計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)(中等職業(yè)學(xué)校校本教材)

1、計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)前言隨著信息技術(shù)的快遞發(fā)展，促使計算機(jī)的迅速普及和廣泛應(yīng)用，計算機(jī)的基本知識和操作成為每個新世紀(jì)人才的基本技能。中等職業(yè)學(xué)校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會應(yīng)用型人才重任，計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)是中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生的文化基礎(chǔ)課，該課程要求學(xué)生掌握計算機(jī)的基本知識、應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行日常辦公的文字處理、了解網(wǎng)絡(luò)的基本知識，學(xué)生掌握好計算機(jī)知識將為其學(xué)習(xí)后續(xù)課程更好地適應(yīng)工作打下基礎(chǔ)。本教材由計算機(jī)基礎(chǔ)知識、WINDOWS操作系統(tǒng)、WORD文字處理系統(tǒng)、EXCEL電子表格、POWERPOINT演示文稿、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識六部分組成。為適應(yīng)現(xiàn)在中職教學(xué)教材引入了適當(dāng)?shù)睦?，并在每章后配有課后練習(xí)，更強(qiáng)調(diào)了實用性。本教材在

2、內(nèi)容上還兼顧教育部全國計算機(jī)等級考試（一級）的大綱，以擴(kuò)大適用面。本書第一章由*編寫本書在編寫中得到校領(lǐng)導(dǎo)和教研室的許多老師的幫助和支持，在此表示衷心的感謝。當(dāng)然，鑒于水平和經(jīng)驗的不足，書中也存在缺點、錯誤，望師生們給予指出。編者2013年8月計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)目錄 圖4- 54所示。3) 選擇一種樣式，單擊“確定”。圖4- SEQ 圖4- * ARABIC 54 “自動套用格式”對話框4.4 Excel 2003的公式計算公式是在工作表中對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、計算的等式。公式由運(yùn)算符、常量、單元格引用值、名稱和工作表函數(shù)等元素構(gòu)成。它可以對工作表數(shù)值進(jìn)行加法、減法或乘法等運(yùn)算。還可以引用同一工作表中的

3、其他單元格、同一工作薄不同工作表中的單元格、或者其它工作薄的工作表中的單元格。4.4.1 公式的輸入在Excel中可以創(chuàng)建許多種公式，其中既有進(jìn)行簡單代數(shù)運(yùn)算的公式，也有分析復(fù)雜數(shù)學(xué)模型的公式。輸入公式的方法有兩種：一是直接鍵入，二是利用”插入函數(shù)”按鈕，三是利用工具欄按鈕。1直接鍵入的方法：1）選定需要輸入公式的單元格。2）在所選的單元格中輸入等號“”。3）輸入公式內(nèi)容。如果計算中用到單元格中的數(shù)據(jù)，可用鼠標(biāo)單擊所需引用的單元格，如果輸入錯了，在未輸入新的運(yùn)算符之前，可再單擊正確的單元格；也可使用手工方法引用單元格，即在光標(biāo)處鍵入單元格的坐標(biāo)。4）公式輸入完后，按Enter鍵，Excel自動

4、計算并將計算結(jié)果顯示在單元格中，公式內(nèi)容顯示在編輯欄中。5）按Ctrl（位于數(shù)字鍵左端），可使單元格在顯示公式內(nèi)容與公式結(jié)果之間進(jìn)行切換。從上述步驟可知，公式的最前面必須是等號“”，后面是計算的內(nèi)容。例如，要在E3中建立一個公式來計算B3C3D3的值，則在E3中輸入：B3C3D3輸入公式后按回車鍵確認(rèn)，結(jié)果將顯示在E3單元格中，如圖455所示。圖455 “公式的輸入”使用2. 利用”插入函數(shù)”按鈕：輸入的公式中，如果含有函數(shù)，可利用”插入函數(shù)”按鈕將有助于輸入函數(shù)。在公式中輸入函數(shù)時，單擊編輯欄的“插入函數(shù)”按鈕“fx”，打開“插入函數(shù)”對話框，選擇函數(shù)類型并輸入數(shù)據(jù)范圍，最后按“確定”即可，

5、如圖456所示。圖456 “插入函數(shù)”按鈕的使用3利用工具欄按鈕在Excel中，我們經(jīng)常遇到求和、求平均值、求最大/小值的問題。早期的Excel版本在工具欄中提供了“自動求和（）”按鈕，通過它可以很方便地對單元格區(qū)域求和，但求平均值和最大/小值一般只能通過手工輸入公式實現(xiàn)。在Excel 2003中，單擊“自動求和”按鈕右側(cè)的下拉按鈕，我們會發(fā)現(xiàn)多出了“平均值”、“計數(shù)”、“最大值”、“最小值”等命令，通過這些命令，我們可以很方便地求出所選單元格區(qū)域的平均值（average）、單元格個數(shù)（count）、最大值（max）和最小值(min)。具體操作：1）選定參加計算的數(shù)據(jù)區(qū)域及存放結(jié)果的單元格地址

6、，如圖457所示。圖457 選定數(shù)據(jù)區(qū)域2）單擊常用工具欄上的“求和按鈕”右邊的小三角形，選擇公式類型，如圖458所示。圖458 “自動求和”按鈕的使用4.4.2 公式的填充與復(fù)制1.公式自動填充在一個單元格輸入公式后，如果相鄰的單元格中需要進(jìn)行同類型的計算（如數(shù)據(jù)行合計），可以利用公式的自動填充功能。其方法是：1) 選擇公式所在的單元格，移動鼠標(biāo)到單元格的右下角變成黑十字形，即“填充柄”。2) 當(dāng)鼠標(biāo)變成小黑十字時，按住鼠標(biāo)左鍵，拖動“填充柄”經(jīng)過目標(biāo)區(qū)域，如圖459所示。圖459 復(fù)制公式的使用3) 當(dāng)?shù)竭_(dá)目標(biāo)區(qū)域后，放開鼠標(biāo)左鍵，公式自動填充完畢。2.復(fù)制公式上例中在E3中輸入“B3C3

7、D3”，在F5中輸入“B4C4D4以上例中復(fù)制E3的公式到E4為例，步驟：1) 單擊單元格E3。2) 鼠標(biāo)指針移到E3邊框，按住Ctrl鍵拖動到單元格E4。4.4.3 公式的引用所謂“引用”，指的是通過引用設(shè)置，讓Excel在公式使用指定某單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)，也就是說，如果公式中引用了單元格B2，當(dāng)B2中的數(shù)值改變以后，公式會自動根據(jù)改變后的數(shù)值重新進(jìn)行計算，而不必重新修改公式。如此一來，公式的靈活性大大加強(qiáng)。在公式中引用單元格或者區(qū)域時，引用的類型可分為以下三種： 1相對引用：當(dāng)把公式復(fù)制到其它單元格中時，行或列的引用會改變。所謂行或列的引用會改變，即指代表行的數(shù)字和代表列的字母會根據(jù)實際

8、的偏移量相應(yīng)改變。 如上例中復(fù)制公式時，系統(tǒng)并非簡單地把F4的公式照搬到F5，而是根據(jù)公式原來的位置和目標(biāo)位置推算出公式中單元格地址相對原位置的變化。（由“B3C3D3”“B4C4D4”）如圖4圖460 相對引用的使用2絕對引用：當(dāng)把公式復(fù)制到其它單元格中時，行和列的引用不會改變。 復(fù)制公式時，地址不變的單元格地址稱為絕對地址。表現(xiàn)形式：在普通地址前加$。如：“D1”（相對地址）“$D$1”作用：采用絕對引用，引用的只是單元格的絕對地址，不會因為偏移量發(fā)生任何改變。3. 混合引用：行或列中有一個是相對引用，另一個是絕對引用。既有相對地址又有絕對地址。如$B3、B$3。接著絕對引用的方法二，按兩

