秘書的素養(yǎng)基本培訓(xùn)

1、秘書的素養(yǎng) 素養(yǎng)的概念：現(xiàn)代漢語詞典平日的修養(yǎng)。 其他解釋修習(xí)涵養(yǎng)。修養(yǎng)：現(xiàn)代漢語詞典指理論、知識、藝術(shù)、思想等方面的一定水平；(2)指養(yǎng)成的正確的待人處事的態(tài)度。網(wǎng)絡(luò)原意包括修身養(yǎng)性、反省自新、陶冶品行和涵養(yǎng)道德?！靶摒B(yǎng)”這個詞，從廣義看是指人們政治、道德、學(xué)術(shù)以至技藝等方面進行的勤奮學(xué)習(xí)和涵養(yǎng)鍛煉的功夫，以及經(jīng)過長期努力達到的一種能力或思想品質(zhì)；從狹義看，“修養(yǎng)”通常是指思想品德修養(yǎng)。思想品德修養(yǎng)是以人的政治態(tài)度、思想意識和道德品質(zhì)為基本內(nèi)容的。 修養(yǎng)的本質(zhì)如同人的性格，最終還是歸結(jié)到道德情操這個問題上。 秘書的素養(yǎng)包括各個方面，比如知識能力素養(yǎng)，政治理論素養(yǎng)，職業(yè)道德素養(yǎng)，心理和性格素養(yǎng)

2、，作為女秘書必備的素養(yǎng)，秘書資質(zhì)素養(yǎng)的培訓(xùn)和考核。第一節(jié) 秘書的知識和能力素養(yǎng)一、秘書的知識素養(yǎng) 秘書工作的綜合性，要求秘書必須具有較寬廣的知識面；同時，秘書工作的自身專業(yè)特點，又要求秘書人員必須具有較深厚的專業(yè)知識。 1、基礎(chǔ)知識 高中文化程度，是國家對政府機關(guān)干部的最低要求，也是秘書人員應(yīng)有知識的基本層次。 2、專業(yè)知識 專業(yè)知識是指所有秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識，包括：公文和應(yīng)用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，辦公室管理知識，調(diào)查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，信息科學(xué)知識，行為科學(xué)知識和公共關(guān)系知識等。 3、行業(yè)知識 行業(yè)知識是秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知

3、識，如在政府機關(guān)工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識、市場營銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識。 4、 相關(guān)知識相關(guān)知識是秘書人員為了適應(yīng)時代的需要，應(yīng)該具有較高層次的知識要求，不斷加強自身的知識素養(yǎng)，掌握如經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、哲學(xué)等學(xué)科知識。具有了這樣的知識，可以使秘書人員從更廣闊的領(lǐng)域去從事秘書工作，取得更高的工作效率和業(yè)績，對自身有更嚴(yán)格的要求和約束。比如很多秘書缺乏法律知識，觸犯國家法律，或者有的就知法犯法。李真，1962年5月出生，1981年中專畢

4、業(yè)，先后在張家口地區(qū)果樹場、張家口市油漆廠工作，1989年7月調(diào)河北省建設(shè)投資公司工作；1990年11月到河北省政府辦公廳工作，為副省長當(dāng)秘書；1993年6月到河北省委辦公廳工作，為省委書記當(dāng)秘書；1994年12月任河北省委辦公廳副主任；1995年12月任河北省國稅局黨組副書記、副局長，1997年7月任局長，1998年4月任黨組書記、局長；2000年3月1日被“雙規(guī)”，2001年4月被依法逮捕。經(jīng)查，李真在擔(dān)任河北省政府辦公廳秘書、河北省委辦公廳秘書、副主任，河北省國稅局副局長、局長期間，先后收受賄賂折合人民幣868.04萬元（以下未標(biāo)明幣種的均為人民幣）、禮金48萬元，非法占有公私財物19.

5、95萬元，收受450余件貴重物品，價值115.1萬元。以上共計人民幣1051.09萬元。該數(shù)字比數(shù)年前幾起“秘書腐敗案”中的涉案金額有了驚人的增長。1996年，陳希同秘書陳健受賄40.9萬元，判刑15年；王寶森秘書閆振利貪污1萬元，判刑7年；鐵英秘書段愛華受賄5.6萬元，判刑5年；黃超秘書何世平受賄24.3萬元，判刑16年擁有科學(xué)合理的知識結(jié)構(gòu)，會發(fā)揮出1+12的作用和效果。二、秘書的能力素養(yǎng) 秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。 1、寫作能力 具體是指公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力，這和對記者、作家的寫作能力要求不同。 寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還

6、反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力。 2、口頭表達能力 秘書要會說一口流利標(biāo)準(zhǔn)的普通話，要口齒清晰，語速適中。秘書要善于說話，要會說話。說話要有條例，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。 李真被“雙規(guī)”前的歌頌性報道：“認(rèn)識河北省國稅局局長李真是在去年夏季，在國家稅務(wù)總局貫徹十五大精神的務(wù)虛會上。他35歲年紀(jì)，血氣方剛，稚氣未脫，格外引人注目。年底，我去石家莊辦事，順便拜訪他，正趕上他在省局及11個市局處級以上干部思想政治工作會議上作報告。稿子丟在一邊，水不喝一口，推心置腹，聲情并茂，大段地背誦范仲淹岳陽樓記、丘吉爾著名的講演。3個多小時下來，

7、節(jié)奏愈發(fā)地快，情緒愈發(fā)地激昂，直到嗓音沙啞，力盡筋疲。我的筆迅速記下了以下句子：“做人，要有一種精神，一種情懷！”“坐到這個位子上，要捫心自問：有沒有事業(yè)心，責(zé)任感？！”“不要麻木，麻木就沒有希望！”“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂，舊朝官吏尚且有如此情操，何況我們！”“克己奉公，廉潔從政!” 李真：“人格人品贏得人，正義正氣感染人，豪情豪氣激勵人，才能才華折服人”。案例 一語不當(dāng)險失合作良機2002年春天，一香港大客商到華北某公司商談投資合作事宜。公司上下對此都非常重視，早早做出了各種安排。公司總經(jīng)理特意安排出專門的時間，靜候貴客。在專門安排的會客室里，精心準(zhǔn)備了煙、茶、水果，還派自己的秘書

8、提前到公司門門等候。 香港客商進入公司大門后，迎候在門廳的公司總經(jīng)理秘書馬上上去熱情與客商握手。可能是知道事情的重要性，反倒有些緊張，竟然對客商說：“我們總經(jīng)理在那邊（指會客室），他叫你過去?！毕愀劭蜕桃宦?，當(dāng)即非常生氣地說：“他叫我去？我就一定要去？我又不是他的下屬，憑什么叫我？你們現(xiàn)在就是這樣對待合作者的？那以后還了得？合作應(yīng)當(dāng)是關(guān)系平等的。”于是這位客商當(dāng)即轉(zhuǎn)身，一邊走一邊說：“貴公司如真有合作誠意，叫你們經(jīng)理到我入住的賓館去談吧。”說完拂袖而去。事后，總經(jīng)理不得不登門道歉，經(jīng)過一番相當(dāng)大的努力，才重新爭取到了雙方合作的機會。3、聽知能力善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人冗長、

