行政部文件管理編號(hào)規(guī)范

1、文 件 編 號(hào) 規(guī) 范*公司二零一零年五月北京 *公司SZ-RR-文件編號(hào)規(guī)范-A/0.1 TOC o 1-5 h z 第一章目的1第二章使用范圍1第三章編號(hào)辦法1.公司名稱及項(xiàng)目名稱約定 1.日期表示1.文件版本編號(hào) 2.技術(shù)文件命名2.其他文件的編號(hào)3公司規(guī)章制度和管理文件 3合同協(xié)議3傳真4電子郵件的命名規(guī)則 4外來(lái)文件4對(duì)外發(fā)文5會(huì)議紀(jì)要5其它文件5北京 *公司SZ-RR-文件編號(hào)規(guī)范-A/0.1第 頁(yè)共6頁(yè)第一章目的為確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，便于文件的識(shí)別、追溯和 控制，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)范。第二章使用范圍本規(guī)范適用于公司文件的編號(hào)管理和控制：.技術(shù)類文件：是

2、指在公司的銷售、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān) 的各類文件和資料；.其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等；.編號(hào)文件包括紙介文件以及電子文件。第三章編號(hào)辦法.公司名稱及項(xiàng)目名稱約定公司全稱為：北京*本組織簡(jiǎn)稱：項(xiàng)目簡(jiǎn)稱：.日期表示格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmddyyyy：用四位數(shù)字表示公元年份，如 2005表示公元2005年。mm用兩位數(shù)字表示月份，不足兩位時(shí)，第一位用零補(bǔ)齊，如 03 表木3月。dd:用兩位數(shù)字表示日期，不足兩位時(shí)，第一位用零補(bǔ)齊，如 15表示第15號(hào)。例如：2003-10-27 或 20031027 表示(2003 年 10 月 27 日).文

3、件版本編號(hào)下面是對(duì)文件版本進(jìn)行編號(hào)要遵守的標(biāo)準(zhǔn)：A.起草版本的編號(hào)為 0.1, 0.2, 0.3,，0.10。B.版本編號(hào)可以根據(jù)項(xiàng)目需要延伸到若干層，例如，0.1,0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以確認(rèn)后，版本編號(hào)應(yīng)該始自 1.0。版本編號(hào)不斷變化為：1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。C.項(xiàng)目可以根據(jù)需要將版本編號(hào)晉升為 2.0, 2.1, 2.2等。.技術(shù)文件命名格式：*-vnn-(AA-)BB-yy*:項(xiàng)目縮寫。nn：版本號(hào)。AA:子項(xiàng)目名稱。yy：文件版本號(hào)。BB:工作過(guò)程名稱:例如：*-Vl-需求說(shuō)明書-0.1.1*-v1-系統(tǒng)測(cè)試計(jì)劃-2.05.其他文件的編

4、號(hào)公司規(guī)章制度和管理文件公司規(guī)章制度和管理文件的編號(hào)格式為：*(-DN)-TT.AB-SS/ddDN大寫英文字母，部門代號(hào)，如該制度是公司級(jí)文件，適用于 公司全體人員，該部分編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度， 則應(yīng)標(biāo)記部門編號(hào)，表示該制度由部門內(nèi)部使用。TT:大寫英文字母，文件類型：RR-規(guī)章制度，指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度；QS-質(zhì)量管理文件，公司運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的各類文件和記錄。AR文件名稱SS文件屬性存檔：A屬性；保密：H屬性dd:文件版本號(hào)。例如：*-RR-考勤管理規(guī)范-A/1.1.2合同協(xié)議合同協(xié)議的編號(hào)格式為：yyyy *-T-nnnyyyy：阿拉伯?dāng)?shù)字，簽訂合同的年份；T：合同類

5、型S-銷售合同P-采購(gòu)合同C-合作協(xié)議H-勞動(dòng)合同O-其它合同nnn：合同流水號(hào)，流水號(hào)每年1月1日自動(dòng)歸0。傳真發(fā)出的傳真編號(hào)結(jié)構(gòu)為：*-AA -R/S - BB-yyyymmdd-nnAA 人員姓名；BR傳真的主題（不超過(guò)15個(gè)漢字）；nn：流水號(hào)；yyyymmdd 表示日期。R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真。傳真屬于臨時(shí)文件，一般不做長(zhǎng)期保存，如需要保存，則應(yīng)對(duì)其復(fù)、并以外來(lái)文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并且與外來(lái)文件一起管理。例如：*-張三-R-臺(tái)灣需求的回復(fù)-20100314-01 （表示在2010年3月14日收到從臺(tái)灣發(fā)來(lái) 的傳真，主題為 臺(tái)灣需求的回復(fù)”。）電子郵件的命名規(guī)則電子郵件需要

6、歸檔管理時(shí)，按傳真的命名規(guī)則命名。外來(lái)文件外來(lái)文件結(jié)構(gòu)為*-RM-AA-yy- nnnnAA 文件種類編號(hào)：RM需求相關(guān)yy：文件來(lái)源編號(hào)：nnnn：文件流水號(hào)例如：*-RM-臺(tái)灣公司操作手冊(cè)-01-0001對(duì)外發(fā)文指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。對(duì)外發(fā)文格式為：yyyy * （外）文字第nnn號(hào)yyyy：阿拉伯?dāng)?shù)字，發(fā)文的年份nnn：流水號(hào)，每年1月1日自動(dòng)歸0。會(huì)議紀(jì)要指公司內(nèi)部會(huì)議的記錄等。文件格式為 *-yyyymmdd-M-AB-ddyyyymmdd:日期。AR會(huì)議主題（不超過(guò)15個(gè)漢字）。dd:阿拉伯?dāng)?shù)字，文件流水號(hào)。例如：*-20030314-M-周例會(huì)-0001其它文件項(xiàng)目周報(bào):*-vnn-yyyymmdd-周報(bào)-AB周工作計(jì)劃：*-vnn-yyyymmdd-周計(jì)戈ij - AB工作任務(wù)單：*-vnn-yyyymmdd-任