9、下“F4”鍵，字符“B”之前的“$”將會去掉，保留字符“3”前的“$”，此時表示對單元格B3進(jìn)行混合引用，其中列為相對引用，行為絕對引用，如圖461所示。圖461 混合引用的使用在實際工作中，常常需要對公式進(jìn)行復(fù)制操作。從上面不同類型的引用的定義中可以了解，當(dāng)復(fù)制公式時，不同的引用會將對公式產(chǎn)生不同的影響，從而對計算結(jié)果產(chǎn)生不同的影響。所以，在創(chuàng)建公式之前，我們必須要搞清不同引用類型的區(qū)別。4.4.4 Excel常用函數(shù)的使用函數(shù)是一個預(yù)先定義好的內(nèi)置公式。另一種形式的公式。利用函數(shù)可以進(jìn)行簡單或復(fù)雜的計算。例如，用SUM函數(shù)來對單元格或單元格區(qū)域所有數(shù)值求總和，可以比創(chuàng)建公式更靈活方便。Ex

10、cel提供了200多個函數(shù)，并將它們按功能分類，列在“插入函數(shù)”對話框。 1函數(shù)的格式函數(shù)由函數(shù)名，后跟用括號括起來的參數(shù)組成。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，應(yīng)在函數(shù)名前面鍵入等號“”。例如，求和，可以鍵入：“SUM（G4：G8）”2函數(shù)的輸入在函數(shù)的輸入中，對于比較簡單的函數(shù)，可采用直接鍵入的方法。較復(fù)雜的函數(shù)，可利用公式選項板輸入。公式選項板的使用方法： 1）選取要插入函數(shù)的單元格。 2）單擊“插入”“函數(shù)”，或單擊常用工具欄上的“插入函數(shù)”按鈕，打開“插入函數(shù)”對話框，如圖462所示。圖462 “插入函數(shù)”對話框3）在“選擇類別”列表框中選擇合適的函數(shù)類型，再在“選擇函數(shù)”列表框中選擇所需的

11、函數(shù)名。4）單擊“確定”按鈕，將打開“函數(shù)參數(shù)”對話框，它顯示了該函數(shù)的函數(shù)名，它的每個參數(shù)，以及參數(shù)的描述和函數(shù)的功能，如圖463所示。圖463 “函數(shù)參數(shù)”對話框5）根據(jù)提示輸入每個參數(shù)值，單擊“確定”按鈕，完成函數(shù)的使用。3常用函數(shù)下面介紹幾個常用函數(shù)：SUM(A1,A2,)：求各項的和。A1,A2可以是數(shù)值或含有數(shù)值的單元格或單元格區(qū)域的引用。AVERAGE(A1,A2,)：求各項的平均值。A1,A2可以是數(shù)值或含有數(shù)值的單元格或單元格區(qū)域的引用。MAX(A1,A2,)：求各項參數(shù)中的最大值。MIN(A1,A2,)：求各項參數(shù)中的最小值。COUNT(A1,A2,)：求各項參數(shù)中數(shù)值型數(shù)

12、據(jù)的個數(shù)。參數(shù)的類型不限。如“=COUNT(12,D1:D3,“CHINA”)”，若D1:D3中是數(shù)據(jù)，則函數(shù)的結(jié)果是4。ROUND(A1,A2)：根據(jù)A2對數(shù)值項A1進(jìn)行四舍五入。A20：對A1保留A2位小數(shù)。A2=0：保留A1的整數(shù)。A25,10,-10)10。4.5 Excel 2003的數(shù)據(jù)管理與分析按照數(shù)據(jù)庫方式管理工作表是Excel的重要功能，它在數(shù)據(jù)管理方面提供了排序、檢索、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)庫管理功能。另外，Excel還提供了許多專門用于數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計計算的數(shù)據(jù)庫函數(shù)。在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，一個較復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫由若干張互相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)表構(gòu)成，一張數(shù)據(jù)表構(gòu)成一個最簡單的數(shù)據(jù)庫。例如：學(xué)生

13、的成績表、公司客戶的有關(guān)信息表、庫存帳目等。數(shù)據(jù)表與通常使用的若干行和若干列組成的二維表格相似，表中的第一行的各列標(biāo)題稱為“字段名”，字段名以下該列的數(shù)據(jù)稱為該字段的“值”，由各字段的值組成的每一行稱為數(shù)據(jù)庫的“記錄”。在Excel中，可以把數(shù)據(jù)表作為數(shù)據(jù)庫來處理，實現(xiàn)排序、篩選、分類匯總等數(shù)據(jù)庫功能。但是要把它作為數(shù)據(jù)庫來處理，要滿足以下條件：一張工作表只能建立一張數(shù)據(jù)庫的一張表。工作表的第一行建立各列標(biāo)題，列標(biāo)題使用的字體、格式等應(yīng)與下面的數(shù)據(jù)相區(qū)別。同列數(shù)據(jù)的類型應(yīng)一致。工作表數(shù)據(jù)區(qū)不出現(xiàn)空白行或列。4.5.1數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單就是通常的二維表格，是包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行。數(shù)據(jù)記

14、錄單中，每一行是數(shù)據(jù)庫中一條記錄。列是數(shù)據(jù)庫的字段；列標(biāo)題是數(shù)據(jù)庫的字段名。對于記錄單，Excel 2003還提供了一整套編輯和管理數(shù)據(jù)的功能，可以很容易地在其中處理和分析數(shù)據(jù)，為我們管理數(shù)據(jù)提供了更為簡便的方法。在需要進(jìn)行大量數(shù)據(jù)輸入以及需要對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理分析時，記錄單功能就非常有用了。使用“記錄單”的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的添加。一用數(shù)據(jù)記錄單管理數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)表由字段結(jié)構(gòu)和記錄數(shù)據(jù)組成。而字段結(jié)構(gòu)就是表格的列標(biāo)題。記錄數(shù)據(jù)就是表格中各行數(shù)據(jù)，如圖464所示。圖464 數(shù)據(jù)表1.建立數(shù)據(jù)表的字段結(jié)構(gòu)在工作表的第一行輸入各字段名。如：“品牌”、“七月”2.輸入數(shù)據(jù)表的記錄數(shù)據(jù)可直接在字段行的下

15、一行開始逐行輸入記錄數(shù)據(jù)，也可以用“記錄單”命令輸入記錄數(shù)據(jù)。方法如下：1) 單擊首行記錄的任一單元格。2) 單擊“數(shù)據(jù)”菜單“記錄單”命令。（出現(xiàn)確認(rèn)對話框，以確定首行作為數(shù)據(jù)表的標(biāo)題字段，單擊“確定”）出現(xiàn)記錄單對話框，如圖465所示。圖465 新建“記錄單”3) 在各字段框中輸入新記錄的字段值，用Tab鍵或者用鼠標(biāo)單擊的方法轉(zhuǎn)到下一字段，每條記錄輸入完畢可按Enter鍵輸入到數(shù)據(jù)表中，并轉(zhuǎn)下一記錄。直到全部記錄輸入完畢。3.編輯記錄查找（定位）記錄（兩種方法）:在數(shù)據(jù)表中直接移動單元格指針到目標(biāo)記錄?；蛟谟涗泦螌υ捒蛑袉螕簟吧弦粭l”或“下一條”或利用滾動條查找。條件定位單擊查找范圍的起始

