對機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書工作的幾點(diǎn)建議

1、.PAGE ：.；對機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書任務(wù)的幾點(diǎn)建議摘要：秘書是個(gè)社會實(shí)際性極強(qiáng)的職業(yè)，對于短少實(shí)戰(zhàn)閱歷的新進(jìn)秘書而言，自然而然，面臨著被非專業(yè)的閱歷“負(fù)向同化的能夠。機(jī)關(guān)秘書是指點(diǎn)者身邊的綜合輔助任務(wù)人員和公務(wù)效力人員。他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通訊息、辦文、辦會、辦事等為主要職能，是指點(diǎn)者的顧問和助手。一個(gè)機(jī)關(guān)辦公室能夠分設(shè)兩三位秘書，從事不同的任務(wù)，或內(nèi)勤或“專業(yè)筆桿或接待，但機(jī)關(guān)新進(jìn)的秘書那么會接觸到各方面的任務(wù)。由于對任務(wù)的不了解、不熟習(xí)常會面臨多方面的問題，例如怎樣盡快進(jìn)入角色，怎樣和指點(diǎn)、同事相處，怎樣做好接聽任務(wù)，怎樣來抑制一些官場中的壞習(xí)慣等等。留意相關(guān)常見的問題以使本人不被負(fù)向

2、同化，讓本人能在這個(gè)崗位上“如魚得水，靈敏自若地處置方方面面是每位秘書人員努力追求的目的所在。關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)秘書；常見問題；負(fù)向同化；建議；正向同化Abstract: Secretary is a highly society-practical vocation. It is natural and possible for a new secretary who lacks of experience to encounter negative assimilation. Administration secretary who need to assist leader to make d

3、ecisions, deliver information, hold meetings, etc, serve as an assistant. Possibly, a office sets two or three places for secretaries who need to face distinct kinds of work such as writing, receiving, etc. A rookie, however, will contact different work. As having few experience, a new secretary nee

4、d to learn some dispensable things regarding how to get well with colleagues and leaders, how to deal with a call, and how to avoid Officialdom. It is a goal for every secretary to strive to prevent negative assimilation, and to spare no efforts to be a proficient secretary, handling things flexibly

5、.Key words: HYPERLINK dj.iciba/secretary/ t _blank secretary; HYPERLINK dj.iciba/common/ t _blank common problems; negative assimilation; suggestions; positive assimilation第章 引 言近幾年，公務(wù)員的待遇、福利津貼、各種社保、任務(wù)的輕松穩(wěn)定被眾多的人迷戀，再加之去年由華爾街引發(fā)的全球性金融危機(jī)涉及我國，進(jìn)一步導(dǎo)致就業(yè)難，越來越多的人走上考公務(wù)員的道。經(jīng)過在行政才干測試、申論的闖關(guān)中脫穎而出，在面試中的精彩表現(xiàn)，完美展現(xiàn)本人的

6、口頭表達(dá)才干、思想才干等各方面的綜合素養(yǎng)，最終獲得面試官的一定而被錄用為機(jī)關(guān)公務(wù)人員。對于很多人來說，能進(jìn)機(jī)關(guān)單位意味著本人的人生有了一定的保證，只需不犯原那么性的錯(cuò)誤就不會隨便被解雇?？墒菣C(jī)關(guān)新進(jìn)的秘書，卻因缺乏必要的實(shí)戰(zhàn)閱歷，在任務(wù)中不可防止的存在或這或那的問題。即使對于科班出身的“準(zhǔn)秘書人員，在實(shí)踐任務(wù)中也遇有難以調(diào)和的矛盾，蒙受難以啟齒的為難。如今的教育體制、教育培育方式和社會需求之間的脫節(jié)，不少學(xué)校的精心培育只是“單純知識灌輸，以致用人單位在實(shí)踐采用人才的過程中總有“難以上手的難。怎樣在新的崗位上找準(zhǔn)本人的位置，讓沒有機(jī)關(guān)任務(wù)閱歷的本人迅速和所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧鹾鲜切旅貢紫纫妓骱妥聊サ?/p>

7、。此外，在現(xiàn)實(shí)任務(wù)中，由于秘書這個(gè)職業(yè)曾閱歷漫長的由“泛亂化向職業(yè)化的轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過程中，不少人都存有誤解，簡單地以為任何人、任何專業(yè)的人都能“做秘書。在機(jī)關(guān)單位中，不是中文秘書專業(yè)畢業(yè)的人從事著秘書任務(wù)很常見，專業(yè)知識的缺乏及其引發(fā)的“任務(wù)陋習(xí)讓機(jī)關(guān)的新進(jìn)秘書面臨著被負(fù)向同化的能夠。尤其是受過專業(yè)學(xué)習(xí)的人員，在面對那些常在這個(gè)任務(wù)崗位上而又非文秘專業(yè)長輩的閱歷教導(dǎo)中怎樣堅(jiān)持本人的專業(yè)所學(xué)，怎樣在任務(wù)中堅(jiān)持專業(yè)才識的兌現(xiàn)，讓他人被本人正向同化，使本人的本職任務(wù)更加專業(yè)化是一個(gè)很現(xiàn)實(shí)、很棘手的問題。本文針對上述問題，真實(shí)結(jié)合文秘專業(yè)學(xué)生的所學(xué)分三個(gè)篇章來初探新進(jìn)秘書任務(wù)常見問題并給予相應(yīng)的建議：

8、第一章引言；第二章論述機(jī)關(guān)秘書的含義、特征及開展概略；第三章論述新進(jìn)秘書任務(wù)的開展，從秘書部門含義、該當(dāng)明確認(rèn)識到的六點(diǎn)及在任務(wù)中常出現(xiàn)的問題及建議三方面來論述。第章 機(jī)關(guān)秘書. 機(jī)關(guān)秘書的含義現(xiàn)代秘書作為一種社會職業(yè)，在不同的國家和社會制度下，由于職責(zé)范圍不同，效力對象多樣，任務(wù)存在粗細(xì)之別，使得秘書的種類越來越多、越分越細(xì)。從秘書的來源和效力對象劃分，可以分為公務(wù)秘書和私人秘書兩大類。公務(wù)秘書是指在國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、國有企事業(yè)單位中，由組織部或人事部門選派的擔(dān)任秘書任務(wù)的人員，在編制上屬于該單位干部。目前我國黨政機(jī)關(guān)的秘書均屬于此類。他們直接或者間接地為指點(diǎn)人或指點(diǎn)機(jī)關(guān)的公務(wù)活動效力，

9、在任務(wù)制度和任務(wù)的方法上，必然嚴(yán)厲執(zhí)行國家有關(guān)法律，遵守國家機(jī)關(guān)公務(wù)人員的一致任務(wù)規(guī)范。本文談及的機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書主要是指被國家機(jī)關(guān)單位新錄用的、從事秘書任務(wù)的人員。. 機(jī)關(guān)秘書任務(wù)的特征秘書任務(wù)作為一種社會職業(yè)，其從屬性、輔助性是其廣泛意義上的本質(zhì)屬性，其主要內(nèi)容是指秘書任務(wù)本身不能脫離它所效力的指點(diǎn)而獨(dú)立存在，指點(diǎn)任務(wù)涉及到哪里，它的任務(wù)范圍就延伸到哪里，輔佐、協(xié)助指點(diǎn)從事和管理其他管理任務(wù)，并盡能夠地為指點(diǎn)、機(jī)關(guān)發(fā)明各種便利條件，以提高其任務(wù)效率和質(zhì)量。與其他具有輔助性職能的任務(wù)相比，機(jī)關(guān)秘書任務(wù)同樣具有以下的特征： .中介性 秘書部門的這種中介性特征一方面決議了秘書任務(wù)的紐帶和橋梁的作用，

