（中職）商務(wù)文書寫作第六章課件

1、YCF正版可修改PPT（中職）商務(wù)文書寫作第六章ppt課件怎樣撰寫商務(wù)禮儀文書第一節(jié)商務(wù)禮儀文書第二節(jié)禮儀函電第三節(jié)禮儀致辭第四節(jié)禮儀帖卡6商務(wù)禮儀文書01/一、注重交際商務(wù)禮儀文書主要體現(xiàn)交際各方的愿望、友情,反映的是企業(yè)和人們之間的關(guān)系,只不過以書面媒體進(jìn)行相互接觸、聯(lián)絡(luò)信息、交流感情、稱頌慰問、感謝致意,以達(dá)到加強(qiáng)合作、增進(jìn)友誼的作用。我國傳統(tǒng)歷來重視人與人之間的和諧關(guān)系,信奉“一個籬笆三個樁,一個好漢三個幫”的宗旨。今天,任何企業(yè)的壯大發(fā)展都不可能孤家寡人、關(guān)門經(jīng)營,必然與多方協(xié)作交往。這就自然出現(xiàn)一系列與企業(yè)相關(guān)的商務(wù)活動,如邀約拜訪、宴請聚會、周年慶賀、落成典禮等。這是企業(yè)交際活動

2、長鏈上的“彩環(huán)”,將這些活動辦得周密和諧,企業(yè)將朋友眾多、交際廣泛、事業(yè)興旺、福瑞祥和。在辦理這些商務(wù)活動時,大多的往來聯(lián)系是通過禮儀文書展示的。因此禮儀文書的寫作不可忽視,要強(qiáng)調(diào)交際性,廣結(jié)人緣,開展公關(guān),塑造企業(yè)的形象。任何一封商務(wù)禮儀信函或小卡片都要從接受者角度出發(fā),在協(xié)調(diào)人際關(guān)系、增強(qiáng)雙方友誼、體現(xiàn)人情味方面起催化劑作用。二、注重目的一份商務(wù)禮儀文書必須目的明確,才有主旨、有靈魂。一個企業(yè)不僅要明確交際活動的主旨,還要明確交際對象以及交際場合。即便是同一個交際活動的主旨,對于不同的交際對象以及不同的交際場合,仍需要選擇與之相適應(yīng)的商務(wù)禮儀文書。通常用“見什么人說什么話”“到什么山上唱什

3、么歌”來形容這類情況?？梢?商務(wù)禮儀文書有直接的應(yīng)用性,寫作必須達(dá)到其實(shí)用目的。這就要求寫作前必須明確交際目的、對象、場合,體察世事人情,明達(dá)事理,以確定使用何種禮儀文書、構(gòu)成什么書面形式乃至遣詞造句采用什么風(fēng)格等。三、注重禮節(jié)商務(wù)禮儀文書與普通商務(wù)信函的明顯不同在于注重禮儀。一方面,因?yàn)槠髽I(yè)發(fā)出商務(wù)禮儀文書的目的就是與溝通對象加強(qiáng)感情聯(lián)絡(luò),聚朋會友,所以各類商務(wù)禮儀文書一定要講究禮儀,用簡短的文字、小巧的賀卡傳達(dá)并展示發(fā)出者美好的祝愿、親切的問候、忠誠的友誼,達(dá)到交際的效果;另一方面,商務(wù)禮儀文書多用于各種節(jié)日活動、慶典儀式、宴請聚會、迎來送往等中國傳統(tǒng)中最崇尚禮儀色彩的場合,這就更要求商務(wù)

4、禮儀文書從內(nèi)容到形式都講尊重禮。不同的文書要根據(jù)不同時間、地點(diǎn)、對象、事由,按照社會通行的禮儀方式,禮數(shù)到位,顯示出良好的企業(yè)形象。四、注重體式商務(wù)禮儀文書在漫長的應(yīng)用實(shí)踐中逐漸形成了一套比較規(guī)范的基本定式、體式和款式,有的不僅結(jié)構(gòu)約定俗成,連用語也比較規(guī)范,體現(xiàn)出它的文化內(nèi)涵。例如賀信的寫作通常前有祝賀,后有祝愿;名片的內(nèi)容都會有單位、姓名、地址、電話;祝酒辭在歡迎、感謝、祝賀的最后,總會落到“為干杯”。所有的商務(wù)禮儀文書在措辭上要符合對象、場景、時令及情誼深淺,所表之情、所達(dá)之意要起到加深情誼的作用,讓對方感到真誠懇切,情溢文中。書寫要大方、自然、得體,用紙用料、筆墨顏色也很有講究,要既美

