秘書實務(wù)完整版課件全套ppt教程

1、學(xué)習目標 感知和體驗秘書人員的工作狀態(tài) 進一步認知和理解秘書人員的職責 從心理上做好從事秘書職業(yè)的準備小張是北京某外企總經(jīng)理辦公室的秘書，其頂頭上司是公司副總。這是她某一天的工作實錄：8：40 到達自己的辦公室8：45 打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點備用物品9：00 上司到辦公室9：15 為上司沖咖啡，確認當天的日程安排，通知總經(jīng)理辦公室主任在接待室接待預(yù)約好的客人9：30 有傳真或電子郵件的話，根據(jù)上司的指示回復(fù)9：45 郵件到達后進行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人10：00 接聽電話，將前一天來訪的數(shù)據(jù)輸入電腦中的顧客名錄，整理報紙雜志、剪報、掃描等等10：30 接待客人，給客

2、人沏茶等11：40 上司外出，將上司交代的文件打完12：00 午休13：00 回到辦公桌前，上網(wǎng)查資料，接聽電話等等13：10 上司回到公司，給上司沖咖啡，報告電話留言，領(lǐng)回上司上次出差時的單據(jù)，核算出差費用實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)情境體驗14：00 根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的指示，復(fù)印并打印文件14：30 招待客人，給沏茶15：25 回到辦公桌前繼續(xù)起草報告（計劃明天寫完）15：30 為公司司務(wù)會準備咖啡16：00 幫總經(jīng)理辦公室主任寫信，寫完之后，寫好信封并通知快遞公司將信取走；公司司務(wù)會結(jié)束后清理會場，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司17：30 上司出門辦事，整理未完成的文件

3、18：00 下班實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)情境體驗微思考：從事秘書職業(yè)，你做好心理準備了嗎？實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)情境體驗（一）整理辦公場所無論上班后多么繁忙，都要養(yǎng)成上班后就馬上整理辦公場所的工作習慣作為秘書人員，負責整理的辦公區(qū)域有三個：實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、工作時間之內(nèi) 1.個人辦公區(qū) 2. 上司辦公區(qū) 3.公共辦公區(qū)（二）匯報工作安排根據(jù)需要安排上司當天的日程，向上司匯報，與上司溝通，使上司的工作緊張而有序。（三）處理日常事務(wù)秘書人員應(yīng)當積極主動地按時完成，不要拖延和積壓。（四）后于他人下班作為秘書人員，在下班之前要著重做好

4、這些事情： 1.處理未能完成的事宜。 2.整理當天的文件資料。認真檢查辦公室的安全情況實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、工作時間之內(nèi)（一）上班之前1.回顧昨天工作?；仡欁蛱斓墓ぷ?，有助于理清思路，順利開始今天的工作。作為秘書人員，回顧昨天的工作要著眼于以下幾個方面：（1）哪些工作尚未完成；（2）哪些工作已經(jīng)完成但是不夠滿意；（3）哪些工作已經(jīng)完成而且都很滿意。實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、工作時間之外2.考慮今天工作。要為今天工作留有余地，以應(yīng)對隨時出現(xiàn)的變化。作為秘書人員，考慮今天的工作要著眼于以下幾個方面：（1）如何承接尚未完

5、成的重要事項；（2）如何分步實施當日計劃的緊急事項；（3）如何順便處理重要而不緊急的事項。實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、工作時間之外3.修飾個人儀表。展示一個得體、有素養(yǎng)并且值得信賴的形象。4.先于他人上班。應(yīng)當自覺養(yǎng)成提前上班的好習慣，上司未到，自己先到，以便有比較充裕的時間做好一天工作開始的準備。實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、工作時間之外（二）下班之后1.工作加班。秘書人員不能按時下班是常有的事。需要秘書人員犧牲個人的休息時間。2.社交應(yīng)酬。秘書人員在參與這些活動中，要做好服務(wù)工作。實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)學(xué)習準

6、備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、工作時間之外【訓(xùn)練素材詳見教材】實務(wù)0 體驗秘書人員忙碌的一天實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能學(xué)習目標 懂得辦公室的布局常識 學(xué)會科學(xué)地布置辦公室 學(xué)會辦公環(huán)境的日常維護 學(xué)會辦公環(huán)境的安全管理某天有位顧問到一家公司去拜訪，看到公司非常凌亂，顯然沒有清掃打理過。于是，他就問這家公司的老板為什么會這樣，老板告訴他說：“公司的日常清潔工作是請專職清潔公司清潔的，平時清潔公司會在早晨9：00派清潔工來打掃衛(wèi)生，可今天有事不能前來?！甭犃诉@話后，顧問就覺得詫異了：“那你的秘書呢？她不在嗎？”老板說：“在啊?！薄澳撬秊槭裁床慌e手之勞啊？”顧問更無法理解了。想不到老板一臉苦笑說：“她

7、說她是秘書，不是清潔工。”“秘書固然不是清潔工，但創(chuàng)造一個整潔舒適的辦公環(huán)境確是秘書應(yīng)盡的義務(wù)?！鳖檰栆馕渡铋L地說道。實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)情境體驗微思考：“秘書固然不是清潔工，但創(chuàng)造一個整潔舒適的辦公環(huán)境確是秘書應(yīng)盡的義務(wù)?！蹦闳绾卫斫夤绢檰柕倪@句話？實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)情境體驗（一）采用開放式布局開放式辦公室布局，是指按照工作職能、業(yè)務(wù)活動和技術(shù)分工來確定組織成員的工作部門和工作團隊、小組的區(qū)劃布局。開放式辦公室布局又可以分為全開放式辦公室和半開放式辦公室。實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、怎樣對辦公室進行布局設(shè)計特別提示開放式辦公室的優(yōu)點是： 降低建筑成本和能

8、源成本； 提高辦公室的空間利用率； 可以共享辦公設(shè)備，形成集中化的管理和服務(wù)； 易于對員工的監(jiān)督和指導(dǎo)； 易于管理者加深與員工的交流。實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、怎樣對辦公室進行布局設(shè)計開放式辦公室的缺點是： 缺少單獨辦公的機會； 難于集中工作的注意力； 辦公區(qū)域噪音太大； 不利于保密。（二）采用封閉式布局封閉式辦公室布局，是指用墻壁將辦公空間分割成若干有門、窗的獨立房間的辦公室布局，這樣的辦公室即傳統(tǒng)式辦公室。實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、怎樣對辦公室進行布局設(shè)計 封閉式辦公室的優(yōu)點是： 可滿足單獨辦公的要求； 避免受到外界干擾，易于員工集中