10、另一方面也決議了秘書任務(wù)是非獨(dú)立性的輔助任務(wù)。 .直接性 秘書任務(wù)的直接性表達(dá)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在任務(wù)程序上 .全面性 是表達(dá)在職能輔助的全面性上 是表達(dá)在過程輔助的全面性上 .效力性 人們把秘書任務(wù)比喻為上管天文地理，下管雞毛蒜皮，把秘書任務(wù)說成沒大沒小，沒完沒了。 .被動性 秘書任務(wù)的的被動性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。 秘書應(yīng)在輔助性被動性的任務(wù)中發(fā)揚(yáng)發(fā)明性和自動性。 .潛隱性 秘書任務(wù)的潛隱性表如今三個(gè)方面： 活動名義的假借性 活動過程的幕后性 勞動成果的潛在性 .性 秘書和機(jī)關(guān)指點(diǎn)的聯(lián)絡(luò)最為嚴(yán)密，參與的各類會議也較多，對政策的制定、執(zhí)行也比其他同事先了解。第章

11、機(jī)關(guān)秘書任務(wù). 秘書部門的涵義從事秘書任務(wù)，也離不開對秘書機(jī)構(gòu)、秘書部門的了解。秘書機(jī)構(gòu)有廣義和狹義之分。從目前的情況來看，我國從中央到地方，個(gè)機(jī)關(guān)單位、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位都設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)，凡從事秘書任務(wù)的都可稱為秘書機(jī)構(gòu)。狹義的秘書部門，就是典型的秘書部門，是指各級黨政機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的指點(diǎn)機(jī)關(guān)中的辦公廳室、秘書處、科、股等。它們由秘書長或辦公廳(室)主任指點(diǎn)，承當(dāng)各種根本的秘書任務(wù)，經(jīng)過良好效力和發(fā)揚(yáng)顧問助手作用，保證指點(diǎn)機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。機(jī)關(guān)的新進(jìn)秘書人員就是在這么一個(gè)機(jī)構(gòu)里發(fā)揚(yáng)著本人的上傳下達(dá)的作用，做指點(diǎn)的助手。. 秘書人員對開展任務(wù)的認(rèn)識機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書人員在日常事務(wù)任務(wù)中該當(dāng)明確以下幾

12、點(diǎn)，做到六“要：一要堅(jiān)持良好的心態(tài)。對于新任的機(jī)關(guān)秘書來說，心態(tài)的好壞將直接影響到他們能否順利地順應(yīng)環(huán)境，開展任務(wù)。到機(jī)關(guān)任務(wù)，有的人興奮不已，有種“船到碼頭車到站的覺得；有的卻戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，對新的任務(wù)不敢放開手腳，缺乏足夠的自信心。面對指點(diǎn)的表揚(yáng)和批判，有的人不當(dāng)回事，照舊我行我素；有的那么把表揚(yáng)和批判看得過重，由此而大喜大悲。這些都是不良心態(tài)的表現(xiàn)，都會在一定程度上給任務(wù)帶來影響。新任機(jī)關(guān)秘書應(yīng)該把從事新的任務(wù)當(dāng)成人生新的起點(diǎn)、新的挑戰(zhàn)，把指點(diǎn)的表揚(yáng)和批判當(dāng)作自我磨礪的動力，以平和、冷靜、自信、積極進(jìn)取的良好心態(tài)來面對新的任務(wù)。 二要堅(jiān)持勤勞任務(wù)的勁頭。古人云：“業(yè)精于勤慌于嬉，行成于思?xì)в陔S

13、。新任機(jī)關(guān)秘書尤其是指點(diǎn)身邊的秘書，應(yīng)該把“勤勞作為本人的座右銘。經(jīng)常有這樣的情況，幾個(gè)本科生同時(shí)被選調(diào)進(jìn)入機(jī)關(guān)，當(dāng)初的程度才干能夠差不了多少，可是一兩年下來彼此間的差距就拉大了有的成為任務(wù)的主干，給指點(diǎn)的印象很好；有的卻“整天在那無所事事，給指點(diǎn)的印象很差。要做好本人的任務(wù)，要手勤、腦勤、嘴勤。三要堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)。新任秘書剛到任務(wù)崗位，很多事情能夠會出現(xiàn)紕漏，因任務(wù)大意大意處的問題并不少：有的調(diào)研粗枝大葉，不能為指點(diǎn)提供準(zhǔn)確的根據(jù)；有的辦事丟三落四，影響任務(wù)的進(jìn)度；有的遣詞造句不嚴(yán)謹(jǐn)，寫資料、起草文件破綻百出。這些都是機(jī)關(guān)人員的大忌。新任機(jī)關(guān)秘書假設(shè)沒有一種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜蝿?wù)態(tài)度，將嚴(yán)重影響以后的開展。這

14、就需求每位新秘書一定要牢記這一點(diǎn)，要有認(rèn)識地培育在任務(wù)中的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。四要把握主開任務(wù)而不“越位的原那么。指點(diǎn)不能夠事必躬親，這就要求秘書任務(wù)要有自動性，可以獨(dú)擋一面，替代指點(diǎn)處置一些問題。在機(jī)關(guān)里，幾乎沒有人會通知他什么事情應(yīng)該做，什么事情不應(yīng)該做。這就需求本人去揣摩，去汲取些閱歷教訓(xùn)。對于事情要把握好，有些時(shí)候等指點(diǎn)真要下達(dá)命令指示讓他去做某件事情時(shí)，他能夠在任務(wù)節(jié)拍上慢了半個(gè)節(jié)拍，會招致指點(diǎn)產(chǎn)生不好的印象，以為他這個(gè)人喜歡拖延，做事不靈敏、效率不高。因此對于本人任務(wù)涉及的事務(wù)一定要及時(shí)、準(zhǔn)確地出擊。當(dāng)然，還要留意度，不要越級去做事情，要正確認(rèn)識本人的社會角色，擺正本人的社會位置，防止和抑制

15、出現(xiàn)“越位景象。五要看到秘書與指點(diǎn)相處最容易出現(xiàn)的問題。秘書對每位指點(diǎn)都要尊重與服從，不可因人而異，親疏有別；要擅長領(lǐng)會和了解指點(diǎn)的意圖；任務(wù)要能獨(dú)當(dāng)一面，替指點(diǎn)處置一些棘手的問題；要維護(hù)指點(diǎn)的面子和尊嚴(yán)，指點(diǎn)有錯(cuò)時(shí)，不要當(dāng)眾糾正，不要讓指點(diǎn)感到他比他強(qiáng)；秘書要特別講究禮貌禮節(jié)，遵守時(shí)間，稱謂得體，與指點(diǎn)要親密有度；多做實(shí)事，不要說空話，多做少說，甚至光做不說；不計(jì)較個(gè)人利害得失，任務(wù)要出色，作風(fēng)要謙虛謹(jǐn)慎、實(shí)事求是；要常匯報(bào)，多請示。匯報(bào)要簡明扼要，不要讓小事、雜事分散指點(diǎn)精神。要留意指點(diǎn)的興奮點(diǎn)和關(guān)注點(diǎn)，想指點(diǎn)所想、急指點(diǎn)所急，把指點(diǎn)交辦的義務(wù)完成的美麗些。六要具備一定的政治素養(yǎng)，切忌犯政