5、觀又符合實(shí)際效果,并能從中體現(xiàn)出有關(guān)交際中的禮節(jié)、禮貌要求。例如禮儀信函要以藍(lán)黑色筆墨為宜,若用紅色則意味著絕交;訃告、悼詞則要用素封、白紙,而不能用印有紅字體的信封信紙;喜慶活動的“請柬”則用紙新穎,色彩鮮艷,燙金鑲邊,字體活潑,可以精心設(shè)計,體現(xiàn)出企業(yè)的風(fēng)格和特色。禮儀函電02/一、 慶賀信(一)慶賀信的結(jié)構(gòu)和寫法1.標(biāo)題2.稱謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫作要求寫慶賀信的重要原則是及時,在要祝賀的事由之前或當(dāng)時最好。如果事情過了一段時間對方才收到慶賀信,就不合適了。所表示的祝賀要符合實(shí)際、恰到好處,不能過分拔高;語言要感情充沛,鼓舞人心,使對方感到激勵振奮;言辭真摯,態(tài)度鮮明,

6、也可以適當(dāng)用一些夸張、溢美之詞,但不要過分渲染或堆砌太多華麗辭藻;文字精練,行文流暢,篇幅短小;賀信中不兼談其他事宜。二、感謝信(一)感謝信的結(jié)構(gòu)和寫法1.標(biāo)題2.稱謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫作要求感謝信要在相關(guān)事后立即發(fā)出才能讓對方感到你的誠意。感謝的事項(xiàng)要準(zhǔn)確、明晰;要滿懷感激之情,態(tài)度要誠懇,話語要真誠、樸實(shí),且符合雙方的身份、境遇情況,不可裝腔作勢、矯揉造作,也不可過于卑屈;敘述事跡要真實(shí)準(zhǔn)確,不做夸大描畫,要抓住事跡的感人之處;要注意贊頌到位、評價恰當(dāng),不可濫用溢美之詞;文字精練,切忌過分拉長篇幅。三、邀請信(一)邀請信的結(jié)構(gòu)邀請信的結(jié)構(gòu)約定俗成,內(nèi)容非常簡單,不用寫標(biāo)

7、題,直接寫正文。1.稱謂2.正文3.結(jié)尾4.署名和日期(二)寫作要求寫邀請信的重要原則是提前發(fā)出,要讓對方收到信后有所準(zhǔn)備,需要時也來得及回復(fù)。正文內(nèi)容要完整具體,不要留下讓對方疑惑或猜測的地方,如不要寫“請參加周三的開幕儀式”,而應(yīng)具體說明日期,如“敬邀光臨8月4日(星期三)上午10點(diǎn)的開幕儀式”。邀請信禮儀性強(qiáng),所以措辭要講究文雅得體,要誠懇邀請,但又不強(qiáng)求,不能讓對方有被要挾、強(qiáng)制的感覺,不能寫“希望準(zhǔn)時出席”等詞語;若是邀請參加宴會、晚會等社交活動,而對方是外賓夫婦,應(yīng)邀請夫婦二人,不要只邀請一位。三、邀請信(四)對邀請信的回復(fù)收到一封邀請信,應(yīng)該將之看作邀請方對你的敬意和真心,且應(yīng)該

8、迅速、有禮貌地回復(fù),以示對邀請方的敬重。信中首先要感謝對方的盛情邀請或?qū)λe辦的活動的贊揚(yáng)。接著應(yīng)明確表示是接受邀請,還是謝絕邀請。如果答復(fù)對方“我盡量參加”“有空我就去”,就顯得模棱兩可,使對方不知所措。如果不能接受邀請,也不能不理睬,而更要及早告知對方,以便邀請方另做安排,并要在信中表示歉意和遺憾,要用婉轉(zhuǎn)的話語表達(dá)不能赴邀的原因,不能只說一句“對不起,我不能參加”了事。那種不表態(tài),最后不參加,使對方措手不及的做法是極為失禮的。如果接受邀請,也要明確告知對方,讓對方心里有數(shù)。四、慰問信(一)慰問信的結(jié)構(gòu)和寫法1.標(biāo)題2.稱謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫作要求慰問信要在相關(guān)的事實(shí)出

