淺析會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制管理

1、淺析會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制管理摘要本文通過對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的介紹以及當(dāng)前在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀分析,主要分析會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響，并在此根底上討論電算信息系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制管理問題，從而找到更加有效的內(nèi)部控制管理措施。關(guān)鍵詞會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制管理睬計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)展采集、存儲(chǔ)、加工、傳輸并輸出大量會(huì)計(jì)信息的系統(tǒng)。它通過輸入原始憑證和記帳憑證運(yùn)用本身特有的一套方法。從價(jià)值方而對(duì)本單位的消費(fèi)活動(dòng)以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)展全面、連續(xù)、系統(tǒng)的定量描繪，并將帳簿、報(bào)表、方案分析等輸出反應(yīng)給各有關(guān)部門。為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和決策活動(dòng)提供幫助，為投資人、債權(quán)人、政府部門提供會(huì)

2、計(jì)信息。以便更加有效地組織和運(yùn)用現(xiàn)有資金。而計(jì)算時(shí)機(jī)計(jì)信息系統(tǒng)的介入，將“計(jì)算時(shí)機(jī)計(jì)信息系統(tǒng)這個(gè)新名詞帶入人們的生活。而且使原來龐大冗雜的手工會(huì)計(jì)工作大大簡(jiǎn)化。將會(huì)計(jì)人員從繁雜的工作中解放出來。一、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響分析任何內(nèi)部控制制度都有其局限性，根據(jù)公認(rèn)的看法，內(nèi)部控制的固有限制招呼要有本錢控制，串通舞弊，人為錯(cuò)誤，管理越權(quán)，修訂跟不上變化等幾個(gè)方面。但是，在不同的會(huì)計(jì)操作技術(shù)和信息處理方式下，內(nèi)部控制的這種局限性雖然不能消除，卻是可以改變或影響的。針對(duì)內(nèi)部控制的固有局限性，我們將手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)作一比擬，看看會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在改變內(nèi)部控制管理局限性，進(jìn)步內(nèi)部控制程度方面，與

3、手工會(huì)計(jì)有何不同。1.更為合理的本錢控制控制本錢是衡量個(gè)內(nèi)部控制制度是否有效的首要指標(biāo)一個(gè)內(nèi)部控制系統(tǒng)所尋求的保證程度有必要根據(jù)其本錢而定。一般說來，控制程序的本錢不能超過風(fēng)險(xiǎn)或錯(cuò)誤帶來的損失和浪費(fèi)，否那么，再好的控制措施和方法也將失去其降低本錢的意義。內(nèi)部控制是組織為了到達(dá)進(jìn)步經(jīng)營(yíng)效率和充分有效的獲取和使用各種資源，到達(dá)既定的管理目的，而在內(nèi)部施行的各項(xiàng)制約和調(diào)節(jié)的組織、方案、方法和程序。實(shí)行任何控制程序都是要有本錢的，許多理論上非常有效的控制程序不能得以施行，其根本原因就是本錢太高，企業(yè)不能承受。2.可以有效的防止串通舞弊不相容職責(zé)的恰當(dāng)別離可以防止單獨(dú)一個(gè)從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保

4、證。但是，兩個(gè)或多人合伙既避開這類控制。串通舞弊一直是企業(yè)內(nèi)部控制失效的主要原因。在手工會(huì)計(jì)下，通過不相容職位的別離和必要的簽字受權(quán)等方式防范作弊。但是，由于本錢和效率的原因，這種控制一般由兩個(gè)人來完成，特別重要的流程才由三個(gè)人來完成，由于合伙人根本上是在同一個(gè)部門長(zhǎng)期合作，形成了親密的協(xié)作關(guān)系，因此防范串通舞弊是相當(dāng)困難的。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下，可以大大降低串通舞弊的可能性。由于信息系統(tǒng)的高效率，業(yè)務(wù)的完成可以由經(jīng)辦該項(xiàng)業(yè)務(wù)的所有人員實(shí)時(shí)控制，特別是可以跨部門、跨單位實(shí)時(shí)自動(dòng)控制，業(yè)務(wù)處理過程可以在不同部門的互相協(xié)作和互相監(jiān)視下幾乎同時(shí)完成，防止了手工會(huì)計(jì)下業(yè)務(wù)處理分部門單獨(dú)封閉運(yùn)作，使串通舞弊