16、策性的原那么錯(cuò)誤。要仔細(xì)學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平實(shí)際，掌握哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)的根本原理，不斷提高政治實(shí)際程度；要仔細(xì)學(xué)習(xí)黨的道路、方針、政策和有關(guān)法律法規(guī)，掌握本地域、本系統(tǒng)的詳細(xì)政策規(guī)定。這些東西看似很虛，但只需有認(rèn)識地去學(xué)習(xí)才干不斷提高政策法律程度；同時(shí)還要仔細(xì)學(xué)習(xí)漢言語文學(xué)和邏輯學(xué)的根底知識，學(xué)習(xí)秘書知識和有關(guān)專業(yè)知識，全面掌握秘書任務(wù)實(shí)際和指點(diǎn)所分管范圍的有關(guān)業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)程度。. 針對機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書常遇問題給予的建議從事任何一項(xiàng)新任務(wù)都有一個(gè)磨合期，怎樣最快調(diào)整本人的形狀，找準(zhǔn)本人的位置，讓本人和任務(wù)崗位契合是每位機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書都必需面對的。一融入辦公環(huán)境進(jìn)入新的環(huán)境都不可

17、防止地對周圍一切產(chǎn)生陌生感，不知該從何開展本人的任務(wù)。熟習(xí)本人任務(wù)的地方、了解根本的辦事程序、擴(kuò)展本人的人際半徑是日后任務(wù)的根底。熟習(xí)辦公環(huán)境。對于新機(jī)關(guān)秘書而言，最客觀、最亟待處理的問題就是要讓本人以最快的速度融入本人的辦公環(huán)境。首先該當(dāng)利用下班時(shí)間去串門或者借用辦公大樓前或辦公大廳內(nèi)簡單的樓層區(qū)域分布圖來熟習(xí)，花點(diǎn)心思、精神來記住每個(gè)樓層科室的分布。一來能協(xié)助 本人找尋一種平安感、歸屬感，便于今后任務(wù)拿送文件，二來也能防止應(yīng)對來訪者訊問時(shí)一問不知或報(bào)錯(cuò)門戶的為難。其次要記準(zhǔn)每位指點(diǎn)的姓名、辦公室門號、分管任務(wù)內(nèi)容、辦公聯(lián)絡(luò)，在任務(wù)中用心去了解各個(gè)科室擔(dān)任辦理的事務(wù)及根本的辦事流程。承辦指點(diǎn)

18、交辦的事情時(shí)，正確領(lǐng)會意圖，抓緊辦理，落實(shí)后及時(shí)匯報(bào)，做到件件有下落，事事有回聲。任務(wù)中，要多請示，多匯報(bào)，不可自作主張，隨意回答。再者是熟習(xí)辦文程序。辦文是機(jī)關(guān)秘書大量的、經(jīng)常的一項(xiàng)任務(wù)，比如，代指點(diǎn)起草的文件信函，必需經(jīng)指點(diǎn)審閱并按規(guī)定程序簽署以后，方可發(fā)出；組織傳閱文件，必需嚴(yán)厲按規(guī)定范圍、時(shí)間和順序進(jìn)展，有效控制文件的去向和傳閱進(jìn)度，尤其要掌握好特急和絕密文件的傳閱；查閱會議記錄，須經(jīng)相關(guān)指點(diǎn)同意等等，這些都是新進(jìn)秘書在任務(wù)中必需學(xué)習(xí)、遵照的根本程序。留意穿著得體，做好最根本的任務(wù)。在機(jī)關(guān)單位任務(wù)，很大一部分是男性，他們能夠?qū)Ρ救说拇┲k公室衛(wèi)生的管理更顯大大咧咧，夏天穿個(gè)拖鞋在辦

19、公室走動，地面上這里一塊印跡那里一塊印跡是常有的事。文秘人員恰當(dāng)?shù)拇┲娴暮苤匾?。雖然不能以貌取人，但是穿著恰當(dāng)確實(shí)有意想不到的效果。穿著得體、整潔、舉止、待人接物大方而不失熱情，能凸顯一個(gè)機(jī)關(guān)的大致門面。秘書任務(wù)最根本的就是要擔(dān)任辦公室衛(wèi)生，尤其是新進(jìn)秘書，這方面的任務(wù)更該當(dāng)積極自動去做好。為了能在指點(diǎn)上班之前將相關(guān)衛(wèi)生任務(wù)做完，秘書要留意早起，提早二非常鐘到達(dá)辦公室，將地板拖一下，桌面用毛巾擦去灰塵，桌面上的文件、書籍也留意分類整理好。一來能讓本人有個(gè)干凈、溫馨的環(huán)境，這在一定程度上能提升辦公室的整體籠統(tǒng)，二來長期的堅(jiān)持、努力亦能獲得指點(diǎn)的一定和好評。下午也要提早非常鐘的樣子擔(dān)任翻興辦公室

20、的門。假設(shè)有指點(diǎn)喜歡喝茶，要細(xì)心為指點(diǎn)預(yù)備好開水；指點(diǎn)有時(shí)在辦公室加班辦公，記得還要細(xì)心為指點(diǎn)訂好餐。 熱情對待同事，讓本人擁有一個(gè)調(diào)和的人際平臺。 在新的環(huán)境里，一切都得重新開場，包括他在他人心中的籠統(tǒng)也得重新塑造，重新去建造本人的人際圈。給大家好的印象，堅(jiān)持良好的人際關(guān)系對本人以后的任務(wù)生活很關(guān)鍵。這里不僅包括上級指點(diǎn)，也包括同級的同事?？突f過：一個(gè)人的勝利，只需百分之十五是靠他的專業(yè)技術(shù)，另外百分之八十五要靠人際關(guān)系和處世技巧。雖然這種表述未必準(zhǔn)確，但它卻能闡明人際關(guān)系的重要性。協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，發(fā)明一個(gè)良好的任務(wù)環(huán)境，對于新任機(jī)關(guān)干部提高業(yè)務(wù)技藝、開展任務(wù)大有裨益；否那么，就能夠給

21、他們的任務(wù)帶來一定程度的妨礙。機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書要處置好人際關(guān)系，該當(dāng)留意以下幾點(diǎn)：第一要記準(zhǔn)辦公室其他同事的名字，讓“名和“人能對上號。對于指點(diǎn)，能夠每位新公務(wù)人員都會睜大眼睛去認(rèn)識，但對于其他的同事能夠就沒那么放在心上?，F(xiàn)實(shí)上，叫不知名字或者叫錯(cuò)名字是很不禮貌的行為。除此之外它還會損害他在他人心目中的印象，給人呵斥一種錯(cuò)覺，以為他這位機(jī)關(guān)秘書太過于傲氣，這是既不利于本人以后任務(wù)的開展。因此花心思去認(rèn)識同一個(gè)辦公室、去認(rèn)識其他科室人員是很有必要的。第二在與人交往的過程中既要堅(jiān)持謙虛謹(jǐn)慎、不卑不亢、誠信大度、公正正派的交往原那么，又要留意待人接物的靈敏性。要積極幫指點(diǎn)出主意、想方法，當(dāng)好顧問，正確地

