淺論公路工程監(jiān)理單位檔案管理

1、淺論公路工程監(jiān)理單位檔案管理論文關(guān)鍵詞：公路工程建立監(jiān)理檔案管理管理新形式論文摘要：筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)歷，從對(duì)公路工程建立檔案創(chuàng)優(yōu)工作的指導(dǎo)力度、創(chuàng)新公路工程檔案管理的新形式、加強(qiáng)檔案達(dá)標(biāo)晉級(jí)及創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)、做好日常檔案工作等四個(gè)方面，闡述了公路工程監(jiān)理企業(yè)檔案管理。近年來，我單位根據(jù)上級(jí)檔案部門的要求，大力加強(qiáng)檔案根底建立，認(rèn)真做好檔案的日常管理，積極開展檔案達(dá)標(biāo)晉級(jí)活動(dòng)，不斷進(jìn)步檔案信息資源利用率，公路重點(diǎn)工程檔案創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)得了廣泛深化的展開。在公路工程監(jiān)理單位檔案管理上，我們主要做了以下四個(gè)方面的工作：1對(duì)公路工程建立檔案創(chuàng)優(yōu)工作的指導(dǎo)力度1.1各建立工程工程檔案工作普遍得到了高度重視，參建工

2、程部指導(dǎo)和員工的檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)通過有關(guān)檔案法律、法規(guī)的宣傳貫徹，各參建工程部普遍認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，自覺按照國(guó)家有關(guān)建立工程檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作納入議事日程，不斷建立和完善檔案工作的指導(dǎo)責(zé)任制和各級(jí)崗位責(zé)任制，實(shí)在解決建立工程檔案工作中出現(xiàn)的問題，建立起適應(yīng)新的根本建立管理體制運(yùn)行要求的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，使工程建立工程檔案工作得以有序開展。1.2各建立工程工程的檔案工作已步入依法監(jiān)管的軌道在廣東省檔案局、清遠(yuǎn)市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，近年來的所有公路工程建立工程檔案普遍實(shí)行檔案登記制度和檔案驗(yàn)收制度，一大批近幾年完工的工程建立工程已按規(guī)定通過了檔案行政

3、管理部門組織的檔案驗(yàn)收。1.3建立工程工程檔案管理的根底業(yè)務(wù)工作普遍加強(qiáng)，為工程建立和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的效勞作用為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和根本建立管理體制改革的需要，工程監(jiān)理工程部從工程建立開始就注意貫徹有關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)，不斷深化業(yè)務(wù)根底工作，加強(qiáng)文件材料的搜集歸檔和檔案整理，做到檔案的搜集、整理工作與工程監(jiān)理同步進(jìn)展，并努力進(jìn)步工程建立檔案的科學(xué)管理程度。徹底改變了過去那種工程建立檔案到完工后再算總賬，檔案缺損、錯(cuò)誤也找不到人負(fù)責(zé)的狀況。建立工程工程檔案的完好搜集和標(biāo)準(zhǔn)整理，保證了工程建立與管理對(duì)檔案的利用和需要，使工程工程檔案發(fā)揮了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，獲得了雙豐收效應(yīng)。

4、2創(chuàng)新公路工程檔案管理的新形式近年來，我們認(rèn)真研究根本建立管理體制出現(xiàn)的新情況、新問題，不斷探究既適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，又能確保建立工程檔案完好、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理形式。單位在印發(fā)有關(guān)文件和培訓(xùn)授課、業(yè)務(wù)指導(dǎo)中反復(fù)強(qiáng)調(diào)以下幾個(gè)方面：2.1把建立工程檔案工作列入相應(yīng)工程法人單位工作方案從工程建立監(jiān)理方案到監(jiān)理程序，均列入工程部和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，做到每項(xiàng)工程監(jiān)理活動(dòng)都有完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保管；按集中統(tǒng)一管理檔案的原那么，建立健全檔案管理制度，由工程法人對(duì)工程建立檔案總集成，施行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)；設(shè)立直屬工程部的檔案機(jī)構(gòu)，配置必要的保管和提供利用的設(shè)備，確保整個(gè)工程建立檔案資料的

5、完好、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)、平安和有效利用；建立健全檔案管理的分級(jí)負(fù)責(zé)制，并把檔案管理列為各項(xiàng)工程監(jiān)理的一部分，使之成為工程管理的一個(gè)重要內(nèi)容。2.2實(shí)行檔案同步建立制和合同制從工程立項(xiàng)起就開始將工程檔案列入歸檔方案，將檔案工作納入工程方案，指定工程部主任為檔案工程負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)建立工程的整個(gè)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)視。2.3施行嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的審核程序即每項(xiàng)工程的檔案文件，在施工單位自檢的根底上，監(jiān)理單位、業(yè)主工程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件的完好性、準(zhǔn)確性等進(jìn)展嚴(yán)格審核，并簽署鑒定意見，以確保檔案文件真實(shí)地反映工程全貌；工程法人檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)全部案卷的質(zhì)量嚴(yán)格審核把關(guān)，不合格的責(zé)令其完善；為保證工程承包單位向