16、記錄（查找從該記錄開始）。單擊“數(shù)據(jù)”菜單“記錄單”，打開記錄單對話框。單擊對話框中的“條件”按鈕，出現(xiàn)條件對話框。在與條件相關(guān)的字段輸入條件值。如：在“品牌”字段輸入“海*”，表示查找產(chǎn)品名以海開頭的產(chǎn)品，通配符“？”、“*”分別代表一個任意字符和多個任意字符。又如：在“合計”字段輸入“200”，表示找銷售量大于200的品牌產(chǎn)品。單擊“下一條”查找，如圖466所示。圖466 條件定位4.修改記錄先查找（既定位）要修改的記錄，然后直接修改有關(guān)字段即可。注意：在記錄單方式下定位時，記錄單中具有公式的字段不能修改，當(dāng)修改與之相關(guān)的字段時，它的值也隨之變化。5.插入記錄1) 選定某記錄，將在該記錄前

17、面插入記錄。2) 單擊“插入”菜單“單元格”命令，在“插入”對話框中選擇“整行”，按“確定”。則當(dāng)前記錄前面插入一空記錄。（或者單擊“插入”菜單“行”命令）3)在空記錄中輸入新記錄數(shù)據(jù)。6. 追加記錄（即在數(shù)據(jù)表末尾增加新記錄）1) 打開記錄單對話框。2) 單擊“新建”按鈕。則左側(cè)出現(xiàn)空記錄，依次輸入新記錄數(shù)據(jù)。3) 輸完后按回車。7. 刪除記錄1) 打開記錄單對話框。2) 定位在要刪除的數(shù)據(jù)。3) 單擊“刪除”按鈕。（注：刪除的記錄不能恢復(fù)，是永久刪除）4.5.2 數(shù)據(jù)排序1.使用工具欄的“排序”按鈕排序 1) 單擊某字段名（如：九月），該字段為排序關(guān)鍵字。2) 點擊“常用”工具欄上的“升序

18、” 或“降序” 按鈕。則記錄按指定的順序排列。2.使用菜單命令排序1) 單擊“數(shù)據(jù)”菜單“排序”。打開“排序”對話框,如圖467所示。圖467 “排序”對話框2）在“主要關(guān)鍵字”中選擇排序主要關(guān)鍵字（如：九月）以及其后的“遞增”或“遞減”，還可再選擇“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”。排序會依次分主次按這些順序排序。3）單擊“確定”。3.對某區(qū)域排序若只對數(shù)據(jù)表的部分記錄排序，則先選定排序的區(qū)域，然后按上述方法排序。所選區(qū)域記錄按指定順序排序，其他的記錄順序不變。4.恢復(fù)排序若要使經(jīng)過多次排序的數(shù)據(jù)表恢復(fù)到未排序前的狀況?？梢允孪仍跀?shù)據(jù)表中增加一個名為“記錄號”的字段，并依次輸入記錄號1，2，3。

19、當(dāng)對數(shù)據(jù)表進(jìn)行多次排序后，按“記錄號”字段升序排序即可恢復(fù)最早的順序。4.5.3 數(shù)據(jù)篩選1. 篩選數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表中，有時參加操作的只是一部分記錄，為了加快操作，往往把那些與操作無關(guān)的記錄隱藏起來。例如，在工資表（如圖4-68）中查找工資最高的工程師，若從全體查找，要搜索9條記錄，若按職稱為工程師的條件篩選記錄，則至多搜索3個記錄，自然快得多。 圖 4-68 工資表2. 自動篩選1) 自動篩選數(shù)據(jù)以上面工資表為例，篩選科室編號為2001的記錄：單擊數(shù)據(jù)區(qū)域的任一單元格。單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”“自動篩選”。此時，數(shù)據(jù)表的每個字段名旁邊出現(xiàn)了下拉按鈕“”。單擊下拉按鈕，將出現(xiàn)如圖4-69所示的下拉

20、列表。 圖 4-69 自動篩選的下拉列表單擊與篩選有關(guān)的字段（如科室編號）的下拉按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇“2001”，則篩選結(jié)果中只顯示2001科室的3條記錄。2) 用自定義條件篩選在以上步驟中，若在下拉列表中選擇“自定義”，則出現(xiàn)“自定義自動篩選方式”對話框，如圖4-70所示?？勺远x篩選。 圖 4-70 “自定義自動篩選方式”對話框3) 取消篩選（兩種方法）單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”“全部顯示”。單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”“自動篩選”，然后單擊篩選字段下拉按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇“（全部）”項。3. 高級篩選在自動篩選中，篩選條件可以是一個，也可用自定義指定兩個，但只能針對一個字段。而

21、高級篩選可以使篩選條件涉及多個字段，一次完成，如：科室編號1001且工資1000。這個用自動篩選實現(xiàn)要分兩次完成，而高級篩選只要一次。構(gòu)造篩選條件在數(shù)據(jù)表前插入若干空行作為條件區(qū)域，空行的個數(shù)以能容納條件為限。根據(jù)條件在相應(yīng)字段的上方輸入字段名，并在剛輸入的字段名下方輸入篩選條件。同樣的方法構(gòu)造其他篩選條件。多個條件的“與”、“或”關(guān)系用如下方法實現(xiàn)。“與”關(guān)系的條件必須出現(xiàn)在同一行如表示條件“科室編號大于1001且工資大于1000”：科室編號 工資1001 1000“或”關(guān)系的條件不能出現(xiàn)在同一行如表示條件“科室編號大于1001或工資大于1000”科室編號 工資10011000執(zhí)行高級篩選以

22、篩選條件 “科室編號大于1001且工資大于1000”在數(shù)據(jù)表前插入3個空行作為條件區(qū)域。輸入如圖4-71所示。圖 4-71 高級篩選中條件區(qū)域的設(shè)置單擊數(shù)據(jù)表中任一單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”“高級篩選”。彈出“高級篩選”對話框，如圖4-72所示。 圖 4-72 “高級篩選”對話框在“方式”欄中選擇篩選結(jié)果的顯示位置，這里選“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”。在“數(shù)據(jù)區(qū)域”欄中指定數(shù)據(jù)區(qū)域（一定要包括字段名的行），這里是“$A$4:$F$13”。在條件欄中指定條件區(qū)域，這里是“$A$1:$E$2單擊“確定”。則原有數(shù)據(jù)被高級篩選結(jié)果所代替，如圖4-73所示。 圖 4-73 篩選后的結(jié)果3) 在

23、指定區(qū)域顯示篩選結(jié)果可在上面的對話框中選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，并在“復(fù)制到”欄中指定顯示結(jié)果區(qū)域的左上角單元格地址（如$A$15）。4.5.4 分類匯總分類匯總是分析數(shù)據(jù)表的常用方法。例如在工資表中要按科室分類統(tǒng)計各科室人員平均工資。1.自動分類匯總以上面的工資表為例，按科室匯總各科室的平均工資。在匯總之前，首先要按分類字段進(jìn)行排序。1) 按分類字段（科室編號）進(jìn)行排序。2) 單擊“數(shù)據(jù)”菜單“分類匯總”，出現(xiàn)“分類匯總”對話框，如圖4-74所示。圖 4-74 “分類匯總”對話框3) 單擊“分類字段”欄的下拉按鈕，在下拉列表中選擇分類字段（這里選“科室編號”）。4) 單擊“匯總方式”