5、的難度加大，降低了串通舞弊的概率，進(jìn)步了內(nèi)部控制程度。3.可以有效的防止管理越權(quán)各種控制程序是管理工具，但任何控制程序也不能發(fā)現(xiàn)和防止那些負(fù)責(zé)監(jiān)視控制的管理人員濫用職權(quán)和不正當(dāng)使用權(quán)利?；蛘呤翘幱谄墼p的目的，或者是由于時(shí)間或本錢不利因索的壓力，存在管理人員避開，或指示其下屬避開某些預(yù)定程序的可能性。管理越權(quán)是內(nèi)部控制最難以防范的方而，管理的干預(yù)是導(dǎo)致許多重大舞弊發(fā)生和財(cái)務(wù)報(bào)表失真的一個(gè)重要原因。但在電算化會(huì)計(jì)下，可以大大減小管理越權(quán)的概率，特別是降低了低層管理越權(quán)的可能性。由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的自動(dòng)控制下進(jìn)展的，只有少數(shù)特殊業(yè)務(wù)才由管理層受權(quán)。由于需要直接受權(quán)的業(yè)務(wù)減少，并且信息系統(tǒng)的高效率，使管

6、理的控制權(quán)可以適當(dāng)上移，這樣可以進(jìn)步高層對(duì)業(yè)務(wù)的控制，降低基層管理越權(quán)的可能性。二、當(dāng)前企業(yè)在應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)進(jìn)展內(nèi)部控制方面存在的問題1.財(cái)務(wù)人員認(rèn)識(shí)上的差距一些企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到開展會(huì)計(jì)電算化是管理現(xiàn)代化的需要。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)進(jìn)入信息化的根底，是今后企業(yè)決策的重要手段，是會(huì)計(jì)制度改革的打破口。公司企業(yè)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。一些企業(yè)內(nèi)企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員以為會(huì)計(jì)電算化僅僅能減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、進(jìn)步核算效率，會(huì)計(jì)人員能純熟地運(yùn)用電腦進(jìn)展會(huì)計(jì)信息的處理就已經(jīng)不錯(cuò)了，至于會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制那么可有可無，這種認(rèn)識(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的開展非常不利。2.原始憑證數(shù)字化，易于偽造

7、，加大了審計(jì)管理難度傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)環(huán)境下審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的審計(jì)有一套嚴(yán)格的程序，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，傳統(tǒng)的審計(jì)線索不存在了而且過程也不直觀了。一些企業(yè)電算化會(huì)計(jì)的手工明細(xì)賬、日記賬不存在了，記賬憑證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上。財(cái)務(wù)處理過程在計(jì)算機(jī)內(nèi)自動(dòng)完成，可見的審計(jì)線索減少了。過去對(duì)證賬、賬核對(duì)的方法如今也不適用了，而且數(shù)據(jù)的輸入、存儲(chǔ)和修改都不留痕跡。因此，一些企業(yè)電算化環(huán)境下的審計(jì)更具風(fēng)險(xiǎn)。3.網(wǎng)絡(luò)的迅猛開展及其在財(cái)務(wù)中的進(jìn)一步應(yīng)用也帶來了層出不窮的管理方面新問題網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個(gè)開放的環(huán)境，工作會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的平安隱患。例如：網(wǎng)絡(luò)信息來源的多樣性，有可能導(dǎo)致

8、審計(jì)線索的紊亂；網(wǎng)絡(luò)信息很有可能在傳輸過程中被非法攔截或者被人為篡改；網(wǎng)絡(luò)中存在的病毒和網(wǎng)絡(luò)“黑客的侵襲都可能給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)帶來危害。因此，使用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，必需要考慮網(wǎng)絡(luò)平安所帶來的風(fēng)險(xiǎn)因素。三、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制管理的新思路1.注意財(cái)務(wù)組織的內(nèi)部職權(quán)合理分配要實(shí)現(xiàn)職責(zé)分工控制，可以從兩個(gè)方面入手：一是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)部門內(nèi)部的職責(zé)分工，另一方面是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)部門與其他部門的職責(zé)分工。(1)明確電算化會(huì)計(jì)部門的內(nèi)部的職責(zé)。(2)明確劃分電算化會(huì)計(jì)部門與其他部門的職責(zé)。這兩者之間進(jìn)展職責(zé)別離就是要保證不相容的職能，如業(yè)務(wù)受權(quán)，保管和記錄等相別離。(3)明確錯(cuò)誤糾正的職責(zé)。(4