9、精力； 無噪音； 保密性強。封閉式辦公室的缺點是： 建筑成本和能源成本高； 辦公空間的浪費較大； 不易于對員工的監(jiān)督和指導(dǎo)； 一定程度地影響了員工之間的交流。（一）利用好物理條件1.利用好空氣。辦公室空氣環(huán)境好壞有“四度”：溫度應(yīng)當控制在2027之間為宜；理想相對濕度是在40%60%；清潔度和流動速度可以通過常開窗門“換氣”或利用有關(guān)設(shè)備調(diào)節(jié)。2.利用好光線。辦公室的光線應(yīng)當以使人感到充足、舒適為宜3.利用好色彩。一般來說，辦公室的內(nèi)墻宜采用白色、乳白色等，會議室、接待室多用淡黃色；天花板一般都用白色，地板多采用不宜被污染的棕色為佳。4.利用好聲音。布置時通過各種辦法排除或降低噪音，如按工作流

10、程布置座位以減少來回走動的聲音，播放一些輕柔舒緩的背景音樂等。實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、怎樣對辦公室進行布置（二）安排好直接工作空間妥善放置物品或設(shè)備，要考慮自己、上司、同事的習慣及工作效率。1.安排好辦公桌。辦公桌大小要適中，以足夠放置常用的辦公用品并有空余的位置進行工作為好。2.安排好辦公椅。辦公椅的高度、大小、樣式等，應(yīng)當與秘書人員的身材相適應(yīng)，并盡可能與辦公桌配套。3.安排好辦公自動化設(shè)備。計算機、復(fù)印機、打印機等自動化設(shè)備一般應(yīng)該有自己的獨立存放空間，與之有關(guān)的參考資料也應(yīng)當放置好。4.安排好其他用品。整齊擺放，不能雜亂無序。實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準

11、備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、怎樣對辦公室進行布置（一）明確維護的區(qū)域?qū)崉?wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、怎樣對辦公室環(huán)境進行日常維護 1.個人辦公區(qū) 2. 上司辦公區(qū) 3.公共辦公區(qū)（一）明確維護的區(qū)域?qū)崉?wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、怎樣對辦公室環(huán)境進行日常維護 1.確保清潔衛(wèi)生 2.確保整齊有序（一）識別辦公室安全隱患實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識四、怎樣對辦公室環(huán)境進行安全管理1.建筑方面的隱患。2.物理環(huán)境方面的隱患。3.辦公家具方面的隱患。4.辦公設(shè)備方面的隱患。5.消防方面的隱患。6.人為的隱患。（二）消除辦公室安全隱患1.樹立

12、安全意識。牢記“安全第一，預(yù)防為主”。2.進行安全檢查。定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)隱患，做好風險防范。實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識四、怎樣對辦公室環(huán)境進行安全管理特別提示 安全管理是辦公環(huán)境管理的一個重要內(nèi)容。雖然辦公室里存在的影響和危害人的健康和安全的不利因素大多是很細小的，容易為人忽略的，但其潛在的危險和危害不容輕視。實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識四、怎樣對辦公室環(huán)境進行安全管理實務(wù)1 管理辦公環(huán)境實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見教材】學(xué)會正確采購日常辦公用品學(xué)會科學(xué)保管日常辦公用品學(xué)會有效發(fā)放日常辦公用品實務(wù)2

13、 管理辦公用品學(xué)習目標秘書小李負責公司辦公物品的庫存管理。由于他的記憶力特別好，每次進貨時，他都能夠很快記住所進貨物的規(guī)格和數(shù)量，因此，他從不做用品登記。一天下午，他的好朋友小馬手持公司營銷部的取貨單前來取貨，他由于當時有事，就叫小馬自己去取貨物。等他辦完事回來時，小馬已取走了貨物，并把鑰匙放在了他的抽屜里。小李也沒有看取貨單，也沒有清點貨物，下班時關(guān)了門就走了，到月底清盤時，發(fā)現(xiàn)少了很多辦公用品。實務(wù)2 管理辦公用品實務(wù)情境體驗微思考：管理日常辦公用品是否是秘書人員的分內(nèi)之事？如果讓你來管理上述情境中的日常辦公用品，你會怎么做？基本流程如下：實務(wù)2 管理辦公用品實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識

14、一、怎樣采購日常辦公用品（一）請購（二）審批（三）采購（四）入庫（五）付款（一）做好庫存記錄每次在接收或發(fā)放物品時填寫庫存卡，并記錄庫存余額，使之與進貨卡、出貨卡三卡一致。庫存記錄卡一般應(yīng)當記錄以下內(nèi)容：1.項目2.單位3.庫存參考號4.最大庫存量5.再訂貨量6.最小庫存量7.日期8.接收9.發(fā)放10.余額實務(wù)2 管理辦公用品實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、怎樣保管日常辦公用品（二）做好庫存控制對庫存物品的數(shù)量進行控制和監(jiān)督，了解庫存的余額，對是否需要進貨作出選擇?？刂茙齑嬉⒁庖韵氯齻€問題：1.最大庫存量。為防止物品超量存儲而保存該項物品的最大數(shù)量，可以節(jié)約寶貴的庫存空間，使庫存物品得到及

15、時利用。2.最小庫存量。為防止物品全部消耗完而保存的該項物品的最小數(shù)量，庫存余額達到這個數(shù)量時，必須采取緊急行動檢查是否已經(jīng)訂貨。3.重新訂購線。提醒購買者庫存需要重新訂購的標準，庫存余額達到這個數(shù)量時，必須訂購新的貨物來使余額達到最大庫存量。常用的計算公式為：重新訂購線日用量運送時間最小庫存量。實務(wù)2 管理辦公用品實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、怎樣保管日常辦公用品（一）發(fā)放日常辦公用品的基本要求1.要指定辦公用品的發(fā)放人員。秘書人員對于辦公用品發(fā)放的情況應(yīng)該做到心中有數(shù)，并制作需求單。2.要規(guī)定辦公用品的發(fā)放時間。合理估算相應(yīng)周期內(nèi)辦公用品的一般使用量，然后進行合理發(fā)放。3.要清點核實已

