合同管理要點(diǎn)

1、1、合同管理要點(diǎn)第一章總則第一條為規(guī)范公司合同管理特制定本要點(diǎn)。第二條相關(guān)術(shù)語(yǔ)及規(guī)定合同：公司與平等主體的自然人、法人和其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議（文書(shū)）。合同主管部門(mén)：公司法律事務(wù)工作機(jī)構(gòu)或者法律顧問(wèn)所在的綜合管理部門(mén)（財(cái)務(wù)處法律事務(wù)室）。歸口管理部門(mén)：以公司名義訂立各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文書(shū)的部門(mén)（處）。合同執(zhí)行單位：負(fù)責(zé)在合同執(zhí)行地點(diǎn)監(jiān)督合同正式履行的單位（廠、處、作業(yè)區(qū)）。合同經(jīng)辦人：隸屬于歸口管理部門(mén)并具有一定專業(yè)資質(zhì)，經(jīng)授權(quán)委托后可獨(dú)立辦理合同相關(guān)業(yè)務(wù)的我公司正式員工。合同管理員：隸屬于歸口管理部門(mén)或合同執(zhí)行單位并承擔(dān)合同資料保管及呈送工作的我公司正式員工

2、。合同管理員必須唯一。第三條合同管理原則1、集中控制、歸口管理的原則。所有的合同業(yè)務(wù)由公司集中對(duì)外，并由相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門(mén)（處）歸口管理，其他任何單位以及個(gè)人不得私自簽訂合同。歸口管理部門(mén)及分管合同業(yè)務(wù)（見(jiàn)附件一）。2、回避原則。公司各級(jí)主管及合同管理相關(guān)人員不得利用職權(quán)將合同業(yè)務(wù)交給自己的直系親屬以及與自己利益相關(guān)的組織或個(gè)人辦理。3、統(tǒng)一性原則。（1）公司的合同一律采用書(shū)面形式進(jìn)行管理；（2）公司所有合同統(tǒng)一編號(hào)，合同編號(hào)規(guī)則（見(jiàn)附件二）。第四條本要點(diǎn)適用公司及其下屬公司在工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)改造等過(guò)程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟(jì)組織之間簽訂的所有書(shū)面合同或協(xié)議的管理。本要點(diǎn)不適用于勞動(dòng)合

3、同及融資合同。第二章職責(zé)第五條合同主管部門(mén)（財(cái)務(wù)處法律事務(wù)室）職責(zé)1、貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，為合同歸口管理部門(mén)提供法律服務(wù)。2、建立健全公司合同管理體系，監(jiān)督、檢查考核各部門(mén)的合同管理情況3、應(yīng)歸口管理部門(mén)邀請(qǐng)參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理。4、統(tǒng)一辦理法人授權(quán)委托書(shū)，管理合同專用章。5、負(fù)責(zé)組織制定公司的合同標(biāo)準(zhǔn)文本及備案合同的管理。6、組織合同相關(guān)法律知識(shí)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)合同經(jīng)辦人員資格審查。7、在合同審核或參與重大合同談判過(guò)程中，負(fù)責(zé)審查合同主體、內(nèi)容、形式的合法性、合規(guī)性。8、其他相關(guān)管理工作。第六條歸口管理部門(mén)（處）職責(zé)1、負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目申請(qǐng)、可

4、行性論證、意向接觸、資信調(diào)查、合同標(biāo)的額的測(cè)算評(píng)估等工作。2、負(fù)責(zé)指定本部門(mén)需授權(quán)的合同經(jīng)辦人并指定合同管理員。3、負(fù)責(zé)組織合同的談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理等事項(xiàng)，對(duì)合同變更或解除的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評(píng)估并出具書(shū)面意見(jiàn)。4、負(fù)責(zé)制定本部門(mén)合同標(biāo)準(zhǔn)文本。第七條合同執(zhí)行單位職責(zé)1、負(fù)責(zé)監(jiān)管合同相對(duì)人切實(shí)履行合同條款。2、負(fù)責(zé)合同相對(duì)人合同履行績(jī)效的評(píng)價(jià)考核，并向歸口管理部門(mén)提供相關(guān)考評(píng)資料。3、負(fù)責(zé)填寫(xiě)本單位合同履行情況并向合同經(jīng)辦人反饋。4、履行合同條款中規(guī)定的我方的權(quán)利與義務(wù)。第八條其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)1、行政處負(fù)責(zé)合同的檔案管理。2、企劃處負(fù)責(zé)組織合同管理相關(guān)制度的制定及實(shí)施效果

