大學(xué)教學(xué)類檔案管理辦法模版

1、大學(xué)教學(xué)類檔案管理辦法第一章 總 則 第一條 根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和高等學(xué)校檔案管理辦法，為了加強(qiáng)我校教學(xué)類檔案工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校教育管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，特制訂本辦法。 第二條 凡是我校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。 第三條 教學(xué)檔案由我校檔案館集中統(tǒng)一管理，并保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。 第四條 教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。各有關(guān)部門應(yīng)對(duì)教學(xué)檔案實(shí)行“三納入”、“四同

2、步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一；下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查，驗(yàn)收檔案同步；畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。 第五條 各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)專 (兼)職檔案干部，統(tǒng)一管理本部門，本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，并按期向檔案館辦理移交。第六條 逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀部門，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息咨詢部門之

3、一。第七條 逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理，并納入全校信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。第二章 歸檔范圍的確定 第八條 確定的原則 1. 歸檔的教學(xué)管理和實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。 2. 歸檔的教學(xué)文件材料，必須反映教學(xué)管理，教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 3. 歸檔的教學(xué)文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的成套性特點(diǎn)。 第九條 歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn) 1. 歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材等方面，具體范圍見(jiàn)附件一。 2歸檔的重點(diǎn)是

4、學(xué)校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的不同裁體的文件材料。 第十條 不歸檔的文件材料 1上級(jí)有關(guān)教學(xué)的普發(fā)的(非專指高校)、不辦的文件； 2上級(jí)有關(guān)教學(xué)的未定稿的文件； 3重份文件； 4無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性臨時(shí)性文件； 5非隸屬單位抄送的不需辦理，也無(wú)參考價(jià)值的文件； 6校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件； 7與校外單位交換來(lái)的材料； 以上不歸檔材料如認(rèn)為有必要保留，各部門可作資料暫存。 第三章 立卷歸檔 第十一條 教務(wù)處、學(xué)生處、招生就業(yè)處、團(tuán)委、各學(xué)院以及所有能形成教學(xué)文件材料的部門均為教學(xué)檔案立卷單位。 第十二條 上述各立卷歸檔單位的專職文書處理人員或兼職檔案員，要按文件材料分類要求分

5、別積累教學(xué)文件材料，并定期進(jìn)行整理歸檔。 第十三條 檔案館隨時(shí)了解、督促、檢查、指導(dǎo)專兼職檔案員做好文件材料的積累工作。 第十四條 根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件材料(指同一部門)組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時(shí)可組成若干卷，每卷不超過(guò)200頁(yè)，也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)問(wèn)題單一、文件較少者按不同內(nèi)容分別組成薄卷，檔案館可將不同立卷部門形成的相同內(nèi)容的薄卷裝入一個(gè)檔案盒立卷歸檔。 第十五條 在不影響卷內(nèi)文件自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系的前題下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、30年、短期順序排列。 第十六條 卷內(nèi)密不可分的文

6、件按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批復(fù)在前、請(qǐng)示在后的要求排列， 第十七條 卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。 第十八條 凡是文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)加制封面，注明題名、責(zé)任者、時(shí)間。 第十九條 各種材料大小均為16開，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名；圖簽折在外面。 第二十條 文中密不可分的插圖、照片應(yīng)貼入文字材料內(nèi)；圖冊(cè)、表冊(cè)、照片應(yīng)貼上標(biāo)簽，填寫件號(hào)及檔號(hào)附在文字材料之后共同組成保管單位，其他裁體材料可專柜保管，但需填寫與文字材料卷一致的檔號(hào)。 第二十一條 透明圖紙用縫紉機(jī)打圖邊，并貼上標(biāo)簽，填寫張?zhí)柤芭c文字報(bào)告一致的檔號(hào)。 第二十二條 歸檔的教學(xué)文

7、件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。 第二十三條 教學(xué)檔案管理文件一般歸檔一份，重要的教學(xué)文件(研究生論文、專著、優(yōu)秀教材等)除原稿外，根據(jù)實(shí)際情況，酌加副本。 第二十四條 按順序編排頁(yè)號(hào)，無(wú)論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角，不裝訂的以件為單位者，應(yīng)在右上角加蓋有單位名稱，檔號(hào)，件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng)填寫。 第二十五條 填寫卷內(nèi)目錄及備考表(不裝訂的以件為單位裝入檔案袋保管的材料，可不寫卷內(nèi)目錄，但須在檔案袋正面材料目錄內(nèi)詳細(xì)填寫材料名稱)。 第二十六條 凡教師業(yè)務(wù)檔案中規(guī)定的內(nèi)容已分別歸入其他類檔案的，如專著、論文已歸人出版類、科研成果已歸入

8、科研類，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中注明相應(yīng)類目的檔號(hào)。 第二十七條 文件形成部門提出每個(gè)案卷的密級(jí)并會(huì)同檔案館確定。 第二十八條 案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確。 第二十九條 歸檔驗(yàn)收 1由歸檔人員填寫歸檔說(shuō)明書，說(shuō)明書放在第一卷卷內(nèi)目錄之前。 2移交檔案時(shí)交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求；標(biāo)題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。 3移交時(shí)填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。 4教學(xué)綜合管理文件次年6月底前歸檔，其他各類材料完成一個(gè)培養(yǎng)周期(即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè))當(dāng)年寒假前一次性歸檔。 5研究生論文原稿由研究生部在研究生畢業(yè)時(shí)統(tǒng)一交