16、發(fā)放的辦公用品。清楚地知道誰領(lǐng)走了什么東西，什么時候可能用完。4.要提醒員工節(jié)約使用辦公用品。可以采用監(jiān)視控制的方法，監(jiān)視辦公用品的使用情況，同時控制辦公用品的發(fā)放數(shù)量實務(wù)2 管理辦公用品實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、怎樣發(fā)放日常辦公用品特別提示秘書人員可以通過工作中的一些細節(jié)倡導(dǎo)并作出實實在在的節(jié)約行動，例如嚴格控制打印機和復(fù)印機的使用，打印紙（復(fù)印紙）兩面使用，各種材料能夠使用電子文檔的則用電子文檔，成本較昂貴的彩色打印、彩色復(fù)印等要集中管理等，切實減少紙張消耗。實務(wù)2 管理辦公用品實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、怎樣發(fā)放日常辦公用品（二）發(fā)放日常辦公用品的基本程序?qū)崉?wù)2 管理辦公用

17、品實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、怎樣發(fā)放日常辦公用品1.填寫領(lǐng)用單。2.審批領(lǐng)用單。4.登記領(lǐng)物。3.蓋章留底。實務(wù)2 管理辦公用品實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見教材】實務(wù)3 管理日常值班學(xué)習目標學(xué)會進行日常值班學(xué)會管理日常值班劉小姐是東方公司的秘書，也是公司值班辦公室成員。公司實行的是專職性值班，三班倒制度。下午16：00劉小姐來到值班室值班，上一班的小李正在處理一份文件，是經(jīng)理19：00要用的材料。與小李交接工作完畢后，小李下班離去。劉小姐繼續(xù)處理文件，18：30完成。劉小姐在值班記錄表上填上值班的基本信息。19：00把文件送到經(jīng)理辦公室。此后，又收到5封郵件，接待了一位

18、來訪者。劉小姐都在值班記錄表上做了詳細的記錄。20：00劉小姐在公司巡查了一遍，檢查了沒有人辦公的辦公室里的電源、門窗是否關(guān)好。填寫值班記錄，24：00下一班值班人員來到，兩人交接完工作后，劉小姐下班。實務(wù)3 管理日常值班實務(wù)情境體驗微思考：你對值班工作有哪些感性或理性的認識？（一）負責傳遞信息及時傳遞或處理來自各方面的信息，使信息隨時都保持暢通狀態(tài)。（二）負責來訪接待無論是有約來訪，還是無約來訪，都要根據(jù)來訪者的意圖，做出合理的安排或靈活的應(yīng)對。（三）負責處理函電收到內(nèi)外部收發(fā)的郵件及文件，必須做好登記和收存，或即時傳遞，同時要認真處理值班期間的電話事務(wù)。（四）處理應(yīng)急事項如遇突發(fā)性的緊急情

19、況，必須在向領(lǐng)導(dǎo)及時匯報的同時，能夠采取適當?shù)膽?yīng)急措施。 （五）確保組織安全對外來人員要嚴加審核，履行有關(guān)手續(xù)。保證組織的安全。（六）做好值班記錄實務(wù)3 管理日常值班實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、日常值班要完成哪些主要任務(wù)（六）做好值班記錄 實務(wù)3 管理日常值班實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、日常值班要完成哪些主要任務(wù)1.記好值班電話記錄2.記好值班接待記錄 3.記好值班日記實務(wù)3 管理日常值班實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、日常值班應(yīng)遵守哪些管理制度（一）遵守崗位責任制度（二）遵守信息處理制度（三）遵守保密制度 （四）遵守交接班制度（五）請示報告制度值班表一般由秘書部門具體編寫，

20、與有關(guān)部門協(xié)商并報領(lǐng)導(dǎo)審定后執(zhí)行。（一）區(qū)分值班表的常見種類1.節(jié)假日部門值班表。通常用于組織的某一個部門，值班時段通常相當于非節(jié)假日的上班時段。2.節(jié)假日總值班表。通常用于組織的所有部門，值班時段與節(jié)假日部門值班表相同。3.夜間值班表。通常僅用于各個組織的秘書部門，值班時間為前一天的下班時間至第二天的上班時間。實務(wù)3 管理日常值班實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、如何編制日常值班表（二）明確值班表的主要內(nèi)容 1.具體值班時間和值班期限； 2.值班人的姓名； 3.值班的地點； 4.負責人或帶班人的姓名； 5.值班的工作內(nèi)容和相關(guān)要求； 6.替班人的姓名和交接方法。實務(wù)3 管理日常值班實務(wù)學(xué)習準

21、備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、如何編制日常值班表特別提示值班表常用在值班室、平時需要有人值班的辦公室、節(jié)假日值班辦公室、為某項任務(wù)的而專設(shè)的值班辦公室。實務(wù)3 管理日常值班實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、如何編制日常值班表實務(wù)3 管理日常值班實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見教材】學(xué)會正確地管理印章學(xué)會正確地使用印章實務(wù)4 管理印章使用學(xué)習目標袁紅是汽車修理有限責任公司辦公室秘書，負責保管公司印章。經(jīng)營汽車配件的個體戶劉星是她的朋友。一天，劉星向袁紅借用汽車修理有限責任公司的印章、賬號和稅號，以汽車修理有限責任公司名義與汽車彈簧股份有限公司簽訂了一份購銷汽車板簧合同。該合同約定由汽車彈簧

22、股份有限公司向劉星提供汽車板簧產(chǎn)品，劉星則以汽車修理有限責任公司的名義接收貨物。合同簽訂后，汽車彈簧股份有限公司按約發(fā)貨，劉星收到貨物，當時劉星承諾在當年年底付清貨款，但最終未能按約付款。半年后，劉星拖欠汽車彈簧股份有限公司貨款1.03萬余元，于是法院據(jù)此依法判決汽車修理有限責任公司與劉星共同給付貨款及其利息損失。公司因此辭退了袁紅，袁紅后悔當初不該借用公司印章給劉星。實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)情境體驗微思考：袁紅為什么會被公司辭退？如何你是袁紅，你會怎么做？（一）印章有哪些種類一般來說，公務(wù)印章主要有以下幾種：實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、了解一下印章常識1.單位公章2

