信息資源管理

1、第八章 信息資源管理 第一節(jié) 檔案管理第二節(jié) 郵件收發(fā)和管理第三節(jié) 辦公軟件的運(yùn)用 Company name第一節(jié) 檔案管理一、文件的歸檔存檔目的紙媒體磁性媒體縮微圖像媒體光盤存儲(chǔ)媒體Company name二、存檔設(shè)備 （一）直式及橫式文件柜1、直式文件柜2、橫式文件柜Company name（二）開(kāi)架儲(chǔ)存 （三）卡片式儲(chǔ)存柜 Company name（四）計(jì)算機(jī)磁帶儲(chǔ)存（五）備忘錄資料Company name三、檔案的分類 （一）按字母排列的分類法1、按主題分類2、按地區(qū)分類（二）按數(shù)字排列的分類方法1、按十進(jìn)位制數(shù)碼編排分類2、按日期排列分類Company name三、檔案的分類（三）字

2、母法和數(shù)字法的比較（四）字母法和數(shù)字法的綜合運(yùn)用1、在字母順序排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個(gè)字母或字母的一部分，在立卷時(shí)，每個(gè)案卷再分別編號(hào)。2、案卷按字母順序分組排列，而在分組內(nèi)部按數(shù)字排列。每個(gè)字母，或字母的一部分分別立一個(gè)導(dǎo)卡，導(dǎo)卡上標(biāo)明該字母組內(nèi)按數(shù)字排列的案卷索引。Company name四、檔案的檢索（一）編制索引的基本規(guī)則（二）編索引的常用方法1、按個(gè)人姓名編制索引2、按企事業(yè)單位名稱編制索引3、按政府和政治名稱編制索引Company name（三）索引間的相互查詢1、需要使用相互參照目錄卡的情況2、不需要使用相互參照目錄卡的情況名稱/主題:張三 檔案號(hào)：1120A

3、內(nèi)容：推薦信，李四 日期：2000年3月1日詳見(jiàn)姓名/主題：李四 檔案號(hào)：2418C相互參照目錄卡Company name五、計(jì)算機(jī)存檔系統(tǒng) （一）電子檔案的優(yōu)點(diǎn) 操作方便 傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享 存儲(chǔ)空間小 具有多種表現(xiàn)形式 復(fù)制時(shí)不容易丟失信息（二）電子檔案命名技術(shù) Company name六、檔案信息安全（一）控制紙質(zhì)檔案的使用 DATEMATERIALDATEREMOVEDTO BE RETURNEDCHANGE TO WHOMREMARKS日期材料名稱借出日期歸還日期轉(zhuǎn)借人備注文件外流登記卡Company name六、檔案信息安全（二）控制電子檔案的使用 1、必須采取各種措施控制電子

4、檔案的使用 2、安全保管電子檔案 Company name七、檔案保留政策（一）制定保留計(jì)劃（二）公務(wù)文件指南 永久保留？/保留5年10年？ 保留至5年？/保留大約1年？（三）個(gè)人資料指南（四）準(zhǔn)備一份存放計(jì)劃Company name第二節(jié) 郵件收發(fā)和管理一、收進(jìn)郵件（一）郵件的種類和初步分揀1、郵件的種類2、初步分揀Company name（二）郵件的拆封 1、注釋事項(xiàng) 不能拆開(kāi)的； 無(wú)意拆開(kāi)； 報(bào)刊、小冊(cè)子； 拆開(kāi)時(shí)輕敲郵件底部； 開(kāi)封刀或拆封機(jī)； 核對(duì)附件。 2、注明郵件日期Company name（三）進(jìn)步分揀（四）郵件登記收到日期發(fā)出日期收到時(shí)間發(fā)件人收件人來(lái)件種類處理日期07022

5、000070120009 時(shí)勃朗斯總經(jīng)理通知信0702200007022000063020009 時(shí)克拉美公司讓庫(kù)克定價(jià)單07022000070220000701200014 時(shí)柯拉在公司全體職員證明信0702200007032000070220009 時(shí)魯?shù)婪蚴访芩雇ㄖ?7022000郵件登記表Company name（五）郵件的分發(fā)和傳閱1、呈交上司的郵件2、呈交他人的郵件 ( )為你提供信息； ( )要你采取措施； ( )征求你的意見(jiàn)； ( )請(qǐng)轉(zhuǎn)交； ( )請(qǐng)交回； ( )請(qǐng)和我一起審核 ( )請(qǐng)存檔； ( ) 提示條Company name3、郵件的傳閱傳閱順序提示條 請(qǐng)按數(shù)字順序

6、傳閱發(fā)文日期： 年 月 日傳閱人姓名傳閱順序簽名時(shí)間Mrs. Edwards 愛(ài)德化茲夫人2Mr. Roberts 魯柏斯先生1Mr. Jones 瓊斯先生4Ms. Nelson 尼爾森女士3Mr. Ellis 埃里先生5File存檔Please intial, date, and forward.* 請(qǐng)簽上姓名縮寫字母、日期并傳給下一個(gè)人。Company name（六）幾種郵件的處理1、掛號(hào)與匯款郵件的處理2、賬單與結(jié)算單的處理Company name二、寄發(fā)郵件（一）郵件的簽字（二）查對(duì)地址（三）查對(duì)郵件標(biāo)記（四）查對(duì)附件（五）郵件的折疊與裝封（六）匯總郵件（六）選擇寄發(fā)方式Company name（四）查對(duì)附件1、如何查對(duì)附件 附件比郵件小/附件比郵件大2、處理方法 郵件和附件同用很大的信封； 組合信封； 附件用不封口信封，郵件用另一封口信封； 附件和郵件一般大，像信件一樣折疊并放人普通的商業(yè)