有限公司檔案綜合管理分類方案

1、有限公司檔案綜合管理分類方案為適應(yīng)公司檔案綜合管理的需要，統(tǒng)一檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)檔案分類整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)公司檔案業(yè)務(wù)管理水平的提高，根據(jù)國(guó)家檔案印發(fā)的企業(yè)檔案工作規(guī)范和廣州市執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則，結(jié)合我司實(shí)際情況制定本方案。一、分類原則以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和檔案的載體形態(tài)特點(diǎn)，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。本公司全部檔案分為九類，分別用0-9阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編大類代字。大類下的屬類用“.阿拉伯?dāng)?shù)字”作類目號(hào)，從左至右稱為一級(jí)類目、二級(jí)類目、三級(jí)類目。類目級(jí)數(shù)根據(jù)檔案材料的數(shù)量和內(nèi)容需要決定。本方案適用我司全部檔案的

2、分類、組卷和排架管理。二、類別設(shè)置（一）各大類檔案類目號(hào)0裝飾工程類（含工程、軟裝、設(shè)計(jì)）1設(shè)備儀器類2基建類3科研類4文書檔案5聲像檔案類6人員檔案類7會(huì)計(jì)檔案類8實(shí)物檔案類（二）各級(jí)檔案類目0.裝飾工程0.2010.1.0工程項(xiàng)目0.2010.1.0.1工程項(xiàng)目管理類0.2010.1.0.2工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類0.2010.1.0.3工程項(xiàng)目技術(shù)類0.2010.1.1軟裝項(xiàng)目0.2010.1.1.1軟裝項(xiàng)目管理類0.2010.1.1.2軟裝項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類0.2010.1.1.3軟裝項(xiàng)目技術(shù)類0.2010.1.2設(shè)計(jì)項(xiàng)目0.2010.1.2.1設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理類0.2010.1.2.2設(shè)計(jì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類0.2

3、010.1.2.3設(shè)計(jì)項(xiàng)目技術(shù)類備注：包含軟裝、工程、設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔1.設(shè)備儀器檔案辦公設(shè)備動(dòng)力交通設(shè)備（發(fā)電機(jī)、汽車等）2.基建檔案房屋產(chǎn)權(quán)2.1.12.1.22.1.32.22.2.12.2.22.2.32.2.43科研類3.1*施工課題研究3.2*設(shè)計(jì)課題研究4.文書檔案（按年度-保管期限）5聲像檔案類5.1照片5.1.1底片5.1.2正片5.1.2.1公司建設(shè)面貌5.1.2.2人物（領(lǐng)導(dǎo)班子、勞模等）5.1.2.3各種會(huì)議照片5.1.2.4領(lǐng)導(dǎo)參觀、視察照片5.1.2.5裝飾工程照片5.1.2.6文化娛樂活動(dòng)5.1.2.7榮譽(yù)、證書、紀(jì)念品照片5.2m$H+h錄音帶5.3

4、錄像帶5.4磁盤5.5光盤6人員檔案類7會(huì)計(jì)檔案類7.1會(huì)計(jì)報(bào)表7.2會(huì)計(jì)帳簿7.3會(huì)計(jì)憑證7.4工資單及其他8實(shí)物檔案類8.1可折疊檔案8.1.1錦旗、獎(jiǎng)狀、證書8.2不可折疊檔案8.2.1獎(jiǎng)杯、牌匾、紀(jì)念品三、編號(hào)方法（一）裝飾工程類裝飾工程檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項(xiàng)目、軟裝項(xiàng)目、設(shè)計(jì)項(xiàng)目。在一個(gè)項(xiàng)目中包含工程、軟裝、設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔。每個(gè)項(xiàng)目組卷按管理類（代號(hào)為1）、經(jīng)濟(jì)類（代號(hào)為2）、技術(shù)類（代號(hào)為3）文件次序排列。編號(hào)方法：大類+年份+一級(jí)屬類+工程類別+組卷類+流水號(hào)。示例1：0.2010.1.0.1_01工程項(xiàng)目管理類第一卷示例2：裝飾工程項(xiàng)目示例3:0.2010.1