23、.套印章 3.鋼印 4.領(lǐng)導(dǎo)簽名章 5.專用章 6.辦事章 7.收發(fā)章 8.校對章 9.其他戳記（二）印章有哪些樣式印章的樣式由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、了解一下印章常識（一）刻制印章凡機關(guān)單位的正式印章，一律不得私自刻制，或由其上級主管機關(guān)刻制頒發(fā)，或由本單位請示上級主管機關(guān)批準后，由秘書部門持機關(guān)單位介紹信、法人身份證復(fù)印件、本人身份證、組織機構(gòu)代碼復(fù)印件到公安部門指定的專門刻章單位刻制。實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何正確管理印章特別提示絕對不得在私人攤販處刻制公章。（二）領(lǐng)取印章領(lǐng)取印章時要認真

24、仔細地進行驗收檢查，主要是檢查印章的質(zhì)量是否符合要求，有沒有使用過的痕跡。（三）啟用印章提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用通知并刻上印模，填寫印?？ㄒ皇絻煞荩环萘舸?，一份交上級機關(guān)備案。實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何正確管理印章特別提示如果由新印章取代舊印章，啟用新印章后，舊印章同時作廢。（四）保管印章秘書部門通常要管理三類印章：一是本單位的正式印章和鋼印；二是領(lǐng)導(dǎo)人的手章（簽名章）；三是本辦公室的印章。1.專人負責。選擇政治可靠、工作負責、堅持原則的人員來負責管理2.確保安全。存放在安全保險的地方，最好放在保險柜內(nèi)，并且養(yǎng)成隨用隨開、用完即鎖上的好習慣。3.防止污損。

25、注意經(jīng)常洗刷印章，保持圖案和印文的清晰，防止印泥（油）或其他污物將刻痕填塞。實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何正確管理印章（五）停用印章機關(guān)單位如發(fā)生合并、撤銷、名稱變更等情況，原印章應(yīng)該立即停止使用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，蓋上印模，說明停用原因和時間，宣布原印章失效。實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何正確管理印章（一）明確使用范圍機關(guān)或單位公章用于以該印章所刻印文名義進行的對外事務(wù)，如對外發(fā)文；領(lǐng)導(dǎo)人個人名章，需經(jīng)其本人或委托授權(quán)人簽字同意后方可加蓋；機關(guān)或單位辦公室印章可用于一般事務(wù)性的公文、介紹信、便函；部門印章使用范圍只限于上下

26、對口業(yè)務(wù)之間的查詢、解答、催辦、介紹和一般性的事務(wù)聯(lián)系，一般情況下不得對外。（二）履行登記手續(xù)建立詳細的用印登記冊，將用印編號、用印日期、用印單位、經(jīng)辦人姓名、內(nèi)容、批準人姓名、簽署的意見、發(fā)往何處、監(jiān)印人姓名及留存材料等清楚填寫。（三）核查用印申請重點檢查有無領(lǐng)導(dǎo)人批準用印的簽字；避免盲目蓋印而出現(xiàn)差錯；實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、如何正確使用印章（四）正確加蓋印章1.位置正確、規(guī)范。通常文件蓋印是上不壓正文，下壓成文日期，騎年壓月。鋼印加蓋在脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位，介紹信要加蓋騎縫章。實務(wù)4 管理印章使用實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識三、如何正確使用印章特別

27、提示對于需要證明各頁之間完整聯(lián)系的材料，應(yīng)當將同一文件的每一頁均勻錯開，騎各頁加蓋公章，如果文件太厚，就多蓋幾個，比如110頁蓋一個章，1120頁蓋一個章，順著110頁的章，在110頁章下面的位置蓋，以此類推。2.印跡清晰、端正。使印色濃淡合適。不可以歪斜、顛倒、模糊、殘缺。實務(wù)5 編制工作計劃學(xué)習目標學(xué)會協(xié)助上司制訂工作計劃學(xué)會編制常用的工作計劃表學(xué)會編制上司和個人的工作日志服裝有限公司定于3月28日召開銷售工作會議，會期為一天，全國各分公司參會代表預(yù)計50人，需要使用公司大會議室。會上要給每人發(fā)放一套會議資料，包括產(chǎn)品介紹、價格表和宣傳材料等，并要準備會議期間的小點心及飲料。公司總經(jīng)理將做

28、重要講話，負責銷售的副總經(jīng)理將做上年度銷售工作總結(jié)，布置本年度銷售工作安排。兩位領(lǐng)導(dǎo)的講話稿都需要制作成PPT行政部李經(jīng)理要求秘書小劉先制訂一份從3月初開始的本次會議籌備工作計劃表。實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)情境體驗微思考：你在平時的學(xué)習、生活中養(yǎng)成了制訂計劃表的習慣嗎？你認為上述實務(wù)情境中秘書小劉制訂這份會議籌備工作計劃表要注意哪些問題？（一）做好制訂工作計劃的準備工作1.制訂工作計劃的準備工作。（1）弄清楚工作要實現(xiàn)的目標和對時間期限上的要求。（2）區(qū)別哪些是重要任務(wù)和緊急任務(wù)，排出先后順序。（3）列出完成每項任務(wù)所需的資源和信息，包括人力、物力、財力等。（4）明確每階段的具體指標和時間要求

29、。（5）指明每項任務(wù)的負責部門或責任人。（6）明確問題出現(xiàn)時負責的匯報人和匯報對象。實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、如何編制工作計劃2.制訂工作計劃的總體要求。實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、如何編制工作計劃（1）統(tǒng)籌兼顧（2）分清輕重 （3）規(guī)范合理 （4）講求效率（二）認真編制工作計劃表1.工作計劃表的常見類型。常見的工作計劃表一般包括周計劃表、月計劃表、季度計劃表和年度計劃表。2.編制工作計劃表的基本步驟。實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、如何編制工作計劃（1）確定周期（2）排列活動 （3）繪制表格 （4）填寫信息 （5）審

30、核下發(fā)（一）確定工作日志的內(nèi)容1.確定上司工作日志的內(nèi)容。 （1）上司參加相關(guān)活動。 （2）上司的個人安排。 （3）上司的私人信息。2.確定秘書人員自己工作日志的內(nèi)容。 （1）上司的各項活動需要秘書人員協(xié)助準備的事宜。 （2）上司交辦自己的其他工作。 （3）秘書人員職責中的常規(guī)工作，實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、如何編制工作日志實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、如何編制工作日志 特別提示 設(shè)計出合理的工作日志的關(guān)鍵點首先在于全面了解上司某個階段的總體工作安排，同時要清楚了解自己的常規(guī)工作內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，才能設(shè)計出有效的工作日志，提高上司和自己的工作