24、欄的下拉按鈕，在下拉列表中選擇分類字段（這里選“平均值”）。5) 在“選定匯總項”列表框中選定要匯總的一個或多個字段（這里選“工資”）。6) 若在本次匯總前，已經(jīng)進(jìn)行過某種分類匯總，可用“替換當(dāng)前分類匯總”決定是否保留原來的匯總數(shù)據(jù)。7) 若選定“每組數(shù)據(jù)分頁”，則每類匯總數(shù)據(jù)將獨(dú)占一頁。若選定“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”，則每類匯總數(shù)據(jù)將出現(xiàn)在該類數(shù)據(jù)的下方。否則，出現(xiàn)在該類數(shù)據(jù)的上方。8) 單擊“確定”。匯總結(jié)果如圖4-75所示。圖 4-75 分類匯總后的結(jié)果分類匯總表左側(cè)出現(xiàn)了“摘要”按鈕。摘要按鈕出現(xiàn)的行就是匯總數(shù)據(jù)所在的行，單擊該按鈕，則按鈕變成，且隱藏該類數(shù)據(jù)，只顯示該類數(shù)據(jù)的匯總結(jié)

25、果。單擊按鈕，則隱藏的數(shù)據(jù)恢復(fù)顯示。匯總表的左上方有層次按鈕，。單擊，只顯示總的匯總結(jié)果，不顯示數(shù)據(jù)；單擊，顯示總的匯總結(jié)果和分裂匯總結(jié)果，不顯示數(shù)據(jù)；單擊，顯示全部數(shù)據(jù)和匯總結(jié)果。2.多字段分類匯總在上例的步驟5）中可以選擇多個匯總字段，如“工資”、“獎金”，則會出現(xiàn)“工資”、“獎金”的匯總數(shù)據(jù)。如圖4-76所示。 圖 4-76 選定“工資”、“獎金”匯總項后的匯總結(jié)果4.5.5 圖表人們也許無法記住一長串?dāng)?shù)字，但很容易記住一幅圖片。如果把工作表的數(shù)據(jù)用圖表的形式來展示，就會更容易被接受和理解。圖表以工作表的數(shù)據(jù)為依據(jù)，數(shù)據(jù)的變化會立即反映到圖表中。圖表建立之后，還可以對其進(jìn)行修飾（字體、顏

26、色、圖案等）。一建立圖表對已建立的工作表，有三種方法建立圖表：圖表向?qū)А⒆詣永L圖和用圖表工具建立圖表。圖表既可以嵌入工作表，也可以單獨(dú)作為一個工作表。例如有以下圖表（圖477）： 圖 4-77 銷售統(tǒng)計表1. 圖表向?qū)紫冉榻B兩個名詞：數(shù)據(jù)系列和數(shù)據(jù)點。1） 數(shù)據(jù)系列：數(shù)據(jù)系列是一組相關(guān)數(shù)據(jù)，通常源于工作表的一行或一列，如上圖，月份：七月、八月、九月；品牌：彩虹、快樂、創(chuàng)新、新華。繪圖時，同一系列數(shù)據(jù)用同一種方式表示（如：同一種顏色）。2） 數(shù)據(jù)點：數(shù)據(jù)點是數(shù)據(jù)系列中的一個獨(dú)立數(shù)據(jù)，通常源于一個單元格，如月份系列中的“八月”，電視品牌系列中的“彩虹”等。以上表為例，建立相應(yīng)圖表的方法如下：選定

27、要繪圖的單元格區(qū)域。這里選擇A2:D5（少選一行，后面會提到），其中包括行、列標(biāo)題，他們會出現(xiàn)在圖中。單擊工具欄中“圖表向?qū)А卑粹o（也可單擊“插入”菜單“圖表”），出現(xiàn)“圖表向?qū)?步驟之1圖表類型”對話框，如圖4-78所示。在“圖表類型”欄和“子圖表類型”欄中選一種。按下“按下不放可查看示例”按鈕不放，能看到所選圖表的實際效果。圖 4-78 “圖表向?qū)?步驟之1圖表類型”對話框單擊“下一步”，出現(xiàn)“圖表向?qū)?步驟之2圖表源數(shù)據(jù)”對話框，如圖4-79所示。圖 4-79 “圖表向?qū)?步驟之2圖表類型”對話框 eq oac(,1)“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項卡可在“數(shù)據(jù)區(qū)域”欄中重新輸入圖表源數(shù)據(jù)區(qū)域，也可單擊

28、該欄右側(cè)的折疊按鈕（如圖4-80所示），然后在工作表上重新選定區(qū)域，之后再單擊折疊按鈕恢復(fù)對話框的顯示。圖 4-80 數(shù)據(jù)區(qū)域的折疊按鈕“系列產(chǎn)生在”欄有“行”、“列”的選擇。行數(shù)據(jù)是某品牌電視機(jī)各月的銷量，列數(shù)據(jù)是某月各品牌電視的銷量。選擇“行”，則列標(biāo)題“月份”作為X軸上的項；選擇“列”，則行標(biāo)題（各種電視機(jī)）作為X軸上的項。這里選“行”。 eq oac(,2)“系列”選項卡可增加或減少圖表中的數(shù)據(jù)系列。如增加第6行“新華”電視的銷量數(shù)據(jù)系列：單擊“添加”，在“名稱”中輸入“新華”，在數(shù)值欄中輸入“=Sheet1!$B$6:$D$6”。也可單擊折疊按鈕后去工作表中選擇區(qū)域。刪除：在“系列”

29、欄（如圖4-81所示）中選擇系列，然后單擊“刪除”按鈕。圖 4-81“圖表向?qū)?步驟之2圖表類型”對話框的“系列”選項卡單擊“下一步”，出現(xiàn)“圖表向?qū)?步驟之3圖表選項”對話框，如圖4-82所示。該對話框可確定圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸刻度、坐標(biāo)網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)表等?！皹?biāo)題”選項卡：在“圖表標(biāo)題”欄中輸入“三季度電視銷量統(tǒng)計”；在“分類（X）軸”欄輸入“月份”；在“數(shù)值(Y)軸”欄輸入“銷量”。 圖 4-82 “圖表向?qū)?步驟之3圖表類型”對話框“坐標(biāo)軸”選項卡（如圖4-83所示）：選中“分類軸”復(fù)選框（使X坐標(biāo)下有顯示“七月、八月、九月”）和“自動”單選框，為使數(shù)值軸上出現(xiàn)數(shù)值刻度應(yīng)選中“數(shù)值（Y）

