電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)水平提高策略分析

1、電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)水平提高策略分析摘要：隨著電子治理建設(shè)和文件信息的不斷發(fā)展，在數(shù)字環(huán)境中開始向現(xiàn)代文件服務(wù)過渡，導(dǎo)致電子和印刷文檔并存的時(shí)代。電子治理目前正處于關(guān)鍵的發(fā)展階段，對(duì)所需文件信息服務(wù)的需求日益增長(zhǎng)，文件服務(wù)的發(fā)展需要適應(yīng)需求。為了進(jìn)一步發(fā)揮檔案在進(jìn)一步發(fā)展電子管理、改善治理、提高公民生活質(zhì)量方面的作用，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)深化檔案資源，不斷擴(kuò)大檔案服務(wù)領(lǐng)域，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；檔案利用；策略分析引言科技的腳步發(fā)展逐漸加快，而電子信息化建設(shè)科技也應(yīng)用于了全行各業(yè)當(dāng)中，特別是檔案管理方面得到了電子技術(shù)的推進(jìn)，基建檔案才完成了傳統(tǒng)紙張和電子文檔的融合，而各自的管理功能

2、也得到了實(shí)現(xiàn)才能夠做到并行管理，也給基建提供了更為理想的信息管理基礎(chǔ)。盡管當(dāng)前的中國(guó)仍然處于數(shù)字化時(shí)代當(dāng)中，大部分的電子文檔仍然要有紙質(zhì)文檔補(bǔ)充，在并行管理下可以進(jìn)行互補(bǔ)，是重要的管理與應(yīng)用模式。1電子檔案的優(yōu)勢(shì)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理能夠有效縮減管理過程當(dāng)中的人、財(cái)、物的成本。首先，可節(jié)約大量的空間。據(jù)了解，很多單位在最初的建設(shè)規(guī)劃中，并沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案庫(kù)房，檔案一般存放于辦公室內(nèi)的柜子。隨著國(guó)家對(duì)檔案的重視，為了檔案的安全，要求各單位必須配備專用的檔案庫(kù)房，并且要求檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公用房分開。很多單位空間局促，電子檔案則可以規(guī)避由于空間不足給帶來的問題。其次，可有效減少

3、成本開支。檔案庫(kù)房的配置要求比一般的辦公用房要高，必須符合國(guó)家對(duì)于檔案庫(kù)房建設(shè)的相關(guān)要求，在設(shè)施的配置上，必須符合“八防”要求，配置各種安全設(shè)施，另外，還有日常檔案耗材的購(gòu)買，也是一筆不菲的開支。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理需要的成本要低得多，只需配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備即可實(shí)現(xiàn)，即使是建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，也是一次性投資，平時(shí)只需日常維護(hù)即可，可以大大節(jié)省更換設(shè)備帶來的成本。此外，電子檔案管理還可以節(jié)約大量的人力資源。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理都需要花費(fèi)大量的人力進(jìn)行規(guī)范化的整理，鑒定、編碼、錄入、裝訂、制作案卷等檔案整理工作，不僅工作效率較低，還容易出錯(cuò)。電子檔案可以通過信息技術(shù)的應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)數(shù)

4、據(jù)化轉(zhuǎn)存，這樣就能提高工作人員的工作效率，可以通過可視化工作的方式來簡(jiǎn)化其工作的步驟，有效規(guī)避繁瑣工作帶來的時(shí)間成本和人力成本的投入。2電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)的新趨勢(shì)第一，信息技術(shù)的迅速發(fā)展導(dǎo)致電子政務(wù)的迅速發(fā)展，其中文件信息服務(wù)越來越多樣化，越來越多樣化。與此同時(shí)，不斷增長(zhǎng)的網(wǎng)絡(luò)和知識(shí)社會(huì)正在削弱存檔的好處，因?yàn)橛脩艨梢苑奖愕卦L問大量有關(guān)搜索引擎、網(wǎng)頁(yè)、網(wǎng)站、數(shù)字文檔信息系統(tǒng)和基本服務(wù)(如文件資源的檢索和訪問)的信息。第二，信息技術(shù)在日常生活中的日益普及改變了用戶檢索信息的習(xí)慣，用戶需求從整合商品轉(zhuǎn)移到個(gè)人化資源。在這方面，文件服務(wù)的路徑、內(nèi)容和方式也發(fā)生了重大變化，如何推進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)

5、展目標(biāo)，滿足不同服務(wù)提供商的獨(dú)特需求，文件管理已成為一個(gè)問題。第三，歸檔信息服務(wù)在電子辦公環(huán)境中以不同的形式呈現(xiàn)，具體形式取決于人們的需求簡(jiǎn)單的文本和圖像，或者各種音頻和視頻元素。今后，隨著電子治理領(lǐng)域信息水平的提高，信息存儲(chǔ)和數(shù)字服務(wù)將成為文件共享的主導(dǎo)方法，滿足公共關(guān)系的要求和時(shí)代。3檔案管理電子檔案管理應(yīng)注意的問題紙質(zhì)文檔相對(duì)而言具有更高的穩(wěn)定性，但電子文檔整體的載體穩(wěn)定性并不理想，易于損毀，所以歸檔工作十分重要。為了可以更好的防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)損失的狀況，需要制作出幾個(gè)不同的檔案進(jìn)行備份保存，這樣提升了工作量也加大了光盤存儲(chǔ)的數(shù)量。而作為電子檔案的指導(dǎo)機(jī)關(guān)，與有關(guān)主管部門都必須對(duì)于電子歸檔信