31、效率。（二）認真編制工作日志1.編制工作日志的方法（1）根據(jù)周工作計劃，在前一天上午了解上司的工作和活動計劃，并填入日志，并請上司確認，或根據(jù)上司意見修改。（2）在當日早上再次與上司確認。（3）秘書人員日志與上司日志最好采用對照表形式進行。實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、如何編制工作日志2.編制工作日志的要求實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、如何編制工作日志（1）信息要清楚（2）信息要完整 （3）信息要準確（三）及時調(diào)整工作日志1.安排的活動之間要留有適當?shù)拈g隔或空隙。2.進行時間調(diào)整、變更，遵循先重急后輕緩的原則。3.確定變更后，應(yīng)當立即做好有關(guān)善后

32、工作。4.再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上。實務(wù)5 編制工作計劃實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識二、如何編制工作日志特別提示應(yīng)該盡量想辦法將日志內(nèi)容的變更限制在最小的范圍。學(xué)習目標學(xué)會正確應(yīng)對前臺有約接待學(xué)會正確應(yīng)對前臺無約接待一天，有位客人一上來就說要找經(jīng)理，雖然約見日程安排中并沒有此人的姓名，可前臺秘書小李一聽他說有急事，就不管三七二十一，趕緊帶他會見經(jīng)理。這下可真是闖了不小的禍，原來這位客人是一位上門推銷的推銷員，而經(jīng)理當時正在為即將召開的股東大會忙得不可開交，根本沒有時間約見他，可他卻著著實實纏著經(jīng)理說上了半個小時，這樣一來，經(jīng)理的工作就給耽擱了。事后，經(jīng)理狠狠地批評了小李，

33、說她的接待工作沒做好，對待不速之客，事先沒有做好分流工作，隨便就安排上司與他們見面，影響了上司的工作。這可難倒了小李：“對待不速之客，事先還要進行分流工作，接待工作怎么這樣復(fù)雜，我該怎樣去甄別這些不速之客呢？”小李陷入苦苦的思索中。實務(wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)情境體驗微思考：秘書小李究竟“錯”在哪里？如果你是秘書小李，你將如何甄別不速之客？實務(wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、怎樣做好前臺接待的準備工作（一）做好心理準備1.以誠待客2.主動協(xié)助實務(wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、怎樣做好前臺接待的準備工作 （二）做好物質(zhì)準備1.環(huán)境準備2.用品準備實務(wù)6 應(yīng)對

34、前臺接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、怎樣做好前臺接待的準備工作（三）把握基本程序客人、前臺秘書、上司的關(guān)系如下： 客人前臺秘書人電上司前臺秘書人員在見到客人的第一時間，應(yīng)該馬上做出“3S”的動作表情，即stand up（站起來）、see（注視對方）、smile（微笑），并使用“您好，歡迎您！”、“您好，我能為您做些什么？”、“您好，希望我能幫助您?！钡扔驼Z言。實務(wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、怎樣應(yīng)對前臺有約接待（一）迎候客人如果來訪者是依約前來，前臺秘書人員事先已有心理準備，禮貌地引導(dǎo)客人到指定的地點。如果來訪者是依約前來，但前臺秘書人員事先并不知道，可以客氣

35、、禮貌而巧妙地詢問客人。特別提示前臺秘書人員每天定時與上司核定約見日程表是很必要的，以備做到心中有數(shù)。如果來訪者是在約定的時間到達，應(yīng)當立即通知被訪者；如果來訪者比約定的時間來得早，應(yīng)當請其在接待區(qū)稍候，如果來訪者到來時，前臺秘書人員正在接打電話、打印文件、查找資料等，應(yīng)當先以目光或手勢等向客人示意，請客人稍候。實務(wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、怎樣應(yīng)對前臺有約接待（二）引導(dǎo)客人引導(dǎo)客人時，一般要先向客人指示前行的方向，然后在客人左前方一步左右的位置引導(dǎo)。上樓梯，前臺秘書人員應(yīng)當請客人先行，自己走在左后方。如果乘無人服務(wù)的電梯，前臺秘書人員應(yīng)當先進后出，在電梯中按住開關(guān)請

36、客人進入。如果乘坐有人服務(wù)的電梯，前臺秘書人員要后進后出。進出門時，前臺秘書人員要主動為客人開門，并請客人先行。走旋轉(zhuǎn)門時，前臺秘書人員不要與客人走同一扇門。特別提示引導(dǎo)途中，前臺秘書人員可與客人進行適當?shù)睾⒔徽?。實?wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、怎樣應(yīng)對前臺有約接待（三）靈活處理有時上司因急事外出或非外出不可而臨時失約，又來不及通知來訪者，前臺秘書人員要作出妥善安排，代表上司向客人表示歉意，誠懇地說明情況，求得對方諒解，并及時采取措施進行補救。有時前臺秘書人員可能被授權(quán)接待一些來訪者，要明確授權(quán)范圍，要了解客人意圖，認真傾聽，詳細記錄，按上司的授意及時妥善地予以處理

37、，接待完畢后要及時將情況向上司匯報。（四）送別客人可以根據(jù)客人身份的尊貴程度，將客人送至電梯間、公司大門口或直至將客人送上車。實務(wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 三、怎樣應(yīng)對前臺無約接待（一）了解來意對于那些無約來訪者也不能“有求必應(yīng)”，必須禮貌委婉地了解其身份及來意，作出有效地甄別和過濾，以便進一步作出恰當?shù)亟哟才?。（二）分流處理確實應(yīng)該由上司親自接待的重要來賓，或有重要而緊急事務(wù)者，應(yīng)當在對其做初步接待后，或盡快安排他們的會面時間，或立即通知上司并按上司的指示處理。對于應(yīng)該由上司接待，但事情并不緊急，上司又暫時沒有時間接待的來訪者，前臺秘書人員可以誠懇地與對方協(xié)商另外的會

38、面時間。對于不愿表明來意的來訪者，前臺秘書人員應(yīng)當恰當?shù)負躐{，對于一些不受歡迎的來訪者，甚至有個別無理取鬧者，前臺秘書人員也要以禮相待，以自己的涵養(yǎng)和禮貌，委婉而堅決地請其離開，必要的可以請有關(guān)部門做適當?shù)慕忉?。實?wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 三、怎樣應(yīng)對前臺無約接待（三）送別客人對于那些不速之客，即使有些人是不受歡迎的，前臺秘書人員同樣也應(yīng)該以禮相送，既顯示了自己的風度，也可以和緩客人因為不能如愿可能產(chǎn)生的消極情緒，更維護了組織的良好形象。 特別提示 前臺秘書人員應(yīng)當對每天對來訪情況進行記錄，可以使用專用記錄本，也可以采用表格形式。記錄內(nèi)容包括序號、來訪時間、來訪者姓名、

