公司電子文件歸檔與管理辦法（試行版）模版

1、文檔信息*資料文件名稱xx有限公司電子資料文件歸檔與管理辦法*資料文件編號(hào)*資料文件所有者公司辦公室資料文件密級(jí)普通資料文件版本記錄*生效日期*作者版本變更說明批準(zhǔn)人(xx)新資料文件建立資料文件說明*目的為規(guī)范xx有限公司電子資料文件的歸檔與管理，確保歸檔電子資料文件的真實(shí)、完整、可用和安全，保存公司歷史記錄，促進(jìn)信息資源開發(fā)利用，結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本辦法。*適用范圍xx有限公司*流程結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)資料文件xx有限公司電子資料文件歸檔與管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范xx有限公司（以下簡稱“公司”）電子資料文件的歸檔與管理，確保歸檔電子資料文件的真實(shí)、完整、可用和安全，保存公司歷史記錄，促進(jìn)

2、信息資源開發(fā)利用，依照國家檔案局電子資料文件管理暫行辦法、電子資料文件歸檔與管理規(guī)范,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司總部及各業(yè)務(wù)單元電子資料文件的歸檔與管理工作。第三條 術(shù)語和定義（一）電子資料文件指在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等所有活動(dòng)過程中，通過計(jì)算機(jī)及相關(guān)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等電子設(shè)備、環(huán)境等形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。（二）歸檔電子資料文件指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子資料文件。（三）背景信息指描述生成電子資料文件的職能活動(dòng)、電子資料文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其造成或產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。（四）元數(shù)據(jù)指描

3、述電子資料文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括資料文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、資料文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。（五）邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子資料文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。（六）物理歸檔指把電子資料文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。（七）真實(shí)性指電子資料文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時(shí)的原始狀況一致。（八）完整性電子資料文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。（九）有效性電子資料文件應(yīng)具備的可理解性和可利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。（十）捕獲指對電子資料文件

4、進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲(chǔ)的方法與過程。（十一）遷移指將源系統(tǒng)中的電子資料文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程。第四條 總部各部門或各業(yè)務(wù)單元?dú)w檔電子資料文件管理應(yīng)遵循電子資料文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持下列基本原則：（一）統(tǒng)一管理。對歸檔電子資料文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對歸檔電子資料文件實(shí)行集中管理。（二）全程管理。對歸檔電子資料文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過程管理，確保歸檔電子資料文件始終處于受控狀態(tài)。（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對歸檔電子資料文件實(shí)行規(guī)范化管理。（四）便于利用。發(fā)揮電子資料文件高效率、便捷的優(yōu)勢，對歸檔電子資料文件提供分層次、分類別共享應(yīng)

5、用。（五）安全保密。依照國家關(guān)于法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保歸檔電子資料文件信息安全。第二章 職責(zé)范圍第五條 電子資料文件形成部門職責(zé)（一）嚴(yán)格執(zhí)行歸檔電子資料文件管理的制度和流程規(guī)范，確保歸檔電子資料文件的真實(shí)性、完整性和有效性。（二）從電子資料文件形成開始不間斷地對辦理、傳輸、移交等關(guān)于處理操作進(jìn)行管理登記，保證歸檔電子資料文件的造成或產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。（三）明確本部門電子資料文件歸檔范圍和保管期限，在業(yè)務(wù)辦結(jié)后將歸檔范圍內(nèi)的電子資料文件進(jìn)行整理并移交檔案管理部門。第六條 檔案管理部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)制定公司電子資料文件歸檔與管理制度，組織起草相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（