30、軸”復(fù)選框。 圖 4-83 “坐標(biāo)軸”選項卡“網(wǎng)格線”標(biāo)簽（如圖4-84所示）：一般只設(shè)置Y軸的“主要網(wǎng)格線”，以便看清柱頂相應(yīng)的數(shù)值大小。而不選擇“次要網(wǎng)格線”，密集的網(wǎng)格線顯得較亂。圖 4-84 “網(wǎng)格線”選項卡“圖例”標(biāo)簽（如圖4-85所示）：選中“顯示圖例”復(fù)選框，顯示圖例。然后在“位置”欄選擇圖例顯示的位置。圖 4-85 “圖例”選項卡“數(shù)據(jù)標(biāo)志”標(biāo)簽：選定“無”，則柱頂不顯示相應(yīng)的數(shù)值。“數(shù)據(jù)表”標(biāo)簽（如圖4-86所示）：若選中“顯示數(shù)據(jù)表”，表示圖表中出現(xiàn)數(shù)據(jù)表。圖 4-86 “數(shù)據(jù)表”選項卡單擊“下一步”出現(xiàn)“圖表向?qū)?步驟之4圖表位置”對話框，如圖4-87所示。可將圖表作為其

31、中對象插入到指定工作表中，或?qū)⑺鼏为?dú)存放為一個新工作表。圖 4-87 “圖表向?qū)?步驟之4圖表類型”對話框單擊“完成”。2“圖表”工具單擊“視圖”菜單“工具欄”“圖表”，調(diào)出“圖表”工具欄，如圖4-88所示。圖 4-88 “圖表”工具欄1）選定要繪圖的數(shù)據(jù)區(qū)域。2）單擊圖表工具的“圖表類型”下拉按鈕，選擇一種，則圖表就出來了。用圖表工具建立的圖表是嵌入式圖表。3）圖表的移動和縮放單擊圖表，則圖表邊框上出現(xiàn)8個小黑塊，可以拖動進(jìn)行大小調(diào)整或移位。二、增減和修改圖表數(shù)據(jù)圖表建立后，有時希望增加或刪除數(shù)據(jù)系列或數(shù)據(jù)點。例如，在電視機(jī)銷售統(tǒng)計表中新增一種電視機(jī)的銷售情況，或增加一個月電視機(jī)銷售情況等，

32、那么如何在圖表中做相應(yīng)的改動呢？下面介紹的方法能使圖表隨著數(shù)據(jù)的增、刪、改自動做相應(yīng)的修改。1增加圖表數(shù)據(jù) eq oac(,1)增加相鄰數(shù)據(jù)單擊圖表，激活它，其邊框出現(xiàn)8個小黑塊，如圖4-89所示。同時，在工作表中與圖表對應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域及兩個坐標(biāo)區(qū)域分別被不同顏色的框線包圍。在每個框線右下腳都有一個句柄，用鼠標(biāo)拖動句柄就可以增加或刪除相鄰區(qū)域的數(shù)據(jù)到圖表中。圖 4-89 圖表被激活的狀態(tài) eq oac(,2)增加不相鄰數(shù)據(jù)（用復(fù)制粘貼的方法）方法：選定要增加的圖表數(shù)據(jù)區(qū)域。單擊“復(fù)制”。單擊圖表，然后單擊“粘貼”。該方法也適用于獨(dú)占一個工作表的圖表，因為圖表的數(shù)據(jù)也與之分離。跨越工作表的粘貼：用

33、“編輯”菜單里的“復(fù)制”、“粘貼”命令。（因為右鍵快捷菜單里面沒有）2刪除圖表數(shù)據(jù)1）單擊圖表中要刪除的數(shù)據(jù)的任意一個圖，則該系列所有的圖均出現(xiàn)記號，如圖4-90所示。圖 4-902）按“刪除”鍵（或單擊“編輯”菜單“清除”命令的“系列”項），刪除后的圖表如圖4-91所示。圖 4-91 刪除一行數(shù)據(jù)后的圖表注：用上述增加圖表數(shù)據(jù)的方法一中也可刪除某些相鄰數(shù)據(jù)。3修改圖表數(shù)據(jù)圖表與相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域是關(guān)聯(lián)的。修改表格中數(shù)據(jù)，相應(yīng)圖表也會自動修改。1）圖表修飾有時希望改變圖表文字的字體、顏色或增加底紋圖案等。具體步驟：單擊圖表，激活它。單擊“格式”菜單“圖表區(qū)”，出現(xiàn)“圖表區(qū)格式”對話框，如圖4-92

34、所示。在對話框中可以設(shè)置“圖案”、“字體”、“屬性”。圖 4-92“圖表區(qū)格式”對話框4.6 Excel 2003的頁面設(shè)置與打印4.6.1 設(shè)置頁面單擊“文件”“頁面設(shè)置”命令，或單擊打印預(yù)覽窗口上方的“設(shè)置”按鈕，可以打開“頁面設(shè)置”對話框，其中有4個選項卡，如圖所示4-93所示。 圖 4-93 “頁面設(shè)置”對話框1設(shè)置打印格式單擊“頁面”標(biāo)簽，在其選項卡中各項的含義如下：1）方向其中有“縱向”和“橫向”兩個單選按鈕。選“縱向”時，表示從左到右按行打印；選“橫向”時，表示將數(shù)據(jù)旋轉(zhuǎn)90度打印。2）縮放比例一般采用100%比例打印，有時行尾數(shù)據(jù)未打出來，或者工作表只有1行，可以采用縮小比例打

35、印，使行尾數(shù)可以打印出來，或使末頁一行能合并到上一頁打印。有時又需要放大比例打印。在這里，可以根需要指定縮放比例（10%400%）。另外，還可以調(diào)節(jié)頁高和頁寬度使一頁多打印幾行（列）。3）紙張大小單擊“紙張大小”的下拉按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇紙張的規(guī)格（如：A4，B5等）。4）打印質(zhì)量單擊“打印質(zhì)量”的下拉按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇一種，如300線。這個數(shù)字越大，打印的質(zhì)量越高。5）起始頁碼為確定工作表的起始頁碼，可輸入一個數(shù)字。如1，則工作表的第一頁的頁碼將為1。2設(shè)置頁邊距單擊“頁邊距”標(biāo)簽，出現(xiàn)的選項卡如圖4-94所示。1）設(shè)置頁邊距在“上”、“下”、“左”、“右”欄中分別輸入相應(yīng)

36、的頁邊距。2）設(shè)置頁眉/頁腳與紙邊的距離 在“頁眉”和“頁腳”欄中分別輸入相應(yīng)的頁邊距。3）設(shè)置“居中方式”該處設(shè)置打印位置，一般按“靠上左對齊”對齊打印，也可以選擇“水平居中”或“垂直居中”方式打印。圖 4-94 “頁面設(shè)置”對話框的“頁邊距”選項卡3設(shè)置頁眉/頁腳單擊“頁眉/頁腳”選項卡（如圖4-95所示），單擊“頁眉”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這個頁眉的形式，就給工作表設(shè)置好了一個頁眉，從預(yù)覽框中可以看到頁眉的效果；圖 4-95 “頁面設(shè)置”對話框的“頁眉/頁腳”選項卡頁腳也可以這樣來選擇，但我們這里還是自定義一個：單擊“自定義頁腳”按鈕，打開“頁腳”對話框（如圖4-96）。設(shè)置后單擊

37、“確定”按鈕回到“頁面設(shè)置”對話框；單擊“確定”按鈕我們就可以看到我們設(shè)置的頁眉和頁腳的效果了。圖 4-96 “頁腳”對話框“頁腳”選項卡中的各按鈕的含義，如表41所示。按鈕名稱單擊按鈕后的功能字體設(shè)置字體、字型、字號頁碼自動輸入當(dāng)前頁碼總頁數(shù)自動輸入總頁數(shù)日期自動輸入當(dāng)前日期時間自動輸入當(dāng)前時間路徑&文件自動輸入當(dāng)前工作簿路徑&文件名文件自動輸入當(dāng)前工作簿名稱標(biāo)簽名自動輸入當(dāng)前工作表名稱圖片自動插入圖片表41 4設(shè)置打印參數(shù)單擊“工作表”標(biāo)簽，打開“工作表”選項卡，如圖4-97所示。1）設(shè)置打印區(qū)域若只打印部分區(qū)域，則在“打印區(qū)域”框中輸入要打印的單元格區(qū)域；也可以單擊右側(cè)的折疊按鈕，然后到