9、反復(fù)的發(fā)言中概括出要領(lǐng)，或者從眾口交加、激烈爭論中抓住重點，并且能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡明的語言加以復(fù)述。聽知能力還意味著秘書應(yīng)努力掌握方言、外語和民族語言。我國疆土遼闊、民族眾多，現(xiàn)在實行開放政策，橫向聯(lián)系和國際交流日益增多，秘書多懂一種方言、多懂一種民族語言或外語，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。案例 秘書要有“聽辨功”在一次縣長辦公會議上，新上任的縣長指著一份報告說：“這份東西開天窗的地方很多?！庇涗浢貢偎疾坏闷浣?，何謂“開天窗”？ 事后，他向別人求教，才知道縣長所謂的“開天窗”意味著漏洞多。 1、這個案例中，秘書的哪方面能力有所欠缺？為什么？ 2、作為秘書應(yīng)如何提高自己的聽辨能力？

10、4、閱讀概括能力 秘書要善于閱讀，既善于精讀，如對重要文件或經(jīng)典文本逐字逐句研究，從字里行間領(lǐng)會其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的警句或關(guān)鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。5、社交活動能力 現(xiàn)代社會中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常要參加各種社會活動，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，收集信息，進行協(xié)調(diào)，參加各種會議、會談或宴會，甚至有參加外事活動的機會。秘書人員必須具有一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。6、協(xié)調(diào)能力 秘書要善于發(fā)現(xiàn)機關(guān)與機關(guān)之間、部門與部門之間、機關(guān)與基層之間工作上的矛盾或不平衡

11、；要善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通、協(xié)調(diào)。案例：閻秘書的協(xié)調(diào)藝術(shù)飛燕實業(yè)總公司張總經(jīng)理與王副經(jīng)理，因為工作上的分歧，產(chǎn)生了誤解，最近一段時間，隔閡越來越大，矛盾也在加劇?？偨?jīng)理辦公室閻秘書想方設(shè)法在其間協(xié)調(diào)，但收效甚微，分歧和矛盾依然存在，雙方都認(rèn)為，是對方故意給自己過不去。機會終于來了。一天，總經(jīng)理病了，住進了醫(yī)院，閻秘書到醫(yī)院看望，把帶來的禮品放到床頭，然后對總經(jīng)理說：“我是代表王副總經(jīng)理來的?？偨?jīng)理病了，王總聽說后，很關(guān)心，叫我同他一起來看望你，但在來醫(yī)院的路上被銷售部經(jīng)理叫去了，說有急事，非要他去處理不

12、可?！睆埧偮牶蠛芨袆?。過了一段時間，王副總經(jīng)理病了，住進了同一家醫(yī)院，閻秘書到醫(yī)院看望，又買了禮品放到床頭，然后對王總說：“我是受張總委托來的，張總原定下班后與我一起來醫(yī)院看望你，臨時業(yè)務(wù)部經(jīng)理有急事，硬把他給拉走了。張總要我轉(zhuǎn)達他對您的問候，并祝您早日恢復(fù)健康，說公司離不開您!”躺在病床上的王總聽后，感動得熱淚盈眶，心想自己過去是錯怪張總了。今后一定要配合張總積極工作。經(jīng)過閻秘書從中協(xié)調(diào)，縮短了兩位經(jīng)理之間的距離，驅(qū)散了籠 罩在他們心頭的烏云。王總出院后，主動與張總打招呼，張總也熱情問候，兩人和好如初。 思考題：這個案例給做秘書的你有什么啟迪？7、觀察分析能力 秘書在工作中要時時、事事、處處

13、做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時提請領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補缺工作。不僅善于發(fā)現(xiàn)問題，而且要善于分析問題、提出解決問題的辦法供領(lǐng)導(dǎo)擇用、實施。觀察分析能力是秘書工作由被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)的前提條件。 8、應(yīng)變能力 秘書的大部分工作都有章可循，應(yīng)嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務(wù)性工作，在特殊的時間、地點、條件下，也常會出現(xiàn)意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。9、使用先進辦公器械的能力 諸如電話機、照相機、錄像機、復(fù)印機、打字機、電子計算機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等等。凡是辦公室擁有的器械、

14、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會使用。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用能力，可以備工作上的不時之需。 10、預(yù)測能力 預(yù)測是在大量事實和信息的基礎(chǔ)上，對可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學(xué)的預(yù)計。有經(jīng)驗并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測能力，這有助于進行主動服務(wù)和預(yù)防工作差錯，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機會。 案例：能力的表現(xiàn)大學(xué)同窗王芳和李蘭幾乎同時應(yīng)聘在某農(nóng)產(chǎn)品超市當(dāng)辦公室文員。不久，李蘭受到了總經(jīng)理的青睞，一再被提升，很快就作到了部門經(jīng)理，可工作起來同樣吃苦的王芳卻一直在做著文員。終于有一天，王芳忍無可忍，向總經(jīng)理提出辭呈，并痛斥總經(jīng)理用人不公。總經(jīng)理耐

15、心地聽著，若有所思。忽然他說，“年輕人，別忙著辭職，先幫我到今天的集市上看看，有什么可賣的。”王芳很快就從集市回來說，“只有一個農(nóng)民拉了一車土豆在賣?！薄耙卉嚧蠹s有多少袋，多少斤？”總經(jīng)理問，王芳又跑回去，回來說有10袋?！皟r格是多少？”總經(jīng)理又問，王芳欲再次跑回集市，總經(jīng)理望者氣喘吁吁的她說，“請休息一會兒吧，你可以看看李蘭是怎么做的?！闭f完，叫來李蘭對她說：“請你馬上到集市上去看看，今天有什么可賣的?！崩钐m很快從集市上跑回來了，匯報說到現(xiàn)在為止，只有一個農(nóng)民在賣土豆，有10袋，價格適中，質(zhì)量很好，她帶回幾個讓總經(jīng)理看看，這個農(nóng)民過會兒還要弄幾筐西紅柿上市，據(jù)李蘭看價格還公道，這種價格的西紅

16、柿總經(jīng)理可能會要，所以，她不僅帶回了幾個西紅柿做樣品，還那個農(nóng)民也帶來了，他現(xiàn)在正在外面等著回話呢！面對著這一切，王芳忽然明白了，李蘭比她多想了幾步，于是她在工作上總會取得成功。思考題：王芳和李蘭的差距在哪里？第二節(jié) 秘書的政治思想素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng) 一、政治思想素養(yǎng) （一）要有一定的政治理論素養(yǎng) 1、具有正確而高尚的世界觀 2、樹立法制觀念 3、樹立政策觀念 （二）具有良好的思想素養(yǎng)和工作作風(fēng) 1、全心全意為人民服務(wù)，對黨和人民負(fù)責(zé) 2、密切聯(lián)系群眾，實事求是 3、謙虛謹(jǐn)慎，不卑不亢 4、踏實細致，一絲不茍 5、敏捷干練，講究時效 6、富于創(chuàng)造，勇于開拓 二、職業(yè)道德素養(yǎng) 秘書的職業(yè)道德可概

