歸檔文件整理培訓(xùn)課程

1、個(gè)人收集整理 -僅供參考 / 7歸檔文件整理講義一、 收集工作（一）收集（歸檔）范圍凡本單位在職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū) 檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，均屬歸檔范圍。它包括三個(gè) 方面：一是本單位制發(fā)的正式文件（包括代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的 文件）；二是外單位的來(lái)文；三是本單位形成的沒(méi)有文號(hào)的 文件。（二）收集要求與方法 、要求：指對(duì)文件材料的要求。（）要齊全完整。本單位的發(fā)文要簽發(fā)手續(xù)齊全，正文 與底稿 （ 或發(fā)文稿紙 ） 齊全；會(huì)議記錄要有時(shí)間、地點(diǎn)，參加 對(duì)象、記錄人、會(huì)議主要內(nèi)容。（）用紙要規(guī)范。特別是記錄本，不能用小于的普通練 習(xí)本，應(yīng)選擇或用紙。過(guò)小的要進(jìn)行粘貼。（）要求使用耐久的

2、字跡材料，如黑墨水、紅印泥、激 光打?。徊荒苡脠A珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、傳真紙、色帶打印等不耐 久的字跡材料。、 收集方法定期收集與平時(shí)收集相結(jié)合，要主動(dòng)收集，還要把好發(fā) 文關(guān)和用印關(guān)，不但要收集紙質(zhì)的文件材料，還要同時(shí)收集 電子文本，要有規(guī)范的文書(shū)處理程序。二、 整理歸檔文件的整理是將應(yīng)該歸檔的文件以件為單位進(jìn)行 裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 首先要做到四個(gè)分開(kāi)。（一）歸檔與不歸檔的文件材料分開(kāi) 收集來(lái)的文件并不是每一份都要?dú)w檔的，我們要糾正兩 種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，一是有文必檔，二是紅頭文件（上級(jí)來(lái)文）都 要?dú)w檔。一般有以下幾種文件可以不歸檔。、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)

3、辦理的文 件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作 參考的抄件等；、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事 務(wù)性、 臨時(shí)性文件， 一般性文件的歷次修改稿、 各次校對(duì)稿， 無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話(huà) 記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外 單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的 文件材料；、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料， 不需辦理的抄送文件材料；、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映， 抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。（二）年度分開(kāi) 文書(shū)檔案是按年度進(jìn)行整理的，如果你這個(gè)單位幾年未 整理了，那么首先要將各

4、年度的材料分開(kāi)，同一個(gè)年度的文件材料放在一起，注意幾點(diǎn)：、一般以文件形成日期為準(zhǔn)。、計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文 件的簽發(fā)日期判定所屬年度。、 跨年度形成的會(huì)議文件歸閉幕年。、 幾份文件作一件時(shí)， “件”的日期以排在前面的文 件落款日期為準(zhǔn)。（三）保管期限分開(kāi) 文書(shū)檔案分永久和定期兩種。我們不能隨意延長(zhǎng)保管期 限。（四）類(lèi)別分開(kāi)按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)。 經(jīng)過(guò)實(shí)踐， 這種分類(lèi)法比較直觀(guān)， 便于操作，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類(lèi)，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)目名 稱(chēng)，各類(lèi)之間的次序可按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣 順序排列。在分類(lèi)時(shí)，是哪個(gè)組織（內(nèi)設(shè)）機(jī)構(gòu)在職能活動(dòng) 中形成的文件， 即歸入該機(jī)構(gòu)； 由幾

5、個(gè)機(jī)構(gòu)共同承辦的文件， 歸入主辦機(jī)構(gòu)。需要說(shuō)明的是：我們現(xiàn)在采用的是年度 保管期限分類(lèi)法，所以各類(lèi)別之間只起到一個(gè)排列順序的作 用。部分單位也可以按問(wèn)題分類(lèi)。（五）裝訂、件的確定。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿 為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文 與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件 ,正文與文件處理單為一件；來(lái)文與復(fù)文（ 指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函 ）為一件；另外，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等 按其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；會(huì)議記錄以一次 會(huì)議為一件；介紹信存根可以一本為一件；調(diào)資表以一次為 一件。、件內(nèi)排列：正文在前，定稿在后；正文在前，發(fā)文

