技術(shù)資料歸檔管理制度

1、技術(shù)資料歸檔治理制度擬歸檔的技術(shù)資料指由公司完成或幫助完成的工程工程，在承 接、實施、成果完成整個過程中所形成的具有可追溯性、證明性的和有保存價值的文字、圖形、聲像等各種形式的歷史記錄。技術(shù)檔案治理依據(jù)及總體要求為加強(qiáng)工程文件收集整理及檔案移交工作，明確職責(zé)，標(biāo)準(zhǔn)工建設(shè)與治理中的作用，依據(jù)中華人民共和國檔案法文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求，特制定本制度。歸檔文件總體質(zhì)量要求工程文件的內(nèi)容必需符合治理方面的標(biāo)準(zhǔn)和要求。工程文件的內(nèi)容必需真實、準(zhǔn)確、與工程實際相符合。歸檔的工程文件原件應(yīng)為手寫或打印件。簽名必需本人手簽，不得打印。工程文件的書寫一律承受黑色碳素墨水書寫，要求字跡端正，無缺、漏現(xiàn)象。不得

2、使用紅色墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆等，需要改錯的，將錯誤用單斜線劃掉，再在其右上方填寫正確的文字或數(shù)字，制止使用改正液、貼紙重寫、橡皮擦、刀片刮除或用墨水涂黑等方法。工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清楚，圖表干凈，簽字蓋章手續(xù)完備。理與詢問、工程評估文件、施工圖審查文件、工程治理及其它工程按工程工程組卷。依據(jù)工程文件的多少，立卷時可分冊或不分冊組卷。工程檔案整裝方式、封面和裝盒以及填寫，按有關(guān)部門的歸檔要求進(jìn)展。文件的分類立卷歸檔要求料收集、整理成最終的工程文檔準(zhǔn)時立卷，由公司相關(guān)部門指定專項責(zé)任人進(jìn)展資料的分類、收集、整理并保證其完整性，統(tǒng)一向工程治理科技術(shù)資料室進(jìn)展歸檔。2.2 工程檔案的歸檔與移

3、交必需編制檔案名目。檔案名目應(yīng)為案卷級，須填寫工程檔案交接單。3 工程檔案的歸檔時間要求施工監(jiān)理工程按獨(dú)立的單位工程驗收之日算起， 個月內(nèi)完成相應(yīng)單位工程的資料歸檔；招標(biāo)代理工程按獨(dú)立的標(biāo)段投標(biāo)有效期到期之日算起，個月內(nèi)完成資料歸檔；公司投標(biāo)的成果資料在工程中標(biāo)公告公布之日算起， 個月內(nèi)完成資料歸檔未中標(biāo)工程的成果資料本部門自行保存；或較小工程整體完成并提交建設(shè)單位之日算起， 個月內(nèi)完成資料歸檔；其它技術(shù)詢問類工程應(yīng)在成果提交建設(shè)方后個月內(nèi)完成資料歸檔。工程檔案的歸檔主要內(nèi)容要求設(shè)計監(jiān)理與詢問、工程評估審查1根底文件，包括工程建議書、可行性爭辯報告、初步設(shè)計報告、發(fā)改、規(guī)劃等相關(guān)行政主管部門的

4、審批文件、專家評審文件詢問過程技術(shù)文件及最終報告，包括與參建單位的來往文件、考察調(diào)研資料、產(chǎn)品技術(shù)樣本等過程及結(jié)論性文件校審記錄原件。施工圖審查文件根底文件，包括主管部門初步設(shè)計批復(fù)文件、報發(fā)改部門的初步設(shè)計報告、專家評審意見、工程地質(zhì)勘察報告、環(huán)境影響報告書、工程選址意見書、規(guī)劃許可證書等 ；2過程技術(shù)文件及最終報告，包括詢問或設(shè)計人員復(fù)核計算書、校審記錄原件。但凡在規(guī)定招標(biāo)范圍內(nèi)的建設(shè)工程工程包括直接發(fā)包工程的招標(biāo)投標(biāo)文件材料及有保存價值的材料均應(yīng)歸檔主要為1根底文件，包括招標(biāo)方案、標(biāo)段劃分文件、與招標(biāo)標(biāo)底計算書。2過程文件及最終文件，包括招標(biāo)公告、備案、報名資料、資格預(yù)審資料、招標(biāo)文件、