17、括為：忠誠保密。 胡錦濤主席提出的“八榮八恥”社會主義榮辱觀。1、忠于職守，甘居幕后。大而言之是忠于國家的利益，人民的利益；小而言之是忠于本機關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟利益。對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。還要恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄。不越權(quán)，不以二首長自居，不狐假虎威。既不要打著服從的旗號是非不分，曲意逢迎，也不要打著堅持真理的幌子，詆毀領(lǐng)導(dǎo)，抬高自己。甘居幕后，這是秘書人員重要的職業(yè)道德修養(yǎng)之一。 秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，決定了秘書需站在領(lǐng)導(dǎo)身后，其工作的成果是隱性的，往往通過領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績體現(xiàn)。 一次會議的圓滿舉行、一份翔實的工作報告，操辦與起草的是秘書，贏取掌聲的是領(lǐng)導(dǎo)，而秘書總是默默無聞。

18、 2、嚴(yán)守機密，恪守信用。 秘書人員應(yīng)該嚴(yán)守黨和國家機密，不得泄露或出賣本單位的政治、軍事、經(jīng)濟、科技情報。秘書人員還應(yīng)做到不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾利益的事，也不得議論別人的隱私，以免制造矛盾，破壞團結(jié)。案例 不循規(guī)章制度丟失絕密文件1993年6月某日晚8時30分，位于南寧鬧市區(qū)朝陽派出所接到邊防某市國家安全局工作人員梁某的報案：半小時前，在越美快餐店丟失公文包一只，內(nèi)裝上半年安全工作總結(jié)材料（絕密級）一份。要求協(xié)助查找。派出所接到報案后，認(rèn)為事關(guān)重大，立即派出干警到現(xiàn)場調(diào)查了解，同時派出2組干警分頭出擊查找。該市國家安全局和地區(qū)國家安全處也派員協(xié)助公安部門偵破。經(jīng)多方努力，仍未能找到，絕

19、密級國家秘密就這樣輕易丟失了。經(jīng)過了解，梁某是造成丟失絕密件的直接責(zé)任人。他擔(dān)負(fù)著將絕密級工作總結(jié)材料送往地區(qū)國家安全處的任務(wù)。到南寧后，他沒有及時將絕密件送出，而是裝在公文包里隨身攜帶，先去看望在南寧市工作的愛人，然后到賓館辦理住宿手續(xù)，又和愛人一起到快餐店就餐，造成絕密級國家秘密丟失，因而受到行政警告處分。案例 宣傳出版應(yīng)“設(shè)防”我國的“兩步發(fā)酵法生產(chǎn)維生素C”是一項前途無量的科技成果。這項國家重大科技發(fā)明剛通鑒定，世界兩大生產(chǎn)國家瑞士和美國聞風(fēng)而至。競相出價要買下這項技術(shù)專利。沒想到，一個星期后，爭得臉紅脖子粗的兩國代表“和氣生財”，歡天喜地回老家去了。原來這項專利只值一本雜志的價錢。因

20、為某學(xué)報已將全部研制過程、細節(jié)、配方、劑量等刊登無遺，稍有化學(xué)常識者，回去按譜炒菜即可，真是得來全不費工夫。論語子路：“言必信，行必果，硁硁然小人哉?！?孟子曰：“車無轅而不行，人無信則不立。” 人云：人無信不立，業(yè)無信不存，國無信不興。3、廉潔奉公，遵紀(jì)守法。 李真最終走向死刑的教訓(xùn)。4、文明禮貌，謙虛謹(jǐn)慎。 個人素養(yǎng)要求。在工作中接人待物要文明禮貌，舉止大方，談吐文雅，常帶微笑。5、實事求是，勇于創(chuàng)新。 第三節(jié) 秘書的心理和性格素養(yǎng)一個優(yōu)秀的秘書，不僅要具有較高的理論修養(yǎng)和思想修養(yǎng)，具有良好的工作作風(fēng)、職業(yè)道德和廣博的知識，還必須了解并善于調(diào)節(jié)自己的心理，保持心理平衡，努力培養(yǎng)形成完美的性

21、格。 季水河秘書心理學(xué)(修訂版) ，復(fù)旦大學(xué)出版社 ，2007年第2版。秘書心理學(xué)(修訂版)是一部體例完整、系統(tǒng)性強、內(nèi)容豐富、特色鮮明的專著性教材。它堅持系統(tǒng)性、實踐性的基本原則，運用觀察、調(diào)查、實驗相結(jié)合的研究方法，借鑒心理學(xué)、秘書學(xué)、社會學(xué)、文化學(xué)等多門學(xué)科的研究成果，將秘書心理置于全球化時代中國社會變革的大背景下加以考察，全面地論述了秘書的角色特征、秘書的個性心理、秘書的欲望需求、秘書的智能結(jié)構(gòu)、秘書的價值取向、秘書的人際關(guān)系、秘書的人際交往、秘書的公關(guān)行為、秘書的工作激勵、秘書的心理保健等重要的理論問題和實踐問題，并且詳細解析了秘書工作實踐中的一些經(jīng)典案例。本教材既有科學(xué)性、理論性，

22、又有實踐性、實用性，適合高等院校秘書學(xué)專業(yè)師生、廣大秘書工作人員及管理干部閱讀。一、秘書的心理素養(yǎng) 心理素養(yǎng)，即心理品質(zhì)，是指一個人在心理過程和個性特征兩方面所表現(xiàn)出來的本質(zhì)特征，主要包括情感品質(zhì)、意志品質(zhì)和性格品質(zhì)等方面。秘書工作的特殊性，決定了秘書人員應(yīng)具有合乎職位需要的、具有個性特點的心理品質(zhì)。1、秘書的幾種不良心理現(xiàn)象（1）畏上心理 （2）自負(fù)心理（3）厭倦心理 （4）討好上司心理 （5）焦慮心理 （1）畏上心理 秘書的畏上心理主要表現(xiàn)為：在領(lǐng)導(dǎo)者面前誠惶誠恐，說話辦事畏首畏尾，生怕言行不合領(lǐng)導(dǎo)者心意，該干的事不敢大膽干，該說的話不敢大膽說，事無巨細，非領(lǐng)導(dǎo)點頭莫敢行動，唯唯諾諾、不參