6、工程法人單位及時(shí)送交完好、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的相應(yīng)工程檔案資料，明確工程檔案保證金，以工程檔案是否按規(guī)定移交來決定是否退還工程檔案保證金。這些措施的實(shí)行保證了建立工程檔案的搜集整理工作在工程建立過程中的有序進(jìn)展，從而防止了在工程完工后再突擊清理所帶來的弊端。2.4將日常檢查施工過程中形成的文件材料是否齊全、完好、準(zhǔn)確作為監(jiān)理方的工作職責(zé)針對(duì)工程建立工程往往涉及施工隊(duì)伍較多、時(shí)間跨度較長(zhǎng)的情況，將工程檔案的形成、積累等工作內(nèi)包容入監(jiān)理工作范圍，要求監(jiān)理工程師在檢查施工質(zhì)量的同時(shí)，負(fù)責(zé)檢查驗(yàn)收施工單位形成的應(yīng)歸檔文件材料，并履行相應(yīng)的手續(xù)，從而保證了開工資料的完好、準(zhǔn)確和標(biāo)準(zhǔn)。3加強(qiáng)檔案達(dá)標(biāo)晉級(jí)及創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)

7、建立工程檔案工作不僅僅是對(duì)檔案工作負(fù)責(zé)，而且是對(duì)歷史過程負(fù)責(zé)，是對(duì)將來開展負(fù)責(zé)。這就從更高的層次上提升了我們對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)了做好檔案工作的歷史責(zé)任感、緊迫感。為此我們主要從以下幾方面入手：3.1強(qiáng)化了檔案創(chuàng)優(yōu)的方案措施近年來，單位抑制了工程建立工程分布廣、工程進(jìn)展的信息不靈和自身人員較少等困難，始終將工程建立工程檔案管理作為一項(xiàng)重要工作常抓不懈，并不斷加大對(duì)工程建立工程檔案工作的指導(dǎo)催促力度，努力使各工程建立工程到達(dá)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理和科學(xué)管理的要求。要求各工程部在按時(shí)完成日常立卷工作的根底上，根據(jù)工程施行序列和開工期限按月匯報(bào)工作開展情況。3.2進(jìn)步檔案檢查的力度和頻度每年承受

8、省檔案局對(duì)我系統(tǒng)檔案工作的檢查，對(duì)達(dá)標(biāo)晉級(jí)單位，在各單位自查的根底上，由省檔案局進(jìn)展復(fù)查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求進(jìn)展整改完善，組織有關(guān)部門進(jìn)展定期復(fù)查。3.3認(rèn)真開展執(zhí)法檢查?檔案法?公布以來，為不斷加大對(duì)公路工程建立工程檔案工作的監(jiān)管力度，上級(jí)檔案部門屢次開展了本范圍內(nèi)的執(zhí)法大檢查活動(dòng)，我單位堅(jiān)持把執(zhí)法檢查活動(dòng)作為增強(qiáng)檔案意識(shí)，標(biāo)準(zhǔn)管理手段，進(jìn)步創(chuàng)優(yōu)程度的重要契機(jī)，及時(shí)組織所屬的工程部等有關(guān)人員認(rèn)真做好填表、自查、整改、匯報(bào)等迎檢工作。成立了綜合檔案室，檔案制度上墻，并立即投入到前期工作的檔案搜集，得到了檢查組的高度肯定。我們深深體會(huì)到，只要思想上高度重視，行動(dòng)上貫徹及時(shí)，措施上

9、扎實(shí)有力，檔案工作走向標(biāo)準(zhǔn)化和爭(zhēng)創(chuàng)工程優(yōu)秀檔案是完全可以實(shí)現(xiàn)的。4扎實(shí)細(xì)致地做好日常檔案工作檔案管理達(dá)標(biāo)晉級(jí)只是做好檔案工作的一個(gè)起點(diǎn)，我單位深化意識(shí)到，要使檔案工作不斷穩(wěn)固、完善、開展和進(jìn)步，必須從日常檔案工作每一個(gè)環(huán)節(jié)著手，堅(jiān)持長(zhǎng)抓不懈。4.1認(rèn)真做好檔案資料的搜集工作近年來，公路工程建立規(guī)模一擴(kuò)再擴(kuò)，建立工程逐年遞增，為減輕專職檔案員的工作壓力，最大限度地確保各人手上檔案資料不積壓、不流失，保證檔案工作質(zhì)量，總公司要求各工程部通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)搜集各種檔案資料，并定期檢查搜集工作。4.2利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)展科學(xué)管理為適應(yīng)形勢(shì)開展的需要，單位于1998年下半年在檔案工作中引入計(jì)算機(jī)管

10、理系統(tǒng)，安裝檔案管理系統(tǒng)軟件后，逐一輸入檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，并在省公路局和省檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，根據(jù)實(shí)際使用情況對(duì)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)展修改、完善。4.3強(qiáng)化效勞意識(shí)，進(jìn)步檔案資料利用效果檔案工作最終目的是檔案資料的利用。近年來，我們按照國(guó)家二級(jí)檔案管理的要求，緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建立和行業(yè)管理這個(gè)中心，更加注重檔案信息資源的開發(fā)，多途徑、多方位地提供效勞。隨著高速公路建立的全面展開，工程建立中普遍面臨著與原有道路的改擴(kuò)建穿插施工的矛盾，單位的設(shè)計(jì)監(jiān)理部也是充分利用原始檔案資料，及時(shí)提交設(shè)計(jì)單位進(jìn)展預(yù)先考慮，有效解決了大規(guī)模建立中的大量施工矛盾。針對(duì)由于長(zhǎng)期受保密思想影響，檔案工作目的不夠明確，普遍存在重保密、輕利用的傾向，為打破以往檔案工作被動(dòng)效勞的場(chǎng)面，單位確立了檔案工作主動(dòng)效勞的指導(dǎo)思想，要求專職檔案員與兼職檔案員加強(qiáng)溝通交流，多請(qǐng)示，多匯報(bào)，編制完好、有效的檔案檢索工具，開放