秘書學-公文處理

1、.PAGE ：.； 公文處置任務公文處置任務概述一、特性一概念 公文處置任務，通常稱為文書任務，是指機關單位在運用公文來處置日常公務的活動中，圍繞公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進展曲的一系列銜接有序的任務。了解：發(fā)文。一系列環(huán)節(jié)。收文。同上。平常管理。成效，嚴密和管理環(huán)節(jié)。立卷歸檔。二特點政治性。首先是指直接關系到黨和國家方針、政策、法令、法規(guī)的貫徹執(zhí)行。其次集中表達在它是國家機器盍的重要保證。還表如今它是機關任務效率的重要環(huán)節(jié)。時限性。一是及時迅速。二是適時。機要性。性和重要性。規(guī)范性。一致的規(guī)范化規(guī)范，法規(guī)文件規(guī)定。全面完備，各個環(huán)節(jié)方面。二、其它一根本義務 收文；發(fā)文；平常管理；立

2、卷歸檔；處置群眾來信；會議、匯報、的記錄和整理；有關資料和其它文書任務。二重要作用與公文的作用有區(qū)別。助手作用。紐帶作用。查考作用。三組織組織是保證。包括三方面：組織機構 公文處置任務不是機關的一項專門的業(yè)務職能，也不只是機關內部某一組織機構的業(yè)務，而是涉及整個機關各機構、各部門的任務，但都納入秘書部門的任務范圍之中。大機關：專門秘書機構。小機關：專職或兼職文書人員。組織指點沒有一個全國性的指點機構對全國各地公文處置任務進展垂直指點和指點。從全國說，中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別對各自系統(tǒng)的文書任務指點和指點。方式：制發(fā)規(guī)章，作出指示，召開會議等。從一個機關說，由秘書長或辦公廳室主任指點。從

3、上下級說，上級秘書部門對下級秘書部門進展業(yè)務指點。從職能部門說，責成一名秘書分工擔任。從檔案室說，負有一定指點責任。組織方式類型：一是集中方式。辦公室。小機關。二是分工方式。辦公室和業(yè)務部門的秘書部門或專兼職。一二層構造四原那么第四、五條必需準確、及時、平安、嚴密、加強集中一致管理、堅持實事求是，按要求和規(guī)定進展的原那么。分開來是要求。二、公文行文規(guī)那么按一定的規(guī)定或準那么來處置機關之間的行文關系。一行文關系發(fā)文機關和受文機關的文件往來關系。第十二條：根據各自的隸屬關系和職權范圍來確定。.國家行政機關的隸屬關系和職權范圍。規(guī)定縣級以上。隸屬關系就是上下級的指點與被指點關系。普通不得越級行文。.

4、黨的各級機關之間的隸屬關系和職權范圍。全黨服從全國代表大會和中央委員會。.黨政機關行文關系：上下級構成指點與被指點關系。上級主管業(yè)務部門和下級業(yè)務部門之間具有業(yè)務上指點關系。非同一系統(tǒng)之間是不相隸屬關系。無論級別高低。同一系統(tǒng)的同級機關之間和不同系統(tǒng)的同級機關之間都是平行關系。和 用函。二行文方式下行文逐級多級直達基層組織和群眾上行文逐級多級，少數特殊情況。越級，特殊必要。平行文 三行文規(guī)那么第十條至第十八條；第十一條至第十五條。行文關系根據隸屬關系和職權范圍來確定。精減，嚴厲控制發(fā)文數量和范圍。普通不得越級行文。正確確定主送機關和抄送機關。結合行文。同級，協(xié)商一致，相對應的各機關都理為主送機

