公司文檔管理制度

1、 PAGE PAGE 3 / 5 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 其他無名稱：所屬科目：公司文檔管理制度行政管理編制部門：綜合管理部編碼：規(guī)章制度CJ_AM_RR_04編制人： 批準(zhǔn):版本：V1.0發(fā)布日期：2011-1-1執(zhí)行日期：公司文檔管理制度目的統(tǒng)一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。格式的規(guī)范檔案的格式及要求置于該計算機(jī)服務(wù)器上，員工隨時調(diào)用。檔案區(qū)分控制使用和調(diào)閱的安全性和保密性。文檔分類管理公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔可了解公司整個發(fā)展情況，二是便于查找、使用。根據(jù)公司經(jīng)營范圍，文檔可分為幾類如下：行政類 公司內(nèi)部管理制度、交流文件、會議紀(jì)要、重要函件； 機(jī)要文

2、件：股東會的文件或傳閱的文件等； 公司的宣傳材料、簡介、刊物等； 公司人事檔案，各項人事記錄； 行政產(chǎn)生的各項記錄，資產(chǎn)、設(shè)備說明書、驅(qū)動盤等。技術(shù)類 技術(shù)文檔/開發(fā)平臺/產(chǎn)品代碼/產(chǎn)品研發(fā)測試過程文檔和記錄； 技術(shù)資料：與工作有關(guān)的開發(fā)工具及技術(shù)參考和學(xué)習(xí)資料。商務(wù)類 非經(jīng)營協(xié)議：公司之間合作、協(xié)作協(xié)議； 經(jīng)營合同： 用于公司的租賃、通訊以及辦公方面的合同、協(xié)議；商務(wù)經(jīng)營活動合同，包括正式合同、內(nèi)部合同、采購合同以及合同執(zhí)行過程記錄等；每一項合同執(zhí)行情況。 媒介檔案：每一家媒介建立獨(dú)立檔案，除基本情況外，記錄每次合作或采購活動情況。項目文檔從銷售立項到完成全過程的項目正式文件和溝通備忘文件，

3、全部獨(dú)立存檔。產(chǎn)品運(yùn)營資料文檔公司外部托管的服務(wù)器上的所有內(nèi)容均由產(chǎn)品經(jīng)理每周備份一次5 文檔編號規(guī)則 常規(guī)文件編號規(guī)則： 位-006 項目文檔編號規(guī)則：項目編號+具體類別+順序號（3 位）如：XX 項目溝通會議紀(jì)要一份：20110916-XS-溝通會議紀(jì)要-01 公司運(yùn)營管控文檔編號規(guī)則：公司名稱縮寫文檔類別頭一個字母順序號。CJ_AM_RR_0“C”代表公司；AR0”代表順序號具體科目分配如下：科目名稱英語全稱代碼綜合管理Integrated ManagementIM行政管理Administrative ManagementAM人力資源管理Human Resource management

4、HR財務(wù)管理Financial ManagementFM項目管理Project ManagementPM銷售管理Sales ManagementSM研發(fā)管理Research and Development managementRD技術(shù)管理Technical ManagementTM售后管理Customer Service managementCS其他OThersOT類別名稱英語全稱代碼類別名稱英語全稱代碼規(guī)章制度Rules and RegulationsRR工作流程Work FlowWF文檔表格Document FormDF其他OThersOT 公司所運(yùn)行的質(zhì)量管理體系、ISO27001 體系

5、，其體系文檔編號規(guī)則遵循各自的文檔編碼體系。文檔管理以上各類文檔均包括文書文檔、電子文檔及網(wǎng)絡(luò)文檔（定期備份。對于合同、客戶檔案、媒 兩級管理印件，并將文檔目錄報公司備案。專人管理文檔管理是很重要的工作，無論任何部門及個人都應(yīng)遵守制度。文檔管理人員（辦公室）職責(zé) 負(fù)責(zé)確定公司文檔的內(nèi)容范圍；制定文檔歸檔、管理辦法及管理細(xì)則；整理、編輯檔案。 部門文檔管理人員負(fù)責(zé)確定本部門文檔內(nèi)容，并報公司備案；制定本部門管轄范圍文檔的存檔、管理辦法及管理細(xì)則，并報公司備案；負(fù)責(zé)文檔的編排、匯總、續(xù)檔，索引的編制及保管， 重要文檔隨時備份，正本交公司歸檔。保密措施各類文檔均屬密級文件，公司設(shè)有機(jī)要柜，部門需有專柜存放。公司已歸檔（存檔）文檔保存年限文檔保存年限，一般分為一年、三年、五年及永久保存。各部門文檔保存一般為低年限的。對于已到期、準(zhǔn)備銷毀的文檔，需先報公司審核批準(zhǔn)，方可銷毀。整理檔案時間 當(dāng)年文件按部門分類立檔，隨時清檔，隨清隨結(jié)，年終最后整理。 年初整理裝訂去年文檔。查閱辦法 已存檔的文件、檔料，一般只能在行政檔案室查閱，若閱需有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字辦理借閱登記手續(xù)，借閱時間不得超過三天，還檔案時注銷借閱。 裝訂的文件、材料不得拆裝，不得撕掉其中部分。 所借文檔不能私自