5、標(biāo)底原件、修改、答疑資料，投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)資料等與招標(biāo)相關(guān)的其它資料。3招標(biāo)文件、標(biāo)底校審記錄原件。程中形成的各種和工程工程有關(guān)的工程文件整理成最終的工程監(jiān)理檔包括：工程建設(shè)前提文件，包括工程建設(shè)的政府批準(zhǔn)文件等、合同文件，包括監(jiān)理托付合同、監(jiān)理部組成名單、施工合同、設(shè)備材料供貨合同；工程勘察設(shè)計文件，包括勘察報告、設(shè)計技術(shù)說明、設(shè)計變更或通知、圖紙會審記錄等；施工組織設(shè)計和施工方案；監(jiān)理工程師與有關(guān)方面之間的往來函件、通知、備忘錄、協(xié)議、申請、批復(fù)、聯(lián)系單、工程會議紀(jì)要、監(jiān)理工作日記與工程氣象記錄、監(jiān)理規(guī)劃和實施細(xì)則、文件收發(fā)登記與記錄等；工程質(zhì)量評定、驗收，包括隱蔽工程驗收記錄、中間

6、驗收記錄、現(xiàn)場檢查、放線或觀測記錄、設(shè)備檢驗、調(diào)試驗收記錄、工程缺陷、事故處理文件；工程支付證明、付款記錄、索賠或變更處理文件，包括現(xiàn)場工程量的計量、價格確認(rèn)等；其它需歸檔的文件。其它監(jiān)測過程產(chǎn)生有效的材料。工程治理文件：治理考核詢問工程：合同、治理考核過程資料。其它技術(shù)詢問：參照同類工程執(zhí)行。檔案的治理和借閱能在技術(shù)資料室查閱，如因特別狀況，經(jīng)公司分管及以上領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)前方可借出。準(zhǔn)前方予借閱。查閱時必需疼惜案卷，不準(zhǔn)折疊，不準(zhǔn)拆卷，不準(zhǔn)在文件上涂寫或修改，不得抽走卷內(nèi)任何材料。理續(xù)借手續(xù)。檔案的鑒定和銷毀檔案的保管期限應(yīng)遵照國家及深圳相關(guān)法規(guī)的規(guī)定。原則上如認(rèn)為確無保存價值的文件

7、，相關(guān)人員提出銷毀的建議，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批銷毀。手續(xù)，銷毀時應(yīng)有專人監(jiān)銷，銷毀后監(jiān)銷人應(yīng)簽字確認(rèn)。技術(shù)資料歸檔的催促、檢查與通報工程技術(shù)資料的收集、保護(hù)與歸檔作為工程負(fù)責(zé)人和相關(guān)技術(shù)人員崗位責(zé)任制的一項重要內(nèi)容，工程資料必需與工程進(jìn)展同步。對工程歸檔狀況進(jìn)展檢查，向全公司公開通報相關(guān)狀況。對工程完成后在本制度規(guī)定時限內(nèi)未歸檔的工程負(fù)責(zé)人及良。對通報后在限期內(nèi)仍未按要求提交歸檔資料或歸檔資料不 合格的有關(guān)責(zé)任人，賜予通報批判，被通報批判的人員，年度考核不得評為優(yōu)良并依據(jù)每一個工程扣罰人民幣的方法進(jìn)展處理。相關(guān)記錄卷內(nèi)名目參考形式工程檔案交接單技術(shù)檔案借閱卡卷內(nèi)名目工程負(fù)責(zé)人總監(jiān)：:序文件責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注號編號123456789101112131415第1頁/共頁移交人:日期:接收人:日期:工程類型：XXX工程本單附知名目張包含工程檔案資料卷電子盤片，電子盤內(nèi)容。歸檔或移交部門：總監(jiān)理工程師簽字：部門治理員簽字：年月日技術(shù)資料室經(jīng)辦人簽字：年月日檔 案 信 息 欄