38、工作表中選定打印區(qū)域。2）每頁打印表頭若工作表有多頁，要求每頁均打印表頭（頂標(biāo)題或左側(cè)標(biāo)題），則在“頂端標(biāo)題行”或“左端標(biāo)題列”欄中輸入相應(yīng)的單元格地址。3）打印順序若表格太大，一頁容納不下，系統(tǒng)會自動分頁。如要打印一個80行40列的表格，而打印紙只能打印40行20列，則該表格被分成4頁。打印順序指的是這4頁的打印順序。4）打印網(wǎng)格線在“打印”欄中可以決定是否打印網(wǎng)格線、行號列標(biāo)等。圖 4-97 “頁面設(shè)置”對話框的“工作表”選項卡4.6.2 打印預(yù)覽一般我們在打印工作表之前都會先預(yù)覽一下，這樣可以防止打印出來的工作表不符合要求，單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，就可以切換到“打印預(yù)覽”窗口中了

39、。它的作用就是看一下打印出來的效果，現(xiàn)在看到的是整個頁面的效果，單擊“縮放”按鈕，可以把顯示的圖形放大，看得清楚一些，再單擊，又可以返回整個頁面的視圖形式。單擊“打印”按鈕可以將工作表打印出來，而單擊“關(guān)閉”按鈕則可以回到編輯狀態(tài)。4.6.3 打印工作表打開“文件”菜單，單擊“打印”命令，就可以打開“打印內(nèi)容”對話框，如圖4-98所示。1設(shè)置打印機(jī)若配備多臺打印機(jī)，（比如在一間辦公室里5臺電腦配備3臺打印機(jī)組成的局域網(wǎng)），單擊“名稱”欄的下拉按鈕“”，在下拉列表中選擇一臺當(dāng)前要用的打印機(jī)。圖 4-98 “打印內(nèi)容”對話框2設(shè)置打印范圍在“范圍”欄中有兩個單選按鈕，單擊“全部”單選按鈕表示打印全

40、部內(nèi)容；而“頁”單選按鈕則表示打印部分頁，此時應(yīng)在“由”和“至”欄中分別輸入起始頁號和終止頁號。若僅打印一頁，如第2頁，則其實頁號和終止頁號均輸入2。3設(shè)置打印份數(shù)在“打印份數(shù)”欄輸入打印份數(shù)，若打印2份以上，還可以選擇“逐份打印”。一般是逐頁打印，如逐頁打印2份的順序是：1頁，1頁，2頁，2頁；而逐份打印的順序是1頁，2頁，1頁，2頁。習(xí)題 4習(xí)題4一、選擇題1保存Excel 工作簿文件的默認(rèn)擴(kuò)展名是_。(A) .doc (B) .xls(C) .exl (D) .ppt2在單元格中輸入字符串“060377”（學(xué)號）時，應(yīng)輸入_。(A) 060377(B) 060377(C) 060377

41、(D) 3日期1900-1-15在系統(tǒng)內(nèi)部的存儲是_。(A)1900-1-15 (B)1900/1/15(C) 15 (D) 190001154選定多個不相鄰單元格區(qū)域，正確的操作方法是_。(A)選擇一個單元格區(qū)域，按住“Ctrl”鍵不放，再選擇各個單元格區(qū)域。(B) 選擇一個單元格區(qū)域，按住“Alt”鍵不放，再選擇各個單元格區(qū)域。(C)直接用鼠標(biāo)選擇各個單元格區(qū)域。(D) 單擊“編輯”菜單中的“查找”命令。5若要選定區(qū)域A2:C5，錯誤的方法是_。(A)按住鼠標(biāo)左鍵從A2拖動到C5。(B) 按住鼠標(biāo)左鍵從C5拖動到A2。(C) 在名稱框中輸入“A2:C5”(D) 在編輯欄中輸入“A2:C5”

42、6某區(qū)域由A1，A2，B1，B2，C1，C2六個單元格組成。下列不能表示該區(qū)域的是_。(A) A1:C2 (B) C2:A1(C) C1:A2 (D) A1:C17在Excel 2003中要輸入分?jǐn)?shù)“1/4”，應(yīng)該輸入_(A) 0 1/4 (B) 0.25(C) 1/4 (D) 0,1/48在同一工作簿中，Sheet1工作表中的D3單元格要引用Sheet2工作表中F5單元格中的數(shù)據(jù)，其引用表述為_。(A)=F5 (B)=Sheet2!F5(C)=F5!Sheet2 (D) =Sheet2#F59工作表中表格大標(biāo)題對表格居中顯示的方法是_。(A)在標(biāo)題行處于表格寬度居中位置的單元格輸入表格標(biāo)題。

43、(B) 在標(biāo)題行任一單元格輸入表格標(biāo)題，然后單擊“居中”工具按鈕。(C) 在標(biāo)題行任一單元格輸入表格標(biāo)題，然后單擊“合并及居中”工具按鈕。(D) 在標(biāo)題行處于表格寬度范圍內(nèi)的任一單元格輸入表格標(biāo)題，選定標(biāo)題行處于表格寬度范圍內(nèi)的所有單元格，然后單擊“合并及居中”工具按鈕。10在Excel2003中文版中，可以自動產(chǎn)生序列的數(shù)據(jù)是_。(A)第一 (B)A (C)星期一 (D) 111在Excel2003中，選定整個工作表的方法是_。(A)單擊工作表左上角行號和列號的交叉點。(B) 右鍵單擊任一單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“選定工作表”。(C) 按下“Shift”鍵同時雙擊位于第一行第一列的單元

44、格。(D) 在名稱框中輸入“all”，按回車。12在“B3”單元格中輸入公式“A1+A2”，并得到結(jié)果“13”，當(dāng)僅改變“A1”的值時，“B3”的運(yùn)算結(jié)果_。(A)會發(fā)生變化 (B) 保留原有值“13(C) 會顯示出錯信息 (D) 與“A1”13在Excel2003中建立圖表時，我們一般_。(A)建立完圖表后，再輸入數(shù)據(jù) (B) 先輸入數(shù)據(jù)，再建立圖表(C) 在輸入數(shù)據(jù)同時，建立圖表 (D) 首先建立一個圖表標(biāo)簽14若要在單元格中輸入函數(shù)，則點擊“_”菜單。(A)編輯 (B)插入 (C)工具 (D) 數(shù)據(jù)15在Excel中產(chǎn)生圖表的源數(shù)據(jù)發(fā)生變化后，圖表將_。(A)不會改變 (B) 被刪除(C