39、來訪者單位（電話）、來訪目的、要求接見人、實際接見人、備注等內(nèi)容。實務(wù)6 應(yīng)對前臺接待實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見教材】實務(wù)7 組織團體接待學(xué)習目標懂得接待規(guī)格的具體確定學(xué)會擬訂詳盡的接待方案學(xué)會組織接待中的迎賓活動學(xué)會組織接待中的食宿安排學(xué)會組織接待中的會談活動學(xué)會組織接待中的宴請活動實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)情境體驗孔先生是某化工企業(yè)的總經(jīng)理，今天要接待一個外方化工企業(yè)的代表團?？捉?jīng)理早就希望借助外方企業(yè)的先進技術(shù)和雄厚的經(jīng)濟實力來促進企業(yè)的發(fā)展，而對方也希望通過與中國企業(yè)的合作開拓市場，利用中國的人力、物力資源發(fā)展企業(yè)。這次訪華的目的，實際上是對可能的合作企業(yè)的考察。工作非

40、常繁忙的孔經(jīng)理，根據(jù)外方代表團飛機到達的時間，按時來到機場。但是一看到機場大廳的顯示屏，以穩(wěn)重著稱的孔經(jīng)理的臉上也顯出了緊張之色，因為外方代表團所乘的飛機于30分鐘前已抵達機場，并結(jié)束了通關(guān)手續(xù)。后來接待人員終于在嘈雜的人群中找到了環(huán)顧四周、略顯不安的外方代表團?？捉?jīng)理急忙迎上前去，誠懇地向?qū)Ψ浇忉屵t到的原因，倉促中單手接過對方的名片，隨意地放進上衣口袋。之后，秘書張小姐獻上一束高雅秀美的荷花。乘車前往公司的路上，孔經(jīng)理熱情地向客人介紹著沿途的風光和企業(yè)的情況，希望以熱情周到的接待以及企業(yè)的實力來贏得對方的好感。雖然外方代表團臨行前表示，回國后將認真考慮合作的問題，但孔經(jīng)理始終沒有等來對方有關(guān)

41、合作的佳音。微思考：你能發(fā)現(xiàn)這次接待過程中有幾處不當之處？實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識（一）明確接待規(guī)格接待的規(guī)格實質(zhì)上就是接待方對來賓的禮遇程度，是從接待方主要陪同者的角度而言的，這在有約的團體接待中非常重要。接待規(guī)格決定了接待工作中其他一系列的環(huán)節(jié)。1.區(qū)分接待規(guī)格（1）高規(guī)格接待。指接待方主要陪同人員比主要來賓的職位、級別高的接待，（2）對等規(guī)格接待。指接待方主要陪同人員與主要來賓的職位、級別相當?shù)慕哟＿@是最常用的接待規(guī)格。（3）低規(guī)格接待。指接待方主要陪同人員比主要來賓的職位、級別低的接待。一、怎樣做好接待準備工作實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知

42、識2.確定接待規(guī)格在一般的公務(wù)活動中，采用最多的是對等規(guī)格接待。有時為了某種需要，可以根據(jù)具體情況調(diào)整接待規(guī)格。影響到接待規(guī)格的因素主要還有：一、怎樣做好接待準備工作（1）雙方的關(guān)系（2）對方的要求（4）以前的慣例（3）突然的變化特別提示 接待規(guī)格的最終決定權(quán)在上司那里，秘書人員僅提供參考意見。實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識（二）收集背景資料1.來賓的具體人數(shù)與個人簡況。2.來賓的抵離時間和乘坐的交通工具。3.來賓的來訪目的、任務(wù)和行程。一、怎樣做好接待準備工作實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識（三）擬訂接待方案1.接待方針。2.接待規(guī)格。3.接待安排。其一

43、是接待日程的安排。其二是接待形式的確定。 4.接待責任。即各項接待活動的責任人及其具體職責。5.接待經(jīng)費。 6.其他事宜。一、怎樣做好接待準備工作實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識5.接待經(jīng)費。 （1）工作經(jīng)費：租借會議室、打印資料等費用； （2）住宿費； （3）餐飲費； （4）勞務(wù)費：講課、演講、加班等費用； （5）交通費； （6）參觀等費用； （7）必要的紀念品費； （8）宣傳、公關(guān)費用； （9）其他費用。一、怎樣做好接待準備工作實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 （三）落實接待方案一、怎樣做好接待準備工作1.制作接待日程安排表2.制作接待工作籌備表實務(wù)7

44、組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 （一）迎候來賓1.確定時間。在主隨客便的前提下，首先確認來賓正式到達的具體時間，誠懇地向?qū)Ψ奖硎緦⑴扇饲巴颉?二、怎樣做好接待實施工作特別提示為確保迎賓活動不受影響，迎賓人員要至少提前15分鐘左右到達，以恭候客人的到來。實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識2.確定地點。 二、怎樣做好接待實施工作特別提示具體迎賓地點的選擇要看對方的身份、雙方的關(guān)系和自身的條件等。（1）交通工具停靠站（2）來賓臨時住宿處（4）迎賓的常規(guī)場所 （3）接待方辦公地點 實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識3.確定人員 二、怎樣做好接待實施工作

45、（1）限制數(shù)量 （2）注意身份 （3）明確職責。實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識4.現(xiàn)場確認 二、怎樣做好接待實施工作 （1）使用接站牌（2）使用歡迎橫幅（3）使用身份胸卡（4）做自我介紹實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 5.施行禮節(jié) 二、怎樣做好接待實施工作 （1）熱烈握手（2）主動介紹（3）略作寒喧（4）周到服務(wù)實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識（二）安排食宿1.安排飲食。（1）重視就餐地點。安排一般的工作餐，可以適當選擇一些有特色、環(huán)境清靜的地方；安排正式宴會，需要選擇規(guī)格較高、服務(wù)專業(yè)化的地點。（2）注意主隨客便?？紤]尊重來賓的生活習