23、不謀，甚至發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者有某種錯誤也不敢以適當(dāng)方式明言。（2） 自負(fù)心理 秘書的自負(fù)心理主要表現(xiàn)為：對下蠻橫驕縱、指手劃腳，時常借領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)威去教訓(xùn)、指揮別人，時常給人一種居高臨下的感覺，甚至對平級部門或人員也不能以平等的眼光給以應(yīng)有的尊重。 某些秘書產(chǎn)生這種心理，主要緣自缺乏清晰的自我意識和秘書角色意識，認(rèn)為秘書在領(lǐng)導(dǎo)者身邊工作，常被人視為領(lǐng)導(dǎo)者的“紅人”，自以為地位和條件都較優(yōu)越，因而產(chǎn)生盲目樂觀、沾沾自喜的自負(fù)心理。這種白負(fù)心理是秘書工作者的大忌，它嚴(yán)重地影響了領(lǐng)導(dǎo)者在人們心目中的地位，也損害了秘書工作者的聲譽，極易傷害同事感情，難以理順周邊關(guān)系，妨礙工作的正常開展。（3） 厭倦心理 秘書的

24、厭倦心理主要表現(xiàn)為：認(rèn)為秘書工作是“打雜”的，機械單調(diào)，枯燥乏味，因而失去工作的熱情，消極應(yīng)付，只求過得去，不求過得硬。 秘書工作是一種服務(wù)性工作，并且具有很強的事務(wù)性。秘書人員的工作十分繁忙，也十分瑣碎，還必須嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，需要經(jīng)常請示和匯報，如果不能正確看待秘書工作的職能意義，那么這種工作的事務(wù)性與被動性，便很容易使人產(chǎn)生厭倦心理。（3） 厭倦心理 秘書的厭倦心理主要表現(xiàn)為：認(rèn)為秘書工作是“打雜”的，機械單調(diào)，枯燥乏味，因而失去工作的熱情，消極應(yīng)付，只求過得去，不求過得硬。 秘書工作是一種服務(wù)性工作，并且具有很強的事務(wù)性。秘書人員的工作十分繁忙，也十分瑣碎，還必須嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，

25、需要經(jīng)常請示和匯報，如果不能正確看待秘書工作的職能意義，那么這種工作的事務(wù)性與被動性，便很容易使人產(chǎn)生厭倦心理。（4） 討好上司心理 秘書討好上司的心理主要表現(xiàn)為：刻意觀察領(lǐng)導(dǎo)顏色，喜歡做表面文章，而不愿埋頭苦干充當(dāng)無名英雄；內(nèi)心并不一定真正尊重自己的領(lǐng)導(dǎo)，但卻顯得格外忠誠，處處事事看上司的眼色行事，即使發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人的意見和行動是錯誤的、不明智的，也絕對稱是，不論是非曲直，只要能討得上司的賞識就行。 某些秘書產(chǎn)生這種心理，主要緣于膨脹的私欲。身為秘傳，卻不以當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的助手和參謀為要旨，而是懷著強烈的個人企圖，如升官晉級或有求于上司辦私事，抱著討好上司的心理，對領(lǐng)導(dǎo)者百般阿諛逢迎。以這種心理狀態(tài)

26、對待領(lǐng)導(dǎo)者、對待秘書工作，必然會嚴(yán)重貽誤秘書職責(zé)，從而損害領(lǐng)導(dǎo)工作。 （3） 厭倦心理 秘書的厭倦心理主要表現(xiàn)為：認(rèn)為秘書工作是“打雜”的，機械單調(diào)，枯燥乏味，因而失去工作的熱情，消極應(yīng)付，只求過得去，不求過得硬。 秘書工作是一種服務(wù)性工作，并且具有很強的事務(wù)性。秘書人員的工作十分繁忙，也十分瑣碎，還必須嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，需要經(jīng)常請示和匯報，如果不能正確看待秘書工作的職能意義，那么這種工作的事務(wù)性與被動性，便很容易使人產(chǎn)生厭倦心理。（5） 焦慮心理 秘書的焦慮心理主要表現(xiàn)為：在工作任務(wù)繁重、頭緒繁雜或處理意外事件時，瞻前顧后、左思右慮、情緒煩躁、思維遲鈍、過于敏感，不能對情況作出正確的評估與

27、判斷，使自己的能力不能正常發(fā)揮。 焦慮是指情緒的興奮和緊張狀態(tài)。正常人的焦慮具有情境性，它與面臨的情況較為復(fù)雜以及突發(fā)危急情況和出乎預(yù)料難于應(yīng)付的事件有關(guān)。一方面，秘書工作時常與細、繁、雜、忙為伴；另一方面，在社會組織管理工作中，也時常會遇到各種比較棘手的突發(fā)事件要秘書人員去處理。秘書必須掌握一些工作、調(diào)度、時間安排的方法，不斷積累處理繁難及突發(fā)事件的經(jīng)驗，不斷提高這方面的能力，這是克服焦慮心理的重要前提。 凡此種種心理現(xiàn)象，都不利于秘書工作的正常開展，都會給領(lǐng)導(dǎo)工作和管理活動帶來程度不同的損害，需要秘書工作者注意克服和搞好預(yù)防。秘書工作在管理工作中的地位和重要性，要求秘書人員必須具備良好的心

28、理品質(zhì)，注意加強對秘書良好心理品質(zhì)的培養(yǎng)。 2、秘書人員的個性心理要求1、興趣 2、意志 3、情緒 4、思維 5、記憶 1、興趣 “熱愛是最好的老師”2、意志 意志是人確定目的、實現(xiàn)目的、支配和控制自己行為的心理活動。意志具有自覺性、果斷性、自制力和堅韌性等積極的品質(zhì)。3、情緒。情緒是人的情感較強烈的、帶有沖動性的、明顯的外部表現(xiàn)。情緒的成熟首先表現(xiàn)為能夠控制自己的情緒。秘書人員要善于經(jīng)常保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極的、悲觀的、煩躁的情緒。冷靜是智慧的源泉，急躁是無能的表現(xiàn)；人在煩躁時開鎖，常會用錯鑰匙，甚至把鑰匙扭斷。史上最強女秘書事件。2006年4月7日晚，EMC大中華區(qū)

29、總裁陸純初回辦公室取東西，到門口才發(fā)現(xiàn)自己沒帶鑰匙。此時他的私人秘書瑞貝卡已經(jīng)下班。陸試圖聯(lián)系后者未果。數(shù)小時后，陸純初還是難抑怒火，于是在凌晨1時13分通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的“譴責(zé)信”。陸在發(fā)送這封郵件的時候，同時傳給了公司幾位高管。結(jié)果瑞貝卡以一封咄咄逼人的郵件進行回復(fù)，并讓EMC中國公司的所有人都收到了這封郵件。這件事在網(wǎng)上吵得沸沸揚揚。形成幾千人轉(zhuǎn)發(fā)的局面。一些網(wǎng)友稱瑞貝卡為“史上最強女秘書”。陸純初：Rebecca,I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday

30、and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person.With immediate effect, you do not leave the office until you have checked with all the managers you support - this is for the lunch hour as well as at e

