公司電子文件歸檔與管理辦法（試行版）模版

1、文檔信息*資料文件名稱xx有限公司電子資料文件歸檔與管理辦法*資料文件編號*資料文件所有者公司辦公室資料文件密級普通資料文件版本記錄*生效日期*作者版本變更說明批準人(xx)新資料文件建立資料文件說明*目的為規(guī)范xx有限公司電子資料文件的歸檔與管理，確保歸檔電子資料文件的真實、完整、可用和安全，保存公司歷史記錄，促進信息資源開發(fā)利用，結合公司實際情況,制定本辦法。*適用范圍xx有限公司*流程結構關聯(lián)資料文件xx有限公司電子資料文件歸檔與管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范xx有限公司（以下簡稱“公司”）電子資料文件的歸檔與管理，確保歸檔電子資料文件的真實、完整、可用和安全，保存公司歷史記錄，促進

2、信息資源開發(fā)利用，依照國家檔案局電子資料文件管理暫行辦法、電子資料文件歸檔與管理規(guī)范,結合公司實際情況,制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司總部及各業(yè)務單元電子資料文件的歸檔與管理工作。第三條 術語和定義（一）電子資料文件指在生產、經營、管理等所有活動過程中，通過計算機及相關系統(tǒng)、網絡等電子設備、環(huán)境等形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。（二）歸檔電子資料文件指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子資料文件。（三）背景信息指描述生成電子資料文件的職能活動、電子資料文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其造成或產生影響的歷史環(huán)境等信息。（四）元數(shù)據(jù)指描

3、述電子資料文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括資料文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、資料文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。（五）邏輯歸檔指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子資料文件的管理權限向檔案部門移交的過程。（六）物理歸檔指把電子資料文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。（七）真實性指電子資料文件的內容、結構和背景信息與形成時的原始狀況一致。（八）完整性電子資料文件的內容、結構、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。（九）有效性電子資料文件應具備的可理解性和可利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。（十）捕獲指對電子資料文件

4、進行實時收集和存儲的方法與過程。（十一）遷移指將源系統(tǒng)中的電子資料文件向目的系統(tǒng)進行轉移存儲的方法與過程。第四條 總部各部門或各業(yè)務單元歸檔電子資料文件管理應遵循電子資料文件形成和利用的規(guī)律，堅持下列基本原則：（一）統(tǒng)一管理。對歸檔電子資料文件管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對歸檔電子資料文件實行集中管理。（二）全程管理。對歸檔電子資料文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保歸檔電子資料文件始終處于受控狀態(tài)。（三）規(guī)范標準。制定統(tǒng)一標準和規(guī)范，對歸檔電子資料文件實行規(guī)范化管理。（四）便于利用。發(fā)揮電子資料文件高效率、便捷的優(yōu)勢，對歸檔電子資料文件提供分層次、分類別共享應

5、用。（五）安全保密。依照國家關于法律法規(guī)和規(guī)范標準的要求，采取有效技術手段和管理措施，確保歸檔電子資料文件信息安全。第二章 職責范圍第五條 電子資料文件形成部門職責（一）嚴格執(zhí)行歸檔電子資料文件管理的制度和流程規(guī)范，確保歸檔電子資料文件的真實性、完整性和有效性。（二）從電子資料文件形成開始不間斷地對辦理、傳輸、移交等關于處理操作進行管理登記，保證歸檔電子資料文件的造成或產生、處理過程符合規(guī)范。（三）明確本部門電子資料文件歸檔范圍和保管期限，在業(yè)務辦結后將歸檔范圍內的電子資料文件進行整理并移交檔案管理部門。第六條 檔案管理部門職責（一）負責制定公司電子資料文件歸檔與管理制度，組織起草相關標準。（