22、領(lǐng)會和貫徹指點(diǎn)意圖；要親密配合同事任務(wù)，在生活上多給予協(xié)助 和照顧；要耐心、自動、熱情地為基層人員效力，多為他們辦實(shí)事、解難題。二在日常任務(wù)中要抓關(guān)鍵、有條理，做到“大事化小，小事化大秘書任務(wù)的義務(wù)量大，任務(wù)涉及范圍廣。理清本人的思緒，抓準(zhǔn)關(guān)鍵點(diǎn)，留意有序開展各項(xiàng)事務(wù)，才干讓本人出色完本錢職任務(wù)。講求禮貌，維護(hù)良好的“門面籠統(tǒng)。禮貌非常重要，秘書人員接打的態(tài)度直接影響到單位的籠統(tǒng)和信譽(yù)。機(jī)旁該當(dāng)有紙、筆等文具。打時(shí)要把能夠用到的文件、資料置于桌上，例如各個(gè)科室的辦公聯(lián)絡(luò)，確定好說話的目的、內(nèi)容、順序；在接時(shí)要自動自報(bào)家門單位、本人職務(wù)或者姓名，如“您好，這里是某某辦公室。請問改動先查詢對方的舊

23、習(xí)。假設(shè)拿起便說“喂？，接著問“他是誰？他找誰？會使人感到很不溫馨。當(dāng)對方要找的人不在時(shí)，在不了解對方的動機(jī)、目的是什么的時(shí)候，不要隨意傳話。對于受話者是機(jī)關(guān)單位的重要指點(diǎn)，在未了解情況下不要隨意說出指定受話人的行跡。預(yù)備一本公用的記錄本，記下來電者的姓名、機(jī)關(guān)單位、號碼、來電時(shí)間及通話要點(diǎn)，包括會議或者活動的時(shí)間、地點(diǎn)、要求出席的指點(diǎn)、詳細(xì)的事務(wù)內(nèi)容等等都要落實(shí)到點(diǎn)，不能模糊，盡量不要出現(xiàn)再次回電問詢情況。假設(shè)是重要的通知一定要確認(rèn)對方的姓氏及職務(wù)，以方便及時(shí)跟進(jìn)或進(jìn)一步確認(rèn)。對于記錄的通話要點(diǎn)要及時(shí)向上級相關(guān)指點(diǎn)報(bào)告，并請指點(diǎn)看閱后在上面做出相應(yīng)的指示，這有利于作為任務(wù)的憑證。有認(rèn)識培育本

24、人的政治鑒別力、政治敏感性，靈敏處置各類公文。新秘書從事的日常文字任務(wù)最多的能夠是做會議記錄，寫會議紀(jì)要。在做記錄時(shí)，就要仔細(xì)揣摩，指點(diǎn)是怎樣把握主次、怎樣分清輕重緩急、怎樣進(jìn)展概括的，從中學(xué)會正確的歸納方法。再比如，起草會議紀(jì)要時(shí)，假設(shè)是本人先拿初稿，指點(diǎn)在把關(guān)時(shí)會對綜合歸納不夠準(zhǔn)確的地方進(jìn)展一些修正，本人就要進(jìn)展反復(fù)比較，從中分析指點(diǎn)是怎樣進(jìn)展歸納的，這樣長期堅(jiān)持下去，對本人的提高協(xié)助 是很大的。在黨政機(jī)關(guān)，要求從事秘書任務(wù)的人員具有高度的政治責(zé)任感、政治鑒別力和政治敏感性。要擅長從政治的角度思索問題，辦理事務(wù)。要學(xué)會在紛繁的事務(wù)中，在各種思想、觀念的碰撞中一直堅(jiān)持堅(jiān)決正確的政治方向。要嚴(yán)

25、守政治紀(jì)律，在政治上、思想上、行動上自覺與黨中央堅(jiān)持一致。故新秘書人員該當(dāng)利用空閑時(shí)間多閱讀機(jī)關(guān)辦公室訂購的報(bào)刊、雜志，仔細(xì)學(xué)習(xí)黨的道路方針政策，學(xué)習(xí)時(shí)事政治，學(xué)習(xí)必要的經(jīng)濟(jì)實(shí)際。作為機(jī)關(guān)秘書，不能夠不和文字打交道。假設(shè)沒有較為扎實(shí)的實(shí)際功底，那么寫出的文章很有能夠會由于“淺而通不過，提出的建議能夠由于“小而不被指點(diǎn)采用。而上級的文電，指點(diǎn)的講話，都是著眼全局提出來的，實(shí)際性、指點(diǎn)性都很強(qiáng)，經(jīng)過經(jīng)常學(xué)習(xí)和思索，從中不但能學(xué)到寫文章的技巧，更重要的是學(xué)習(xí)到思想方法；對報(bào)刊的社論、評論員文章、實(shí)際研討文章等，也要耐下心來細(xì)嚼慢咽，這樣不斷地堅(jiān)持，在潛移默化中就提高了實(shí)際素質(zhì)，為以后寫文稿積累了底蘊(yùn)

26、。此外，由于公文的改革，很多機(jī)關(guān)指點(diǎn)都有點(diǎn)難以順應(yīng)，公文混淆運(yùn)用的景象還是常發(fā)生。最為常見的就是報(bào)告和請示的混用。例如在實(shí)習(xí)期間曾遇到過這樣的事，一位指點(diǎn)寫過這樣一篇公文?！瓣P(guān)于懇求處理省屬下放我市企業(yè)醫(yī)療保險(xiǎn)補(bǔ)助的報(bào)告，整個(gè)正文是引見市級的根本情況及參保現(xiàn)狀，落款那么為 “特懇求省政府照顧我市，將原省屬下放企業(yè)退休退養(yǎng)職工醫(yī)保補(bǔ)貼納入省屬企業(yè)醫(yī)保補(bǔ)貼范圍，以處理省屬下放在我市企業(yè)退休職工參與住院醫(yī)療保險(xiǎn)。特此報(bào)告。 可否，請指示。作為一名中文秘書專業(yè)的學(xué)生，大學(xué)期間的所學(xué)讓本人能很清楚報(bào)告和請示的差別，報(bào)告用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)任務(wù)，反映情況，提出意見或者建議，回答上級機(jī)關(guān)的訊問。報(bào)告是下級向上

27、級客觀部門匯報(bào)情況所運(yùn)用的，按報(bào)告偏重點(diǎn)不同可分為任務(wù)情況報(bào)告和任務(wù)進(jìn)程報(bào)告兩大類，前者主要是反映任務(wù)中的情況和問題，后者主要寫明過程和任務(wù)進(jìn)度。而請示適用于向上級機(jī)關(guān)懇求指示、同意。請示的作用在于能使有些不了解、不明確、以及按照原規(guī)定需求變通或者難以處置的重要問題，經(jīng)過向上級機(jī)關(guān)請示，進(jìn)而得到妥善處理。在公文的運(yùn)用中，特別要留意的是不要把“報(bào)告和“請示混淆了，不要把“請示寫成“報(bào)告，也不要把“報(bào)告寫成“請示，更不要把“請示報(bào)告疊用。然而他在機(jī)關(guān)的社會位置不高，尤其是剛到機(jī)關(guān)單位任務(wù)的畢業(yè)生，怎樣來向指點(diǎn)提出本人的見解，委婉指出指點(diǎn)的錯(cuò)誤呢？做慣了指點(diǎn)的人，非常有權(quán)威，有威信，本人剛畢業(yè)就去批

