優(yōu)化時(shí)間管理

1、時(shí)間管理是一種很特別的技巧，在學(xué)校中沒(méi)有人教你，但實(shí)際你必須要學(xué)習(xí)這門技巧。否則，不管你有 多么聰明，你還是不能整理好你掌握的信息，不管你工作多有經(jīng)驗(yàn)，你還是會(huì)在工作中拖延時(shí)間。每個(gè)人 每周都有168個(gè)小時(shí)，誰(shuí)都不例外。但有的人卻總是感覺(jué)時(shí)間不夠用，這是為什么呢？區(qū)別在于：他們是否掌握了時(shí)間管理的秘訣。有效的時(shí)間管理不僅能讓你完成任務(wù)，而且能讓你更加 從容，更有時(shí)間為每件任務(wù)找到最簡(jiǎn)單最聰明的解決方案。時(shí)間都去哪兒了？在西方很多大企業(yè)，人們都會(huì)用下面的3D原則來(lái)處理堆在桌子上的文件，具體做法如下：干掉它(Do it)，放棄它(Drop it)，或者交給別人(Delegate it)。1、交給別

2、人大多數(shù)人都不愿意授權(quán)，但事實(shí)上，把部分工作交給別人可以解放你自己，這樣你可以抽出時(shí)間去做 別的更重要的事情。比如說(shuō)在家里，如果有人喜歡洗碗，有人喜歡掃地，你就完全可以根據(jù)每個(gè)人的喜好來(lái)安排工作，沒(méi) 必要事必躬親。在工作中也是一樣。當(dāng)然，工作中的授權(quán)要相對(duì)復(fù)雜一些。但一旦學(xué)會(huì)在工作中授權(quán)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它 的好處。想想看，每天占用你時(shí)間最多的工作是什么，每天你感覺(jué)最無(wú)聊的任務(wù)是什么，你可以把那些既占用 時(shí)間又無(wú)聊的任務(wù)交給新手。要想學(xué)會(huì)授權(quán)，你需要事先做好規(guī)劃，需要給新手們足夠的時(shí)間去學(xué)習(xí)、犯錯(cuò)、改正，所以一定要提 前做好授權(quán)或培訓(xùn)計(jì)劃。2、明確截止日期截止日期能讓我們更集中精力，讓我們有所行動(dòng)，

3、保持專注。但如果時(shí)間太緊，過(guò)度的壓力和焦慮就可能會(huì)起到反作用，有時(shí)甚至?xí)屓耸肿銦o(wú)措，止步不前。我的建議是，不要把截止日期妖魔化，把它看成一件好事。分配足夠的時(shí)間。如果出于某種原因，你在完成某件事情時(shí)不太順利，時(shí)間上有些滯后，不要著急，寫(xiě)出 原因，然后繼續(xù)努力追趕進(jìn)度，或者你也可以重新修改時(shí)間表，感覺(jué)自己重新開(kāi)始。要想做成某件事，最好的狀態(tài)是你能稍微提前完成它，并有一點(diǎn)時(shí)間可以檢查一遍，做些最后的修改， 而非總是擠在最后一刻完成。3、時(shí)間竊賊我們?cè)诠ぷ髦泻苋菀资艿礁鞣N因素的打擾。通常來(lái)說(shuō)，別人的兩種做法很容易讓你在不知不覺(jué)中丟掉 大把時(shí)間：提出不合時(shí)宜的請(qǐng)求。要想避免被這種請(qǐng)求占用太多時(shí)間，你

4、一定要學(xué)會(huì)禮貌而堅(jiān)定地拒絕對(duì)方，尤其是當(dāng)對(duì)方請(qǐng)你做一些 你并不擅長(zhǎng)的事情時(shí)；讓你久等。通常來(lái)說(shuō)，如果有人跟你約定時(shí)間，結(jié)果平白無(wú)故地讓你等了超過(guò)15分鐘，你應(yīng)該立刻離開(kāi)（當(dāng)然， 也不能所有問(wèn)題一刀切，在使用這條規(guī)則時(shí)應(yīng)該具體問(wèn)題具體分析）。另外，在等待對(duì)方時(shí)，你也可以充分利用時(shí)間打打電話，發(fā)發(fā)信或者處理郵件，讀讀書(shū)等。辦公室是 最容易浪費(fèi)時(shí)間的地方。臭名昭著的“茶水間談話”就發(fā)生在這里，雖然有些茶水間談話確實(shí)能解決問(wèn)題， 甚至能激發(fā)靈感，但大部分時(shí)候，同事之間無(wú)聊的閑談只會(huì)讓你白白浪費(fèi)時(shí)間。下面是一些可以讓你更加高效利用時(shí)間的建議：如果會(huì)議日程很短（記住，開(kāi)會(huì)之前一定要列出會(huì)議日程），不妨讓所

