公司開閉店檔案管理細則（試行版）模版

1、文檔信息*資料文件名稱xx有限公司開閉店檔案管理實施細則*資料文件編號*資料文件所有者公司辦公室資料文件密級普通資料文件版本記錄*生效日期*作者版本變更說明批準人(xx)新資料文件建立資料文件說明*目的為了進一步加強和規(guī)范xx有限公司開閉店檔案管理，維護開閉店檔案的完整與完全，提高開閉店檔案管理工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的作用，結(jié)合公司實際情況，制定本細則。*適用范圍xx有限公司*流程結(jié)構(gòu)關聯(lián)資料文件xx有限公司開閉店檔案管理實施細則第一章 總則第一條 為了進一步加強和規(guī)范xx有限公司（以下簡稱“公司”）開閉店檔案管理，維護開閉店檔案的完整與完全，提高開閉店檔案管理工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的作用

2、，根據(jù)xx有限公司檔案工作制度相關規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本細則。第二條 本細則適用于公司總部各部門及各業(yè)務單元的開閉店項目檔案管理。第三條 本細則所稱開閉店檔案，是指新開立店鋪、改造店鋪、或關閉店鋪,在店鋪規(guī)劃、商業(yè)設計、建店或改造及閉店過程中形成的、具有保存利用價值的文字、圖紙、表格、聲像材料、計算材料等各種形式和載體的歷史記錄；不包括協(xié)議、工程類檔案，該類檔案依據(jù)相關制度專案管理，同時注明互見號。第四條 開閉店檔案應及時向檔案主管部門進行歸檔信息報備，并按“誰造成或產(chǎn)生，誰保管”的原則進行開閉店資料文件資料的實物管理。第二章 組織與職責第五條 業(yè)務單元預開業(yè)部門主責對所轄范圍內(nèi)的開店

3、、改造店檔案管理工作進行組織與實施，閉店項目組主責對所轄范圍內(nèi)的閉店檔案管理工作進行組織與實施。第六條 開閉店項目主責部門應將開閉店可研、資料文件材料的立卷歸檔工作納入項目的管理工作中，建立項目檔案管理領導人責任制，配備專、兼職檔案人員負責項目資料文件材料的立卷歸檔工作，建立項目檔案管理體系，確保項目結(jié)案資料文件材料的齊全、完整、真實。第七條 開閉店項目資料文件材料的收集、整理、歸檔、移交應與項目的立項籌備、商業(yè)設計、各子項目（包括但不限于項目論證、設計規(guī)劃、業(yè)主交樓驗收、工程驗收、設備驗收、VI驗收、建店營運交付等）驗收同步進行。做好項目檔案的過程監(jiān)控管理，項目檔案資料文件資料提交、驗收應作

4、為項目（子項目）交付驗收的內(nèi)容。第三章 開閉店項目資料文件的收集第八條 凡與開閉店項目關于，在項目開展過程中形成的具有查考利用價值的各種形式和載體的資料文件材料均應收集齊全。各業(yè)務單元應根據(jù)歸檔范圍進行收集歸檔。第九條 開閉店項目資料文件材料的收集、積累由主責部門、協(xié)同部門負責。業(yè)務單元預開業(yè)部門負責收集、積累新店、改造店項目前期資料文件、項目交付驗收階段形成的資料文件及、涉外資料文件。閉店項目組負責收集、積累閉店項目前期資料文件、項目交付驗收階段形成的資料文件及、涉外資料文件。各協(xié)同部門負責收集、并向主責部門提交各職責范圍內(nèi)資料文件。各資料文件形成部門應按資料文件形成的先后順序或項目啟動進程

5、及時收集、積累。第四章 開閉店資料文件的整理與歸檔第十條 開閉店資料文件的整理由主責部門、協(xié)同部門負責。主責部門負責全部項目資料文件的匯總整理。第十一條 整理原則開閉店資料文件立卷要遵循工作項資料文件材料的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)資料文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；便于保管和利用。第十二條 整理方法（一）立卷方法1.新店、整改店項目，由業(yè)務單元預開業(yè)部門收集的前期可行性研究與立項審批資料文件、商業(yè)設計階段形成的資料文件、建店管理階段資料文件和涉外資料文件依照資料文件材料形成的時間、問題、或項目依據(jù)性、基礎性、交付驗收資料文件組卷。2.閉店項目，由閉店項目組收集的前期可研與審批資料