28、判指點(diǎn)的錯(cuò)誤對本人的出路是個(gè)挑戰(zhàn)，而對指點(diǎn)的錯(cuò)誤視而不見那么會導(dǎo)致任務(wù)上更大的失誤。此時(shí)進(jìn)退維谷，面臨一個(gè)兩難的境地。故而在指出指點(diǎn)的錯(cuò)誤時(shí)一定要講究戰(zhàn)略。講究了戰(zhàn)略，他的批判或者建議不但不會令指點(diǎn)反感，而且他的建議、批判會被指點(diǎn)很好地接受，指點(diǎn)對他還會刮目相看，對他的才干有了新的看法，對他會更加注重。首先在指出指點(diǎn)的錯(cuò)誤之前要搞清楚事情的來龍去脈，要分析錯(cuò)誤的性質(zhì)。像公文寫作上的出錯(cuò)是由于指點(diǎn)并非科班出身，對這方面的專業(yè)知識能夠還存有誤區(qū)。這個(gè)時(shí)候他該當(dāng)和指點(diǎn)溝通一下，以提示替代批判，假設(shè)指點(diǎn)認(rèn)識到本人錯(cuò)了，就更好了，假設(shè)他自動問起本人的看法，那就最好不過了，彼此可以一同分析這件事情為什么錯(cuò)

29、，錯(cuò)在哪里，這樣做的后果能夠會怎樣，當(dāng)事情變得非常明白了，指點(diǎn)下一次能夠就不會再出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤，也不會因此呵斥心情上的妨礙。有了充分的分析后，讓指點(diǎn)知道他的錯(cuò)誤所在是關(guān)鍵一步，但不是全部。提出措施的時(shí)候，作為秘書一定要特別小心留意，由于指點(diǎn)人的自尊心非常的強(qiáng)，最好的方法是啟發(fā)指點(diǎn)人想出措施，不留痕跡，讓指點(diǎn)人覺得是本人想出的。假照真實(shí)不行，就應(yīng)該在提出措施的時(shí)候表現(xiàn)出委婉與誠實(shí)，一切為了指點(diǎn)的態(tài)度?？梢杂谩拔矣X得可以，您覺得怎樣呢？等之類的話語來旁敲側(cè)擊。遵守職業(yè)品德，嚴(yán)守。秘書保管的文件密級程度相對而言較高、數(shù)量較多，與此同時(shí)秘書人員還會在承辦、參與的日常任務(wù)中，接觸大量的中心。稍有不慎，就

30、有能夠發(fā)生泄密問題。而泄密又有故意泄密和無意泄密之分，前者是品德素質(zhì)問題，后者那么為職業(yè)素養(yǎng)欠缺，但不論怎樣說，作為秘書人員一定要防止這兩種情況的發(fā)生。對文件要及時(shí)分類歸檔，尤其對等級較高文件的管理，要仔細(xì)登記，做到“專柜專放。尤其是機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書一定要把握個(gè)度，不能向任何無關(guān)人員泄露，平常任務(wù)或者任務(wù)之余與同事的閑聊中堅(jiān)持做到不該問的不問，不該說的不說，做到守口如瓶。禮貌、正確對待來訪人員。在局機(jī)關(guān)辦公室任務(wù)的話，不可防止的就是會有不少的來訪者要求見局長或副局長等指點(diǎn)。指點(diǎn)作為一個(gè)地方的首腦人物，需求交際往來，比如接待來賓，有故舊探望等，這都是人之常情，在一定意義上說，大多也是任務(wù)需求，由于廣

31、泛的社會聯(lián)絡(luò)是現(xiàn)代指點(diǎn)人必備的條件。但應(yīng)付活動必需把握一個(gè)原那么，就是內(nèi)外有別，得體勿濫，不要把嚴(yán)肅的公務(wù)活動庸俗化了。對于接待任務(wù)，一定要慎重對待，了解詳細(xì)的事宜。假設(shè)來訪者的事情是由其他科室詳細(xì)籌辦的或者說由科室處理更為妥當(dāng)?shù)脑捯擅畹赜枰酝泼?，不要盲目引見，給指點(diǎn)增添負(fù)擔(dān)，即使當(dāng)時(shí)相關(guān)指點(diǎn)就在辦公室里，就在旁邊。辦公室秘書人員對信訪任務(wù)該當(dāng)傾注愛心和耐心，對群眾來信來訪不推不拖，詳細(xì)了解，細(xì)心聽取，細(xì)查環(huán)節(jié)，做到熱情效力，文明禮貌。要堅(jiān)持有禮有節(jié)，正確對待上訪群眾的偏執(zhí)行為和過激言辭，耐心細(xì)致地做通思想任務(wù)，引導(dǎo)心情，引導(dǎo)上訪群眾以合法、正當(dāng)?shù)姆绞椒从吃V求，消除群眾之間的誤解和對立心情，

32、防止矛盾的激化。對調(diào)查和信訪接待中群眾反映的事項(xiàng)，要學(xué)會處置、學(xué)會思索，特別是反映的有全局性、傾向性、苗頭性的問題和動態(tài)，要高度注重，及時(shí)反響給指點(diǎn)或相關(guān)分管部門，以便能干涉這些問題，解民怨、排民難于未然。這類任務(wù)是項(xiàng)很大的挑戰(zhàn)，不是一天兩天就能順應(yīng)的，需求時(shí)間去熟習(xí)指點(diǎn)的人際脈絡(luò)，去學(xué)習(xí)長輩的任務(wù)閱歷。印章的運(yùn)用、管理要科學(xué)。在機(jī)關(guān)單位，印章是不能隨意運(yùn)用的，它有專人管理。但是有些時(shí)候，他這位新進(jìn)秘書能夠會替代一下這方面的任務(wù)。這時(shí)一定要留意，在機(jī)關(guān)單位，印章起著標(biāo)志、權(quán)威、法律和憑證的作用。管理印章要有制度，對什么情況下用印章要有明確的規(guī)定，并要有專人管理和運(yùn)用印章。未經(jīng)上級同意，任何人不

33、得私自管理和運(yùn)用印章。嚴(yán)禁在空白紙上加蓋印章。假設(shè)在紙上試蓋，事后應(yīng)隨即銷毀。秘書要親身蓋印，不要隨意交他人代蓋。運(yùn)用印章要慎重，一定要有同意手續(xù)，有相關(guān)指點(diǎn)的同意意見，并進(jìn)展登記。運(yùn)用印章前要仔細(xì)檢查，看手續(xù)能否齊全，資料能否完備，對不合法的和不合手續(xù)的可以提出異議，甚至回絕用印。這個(gè)對新近機(jī)關(guān)秘書而言前提條件就是要熟習(xí)相關(guān)的辦事程序。加蓋印章的公文要一概留存兩份一份是簽批稿，一份是復(fù)制品存檔。在地方機(jī)關(guān)單位，尤其是一些小地方，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)，文件起效的關(guān)鍵在于上面有紅印，而發(fā)文機(jī)關(guān)單位有時(shí)也會忽略印章的正確運(yùn)用，往往只需有印跡即可，蓋歪印、倒印、落印輕、印章跡象模糊的景象時(shí)有發(fā)生。這一方面是下面