46、慣，一定要事先了解。（3）酌情靈活安排。比如適當?shù)臅r候可以安排一些地方風味餐。 二、怎樣做好接待實施工作實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識2.安排住宿。（1）選擇好地點。要考慮到住宿地點的服務(wù)水準、交通條件、環(huán)境狀態(tài)、安全狀態(tài)、聲譽口碑以及來賓的習慣和要求，還要考慮接待方的一些規(guī)定和費用預(yù)算等。（2）選擇好房間。要考慮是否方便行動、是否方便生活、是否方便休息以及是否違反來賓禁忌等。（3）要提前預(yù)訂。 二、怎樣做好接待實施工作特別提示在接待過程中，特別是安排住宿方面，必須嚴格遵守中央提出的相關(guān)規(guī)定，既厲行節(jié)約，又把事辦好。實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識2.安排

47、住宿。（1）選擇好地點。要考慮到住宿地點的服務(wù)水準、交通條件、環(huán)境狀態(tài)、安全狀態(tài)、聲譽口碑以及來賓的習慣和要求，還要考慮接待方的一些規(guī)定和費用預(yù)算等。（2）選擇好房間。要考慮是否方便行動、是否方便生活、是否方便休息以及是否違反來賓禁忌等。（3）要提前預(yù)訂。 二、怎樣做好接待實施工作實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識（三）安排會談 二、怎樣做好接待實施工作通知聯(lián)絡(luò)準備資料布置現(xiàn)場 特別提示 會談的常規(guī)地點可以選擇主人的辦公室或單位的會客室、接待室等?？梢赃x擇專門用來待客的會客室；接待身份極其尊貴的來賓，可以選擇檔次最高的會客室貴賓室。實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)

48、知識4.安排座次 二、怎樣做好接待實施工作（1）面門為上（2）以右為上（4）以遠為上（3）居中為上（5）佳座為上實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識（四）安排宴請1.確定宴請形式。目前，禮賓招待宴請工作越來越注重實際效率和效果，形式趨向簡化。2.確定宴請地點。要求環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)施齊全、服務(wù)可靠、菜肴美味，同時要考慮宴請的規(guī)格、形式及交通等因素。3.確定宴請時間。比如歡迎宴會一般應(yīng)當安排在客人到達的當天，最晚不超過第二天。4.及時通知來賓。5.布置宴請現(xiàn)場。（1）安排桌次。安排桌次要遵循“中心為上”、“遠門為上”、“以右為上”的原則。（2）安排席次。一般情況下，主人面朝正門和所有來賓

49、居中而坐，其他席位的高低以離主人遠近而定，同時遵循右高左低的慣例。6.認真擬訂菜單。（1）了解客人忌好。（2）體現(xiàn)地方特色。 二、怎樣做好接待實施工作實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識7.注意宴賓禮儀。（1）迎接禮儀（2）開宴禮儀。（3）致詞禮儀。（4）席間禮儀。（5）歡送禮儀。 二、怎樣做好接待實施工作實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識（五）送別客人1.送別前做什么。2.送別時做什么。（六）做好善后接待工作結(jié)束后，秘書人員要結(jié)算接待經(jīng)費，收集整理檔案資料，處理善后事情。同時，應(yīng)當進行必要的總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，呈送上司閱示。 二、怎樣做好接待實施工作 特別提示

50、在接待過程中，除了做到熱情、嚴謹、節(jié)約外，還要特別注意保密，提高保密意識，不能發(fā)生任何泄密事故。實務(wù)7 組織團體接待實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見教材】學(xué)習目標學(xué)會選擇恰當?shù)那篮头椒ㄊ占畔W(xué)會對收集的信息進行篩選、分類與校核新飛電器公司產(chǎn)品銷售量一季度很不景氣。秘書小楊深入到各個市場，了解市場情況和產(chǎn)品需求，與消費者直接交談，發(fā)放問卷，收集消費者對產(chǎn)品的價格、性能、服務(wù)等方面的評價，通過網(wǎng)絡(luò)查詢更為全面的相關(guān)信息。經(jīng)理根據(jù)小楊收集的信息對產(chǎn)品作了充分定位，第二季度該公司銷售量就直線上升。實務(wù)8 收集和整理信息實務(wù)情境體驗微思考：你認為什么是信息？你理解的信息有什么特征？實務(wù)學(xué)

51、習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、如何收集信息 （一）了解收集信息的渠道實務(wù)8 收集和整理信息 1.大眾傳播媒介渠道 2.聯(lián)機信息檢索渠道4.關(guān)系渠道3.調(diào)查渠道6.信息機構(gòu)渠道5.貿(mào)易交流渠道實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、如何收集信息 （二）選擇收集信息的方法實務(wù)8 收集和整理信息 1.選擇觀察法 2.選擇詢問法4.選擇網(wǎng)絡(luò)法3.選擇問卷法6.選擇購買法 5.選擇交換法 特別提示 收集的信息的質(zhì)量至關(guān)重要。信息收集必須注重價值性、時效性、層次性、針對性和全面性，使信息收集工作高效化、使收集的信息實用化。實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何整理信息 （一）對信息進行篩選實務(wù)8 收集和整理信息

52、1.看來源2.看標題3.看正文 特別提示 經(jīng)過篩選的信息，對選中的要分輕重緩急進行加工處理，對暫時不用但可以備查的進行暫存，對無用的按規(guī)定進行暫存、移交或銷毀。實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何整理信息（二）對信息進行分類實務(wù)8 收集和整理信息 1.運用字母分類法 2.運用地區(qū)分類法 4.運用數(shù)字分類法 3.運用主題分類法 5.運用時間分類法 特別提示 分類中要注意講究科學(xué)性、系統(tǒng)性、邏輯性、實用性，采用哪種分類方法應(yīng)該根據(jù)單位業(yè)務(wù)工作的需要確定。實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何整理信息（三）對信息進行校核實務(wù)8 收集和整理信息 1.運用溯源法 2.運用比較法 4.運用邏輯法 3

53、.運用核對法 5.運用調(diào)查法 特別提示 校核的方法可以結(jié)合使用，互相補充，校核過程中要以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，排除主觀因素的影響。實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見教材】實務(wù)8 收集和整理信息學(xué)習目標學(xué)會正確地傳遞信息學(xué)會有效地存儲信息實務(wù)9 傳遞和存儲信息實務(wù)情境體驗實務(wù)9 傳遞和存儲信息 鵬達公司主要生產(chǎn)家用電器，產(chǎn)品遠銷國內(nèi)外市場，而鋼材是該公司主要的生產(chǎn)原料。有一次，秘書小趙收到駐海外機構(gòu)發(fā)來的一批最新信息，她認真地查閱這批信息，并將重要信息及時傳遞給公司總經(jīng)理及有關(guān)負責人。公司領(lǐng)導(dǎo)立即召開會議討論應(yīng)對策略，作出果斷決策，使公司避免了幾百萬美元的經(jīng)濟損失。微思考：從秘書工作性質(zhì)的角

