AA物業(yè)行政人事管理制度手冊(cè)

1、 行政人事管理制度手冊(cè)目 錄1. 行政人人事部組組織架構(gòu)構(gòu)及人員員編制.組織結(jié)結(jié)構(gòu).人員編編制2. 管轄范范圍3. 崗位職職責(zé)3.1 行政人人事經(jīng)理理崗位職職責(zé)3.2 行政人人事主管管崗位職職責(zé)3.3 行政人人事助理理崗位職職責(zé)3.4 物資采采購(gòu)員崗崗位職責(zé)責(zé)3.5 倉(cāng)庫(kù)管管理員崗崗位職責(zé)責(zé)3.6 宿舍管管理員崗崗位職責(zé)責(zé)4. 工工作規(guī)程程/制度度4.1行行政管理理工作規(guī)規(guī)程4.1.1公文文處理工工作規(guī)程程4.1.2印章章管理工工作規(guī)程程4.1.3保密密管理工工作規(guī)程程4.1.4檔案案管理工工作規(guī)程程4.1.5固定定資產(chǎn)管管理工作作規(guī)程4.1.6辦公公用品管管理工作作規(guī)程4.1.7會(huì)議議制度4

2、.1.8員工工制服管管理工作作規(guī)程4.1.9倉(cāng)庫(kù)庫(kù)管理工工作規(guī)程程4.1.10宿宿舍管理理制度4.1.11員員工食堂堂管理制制度4.2人人事管理理工作規(guī)規(guī)程4.2.1人事事招聘、調(diào)配、勞動(dòng)關(guān)關(guān)系解除除管理工工作規(guī)程程4.2.2培訓(xùn)訓(xùn)管理工工作規(guī)程程5. 相相關(guān)質(zhì)量量記錄表表格5.1 附件一一發(fā)文文處理單單5.2附附件二外來(lái)文文件清單單5.3附附件三文件傳傳閱單5.4附附件四文件發(fā)發(fā)放登記記表5.5附附件五用章申申請(qǐng)表5.6附附件六印章借借用審批批表5.7附附件七檔案移移交書5.8附附件八檔案移移交案卷卷目錄表表5.9附附件九卷內(nèi)目目錄5.100附件十十檔案借借閱申請(qǐng)請(qǐng)表5.111附件十十一檔案

3、借借還登記記表5.122附件十十二檔案鑒鑒定申請(qǐng)請(qǐng)表5.133附件十十三檔案鑒鑒定與銷銷毀目錄錄5.144附件十十四資產(chǎn)登登記表5.155附件十十五資資產(chǎn)調(diào)撥撥單5.166附件十十六固固定資產(chǎn)產(chǎn)報(bào)廢審審批表5.177附件十十七低低值易耗耗品報(bào)廢廢審批表表5.188附件十十八固定定資產(chǎn)賠賠償審批批表5.199附件十十九資資產(chǎn)盤點(diǎn)點(diǎn)表5.200附件二二十資資產(chǎn)移交交表5.211附件二二十一打印/復(fù)印登登記表5.222附件二二十二辦公用用品領(lǐng)用用登記表表5.233附件二二十三行車記記錄表5.244附件二二十四會(huì)議簽簽到表5.255附件二二十五入庫(kù)單單5.266附件二二十六出庫(kù)單單5.277附件二二十

4、七臺(tái)賬5.288附件二二十八物品領(lǐng)領(lǐng)用登記記表5.299附件二二十九物品借借用登記記表5.300附件三三十盤盤點(diǎn)表5.311附件三三十一員工招招聘登記記表5.322附件三三十二面談?dòng)浻涗洷?.333附件三三十三轉(zhuǎn)正審審批表5.344附件三三十四調(diào)動(dòng)通通知書5.355附件三三十五交接清清單5.366附件三三十六員工離離職表5.377附件三三十七培訓(xùn)（會(huì)議）記錄表表5.388附件三三十八培訓(xùn)計(jì)計(jì)劃表1. 行政人人事部組組織架構(gòu)構(gòu)及人員員編制 組織架架構(gòu)（略略） 人員編編制：各項(xiàng)目根根據(jù)項(xiàng)目目的規(guī)模模和實(shí)際際情況確確定人員員編制。2. 管轄范范圍行政人事事部是項(xiàng)項(xiàng)目的行行政人事事職能部部門，在在公司

5、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)及客客戶服務(wù)務(wù)中心的的指導(dǎo)下下開展工工作。主主要負(fù)責(zé)責(zé)客戶服服務(wù)中心心的行政政管理和和人力資資源管理理工作。包括行行政事務(wù)務(wù)、制度度建設(shè)、后勤保保障、對(duì)對(duì)外事務(wù)務(wù)、人員員招聘、人員培培訓(xùn)、薪薪酬管理理、人員員考核等等工作。3. 崗位職職責(zé) 行政人人事部經(jīng)經(jīng)理崗位位職責(zé)3.1.1 層級(jí)關(guān)關(guān)系：3.1.1.11 直直接上級(jí)級(jí)：總物物業(yè)經(jīng)理理3.1.1.22 直直接下級(jí)級(jí)：行政政人事副副經(jīng)理、行政人人事助理理、物資資采購(gòu)員員、倉(cāng)庫(kù)庫(kù)管理員員、宿舍舍管理員員3.1.2 崗位職職責(zé)：3.1.2.11 貫貫徹執(zhí)行行總物業(yè)業(yè)經(jīng)理下下達(dá)的各各項(xiàng)工作作指示；3.1.2.22 定定期向總總物業(yè)經(jīng)經(jīng)理提交交周

6、、月月、年度度工作報(bào)報(bào)告及計(jì)計(jì)劃；3.1.2.33 及及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)管理中中的問題題，組織織協(xié)調(diào)工工作流程程的改進(jìn)進(jìn)，主動(dòng)動(dòng)協(xié)調(diào)并并有效解解決客服服中心內(nèi)內(nèi)的問題題。3.1.2.44 制制訂、修修訂本部部門的工工作程序序和規(guī)章章制度，經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)后組織織施行并并監(jiān)督檢檢查落實(shí)實(shí)情況；3.1.2.55 負(fù)負(fù)責(zé)客戶戶服務(wù)中中心各種種會(huì)議、活動(dòng)的的組織籌籌備工作作；3.1.2.66 代代表客戶戶服務(wù)中中心與外外界有關(guān)關(guān)部門和和機(jī)構(gòu)聯(lián)聯(lián)絡(luò)并保保持良好好合作關(guān)關(guān)系，接接待客戶戶服務(wù)中中心重要要來(lái)訪客客人，處處理行政政人事方方面的重重要函件件；3.1.2.77 負(fù)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌籌客服中中心的資資產(chǎn)及檔檔案管理理工作；統(tǒng)

7、籌客客服中心心各類證證照的辦辦理；3.1.2.88 負(fù)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌籌客戶服服務(wù)中心心的后勤勤服務(wù)工工作，創(chuàng)創(chuàng)造和保保持良好好的工作作環(huán)境；3.1.2.99 組組織客戶戶服務(wù)中中心有關(guān)關(guān)法律事事務(wù)的處處理工作作，指導(dǎo)導(dǎo)、監(jiān)督督、檢查查客戶服服務(wù)中心心保密工工作的執(zhí)執(zhí)行情況況；3.1.2.110 負(fù)責(zé)協(xié)協(xié)調(diào)客戶戶服務(wù)中中心部門門間的合合作關(guān)系系，調(diào)解解工作中中發(fā)生的的問題，定期組組織做好好辦公職職能檢查查；3.1.2.111 協(xié)助公公司建立立并維護(hù)護(hù)組織架架構(gòu)，明明確各部部門職責(zé)責(zé)及各崗崗位權(quán)責(zé)責(zé)及工作作關(guān)系；3.1.2.112 負(fù)責(zé)規(guī)規(guī)范與完完善公司司相關(guān)管管理制度度，積極極倡導(dǎo)企企業(yè)文化化導(dǎo)向，推

8、動(dòng)與與營(yíng)造客客服中心心健康文文化氛圍圍；推進(jìn)進(jìn)集團(tuán)內(nèi)內(nèi)部的企企業(yè)文化化建設(shè)，增加員員工對(duì)企企業(yè)的歸歸屬感和和忠誠(chéng)度度；3.1.2.113 建立、推進(jìn)、完善符符合公司司業(yè)務(wù)需需求及發(fā)發(fā)展的培培訓(xùn)體系系，組織織落實(shí)培培訓(xùn)工作作，提高高員工的的任職技技能，促促進(jìn)員工工的職業(yè)業(yè)化發(fā)展展；3.1.2.114 建立和和培訓(xùn)職職業(yè)化的的人才隊(duì)隊(duì)伍，培培養(yǎng)、選選拔及推推薦本系系統(tǒng)優(yōu)秀秀干部；3.1.2.115 負(fù)責(zé)組組織員工工集體活活動(dòng)及文文化生活活；3.1.2.116 完成上上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)交辦的的其他工工作。3.2 行政政人事主主管3.2.1 層級(jí)關(guān)關(guān)系：3.2.1.11 直直接上級(jí)級(jí)：行政政人事經(jīng)經(jīng)理3.2.