5、.0.3_01技術(shù)類第一卷技術(shù)類第一卷技術(shù)類工程類當(dāng)年工程項(xiàng)目立檔順序號(hào)工程發(fā)生年度裝飾工程項(xiàng)目說明：第一個(gè)箭頭“0”，代表屬于產(chǎn)品類“工程項(xiàng)目?！钡诙€(gè)箭頭“2010”代表年份。第三個(gè)箭頭“1”代表2010年第1份歸檔項(xiàng)目。第四個(gè)箭頭：“0/1/2”：0-代表裝飾工程（表示本項(xiàng)目以裝飾工程為主，但可同時(shí)包括軟裝、設(shè)計(jì)）；1-代表軟裝工程（表示本項(xiàng)目以軟裝工程為主，但可同時(shí)包括設(shè)計(jì)）；2-代表設(shè)計(jì)項(xiàng)目（表示本項(xiàng)目只有設(shè)計(jì)）。第五個(gè)箭頭“1/2/3“：1代表管理類；2代表經(jīng)濟(jì)類；3代表技術(shù)類。第六個(gè)箭頭“01”代表案卷數(shù)二）設(shè)備儀器檔案設(shè)備檔案，按設(shè)備種類分類（1.1辦公設(shè)備、1.2交通設(shè)備、1

6、.3其它），并分別以一級(jí)屬類為單位。（三）基建類基建檔案，按房屋產(chǎn)權(quán)和產(chǎn)權(quán)房發(fā)生的租賃分類（不按年度劃分）。房屋產(chǎn)權(quán)租賃管理2.2.1-1編制案卷順序號(hào)：按租賃時(shí)間先后組卷二級(jí)類目號(hào)（盤福路）一級(jí)類目號(hào)（租賃）大類代號(hào)（基建檔案）租賃管理大類代號(hào)（基建檔案）（四）科研檔案3.200.1-1編制案卷順序號(hào)級(jí)類目號(hào)（當(dāng)年第一個(gè)課題）研立項(xiàng)年度大類代號(hào)（科研檔案）（五）文書檔案文書檔案應(yīng)按照分類方案（年度+保管期限件號(hào)）進(jìn)行分類，以件為單位整理，在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)編件號(hào)（順序號(hào)），即在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題，樣式如下：（全宗號(hào)）（年度）（室編

7、件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號(hào)）件號(hào)的編寫規(guī)則：每年按“永久、”“長(zhǎng)期”（30年）、“短期（”10年）三種保管期限編三個(gè)流水順序號(hào)。每一種保管期限里的件號(hào)按照發(fā)文時(shí)間先后順序排列。（六）聲像檔案，按載體分類（5.1照片檔案：5.1.1底片、5.2.1正片（正片與其來(lái)源的底片或電子文本的存放位置應(yīng)編制參見號(hào)）、5.2錄音帶、5.33錄像帶、5.4磁盤、5.5光盤），并分別編制案卷順序號(hào)。1.底片底片：不分屬類，按照接收時(shí)間先后編流水順序號(hào)，裝滿一冊(cè)為一卷。5.1底片5.2012.1.1-01案卷順序號(hào)（第1本底片冊(cè)）三級(jí)屬類（照片檔案）二級(jí)屬類（形成年度）大類代號(hào)（聲像檔案）正片5.2012.2.1-01I案卷順序號(hào)（第1本底片冊(cè)）三級(jí)屬類單位建設(shè)面貌照片三級(jí)屬類（正片）二級(jí)屬類（形成年度）大類代號(hào)（聲像檔案）（七）人員檔案已故人員檔案，即本公司在編已故人員的人事檔案。按接收時(shí)間先后結(jié)合姓氏筆劃編制案卷順序號(hào)。6.2010.01案卷順序號(hào)（第1卷）已故年度大類代號(hào)（已故人員檔案）（八）會(huì)計(jì)檔案在一級(jí)類目下分為二級(jí)屬類：一級(jí)類目為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類別，二級(jí)類目為會(huì)計(jì)檔案類別。