45、) 發(fā)生相應(yīng)改變 (D) 按新數(shù)據(jù)被新建一個，但舊圖不變16下列操作不能對數(shù)據(jù)表排序的是_。(A)單擊數(shù)據(jù)區(qū)中任一單元格，再單擊工具欄中“升序”或“降序”按鈕。(B) 選擇要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域，再單擊工具欄中“升序”或“降序”按鈕。(C) 選擇要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令。(D) 選擇要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域，再單擊“編輯”菜單的“排序”命令。17在高級篩選中，篩選條件_。(A)只能是一個 (B) 可以指定兩個，但只能針對一個字段(C) 條件區(qū)域位于數(shù)據(jù)表后 (D) 可以涉及多個字段18在Excel2000中選取“自動篩選”命令后，在清單上的_出現(xiàn)了下拉式按鈕圖標(biāo)。(A) 所有單元格

46、內(nèi) (B) 底部(C) 字段名處 (D) 左側(cè)19對Excel的分類匯總功能，下列敘述中正確的是_。(A) 一次操作只能針對一個字段進(jìn)行分類匯總。(B) 在分類匯總之前需要按分類的字段對數(shù)據(jù)排序。(C) Excel的分類匯總方式是求平均值。(D) 可以使用刪除行的操作來取消分類匯總的結(jié)果。20在打印工作表前就能看到實際打印效果的操作是_。(A)點擊“打印預(yù)覽”按鈕 (B) 切換到大綱視圖(C) 按F1鍵 (D) 點擊“打印”按鈕二、判斷題1一個Excel工作簿至少要有3張工作表，最多可含有255張工作表。（ ）2Excel 2003具有數(shù)據(jù)庫管理能力。 （ ）3在不同工作簿之間可以移動或復(fù)制工

47、作表。 （ ）4C6單元格的含義是位于第C行第6列的單元格。 （ ）5單元格的格式按輸入數(shù)據(jù)的格式而定，一旦確定，將不能更改。（ ）6Excel圖表中的大多數(shù)圖表項可被移動或調(diào)整大小。 （ ）7不能同時選定多個工作表。 （ ）8工作表刪除之后將無法恢復(fù)。 （ ）9刪除一列單元格時，若該列含有行方向的合并單元格，仍可刪除該列。 （ ）10在Excel中序列的填充共有等差序列和按日期填充兩種。 （ ）第5章 PowerPoint2003 演示軟件第5章 PowerPoint2003演示軟件在現(xiàn)代信息社會中，人們有各種需求和進(jìn)行各類信息的交流，例如：個人或公司介紹、商品介紹、統(tǒng)計分析報告、商務(wù)計劃、

48、項目概況和總結(jié)、學(xué)術(shù)討論、論文答辯、學(xué)期報告等。眾所周知，一次生動的報告或介紹除了要有豐富的材料、雄辯的口才外，配上一套圖文并茂、層次分明、主題突出、有聲有色的幻燈片，會使得演講更能突出觀點，吸引聽眾，加深印象，提高報告效果。PowerPoint2003既可以制作講演稿、宣傳稿、投影膠片和幻燈片，還可以直接在計算機(jī)屏幕或投影儀上放映制作的多媒體電子演示文稿。5.1 PowerPoint基礎(chǔ)知識與基本操作5.1.1 功能與用途PowerPoint2003是MiscrosoftOfficeXP2003套裝軟件的成員之一，它是專門為制作演示文稿（幻燈片）設(shè)計的軟件，能夠制作出集文字、圖形、聲音以及視

49、頻剪輯等多媒體元素于一體的演示文稿，把自己要表達(dá)的信息組織在一組圖文并茂的畫面中，用多媒體方式表達(dá)觀點、傳達(dá)信息。PowerPoint2003為制作幻燈片提供了一整套易學(xué)易用的工具，演講者能夠簡易地設(shè)計制作出符合需求地幻燈片。因此，PowerPoint2003已為公司管理、營銷、技術(shù)部門人員甚至是廣大師生廣泛采用，教師用它來編寫電子教案，加強(qiáng)與學(xué)生之間地良好交流；學(xué)生用它來撰寫論文答辯，使老師更好了解自己的論文課題。PowerPoint2003是建立在Word2003和Excel2003的基礎(chǔ)上的，它除了提供一般的文本演示文稿制作外，還提供了圖形和圖表的制作功能，因而可以在幻燈片中創(chuàng)建或者插入

50、各種類型的圖形、圖表；它還增加了動畫效果和多媒體功能，可以根據(jù)演示內(nèi)容設(shè)置不同的動畫效果，也可插入背景音樂或者演講者的旁白解說；它還提供了不同放映方式的設(shè)置和演示文稿的“打包”功能。由于PowerPoint2003的功能多樣，設(shè)計演示文稿時要遵循“主題突出、層次分明；文字精練、簡單明了；形象直觀、生動活潑”等原則。在演示文稿中要盡量避免使用大量的文字?jǐn)⑹?，利用圖形、圖表來解釋文字，用旁白、聲音來說明內(nèi)容，用動畫來增強(qiáng)演示效果，但是要注意簡單、樸素的原則。5.1.2 啟動與退出 PowerPoint2003的啟動PowerPoint2003的啟動方式有3種：（1）單擊“開始”“程序”“Miscr

51、osoftPowerPoint”命令，即可啟動PowerPoint2003，如圖5-1所示。圖5-1 從“開始”菜單啟動PowerPoint2003（2）如果PowerPoint 2003已在桌面上創(chuàng)建了桌面快捷方式的圖標(biāo)，雙擊該圖標(biāo)即可啟動。前兩種的打開方式只是打開一個空白的演示文稿，如圖5-2所示。圖5-2 空白的演示文稿（3）直接雙擊“我的電腦”中某文件夾內(nèi)已存在的后綴名為“.ppt”的文件圖標(biāo)即可啟動并打開該演示文稿。當(dāng)打開多個演示文稿時，如果要在多個演示文稿之間進(jìn)行切換：則可單擊當(dāng)前演示文稿中的“窗口”下拉菜單中的想要切換的演示文稿的名稱。 PowerPoint 2003的退出與關(guān)閉

52、一、退出PowerPoint 2003的退出方式有4種： （1）單擊已打開的演示文稿中的“文件”下拉菜單中的“退出”命令。（2）單擊演示文稿窗口標(biāo)題欄右端的關(guān)閉按鈕。（3）雙擊演示文稿窗口標(biāo)題欄左端的控制菜單的圖標(biāo)，或者單擊該圖標(biāo)在彈出的對話框中選擇“關(guān)閉”命令。（4）按快捷鍵AltF4。二、關(guān)閉當(dāng)打開多個演示文稿時，采用這些退出方式將一次性關(guān)閉所打開的所有演示文稿。如果只想關(guān)閉當(dāng)前的演示文稿保留其它的演示文稿繼續(xù)運(yùn)行可以采用如下關(guān)閉方式：單擊已打開的演示文稿中的“文件”下拉菜單中的“關(guān)閉”命令。單擊演示文稿窗口菜單右端的關(guān)閉按鈕。5.1.3 創(chuàng)建演示文稿當(dāng)啟動PowerPoint 2003后

53、，用戶單擊“文件”的下拉菜單中的“新建”命令，則可在窗口的右側(cè)的“新建演示文稿”下的“新建”欄中選擇3種創(chuàng)建演示文稿的方式如圖5-3所示：空演示文稿根據(jù)設(shè)計模板根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)Ы酉聛矸謩e介紹這三種創(chuàng)建演示文稿的方法。圖5-3 新建演示文稿 空演示文稿“空演示文稿”是由不帶任何設(shè)計模板，但帶布局格式的白底幻燈片組成。默認(rèn)的情況下如圖5-4所示，顯示的是“應(yīng)用幻燈片版式”中“文字版式”的第一種“標(biāo)題幻燈片”。如果直接單擊窗口右邊應(yīng)用幻燈片版式中的任意版式，就可對窗口中央的幻燈片窗格中的版式進(jìn)行修改。圖5-4空演示文稿“空演示文稿”除了上述的打開方式外，還可以采用直接單擊窗口中“常用工具欄”中的“新