9、1.22 直直接下級(jí)級(jí)：無(wú)3.2.2 崗位職職責(zé)：3.2.2.11 貫貫徹執(zhí)行行行政人人事經(jīng)理理下達(dá)的的各項(xiàng)工工作指示示；3.2.2.22 定定期向行行政人事事經(jīng)理提提交周、月、年年度工作作報(bào)告及及計(jì)劃；3.2.2.33 協(xié)協(xié)助行政政人事經(jīng)經(jīng)理開展展后勤、資產(chǎn)管管理等工工作；3.2.2.44 負(fù)負(fù)責(zé)辦理理客戶服服務(wù)中心心各類營(yíng)營(yíng)業(yè)證照照及年審審工作，對(duì)各類類證照及及時(shí)進(jìn)行行檔案登登記；3.2.2.55 協(xié)協(xié)助行政政人事經(jīng)經(jīng)理監(jiān)督督、檢查查本部門門各崗位位工作任任務(wù)的執(zhí)執(zhí)行情況況；3.2.2.66 完完成上級(jí)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交交辦的其其他工作作。3.3 行政政人事助助理3.3.1 層級(jí)關(guān)關(guān)系：3.3.1.

10、11 直直接上級(jí)級(jí)：行政政人事經(jīng)經(jīng)理3.3.1.22 直直接下級(jí)級(jí)：無(wú)3.3.2 崗位職職責(zé)：3.3.2.11 貫貫徹執(zhí)行行行政人人事經(jīng)理理下達(dá)的的各項(xiàng)工工作指示示；3.3.2.22 定定期向行行政人事事經(jīng)理提提交周、月、年年度工作作報(bào)告及及計(jì)劃；3.3.2.33 負(fù)負(fù)責(zé)控制制客戶服服務(wù)中心心各項(xiàng)行行政費(fèi)用用的開支支；3.3.2.44 協(xié)協(xié)助組織織客戶服服務(wù)中心心的團(tuán)隊(duì)隊(duì)及文化化活動(dòng)；3.3.2.55 在在上級(jí)的的領(lǐng)導(dǎo)下下，具體體行使本本部門的的檔案管管理、人人員招聘聘、客戶戶服務(wù)中中心內(nèi)部部溝通、文件收收發(fā)等工工作； 3.3.2.66 貫貫徹執(zhí)行行員工的的思想教教育、業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)訓(xùn)、企業(yè)業(yè)文化

11、建建設(shè)，不不斷提高高員工的的思想覺覺悟和業(yè)業(yè)務(wù)水平平；3.3.2.77 負(fù)負(fù)責(zé)審核核、辦理理員工請(qǐng)請(qǐng)假、銷銷假手續(xù)續(xù)，匯總總、審核核各部門門的考勤勤情況，定期制制作員工工薪酬表表；3.3.2.88 配配合各部部門的人人員配備備、人員員結(jié)構(gòu)調(diào)調(diào)整以及及人員招招聘、后后勤組織織工作；3.3.2.99 負(fù)負(fù)責(zé)客戶戶服務(wù)中中心對(duì)內(nèi)內(nèi)、對(duì)外外關(guān)系的的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工工作；3.3.2.110 負(fù)負(fù)責(zé)客戶戶服務(wù)中中心人事事、文檔檔管理工工作，收收集各類類人員信信息建立立人才庫(kù)庫(kù)，為推推動(dòng)客戶戶服務(wù)中中心物業(yè)業(yè)管理工工作的發(fā)發(fā)展出謀謀獻(xiàn)策；3.3.2.111 完成上上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)交辦的的其他工工作。3.4 物資資采購(gòu)

12、員員3.4.1 層級(jí)關(guān)關(guān)系：3.4.1.11 直直接上級(jí)級(jí)：行政政人事經(jīng)經(jīng)理3.4.1.22 直直接下級(jí)級(jí)：無(wú)3.4.2 崗位職職責(zé)：3.4.2.11 貫貫徹執(zhí)行行行政人人事經(jīng)理理下達(dá)的的各項(xiàng)工工作指示示；3.4.2.22 定定期向行行政人事事經(jīng)理提提交周、月、年年度工作作報(bào)告及及計(jì)劃；3.4.2.33 嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行公司關(guān)關(guān)于物資資采購(gòu)的的有關(guān)規(guī)規(guī)定，勤勤奮敬業(yè)業(yè)，不斷斷提高業(yè)業(yè)務(wù)水平平；3.4.2.44 負(fù)負(fù)責(zé)日常常零星物物資采購(gòu)購(gòu)，收集集采購(gòu)資資料，填填寫和匯匯總各部部門提交交的物物資申請(qǐng)請(qǐng)單或或物資資/服務(wù)務(wù)供方（品牌）申請(qǐng)表表，報(bào)報(bào)行政人人事經(jīng)理理、總物物業(yè)經(jīng)理理審批后后，方可可采購(gòu)，

13、對(duì)手續(xù)續(xù)不齊全全的申請(qǐng)請(qǐng)物資不不予購(gòu)買買，嚴(yán)禁禁在采購(gòu)購(gòu)時(shí)收取取回扣或或有違公公司財(cái)務(wù)務(wù)管理相相關(guān)規(guī)定定的行為為；3.4.2.55 做做到所需需物資及及時(shí)購(gòu)買買，及時(shí)時(shí)入庫(kù)，做好登登記和報(bào)報(bào)銷手續(xù)續(xù)；3.4.2.66 了了解各類類物資的的合理價(jià)價(jià)格及要要求，確確保物美美價(jià)廉，努力節(jié)節(jié)約成本本開支；3.4.2.77 每每月對(duì)各各部門日日常維修修材料、清潔用用具進(jìn)行行集中采采購(gòu)，積積極認(rèn)真真的完成成采購(gòu)、供應(yīng)工工作，保保證物品品質(zhì)量、價(jià)格的的合理性性；3.4.2.88 每每季度填填寫物物資采購(gòu)購(gòu)統(tǒng)計(jì)表表、采購(gòu)工工作評(píng)估估表，并于每每季度首首月155日前報(bào)報(bào)總物業(yè)業(yè)經(jīng)理、公司行行政人事事部、公公司財(cái)

14、務(wù)務(wù)部備案案；3.4.2.99 完完成上級(jí)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交交辦的其其他工作作。3.5 倉(cāng)庫(kù)庫(kù)管理員員3.5.1 層級(jí)關(guān)關(guān)系：3.5.1.11 直直接上級(jí)級(jí)：行政政人事經(jīng)經(jīng)理3.5.1.22 直直接下級(jí)級(jí)：無(wú)3.5.2 崗位職職責(zé)：3.5.2.11 貫貫徹執(zhí)行行行政人人事經(jīng)理理下達(dá)的的各項(xiàng)工工作指示示；3.5.2.22 定定期向行行政人事事經(jīng)理提提交周、月、年年度工作作報(bào)告及及計(jì)劃；3.5.2.33 嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行公司倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)管理理的規(guī)定定，勤奮奮敬業(yè)，不斷提提高業(yè)務(wù)務(wù)水平；3.5.2.44 負(fù)負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)經(jīng)過檢驗(yàn)驗(yàn)合格的的物資按按指定位位置入庫(kù)庫(kù)，核實(shí)實(shí)后登記記入賬；3.5.2.55 根根據(jù)物資資的性能能、品

15、種種、型號(hào)號(hào)、用途途、包裝裝等特點(diǎn)點(diǎn)以及易易燃、易易爆、易易揮發(fā)、易受潮潮物資的的特性和和倉(cāng)庫(kù)條條件，實(shí)實(shí)行分區(qū)區(qū)分類的的物資定定位管理理，倉(cāng)庫(kù)庫(kù)內(nèi)各類類物資必必須做好好標(biāo)識(shí)，所有物物資包裝裝標(biāo)識(shí)一一律向外外；3.5.2.66 物物資的出出庫(kù)必須須憑客戶戶服務(wù)中中心經(jīng)理理簽發(fā)的的物資資領(lǐng)(借)用單，項(xiàng)目目應(yīng)清楚楚，否則則應(yīng)拒絕絕發(fā)放物物資；3.5.2.77 對(duì)對(duì)于日常常借出之之用具、器具，入庫(kù)時(shí)時(shí)應(yīng)認(rèn)真真檢證，確認(rèn)無(wú)無(wú)損后方方可入庫(kù)庫(kù)，對(duì)于于不常用用的工具具、器具具要定期期維護(hù)；3.5.2.88 保保持倉(cāng)庫(kù)庫(kù)環(huán)境的的溫、濕濕度，并并做好清清潔工作作，配備備好必要要的滅火火器材；3.5.2.99