6、二）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織溝通協(xié)調(diào)公司電子資料文件歸檔與管理工作，對各部門或下級(jí)業(yè)務(wù)單元電子資料文件歸檔與管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。（三）負(fù)責(zé)接收公司各部門形成的歸檔電子資料文件，對歸檔電子資料文件進(jìn)行管理和提供利用，做好歸檔電子資料文件保密和備份工作。（四）參加公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施，推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子資料文件及時(shí)完整歸檔。第七條 信息管理部門職責(zé)參加公司歸檔電子資料文件管理的相關(guān)系統(tǒng)xx，為歸檔電子資料文件管理提供信息化支持，如系統(tǒng)應(yīng)用支持、信息安全保障等。第三章 歸檔電子資料文件的形成與處理第八條 歸檔電子資料文件在形成和辦理過程中，應(yīng)當(dāng)具備國家法律法規(guī)所規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：（一）能

7、夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用。（二）能夠保證歸檔電子資料文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠，未被非法更改。（三）在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響歸檔電子資料文件內(nèi)容真實(shí)、完整。涉密歸檔電子資料文件的原件形式應(yīng)當(dāng)符合國家關(guān)于保密法律法規(guī)的規(guī)定。第九條 歸檔電子資料文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的資料文件存儲(chǔ)格式，確保能夠長期有效讀取。（一）對用文字處理技術(shù)形成的文本電子資料文件，收集時(shí)應(yīng)注明資料文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。（二）對用掃描儀等設(shè)備取得的采用非通用資料文件格式的圖像電子資料文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式。掃描型電子資料文件以JP

8、EG、TIFF、PDF為通用格式。（三）對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備取得的圖形電子資料文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）對用視頻或多媒體設(shè)備取得的資料文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的資料文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子資料文件以MPEG、AVI為通用格式。（五）對用音頻設(shè)備取得的聲音資料文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子資料文件以WAV、MP3為通用格式。（六）專用軟件造成或產(chǎn)生的歸檔電子資料文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子資料文件，如未能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。（七）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的

9、與歸檔電子資料文件處理關(guān)于的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與歸檔電子資料文件一同收集。（八）對套用統(tǒng)一模板的歸檔電子資料文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為歸檔電子資料文件的元數(shù)據(jù)保存。第十條 各部門或各業(yè)務(wù)單元應(yīng)當(dāng)遵循信息安全和保密要求，在電子資料文件捕獲、處理、傳輸、交換時(shí)，應(yīng)在信息系統(tǒng)中對其過程予以記錄。第四章 電子資料文件的收集整理與歸檔第十一條 屬于歸檔范圍的電子資料文件須及時(shí)歸檔，任何組織和個(gè)人不得拒絕歸檔。第十二條 電子資料文件形成部門負(fù)責(zé)對本部門造成或產(chǎn)生的電子資料文件進(jìn)行收集和鑒定，包括對電子資料文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定，確定密級(jí)和

10、劃分保管期限。第十三條 電子資料文件形成部門負(fù)責(zé)對收集的待歸檔電子資料文件進(jìn)行整理，整理要求依照國家電子資料文件歸檔與管理規(guī)范執(zhí)行。第十四條 電子資料文件的歸檔，依照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子資料文件的歸檔優(yōu)先采用邏輯歸檔，根據(jù)歸檔電子資料文件的內(nèi)容必要時(shí)可進(jìn)行物理歸檔；歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子資料文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。第十五條 電子資料文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合下列要求：（一）電子資料文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定時(shí)歸檔，定時(shí)歸檔的按紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)間要求履行。（二）歸檔電子資料文件的保管期限劃分準(zhǔn)確。（三）電子資料文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔。（四）電子資料

11、文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定、檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。（五）電子資料文件應(yīng)當(dāng)以國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式進(jìn)行歸檔，屬于國家秘密的電子資料文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。（六）具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的歸檔電子資料文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)資料文件同時(shí)歸檔。（七）帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子資料文件應(yīng)集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存，對于加密電子資料文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。（八）歸檔電子資料文件存儲(chǔ)載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用移動(dòng)硬盤、盤作為歸檔電子資料文件長期保存的載體。（九