6、二）負責統(tǒng)籌規(guī)劃和組織溝通協(xié)調公司電子資料文件歸檔與管理工作，對各部門或下級業(yè)務單元電子資料文件歸檔與管理工作進行監(jiān)督指導。（三）負責接收公司各部門形成的歸檔電子資料文件，對歸檔電子資料文件進行管理和提供利用，做好歸檔電子資料文件保密和備份工作。（四）參加公司業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)與實施，推動業(yè)務系統(tǒng)電子資料文件及時完整歸檔。第七條 信息管理部門職責參加公司歸檔電子資料文件管理的相關系統(tǒng)xx，為歸檔電子資料文件管理提供信息化支持，如系統(tǒng)應用支持、信息安全保障等。第三章 歸檔電子資料文件的形成與處理第八條 歸檔電子資料文件在形成和辦理過程中，應當具備國家法律法規(guī)所規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：（一）能

7、夠有效表現(xiàn)所載內容并可供調取查用。（二）能夠保證歸檔電子資料文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠，未被非法更改。（三）在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響歸檔電子資料文件內容真實、完整。涉密歸檔電子資料文件的原件形式應當符合國家關于保密法律法規(guī)的規(guī)定。第九條 歸檔電子資料文件應當采用符合國家標準的資料文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取。（一）對用文字處理技術形成的文本電子資料文件，收集時應注明資料文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。（二）對用掃描儀等設備取得的采用非通用資料文件格式的圖像電子資料文件，收集時應將其轉換成通用格式。掃描型電子資料文件以JP

8、EG、TIFF、PDF為通用格式。（三）對用計算機輔助設計或繪圖等設備取得的圖形電子資料文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。（四）對用視頻或多媒體設備取得的資料文件以及用超媒體鏈接技術制作的資料文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子資料文件以MPEG、AVI為通用格式。（五）對用音頻設備取得的聲音資料文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子資料文件以WAV、MP3為通用格式。（六）專用軟件造成或產生的歸檔電子資料文件原則上應轉換成通用型電子資料文件，如未能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。（七）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的

9、與歸檔電子資料文件處理關于的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與歸檔電子資料文件一同收集。（八）對套用統(tǒng)一模板的歸檔電子資料文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為歸檔電子資料文件的元數(shù)據(jù)保存。第十條 各部門或各業(yè)務單元應當遵循信息安全和保密要求，在電子資料文件捕獲、處理、傳輸、交換時，應在信息系統(tǒng)中對其過程予以記錄。第四章 電子資料文件的收集整理與歸檔第十一條 屬于歸檔范圍的電子資料文件須及時歸檔，任何組織和個人不得拒絕歸檔。第十二條 電子資料文件形成部門負責對本部門造成或產生的電子資料文件進行收集和鑒定，包括對電子資料文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，確定密級和

10、劃分保管期限。第十三條 電子資料文件形成部門負責對收集的待歸檔電子資料文件進行整理，整理要求依照國家電子資料文件歸檔與管理規(guī)范執(zhí)行。第十四條 電子資料文件的歸檔，依照鑒定標識進行。電子資料文件的歸檔優(yōu)先采用邏輯歸檔，根據(jù)歸檔電子資料文件的內容必要時可進行物理歸檔；歸檔時，應充分考慮電子資料文件的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術因素。第十五條 電子資料文件歸檔應當符合下列要求：（一）電子資料文件應當在辦理完畢后實時或定時歸檔，定時歸檔的按紙質檔案歸檔時間要求履行。（二）歸檔電子資料文件的保管期限劃分準確。（三）電子資料文件及其元數(shù)據(jù)應當同時歸檔。（四）電子資料

11、文件歸檔時，應當進行鑒定、檢測，并由相關責任人確認。（五）電子資料文件應當以國家規(guī)定的標準存儲格式進行歸檔，屬于國家秘密的電子資料文件應當使用專用保密存儲介質存儲，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。（六）具有永久保存價值或者其他重要價值的歸檔電子資料文件，應當轉換為紙質資料文件同時歸檔。（七）帶有歸檔標識的電子資料文件應集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存，對于加密電子資料文件，則應在解密后再制作拷貝。（八）歸檔電子資料文件存儲載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用移動硬盤、盤作為歸檔電子資料文件長期保存的載體。（九