54、建”命令的方式直接建立“空演示文稿”。 根據(jù)設(shè)計模板所謂的“模板”是一個系統(tǒng)預(yù)先設(shè)計好的包括幻燈片的背景圖案、色彩的搭配、文本格式、標(biāo)題層次及演播動畫等的代用模板文檔（*.pot）。“設(shè)計模板”是一種包括了幻燈片的背景、配色方案和預(yù)定定義的標(biāo)題和文本格式的模板文檔。如圖5-5所示，當(dāng)選擇了“根據(jù)設(shè)計模板”后，可以單擊窗口右邊的“應(yīng)用設(shè)計模板”中任意一個圖標(biāo)默認(rèn)的“空演示文稿”就會變?yōu)樗x的模板的文稿，如果想利用自己電腦中另外的模板，可以單擊“瀏覽”在彈出的“應(yīng)用設(shè)計模板”對話框中選擇所要的模板在電腦中保存的位置后，單擊“應(yīng)用”按鈕即可。圖5-5 根據(jù)設(shè)計模板如圖5-5可知幻燈片設(shè)計有三個可選項

55、：1、設(shè)計模板 2、配色方案 3、動畫方案。設(shè)計模板只是給了預(yù)定好的背景、配色方案和預(yù)定定義的標(biāo)題和文本格式，如果覺得顏色不適合自己的設(shè)計風(fēng)格則可以單擊“配色方案”，就可以修改；如果覺得動畫效果不適合則可以單擊“動畫方案”修改，在默認(rèn)的情況下，“動畫方案”選的是“無動畫”。如圖5-6所示 “動畫方案”選擇的是制作的演講文稿的文本的動畫效果。圖5-6 動畫方案 根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А案鶕?jù)內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建基本文稿是一種適合初學(xué)者的簡單方法。在向?qū)У奶崾鞠拢瑥南到y(tǒng)預(yù)先定義好的一系列的演示文稿類型選擇一種，并按提示一步一步操作，從而生成具有不同專業(yè)風(fēng)格和不同應(yīng)用范圍的演示文稿的基本框架，并在這些幻燈片的

56、恰當(dāng)位置上，已有一些提示性的文字。在此基礎(chǔ)上，只要對文稿的具體內(nèi)容進(jìn)行鍵入、修改就可創(chuàng)建一個符合需求的演示文稿。當(dāng)單擊圖5-3窗口右邊的“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А焙缶蜁棾鲆粋€“內(nèi)容提示向?qū)А钡膶υ捒颍趫D5-7中可看出“內(nèi)容提示向?qū)А睆摹伴_始”到“完成”中間共3個步驟。圖5-7 內(nèi)容提示向?qū)У拈_始單擊“內(nèi)容提示向?qū)У拈_始”對話框中的“下一步”，則轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)于“演示文稿類型”的對話框，如圖5-8所示可知“演示文稿類型”分為7類，第一類是“常規(guī)”包括：通用、推薦策略、傳達(dá)壞消息、培訓(xùn)、集體討論例會、資格證明、統(tǒng)計分析報告、建議方案、論文、試驗報告；第二類是“企業(yè)”包括：商務(wù)計劃、財政狀況總覽、公司會議、

57、雇員任務(wù)、團(tuán)體主頁、公司手冊、文件清單、股票上市公告、招標(biāo)方案、投標(biāo)方案；第三類是“項目”包括：項目概況、報告進(jìn)程或狀態(tài)、項目總結(jié)、可行性研究報告；第四類是“銷售/市場”包括:產(chǎn)品銷售或售后服務(wù)、市場計劃、產(chǎn)品/服務(wù)概況、商品介紹；第五類是“成功指南”包括：推銷您的想法、激發(fā)團(tuán)隊精神、主持會議、演示技巧、管理組織變革、介紹并感謝演講人；第六類是“出版物”包括：賀卡；第七類是“其它”包括：學(xué)期報告、計劃綱要、事故調(diào)查分析報告、質(zhì)量檢查報告。如果單擊“全部”按鈕則會顯示所有分類中的內(nèi)容。初學(xué)者可以根據(jù)自己的需要在不同分類中找出類似要用的模板進(jìn)行修改。圖5-8 演示文稿類型如果單擊“演示文稿類型”對

58、話框中的“完成”就會根據(jù)所選的文稿類型跳過后面2個步驟，直接建立一個默認(rèn)的文稿，如果單擊“下一步”則會轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)于“演示文稿樣式”的對話框。如圖5-9所示則可以選擇輸出的類型：默認(rèn)是“屏幕演示文稿”、Web演示文稿、黑白投影機(jī)、彩色投影機(jī)、35毫米幻燈片。圖5-9 演示文稿樣式如果單擊“演示文稿樣式”對話框中的“完成”就會根據(jù)所選的文稿類型跳過后面1個步驟，直接建立一個默認(rèn)的文稿，如果單擊“下一步”則會轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)于“演示文稿選項”的對話框。如圖5-10所示可以為演示文稿增加個“文稿標(biāo)題”，增加個頁腳，其中包含頁腳左邊是“上次更新日期”即幻燈片最后完成日期，中間是“頁腳文本框”中所填寫的內(nèi)容，右邊是

59、幻燈片的頁數(shù)圖5-10 演示文稿選項單擊“演示文稿選項”的“下一步”則會轉(zhuǎn)變?yōu)椤皟?nèi)容提示向?qū)瓿伞钡膶υ捒颉Ｈ鐖D5-11所示單擊“完成”則會根據(jù)前面所選項建立好一個模板的演示文稿。圖5-11 內(nèi)容提示向?qū)瓿筛鶕?jù)以上3種方法可以創(chuàng)建適合自己所需要的演示文稿，演示文稿建立完成后要及時保存。保存方式有3種：（1）單擊已打開的演示文稿中的“文件”下拉菜單中的“保存”命令。（2）單擊常用“工具欄”上的“保存”按鈕。（3）按快捷鍵AltS。5.1.4 PowerPoint視圖PowerPoint能夠以不同的視圖方式顯示演示文稿的內(nèi)容，使演示文稿易于瀏覽、便于編輯。PowerPoint 2003提供了多種

60、基本視圖方式，如：普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、備注頁視圖和幻燈片放映視圖，還有幻燈片的黑白視圖（為了便于輸出成為黑白幻燈片）。單擊已打開的演示文稿中的“視圖”下拉菜單中的各項命令就可以進(jìn)行視圖切換。另外在窗口左下方有三個按鈕用來快速切換幻燈片的視圖，分別是“普通視圖”、“幻燈片瀏覽視圖”、“幻燈片放映（從當(dāng)前頁開始放映）”。 普通視圖普通視圖就是PowerPoint的默認(rèn)視圖，如圖5-12所示它將窗口分為3個窗格，將幻燈片、大綱和備注頁集成到一個視圖中。左窗格顯示的是幻燈片的大綱內(nèi)容；右上窗格顯示的是幻燈片的效果，對單張幻燈片的編輯主要在此進(jìn)行；右下窗格是備注窗格，用于輸入備注信息。單擊左窗格大