31、nd of day, OK? 中文：“我曾告訴過你，想東西、做事情不要想當(dāng)然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認(rèn)為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認(rèn)無事后才能離開辦公室，明白了嗎？”（英文原信的口氣比上述譯文要激烈得多） 瑞貝卡：首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度上考慮的，北京這里不是沒有丟過東西，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個責(zé)任。 其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。 第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時間

32、，我一天就8小時工作時間，請你記住中午和晚上下班的時間都是我的私人時間。 第四，從到EMC的第一天到現(xiàn)在為止，我工作盡職盡責(zé)，也加過很多次的班，我也沒有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無法做到。 第五，雖然咱們是上下級的關(guān)系，也請你注重一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。第六，我要在這強調(diào)一下，我并沒有猜想或者假定什么，因為我沒有這個時間也沒有這個必要。事件的結(jié)果：郵件被轉(zhuǎn)發(fā)出EMC后不久，陸純初就更換了秘書，瑞貝卡也離開了公司。目前，EMC內(nèi)部對此事噤若寒蟬，一些參與轉(zhuǎn)發(fā)郵件的員工挨個兒被人事部門找去談話。盡管無論是郵件附加的個人點評還是BBS上的討論，力挺瑞

33、貝卡的聲音都超過了八成，但外企人力資源部的管理層卻并不買賬。記者采訪瑞貝卡，她說：“這事兒鬧得太厲害，我已經(jīng)找不到工作了”。她沒有料到郵件會被轉(zhuǎn)發(fā)出去，也沒有料到目前的局面。EMC回應(yīng)“郵件門”：“郵件門”對陸純初有何影響？前天晚上，陸純初授意遠在美國的EMC公司大中華區(qū)市場部經(jīng)理吳薇給記者發(fā)來聲明，“最近這位北京員工的離職完全是一個個人行為和獨立的事件，EMC大中華區(qū)的員工都充滿了信心與EMC一起取得更大的發(fā)展。”有IT業(yè)資深人士分析，像對大中華區(qū)總裁這種高管的評價，一般只有美國總部的總裁和總部人力資源部的主管才有發(fā)言權(quán)。 有人評價：“瑞貝卡在信中提到的理由，簡潔意賅，切中要害，句句在理，反

34、映出了瑞貝卡是個邏輯性強，直率果斷，但是這樣的人情商并不高，而一個人到后期的發(fā)展，情商起到了很大的作用。” 4、思維 思維具有廣度、深度和批判性 思維敏捷、縝密、合乎邏輯5、記憶秘書人員必須對人、事、文字材料等具有較強的記憶能力。有意識記憶！ 養(yǎng)成重要材料隨時記錄的好習(xí)慣。二、秘書人員的性格素養(yǎng) 1、氣質(zhì)的含義氣質(zhì)無好壞之分，性格有好壞之分。氣質(zhì)的含義：現(xiàn)代心理學(xué)家把氣質(zhì)解釋為人的心理活動的強度、速度、靈敏度等典型的、穩(wěn)定的心理特征。 氣質(zhì)表現(xiàn)為人的感受性（感覺能力的大?。?、耐受性（感覺的強化或消退）、敏捷性（言語、動作、記憶、思考、注意力轉(zhuǎn)移的快慢）、可塑性（根據(jù)外界事物變化而改變自己適應(yīng)性

35、行為的程度）、興奮性（情緒興奮的強弱和情緒表現(xiàn)的強烈程度）、傾向性（情緒、言語、動作等反應(yīng)傾向于外或是傾向于內(nèi)）。不同氣質(zhì)的特征可用下表表示： 2、性格和氣質(zhì)的關(guān)系性格的含義：性格表現(xiàn)為人對現(xiàn)實的態(tài)度和行為方式中的比較穩(wěn)定的、獨特的心理特征的總和。（P75）2、性格和氣質(zhì)的關(guān)系性格的含義：性格表現(xiàn)為人對現(xiàn)實的態(tài)度和行為方式中的比較穩(wěn)定的、獨特的心理特征的總和。（P75）氣質(zhì)部分地決定或構(gòu)成了人的性格。膽汁質(zhì)的人勇猛、果斷、頑強，但容易暴躁、粗心；多血質(zhì)的人熱情、開朗、活躍，但往往多變，缺乏毅力；黏液質(zhì)的人溫順、隨和、文雅，但往往膽小、猶豫不決；抑郁質(zhì)的人冷靜、細心、堅定，但固執(zhí)己見。 但現(xiàn)實生

36、活中純粹的氣質(zhì)類型是極少見的，往往兼有一二種氣質(zhì)。而且，人的心理活動動力性特點表現(xiàn)并不都屬于氣質(zhì)特征。無論什么型的人遇到高興的事都會精神振奮，情緒高漲；遇到不幸的事都會情緒低落，精神沮喪。 氣質(zhì)是人的生理機能，是先天性的、遺傳的，而人的性格雖與氣質(zhì)有關(guān)，卻在更大程度上受后天影響，即受生活環(huán)境、工作環(huán)境、工作性質(zhì)、個人經(jīng)歷、學(xué)識修養(yǎng)以及崇拜者、親密者的影響。也就是說，性格是可以改變，可以有意識培養(yǎng)的。3、氣質(zhì)、性格與秘書職業(yè)的關(guān)系無論哪一種氣質(zhì)類型的人都可以當(dāng)秘書，只是秘書要了解自己的氣質(zhì)，有意識克服自己氣質(zhì)特征的缺點，發(fā)揮優(yōu)點，要善于控制和調(diào)節(jié)自己的心理活動，培養(yǎng)完美的性格。4、秘書職業(yè)的性格

37、要求 有些國家對秘書的要求之一“性格完美”。 孔子說：“三十而立，四十而不惑，五十而知天命，六十而耳順，七十從心所欲不逾矩?！盇、開朗 美國蘭斯登載有效的經(jīng)驗一書中說：“跟陰郁的人在一起毫無樂趣可言，跟不能說笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對人與人的關(guān)系，而且對心理的健康也是非常重要的?！狈▏骷掖笾亳R說得好：“人生是一串無數(shù)的小煩惱組成的念珠，達觀的人總是笑著數(shù)完這串念珠?！?B、敏捷 C、穩(wěn)健D、堅毅E、幽默F(xiàn)、自制 三、秘書人員的心理調(diào)適 秘書的工作活動是一項十分繁重的腦力勞動。當(dāng)代秘書活動的緊張性、快節(jié)奏和高壓力，都對秘書的心理品質(zhì)提出了越來越高的要求。在對

38、秘書人員進行培養(yǎng)、選拔、考核、配置等工作中，應(yīng)重視心理品質(zhì)這一重要條件。秘書在自我發(fā)展、自我完善的進程中，也要努力加強心理修養(yǎng)的自覺性。秘書處于各管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊，事務(wù)的繁重，角色的復(fù)雜，都常使其心理處于緊張狀態(tài)，若不注意加以調(diào)整，就會造成心理失調(diào)甚至引起心理疾病。秘書的心理障礙，是指秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策與管理過程中存在消極的、比較穩(wěn)定的、影響正常行為的心理因素或心理狀態(tài)。與秘書正常心理相比，秘書心理障礙是一種消極的心理走向。在秘書活動中，盡管這種障礙存在著千差萬別的個性，但都會對秘書工作、秘書的成長帶來許多不利因素。以下癥狀屬心理疾病范疇，應(yīng)去看心理醫(yī)生。1.睡眠障礙。入睡困難、