6、稿 件在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn) 發(fā)文在前， 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)， 復(fù)文在前， 來(lái)文在后；文件處理單在前，正文在后。、一般以件為單位裝訂，會(huì)議記錄、會(huì)議材料等成套性 的可裝訂在一起。（六）排列 在同一保管期限內(nèi)的歸檔文件應(yīng)按分類(lèi)表上各個(gè)條目 的排序進(jìn)行排列，同一條目的文件應(yīng)按時(shí)間順序集中排列。 不同保管期限的文件不能混在一起。因故未及時(shí)整理歸檔的 零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后， 或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。（七）蓋歸檔章 歸檔章應(yīng)蓋在每件文件首頁(yè)的正上方居中位置，格式 為：共頁(yè)（八）編制歸檔號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順

7、序逐件編寫(xiě)歸檔號(hào)。包 括全宗號(hào)、 年度、 保管期限、 室編件號(hào)、 館編件號(hào)、 機(jī)構(gòu)（問(wèn) 題）等項(xiàng)目。其中機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 、館編件號(hào)都不要填寫(xiě)。、 全宗號(hào)：檔案館給各立檔單位的代號(hào)。、 年度：填寫(xiě)文件歸檔年度， 用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。、 保管期限：可填寫(xiě)歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)。、 室編件號(hào)：在歸檔章室編件號(hào)的位置上，按照歸檔 文件的排列順序進(jìn)行編號(hào)。注意：（）每份文件都必須編件號(hào)； （）同一年度，同一 保管期限的只編一個(gè)流水號(hào)； （）歸檔章的最后兩格作“收 文章”使用。、總頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面的總數(shù)。（九）編目 歸檔文件在編好件號(hào)以后就應(yīng)按照件號(hào)順序編制歸檔 文件目錄。歸檔文件應(yīng)

8、逐件編目。 歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、 責(zé)任者、 文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。、件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人即文件的發(fā)文機(jī)關(guān) 或署名者。除了著作、論文等署個(gè)人姓名外，其它不填個(gè)人 姓名。如一件文件有幾個(gè)作者，只要填寫(xiě)一至二個(gè)主要作者加“等”。、 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。一般由機(jī)關(guān)代字、年度、 順序號(hào)組成。如：通發(fā) 號(hào)。注意：不能把期刊號(hào)填在此欄 、 題名：文件標(biāo)題。注意：（）任免、獎(jiǎng)懲文件，題名中未體現(xiàn)本單位或本單位人 的姓名，但文件中有本單位或本單位的人，原題名照抄，把 本單位或本單位人的姓名補(bǔ)充在原題名后面并加“ （）”。（）介紹信及存根必須把每個(gè)人的姓名都寫(xiě)上。如

9、：組 織關(guān)系介紹信（、 、）。（）會(huì)議記錄，要寫(xiě)上每次會(huì)議的主要議題，整個(gè)題名 加方括號(hào)。（）文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄。（）沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的要自擬標(biāo)題并加中括號(hào)， 但不能在文件標(biāo)題上涂改。（）文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容 時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“ （ ）”標(biāo)注。（）如果文件標(biāo)題太長(zhǎng)，題名欄輸不下，可輸在文本欄， 并在題名欄注明“詳見(jiàn)文本” 。、日期：文件的形成時(shí)間，以位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 年月日。如： 。、頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的 頁(yè)面為一頁(yè)。、備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。歸檔文件目錄用紙為型件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注十）裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面，盒脊及備考表項(xiàng)目。注意：不是同一保管期限的不能 裝在一個(gè)盒里，建議使用統(tǒng)一厚度的檔案盒。、檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。、在盒脊上填寫(xiě)全宗號(hào)、 年度（阿拉伯?dāng)?shù)字） 保管期限、 室編件號(hào)。 其中， 起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi) 第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。 虛線(xiàn)上方寫(xiě) 起號(hào)， 虛線(xiàn)下方寫(xiě)止號(hào)， 只寫(xiě)室編件號(hào)； 盒號(hào)可 不編，要編用鉛筆。分保管期限編歷年大流水號(hào)。、備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后， 項(xiàng)目包括盒內(nèi)文 件情況說(shuō)明、整理人、檢查