5、有參會(huì)人員站著開(kāi)會(huì)；有些會(huì)議可以通過(guò)其他方式舉行，比如說(shuō)電話會(huì)議或網(wǎng)絡(luò)會(huì)議；換個(gè)角度坐，盡量不要跟所有路過(guò)你身邊的人都做目光接觸；郵件一定要簡(jiǎn)短、清晰，盡量不要隨便開(kāi)些不清不楚的玩笑。按主題保存郵件，這樣找起來(lái)會(huì)更方 便。站著接電話。這樣不僅會(huì)讓你聽(tīng)起來(lái)更自信，而且站著接電話的效率也會(huì)更高。4、合理規(guī)劃大多數(shù)任務(wù)都可以被分解為幾個(gè)子任務(wù)，要想成功實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，你必須學(xué)會(huì)將任務(wù)分解，并有條不紊地 完成各個(gè)子任務(wù)?！斑M(jìn)攻”計(jì)劃無(wú)論是在計(jì)劃一場(chǎng)跨國(guó)并購(gòu)還是規(guī)劃一日三餐，你都必須將任務(wù)分解，計(jì)劃各個(gè)子任務(wù) 的先后順序。哪項(xiàng)任務(wù)耗時(shí)最長(zhǎng)，需要最早開(kāi)始？哪項(xiàng)任務(wù)需要在其他任務(wù)之前開(kāi)始？哪些任務(wù)可以跟其他任務(wù)同

6、時(shí)進(jìn)行？各項(xiàng)任務(wù)最早能在什么時(shí)候完成，正常情況下能多久完成，最晚會(huì)在什么時(shí)候完成？5、畫(huà)出變量時(shí)間線回答完以上四個(gè)問(wèn)題后，你便可以畫(huà)出該項(xiàng)目的“變量時(shí)間線”了。“變量時(shí)間線”的價(jià)值在于，它 可以幫你最好地利用自己的時(shí)間，并讓你有時(shí)間從容應(yīng)對(duì)“可能發(fā)生的最糟糕情況”。標(biāo)出整個(gè)項(xiàng)目從頭 到尾需要的星期數(shù)或月數(shù)。按照下圖所示，畫(huà)出每件任務(wù)需要花費(fèi)的時(shí)間，如果可能，把這些時(shí)間段分解 為“最快時(shí)間”“預(yù)期時(shí)間”和“最晚時(shí)間”。這個(gè)簡(jiǎn)單的例子是一個(gè)人的學(xué)車計(jì)劃。這個(gè)人計(jì)劃在自己下次生日之前拿到駕駛執(zhí)照。首先，她必須賺到錢來(lái)支付考駕照的費(fèi)用（賺到這筆錢需要4個(gè)月），所以這項(xiàng)任務(wù)必須在練車之前完 成。但賺錢這

7、件事可以跟理論學(xué)習(xí)同時(shí)進(jìn)行。根據(jù)她的估計(jì)，一旦開(kāi)始練車，她最快可以在兩個(gè)月內(nèi)完成， 如果時(shí)間能延長(zhǎng)到三個(gè)月，她的把握會(huì)更大，最糟糕的情況下，她也能在四個(gè)月內(nèi)完成練車。如果她第一 次考試沒(méi)通過(guò)，她可以在第二個(gè)月再試一次，最多試三次就一定能過(guò)。上面的時(shí)間線可以讓我們清楚地看 到她的任務(wù)順序，以及整個(gè)過(guò)程可能會(huì)持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間。6、先感覺(jué)，后行動(dòng)很多人喜歡等到“有感覺(jué)”的時(shí)候才開(kāi)始行動(dòng)。這種想法只會(huì)讓你浪費(fèi)時(shí)間！沒(méi)錯(cuò)，你的感受肯定會(huì)影響你的行為，但反過(guò)來(lái)說(shuō)，行為也會(huì)影響感受。打個(gè)比方，當(dāng)你感覺(jué)情緒有 些低落時(shí)，不妨挺直上半身，稍稍抬起下巴，給自己一個(gè)大大的笑臉，這樣做肯定會(huì)讓你感覺(jué)立刻好起來(lái)。 其中道理