5、的評(píng)價(jià)與改進(jìn)。3、審計(jì)處負(fù)責(zé)對(duì)合同辦理的程序及相關(guān)當(dāng)事人行為的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)合同管理中出現(xiàn)的違規(guī)、違紀(jì)、違法問(wèn)題提出審計(jì)建議，并可根據(jù)需要進(jìn)行專項(xiàng)效能監(jiān)察。4、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)按本部門(mén)職責(zé)，負(fù)責(zé)對(duì)合同所涉及本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、安全性進(jìn)行審查，并出具書(shū)面意見(jiàn)。第九條合同經(jīng)辦人職責(zé)1、合同經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)合同自締約時(shí)起至履行完畢止的全過(guò)程負(fù)責(zé)，對(duì)期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問(wèn)題，按國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司制度的規(guī)定，須及時(shí)與本部門(mén)負(fù)責(zé)人、合同主管部門(mén)進(jìn)行協(xié)商，并以經(jīng)辦人為主進(jìn)行處理；2、對(duì)于重大復(fù)雜合同，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)編制合同履約跟蹤報(bào)告。第十條合同管理員職

6、責(zé)1、歸口管理部門(mén)合同管理員職責(zé)（1）負(fù)責(zé)合同臺(tái)帳錄入、存檔工作；（2）每半年度向合同主管部門(mén)報(bào)告合同的履行情況；（3）負(fù)責(zé)合同資料的送審、保管、保密工作；（4）負(fù)責(zé)與合同主管部門(mén)的信息溝通。2、合同執(zhí)行單位合同管理員職責(zé)（1）保管本單位相關(guān)合同資料并登記合同臺(tái)帳；（2）負(fù)責(zé)合同資料的保密、歸檔工作；（3）負(fù)責(zé)與歸口管理部門(mén)的信息溝通。第三章合同管理程序第十一條合同管理的流程合同管理的流程為：合同的意向接觸與資信調(diào)查合同文本的擬定合同的審批合同的履行合同資料與檔案管理。合同審批原則上應(yīng)經(jīng)過(guò)公文系統(tǒng)（L）實(shí)現(xiàn)。合同管理流程圖（見(jiàn)附件四）第十二條合同的意向接觸與資信調(diào)查合同簽訂前原則上須履行合同的

7、意向接觸及對(duì)合同相對(duì)人的資信調(diào)查或復(fù)核。1、歸口管理部門(mén)應(yīng)明確與合同相對(duì)人的主要合作條件及運(yùn)作方式，進(jìn)行價(jià)格等方面的咨詢、標(biāo)的額的測(cè)算評(píng)估；并在合同簽訂前與合同相對(duì)人進(jìn)行意向接觸，然后按公司招投標(biāo)管理相關(guān)規(guī)定，組織招標(biāo)或議比價(jià)。公司可以與經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期合作并建立相互信任的合同相對(duì)人建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。戰(zhàn)略合作伙伴的評(píng)審每年9月份進(jìn)行一次，由歸口管理部門(mén)組織各相關(guān)部門(mén)共同成立評(píng)審小組，評(píng)審結(jié)果由分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)并報(bào)公司總經(jīng)理審批。合同相對(duì)人一旦與我公司建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，則其專業(yè)范圍內(nèi)合同的簽訂可不經(jīng)過(guò)招投標(biāo)程序。2、在合同簽訂前，歸口管理部門(mén)需對(duì)合同相對(duì)人進(jìn)行資信調(diào)查取證工作。第十三條合同文本的擬定

8、1、合同文本統(tǒng)一采取書(shū)面形式，合同內(nèi)容涉及技術(shù)問(wèn)題的，必須附技術(shù)協(xié)議。2、合同中載明的我方經(jīng)辦人必須經(jīng)公司法人的書(shū)面授權(quán)，經(jīng)辦人簽訂合同及從事業(yè)務(wù)活動(dòng)必須在公司的授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行。3、凡國(guó)家、行業(yè)、控股公司、公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范固定格式文本的一律采用固定格式文本簽訂合同；同一項(xiàng)業(yè)務(wù)一次續(xù)約或兩次以上簽約的合同，都必須由歸口管理部門(mén)提請(qǐng)合同主管部門(mén)同意后制定標(biāo)準(zhǔn)文本。4、合同必須包括的內(nèi)容與要求：（1）合同必備條款包括合同編號(hào)、主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)協(xié)議、履行期限、地點(diǎn)、方式、價(jià)款與報(bào)酬、結(jié)算方式、合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等；（2）合同糾紛時(shí)，原則上在我方公司所在地選