39、早醒、多夢、易醒，醒后不能再入睡、夜驚、夜游、夢痍（經(jīng)常被噩夢驚醒）。2.情緒障礙。持續(xù)的心情低落、消極觀念、興趣減退、身體不適或消瘦、話少、活動減少；或情緒高漲、高興愉悅甚至欣喜若狂及易惱怒、脾氣急躁、言語多、自我評價高或夸大、行為鹵莽、睡眠減少而精力充沛。 3.應(yīng)激相關(guān)障礙。由強大的精神刺激或持續(xù)不斷不愉快處境導(dǎo)致抑郁、焦慮、害怕情緒，警惕性增高、失眠、過分擔(dān)心，遇到與刺激相似境遇感到痛苦。4.精神障礙。思維特殊，有時邏輯推理荒謬離奇，或言語中心思想無法琢磨、行為異常、自言自語、表情淡漠、疏遠親人、生活懶散，部分病人有敵意、沖動，此類病人多不認(rèn)為自己得病。5.焦慮障礙。莫名緊張、恐懼、坐立

40、不安，不時心慌出汗，癥狀突然出現(xiàn)、突然消失、癥狀出現(xiàn)前不可預(yù)測。6.強迫障礙。有明知沒必要卻控制不住的情緒、觀念和動作，如反復(fù)詢問、反復(fù)想一件事情、反復(fù)洗手、反復(fù)檢查、重復(fù)做某一動作，患者對此痛苦不堪，卻無法擺脫。7.恐懼障礙?；颊邔δ撤N環(huán)境、任務(wù)或物體產(chǎn)生強烈的恐懼，自已知道過分害怕不合情理，但不能克服，多用逃避方式應(yīng)付恐懼。8.疑病障礙。過分關(guān)注自己的身體健康，多擔(dān)心或相信自己患某種嚴(yán)重軀體疾病，反復(fù)就醫(yī)檢查。醫(yī)生解釋和醫(yī)學(xué)檢查的陰性結(jié)果不能打消其顧慮，即身體有某種器質(zhì)性病變，也不能解釋患者所訴癥狀的性質(zhì)和程度。9.疼痛障礙。持續(xù)、嚴(yán)重的疼痛，疼痛不能用生理現(xiàn)象或軀體疾病作出合理解釋，情緒

41、沖突或心理社會因素直接導(dǎo)致疼痛的發(fā)生。經(jīng)檢查未發(fā)現(xiàn)疼痛相應(yīng)的軀體病變。10.神經(jīng)衰弱。精神易興奮卻又易疲勞，多表現(xiàn)為緊張、煩惱、易激惹及肌肉緊張性疼痛和睡眠障礙。11.進食障礙。（1）神經(jīng)性厭食，多表現(xiàn)在愛美的青少年女性身上。為降低體重故意限制飲食，回避可導(dǎo)致發(fā)胖的食物，自我誘發(fā)嘔吐、自我誘發(fā)排便、過度運動或服用利尿劑，導(dǎo)致厭食、消瘦、閉經(jīng)、虛弱。（2）神經(jīng)性貪食。反復(fù)發(fā)作和不可抗拒的攝食欲望及暴食行為。有擔(dān)心發(fā)胖的恐懼心理，常采取引吐導(dǎo)泄、禁食等方法消除暴食引起的發(fā)胖，神經(jīng)性貪食者常有神經(jīng)性厭食病史。12.器質(zhì)性精神障礙。有明確的軀體疾病、腦部疾病。如冠心病、糖尿病、支氣管哮喘、肝臟疾病、腎

42、衰、腦血管疾病等。實驗室檢查異常，結(jié)果充分。同時伴有智力下降、記憶力減退、個性改變、意識障礙。以及興奮、躁動、胡言亂語、易喜易怒、情感脆弱等。日常生活、人際交往、工作、學(xué)習(xí)能力受損。13.性心理障礙。陽痿早泄、性冷淡、異裝癖、戀物癖、窺陰癖、露陰癖。常見的不良心理狀況：壓抑和焦慮心理調(diào)適的方法，如：A. 豁達法 B. 松弛法 C. 節(jié)怒法D. 平心法 E. 自脫法F. 心閑法第四節(jié) 秘書的性別特征 （女秘書必備的素養(yǎng)）一、秘書行業(yè)的性別特征 就世界范圍來說，秘書有著明顯的女性化特征。歐美國家女性秘書占絕大多數(shù)，美國甚至占到90%以上。改革開放以來，我國的秘書隊伍中女性呈現(xiàn)了迅速增長的趨勢，據(jù)調(diào)

43、查，在中國數(shù)百萬名企業(yè)秘書中，女秘書的比例達到90%，女性秘書還呈現(xiàn)出明顯的增加趨勢。秘書行業(yè)的性別構(gòu)成特點：1、女性化趨勢；2、女性在初、中級秘書中占絕大多數(shù)，而高級秘書則多數(shù)為男性。秘書行業(yè)性別構(gòu)成出現(xiàn)女性化趨勢，有幾個方面的原因：1、女性性別的性格特征 是因為女性的性格特征比較適合于普通秘書的職業(yè)要求。2、秘書工作的職業(yè)特征 秘書工作綜合性、服務(wù)性、程序性、保密性都比較強，而對體力要求不重，對技術(shù)要求也不太高，工作環(huán)境比較舒適，待遇較好，相對穩(wěn)定，社會地位比較優(yōu)越等等。種種因素綜合起來，就使秘書稱為比較適合女性的職業(yè)，甚至成為青年知識女性的理想職業(yè)之一。案例：健力公司是一家大型的、產(chǎn)品具

44、高科技含量的保健品公司，創(chuàng)建于1992年，現(xiàn)有員工300多名。公司新進來了一個秘書小王，她在工作方面沒有什么問題，人也非常勤快，可是就是穿著和舉止給人以不太得體的感覺。平時小王的穿著非常休閑：一件胸前印有圖案的T恤衫，藍色的牛仔褲，白色的旅游鞋。工作時，喜歡風(fēng)風(fēng)火火一陣風(fēng)似的，稍不注意經(jīng)常將茶杯碰倒，工作臺上的文件撒一地。有時從外面辦事回到公司，滿頭大汗，她只是用手擦擦汗，就像個假小子一樣開始給客戶打電話。辦公室主任張凡說她的著裝打扮不像一個公司職員，而是學(xué)生模樣，建議她改換著裝。小王誠懇地接受了批評。二、女性秘書的必備素養(yǎng) 1、儀表美。儀表美是指一個人外在的容貌、服飾和發(fā)型等方面的美。容貌主