34、單位對印章的誤讀，另一方面也是任務(wù)者對本人任務(wù)的認(rèn)識不夠。用印時(shí)，要做到上不壓正文，下要騎年蓋月，印文字跡要端正、明晰，蓋印時(shí)要做到握法規(guī)范，用力均勻，落印平穩(wěn)。兩頁以上的證明資料，也應(yīng)將幾頁連在一同加蓋“騎縫章。用章必需妥善保管，放在平安可靠的地方，并隨時(shí)上鎖。做好公共財(cái)富的“優(yōu)秀管理員。財(cái)務(wù)管理，是對機(jī)關(guān)任務(wù)所必需的物質(zhì)器材和財(cái)務(wù)開支的管理。辦公室秘書任務(wù)離不興辦公設(shè)備和辦公用品的運(yùn)用和管理。在機(jī)關(guān)單位，這些物品就是公共財(cái)富，是國家資源。有些機(jī)關(guān)公務(wù)人員的認(rèn)識不強(qiáng)，以為公物不用白不用，不貪白不貪，“隨手牽羊，隨意拿取辦公室用品的景象屢見不鮮。這不僅是對國家資源的浪費(fèi)，也是對機(jī)關(guān)籠統(tǒng)的抹煞。

35、故而辦公室任務(wù)人員一定要樹立正確的認(rèn)識，建立一套嚴(yán)厲的物品管理制度。在一些單位，辦公設(shè)備和辦公用品常由后勤部門一致采購、發(fā)放與管理，也有一些單位將這一職責(zé)交給了辦公室。因此，機(jī)關(guān)秘書要對指點(diǎn)需求的辦公設(shè)備、器材進(jìn)展一致購買可以訂購、訂購、填寫訂購單、因特網(wǎng)效力、調(diào)配、分別運(yùn)用和管理，要經(jīng)常了解指點(diǎn)及部門需求哪些辦公用品，并及時(shí)發(fā)放，保證供應(yīng)。在接到貨物概略，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡中，并及時(shí)更新庫存記錄。庫存控制卡上的內(nèi)容，主要包括工程、單位、庫存參考號、最大庫存量、再定貨量、最小庫存量、日期、接納、發(fā)放、余額。機(jī)關(guān)部門或者公務(wù)人員要領(lǐng)取物品時(shí)，除了要清點(diǎn)核實(shí)發(fā)放的物品外，還需求填寫物品登記表，

36、并由相關(guān)擔(dān)任人簽批。填寫的內(nèi)容要詳細(xì)，領(lǐng)取物品的部門、物品的稱號、數(shù)量、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、日期。三運(yùn)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，提高辦事效率隨著現(xiàn)代技術(shù)的開展，尤其是計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的提高，辦公自動化技術(shù)也得到了更高層次的開展，這也就要求秘書人員要能運(yùn)用現(xiàn)代辦公設(shè)備辦公，能用計(jì)算機(jī)、各種辦公軟件自動編輯和打印文件，能迅速處置各種文書資料，包括輸入、編輯、排版、修正、復(fù)制、打印、發(fā)、電子郵件等，還有能用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)查找資料。實(shí)現(xiàn)辦公自動化不僅能節(jié)省資金、時(shí)間、人力，而且能節(jié)省能源、交通工具，加速資金周轉(zhuǎn)和信息流通，尤其是我省自年倡導(dǎo)的無紙化辦公。收文、登記、擬辦、報(bào)送、審批、發(fā)文、歸檔，這些行政性任務(wù)都將

37、在網(wǎng)上完成。隨著年月日起正式實(shí)施，省政府電子政務(wù)辦公平臺也開啟了。經(jīng)過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，省政府辦公廳與省直各廳局、市州政府間協(xié)同辦文，正式進(jìn)入無紙化辦公時(shí)代。月日后，湖南省政府中文門戶網(wǎng)全面改版、英文門戶網(wǎng)全新亮相。新改版的省政府門戶網(wǎng)，表達(dá)出窗口、平臺、辦事大廳、鏈接、信息港、在線效力、網(wǎng)上社區(qū)七大功能。網(wǎng)站內(nèi)容由網(wǎng)上湖南、透明政府、政策指南、在線辦事、互動交流、公共效力、長株潭兩型社會、湖南網(wǎng)站等幾大板塊組成。換而言之，作為機(jī)關(guān)任務(wù)人員更要熟練掌握根本的網(wǎng)上辦公技藝。當(dāng)然，對于很多機(jī)關(guān)單位公務(wù)“長輩而言，他們以前不斷從事紙質(zhì)的文字處置任務(wù)，在順應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化時(shí)能夠會稍稍有節(jié)拍上的不順應(yīng)。辦公

38、自動化要?jiǎng)?wù)虛現(xiàn)一個(gè)機(jī)器與機(jī)器之間、人與機(jī)器及環(huán)境之間的綜合、一致系統(tǒng)。所以辦公人員必需嚴(yán)厲要求本人，使本人的思想觀念、心思構(gòu)造和業(yè)務(wù)素質(zhì)都有所改動和提升，以順應(yīng)辦公自動化的要求。而新進(jìn)的機(jī)關(guān)公務(wù)員更有職責(zé)去順應(yīng)并推進(jìn)這一現(xiàn)代化進(jìn)程，應(yīng)抑制畏難和抵觸心情，了解紙質(zhì)公文與電子公文的關(guān)系，廢除對公文物理介質(zhì)的習(xí)慣心思，樹立網(wǎng)絡(luò)傳播的電子公文新觀念，積極調(diào)整任務(wù)方式，做好相關(guān)的任務(wù)，以協(xié)助 指點(diǎn)更有發(fā)明性地開展任務(wù)，使指點(diǎn)的各種任務(wù)更加完善化、高效化。四積極倡導(dǎo)綠色辦公，樹立過“緊日子的思想由國家開展和改革委員會、國務(wù)院機(jī)關(guān)事務(wù)管理局牽頭，江億院士帶著檢測小組，曾經(jīng)對建立部、發(fā)改委、國資委等政府機(jī)關(guān)辦

39、公樓和北京區(qū)總醫(yī)院等個(gè)試點(diǎn)單位進(jìn)展了系統(tǒng)的檢測和數(shù)據(jù)調(diào)查，完成了初步的節(jié)能診斷。檢測小組發(fā)現(xiàn)，目前在政府機(jī)構(gòu)仍普遍存在嚴(yán)重的能源浪費(fèi)的問題，既有建筑設(shè)計(jì)問題，也有管理認(rèn)識上的問題。從中央到地方不少利益集團(tuán)都從本人的利益出發(fā)搞建立，上演了不少的“公地悲劇。此外辦公耗能方面的問題也特別明顯，主要表達(dá)在一下幾方面：第一，建筑的系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，導(dǎo)致嚴(yán)重耗能；第二，個(gè)別運(yùn)轉(zhuǎn)方式不適宜，運(yùn)轉(zhuǎn)效率低。有些單位，一年四季空調(diào)電量都非常大，冬季耗電量大，闡明沒有充分利用采暖設(shè)備；春秋過度季節(jié)耗電量大，那么是沒有利用好開窗通風(fēng)等自然調(diào)理手段。第三，開窗換氣量大，導(dǎo)致新風(fēng)負(fù)荷過高。很多單位存在著開空調(diào)的同時(shí)開門窗的