54、度看，你認為傳遞信息要注意什么問題？實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、如何傳遞信息（一）了解傳遞信息的要素實務(wù)9 傳遞和存儲信息 1.信源2.信道3.信宿實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、如何傳遞信息 （二）了解傳遞信息的形式實務(wù)9 傳遞和存儲信息1.信件形式。2.備忘錄形式。3.通知形式。4.傳閱單形式。5.內(nèi)部刊物形式。6.新聞稿形式。7.新聞發(fā)布會形式。8.聲明形式。實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、如何傳遞信息 （三）選擇傳遞信息的方法實務(wù)9 傳遞和存儲信息1.選擇口頭傳遞 2.選擇書面?zhèn)鬟f 3.選擇電訊傳遞實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何存儲信息 （一）了解存儲信息的載

55、體實務(wù)9 傳遞和存儲信息1.紙質(zhì)載體 2.磁性載體實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何存儲信息 （二）知曉存儲信息的程序?qū)崉?wù)9 傳遞和存儲信息1.登記2.編碼3.排列4.保存5.保管實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見教材】實務(wù)9 傳遞和存儲信息學(xué)習目標學(xué)會初步開發(fā)信息 學(xué)會正確利用信息實務(wù)10 開發(fā)和利用信息實務(wù)情境體驗實務(wù)10 開發(fā)和利用信息 擔任總經(jīng)理助理的高葉有剪報并從中獲取信息的習慣，她經(jīng)常翻閱各種國內(nèi)外經(jīng)濟報刊，專門從報刊上收集消費市場的信息進行分類剪貼，匯集成冊，供自己或他人使用。通過對剪報內(nèi)容的分析研究，高葉得出服裝市場消費者需求變化的情況和發(fā)展趨勢，她還通過市場調(diào)

56、研來驗證自己的判斷，這就為領(lǐng)導(dǎo)把握市場行情、進行新產(chǎn)品開發(fā)決策提供了有益的借鑒和參考。微思考：有人說，開發(fā)和利用才使得信息真正有了價值，你如何理解？實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、如何開發(fā)信息 （一）了解開發(fā)信息的形式實務(wù)10 開發(fā)和利用信息初次信息開發(fā)的常見形式有剪報、外文文獻編譯等。二次信息開發(fā)的常見形式有索引、目錄編制、文摘、信息資料等；三次信息開發(fā)常見形式有簡訊、調(diào)查報告等。實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 一、如何開發(fā)信息 （二）選擇開發(fā)信息的方法實務(wù)10 開發(fā)和利用信息1.選擇匯集法。2.選擇歸納法。3.選擇縱深法。4.選擇連橫法。5.選擇濃縮法。6.選擇轉(zhuǎn)換法。7.選擇圖表法。

57、實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何利用信息 （一）利用實務(wù)10 開發(fā)和利用信息1.檢索2.加工3.定題查詢4.信息咨詢實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識 二、如何利用信息 （二）反饋 1.信息反饋的形式 （1）正反饋和負反饋。 （2）縱向反饋和橫向反饋。 （3）前反饋和后反饋。 2信息反饋的方法 （1）系列型反饋信息。 （2）廣角型反饋信息。 （3）連續(xù)型反饋信息。實務(wù)10 開發(fā)和利用信息實務(wù)學(xué)習應(yīng)用：強化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見教材】實務(wù)10 開發(fā)和利用信息學(xué)習目標學(xué)會擬訂會議籌備方案學(xué)會制發(fā)常用會議通知能夠選擇和布置會場能夠做好會議資料準備等工作 天海公司召開職工代表大會，秘書人員在起

58、草大會開幕式議程時列出了“奏國歌”這一項議題。大會負責人在審稿時，準備把這項內(nèi)容放在會議閉幕式進行，于是把這項議題刪掉了。后來公司主管領(lǐng)導(dǎo)在審定會議議程時，又把這個議題給圈了回來。會務(wù)組人員并不清楚這一變化，因此沒有做好“奏國歌”的音響準備。當大會主持人在開幕式上宣布“奏國歌”時，沒有任何回應(yīng)，一時形成冷場。幸好會議秘書長急中生智，立即上臺指揮領(lǐng)唱，這樣才圓了場。盡管這件事得到了及時補救，但會后會議組織負責人仍然受到了公司主管領(lǐng)導(dǎo)的批評。實務(wù)11 做好會前籌備實務(wù)情境體驗微思考：你認為從這個案例中應(yīng)該吸取什么教訓(xùn)？會議是人類群體有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的會晤、議事的行為或過程，通

59、常有2人以上的共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是通過會議解決各種問題。實務(wù)11 做好會前籌備實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識（一）擬訂會議籌備方案1.會議的主題、議題。會議的主題是指會議要研究的問題、要達到的目的。確定會議的主題，一是要有切實的依據(jù)，二是要結(jié)合本單位的實際，三是要有明確的目的。在確定會議的主題的基礎(chǔ)上，對主題進一步細化，確定付諸會議討論或解決的具體問題，就形成了會議的議題。實務(wù)11 做好會前籌備實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、如何準備會議方案特別提示每一次會議的議題應(yīng)當盡可能地集中，不宜過多或過于分散。2.會議的名稱。會議名稱根據(jù)需要顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單

60、位以及會議時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等因素。3.會議的時間。確定會議的時間要考慮：（1）主要領(lǐng)導(dǎo)人、嘉賓等是否能夠出席；（2）除緊急會議，主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當天或返回的當天最好不要召開會議；（3）確定會期的長短應(yīng)當與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系；（4）會議的具體日期是否具有政治上、外交上、宗教上、民族風俗上的敏感性。實務(wù)11 做好會前籌備實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、如何準備會議方案4.會議的地點。選擇會議的地點要重點考慮： 實務(wù)11 做好會前籌備實務(wù)學(xué)習準備：學(xué)會應(yīng)知專業(yè)知識一、如何準備會議方案 （1）交通是否便利； （2）大小是否適中；（4）環(huán)境是否安靜；（3）配置是否精良；（5）成本是否合