9、現(xiàn)并確認(rèn)屬實(shí)后及時發(fā)出以示慰問。慰問信要針對不同的對象、不同的情況,恰如其分地表達(dá)慰問之意,不能照搬照抄。慰問信要向?qū)Ψ奖硎境鰺o限親切、關(guān)懷的感情,對于災(zāi)害、事故、疾病等內(nèi)容,不宜詢問和詳細(xì)描述,切忌以不必要的言辭勾起對方的痛苦回憶,更不能責(zé)備對方的過失;話題以安慰、鼓勵、溫暖、友誼為主;語氣要誠懇、真摯、得體,不宜過于低沉,客套話少說;文字要凝練、樸實(shí),篇幅以短為宜。有些問候和慰問信最好親筆書寫,更顯親切和溫暖。禮儀致辭03/一、禮儀致辭概述禮儀致辭在特定的和較隆重的場合使用,由致辭人當(dāng)場演講,接受對象是眾多的人群,因而有著自身的特點(diǎn)與結(jié)構(gòu)。(二)禮儀致辭的結(jié)構(gòu)1.標(biāo)題2.稱謂3.正文4.落

10、款(一)禮儀致辭的特點(diǎn)1.突出尊敬2.強(qiáng)調(diào)真摯3.文體簡潔4.詞語委婉(一)歡迎辭在商界,遇上貴賓參觀、訪問以及上級前來檢查工作或重要職員加盟,在見面之初,發(fā)表一篇熱情洋溢的歡迎辭往往必不可少。寫歡迎辭時要圍繞“歡迎”這一主題,以發(fā)自肺腑的語言,向?qū)Ψ奖硎緹崃覛g迎、期盼來訪的心情,并展望美好的未來。切忌東拉西扯,游離主題。(二)歡送辭當(dāng)賓客告辭之際或同事離職、朋友遠(yuǎn)去之時,主人為之送行常會對他們說些祝福話,這是一種于情于理的臨別贈言,稱為歡送辭。歡送辭的內(nèi)容要表達(dá)出非常珍惜重視與對方友好交往的情感,充分表達(dá)致辭者的惜別之意。成功的歡送辭寫作內(nèi)容常包括:對被歡送者的高度評價;對既往相處時光的溫馨

11、回憶;對對方離去的惜別之情;對被歡送者的美好祝福。所以歡送辭結(jié)束語常有祝愿對方“身體健康、旅途愉快”之詞。與歡迎辭相比,歡送辭應(yīng)更富有文采,更具備真情實(shí)感。二、迎送致辭三、答謝辭、告別辭(一)答謝辭答謝辭的事由通常分以下兩類:一類是在商務(wù)交往中,己方遇到值得慶賀的活動或事業(yè)上取得重大成就時,他人給予祝賀后,應(yīng)主動向他人或在場者致辭答謝。另一類答謝的場合是賓客為感謝主人的盛情款待和多方照顧而講的致謝辭。(二)告別辭雙方交往活動結(jié)束后,客人準(zhǔn)備離開,常在臨行前向主人表示謝意和辭行,這類講話就是告別辭。它與交往后安排的答謝講話可以合并進(jìn)行,既表示對主方的盛情接待與安排的感謝,又具有辭別性質(zhì),要表示出

12、一種辭行時的依依惜別之情,因而可以重筆抒發(fā)情感,表達(dá)做客的心情。四、祝賀辭(一)祝賀辭概述祝賀辭又稱為祝辭、賀辭,有時也可以稱為祝酒辭。企業(yè)在商務(wù)社交活動或交際宴會上向?qū)Ψ奖硎玖己米Ｔ负蛻c賀之意時經(jīng)常使用祝賀辭。當(dāng)代企業(yè)家們深知,不要輕易放過任何一個可以向自己的交往對象表示友好、敬重的時機(jī)。每一位商務(wù)人員應(yīng)當(dāng)獨(dú)具慧眼,抓住喜慶佳節(jié)之機(jī),向?qū)Ψ秸阶ＹR,以加強(qiáng)雙方的關(guān)系。祝賀辭寫作的核心內(nèi)容是向?qū)Ψ奖硎緹崃业淖ＹR,但祝辭與賀辭之間還有些細(xì)微的差別。祝辭是對某件剛開始做的事情表示祝愿、希望的意思;賀辭是對某一件已經(jīng)取得成功的事情表示慶賀、道喜的意思。(二)祝賀辭的分類1.事業(yè)祝賀辭2.會議祝賀辭3