6、文件、閉店組織實施過程中、和涉外資料文件的資料文件材料依照形成的時間、問題、或項目依據(jù)性、基礎性、交付驗收資料文件組卷。（二）開閉店檔案的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號+分類號+案卷號，其中分類號，一級類目為開閉店檔案，二級類目按店號，三級類目為建店01、改造02、閉店03。（三）開閉店檔案整理應用集團檔案管理系統(tǒng)（含離線版），提高整理效率和規(guī)范化程度。第十三條 聲像材料整理聲像材料按卷整理，實行數(shù)字化管理，所有聲像材料需轉(zhuǎn)存為電子資料文件，檔案員可按卷建立資料文件夾整理卷內(nèi)電子資料文件，并在檔案管理系統(tǒng)中履行數(shù)據(jù)著錄和電子資料文件掛接，并注明互見號。聲像材料檔號編制應繼承開閉店檔案的分類號。第十四條 電

7、子資料文件整理按xx有限公司電子資料文件歸檔與管理辦法要求執(zhí)行，其中圖紙類電子資料文件以JPEG、TIFF、PDF為通用格式保存，音頻電子資料文件應以WAV、MP3為通用格式保存，視頻視頻和多媒體電子資料文件應以MPEG、AVI為通用格式保存。第十五條 開閉店資料文件的歸檔（一）歸檔范圍詳見附件：xx開閉店檔案歸檔范圍和保管期限表。（二）歸檔要求1.歸檔資料文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反映開閉店的論證、規(guī)劃、設計、建店、交付驗收的全過程。圖物相符、技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。2.協(xié)同部門在向主責部門移交紙質(zhì)資料文件材料歸檔時，應同時移交合規(guī)的電子版檔案。3.歸檔的資料文件材料要字跡清楚，圖

8、面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。（三）歸檔驗收主責單位應建立開閉店項目交付資料文件資料審核內(nèi)控驗收流程，確保項目資料文件資料的齊全、完整、真實。開閉店資料文件材料經(jīng)過系統(tǒng)整理，組建案卷后，須經(jīng)開閉店主責部門負責人、檔案管理人員審核確認后方可歸檔。（四）歸檔時間各部門應隨著開閉店的進展及時向公司檔案主管部門進行歸檔信息報備。開閉店工作交付后兩個月內(nèi)，各協(xié)同部門按本指引要求向主責單位及時移交經(jīng)過驗收確認的項目資料文件材料。經(jīng)辦人應將項目各階段形成并經(jīng)過整理的資料文件每季度報送部門兼職檔案員進行實物歸檔。（五）歸檔手續(xù)各協(xié)同部門將經(jīng)過整理、編目后形成的檔案資料文件向主責部門檔案管理部門歸檔

9、時，必須辦理歸檔手續(xù)，填寫移交清單一式二份，各方簽字，各留一份以備查考。第五章 開閉店檔案的保管與利用第十六條 開閉店檔案保管期限分永久、定時（30年、10年）兩種，介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第十七條 各業(yè)務單元要做好開閉店檔案的保管工作，設置專門庫房或保管區(qū)域，配備檔案防護和必要設備，保證檔案的完整與安全。第十八條 各業(yè)務單元應貫徹xx有限公司檔案利用管理辦法，建立開閉店檔案利用審批流程，明確檔案借閱要求，保證檔案安全利用。第六章 附則第十九條 本細則由公司辦公室負責說明。第二十條 本細則自發(fā)布之日起施行。附件：1.xx開閉店檔案歸檔范圍和保管期限表附件1.xx開閉店檔

10、案歸檔范圍和保管期限表檔案門類(分類號)二級類目（分類號）三級類目（分類號）歸檔范圍保管期限建店（01）建店管理1新店項目章程（制度）永久2總分控表永久3新店項目商品策略及經(jīng)營定位會調(diào)查報告永久4新店職工或員工進場檢查清單永久5工程設計提資表永久6職工或員工進場交場紅線標準永久7開業(yè)前巡場會巡檢表永久837天經(jīng)營回顧會報告永久9三個月經(jīng)營回顧會報告永久10相關會議紀要永久11項目概/預算報告永久商業(yè)規(guī)劃永久1動線布局圖紙永久2品類布局圖紙永久4落類細化圖永久5招商品類/品牌落位圖永久商業(yè)設計1單店項目VI方案永久2廣告標識制作明細表永久3廣告標識驗收單永久4工程造價審核結(jié)果確認函永久業(yè)態(tài)標準1永久改造（02）建店管理1改造項目審批報告（改造時間、改造思路、業(yè)績分析、項目預算等）永久2總分控表永久3改造店項目商品策略永久4經(jīng)營定位會調(diào)查報告永久5商品計劃及配置表永久6開業(yè)前改造完工巡檢表永久7三個月改造評估報告永久商業(yè)規(guī)劃1動線布局圖紙（新舊圖紙）永久2品類布局圖紙（新舊圖紙）永久3小類布局細化圖永久招商品類/品牌落位