16、 物物資出庫(kù)庫(kù)必須及及時(shí)登帳帳，物資資要按照照先進(jìn)先先出的原原則發(fā)放放；3.5.2.110 每每月255號(hào)需對(duì)對(duì)庫(kù)存物物資進(jìn)行行盤點(diǎn)，并報(bào)行行政人事事經(jīng)理審審核后，報(bào)總物物業(yè)經(jīng)理理審批；3.5.2.111 每每月288號(hào)前統(tǒng)統(tǒng)計(jì)上月月材料使使用情況況，并將將下月所所需材料料申請(qǐng)表表報(bào)行政政人事經(jīng)經(jīng)理審核核，報(bào)總總物業(yè)經(jīng)經(jīng)理審批批后，交交采購(gòu)員員購(gòu)買；3.5.2.112 負(fù)負(fù)責(zé)客戶戶服務(wù)中中心各類類資產(chǎn)的的管理工工作，設(shè)設(shè)立資產(chǎn)產(chǎn)分類賬賬本，每每月進(jìn)行行核查工工作，掌掌握各類類資產(chǎn)的的使用狀狀況、技技術(shù)性能能；3.5.2.113 負(fù)責(zé)資資產(chǎn)（包包括低值值易耗品品）購(gòu)置置或報(bào)廢廢；3.5.2.11

17、4 熟悉使使用公司司資產(chǎn)管管理軟件件，根據(jù)據(jù)每月資資產(chǎn)核查查情況及及時(shí)予以以修改更更正；3.5.2.115 對(duì)樣板板房物資資和地產(chǎn)產(chǎn)方委托托代管物物資進(jìn)行行管理；3.5.2.116 完成上上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)交辦的的其他工工作。3.6 宿舍舍管理員員3.6.1 層級(jí)關(guān)關(guān)系：3.6.1.11 直直接上級(jí)級(jí)：行政政人事經(jīng)經(jīng)理3.6.1.22 直直接下級(jí)級(jí)：無(wú)3.6.2 崗位職職責(zé)：3.6.2.11 貫貫徹執(zhí)行行行政人人事經(jīng)理理下達(dá)的的各項(xiàng)工工作指示示；3.6.2.22 負(fù)負(fù)責(zé)監(jiān)督督做好員員工宿舍舍公共區(qū)區(qū)域的衛(wèi)衛(wèi)生清掃掃及整理理工作；3.6.2.33 按按規(guī)定對(duì)對(duì)住宿人人員進(jìn)行行登記，安排床床位；3.6.2

18、.44 檢檢查工作作區(qū)域內(nèi)內(nèi)住宿秩秩序及安安全工作作；3.6.2.55 保保持樓層層內(nèi)各項(xiàng)項(xiàng)設(shè)施的的完好和和運(yùn)行正正常；3.6.2.66 對(duì)對(duì)住宿人人員提供供叫早、留言、傳呼電電話等服服務(wù)；3.6.2.77 處處理工作作區(qū)域內(nèi)內(nèi)出現(xiàn)的的意外情情況；3.6.2.88 完完成上級(jí)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交交辦的其其他工作作。4. 工作規(guī)規(guī)程/制制度4.1 行政政管理工工作規(guī)程程4.1.1 公文處處理工作作規(guī)程4.1.1.11目的使公文的的形成、辦理、立卷、歸檔和和銷毀更更及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、保密。4.1.1.22適用范范圍所有外來(lái)來(lái)及本中中心文件件。4.1.1.33公文的的處理4.1.1.33.1公公文種類類：除外外

19、來(lái)函外外，本中中心的公公文是中中心及所所屬物業(yè)業(yè)公司在在企業(yè)管管理過程程中形成成和使用用的具有有法定效效力和規(guī)規(guī)范體式式的文書書，是傳傳達(dá)貫徹徹中心決決策、執(zhí)執(zhí)行上級(jí)級(jí)和主管管部門的的指示、發(fā)布規(guī)規(guī)章制度度、實(shí)行行行政管管理措施施、請(qǐng)示示和答復(fù)復(fù)問題、報(bào)告情情況和交交流經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)，協(xié)調(diào)調(diào)內(nèi)部和和對(duì)外交交往的重重要工具具，也是是中心行行使職能能的重要要手段和和依據(jù)。根據(jù)實(shí)實(shí)際工作作需要，按照公公文使用用范圍和和作用主主要使用用下列文文種：4.1.1.33.1.1 決決議：凡凡經(jīng)過會(huì)會(huì)議討論論通過，要求所所屬部門門貫徹執(zhí)執(zhí)行的事事項(xiàng)。4.1.1.33.1.2 決決定：對(duì)對(duì)某些重重要事項(xiàng)項(xiàng)或重要要問題做

20、做出安排排或處理理。4.1.1.33.1.3 通通知：是是“發(fā)布行行政法規(guī)規(guī)和規(guī)章章，轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)上級(jí)機(jī)機(jī)關(guān)(部部門)、同級(jí)機(jī)機(jī)關(guān)(部部門)和和不相隸隸屬機(jī)關(guān)關(guān)(部門門)的公公文批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)所屬客客服中心心，要求求屬下部部門辦理理或需要要周知和和共同執(zhí)執(zhí)行事項(xiàng)項(xiàng)時(shí)所使使用的下下行文種種”。常用用“會(huì)議通通知”、“任免通通知”等。4.1.1.33.1.4 通通報(bào)：通通報(bào)工作作情況或或好壞典典型事例例及經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先先進(jìn)、批批評(píng)后進(jìn)進(jìn)等用“通報(bào)”。4.1.1.33.1.5 報(bào)報(bào)告：向向上級(jí)機(jī)機(jī)關(guān)(部部門)匯匯報(bào)工作作，反映映情況，提出建建議，答答復(fù)上級(jí)級(jí)機(jī)關(guān)(部門)的詢問問等。4.1.1.33.1.6 請(qǐng)

21、請(qǐng)示：請(qǐng)請(qǐng)求上級(jí)級(jí)機(jī)關(guān)(部門)對(duì)某些些重要工工作做出出指示、答復(fù)和和批準(zhǔn)事事項(xiàng)時(shí)用用“請(qǐng)示”。4.1.1.33.1.7 批批復(fù)：批批準(zhǔn)或答答復(fù)下屬屬單位(部門)請(qǐng)示的的事項(xiàng)。4.1.1.33.1.8 函函：與不不相隸屬屬機(jī)關(guān)(部門)或本系系統(tǒng)單位位之間互互相商洽洽和聯(lián)系系工作，詢問和和答復(fù)問問題等用用“函”。4.1.1.33.1.9 會(huì)會(huì)議紀(jì)要要：記載載或傳達(dá)達(dá)會(huì)議主主要精神神和決定定事項(xiàng)。4.1.1.33.2 公文格格式嚴(yán)格參照照由物業(yè)業(yè)管理中中心下發(fā)發(fā)的AAA物業(yè)業(yè)有限公公司地區(qū)區(qū)分公司司公文發(fā)發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)格式及集團(tuán)團(tuán)恒地司司辦字20007第0055號(hào)公文標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)格式式執(zhí)行。4.1.1.33.