45、要是天生得來。當(dāng)然可以通過整容，美化自身容貌，但這不屬于本文討論之列，故且不作論述。3、社會原因。男性占據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層的主體，根據(jù)性別異質(zhì)組合原則，男性領(lǐng)導(dǎo)人任用女性秘書作為助手，能夠配合默契，提高工作效率，改善工作環(huán)境和氛圍。由上案例看出，秘書王莉的成功，很大程度上得益于她對儀容修飾的恰當(dāng)把握。對于秘書來說，儀容的修飾是一門必修課，要讓自己在繁忙的秘書活動中隨時都充滿活力和自信，從而提高工作效率、提高自己的生活質(zhì)量，就要掌握儀容的相關(guān)知識。 【參考案例】 王莉，某高校文秘專業(yè)高材生，畢業(yè)后就職于一家公司做文員。為適應(yīng)工作需要，上班時，她毅然放棄了“清純少女妝”化起了整潔、漂亮、端莊的“白領(lǐng)麗人妝”

46、。使用不脫色粉底液、棕色眉筆修飾稍帶棱角的眉毛，選擇與服裝色系搭配的淺灰色眼影，在緊貼上睫毛根部描畫灰?guī)劬€，使用黑色自然型睫毛膏，選擇貼近唇色的唇膏，使得她整個妝容清爽、自然，盡顯自信、成熟、干練的氣質(zhì)。 心情好，自然工作效率就高。一年來，王莉以自己得體的外在形象，勤奮的工作態(tài)度和驕人的業(yè)績，贏得了公司領(lǐng)導(dǎo)和同仁的好評。于是過了不久，小王以一副新面孔展現(xiàn)在公司的同事面前：臉上的粉擦得那么厚，香水味也特別濃，打扮得花枝招展的，耳環(huán)閃閃發(fā)光，高跟鞋叮叮作響，嚇了同事一跳。同事都開玩笑說：“小王，最近是不是要去參加選美??？”弄得張主任眉頭皺了又皺。她告訴小王，秘書的儀容應(yīng)該體現(xiàn)秘書的職業(yè)特點，太

47、學(xué)生氣和太濃妝艷抹樁不符合秘書的儀容要求。2、儀態(tài)美。儀態(tài)是指人在行為中的姿勢和風(fēng)度。要求自然舒展，充滿生氣，端莊穩(wěn)重和藹可親。對女秘書而言，要盡量把自己充沛的精力和煥發(fā)的精神展現(xiàn)在工作當(dāng)中，體態(tài)容貌要神采奕奕，態(tài)度行為要熱情大方從容穩(wěn)健。誠如培根所說：“論起美來，狀貌之美勝于顏色之美，而適宜并優(yōu)雅的動作之美又勝于狀貌之美?！奔疵赖谋举|(zhì)在于秀雅合適的動作體態(tài)?！币虼?，女秘書要充分利用女性條理性強的特點，培養(yǎng)一種良好的工作作風(fēng)。3、語言美。女秘書與人交往，不僅要講普通話，發(fā)音準(zhǔn)確，而且要聲音大小適中，談吐文雅，邏輯嚴(yán)密。還要注意言辭的禮貌性、詞語的修飾性、語言的生動性、話語的針對性和說服性等等。

48、4、內(nèi)在美。如果說外在美是直觀性的，那么內(nèi)在美則是蘊含性的，是一種和諧的美。它可以彌補外在美的缺憾。身體的美，若不與聰明才智相結(jié)合，就是某種動物性的東西。內(nèi)在美是秘書工作的本質(zhì)要求和美的真蘊所在。女秘書的內(nèi)在美包括心靈美和知識能力美。隨著女秘書在秘書工作群體中數(shù)量的日益增加和地位的日益提高，如何提高女秘書的工作效率，加強審美修養(yǎng)，提高她們的審美情趣和創(chuàng)造美的能力，推動現(xiàn)代女秘書工作的完善與發(fā)展有著重要作用。 附：辦公室女秘書八大注意事項 做秘書難，做女秘書更難。怎樣才能左右逢源，做個人見人愛的女秘書呢？牛津管理評論提出以下八點注意事項，助你做個人見人愛的女秘書。 1、要有平常心 女秘書的職位很

49、特殊，她雖然不屬于公司的高級管理層，但因為工作直接對經(jīng)理負(fù)責(zé)，所以常常給人一人之下的錯覺。正因如此，女秘書才要保持一顆平常心：我只是公司的一名普通職員，我服務(wù)于我的工作。2、強化工作能力 要愛崗敬業(yè)，工作腳踏實地，在工作中不斷提升自己的素質(zhì)，對自己負(fù)責(zé)的事情拿得起放得下。要淡化自己的性別和身份，時刻牢記秘書的天職只是做好經(jīng)理的后勤。你不是花瓶，不是女招待，你惟一的標(biāo)識就是你的能力老板聘用秘書是在找得力助手，不是培養(yǎng)情人-成本太高。 3、端莊大方，舉止得體 無論做什么工作都得為自己的職業(yè)做出一定的犧牲，女秘書也是。服裝應(yīng)該素雅清爽，工作日要穿職業(yè)裝，不可以穿超短裙，化淡妝，不要打扮得很妖嬈。不然

50、，不但要讓同事懷疑你的居心，而且老板也會怕你毀了他的一世英明。 4、口風(fēng)要嚴(yán) 不該問的事不問，不該說的話不說因為工作性質(zhì)的關(guān)系，秘書的資訊會比較靈通一些，對老總的公事私事會知道很多，聰明的人都信奉有時候知道的越少越安全，當(dāng)你不得不知道時，只能金人三緘其口才能明哲保身。不要向同事買弄你的消息靈通，也不要不小心把同事的秘密說給上司聽。 5、有親和力 形象要自己樹立，人緣要自己去結(jié)交。要大家接受你、喜歡你，首先你要有一顆親善別人的心成功的女秘書要給人如沐春風(fēng)的感覺：開朗樂觀，笑靨如花，嚴(yán)于律己、寬以待人，善解人意，樂于助人。人性基本上是相通的，你喜歡別人怎樣待你你就怎樣待人；己所不欲，勿施于人。 6

51、、善于人際溝通 秘書最重要的職能是上傳下達。因為各種條件和因素的限制，老板和員工之間往往不能很好的溝通和了解，有時候一點點小誤會也會嚴(yán)重影響團隊之間的關(guān)系甚至公司的運作。這時候秘書應(yīng)該及時溝通，動之以情，曉之以理，把事情說清楚。兩頭煽風(fēng)點火最要不得。 7、有外交家的平衡術(shù)風(fēng)箱里的老鼠-兩頭受氣是秘書們經(jīng)常面臨的處境。在公司的各種勢力格局中，若把握不好分寸，上司會懷疑你?；^，與員工串通一氣蒙騙他，同事會認(rèn)為你為了個人的利益置他們與水深火熱之中。所以工作中你應(yīng)仔細揣摩各種利害關(guān)系，找到一個最佳平衡點。 8、無情 天下最愚蠢最可悲的女人就是愛上自己上司的女秘書。這種愛情的未來必然不被看好。如果你是