13、.祝酒辭4.人生祝賀辭禮儀帖卡04/一、名片(一)名片樣式企業(yè)使用的名片規(guī)格為5.5cm9cm的單張,也有的企業(yè)制作折疊式名片,前頁為后頁的3/4,增加版面以印制更多的信息。名片多使用白色卡片紙,也有使用淺淡色彩的,在選擇紙張的質(zhì)地、顏色上要和自己的職業(yè)、職務(wù)相協(xié)調(diào)。當(dāng)前也有將自己的照片印在名片左上角的“影照名片”。名片上的字體也多種多樣,可以用美術(shù)字及各種字體,但無論怎樣變化,讓對方拿到時能立即看清楚是根本目的。如果企業(yè)經(jīng)過CI設(shè)計,有企業(yè)規(guī)范的標(biāo)志和顏色,則所有員工的名片都應(yīng)遵守這一規(guī)范要求,不能另行設(shè)計?？傊?名片設(shè)計要美觀大方,要體現(xiàn)企業(yè)的風(fēng)格。(二)名片內(nèi)容名片內(nèi)容沒有嚴(yán)格要求,通常

14、包括:服務(wù)單位和部門名稱,姓名,職務(wù)、職稱等,工作地址和郵編,工作電話號碼、傳真號,企業(yè)網(wǎng)址、個人電子郵件信箱,有的還印上住宅電話或手機(jī)號碼。(三)名片用途名片的用途極其廣泛,除了通報姓名、介紹身份外,還可用于簡便的訪問、答謝、邀約、辭行、慰問、饋贈等交際活動,加上名片攜帶方便,因而被廣泛使用。二、請柬(一)請柬的特點(diǎn)1.告知性2.禮節(jié)性3.規(guī)范性(二)請柬的形式1.從外觀形式看,請柬可分為折疊式和正反式兩種。2.從書寫形式看,中文請柬可以分為豎式和橫式兩種。(三)請柬的結(jié)構(gòu)與寫作要求1.標(biāo)題2.稱謂3.正文4.署名5.注意事項(xiàng)三、賀卡(一)賀卡的形式從外形看,廠家印制的賀卡大小不一,小到一個

15、單張小卡片,大到8開、4開尺寸并帶信封的都有。從內(nèi)容看,隨著人們使用賀卡的增多與普及,賀卡制作者迎合了多種社會祝賀活動的需要,將不同的祝賀詞語印在了賀卡上,供人們選擇。(二)賀卡的使用1. 賀卡的挑選第一,賀卡的裝飾內(nèi)容與祝賀詞語要同贈送賀卡的節(jié)日背景相一致,要在節(jié)日之前遞送到收卡人手里。第二,賀卡的大小質(zhì)地、裝飾風(fēng)格以及印制的祝頌詞語要與贈送方的名義、身份相匹配,要與贈送目的和要表達(dá)的祝愿相一致,要能代表贈送方。第三,賀卡的款式、文化色彩要與贈送對象的文化修養(yǎng)、審美情趣、民族習(xí)俗相一致,用詞用語要適應(yīng)雙方的情景關(guān)系,讓接收者打開賀卡便感到喜悅、感到溫馨。三、賀卡2.賀卡的寫作賀卡的寫作包括兩方面的內(nèi)容:一方面是寫明贈送者與贈送對象的關(guān)系及贈送日期,表明這張賀卡是送給誰的,又是誰送的。另一方面是寫明送出這張賀卡的中心內(nèi)容,也就是祝賀詞語,讓接收者理解贈送者的情意。四、聘書(一)聘書的形式 通常的聘請書或聘任書都使用裝幀考究、質(zhì)地優(yōu)良的材料制成冊頁式,尤其注重封面,多用紅色系的絲絨、錦緞、皮革、合成