22、3 發(fā)文文辦理4.1.1.33.3.1 公公文起草草的基本本要求4.1.1.33.3.1.11 重重點(diǎn)要突突出，觀觀點(diǎn)要鮮鮮明，論論理要清清楚，文文字要精精練，用用詞要準(zhǔn)準(zhǔn)確，篇篇幅要簡(jiǎn)簡(jiǎn)短，結(jié)構(gòu)要要嚴(yán)謹(jǐn)，層次要要分明；4.1.1.33.3.1.22 擬擬搞人必必須要按按公文的的文種格格式行文文，用鋼鋼筆書寫寫或打印印，不得得用圓珠珠筆或紅紅筆書寫寫；4.1.1.33.3.1.33 文文稿在呈呈送領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批簽簽發(fā)之前前，負(fù)責(zé)責(zé)擬稿的的人員要要對(duì)公文文進(jìn)行認(rèn)認(rèn)真核對(duì)對(duì)。4.1.1.33.3.2 公文的的審批簽簽發(fā)程序序行文稿先先由行文文部門經(jīng)經(jīng)理審核核簽名，再送行行政人事事助理核核稿，不不屬急件

23、件，一般般不得直直接將文文稿呈送送中心領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)；如需需會(huì)簽的的，送會(huì)會(huì)簽部門門審稿，然后由由行政人人事助理理將符合合要求的的文稿送送中心有關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽簽發(fā)。“請(qǐng)示”、“報(bào)告”和對(duì)外外行文由由中心總總物業(yè)經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)發(fā)，一般般例行事事務(wù)性公公文，由由部門經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)發(fā)，最后后安排打打印。4.1.1.33.3.3 正式發(fā)發(fā)文需填填寫發(fā)發(fā)文處理理單，簽發(fā)人人同意簽簽發(fā)后方方可用印印、分發(fā)發(fā)及登記記。4.1.1.33.3.4 公文正正式印制制前，行行政部（行政人人事部）應(yīng)當(dāng)進(jìn)進(jìn)行復(fù)核核，重點(diǎn)點(diǎn)是：審審批、簽簽發(fā)手續(xù)續(xù)是否完完備，附附件材料料是否齊齊全，格格式是否否統(tǒng)一、規(guī)范等等。經(jīng)復(fù)復(fù)核需要要對(duì)文稿稿進(jìn)行實(shí)實(shí)

24、質(zhì)性修修改的，應(yīng)按程程序復(fù)審審。4.1.1.33.4 收文文辦理4.1.1.33.4.1 一切外外來(lái)公函函，統(tǒng)一一由行政政人事助助理簽收收、登記記并根據(jù)據(jù)實(shí)際需需要及時(shí)時(shí)分送（各部門門應(yīng)簽收收），同同時(shí)，應(yīng)應(yīng)填寫文件發(fā)發(fā)放登記記表；4.1.1.33.4.2 根據(jù)公公文性質(zhì)質(zhì)和內(nèi)容容，由行行政人事事助理提提出處理理意見，送領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)閱示，或根據(jù)據(jù)需要交交有關(guān)業(yè)業(yè)務(wù)部門門辦理，并附文件傳傳閱單；4.1.1.33.4.3 凡需業(yè)業(yè)務(wù)部門門經(jīng)辦的的公文，由行政政人事助助理負(fù)責(zé)責(zé)催辦，并將落落實(shí)結(jié)果果報(bào)告主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)。4.1.1.33.4.4 承辦公公文是指指接受辦辦理下級(jí)級(jí)單位請(qǐng)請(qǐng)示的公公文和其其它需要要

25、批復(fù)的的公文，以及轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)翻印印的公文文等。承承辦請(qǐng)示示的公文文，凡屬屬本中心心權(quán)限范范圍內(nèi)能能批復(fù)的的事項(xiàng)，一般先先由業(yè)務(wù)務(wù)部門提提出意見見，經(jīng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批批或會(huì)議議決定后后再批復(fù)復(fù)呈文單單位，時(shí)時(shí)限一般般不得超超過一周周，重要要事項(xiàng)和和重要問問題的請(qǐng)請(qǐng)示，可可直接送送領(lǐng)導(dǎo)審審閱后批批復(fù)，時(shí)時(shí)限不得得超過三三天。承承辦公文文部門要要提高辦辦事效率率，及時(shí)時(shí)催辦和和跟蹤，避免延延誤。4.1.1.33.5 公文文歸檔4.1.1.33.5.1 公文辦辦理完畢畢后，應(yīng)應(yīng)當(dāng)及時(shí)時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不不得保存存應(yīng)當(dāng)歸歸檔的公公文。4.1.1.33.5.2 歸檔范范圍內(nèi)的的公文，應(yīng)當(dāng)根根據(jù)其相相互聯(lián)系系、特征征

26、和保存存價(jià)值整整理，要要保證歸歸檔公文文的齊全全、完整整，能正正確反映映本機(jī)關(guān)關(guān)的主要要工作情情況，便便于保管管和利用用。4.1.1.33.5.3 聯(lián)合辦辦理的公公文，原原件由主主辦單位位整理、歸檔，其他機(jī)機(jī)關(guān)保存存復(fù)印件件或其他他形式的的公文副副本。4.1.1.33.5.4 本單位位負(fù)責(zé)人人兼任其其他機(jī)關(guān)關(guān)職務(wù)，在履行行所兼職職務(wù)職責(zé)責(zé)過程中中形成的的公文，由其兼兼職機(jī)關(guān)關(guān)整理、歸檔。4.1.1.33.5.5 擬制、修改和和簽批公公文書寫寫及所用用紙張和和字跡材材料必須須符合存存檔要求求。4.1.1.33.6 公文文的整理理與銷毀毀4.1.1.33.6.1 公文由由行政人人事部統(tǒng)統(tǒng)一收發(fā)發(fā)、

27、審核核、用印印、歸檔檔和銷毀毀。4.1.1.33.6.2 行政人人事部應(yīng)應(yīng)當(dāng)建立立健全本本單位公公文處理理的有關(guān)關(guān)制度。4.1.1.33.6.3 密級(jí)文文件應(yīng)當(dāng)當(dāng)在辦公公室閱辦辦，不準(zhǔn)準(zhǔn)帶離，不準(zhǔn)擅擅自傳閱閱或復(fù)印印。復(fù)制制上級(jí)單單位的秘秘密公文文，須經(jīng)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)或授權(quán)權(quán)。翻印印件應(yīng)當(dāng)當(dāng)注明翻翻印單位位名稱、翻印日日期和份份數(shù)；公公文復(fù)印印件作為為正式公公文使用用時(shí)，應(yīng)應(yīng)該加蓋蓋復(fù)印單單位證明明章。復(fù)復(fù)制公文文應(yīng)當(dāng)與與正式公公文同樣樣管理。 4.1.1.33.6.4 公文被被撤銷，視作自自始不產(chǎn)產(chǎn)生效力力；公文文被廢止止，視作作自廢止止之日起起不產(chǎn)生生效力。4.1.1.33.6.5 公

28、文銷銷毀應(yīng)按按公司規(guī)規(guī)定進(jìn)行行。4.1.1.44引用文文件和相相關(guān)質(zhì)量量記錄4.1.1.44.1 發(fā)發(fā)文處理理單4.1.1.44.2 外外來(lái)文件件清單4.1.1.44.3 文件傳傳閱單4.1.1.44.4 文件發(fā)發(fā)放登記記表4.1.2 印章管管理工作作規(guī)程4.1.2.11 目的的加強(qiáng)、規(guī)規(guī)范印章章的管理理，維護(hù)護(hù)印章的的法定權(quán)權(quán)威及使使用效用用。4.1.2.22 范圍圍本制度適適合于中中心印章章管理及及設(shè)有部部門印章章的各部部門印章章管理。4.1.2.33 職職責(zé)行政人事事部是印印章管理理的職能能部門，負(fù)責(zé)監(jiān)監(jiān)督本規(guī)規(guī)定的實(shí)實(shí)施。4.1.2.44 印印章的啟啟用與停停用、銷銷毀4.1.2.44

29、.1 印章章啟用(包括舊舊印章?lián)Q換用新印印章)。由中心心或啟用用印章部部門提出出書面申申請(qǐng)，行行政人事事部審核核，按公公司規(guī)定定審批后后申報(bào)、刻制、啟用。4.1.2.44.2 印章章停用。由中心心或擬停停用印章章部門提提出書面面申請(qǐng)，行政人人事部審審核，按按公司規(guī)規(guī)定審批批后執(zhí)行行。4.1.2.44.3 印章章銷毀。按公司司規(guī)定執(zhí)執(zhí)行。4.1.2.55 印印章保管管4.1.2.55.1 中心心印章：行政人人事部印印章管理理員管理理。4.1.2.55.2 部門門印章：由部門門經(jīng)理指定定專人管管理。4.1.2.55.3 印章章應(yīng)存放放于安全全牢固并并加鎖的的專門的的桌、箱箱、柜中中，使用用后應(yīng)及及

30、時(shí)收存存鎖好。4.1.2.66 印印章使用用審批規(guī)規(guī)定4.1.2.66.1 中心心印章的的使用，由中心心總經(jīng)理理負(fù)責(zé)審審批，部部門印章章的使用用，由部部門經(jīng)理理負(fù)責(zé)審審批。4.1.2.66.2 使用用各級(jí)印印章須先先填寫行行政人事事部制定定的用用章申請(qǐng)請(qǐng)表，呈報(bào)負(fù)負(fù)責(zé)審批批的領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽字同同意后，方可到到印章管管理員處處加蓋印印章。4.1.2.66.3 印章章管理員員必須認(rèn)認(rèn)真檢查查用印文文書審批批手續(xù)，審批程程序完成成后才能能用印。4.1.2.66.4 不得得在空白白紙張、憑證、空白介介紹信和和空白便便函上用用印，如如有特殊殊需要，需按公公司規(guī)定定權(quán)限審審批。4.1.2.66.5 如因因工作需