52、幸運的，你的上司還是單身貴族，結(jié)果意味著你必須結(jié)束在這家公司的職業(yè)生涯，何況這種幾率少之又少；如果你是不幸的，你的上司早有家室，你將不得不準(zhǔn)備打一場曠日持久的、異常艱巨的、讓你身心俱疲心灰意冷的戰(zhàn)役，并且，這場戰(zhàn)役注定要以你的慘敗收場，并且，你的痛苦是不被同情的。案例：蓋茨最得力的女秘書露寶 享譽全球的微軟公司在創(chuàng)業(yè)之初連間正式的辦公室都沒有。比爾蓋茨每每想到此時都感慨萬分，他說，在他最艱難的創(chuàng)業(yè)階段，是他的秘書露寶為他掃除了很多工作上的障礙，讓他能夠全身心地投入到這個行業(yè)。微軟公司當(dāng)時基本上都是年輕人，這些人搞業(yè)務(wù)、搞推銷都是一把好手，可是弄起內(nèi)務(wù)、治理方面的雜事，沒有人能有耐心。一次，為了

53、接待即將來訪的惠普公司人員，蓋茨才在亞帕克基市中心租了一套四個房間的辦公室，可里邊還是空蕩蕩的。蓋茨動員大家連夜去尋找辦公用品，自己則親手安裝終端設(shè)備。可這些，對于他的第一任秘書一個年輕的女大學(xué)生來說，似乎并不是她分內(nèi)的工作，一副不聞不問的冷漠勁兒讓蓋茨大傷腦筋。他深切地感到，對公司這些粗粗魯魯風(fēng)風(fēng)火火的年輕人來說，應(yīng)該有一位熱心腸、事無巨細的把后勤工作都能攬下來的總管式女秘書，不能總讓這方面的事來分他們的心。不久，蓋茨在自己的辦公室招見了伍德，問他需要的女秘書找到了沒有。伍德一連交上幾個年輕女性的應(yīng)聘資料，蓋茨看后都連連搖頭。他看中女秘書的干練、穩(wěn)重、能干，而對花瓶式的年輕女性沒愛好。“難道

54、就沒有比她們更合適的人選了？”蓋茨失望地責(zé)問伍德。 伍德猶猶豫豫地拿出一份資料遞給蓋茨：“這位女士做過文秘、檔案治理和會計員等不少后勤工作，只是她年紀(jì)太大，又有家庭拖累，恐怕”不等伍德說完，蓋茨已看完了這份應(yīng)聘資料，丟下句“就是她了”后揚長而去。就這樣，蓋茨的第二任女秘書42歲的露寶上任了。她是4個孩子的母親，出來應(yīng)聘時并沒有寄予太大的希望，在長年操持家務(wù)后她希望重新走向社會，重新追尋自我的價值。露寶是微軟公司總裁比爾蓋茨的第二任女秘書，在到公司工作時，她已42歲了，并且是四個孩子的母親，而比爾蓋茨當(dāng)年才21歲，正值創(chuàng)業(yè)之初。隨著微軟帝國的建立，蓋茨從露寶那里得到了信賴，露寶則從蓋茨那里得到了

55、尊重，也獲得了個人職業(yè)生涯的巨大成功。相輔相成，唇齒相依，成了微軟公司一道獨特的風(fēng)景。 第五節(jié) 秘書的培訓(xùn)與考核（秘書的資質(zhì)素養(yǎng)） 一、秘書的培訓(xùn) 1、學(xué)歷教育2、崗前培訓(xùn) 3、在職培訓(xùn) 二、秘書的職業(yè)資格鑒定1998年6月，勞動和社會保障部發(fā)布了秘書職業(yè)資格鑒定試點工作方案。指出：為提高我國秘書職業(yè)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好秘書的培訓(xùn)工作，逐步推行職業(yè)資格證書制度。根據(jù)勞動部有關(guān)文件精神要求，經(jīng)研究，決定從1998年上半年開始，在全國開展秘書職業(yè)資格鑒定的試點工作。秘書職業(yè)資格鑒定實行先試點后逐步開展的原則。首批開展秘書職業(yè)資格鑒定試點的地區(qū)為：北京市、上海市、天津市、重慶市、湖北省、廣西自治

56、區(qū)、四川省、河北省、河南省、廣東省10個地區(qū)。為保證試點工作的進行，各試點地區(qū)應(yīng)根據(jù)秘書職業(yè)資格鑒定試點工作方案，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定實施辦法，組織試點工作，并在4月中旬前將本地區(qū)實施辦法報勞動部職業(yè)技能鑒定中心備案。目前我國進行的秘書職業(yè)資格鑒定有多種形式，主要有下列：1、國家秘書職業(yè)資格證書考試（五級、四級、三級、二級） 勞動和社會保障部組織和管理。 2、劍橋秘書證書考試 CCASS：Cambridge Career Awards in Secretarial Skills 劍橋秘書證考試系統(tǒng)介紹 為適應(yīng)我國加入WTO后的國際環(huán)境，為更好地培養(yǎng)我國市場經(jīng)濟發(fā)展急需的具有現(xiàn)代秘書意識和技

57、能的辦公室管理及秘書人才。從2003年起，由我國教育部考試中心中英中心和英國劍橋大學(xué)考試季員會（UCLES）聯(lián)合推出“劍橋秘書證書考試”（簡稱CCASS）。它是一種社會化職業(yè)證書考試，是具有國際領(lǐng)先水平的秘書培訓(xùn)考試系統(tǒng)，通過考試后獲取的證書是國際人才市場廣泛認(rèn)可的證書。劍橋秘書證書考試每年開考兩次，成績合格都可以獲得由教育部考試中心中英中心（SBC）和英國劍橋大學(xué)考試季員會（UCLES）聯(lián)合簽發(fā)的寫實性證書，證書用中、英兩種文字書寫。獲得初級資格證書能滿足就業(yè)準(zhǔn)備的需要；中級資格證能滿足直接就業(yè)和繼續(xù)深造的需要，使學(xué)員可以獨立工作并能夠處理各種變化的和非常規(guī)的任務(wù)；高級資格證書具有安排、指導(dǎo)工作的能力，能夠履行初級管理工作，滿足更高水平深造需要。劍橋大學(xué)考試季員會設(shè)計的職業(yè)證書考試已在世界上160多個國家發(fā)展，每年有600多萬學(xué)員參加考試。由于其科學(xué)性，合理性和實用性。已成為世界范圍內(nèi)認(rèn)可的國際性權(quán)威證書，它不僅標(biāo)志著持證者具有一定的理論知識和操作能力，而且還是頗受用人單位賞識的就業(yè)通行證和上崗資格證?？荚嚪譃槌跫墸ㄒ患墸?、中級（二級）、高級（