容及過程，對(duì)其進(jìn)展規(guī)化認(rèn)識(shí)明確其過程的節(jié)點(diǎn)，并按知識(shí)構(gòu)造的獨(dú)立性分解節(jié)點(diǎn)及節(jié)點(diǎn)內(nèi)作業(yè)程序；按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程節(jié)點(diǎn)及節(jié)點(diǎn)內(nèi)作業(yè)程序，構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識(shí)資源子庫(kù)及知識(shí)地圖；設(shè)計(jì)、設(shè)立訂閱機(jī)制，讓員工根據(jù)當(dāng)前從事的節(jié)點(diǎn)任務(wù)內(nèi)容或根據(jù)知識(shí)地圖中的相關(guān)分類文件類進(jìn)展知識(shí)訂閱；根據(jù)訂閱，一方面設(shè)立委托流程，委托專業(yè)人員或?qū)＜宜鸭R(shí)或信息資料，并規(guī)范處置；另一方面，對(duì)已產(chǎn)生在關(guān)聯(lián)知識(shí)資源庫(kù)的知識(shí)和信息，即自動(dòng)發(fā)送到需求它的任務(wù)人員郵箱中。1.5知識(shí)資源管理IT平臺(tái)化的思緒用B/S構(gòu)造設(shè)計(jì)，隨時(shí)隨地用游覽器訪問運(yùn)用系統(tǒng)平臺(tái)；運(yùn)用系統(tǒng)分為：知識(shí)資源運(yùn)用功能前端平臺(tái)系統(tǒng)、知識(shí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)

36、系統(tǒng)、知識(shí)資源后臺(tái)搜集整理系統(tǒng)、資源庫(kù)管理系統(tǒng)；指點(diǎn)和員工經(jīng)過運(yùn)用功能前端平臺(tái)訪問和利用知識(shí)資源；資源庫(kù)管理人員經(jīng)過庫(kù)管理系統(tǒng)規(guī)劃建立庫(kù)分類，知識(shí)地圖，并制定和設(shè)立訪問權(quán)限；資源庫(kù)管理人員、知識(shí)資源的專業(yè)委托人員和知識(shí)資源的委托專家經(jīng)過后臺(tái)搜集整理系統(tǒng)實(shí)時(shí)建立知識(shí)資源中的內(nèi)容；思索到知識(shí)資源與數(shù)據(jù)型檔案、信息型檔案一同管理，并且知識(shí)資源很多來源于數(shù)據(jù)、信息型檔案，故采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)作為資源庫(kù)；思索到今后的開展，知識(shí)資源管理平臺(tái)采用J2EE架構(gòu)設(shè)計(jì)，具有跨平臺(tái)特性、很強(qiáng)的擴(kuò)展性和功能模塊的可反復(fù)利用。1.6知識(shí)資源管理的平安化思緒在企業(yè)的各個(gè)地域機(jī)構(gòu)，分布設(shè)立訪問效力器，在總部設(shè)立運(yùn)用系統(tǒng)效力器

37、，各效力器之間設(shè)立VPN聯(lián)接；在運(yùn)用系統(tǒng)中對(duì)知識(shí)資源分層級(jí)設(shè)立平安訪問權(quán)限；對(duì)運(yùn)用系統(tǒng)的登陸，設(shè)立密碼檢驗(yàn)；對(duì)特別重要的文件、信息，在訪問時(shí)設(shè)立指紋校驗(yàn)。1.7知識(shí)資源管理制度化思緒首先用制度的方式確定知識(shí)資源管理的組織機(jī)構(gòu)；用制度方式確定專業(yè)人員、專家、管理人員的職責(zé)和權(quán)益；建立員工參與學(xué)習(xí)和任務(wù)運(yùn)用知識(shí)資源的鼓勵(lì)措施；建立員工參與奉獻(xiàn)知識(shí)的獎(jiǎng)勵(lì)措施；建立訪問權(quán)限的審核制度。2、知識(shí)資源管理運(yùn)用系統(tǒng)IT平臺(tái)構(gòu)造方案 根據(jù)前述知識(shí)資源管理的思緒，我們看到整個(gè)處理思緒明確了運(yùn)用系統(tǒng)的構(gòu)造，如圖示：其中：知識(shí)資源運(yùn)用功能系統(tǒng)的主要功能有：知識(shí)訂閱：決策知識(shí)訂閱，業(yè)事務(wù)任務(wù)知識(shí)訂閱信息搜索知識(shí)地圖：?jiǎn)T工學(xué)習(xí)知識(shí)地圖，業(yè)事務(wù)任務(wù)知識(shí)地圖，決策支持知識(shí)地圖在線考試：崗位學(xué)習(xí)在線考試知識(shí)沉淀：任務(wù)成果報(bào)告、任務(wù)案例總結(jié)、任務(wù)搜集資料資源庫(kù)委托搜集、整理系統(tǒng)的主要功能有： 委托搜集流程 委托規(guī)范流程 委托出題流程知識(shí)資源庫(kù)管理系統(tǒng)的主要功能有： 知識(shí)關(guān)聯(lián)分類 檔案模板制定 訪問權(quán)限設(shè)置 知識(shí)關(guān)聯(lián)鏈接3、知識(shí)資源管理的組織建立方案按照知識(shí)資源管理系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)轉(zhuǎn)的要求，以知識(shí)資源管理任務(wù)推進(jìn)與保證要求，其組織構(gòu)造可以設(shè)計(jì)為：其中：知識(shí)資源管理部：擔(dān)任知識(shí)資源庫(kù)