2022年電大辦公室管理形成性考核冊參考答案

1、辦公室管理 一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識點(diǎn)。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8信訪工作替上司接洽外界人士

2、。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9接待工作接待來訪賓客；10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄；13日常事務(wù)閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理保管辦公室設(shè)備及用品15其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)-以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17預(yù)定計(jì)劃外出辦事，如銀行、郵局等。18整理資料收集及整理各種信息19處理郵件處理收件20篩選電話整理來過的電話清單21總結(jié)日程日勤表辦公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：1.信封、紙張；2軟盤、光盤等

3、；3鉛筆4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9小刀；10日歷等；11其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡3、簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？1計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。2實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事

4、相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃實(shí)施檢查”這樣一個(gè)滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。優(yōu)先順序表審核1.和王先生聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定計(jì)劃的變更。2.和司機(jī)聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定計(jì)劃的變更。3.拍發(fā)喜慶電報(bào)。4.復(fù)印下午的會議資料。5.準(zhǔn)備奠基儀式。6.謄寫原稿（今天截稿）7.結(jié)算旅費(fèi)。8.制作感謝信。9.整理檔案。10.練習(xí)電腦打字。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或

5、兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。1請示方法和報(bào)告方法；2計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3受意方法；4傳達(dá)方法；5進(jìn)言方法；6變通方法和擋駕方法；7分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識點(diǎn)。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思路作答即可：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲

6、解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2結(jié)合實(shí)際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。

7、只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個(gè)事情中，我體會到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。在回答這道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時(shí)要加以注意。辦公室管理形成性考核冊1、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。同： 1都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；2都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3通話

8、結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情； 4都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異：1打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24聲就接聽。2打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。2、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。最好有一本各單位的，和其它單位的電話號碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。Y% s+ b2 M: l3、簡要回答郵件分檢的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀

9、。 U9 7 T9 f4 z: b0 v4、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？（1）把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人已收到，告訴對方何事得到答復(fù)。（2）上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員處理，應(yīng)制作簽收單，要求收到人員簽名，并注明時(shí)間（3）上司授權(quán)處理一些應(yīng)由他處理的郵件，應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理，在回信上簽上自己的職稱，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目，（4）如果郵件很多，還可以制作郵件摘要表，（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下隨時(shí)向上司匯報(bào)（6）如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話，在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)幾時(shí)

10、請示（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號（8）可以把積壓的信件分別標(biāo)示，放入紙袋，如標(biāo)上“需要簽字的信件”“需要處理的信件”等。5、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？答：(1）上司正在開會時(shí)：讓您舊等了，抱歉：他正在緊急會議中，無法離開，可不可以讓代理人與你先談？ （2）上司繁忙時(shí)：真對不起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放不下手邊的事，您看這樣好不好，改日在與你聯(lián)系，實(shí)在麻煩抱歉” （3）上司即將外出：對不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事外出，現(xiàn)在正忙著，沒法與您見面，我們上司說讓您白跑一趟，真不好意思，能不能由我轉(zhuǎn)達(dá)留言，我叫XXXX是他的文員，然后講留言記錄下來， （4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來

11、訪：先告訴來訪者，他（上司）即將外出（理由）。再去通報(bào)上司，若上司指示代理人，便向來訪者傳達(dá)“抱歉、讓您久等”某某急著外出，但他請代理人與您見面，請往這邊走，使對方能充分了解情況。辦公室管理形成性考核冊1、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,請列出相關(guān)要點(diǎn).1、注意把握時(shí)間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會議人員注意節(jié)奏；2、主題；這是一個(gè)相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)，在上一定要扣緊；3、發(fā)言順序；這個(gè)直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚(yáng)，最后總結(jié)；4、，這個(gè)時(shí)間要選擇合適；5、會議人員的座位次序，這個(gè)關(guān)系到他們是否能及時(shí)的發(fā)表意見2、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編

12、制一份預(yù)定表。1日程安排計(jì)劃表的種類： （1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項(xiàng)一覽表，所記載的活動事項(xiàng)有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。3、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請列出工作要點(diǎn)

13、.（1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、交通工具，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況.旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.（2）制定約會計(jì)劃.約會計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市和省的名稱，日期和時(shí)間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。（3）為商務(wù)洽談收集資料.把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料,分類整理準(zhǔn)備好.（4）決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單,避免遺漏.旅行用品一覽表信紙、信封(普通的、公司的、大號

14、的)、郵票筆記本地址目錄：電話、傳真等號碼日歷卡世界各地時(shí)間表國際電話號碼表文件夾商業(yè)名片聲像材料手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡相關(guān)檔案旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹日程表、約會安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表護(hù)照、簽證等鋼筆、鉛筆回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子圖章和印泥盒急救藥盒 （5）行李問題.文秘人員通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊或旅行社代辦人可了解這些關(guān)于行李攜帶的信息.要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李，要為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽，注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費(fèi)。旅行時(shí)，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi)： a.預(yù)支差

15、旅費(fèi)，b.個(gè)人支票，c.旅行支票，d.信用證（7）建立旅行旅館信息資料庫。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時(shí)間表和飛機(jī)時(shí)刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫.（8）辦理旅行保險(xiǎn).如意外傷害保險(xiǎn)等.4、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候雖然是上司的私事，但以為關(guān)

16、系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時(shí)遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做

17、紀(jì)念保管。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最好能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個(gè)“工作任務(wù)單”。5、舉辦一般規(guī)模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關(guān)要點(diǎn),并選擇其中某一項(xiàng)工作,作出較為具體的說明.1 客人的選擇2確定時(shí)間 3會場的選擇4擬定菜單5寄發(fā)請?zhí)?席次的安排辦公室管理形成性考核冊1、簡要闡述社交話題的選擇原則1合適的話題包括：(1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題

18、，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。2不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。 （3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。(5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。2、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？1印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。2落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定3、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。1收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。2分送的基本原