31、需要將印印章帶出出室外使使用，應(yīng)應(yīng)事先填填寫印印章借用用審批表表報(bào)批批，獲準(zhǔn)準(zhǔn)后由印印章管理理人員和和經(jīng)辦人人共同攜攜帶出外外使用。4.1.2.66.6 出現(xiàn)現(xiàn)急需用用印的文文書，在在有審批批權(quán)的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)未能能及時(shí)簽簽字的情情況下，須由印印章管理理員和用用印申請(qǐng)請(qǐng)人共同同在場(chǎng)，電話請(qǐng)請(qǐng)示有權(quán)權(quán)審批的的領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意意后方可可蓋章。審批權(quán)權(quán)人返回回后的11個(gè)工作作日以內(nèi)內(nèi)完成補(bǔ)補(bǔ)簽手續(xù)續(xù)。4.1.2.77 責(zé)責(zé)任 印章章管理人人員嚴(yán)禁禁違規(guī)使使用印章章。凡違違規(guī)使用用印章的的，中心心一律視視作個(gè)人人行為，由此而而引起的的法律責(zé)責(zé)任以及及其它形形式的任任何糾紛紛，均由由違規(guī)使使用印章章的人員員承擔(dān)。同

32、時(shí)中中心將視視其情節(jié)節(jié)輕重，給予相相應(yīng)的行行政或經(jīng)經(jīng)濟(jì)處罰罰，觸犯犯法律的的移送司司法機(jī)關(guān)關(guān)處理。4.1.2.88引用文文件和相相關(guān)質(zhì)量量記錄4.1.2.88.1 用章章申請(qǐng)表表 4.1.2.88.2 印章借借用審批批表 4.1.3 保密管管理工作作規(guī)程4.1.3.11 目的的加強(qiáng)中心心對(duì)保密密工作的的規(guī)范，嚴(yán)謹(jǐn)，確保中中心保密密工作落落實(shí)到中中心每一一個(gè)員工工。4.1.3.22適用范范圍中心及所所屬各部部門。4.1.3.33 保密密員的設(shè)設(shè)立中心行政政人事部部設(shè)保密密員（由由行政人人事助理理兼任）1人，負(fù)責(zé)中中心秘密密文件、資料以以及涉密密業(yè)務(wù)的的管理工工作，各各部相應(yīng)應(yīng)確定兼兼職保密密員1

33、人人。4.1.3.44 保密密事項(xiàng)4.1.3.44.1 與中心心有關(guān)的的調(diào)查案案件、檢檢舉揭發(fā)發(fā)材料。4.1.3.44.2 中心各各級(jí)須保保密的辦辦公會(huì)議議記錄。4.1.3.44.3 財(cái)務(wù)會(huì)會(huì)計(jì)憑證證、會(huì)計(jì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)報(bào)表、員員工工資資表等。4.1.3.44.4 本中心心質(zhì)量體體系有關(guān)關(guān)文件資資料。4.1.3.55 秘密密文件、資料的的管理4.1.3.55.1 所有有秘密文文件未經(jīng)經(jīng)制發(fā)機(jī)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)準(zhǔn)或授權(quán)權(quán)不得擅擅自翻印印，如需需復(fù)制，須按規(guī)規(guī)定申請(qǐng)請(qǐng)審批。4.1.3.55.2 收發(fā)發(fā)秘密文文件資料料，由行行政人事事部保密密員負(fù)責(zé)責(zé)；有關(guān)關(guān)調(diào)查材材料，檢檢舉揭發(fā)發(fā)材料由由行政人人事部或或部門

34、專專人負(fù)責(zé)責(zé)；凡署署名中心心領(lǐng)導(dǎo)親親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)拆封；秘密文文件的收收發(fā)、分分送、傳傳閱、移移交、歸歸檔等環(huán)環(huán)節(jié)都要要登記，履行簽簽字手續(xù)續(xù)，嚴(yán)禁禁將秘密密文件、資料放放在不安安全的地地方。4.1.3.55.3 秘密密文件、資料必必須放入入保密柜柜內(nèi)，由由保密員員管理，個(gè)人不不得保存存；定期期清查退退，如發(fā)發(fā)現(xiàn)丟失失，要及及時(shí)報(bào)告告并追查查處理。4.1.3.66通訊保保密規(guī)定定4.1.3.66.1 各部門門由專人人管理的的辦公設(shè)設(shè)備，非非本機(jī)使使用人員員未經(jīng)許許可不得得擅自使使用。4.1.3.66.2 電腦工工作人員員要嚴(yán)守守保密制制度，避避免重要要業(yè)務(wù)資資料和檔檔案資料料外泄、更改或或丟失

35、。4.1.3.66.3 任何個(gè)個(gè)人都不不準(zhǔn)在通通信、通通話中涉涉及本中中心在商商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)爭(zhēng)中的重重要信息息；個(gè)人人不得偷偷看中心心秘密文文件和打打聽中心心秘密性性的會(huì)議議內(nèi)容。4.1.3.77 泄密密的處理理凡發(fā)生遺遺失中心心秘密文文件、資資料或泄泄密案件件時(shí)，應(yīng)應(yīng)立即向向行政人人事部保保密員和和中心領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告告，并及及時(shí)采取取補(bǔ)救措措施；發(fā)發(fā)生竊密密案件，還應(yīng)及及時(shí)向當(dāng)當(dāng)?shù)毓舶膊块T報(bào)報(bào)告。4.1.4 檔檔案管理理工作規(guī)規(guī)程4.1.4.11 目目的使中心的的檔案管管理規(guī)范范化、程程序化以以方便工工作中的的查找、使用及及保密。4.1.4.22 適用用范圍客戶服務(wù)務(wù)中心所所有檔案案及對(duì)業(yè)業(yè)主檔案案

36、的管理理。4.1.4.33 職職責(zé)4.1.4.33.1 行政政人事部部是客服服中心檔檔案管理理的主管管部門，需設(shè)立立中心統(tǒng)統(tǒng)一檔案案客服中中心，每每三個(gè)月月組織各各部門檔檔案員進(jìn)進(jìn)行檔案案互檢，每半年年組織各各部門檔檔案員檔檔案資料料移交工工作。4.1.4.33.2 行政政人事部部負(fù)責(zé)中中心行政政檔案、人事檔檔案、中中心證照照、中心心對(duì)外往往來(lái)的各各類公文文、中心心內(nèi)部重重要文件件；中心心內(nèi)部重重大活動(dòng)動(dòng)、事件件記錄；物業(yè)管管理相關(guān)關(guān)政策、法規(guī)等等等的管管理工作作。4.1.4.33.3 管家家部負(fù)責(zé)責(zé)業(yè)戶檔檔案資料料、物業(yè)業(yè)資料、出租房房屋資料料、車輛輛資料、收費(fèi)資資料、業(yè)業(yè)主委員員會(huì)資料料等

37、的管管理工作作。4.1.4.33.4 工程程部負(fù)責(zé)責(zé)工程設(shè)設(shè)計(jì)、施施工資料料、維修修、保養(yǎng)養(yǎng)計(jì)劃、外委工工作記錄錄等技術(shù)術(shù)檔案及及工程圖圖紙等的的管理工工作。4.1.4.33.5 保安安部負(fù)責(zé)責(zé)治安、消防、保衛(wèi)、安全、秩序等等相關(guān)資資料的管管理工作作。4.1.4.33.6 社區(qū)區(qū)文化部部負(fù)責(zé)社社區(qū)文化化資料的的管理工工作。4.1.4.44 檔檔案管理理范圍4.1.4.44.1 行政政檔案資資料4.1.4.44.2 人事事管理相相關(guān)材料料?？蛻魬舴?wù)中中心人員員設(shè)置、招聘、培訓(xùn)、定崗定定編、調(diào)調(diào)配、變變遷文件件、人事事勞資文文件、技技術(shù)職稱稱等文件件。4.1.4.44.3 中心心證照及及其他相相

38、關(guān)資料料。4.1.4.44.4 中心心對(duì)外往往來(lái)的各各類公文文、中心心內(nèi)部重重要文件件等。4.1.4.44.5 中心心內(nèi)部重重大活動(dòng)動(dòng)、事件件記錄。包括但但不限于于獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品品。4.1.4.44.6 物業(yè)業(yè)管理相相關(guān)政策策、法規(guī)規(guī)等。4.1.4.44.7 業(yè)戶戶檔案資資料。主主要有入入住通知知書、住住戶家庭庭情況登登記表、房屋交交接單、住戶入入住合約約、身份份證明材材料以及及裝修申申請(qǐng)表等等。4.1.4.44.8 物業(yè)業(yè)資料。4.1.4.44.9 物業(yè)業(yè)經(jīng)營(yíng)管管理資料料。各客客戶服務(wù)務(wù)中心經(jīng)經(jīng)營(yíng)發(fā)展展文件、小區(qū)管管理文件件、小區(qū)區(qū)建設(shè)文文件、委委外、合合作文件件。4.1.4