6、息管理工作加以統(tǒng)籌，對(duì)于實(shí)施歸檔的地方收錄了屬于電子歸檔信息的集合點(diǎn)，也必須有指導(dǎo)機(jī)關(guān)來對(duì)于合格性加以檢驗(yàn)，并進(jìn)行電子檔案的歸檔和管理工作。檔案指導(dǎo)部門也必須做好建立個(gè)人電子檔案系統(tǒng)的思想引導(dǎo)工作，同時(shí)從源頭上對(duì)于電子文檔質(zhì)量做好監(jiān)管。電子檔案有著時(shí)效性，與此同時(shí)需要對(duì)使用效率加強(qiáng)重視，相比于其他領(lǐng)域的檔案來說，大部分情況下還是要依靠聲音與圖像來進(jìn)行記錄的，因?yàn)閼?yīng)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會(huì)受到局限，也不容易對(duì)于信息進(jìn)行整合，所以采取電子檔案記錄與整合的時(shí)候就有了良好的契機(jī)，電子檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)多次的記錄與輸出，還可以保證電子檔案信息的管理上更加完善，為后續(xù)的發(fā)展以及信息的利用提供更加便利的條件。4子

7、政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)水平提高策略4.1作格局，加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)第一，充分把握了電子管理背景下文件管理服務(wù)的新趨勢(shì)，出現(xiàn)了新的文件管理使用情景，其中管理層、管理層的特殊責(zé)任、服務(wù)組織的組織協(xié)調(diào)以及與其他文件管理部門的合作。在職能區(qū)域和相關(guān)設(shè)施建立自由職業(yè)檔案或信息人員。充分整合您的內(nèi)部資源以及功能和業(yè)務(wù)部門的優(yōu)勢(shì)。為一般工作提供單一聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，并為社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼、用水檔案等部門提供專門的服務(wù)臺(tái)人員。此外，內(nèi)部通信通過創(chuàng)建一個(gè)“大文件”服務(wù)模型，根據(jù)電子管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及每個(gè)文件領(lǐng)域的文檔和服務(wù)的基本體制類別，促進(jìn)文件管理服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。第二:加強(qiáng)平臺(tái)。利用文件管理的優(yōu)勢(shì)，方法是:利用服務(wù)集成的優(yōu)勢(shì)，

8、微調(diào)文件使用趨勢(shì)，準(zhǔn)確了解和了解不同類型文件資源在電子管理中的就緒性，以及利用不同的管理和消息傳遞平臺(tái)進(jìn)行適應(yīng)性測(cè)試，從而根據(jù)平臺(tái)和軟件特性推動(dòng)服務(wù)的使用。此外，還可以將文件分發(fā)和使用委托從中心模式更改為平面模式，在這種模式下，業(yè)務(wù)部門的功能可以進(jìn)行集成和整合。4.2案系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)的有效銜接據(jù)了解，大部分事業(yè)單位的電子政務(wù)系統(tǒng)和檔案部門的檔案信息系統(tǒng)是分開建設(shè)的，而且電子政務(wù)系統(tǒng)要早于檔案信息系統(tǒng)，最初建設(shè)電子政務(wù)系統(tǒng)是為了方便辦理公文，沒有考慮到電子文件的整理歸檔問題，因此早期的電子文件基本上已經(jīng)丟失，無法保證電子檔案的齊全和完整。筆者建議在建設(shè)電子公文系統(tǒng)的同時(shí)，要充分考慮到與檔案信

9、息系統(tǒng)的銜接問題。筆者所在的單位，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子公文系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的高度融合。每個(gè)人將自己辦結(jié)的文件經(jīng)過初步鑒定后及時(shí)歸入預(yù)歸檔庫(kù)（中間庫(kù)），檔案管理人員對(duì)在預(yù)歸檔庫(kù)里的電子文件進(jìn)行二次鑒定后，補(bǔ)充完整電子文件的相關(guān)信息，賦予符合要求的電子檔號(hào)后，可直接形成電子檔案。4.3確的服務(wù)觀念意識(shí)，加大日常管理力度為了提高工作效果和水平，要求檔案管理人員在電子檔案的管理工作中能夠樹立正確的觀念意識(shí)，高度重視工作中出現(xiàn)的各種問題，并制定行之有效的解決方案，不斷強(qiáng)化工作效果，由此促進(jìn)相關(guān)工作質(zhì)量的不斷提升。在電子檔案的管理工作中，通過數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)的充分運(yùn)用，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上輸入檔案數(shù)據(jù)資料，以真正共享數(shù)據(jù)。同時(shí)，將良好的檢索服務(wù)提供給廣大需求者和查閱者，對(duì)各個(gè)方面的流程進(jìn)行完善，并對(duì)相關(guān)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。而在工作過程中，相關(guān)檔案管理人員只有樹立正確的觀念，才能真正