三級(jí)地方志書資料管理辦法

1、 XX省三級(jí)地方志書資料管理辦法隨著全省三級(jí)地方志書編纂工作的全面展開，地方志書編纂過程中資料收集與資料管理已成為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的重要工作。為進(jìn)一步做好全省三級(jí)地方志書編纂中的資料管理工作，依照XX省地方志工作規(guī)定和關(guān)于加強(qiáng)全省地方志系統(tǒng)資料管理工作的意見，制定本辦法。一、修志資料的分類管理1.志書承編單位的資料管理承編單位（省、市州、縣市區(qū)三級(jí)有修志任務(wù)的廳、局、部、辦、委）在完成修志供稿任務(wù)后，將收集到的原始資料和在編纂過程中形成的全部資料（包括志書初稿、二審及三審稿）分類整理，分卷成冊(cè)，連同電子版一同移交本單位資料檔案部門。由專（兼）職資料檔案人員集中統(tǒng)一管理。2.省、市（州）、縣（

2、市、區(qū)）地方志辦公室資料管理 三級(jí)地方志書編纂出版后，各專志（含部類、篇、節(jié)）責(zé)任編輯將送審稿（含原始資料稿）整理立卷裝訂，由各編輯室或總編室主任負(fù)責(zé)連同電子版一同移交本單位資料檔案室。資料檔案室將其裝入統(tǒng)一規(guī)格的志書文稿資料盒內(nèi)，按順序編排上架、以便查閱。按規(guī)定復(fù)制移交本級(jí)檔案館。二、修志資料的整理各專志（部類、篇、節(jié)）責(zé)任編輯協(xié)助資料檔案管理人員共同完成修志全部資料整理工作。（一）志書文稿資料的整理 1資料檔案管理人員要檢查修志資料的種類、份數(shù)及每卷資料頁(yè)碼是否齊全。2同一部志書的文稿資料（包括編纂方案、資料長(zhǎng)編、初審稿、二審稿、終審稿、及手寫稿、打印稿、復(fù)印稿等）合立為一卷；若分多個(gè)文稿

3、資料盒，則編為一卷，順序排列在一起。3文稿資料裝訂前，要去掉文稿中的金屬物，對(duì)損壞的文稿紙張應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡擴(kuò)散或不清楚的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。4每卷文稿資料整理完畢后，分別裝入資料盒內(nèi)（資料盒采用省檔案局統(tǒng)一規(guī)格的31cmx22cm案卷盒，其厚度根據(jù)文稿的厚度而定）。5認(rèn)真填寫資料文檔號(hào)、資料文檔提名、立卷單位、起止日期、保管期限、并以志書資料文檔號(hào)的順序依次排列置于資料柜內(nèi)保存。（二）音像、微縮、實(shí)物等資料的整理1音像、微縮、實(shí)物等資料是修志資料的重要部分，必須由資料檔案室集中統(tǒng)一管理。2音像、微縮、實(shí)物等資料和文字說明等資料入庫(kù)前，要對(duì)其進(jìn)行檢查，對(duì)污損的要進(jìn)行技術(shù)處理。要整

4、理收集齊全，內(nèi)容要與名稱相符、原件與復(fù)印品內(nèi)容要一致。3音像、微縮、實(shí)物等資料應(yīng)按實(shí)際內(nèi)容分類組合排列和編目。同一內(nèi)容的音像光盤、磁盤等電子文本分若干幾盤的應(yīng)視為一個(gè)資料文檔，每盤依次編號(hào)裝入一個(gè)資料盒內(nèi)，編為一個(gè)資料文檔號(hào)，便于管理和使用。4音像、光磁盤存放時(shí)應(yīng)立放，盒與盒之間的間距不小于3mm，存放的庫(kù)房溫濕度應(yīng)在規(guī)定的溫濕度之間。5音像、微縮、實(shí)物資料的文字說明要準(zhǔn)確揭示內(nèi)容主題，文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順。說明內(nèi)容的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者，標(biāo)注項(xiàng)目要齊全。說明要采用從左到右的橫寫格式，時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。6修志資料均為永久性保存資料。文字書寫必須要用藍(lán)色或炭黑色墨水的鋼筆書寫，禁

5、止使用鉛筆或者圓珠筆等其它字跡不牢固的書寫工具書寫。三、地方志書及修志資料的報(bào)送全省各級(jí)地方志辦公室要全面掌握本地修志資料和各類地情書籍情況，以便廣泛開發(fā)利用。1各市、縣（區(qū)）地方志書出版后，應(yīng)將其終審稿連同電子版報(bào)送市（州）地方志辦公室。2各市州、直管市、XX林區(qū)地方志書出版后，應(yīng)將其終審稿連同電子版報(bào)送省地方志辦公室。3.省志各承編單位終審稿，連同電子版送省地方志辦公室。4.全省各級(jí)各類地方志書（包括單位和個(gè)人利用修志資料編纂的地情書籍）出版后，三個(gè)月內(nèi)向上一級(jí)地方志辦公室報(bào)送三套。市、縣（區(qū)）志書出版后，可直接報(bào)送省地方志辦公室。四、修志資料的保管1修志部門要有專門的資料管理機(jī)構(gòu)，無專門機(jī)構(gòu)的要指定專人負(fù)責(zé)修志資料的管理，因工作變動(dòng)或因故離職應(yīng)向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀修志資料。2要制訂嚴(yán)格的資料管理制度，隨時(shí)做好修志資料的收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量等情況的登記工作。嚴(yán)防資料丟失等意外事故發(fā)生。3原始送審稿及音像、微縮、實(shí)物等資料一般不得借出資料室，如有特殊需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。4各承編單位的修志原始資料存放在單位檔案室，只能在檔案室查閱，原始資料一律不準(zhǔn)外借。5修志資料要做到安全保管，定期檢查，資料室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。做到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污染，保持經(jīng)常通風(fēng)。五、修志資料管理的檢查與驗(yàn)收