40、景象，這會添加空調(diào)耗能。第四，節(jié)能認(rèn)識還有待提高。在一些單位，上班開燈下班關(guān)燈曾經(jīng)成為一種習(xí)慣，無論能否需求燈光照明都是如此，而電腦待機(jī)也成為繼空調(diào)、照明之后第三大耗電問題。節(jié)約歷來是被受推崇的傳統(tǒng)美德，尤其在今年金融危機(jī)的影響下，各機(jī)關(guān)單位都必需樹立過“緊日子的思想。作為機(jī)關(guān)秘書人員，更該當(dāng)有節(jié)能認(rèn)識。在日常任務(wù)中，節(jié)約有很多種表達(dá)。如夏季將空調(diào)的溫度調(diào)高一度，任務(wù)終了時(shí)隨手關(guān)燈關(guān)電腦，切斷電和水源。政府機(jī)構(gòu)率先垂范，建立崇尚節(jié)約、厲行節(jié)約、合理消費(fèi)的機(jī)關(guān)文化，建立科學(xué)的政府節(jié)能目的責(zé)任和評價(jià)考核制度，制定并實(shí)施政府機(jī)構(gòu)能耗定額規(guī)范、積極推進(jìn)能源計(jì)量和檢測，實(shí)施能耗公布制度，實(shí)行節(jié)獎(jiǎng)超罰。加

41、強(qiáng)機(jī)構(gòu)節(jié)能和綠色采購，仔細(xì)落實(shí)和，進(jìn)一步完善政府采購節(jié)能和環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品清單制度，不斷擴(kuò)展節(jié)能和環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品政府采購范圍。對空調(diào)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、顯示器、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備和照明產(chǎn)品、用水器具，要留意運(yùn)用采購高效節(jié)能、節(jié)水、環(huán)境標(biāo)志產(chǎn)品。機(jī)關(guān)單位的相關(guān)行動、任務(wù)的落實(shí)還得由各個(gè)機(jī)關(guān)辦公室，由各個(gè)機(jī)關(guān)的主要秘書人員來跟進(jìn)。在日常任務(wù)中以本人的節(jié)約行為，例如杜絕用水設(shè)備跑、冒、滴、漏，節(jié)約辦公用紙，采用雙面打印、復(fù)印，維護(hù)辦公用品和設(shè)備，盡量延伸運(yùn)用壽命等去影響周圍的同事，在必要的時(shí)候給周圍同事以好心的提示，讓他們能認(rèn)可他進(jìn)而自覺去做一些本人力所能及的去抵抗資源浪費(fèi)。五有效管理時(shí)間，提升本身素養(yǎng)機(jī)關(guān)任

42、務(wù)的性質(zhì)決議了秘書在很大程度上沒有支配時(shí)間的自主權(quán)，而秘書能不能科學(xué)的管理利用時(shí)間，和任務(wù)績效的優(yōu)劣直接相關(guān)。只需擅長管理時(shí)間，才干在一樣的時(shí)間內(nèi)做更多的事。反之，假設(shè)讓時(shí)間放任自流勢必會“事倍功半。秘書處置日常事務(wù)能夠會很繁瑣，如何安排開展任務(wù)、合理運(yùn)籌時(shí)間顯得尤為重要。日常事務(wù)可以分為四類：既重要又緊急的事務(wù)，重要但不緊急的事務(wù)，不重要但緊急的事務(wù)，既不重要也不緊急的事務(wù)。合理運(yùn)籌時(shí)間就是要在主要時(shí)間里做一些重要的事。集中精神先做最重要的事，在單位時(shí)間內(nèi)的收效最大，效率也相應(yīng)提高。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕瑞托提出著名的“二八原那么：他以為，%的目的具有%的價(jià)值，而剩余的%的目的只具有%的價(jià)值。一句

43、話，重要的事占少數(shù)而不重要的事占多數(shù)。為了有效管理時(shí)間，秘書應(yīng)該根據(jù)每項(xiàng)任務(wù)的價(jià)值來投入時(shí)間把時(shí)間投入到有較大意義的目的中去。集中精神先辦最重要最緊急的事，后辦其他事情。一些反復(fù)性的任務(wù)可以不做，一些可做可不做的任務(wù)可以放在次要時(shí)間以次要精神去對待。此外還要留意，秘書的日常任務(wù)雖然有明顯的方案性，按照方案行事固然非常重要，由于它能減少任務(wù)的盲目性；但是假設(shè)因此將一切的時(shí)間都安排得滿滿的，那么一旦出現(xiàn)以外或暫時(shí)性任務(wù)，整個(gè)原定方案都會因此被打亂，不但影響方案的實(shí)踐進(jìn)程，也會由于調(diào)整而浪費(fèi)不少本錢。譬如原定的約會或者會議時(shí)間有所改動，有關(guān)人員就要做出相應(yīng)的調(diào)整，一些事情能夠就會被不測耽擱甚至取消。

44、所以，適當(dāng)留點(diǎn)可以自在靈敏支配的時(shí)間，反而可以確保他控制全部的時(shí)間，即使空余時(shí)間中沒有不測發(fā)生，他也可以利用這些時(shí)間來做些相對次要、需求時(shí)間也不多也不很急的任務(wù)，例如看文件、整理資料、閱讀書報(bào)等。結(jié) 論 在指點(diǎn)身邊任務(wù)的秘書，是指點(diǎn)的直接顧問助手，直接為指點(diǎn)效力。一個(gè)優(yōu)秀的機(jī)關(guān)秘書，必需具有較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的心思質(zhì)量具有深沉的文字功底、較強(qiáng)的言語表達(dá)才干和忠心耿耿的獻(xiàn)身精神，具有較強(qiáng)的洞察事物才干、判別鑒別才干、邏輯思想才干、綜合分析才干、想象預(yù)見才干、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策才干、隨機(jī)應(yīng)變才干和辦事協(xié)調(diào)才干。而這些要求對于機(jī)關(guān)的新進(jìn)秘書而言還存有一定的挑戰(zhàn)。在熟習(xí)本職任務(wù)的過程中，機(jī)關(guān)秘書一定

45、要抑制惰性思想，不能僅憑指點(diǎn)的安排而機(jī)械行事，要勇于開辟，不斷創(chuàng)新；要改動被動應(yīng)付的認(rèn)識，突破傳統(tǒng)觀念的束縛，摒棄不求無功，但求無過的落后思想。根據(jù)情勢的變化、任務(wù)的需求、指點(diǎn)的要求，充分發(fā)揚(yáng)本人的客觀能動性和發(fā)明性，不斷探求新世界，提出本人的新見解，尋求處理問題的新方法及時(shí)提供應(yīng)指點(diǎn)參考。此外，機(jī)關(guān)秘書要經(jīng)常站在指點(diǎn)的角度思索問題，加強(qiáng)對指點(diǎn)的順應(yīng)性，如跟隨指點(diǎn)參與會議時(shí)，可以想象假設(shè)他是指點(diǎn)，他如何講話，如何協(xié)調(diào)矛盾，再看指點(diǎn)是怎樣講的，怎樣辦的，比較兩者的異同，找出與指點(diǎn)的差距。本人學(xué)會自動去提建議，看哪些被指點(diǎn)采用，哪些未被采用，比較各種建議的合理性，分析被采用或未被采用的緣由，便于今

