備用金管理制度

1、 7/7備用金管理制度人 力 行 政 中 心*年*月目的為了加強公司各部門備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。但必須做到?？顚Ｓ?，專人專賬管理，不得挪用和貪污，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。范圍是各部門人員用作日常辦公用品開支、項目管理及實施、差旅費、搬運、貨運、臨時網(wǎng)費及日常性費用之類的借用款項。 職責由財務中心門負責備用金的審核、發(fā)放和收回；由各有關部門負責人負責備用金發(fā)放的初審及協(xié)助備用金的收回；由總經(jīng)理負責備用金的審批。備用金分類 為保證日常臨零支付而單獨儲備的現(xiàn)金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種： 定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現(xiàn)金，具有時

2、間長、比較固定的特點； 臨時備用金是指因公司業(yè)務需要而暫時借支的現(xiàn)金， 具有一次性、時間較短的特點；出納備用金是指因結算需要而準備的庫存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉快的特點，一般不超過規(guī)定限額。管理要求：備用金帳戶由專人負責，實行專帳管理。各部門需將備用金帳戶管理人員的情況報財務中心備案；備用金管理員及時做好備用金帳戶的收支記錄，備用金帳戶按季度結清，備用金管理員應于每季度10號前將收支情況以電子報表形式報公司財務中心；公司財務中心有權對各部門的備用金帳戶進行不定期清查，備用金的支出要嚴格遵守公司的制度，不得出現(xiàn)白條抵帳，未經(jīng)同意任何人無權轉借備用金；定額備用金每年為一次周轉期，即年底收回備用金，

3、備用金歸還后如需要繼續(xù)借用，其借款審批手續(xù)需重新辦理。備用金的使用程序：定額備用金和臨時備用金的使用： 借款部門填寫備用金申請表部門經(jīng)理簽字中心負責人簽字財務中心核簽備用金額度總經(jīng)理審批會計記帳出納審核付款；各部門內(nèi)部使用備用金，備用金專管員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款； 備用金專管員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出,每季度10號前備用金專管員匯總清理備用金帳戶，并將備用金帳戶的收支情況報財務中心備查； 借用備用金的人員應

4、及時沖賬，對無故拖延者，備用金專管員發(fā)出催辦通知后還不辦理者，備用金專管員可通知財務中心將從下月起直接從借款人工資中抵扣。 定額備用金配備表：備用金配備部門備用金限額（元）已提取但未報銷之備用金累計上限（元）出納備用金的使用：出納填寫備用金申請表財務經(jīng)理審核總經(jīng)理審核執(zhí)行董事審批，填寫基本戶銀行支票（或網(wǎng)上銀行轉帳提現(xiàn)）會計根據(jù)相關票據(jù)記帳。出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險柜存放現(xiàn)金，并且存放地點符合公安、公司安全管理原則。保險柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況下的大額存放，必須及時向財務經(jīng)理報告，以便采取相應的安全措施。 出納備用金必須日清月結，每天核對帳實數(shù)據(jù)。 出納備用

5、金的直接責任人為當事現(xiàn)金出納員，財務中心經(jīng)理負管理責任。因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金責任人更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方法采用借還兩條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款。備用金的申請必須嚴格遵守公司的管理制度，由部門提出申請，經(jīng)部門負責人、中心負責人審核，財務中心核準，公司總經(jīng)理審批后，方能劃入指定帳戶或領取現(xiàn)金；上年度備用金帳戶沒有結清的，不能申請下年度的備用金。其他相關規(guī)定：從事工作未滿一年其出差借款不作為備用金，僅作為暫借款，在結算時由財務中心負責收回；備用金借款的員工一旦離開公司或調(diào)離崗位，應在離開或調(diào)離之前還清備用金。部門負責人有義務及時通知財務中心清帳，否則，造成的

6、損失由相關部門負責。若無法歸還且造成經(jīng)濟損失的，借款人承擔相應的法律責任；使用備用金人員應及時辦理結算手續(xù)，公司將不定期地對備用金私用現(xiàn)象進行檢查，促使備用金處于正常狀態(tài)。懲罰出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節(jié)嚴重者直接除名并追究其法律責任；到期臨時備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對出納扣罰100元；對于超過周轉期還不能足額歸還備用金的，財務中心有權在工資中扣除，并對未歸還部分按月利率1%計算利息，計息日期從借款之日起計算；因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報告，并經(jīng)中心負責人審核，總經(jīng)理批準后

7、免于罰息，提交財務中心備案；財務中心負責人負責對備用金定期盤點（一個月不少于一次），對因未及時盤點而出現(xiàn)的損失承擔連帶責任；備用金盤點損失，一律由責任人賠償； 若借款人拒不歸還（超過歸還時間一個星期），由出納提出申請經(jīng)批準后，告知人力行政中心相關人員在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。如人力行政中心未作扣款處理，每次處罰100元，造成損失的，由責任人承擔； 財務中心對借款人的借款信用進行評定，對于逾期還款或拒不還款等人員，嚴格控制以后借款，甚至取消借款資格；附則本管理制度解釋權、修訂權歸人力行政中心。本管理制度自2014年10月01日起執(zhí)行。批準制表及審核部 門姓 名簽 名日 期制表人審核人審批備用金申請單填表日期： 年 月