5、關。請示秘書部門向下直接行文，把握好職權范圍和授權范圍。對授權機關或指點人普通不提名在文件開頭加以闡明。 第二節(jié) 公文辦理程序概述 指文件在機關內部從構成到運轉處置所必需經過的一系列環(huán)節(jié)。分為收文和發(fā)文。不是一切機關都必需經過一切的公文辦理程序。收文辦理程序 簽收 收件人傳達室或秘書在對方的送文薄或投遞單上簽字。三個來源：機要件，郵件和電報，送來件。四個查清。拆封 文書人員。只對寫明本部門的。其它分辦。要細心。登記 文書人員。收文登記薄。方式：薄冊式；聯(lián)單式和卡片式。分辦 有關指點、部門和承辦人員。便函、請?zhí)V告等，不登記。直接交有關部門和人員傳閱 各指點和部門。以文書人員為中心。稱“輪輻式

6、。和。擬辦 秘書部門擔任人或業(yè)務部門承辦人。署擬辦人姓名和日期。批辦 指點?！芭k意見欄。承辦 有關部門或人員。關鍵性環(huán)節(jié)?？上蛑更c反映意見，擬出復文請有關部門會商，簽名后報指點。催辦 時限。秘書部門。注辦 也稱辦復。 經辦人。三、發(fā)文辦理程序擬稿。第一個、關鍵性環(huán)節(jié)。審核。部門擔任人或有閱歷的秘書。六查：能否需求行文口頭、電報、面談的就不，與已有文件沖突的不再；簽發(fā)。指點人。在職權范圍內。繕印。打字員。校正。雙人對制。一校一讀。用印。日國務院上不壓正文，下騎年蓋月。登記。薄冊式。封發(fā)。郵遞，機要交通和專人。 第三節(jié) 公文立卷任務 一、公文立卷及其意義 一立卷與案卷 立卷是指文書部門將曾經辦理

7、終了的具有一定查考利用價值的文件資料，按照它們在構成過程中的聯(lián)絡和一定的規(guī)律組成案卷。案卷也稱卷宗，是指有關某一總是或某一任務活動的系統(tǒng)的、具有親密聯(lián)絡的文件資料組合體。是文書檔案的根本保管單位和統(tǒng)計單位。 辦理終了，不是文件內的事情辦理終了，而是指在公文處置程序上曾經辦理終了。指點指點性文件有普遍意義，不要求馬上回答，發(fā)文之后就可歸檔。收文一段時間再歸檔。不用辦復的收文，傳閱后就可歸檔。問性文件，可歸檔。艱苦問題，需求長時間的，有許多小問題，只需其中某項詳細問題已處理，也可以歸卷。正在辦理的，依然處于公文運轉辦理過程的文件，不能馬上立卷。有一定參考價值的立卷。如普通性學術會議通知。按照文件在

8、自然過程中構成的聯(lián)絡和一定的規(guī)律組成案卷。案卷是文書檔案的根本保管單位和統(tǒng)計單位。二立卷意義堅持文件之間的歷史聯(lián)絡，便于查找利用。維護文件的完好與平安，也便于文件的保管。為檔案任務打下根底。二、立卷任務的組織 一文書部門立卷制度 和 二立卷的分工。文件以本機關為主。 上級下文。綜合性的，由秘書部門立卷。專業(yè)性、業(yè)務性由業(yè)務部門立卷。本機關文件。秘書部門起草的，業(yè)務部門起草的，各自立卷。結合行文，其它機關只保管印制本。下級來文，部門誰辦誰立卷。會議文件，業(yè)務部門召開，自立卷。三、立卷的原那么和方法原那么。堅持文件之間的歷史聯(lián)絡，區(qū)分保管價值，便于保管和利用。根本方法 根據文件的特征組卷。主要方法