9、擇仲裁或訴訟機(jī)構(gòu)。5、重大、復(fù)雜的合同，原則上須經(jīng)過(guò)談判簽訂。具體參加談判的人員范圍由歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)確定。第十四條合同的審批1、合同審批程序如下：歸口管理部門(mén)一級(jí)主管初審相關(guān)部門(mén)審核會(huì)簽法律事務(wù)室審核分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審總經(jīng)理審批法律事務(wù)室加蓋合同章合同審批流程中歸口管理部門(mén)需提交以下資料：（1）合同文本及相關(guān)附件；（2）變更或解除的合同所對(duì)應(yīng)的原合同文本；（3）合同審批單（見(jiàn)附件五）；（4）外文合同必須有中文譯本；（5）其他要求提供的文件資料。2、合同審批之前原則上須經(jīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門(mén)對(duì)合同相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核會(huì)簽。審核會(huì)簽部門(mén)由歸口管理部門(mén)根據(jù)合同涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容確定。會(huì)簽部門(mén)必須在合同審批單上

10、簽署具體意見(jiàn)。審核會(huì)簽一律由部門(mén)一級(jí)主管簽字；整個(gè)審查會(huì)簽過(guò)程的期限不得超過(guò)三個(gè)工作日；對(duì)重大、復(fù)雜合同的審查，不得超過(guò)十個(gè)工作日。3、審核會(huì)簽意見(jiàn)的處理（1）根據(jù)合同所涉及項(xiàng)目的具體情況，經(jīng)辦人必須與審查人溝通，由經(jīng)辦人按雙方取得共識(shí)的最終意見(jiàn)，修改合同草案；（2）出于項(xiàng)目本身需要及各種客觀條件的限制，對(duì)于經(jīng)辦人認(rèn)為無(wú)法采納的意見(jiàn)，應(yīng)向歸口管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)決定是否采納。4、合同的審批實(shí)行逐級(jí)送審的原則,任何人不得私自對(duì)合同標(biāo)的進(jìn)行分解，以掩蓋合同的真實(shí)性或越權(quán)審批合同。5、合同章的管理（1）只允許使用一枚合同專用章，并由合同主管部門(mén)設(shè)專人保管。合同專用章不準(zhǔn)攜帶外出使用，必須攜

11、帶外出使用的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理審批，由法律事務(wù)室專人攜帶外出使用；本要點(diǎn)未涉及到的印章管理其他事項(xiàng)，按公司印章管理辦法執(zhí)行；（2）合同文本使用傳真件的可以留存合同傳真件，但應(yīng)針對(duì)傳真件簽定年度確認(rèn)書(shū)；（3）除風(fēng)水電氣合同、外事合同、工傷工亡處理協(xié)議、勞務(wù)合同外，其它合同一律加蓋合同專用章（見(jiàn)附件一）。在對(duì)外簽訂合同時(shí)，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章；（4）單份合同文本達(dá)兩頁(yè)以上的應(yīng)加蓋騎縫章。6、合同備案合同文本我方至少留存三份原件，合同主管部門(mén)留存一份，財(cái)務(wù)處留存一份，歸口管理部門(mén)留存一份。第十五條合同的履行1、合同生效后方可全面實(shí)際履行。2、經(jīng)辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同的履行，辦理相關(guān)事項(xiàng)，并

12、及時(shí)收集合同履約情況反饋信息。3、合同執(zhí)行單位負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程中的監(jiān)管職責(zé)，并填寫(xiě)合同履約記錄。4、合同的結(jié)算（1）合同的結(jié)算實(shí)行逐級(jí)審批的原則。合同相對(duì)人必須持我方合同執(zhí)行單位開(kāi)具的相關(guān)證明材料，財(cái)務(wù)處方能給予結(jié)算；（2）各歸口管理部門(mén)與財(cái)務(wù)處分別建立合同結(jié)算臺(tái)帳。5、各歸口管理部門(mén)每半年就合同履行情況向合同主管部門(mén)提交報(bào)告。第十六條合同的變更、中止和解除1、變更或解除合同，一律采用書(shū)面形式。合同變更后，合同編號(hào)不予改變。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分，合同更新部分與原合同具有同樣的法律效力。2、變更或解除合同的審批原則、審批權(quán)限及流程應(yīng)依據(jù)原合同進(jìn)行。3、變更或解除合同文本的，業(yè)