46、后提建議更加合理準(zhǔn)確，提高采用率，加強(qiáng)本人的效力才干。總而言之，要是本人成為一個(gè)稱職的機(jī)關(guān)秘書，就要不怕瑣碎繁雜，不怕辛勞疲勞，肯干、能干、多想、多干、實(shí)干，任勞任怨，不斷提高本人的辦事才干和決斷才干。參考文獻(xiàn) 方習(xí)文秘書事務(wù)與原理M合肥工業(yè)大學(xué)， 岳凱華秘書學(xué)概論M湖南大學(xué)， 孫春祥，胡慧明秘書適用寫作M湖南大學(xué)， 胡俊時(shí)事政治真題回想及命題熱點(diǎn)預(yù)測M中共黨史， 康貽祥現(xiàn)代運(yùn)用文寫作大全M金城發(fā)行， 張兆娟新編辦公室文秘必備全書M企業(yè)管理， 成冰辦公室?guī)缀蜯當(dāng)代世界， 甘暉秘書之友J蘭州大學(xué)主辦， ， 政謀劃態(tài)網(wǎng)：湖南省政府電子政務(wù)辦公平臺實(shí)現(xiàn)無紙化辦公時(shí)代 HYPERLINK /html/

47、Partyonline/xcgz/.html /html/Partyonline/xcgz/.html 當(dāng)代秘書網(wǎng)：淺談辦公自動化建立中的假設(shè)干問題 HYPERLINK ddmishu/readnews.asp?id= ddmishu/readnews.asp?id= Jeremy, Harmer. The Practice of Secretary Teaching .World Affairs Press. Percy Pruni Bante .The Office of the Staff Secretary. Presidential Studies Quarterly，June 致

48、謝 本文的選材是根據(jù)筆者年暑假在邵陽市某機(jī)關(guān)單位局機(jī)關(guān)辦公室實(shí)習(xí)過程中的所見所聞及所接觸的事務(wù)，可以說對根本的辦公流程，對一個(gè)機(jī)關(guān)新進(jìn)秘書該怎樣順應(yīng)任務(wù)崗位有了感性的認(rèn)識。在確定論文寫作方向時(shí)，很贊賞郭小英教師給我耐心的指點(diǎn)，協(xié)助 我理清思緒，選擇從科班出身的“準(zhǔn)秘書在任務(wù)中面臨負(fù)向同化這么一個(gè)角度來入手、展開。在局辦公室的任務(wù)很輕松，就是每天接，打發(fā)通知，發(fā)，打打最簡單的文件資料等等。以前學(xué)相關(guān)的知識時(shí)，總是想當(dāng)然地以為很簡單，其實(shí)本人做起來卻不那么順心。例如，政府發(fā)個(gè)什么通知，總是習(xí)慣用耳朵記，一接完之后就向主任報(bào)告，說在哪里哪里有個(gè)會議通知要拿，可是當(dāng)主任問詳細(xì)一點(diǎn)的情況，例如號碼是多少

49、，誰打過來的，什么內(nèi)容時(shí)，總是支支吾吾，說本人沒記下來。主任又得本人打過去再確認(rèn)相關(guān)的現(xiàn)實(shí)。一個(gè)多月的實(shí)習(xí)下來，終于能很出色地做好相關(guān)的任務(wù)，接聽重要時(shí)能做比較詳細(xì)的記錄，積極向指點(diǎn)報(bào)告，按照指點(diǎn)的指示去做好下一步任務(wù)。除此之外，還真正學(xué)會了辦公自動化，將以前所學(xué)的空洞的實(shí)際知識結(jié)合運(yùn)用到實(shí)踐任務(wù)中，例如機(jī)的運(yùn)用，Excel制表等等。還有一個(gè)很小的任務(wù)值得留意，就是每天得提早到辦公室，將衛(wèi)生清掃好，開空調(diào)，預(yù)備新的簽到紙、燒好指點(diǎn)們當(dāng)日要喝的開水。這些看似不起眼的事情構(gòu)成了我每天七個(gè)小時(shí)的任務(wù)。局里的局長、辦公室主任、各個(gè)科室的科長們絕大多數(shù)是“，他們都很健談，也很愛開些小玩笑。剛開場時(shí)，畏于

50、他們的權(quán)高，總是不敢說話，只在一旁翻翻文件報(bào)紙，但是他們總是很關(guān)懷地問這問那，有時(shí)還和開開玩笑，漸漸地心里也沒有那種疙瘩，能大大方方地向他們問好，向他們訊問一些本人不懂的問題。當(dāng)看到我在看公務(wù)員方面的書籍時(shí)，他們還會給我提一些很好的建議，引見他們當(dāng)初考公務(wù)員的閱歷。一位局長還從他的信箱里找出了幾本書，讓我以后多從他那拿些書來看看，了解相關(guān)的政策和時(shí)事動態(tài)。很遺憾的就是，實(shí)習(xí)的時(shí)間短，對勞動和社會保證局的情況不是很了解，什么新合同法，養(yǎng)老保險(xiǎn)政策、規(guī)范性文件整理和管理?xiàng)l例、企業(yè)改制等都沒有深化學(xué)習(xí)。此外也會幫局長、主任校正相關(guān)的稿件，給一些文件加蓋章印。蓋了幾次不合格的章印后才干明白教師在公文寫

51、作上的苦口婆心，一個(gè)簡簡單單的印章也不是那么容易蓋的，得根據(jù)指點(diǎn)們的簽字同意來加蓋不同的章印，而且得“騎年蓋月，不是隨意那么一蓋就能了事的。都說公務(wù)員的飯碗是“金飯碗、“鐵飯碗，很多人就誤以為這些人上班是“軟懶散，做事拖這延那。在局機(jī)關(guān)實(shí)習(xí)的一個(gè)半月里，見到的是一個(gè)很積極的任務(wù)隊(duì)伍，局長們假設(shè)不外出出差的話，總會很早到辦公室辦公；科長們假設(shè)有事外出也會很擔(dān)任的打到辦公室，讓他們給他她在考勤表上注明。普通下午都沒多少事情，沒有什么人來局里辦事，可他們差不多也是六點(diǎn)才下班，有時(shí)事情忙甚至也要加班加點(diǎn)。很贊賞有這么一個(gè)珍貴的時(shí)機(jī)在局機(jī)關(guān)實(shí)習(xí)，這給了我一個(gè)極其重要的鍛煉時(shí)機(jī)。不僅讓我明白了在任務(wù)崗位中

52、要有真才實(shí)學(xué)，而且也要有務(wù)虛的任務(wù)態(tài)度，要用行動來證明某些東西。再有幾個(gè)月他們都將畢業(yè)，真正踏上本人的任務(wù)崗位，在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)里，我對本人的專業(yè)所學(xué)有了一定的認(rèn)識，也很喜歡這個(gè)充溢挑戰(zhàn)的角色。如今我也在預(yù)備公務(wù)員考試，爭取能做一個(gè)稱職的機(jī)關(guān)秘書。外文文獻(xiàn)：The Office of the Staff SecretaryPresidential Studies QuarterlyVolume, Issue, Date:June , Pages:-KAREN M. HULT, KATHRYN DUNN TENPAS Coordinate and Monitor the Decision-Mak

53、ing Process At first glance, the staff secretarys job may seem mostly “administrative. However, it is quite substantive in both policy and political terms: the staff secretary must be “in the loop on key issues and fluent with complex issues and positions. The staff secretary job is to be pretty pol

54、icy wonkish, too. that policy is inconsistent with the one we had the president say last week. Lets send it back and make sure its consistent. Or that speechwriter is always trying to get that policy in to a speech, and were not going to let him do it. The staff secretary guides and oversees the pol

55、icy decision-making process by making sure that all appropriate sources were consulted, thereby providing the full range of advice to the president. Jerry Jones stresses that the purpose of exposing policy options to wide scrutiny is to help ensure that the president sees the views of critics as well as proponents.But the job of the staff secretary is to kill ideas. I know that sounds awful, but the problem with theWhite House is people run in with great ideas an