9、。問題特征。指內容所反映的問題、事物、事件、人物、 性質等具有的共同特點。表如今標題的事由上。是一種自然的、常用的、主要的方法。時間特征。文件構成的時間和文件內容所針對的時間。一是寫成年立卷。二是針對年度立卷。三是復文年。四是轉發(fā)時間。稱號特征。文種特征。在數量不多時。作者特征。廣州市政府。地域特征。廣州市。通訊者特征。雙方。靈敏運用六個特征。在一個案卷內結合運用兩個至四個特征。問題特征是主要的。適當照顧文件的保管價值組卷，劃分文件的保管期限。國家檔案局年月日關于文書檔案保管期限的規(guī)定。永久保管。一是本機關制定的法規(guī)政策性文件，重要問題的、重要會議的文件。二是屬于本機關主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重

10、要文件資料。長期保管。普通任務活動，在較長的時間內有參考價值的。年。短期保管。較短時間內有參考利用價值的。年以下。一是事務性的。二是非主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的，下級報來的普通總結報告報表。四、公文立卷的預備任務。不能等到一年終了時動手。一是事先編制好立卷類目，二是做好平常歸卷任務。一立卷類目的編制。分類：一是綜合類目，包含各部門在內運用的類目，二是分編的類目。制定者，普通是文書處置部門會同秘書部門、機關檔案部門共同研討編制。構造：主要由類名和條款組成。類名，即類別。一按任務性質分，二按組織機構分。條款，即條目。是類名之下一組文件夾的總標題。一個條款就是年終構成的一個案卷。，條款稱號就是預先擬出的

11、案卷標題。留意：一是按照立卷特征來擬制，二是注明保管期限。順序號，即文書處置號，簡稱條款號。一是大流水編號，二是分類流水編號，如-；-；-等。類名和條款的陳列呈表格式，即立卷類目表。二平常歸卷任務 一是搜集。二是檢查和調整。三是待歸文件。四是無須立卷文件另設卷夾存放，年終銷毀。 第四節(jié) 案卷整理與歸檔一、案卷的組合即組卷，是年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件資料進展調整立卷、卷內文件陳列和編號以及擬寫案卷標題等一系列任務。 一調整立卷 留意：一是文件的成份，二是聯(lián)絡，三是數量，四是保管價值。根據國家檔案局機關檔案任務業(yè)務建立規(guī)范 二卷內文件的陳列和編號 陳列。按時間、問題、重要程度、文

12、號、作者、地域、通訊者、文種、人名筆畫或拼音字母等順序陳列。時間作者時間問題時間地域時間通訊者時間，等。在前的有：重要的，正件，印件卷內文件編號：以“頁為單位，不以“張三擬寫案卷標題 封面上最重要的工程，是內容的總概括。 構造及標法 根本構造：作者、關于問題的、稱號三個根本部分。加時間、地域亦可。標明文件作者，盡量寫全稱。作者多，用習慣用法：如“某地域某縣關于如“等五市關于“標明問題，是標題的中心，全面、準確、簡練。標明文件作者。有的標題稱號部分運用專門術語：案件資料，限于對某一案件、事件或某個人問題的調查和處置。來往文書，限于機關之間商洽普通性任務問題。資料，限于針對正式文件以外的輔助資料。

13、標明時間文件內容所針對的時間而不是文件構成的時間。只需方案總結等需求。標明通訊者。先寫明甲方和乙方，然后寫問題和稱號?！澳彻九c某公司就#的往來文書標明地域。有的大的概念，如“各、“等留意：控制在二三十個字以內，最多不超越五十。備有專門擔任制的“擬寫案卷封皮草底。二、編目成卷任務指在組合案卷的根底上對卷內文件進展編目、裝訂以及案卷的陳列、編號等任務。 一編目填寫卷內文件目錄。：順序號、文號、責任者、題名、日期等。備考表。用以注明文件需求闡明的情況。案卷封皮。工程：全宗稱號、類目稱號、案卷題名、時間、保管期限、件數等。 二裝訂與裝盒帶底稿的文件為正卷，應裝訂。第二套卷，即重份文件卷，應裝盒。要求：整齊、結實，不影響閱讀。不可用刀切。不裝訂的用“散裝卷。硬皮