39、.44.100 出出租房屋屋資料。4.1.4.44.111 車車輛資料料。4.1.4.44.122 收收費(fèi)資料料。4.1.4.44.133 業(yè)主主委員會(huì)會(huì)資料。4.1.4.44.144 工工程技術(shù)術(shù)檔案。包括工工程設(shè)計(jì)計(jì)、施工工資料、維修、保養(yǎng)計(jì)計(jì)劃、外外委工作作記錄等等。4.1.4.44.155 工工程圖紙紙資料?？煞譃闉椋航ㄖ┕D圖、結(jié)構(gòu)構(gòu)施工圖圖、給排排水施工工圖、供供配電施施工圖、消防施施工圖、空調(diào)系系統(tǒng)圖、智能化化系統(tǒng)圖圖等。4.1.4.44.166 治治安資料料。4.1.4.44.177 消消防資料料。4.1.4.44.188 保保衛(wèi)、安安全、秩秩序資料料。4.1.4.44.1

40、99 社社區(qū)文化化資料。4.1.4.44.200 其其他資料料。4.1.4.55 檔案資資料的移移交和歸歸檔要求求4.1.4.55.1 移交交前資料料管理4.1.4.55.1.1 檔案資資料在移移交前由由中心檔檔案資料料員負(fù)責(zé)責(zé)存檔管管理。4.1.4.55.1.2 中心必必須設(shè)置置檔案的的固定存存放處，并將檔檔案資料料分類存存放入不不同的檔檔案袋（盒）內(nèi)內(nèi)，中心心檔案資資料員對(duì)對(duì)應(yīng)歸檔檔資料的的完整、完好負(fù)負(fù)責(zé)。4.1.4.55.1.3 存放的的檔案資資料根據(jù)據(jù)自己的的使用頻頻率和密密級(jí)性，把檔案案資料分分類存放放，并可可定期（暫定半半年一次次）向物物業(yè)分公公司檔案案室進(jìn)行行一次移移交。對(duì)對(duì)于

41、自己己保存的的檔案資資料，按按類別和和年限兩兩級(jí)分類類分柜存存放。4.1.4.55.2 移交交4.1.4.55.2.1 根據(jù)需需要，客客戶服務(wù)務(wù)中心定定期將以以下資料料移交至至物業(yè)分分公司統(tǒng)統(tǒng)一管理理（移交交相關(guān)表表格請(qǐng)參參見檔檔案移交交書、檔案案移交案案卷目錄錄表、卷內(nèi)內(nèi)目錄），實(shí)物檔檔案、聲聲像檔案案、資料料類檔案案等其他他資料由由中心檔檔案管理理員負(fù)責(zé)責(zé)自行統(tǒng)統(tǒng)一管理理：4.1.4.55.2.1.11 工工作計(jì)劃劃、國(guó)家家與當(dāng)?shù)氐赜嘘P(guān)的的法律法法規(guī)、以以中心及及職能部部門等名名義發(fā)出出或制定定的文件件以及與與中心職職能有密密切關(guān)系系或由中中心承擔(dān)擔(dān)有關(guān)責(zé)責(zé)任并需需要執(zhí)行行的重要要文件等等

42、檔案資資料。4.1.4.55.2.1.22 重重大、突突發(fā)事件件的處理理資料。主要包包括樓宇宇、交通通、治安安、公共共配套設(shè)設(shè)備設(shè)施施等方面面及自然然災(zāi)害的的突發(fā)重重大事件件的經(jīng)過過和處理理過程記記錄及相相關(guān)材料料。4.1.4.55.2.1.33 合合同檔案案、管理理監(jiān)察檔檔案、資資產(chǎn)檔案案資料等等。主要要包括中中心所簽簽訂的合合同資料料，監(jiān)察察職能部部門對(duì)中中心進(jìn)行行檢查的的書面及及取證材材料以及及中心固固定資產(chǎn)產(chǎn)相關(guān)材材料。4.1.4.55.2.2 資料歸歸檔前各各客戶服服務(wù)中心心檔案資資料管理理員須按按類整理理好，并并填寫檔檔案資料料移交表表，履行行移交手手續(xù)。4.1.4.55.2.3

43、移交時(shí)時(shí)，物業(yè)業(yè)分公司司和各客客戶服務(wù)務(wù)中心檔檔案資料料管理員員須仔細(xì)細(xì)核對(duì)移移交的資資料，核核對(duì)無(wú)誤誤后，交交接雙方方在移交交清單上上簽字，并加蓋蓋部門公公章。4.1.4.55.2.4 移交清清單一式式兩份，物業(yè)分分公司和和各客戶戶服務(wù)中中心交接接人各留留存一份份。4.1.4.55.2.5 對(duì)調(diào)出出、離職職等人員員，在辦辦理調(diào)離離手續(xù)前前，必須須清還檔檔案資料料，沒有有檔案室室簽字確確認(rèn)，行行政人事事部門不不得辦理理調(diào)離手手續(xù)。4.1.4.55.3 歸檔檔要求4.1.4.55.3.1 要求及及時(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)確、規(guī)規(guī)范地進(jìn)進(jìn)行歸檔檔。4.1.4.55.3.2 歸檔的的文件材材料應(yīng)對(duì)對(duì)照歸檔檔范圍完完

44、整、準(zhǔn)準(zhǔn)確、系系統(tǒng)收集集，如文文件的正正文與附附件、正正式印本本和稿本本、設(shè)計(jì)計(jì)圖紙及及其更改改通知等等都必須須齊全；歸檔案案卷應(yīng)進(jìn)進(jìn)行分類類、排列列，并加加蓋檔號(hào)號(hào)章、裝裝盒、編編制檔案案目錄。4.1.4.55.3.3 幅面一一般采用用標(biāo)準(zhǔn)AA4型（2977mmxx2100mm)，圖樣折折疊時(shí)標(biāo)標(biāo)題欄露露在右下下角。非非A4圖圖幅圖紙紙可以通通過粘貼貼及折疊疊方式，橫向按按手風(fēng)琴琴式折疊疊成A44規(guī)格，豎向按按順時(shí)針針方向向向內(nèi)折，圖紙應(yīng)應(yīng)采用國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)圖幅，圖表欄欄露在外外面。4.1.4.55.3.4 文件書書寫和載載體材料料應(yīng)能耐耐久保存存，如使使用碳素素墨水或或藍(lán)黑墨墨水的鋼鋼筆、簽

45、簽字筆等等，不能能使用純純藍(lán)墨水水、紅墨墨水、鉛鉛筆和圓圓珠筆，字跡應(yīng)應(yīng)清楚，圖樣清清晰，圖圖表整潔潔，簽字字蓋章手手續(xù)完備備。4.1.4.55.3.5 歸檔的的文件原原則上一一律為原原件（除除歸檔范范圍表中中列明為為復(fù)印件件外），要盡量量追加原原件，必必要時(shí)復(fù)復(fù)印件并并加蓋紅紅章注明明原件存存放處，凡有原原件的文文件，不不能以復(fù)復(fù)印件歸歸檔。4.1.4.55.3.6 熱敏傳傳真紙不不能直接接歸檔，要盡量量追加原原件，必必要時(shí)存存復(fù)印件件并加蓋蓋紅章注注明原件件存放處處。4.1.4.55.3.7 歸檔的的文件材材料種數(shù)數(shù)、份數(shù)數(shù)以及每每份文件件的頁(yè)數(shù)數(shù)均應(yīng)齊齊全完整整。4.1.4.55.3.8

46、 歸檔資資料必須須準(zhǔn)確記記錄各項(xiàng)項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及及工程圖圖紙、管管網(wǎng)分布布及走向向、埋深深等，必必須做到到“圖物相相符，數(shù)數(shù)字準(zhǔn)確確”，設(shè)計(jì)計(jì)的修改改也須在在圖紙上上反映出出來(lái)。4.1.4.55.3.9 聲像類類、實(shí)物物類檔案案資料要要清晰完完整、符符合集團(tuán)團(tuán)檔案中中心規(guī)定定的歸檔檔規(guī)范和和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸歸檔要求求提供拍拍攝內(nèi)容容、時(shí)間間、背景景、作者者等文字字信息，電子文文件應(yīng)有有相應(yīng)的的紙質(zhì)文文件材料料一并保保存。4.1.4.66 檔檔案資料料的借閱閱4.1.4.66.1 檔案案資料借借閱事項(xiàng)項(xiàng)規(guī)定4.1.4.66.1.1 借閱的的檔案資資料必須須按時(shí)歸歸還，并并及時(shí)辦辦理清戶戶手續(xù)。借出的的