12、）存儲歸檔電子資料文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、分類號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子資料文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。第十六條 檔案管理部門對歸檔電子資料文件進行接收、檢查，確保歸檔電子資料文件真實、完整、有效和安全，并填寫電子資料文件歸檔登記表(見附錄1)，登記表一式兩份，一份交歸檔電子資料文件形成單位，一份由檔案管理部門保存。第十七條 檔案管理部門應及時對歸檔電子資料文件及其元數(shù)據(jù)進行捕獲、登記，并導入檔案管理系統(tǒng)。第五章 歸檔電子資料文件的保管與利用第十八條 應加強歸檔電子資料文件利用基礎設備xx，建立健全相關制度，采取有效措施促進信息資源

13、共享，保證歸檔電子資料文件在規(guī)定時間、地域、機構、人員范圍內得到方便快捷的利用。第十九條 歸檔電子資料文件的保管應當符合下列要求：（一）依照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定建立歸檔電子資料文件管理系統(tǒng)和信息內容安全保密防護體系，執(zhí)行嚴格的安全保密管理制度。（二）根據(jù)歸檔電子資料文件不同載體對保管環(huán)境的要求，選擇適宜的保管條件。（三）定時對歸檔電子資料文件的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）歸檔電子資料文件應當實行備份制度，備份措施包括容災備份和離線備份。（五）歸檔電子資料文件運行的軟硬件環(huán)境、存儲載體等發(fā)生變化難以支持電子資料文件長久保存時，應

14、在確保歸檔電子資料文件真實、完整、安全和可用的基礎上及時規(guī)范的進行遷移、轉換，并填寫歸檔電子資料文件遷移/轉換登記表（見附錄2），對遷移和轉換后的歸檔電子資料文件要重新進行備份。第二十條 歸檔電子資料文件的利用參照華潤（集團）有限公司檔案利用管理辦法執(zhí)行，涉密歸檔電子資料文件的利用應嚴格審批，并按保密要求在規(guī)定范圍內提供利用。第二十一條 檔案管理部門應當為利用者提供真實、可靠的歸檔電子資料文件，采取有效措施確保歸檔電子資料文件不受損害，并符合以下要求：（一）應嚴格監(jiān)控歸檔電子資料文件及其元數(shù)據(jù)的復制、下載及利用等行為，未經批準，任何人不得擅自復制、下載歸檔電子資料文件。（二）歸檔電子資料文件的

15、利用應遵守保密規(guī)定，對具有保密要求的歸檔電子資料文件采用網絡方式利用時，應遵守保密規(guī)定，做好安全保密措施。（三）利用者對歸檔電子資料文件的使用應在權限規(guī)定范圍之內，檔案管理部門應做好歸檔電子資料文件的利用記錄和利用情況統(tǒng)計工作。第二十二條 歸檔電子資料文件的銷毀應嚴格依照華潤（集團）有限公司檔案鑒定與銷毀管理辦法的規(guī)定和流程執(zhí)行；屬于保密范圍的歸檔電子資料文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子資料文件可進行邏輯刪除。第二十三條 被銷毀的歸檔電子資料文件的元數(shù)據(jù)及其操作日志不得銷毀。銷毀鑒定結果、銷毀活動及其相關責任者應記錄于相應的元數(shù)據(jù)和操作日志中。第六章 附則第二十四條 本辦法由集團董事會辦公室和信息管理部負責說明。第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行。附件：1.電子資料文件歸檔登記表2.歸檔電子資料文件遷移/轉換登記表附件1. 電子資料文件歸檔登記表檢驗項目單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗（或異常情況說明）（或異常情況說明）病毒檢驗真實性檢驗完整性檢驗有效性檢驗技術方法與相關軟件說明登記表、軟件、說