9、檔案館存檔。第四章 教學(xué)檔案的管理 第三十條 檔案館負(fù)責(zé)接收各單位送交的教學(xué)檔案，并將檢查合格的案卷移交檔案館管理。 第三十一條 按高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法檔號(hào)的編制原則，我校教學(xué)類檔案的分類由一、二、三級(jí)類目代號(hào)組成：第三十二條 教學(xué)類檔案號(hào)二年度號(hào)+教學(xué)檔案分類號(hào)+案卷號(hào)，其模式如下： 案卷號(hào)按三級(jí)類目流水。 屬于教學(xué)管理內(nèi)容的采用自然年度，涉及教學(xué)年度采用最后自然年度。涉及學(xué)籍問(wèn)題的，可采用入學(xué)時(shí)的年度(“級(jí)”)。 第三十三條 檔案館對(duì)已接收的案卷，要認(rèn)真搞好編目。 1每卷檔案脊背上填寫檔號(hào)，也可另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽。 2按照GB3972.585檔案著錄規(guī)則，編制教學(xué)類檔案案卷級(jí)、文件級(jí)

10、著錄卡，作為手工檢索卡和計(jì)算機(jī)采集卡使用。 3. 登錄教學(xué)檔案目錄，按檔號(hào)順序，以案卷為對(duì)象填寫。 4編制各種分類目錄和專題目錄，積累到一定程度后，打印匯編出版。 5將編制的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)與本系統(tǒng)的信息庫(kù)聯(lián)網(wǎng)。 第三十四條 檔案館對(duì)已接收的案卷，要進(jìn)行妥善保管。 1按檔號(hào)順序排架。 2保管要求按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第9條執(zhí)行。 3與文件材料配套的特殊載體記錄的教學(xué)檔案，按聲象載體檔案工作規(guī)范有關(guān)條款處理。 第三十五條 對(duì)需要銷毀的檔案，按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第10條執(zhí)行。 第三十六條 要認(rèn)真做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第9條執(zhí)行。

11、第三十七條 檔案的補(bǔ)充與修改 1各院、處隨時(shí)將收集到的教學(xué)文件材料經(jīng)整理后向檔案館補(bǔ)充歸檔，檔案館負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的人員應(yīng)及時(shí)將補(bǔ)充材料插入卷內(nèi)相應(yīng)的位置，并在卷內(nèi)目錄、帳本上補(bǔ)充填寫。 2凡已歸檔的文件材料需要修改時(shí)，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得修改任何文件材料。第五章 教學(xué)檔案的開發(fā)利用 第三十八條 檔案的借閱按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第八條執(zhí)行。 第三十九條 咨詢服務(wù)，報(bào)道交流。 1指導(dǎo)利用者查找，利用檔案，解答有關(guān)問(wèn)題。 2根據(jù)學(xué)校需要，開展定題跟蹤服務(wù)。 3定期編制書本式目錄，發(fā)本單位各部門使用，并有選擇地進(jìn)行外部交流。 第四十條 編輯各種形式的參考資料，如數(shù)據(jù)匯編、專

12、題文摘、文件匯編、論文匯編、信息交流等，為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)。 第四十一條 注意收集登記利用檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，并將實(shí)例匯集成冊(cè)，印發(fā)宣傳。 附件一：高等學(xué)校教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表； 附件二：高等學(xué)校教學(xué)類檔案三級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表。 附件一高等學(xué)校教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表JX11綜合序號(hào)類 目 名 稱保管期限1上級(jí)下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料30年2教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法永久3學(xué)校規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)永久4教學(xué)檢查、評(píng)估和各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料30年5非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料30年6統(tǒng)計(jì)報(bào)表永

13、久7學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)材料30年JX12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)序號(hào)類 目 名 稱保管期限1上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料30年2學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室論證、評(píng)估、申報(bào)、審批材料永久3重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料30年4學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)材料永久5學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久JX13招生序號(hào)類 目 名 稱保管期限1上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料30年2招生計(jì)劃、規(guī)定、生源計(jì)劃30年3新生錄取材料及新生名單30年4委培、代培、自費(fèi)生計(jì)劃、合同及名單30年5招生宣傳、招生工作總結(jié)10年6研究生入學(xué)試題及指導(dǎo)教師名冊(cè)30年JX14學(xué)籍管理序號(hào)類 目 名 稱保管期限1新生入學(xué)登記表永

14、久2學(xué)生學(xué)籍卡片永久3學(xué)生成績(jī)總冊(cè)永久4在校學(xué)生名冊(cè)永久5學(xué)生學(xué)籍變更材料(升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))30年6學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料(獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級(jí))30年7學(xué)生處分材料30年JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐序號(hào)類 目 名 稱保管期限1各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱永久2課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課表30年3各院、室、專業(yè)課程試題庫(kù)30年4典型教案、重要備課記錄30年5教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料10年6社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料10年JX16學(xué)位序號(hào)類 目 名 稱保管期限1上級(jí)有關(guān)學(xué)位工作文件精神30年2本校學(xué)位評(píng)定條例、辦法及計(jì)劃、總結(jié)30年3學(xué)位委員會(huì)會(huì)議記錄、決定30

15、年4學(xué)位委員會(huì)授予各層次學(xué)位清冊(cè)及名單永久5部分本科生優(yōu)秀學(xué)生學(xué)位論文30年6博士、碩士研究生學(xué)位論文及評(píng)審材料30年JX17畢業(yè)生序號(hào)類 目 名 稱保管期限1上級(jí)有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料30年2畢業(yè)生工作計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)30年3畢業(yè)生供需統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃、合同30年4畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊(cè)永久5畢業(yè)證、派遣證存根領(lǐng)取簽收冊(cè)30年6畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料30年JX18教材序號(hào)類 目 名 稱保管期限1自編、主編教材30年2各院各專業(yè)使用教材目錄30年3自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集30年4其他有保存價(jià)值的自編參考資料 10年附錄：存學(xué)院教學(xué)類檔案序號(hào)類 目 名 稱保管期限1本科生論文及評(píng)審意見(jiàn)30年2課