12、）存儲(chǔ)歸檔電子資料文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、分類號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子資料文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。第十六條 檔案管理部門對歸檔電子資料文件進(jìn)行接收、檢查，確保歸檔電子資料文件真實(shí)、完整、有效和安全，并填寫電子資料文件歸檔登記表(見附錄1)，登記表一式兩份，一份交歸檔電子資料文件形成單位，一份由檔案管理部門保存。第十七條 檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對歸檔電子資料文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行捕獲、登記，并導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。第五章 歸檔電子資料文件的保管與利用第十八條 應(yīng)加強(qiáng)歸檔電子資料文件利用基礎(chǔ)設(shè)備xx，建立健全相關(guān)制度，采取有效措施促進(jìn)信息資源

13、共享，保證歸檔電子資料文件在規(guī)定時(shí)間、地域、機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用。第十九條 歸檔電子資料文件的保管應(yīng)當(dāng)符合下列要求：（一）依照國家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定建立歸檔電子資料文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度。（二）根據(jù)歸檔電子資料文件不同載體對保管環(huán)境的要求，選擇適宜的保管條件。（三）定時(shí)對歸檔電子資料文件的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）歸檔電子資料文件應(yīng)當(dāng)實(shí)行備份制度，備份措施包括容災(zāi)備份和離線備份。（五）歸檔電子資料文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、存儲(chǔ)載體等發(fā)生變化難以支持電子資料文件長久保存時(shí)，應(yīng)

14、在確保歸檔電子資料文件真實(shí)、完整、安全和可用的基礎(chǔ)上及時(shí)規(guī)范的進(jìn)行遷移、轉(zhuǎn)換，并填寫歸檔電子資料文件遷移/轉(zhuǎn)換登記表（見附錄2），對遷移和轉(zhuǎn)換后的歸檔電子資料文件要重新進(jìn)行備份。第二十條 歸檔電子資料文件的利用參照華潤（集團(tuán)）有限公司檔案利用管理辦法執(zhí)行，涉密歸檔電子資料文件的利用應(yīng)嚴(yán)格審批，并按保密要求在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。第二十一條 檔案管理部門應(yīng)當(dāng)為利用者提供真實(shí)、可靠的歸檔電子資料文件，采取有效措施確保歸檔電子資料文件不受損害，并符合以下要求：（一）應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)控歸檔電子資料文件及其元數(shù)據(jù)的復(fù)制、下載及利用等行為，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、下載歸檔電子資料文件。（二）歸檔電子資料文件的

15、利用應(yīng)遵守保密規(guī)定，對具有保密要求的歸檔電子資料文件采用網(wǎng)絡(luò)方式利用時(shí)，應(yīng)遵守保密規(guī)定，做好安全保密措施。（三）利用者對歸檔電子資料文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)，檔案管理部門應(yīng)做好歸檔電子資料文件的利用記錄和利用情況統(tǒng)計(jì)工作。第二十二條 歸檔電子資料文件的銷毀應(yīng)嚴(yán)格依照華潤（集團(tuán)）有限公司檔案鑒定與銷毀管理辦法的規(guī)定和流程執(zhí)行；屬于保密范圍的歸檔電子資料文件，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子資料文件可進(jìn)行邏輯刪除。第二十三條 被銷毀的歸檔電子資料文件的元數(shù)據(jù)及其操作日志不得銷毀。銷毀鑒定結(jié)果、銷毀活動(dòng)及其相關(guān)責(zé)任者應(yīng)記錄于相應(yīng)的元數(shù)據(jù)和操作日志中。第六章 附則第二十四條 本辦法由集團(tuán)董事會(huì)辦公室和信息管理部負(fù)責(zé)說明。第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行。附件：1.電子資料文件歸檔登記表2.歸檔電子資料文件遷移/轉(zhuǎn)換登記表附件1. 電子資料文件歸檔登記表檢驗(yàn)項(xiàng)目單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗(yàn)（或異常情況說明）（或異常情況說明）病毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說