47、檔案資資料一般般不超過過7天，超過77天需辦辦理續(xù)借借手續(xù)，未辦理理延期手手續(xù)且借借出檔案案超過115天者者，對(duì)相相關(guān)責(zé)任任人進(jìn)行行失職問問責(zé)處理理，在借借閱期間間造成重重要資料料丟失者者，對(duì)相相關(guān)責(zé)任任人進(jìn)行行失職問問責(zé)并報(bào)報(bào)上級(jí)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)部門門處理。4.1.4.66.1.2 借閱者者不經(jīng)允允許不得得隨便摘摘抄、拍拍照、復(fù)復(fù)制檔案案資料，凡經(jīng)允允許摘抄抄、復(fù)制制的檔案案資料必必須由檔檔案資料料管理人人員進(jìn)行行審查和和核對(duì)。4.1.4.66.1.3 借閱者者必須保保證原樣樣歸還所所借的檔檔案資料料，而且且完整無(wú)無(wú)損，不不得在檔檔案資料料上涂改改、劃線線、圈點(diǎn)點(diǎn)等，并并保證如如期歸還還。4.1.4.

48、66.1.4 實(shí)物檔檔案一般般不外借借，聲像像檔案資資料應(yīng)以以復(fù)印件件提供利利用。4.1.4.66.2 借閱閱審批權(quán)權(quán)限4.1.4.66.2.1 證照、各種重重要決定定、決議議、紀(jì)要要、合同同、協(xié)議議、上級(jí)級(jí)批示、中層以以上人員員人事檔檔案、重重大突發(fā)發(fā)事件處處理相關(guān)關(guān)記錄、管理監(jiān)監(jiān)察類檔檔案等由由客戶服服務(wù)中心心物業(yè)總總經(jīng)理審審批。4.1.4.66.2.2 業(yè)戶檔檔案的使使用和借借閱須由由客戶服服務(wù)中心心物業(yè)總總經(jīng)理審審批，超超過三十十份業(yè)戶戶檔案外外傳、復(fù)復(fù)印需同同時(shí)經(jīng)物物業(yè)分公公司總經(jīng)經(jīng)理審批批。4.1.4.66.2.3 一般般人事檔檔案資料料由行政政人事部部經(jīng)理審審批。4.1.4.66

49、.2.4 三十份份以下（不含三三十份）設(shè)備資資產(chǎn)檔案案、工程程檔案、設(shè)備檔檔案由部部門主管管審批，超過三三十份需需部門經(jīng)經(jīng)理審批批。4.1.4.66.2.5 十份以以下（不不含十份份）實(shí)物物檔案、聲像檔檔案由部部門主管管審批，三十份份以下（不含三三十份）需部門門經(jīng)理審審批，超超過三十十份需同同時(shí)經(jīng)中中心物業(yè)業(yè)總經(jīng)理理審批。4.1.4.66.2.6 一般客客戶服務(wù)務(wù)資料、業(yè)主委委員會(huì)資資料、社社區(qū)文化化資料、物業(yè)經(jīng)經(jīng)營(yíng)資料料、工程程維修資資料、設(shè)設(shè)備運(yùn)行行資料、治安工工作資料料、消防防工作、綠化與與保潔資資料等由由保管部部門主管管審批。4.1.4.77 檔案資資料密級(jí)級(jí)確定及及管理4.1.4.7

50、7.1 各客客戶服務(wù)務(wù)中心檔檔案資料料密級(jí)分分為機(jī)密密、秘密密、普通通三等級(jí)級(jí)。4.1.4.77.2 查閱閱機(jī)密檔檔案資料料，只能能在檔案案室內(nèi)查查閱。4.1.4.77.3 須在在設(shè)備完完好的保保險(xiǎn)裝置置中保存存密級(jí)資資料，且且檔案室室內(nèi)門、柜應(yīng)做做到隨開開隨鎖。4.1.4.77.4 檔案案室的檔檔案資料料要定期期清查，做到賬賬物相符符。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)失密、竊密情情況，應(yīng)應(yīng)及時(shí)報(bào)報(bào)告主管管領(lǐng)導(dǎo)，查明情情況嚴(yán)肅肅處理。4.1.4.88 檔檔案資料料分類及及編目原原則嚴(yán)格參照照AAA物業(yè)有有限公司司檔案管管理辦法法執(zhí)行行。4.1.4.99 檔檔案資料料管理和和鑒定4.1.4.99.1 檔案案室的設(shè)設(shè)置4.

51、1.4.99.1.1 客戶服服務(wù)中心心可根據(jù)據(jù)自身實(shí)實(shí)際情況況，是否否設(shè)置與與檔案室室分開的的獨(dú)立資資料保管管室。若若技術(shù)資資料不多多或者空空間不夠夠的情況況下，可可只設(shè)立立綜合檔檔案室或或兩者合合并統(tǒng)一一存放，但在室室內(nèi)須分分類明確確，至少少保證具具有相對(duì)對(duì)獨(dú)立的的空間并并能保證證資料的的安全與與完備。4.1.4.99.1.2 庫(kù)房設(shè)設(shè)置的具具體要求求：4.1.4.99.1.2.11 庫(kù)庫(kù)房相對(duì)對(duì)獨(dú)立，具有防防盜、防防火、防防蟲、防防鼠、防防潮、防防光、防防塵、防防高溫等等設(shè)備的的措施，禁止放放置易燃燃易爆物物品或其其他危險(xiǎn)險(xiǎn)物品，配備滅滅火器材材，標(biāo)示示禁止煙煙火標(biāo)志志。4.1.4.99.

52、1.2.22 庫(kù)庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)應(yīng)保持整整齊、清清潔、美美觀，安安置溫濕濕度計(jì)，每周定定時(shí)測(cè)記記。標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)溫度114-224，標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)濕度445-660%；聲像類類庫(kù)房溫溫度宜118-224，相對(duì)對(duì)濕度宜宜35-45%。4.1.4.99.1.2.33 庫(kù)庫(kù)房?jī)?nèi)盡盡力按分分類設(shè)置置，檔案案資料柜柜（架）應(yīng)按分分類，順順序整齊齊排放，并與窗窗戶垂直直，以免免陽(yáng)光直直射并便便于通風(fēng)風(fēng)，并將將所有檔檔案柜（架）統(tǒng)統(tǒng)一編號(hào)號(hào)，編制制檔案資資料存放放位置索索引。4.1.4.110 檔案資資料統(tǒng)計(jì)計(jì)4.1.4.110.11 各各客戶服服務(wù)中心心在每年年12月月31日日前對(duì)檔檔案資料料的收進(jìn)進(jìn)、移出出、整理理、鑒定定、保

53、管管數(shù)量和和狀況、檔案資資料的借借閱利用用等情況況進(jìn)行統(tǒng)統(tǒng)計(jì)。4.1.4.110.22 各各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)計(jì)數(shù)據(jù)一一律用鋼鋼筆、檔檔案墨水水和阿拉拉伯?dāng)?shù)字字書寫，且字跡跡工整。4.1.4.110.33 各各客戶服服務(wù)中心心檔案員員將統(tǒng)計(jì)計(jì)結(jié)果報(bào)報(bào)客戶服服務(wù)中心心總經(jīng)理理。4.1.4.110.44 統(tǒng)統(tǒng)計(jì)工作作必須做做到實(shí)事事求是，如實(shí)反反映情況況，務(wù)必必確保提提供的數(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確確，符合合客觀實(shí)實(shí)際。4.1.4.111 檔案資資料的鑒鑒定4.1.4.111.11 檔檔案資料料一經(jīng)歸歸檔，未未經(jīng)檔案案資料主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)鑒定和和批準(zhǔn)，任何人人不得擅擅自銷毀毀。4.1.4.111.22 經(jīng)經(jīng)鑒定后后仍無(wú)法法確定其