8、非常簡(jiǎn)單：你的行為可以影響潛意識(shí)，讓它相信你真的感覺(jué)很開(kāi)心。所以千萬(wàn)不要等，不要等到自己完全鼓起勇氣再去嘗試自己一直想做但卻不敢做的事情，比如說(shuō)公共 演講、約會(huì)某人或拒絕上司的無(wú)理要求，你完全可以“假裝”自己已經(jīng)不再害怕，這些事情已經(jīng)成為你的 家常便飯了。當(dāng)你假裝已經(jīng)進(jìn)入某種情緒狀態(tài)，比如說(shuō)開(kāi)心、自信或充滿激情的時(shí)候，你就會(huì)更容易真正進(jìn)入那種 狀態(tài)。先影響你的潛意識(shí)，然后你的潛意識(shí)會(huì)反過(guò)來(lái)影響你的行為。試試看吧!另外，傳授你打敗拖拉的 10種方法！7、學(xué)會(huì)看表工作時(shí)最好能戴塊計(jì)時(shí)表。每次開(kāi)始努力工作時(shí)，開(kāi)始計(jì)時(shí)。每次停止工作時(shí)一一哪怕只是去倒杯咖啡，跟人聊兩句，或者望著窗外發(fā)呆一下一一停止計(jì)時(shí)

9、。8、打敗拖拉拖拉是一種常見(jiàn)病，你越是染上這個(gè)壞毛病，就越容易變得拖拉。如果你做事時(shí)總是一拖再拖，下面的10條建議或許會(huì)對(duì)你有用：放棄完美主義。很多人之所以拖拉，是因?yàn)樗麄兛偸窍胍咽虑樽龅酵昝?。放棄完美主義吧!先動(dòng)手完成，以后總會(huì)有 機(jī)會(huì)把它做到完美；多想想完成工作以后的回報(bào)。想象那時(shí)會(huì)是一種什么感覺(jué)；不由分說(shuō)，先做上10分鐘再說(shuō)。一旦只給自己限定10分鐘時(shí)，你就會(huì)更容易開(kāi)始，而大多數(shù)情況下，一旦開(kāi)始，你就不會(huì)只做上10 分鐘；關(guān)掉電視，斷掉網(wǎng)絡(luò)。電視和互聯(lián)網(wǎng)是最浪費(fèi)時(shí)間的兩樣?xùn)|西，給自己定個(gè)目標(biāo)，在完成百分之多少前，絕對(duì)不打開(kāi)電視， 不上網(wǎng)；給自己買個(gè)計(jì)時(shí)器。每個(gè)小時(shí)提醒自己一次，這樣你就會(huì)知道時(shí)間總是比你想象得快；先做最有趣的，或者最不讓你痛苦的部分。這樣你會(huì)更容易進(jìn)入狀態(tài)；仔細(xì)觀察自己。一旦發(fā)現(xiàn)自己想拖拉，就立刻啟動(dòng)意志力，制止自己的拖拉傾向。意志力也能成為一種習(xí)慣，一旦養(yǎng) 成，拖拉將會(huì)望風(fēng)而逃；問(wèn)問(wèn)自己，你內(nèi)心是否反而很享受拖拉的感覺(jué)？有的人很喜歡“在最后一刻完成”的刺激感，你是這樣的人嗎?如果你是，盡量給自己多一些時(shí)間，給 自己制定截止日期時(shí)稍微提前一些，學(xué)會(huì)盡早開(kāi)始任務(wù)，這樣你就會(huì)更加安全；很多人之所以遲遲不愿動(dòng)手，其中一個(gè)原因是害怕失誤。別擔(dān)心