9、)別離不相容的職責(zé)。別離不相容職責(zé)一般是將四種根本職能，即業(yè)務(wù)受權(quán)、執(zhí)行、記錄和資產(chǎn)保管予以分開。2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作管理(1)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸入控制。建立適當(dāng)?shù)氖軝?quán)和審批機(jī)制，并對(duì)輸入的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審批權(quán)通過設(shè)立專門的審核人員對(duì)系統(tǒng)每筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的合法性和準(zhǔn)確性進(jìn)展審核，從源頭上防止錯(cuò)誤的產(chǎn)生，防止因錯(cuò)誤或舞弊導(dǎo)致的連環(huán)性、重復(fù)性錯(cuò)誤，這也是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入控制的重點(diǎn)。采用編碼制度，會(huì)計(jì)科目采用統(tǒng)一的編碼，不僅進(jìn)步了操作的速度和準(zhǔn)確性，而且標(biāo)準(zhǔn)了行業(yè)管理；還有設(shè)置邏輯控制、平衡校驗(yàn)控制、錯(cuò)誤更正控制及系統(tǒng)查錯(cuò)、改錯(cuò)控制等。(2)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理控制。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)控制的重點(diǎn)在

10、于處理過程的適應(yīng)性控制、數(shù)據(jù)溢出性檢測(cè)、重新建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制，允許軟件用戶在一定的限度內(nèi)自由制定或改變會(huì)計(jì)政策，適應(yīng)自身實(shí)際；建立數(shù)據(jù)溢出性檢測(cè)以保證數(shù)據(jù)超出計(jì)算機(jī)容量而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損失，防止因數(shù)據(jù)損失致使數(shù)據(jù)信息失真；操作過程中的失誤是不可防止的，因此，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)用戶的某些操作做出再審計(jì)，以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被執(zhí)行重大錯(cuò)誤操作。(3)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸出控制。輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸出控制的重點(diǎn)。通過對(duì)憑證、賬簿、報(bào)表數(shù)據(jù)的查詢和打印，并進(jìn)一步輸出備份，可以有效地預(yù)防利用計(jì)算機(jī)犯罪。系統(tǒng)輸出的會(huì)計(jì)資料中，有些資料屬于機(jī)密文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得接觸機(jī)密文件，并應(yīng)建立嚴(yán)格

11、的文件保管和登記制度，以防止惡意竊取和損壞重要機(jī)密文件。另外，憑證格式標(biāo)準(zhǔn)化控制、憑證順序號(hào)控制、憑證審核控制、重復(fù)輸入控制、保存審計(jì)線索控制、修改痕跡控制、數(shù)據(jù)備份控制等都是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸入控制。3.加強(qiáng)內(nèi)部控制管理的制度建立對(duì)于管理上的混亂，各級(jí)財(cái)政部門要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化規(guī)章的宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)視檢查。同時(shí)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位內(nèi)部也應(yīng)根據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)章，結(jié)合單位的實(shí)際建立單位內(nèi)部會(huì)計(jì)電算化的管理制度，以確保會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)作。這個(gè)管理制度體系一般包括:(1)人員管理制度。主要是對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)人員的任職資格進(jìn)展規(guī)劃并劃分職責(zé)。(2)操作管理制度。主要包括操作規(guī)程、操作權(quán)限、操作記錄、管理制度及內(nèi)部制度。(3)數(shù)據(jù)管理制度。主要包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程。(4)系統(tǒng)維護(hù)制度。主要包括系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)、系統(tǒng)軟件硬件的維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)權(quán)限的規(guī)定、機(jī)房管理制度等。(5)崗位責(zé)任制度。主要是明確規(guī)定各職能組及各成員的責(zé)任制。通過以上控制措施，企業(yè)可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在管理上面優(yōu)勢(shì)，并削除因人為和計(jì)算機(jī)軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)所帶來的不利因素，從而更好通過會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)有效加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，使企業(yè)的管理更具效率和效益。參考文獻(xiàn)：1陳杰張凱：會(huì)計(jì)電算化教程.華南理上