54、其保存價(jià)價(jià)值的檔檔案資料料，應(yīng)繼繼續(xù)保存存至次年年再進(jìn)行行鑒定（請(qǐng)參見見檔案案鑒定申申請(qǐng)表）。4.1.4.111.33 技技術(shù)檔案案資料鑒鑒定時(shí)，需附工工程口技技術(shù)部門門的專業(yè)業(yè)意見。4.1.4.111.44 不不能單純純從保管管期限，年代或或名稱判判別其價(jià)價(jià)值，要要從公司司利用的的角度綜綜合衡量量后提出出繼續(xù)保保存或銷銷毀意見見。4.1.4.112 檔案資資料的銷銷毀4.1.4.112.11 經(jīng)經(jīng)鑒定后后批準(zhǔn)銷銷毀的檔檔案資料料，由檔檔案室負(fù)負(fù)責(zé)人妥妥善處理理，不得得作其他他用途或或當(dāng)作廢廢紙出售售（請(qǐng)參參見檔檔案鑒定定與銷毀毀目錄）。4.1.4.112.22 銷銷毀檔案案資料須須有至少少兩

55、名監(jiān)監(jiān)銷人。監(jiān)銷人人應(yīng)認(rèn)真真復(fù)核做做銷毀的的檔案資資料。銷銷毀完畢畢須在銷銷毀清冊(cè)冊(cè)上注明明“已銷毀毀”字樣和和銷毀日日期，監(jiān)監(jiān)銷人分分別在銷銷毀清冊(cè)冊(cè)上簽字字。4.1.4.112.33 檔檔案室應(yīng)應(yīng)及時(shí)做做好檔案案資料整整理、檢檢索工具具調(diào)整等等工作。4.1.4.113 相關(guān)文文件和記記錄表格格4.1.4.113.11檔案移移交書4.1.4.113.22檔案移移交案卷卷目錄表表4.1.4.113.33卷內(nèi)目目錄4.1.4.113.4 檔案借借閱申請(qǐng)請(qǐng)表4.1.4.113.5 檔案借借還登記記表4.1.4.113.6 檔案鑒鑒定申請(qǐng)請(qǐng)表4.1.4.113.7 檔案鑒鑒定與銷銷毀目錄錄4.1.5

56、 固固定資產(chǎn)產(chǎn)管理工工作規(guī)程程4.1.5.11目的使中心的的固定資資產(chǎn)得到到有效管管理，有有效使用用資產(chǎn)，防止資資產(chǎn)流失失，嚴(yán)格格控制成成本，合合理調(diào)配配物資，更好地地為中心心發(fā)展服服務(wù)，特特制定本本制度。4.1.5.22適用范范圍 中心各部部門。4.1.5.33 職職責(zé)行政人事事部負(fù)責(zé)責(zé)中心所所有資產(chǎn)產(chǎn)的申購(gòu)購(gòu)及公用用資產(chǎn)的的管理，各部門門使用人人/資產(chǎn)產(chǎn)管理員員負(fù)責(zé)所所使用的的資產(chǎn)的的管理。4.1.5.44 資資產(chǎn)的劃劃分及資資產(chǎn)管理理流程4.1.5.44.1 資產(chǎn)產(chǎn)按公司有有關(guān)制度度規(guī)定劃分分為低值值易耗品和固固定資產(chǎn)產(chǎn)，對(duì)低值值易耗品品不必編編號(hào)造卡卡，只登登記造冊(cè)冊(cè)列入管管理。4.1

57、.5.44.2 資產(chǎn)產(chǎn)管理流流程：所所有資產(chǎn)產(chǎn)須經(jīng)申申購(gòu)批準(zhǔn)準(zhǔn)后才能能購(gòu)買，且購(gòu)買買的資產(chǎn)產(chǎn)須入庫(kù)庫(kù)后才能能領(lǐng)用，資產(chǎn)的的調(diào)撥報(bào)報(bào)廢須按按以下44.1.5.77條規(guī)定定執(zhí)行。4.1.5.55 資資產(chǎn)的申申購(gòu)由行政人人事部根根據(jù)各部部門申購(gòu)購(gòu)計(jì)劃，先進(jìn)行行審核簽簽署意見見，報(bào)中中心總經(jīng)經(jīng)理審批批，然后后遵循公公司資產(chǎn)產(chǎn)采購(gòu)規(guī)規(guī)定程序序報(bào)批購(gòu)購(gòu)置。4.1.5.66 資資產(chǎn)入庫(kù)庫(kù)4.1.5.66.1 一切切購(gòu)進(jìn)的的物資材材料，均均需資產(chǎn)產(chǎn)管理員員、采購(gòu)購(gòu)員和使使用部門門指定人人員共同同驗(yàn)收，檢查購(gòu)購(gòu)進(jìn)物品品的型號(hào)號(hào)、規(guī)格格、質(zhì)量量、數(shù)量量等是否否符合要要求，相相關(guān)資料料是否齊齊全(含含采購(gòu)審審批表、

58、合同、承諾書書、發(fā)票票、送貨貨單、說說明書等等)。4.1.5.66.2 驗(yàn)收收合格后后，由資資產(chǎn)管理理員填寫寫進(jìn)倉(cāng)單單，經(jīng)手手人簽字字后辦理理入庫(kù)手手續(xù)。4.1.5.66.3 物資資入倉(cāng)后后資產(chǎn)管管理員應(yīng)應(yīng)及時(shí)將將使用說說明書、保修卡卡、圖紙紙等相關(guān)關(guān)資料存存檔，以以備日后后保養(yǎng)、維修使使用。4.1.5.66.4 已辦辦理入庫(kù)庫(kù)的固定定資產(chǎn)、低值易易耗品，資產(chǎn)管管理員填填寫資產(chǎn)產(chǎn)登記卡卡并登記記臺(tái)帳（資產(chǎn)產(chǎn)登記表表），要求手手續(xù)完善善，登帳帳及時(shí)，記錄詳詳細(xì)，包包括資產(chǎn)產(chǎn)名稱、品牌、型號(hào)、數(shù)量、金額、購(gòu)入時(shí)時(shí)間、使使用地點(diǎn)點(diǎn)、責(zé)任任人等，并通知知使用部部門辦理理領(lǐng)用手手續(xù)。4.1.5.77 資

59、產(chǎn)的調(diào)調(diào)撥、報(bào)報(bào)廢、賠賠償管理理4.1.5.77.1 中心對(duì)對(duì)固定資資產(chǎn)進(jìn)行行合理配配置，實(shí)實(shí)行誰(shuí)使使用誰(shuí)管管理的辦辦法，部部門有專專人管理理，責(zé)任任到人。4.1.5.77.2 固定定資產(chǎn)和和低值易易耗品調(diào)調(diào)撥，由由使用部部門填寫寫資產(chǎn)產(chǎn)調(diào)撥單單，資資產(chǎn)管理理員簽署署意見，按流程程審批后后完成。資產(chǎn)調(diào)調(diào)撥后資資產(chǎn)管理理員須及及時(shí)在臺(tái)臺(tái)帳上注注明并更更改相關(guān)關(guān)部門資資產(chǎn)登記記資料，并報(bào)財(cái)財(cái)務(wù)部門門做相應(yīng)應(yīng)變更登登記。4.1.5.77.3 資產(chǎn)產(chǎn)報(bào)廢或或因遺失失、損壞壞、被盜盜需賠償償時(shí)，由由使用部部門填寫寫固定定資產(chǎn)報(bào)報(bào)廢審批批表或或低值值易耗品品報(bào)廢審審批表、固固定資產(chǎn)產(chǎn)賠償審審批表，資產(chǎn)產(chǎn)管

60、理員員簽署意意見，財(cái)財(cái)務(wù)部填填寫折舊舊情況并并簽署意意見，然然后按公公司規(guī)定定權(quán)限審審批。財(cái)財(cái)務(wù)部按按批準(zhǔn)意意見辦理理會(huì)計(jì)業(yè)業(yè)務(wù)，資資產(chǎn)管理理員進(jìn)行行資產(chǎn)臺(tái)臺(tái)帳整理理。4.1.5.88 資資產(chǎn)的檢檢查 固定資資產(chǎn)和低低值易耗耗品盤點(diǎn)點(diǎn)工作由由行政人人事部會(huì)會(huì)同財(cái)務(wù)務(wù)部和使使用部門門進(jìn)行。按公司司規(guī)定要要求定期期盤點(diǎn)（特殊情情況需臨臨時(shí)盤點(diǎn)點(diǎn)除外），固定定資產(chǎn)盤盤點(diǎn)必須須對(duì)實(shí)物物逐一進(jìn)進(jìn)行清點(diǎn)點(diǎn)并由資資產(chǎn)管理理員填寫寫資產(chǎn)產(chǎn)盤點(diǎn)表表，如如果發(fā)現(xiàn)現(xiàn)盤盈、盤虧，應(yīng)查明明原因，由資產(chǎn)產(chǎn)管理員員寫出書書面報(bào)告告，財(cái)務(wù)務(wù)部簽署署意見后后按資產(chǎn)產(chǎn)管理權(quán)權(quán)限審批批。財(cái)務(wù)務(wù)部按批批示進(jìn)行行帳務(wù)處處理。4.1.5