國際貨代各崗位流程樣本

1、國際貨代各崗位流程1范圍本標準規(guī)定了國際貨代主要崗位的崗位工作流程。2適用對象本標準適用于國際貨代基礎操作職能所有員工。3基本條款根據(jù)國際貨代部的工作特征，日常工作中劃分為以下”接單、訂 艙、拖車/內(nèi)裝、報關、審單、繳費、收款和放單”各環(huán)節(jié)，各 環(huán)節(jié)相輔相成。本流程即是各崗位的工作指導，也是評判各崗位工 作達標與否的標準。海運出口簡略流程如下（非危險品）：接單訂艙拖車/內(nèi)裝報關審單繳費收款放單根據(jù)流程各環(huán)節(jié)的具體工作，可劃分至以下詳細流程：接單詢價訂艙接受托運申請訂艙確認排載發(fā)放空箱 f裝箱f進場訂艙拖車/內(nèi)裝f邊檢一申報一報檢f報關f配載（裝船計劃）f審提單f船東確 認費用f預借購付匯聯(lián)Vv

2、報關審單繳費f繳交一切費用f簽單f向貨主催款f貨主確認并支付錢款f開具商業(yè)發(fā)票f放單/收款按照國際貨代崗位職責，各崗位具體流程分解如下：3.1業(yè)務經(jīng)理崗位流程（接單、收款）3.1.1接單后在第一時間內(nèi)用最短時間確認業(yè)務的可操作性并予 以安排。首要審核客戶委托內(nèi)容和確認客戶服務要求。3.1.1.1預先審核客戶的委托內(nèi)容?？蛻舭l(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：托運人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨 名、柜型柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。柜型柜量，超重柜特殊說明（如為特種柜，則需詳細的貨物尺寸, 長*寬*高，毛重，體積等，有時還需要更為詳細的貨物裝柜次序，及 擺

3、放示意圖。）各項型最大致積為:（長*寬*高）可裝體積，可裝重量1x20GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT1x40GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT1x40HC=76CBM 12*2.7*2.381x45 R=86CBM（注）GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton公噸；HC high cubic高箱。原則上控制凈箱實際重量 34MT,重量超過需有專門人員現(xiàn)場監(jiān)控裝箱，經(jīng)總經(jīng)理核批。3.1.1.2預先確認客戶服務要求。確認普通服務要求一般是否需要：到/預付訂艙、拖車/內(nèi)裝商 檢和

4、報關等。對于拖車/內(nèi)裝、商檢和報關的服務要求，必須同時確認貨物和 單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶訂艙單上。危險品、冷凍貨等要求普通服務外其它的附加特殊服務的要求, 必須得到總經(jīng)理核批后才能夠接受和安排。（注）對于部分無法短時間內(nèi)確認的信息，依然必須及時安排并 予以跟蹤,如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后 跟進處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。3.1.2根據(jù)業(yè)務實際發(fā)生范圍及財務出具發(fā)票，向客戶寄送發(fā)票, 并負責按約定時間收回貨款。3.1.2.1票結(jié)：票結(jié)客戶應該遵守見票付款的原則。3.1.2.2月結(jié)：月結(jié)客戶在每月固定節(jié)點催收貨款。3.2船務經(jīng)理崗位流程（訂艙、拖車、報關

5、、審單）3.2.1運價核對、確認3.2.1.1對來自業(yè)務經(jīng)理的外部業(yè)務,核對運價和其它服務費用 是否正確，并由業(yè)務經(jīng)理在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公 司訂艙。（注）特殊情況可先口頭與業(yè)務經(jīng)理確認，待業(yè)務經(jīng)理返回公司 再補簽字確認。3.2.1.2對于集團公司內(nèi)部業(yè)務，與采購相關人員或倉儲主管人 員及時確認后再安排訂艙。3.2.2艙位確認,根據(jù)客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙，對能夠提前接受委 托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據(jù)市場情況適當提前。在 預定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內(nèi)的業(yè)務委托 一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個工作日

6、內(nèi)完成訂艙。3.2.2.1新建委托必須及時在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)立業(yè)務編號、新建業(yè)務檔案，輸入業(yè) 務有關數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務各屬性、發(fā)收通信息、服務 要求、提單要求、船名航次、開航日期、起運港、中轉(zhuǎn)港、目 的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。3.2.2.2訂艙過程訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號 確認、預配和報關艙單發(fā)送確認、中轉(zhuǎn)港代碼確認和場站收據(jù)制 作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢后，應及時將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號 船 名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸

7、條款等內(nèi)容的核對。3.2.2.3艙位通知無論是否需要我司代為提供當?shù)馗黜椃盏臉I(yè)務，訂艙確認單 或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號 與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。如有問題,積極配合客 戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。3.2.2.4突發(fā)情況處理方法a）由于貨主原因要求更換到下一航次將原先訂艙的確認回傳通知船東退載該票，并重新訂下一航次 的艙位，若運價有所變動應及時告知業(yè)務經(jīng)理，與貨主協(xié)商。b）貨主要求申請目的港1014天免柜期與船東聯(lián)系，確定能夠申請到免柜期的具體天數(shù)，并出具一份 申請目的港N天免柜期的申請書給船東。再由其向目的港申請，直 到確認。c）非危說明如

8、若貨物品名為化學物品，可是非危險品，而船東有要求說明， 則需出具非危險品說明，加蓋提單上貨主公章。d）提柜后，船東換船或貨主要求換船憑原訂艙確認向船東退載，重新訂艙，取得新訂艙確認，并向船 東出具一份套柜申請，加蓋貨代公章。注明原資料的船名航次、提 單號、啟運港/目的港、集裝箱號/柜型、需套柜全新船名航次、新提單號。3.2.3拖車安排客戶委托的拖車或者報關等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨 物性質(zhì)和市場環(huán)境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理 安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風險。3.2.3.1得到業(yè)務經(jīng)理確認后聯(lián)系安排。3.2.3.2根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車 時間

9、時間；如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知 可能的風險。3.2.3.3安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務時間要求，提前2 工作日與客戶再次聯(lián)系確認裝柜時間及地點。3.2.3.4同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知 拖車行進行服務要求預約。3.2.3.5向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間 的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括拖 車行是否已經(jīng)領取設備交接單、提箱點的確認已經(jīng)空箱狀況確認）； 對于特種箱業(yè)務，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船 公司提箱時間。3.2.3.6安排拖車時，向拖車行發(fā)出書面委托清晰注明配船信息 （包括船公司、

10、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、 中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯(lián)系人 及聯(lián)系電話、協(xié)議費用等。3.2.3.7必要情況下，應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼 柜 號，并報給工廠。3.2.3.8跟蹤裝箱、裝箱單、進港。在船公司的免費用箱期內(nèi) 安排拖柜進場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等 額外費用,需立即通知客戶,要求其書面確認并登記。對于客戶業(yè) 務退關，需要確認是否發(fā)生安排拖車的前期費用。若有發(fā)生預配打 單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記。3.2.3.9突發(fā)情況的處理方法a）排載后貨主更改柜型柜量更改船名、航次、提單號、箱主、箱型、尺寸、用箱數(shù)量 等，先到出口排載部門更改確認后到箱管部辦理相應更改手續(xù)。更 改提箱和回箱地點，直接到箱管部辦理。b）退載一切排載后的貨物都產(chǎn)生的訂艙費需支付。領取設備交接單后未到堆場提箱，