13、務(wù)單位應(yīng)單獨(dú)登記流水號(hào)臺(tái)賬，以便于管理和查閱。第十七條合同糾紛的處理1、業(yè)務(wù)單位對(duì)外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)在合同中約定糾紛處理方式，原則上需在我方公司所在地選擇仲裁或法院訴訟。2、發(fā)生合同糾紛時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)效期限內(nèi)進(jìn)行處理，以合同經(jīng)辦人為主、法律事務(wù)室專職人員配合來(lái)辦理仲裁或訴訟事務(wù)，不準(zhǔn)私自委托有關(guān)部門(mén)或個(gè)人處理糾紛。3、通過(guò)協(xié)商或調(diào)解使合同糾紛得到解決的，必須形成書(shū)面協(xié)議，并由雙方代表簽字確認(rèn)，同時(shí)必須將對(duì)方簽字代表持有的授權(quán)委托書(shū)作為書(shū)面協(xié)議的組成部分進(jìn)行存檔。4、通過(guò)仲裁或訴訟處理糾紛的，按公司糾紛處理管理細(xì)則規(guī)定辦理。5、合同糾紛處理程序（見(jiàn)附件六）。第十八條合同擔(dān)保簽訂合同需要擔(dān)保時(shí)，應(yīng)

14、當(dāng)簽訂書(shū)面擔(dān)保協(xié)議。擔(dān)保人必須是能夠承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任、具備法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。對(duì)方以財(cái)產(chǎn)進(jìn)行抵押的，抵押物必須是抵押人的合法財(cái)產(chǎn)，并提供其產(chǎn)權(quán)證明，按物權(quán)法、擔(dān)保法等法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。未按公司章程規(guī)定并經(jīng)董事會(huì)或者股東會(huì)決議,公司不對(duì)外提供合同擔(dān)保。第十九條合同資料與檔案管理1、歸口管理部門(mén)必須建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，合同臺(tái)帳（見(jiàn)附件七）。2、合同履行期間，各歸口管理部門(mén)合同管理員負(fù)責(zé)保管本部門(mén)所有合同相關(guān)資料。3、合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，由合同管理員整理、保管合同檔案，并按公司檔案管理相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔，同時(shí)形成檔案移交記錄。具體范圍包括：（1）合同文本及相關(guān)附件；（2）或有的標(biāo)的額測(cè)

15、算評(píng)估報(bào)告；（3）合同審批單；（4）與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料；（5）或有的招投標(biāo)過(guò)程記錄與議比價(jià)記錄；（6）或有的談判過(guò)程記錄；（7）合同履行中或有的電傳、信函、電報(bào)、圖表等；（8）或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等；（9）或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁決書(shū)、判決書(shū)等；（10）其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。4、檔案的使用，按公司檔案及商業(yè)秘密管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十條合同的監(jiān)督管理1、合同主管部門(mén)應(yīng)著重從以下幾個(gè)方面對(duì)合同進(jìn)行監(jiān)督檢查：（1）國(guó)家經(jīng)濟(jì)法規(guī)和本制度的執(zhí)行情況；（2）合同管理全過(guò)程的合規(guī)性、合法性；（3）合同的履行及未能履行的原因、責(zé)任等情況；（4）合同產(chǎn)生糾紛的原因和對(duì)糾紛的處理情況。（5）其他與合同管理工作有關(guān)的情況。合同主管部門(mén)每半年定期檢查各歸口管理部門(mén)的合同簽訂、執(zhí)行情況，并向總經(jīng)理提交一份合同管理調(diào)研報(bào)告。2、審計(jì)監(jiān)察部門(mén)（1）審計(jì)部門(mén)對(duì)在專項(xiàng)審計(jì)、日常管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋，并負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門(mén)開(kāi)展調(diào)查工作；（2）在合同管理過(guò)程中，如存在以下問(wèn)題，由審計(jì)部門(mén)提出書(shū)面處理建議，報(bào)總經(jīng)理審批后會(huì)同相關(guān)單位進(jìn)行